第一篇：秘書學(xué)筆記

第一章 秘書概述

第四節(jié) 秘書工作入門

一． 秘書的面試技巧

1.選擇企業(yè)的方法

經(jīng)?？钦衅笍V告，表明該企業(yè)人員流動(dòng)性大，可能管理不善，經(jīng)營(yíng)不佳，或上司難以相處

同時(shí)在多家報(bào)刊上刊登廣告表明該企業(yè)有意發(fā)展，求才心切

從廣告版面的大小可以看出該企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力或其對(duì)招聘的重視程度 外資企業(yè)特別注重求職者的從業(yè)經(jīng)歷，從中容易學(xué)到很多東西 國(guó)內(nèi)企業(yè)的秘書工作比較輕松自由，壓力小

小型企業(yè)的秘書相當(dāng)于老板的助手或管家，比較適合發(fā)揮能力 2.面試準(zhǔn)備

仔細(xì)了解該公司或企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模、經(jīng)營(yíng)的范圍和特色等

整理思路，確定如何表達(dá)自己的學(xué)歷、資格、能力、特點(diǎn)和愛好，所陳述的內(nèi)容應(yīng)和簡(jiǎn)歷上的完全一致

了解時(shí)下秘書人才市場(chǎng)的薪水標(biāo)準(zhǔn)

準(zhǔn)備好自己的應(yīng)聘材料，尤其是與申請(qǐng)的職位相關(guān)的材料 準(zhǔn)備好適宜的面試服裝

事先要確定面試的時(shí)間、地點(diǎn)、交通路線，以確保不遲到 3.面試臨場(chǎng)

嚴(yán)格守時(shí)，準(zhǔn)備充分 注意觀察，隨機(jī)應(yīng)變 誠(chéng)實(shí)穩(wěn)重，把握分寸

展現(xiàn)自我風(fēng)范，留下良好印象 盡量少用“我”這個(gè)字眼 把好事留后頭 給自己留條后路 語言簡(jiǎn)潔，語氣明快

二． 秘書見習(xí)

1.秘書開始職業(yè)生涯的基本要求： 精心打造良好的第一印象 盡快適應(yīng)和融入企業(yè)文化 勤奮工作，盡心竭力 2.具體措施

全面了解企業(yè)的性質(zhì)和歷史，了解公司的結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、目標(biāo)、成果、市場(chǎng)戰(zhàn)略、廣告戰(zhàn)略以及各種基本的經(jīng)濟(jì)數(shù)字 多方了解新上司的情況

了解自己所擔(dān)任工作的范圍、性質(zhì)、特點(diǎn)、職責(zé)及技能 加強(qiáng)時(shí)間管理，將自己的一切工作環(huán)節(jié)納入有序的控制

在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作，不斷強(qiáng)化工作所需的各種技能，以適應(yīng)現(xiàn)代辦公 技術(shù)不斷進(jìn)步的新形勢(shì)

第二章 秘書禮儀

秘書禮儀的特點(diǎn)：1.更強(qiáng)調(diào)職務(wù)、身份的差異

2.更體現(xiàn)組織意志

優(yōu)雅的舉止 1.微笑

2.隨機(jī)應(yīng)變的表情 A． 對(duì)滿腹怨氣或滿腔憤怒的客人，不能急于辯解，也不必隨聲附和，甚至微笑都可能被認(rèn)為是嘲笑，只能以專注的神情靜靜地聽著，表現(xiàn)出對(duì)他的足夠重視，待他發(fā)泄完了，你對(duì)情況也有了大致了解，再設(shè)法解釋，會(huì)有較好的效果 B． 對(duì)于比較拘謹(jǐn)?shù)目腿?，除了微笑外，還要主動(dòng)地和他講話，使氣氛和緩 C． 對(duì)于性格急躁的客人，答對(duì)要利索，處理問題不拖泥帶水，使他確信你的辦事效率 D． 對(duì)于敏感、神經(jīng)質(zhì)的客人，微笑當(dāng)然重要，同時(shí)應(yīng)特別注意用詞的委婉，客氣，給對(duì)方以安全感

E． 對(duì)于疑慮重重的人，除了微笑，自信的口吻和表情也非常重要 3.目光

公務(wù)注視：在嚴(yán)肅的公務(wù)活動(dòng)場(chǎng)合，目光應(yīng)該注視對(duì)方雙眼以上的額頭部位 社交注視：在社交場(chǎng)合，應(yīng)該注視對(duì)方雙眼以下、下顎以上的部位

親密注視：這種注視適用于親朋好友之間，或者戀人、夫妻之間，即目光可以注視對(duì)方的上半身 4.著裝的基本原則

著裝要與場(chǎng)合相適應(yīng)： 公務(wù)場(chǎng)合——莊重保守

社交場(chǎng)合——時(shí)尚個(gè)性

休閑場(chǎng)合——舒適自然

著裝要明確目的

要符合自己的社會(huì)角色 著裝要適合自身?xiàng)l件 5.交換名片的時(shí)機(jī)

初次見面的介紹之后，或告別之前

可以先遞給秘書一張名片，請(qǐng)他轉(zhuǎn)交給你要拜訪的人 會(huì)議開始前交換名片，有利于記住與會(huì)者的名字

在宴會(huì)進(jìn)行之中一般不遞名片，要等宴會(huì)結(jié)束后再進(jìn)行

禮品禮儀

1.紀(jì)念性、宣傳性、便攜性、獨(dú)特性、時(shí)尚性、習(xí)俗性 2.送什么（六不送）違法犯禁的不送 價(jià)格過于昂貴的不送

設(shè)計(jì)國(guó)家秘密或安全的不送 藥品、營(yíng)養(yǎng)品不送

觸犯對(duì)方個(gè)人忌諱的不送 帶有明顯廣告宣傳的不送 3.什么時(shí)間送

做客時(shí)：見面之初

待客時(shí)：臨行前夜或歡送會(huì) 4.什么地點(diǎn)送

因公：辦公地點(diǎn)

因私：私人居所

第三章 辦公室日常事務(wù)管理

1.構(gòu)成辦公環(huán)境的要素

空氣

光線

聲音

空間

綠化 2.辦公室的布局類型（1）開放式辦公室格局（2）封閉式辦公室格局

全開放式辦公環(huán)境 半開放式辦公環(huán)境

3.開放式與封閉式辦公室的優(yōu)缺點(diǎn)比較（1）開放式優(yōu)點(diǎn)

降低建筑成本和能源成本 提高辦公室的空間利用率 減少了交流的心理障礙

易于管理者對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)

可以共辦公設(shè)備，形成集中化的管理和服務(wù)（2）開放式缺點(diǎn) 缺少單獨(dú)辦公的機(jī)會(huì) 難于集中工作注意力 辦公室區(qū)域噪音太大 難于保密

（3）封閉式優(yōu)點(diǎn)

可滿足單獨(dú)辦公和無噪音辦公的理想模式（4）封閉式缺點(diǎn)

建筑成本和能源成本高，費(fèi)用大 辦公空間浪費(fèi)大

不易于管理層監(jiān)督和管理下屬

4.辦公室布局安排應(yīng)考慮的主要因素 本企業(yè)的規(guī)模和員工人數(shù) 本企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置和工作設(shè)計(jì)

企業(yè)經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)和內(nèi)容、業(yè)務(wù)部門的職能特點(diǎn)

確保公司部門之間的聯(lián)系，科學(xué)有效地設(shè)計(jì)工作流程 三．秘書對(duì)辦公責(zé)任區(qū)的管理

第一節(jié) 秘書對(duì)辦公責(zé)任區(qū)的管理

1.秘書的辦公責(zé)任區(qū)

個(gè)人辦公責(zé)任區(qū) 公用區(qū)域 上司的辦公區(qū)域 2.秘書對(duì)辦公責(zé)任區(qū)的管理 要經(jīng)常清潔，整理個(gè)人的責(zé)任區(qū)

（1）保持臺(tái)面、地面、電腦、墻壁的整潔（2）桌上不擺放過多的私人物品

（3）專用電話放在左手位置，便簽紙放在右手位置，字紙簍放在桌腳附近，最好是辦公桌肚

（4）如果光線不夠好，最好讓人工光在你的左前方（5）文件架書籍分門別類擺放

主動(dòng)清潔、整理本人參與的公共區(qū)域

（1）經(jīng)常清理、整理參與使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備（2）煙灰缸、一次性水杯及時(shí)清理，保證第二批客人到訪時(shí)，無廢棄物、水漬、茶具清潔

（3）經(jīng)常清理參與使用的文件柜、書架、物品柜等家具（4）保證安全通道暢通無阻 自覺整理上司的辦公區(qū)域

（1）經(jīng)常清潔、整理上司的辦公桌，把文件放整齊，文件柜、書架、百寶閣和各種陳設(shè)要經(jīng)常清潔，地面和字紙簍要經(jīng)常打掃和清倒

（2）經(jīng)常打開窗戶為上司的辦公室通風(fēng)、調(diào)溫，調(diào)試好空調(diào)和照明設(shè)備

（3）經(jīng)上司授權(quán)后，定期為上司的文件柜進(jìn)行整理，把文件進(jìn)行歸類，將一些無用的文件銷毀

（4）注意對(duì)上司的辦公室進(jìn)行綠化，適當(dāng)擺放一些植物 清除辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患（1）電源的老化，糾纏在一起容易引起火災(zāi)（2）通道不夠?qū)挸ǎ雷?、椅子碰到人?/p>

（3）空氣、溫濕度、噪音對(duì)身體和心理產(chǎn)生不利影響（4）工作的疏忽引起失密的隱患

（5）把重物堆放在安全通道和消防器械上

第二節(jié) 辦公程序管理和時(shí)間管理

一．辦公程序管理

1.辦公程序管理的內(nèi)涵（1）辦公程序管理的概念

是指為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)秘書工作目標(biāo)，對(duì)工作中具有多個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，且這些環(huán)節(jié)、步驟間有規(guī)定性的時(shí)間順序的活動(dòng)或事物流程進(jìn)行科學(xué)有序地安排和管理，以優(yōu)化工作流程使其逐步成為處理某項(xiàng)工作的固定模式和方法，以指導(dǎo)今后所有同類或類似的工作

（2）辦公程序管理的構(gòu)成要素

時(shí)間因素 空間因素 事項(xiàng)因素 資源因素（3）辦公程序管理的特征 擇優(yōu)性 穩(wěn)定性 可操作性

2.辦公程序管理的必要性 3.改進(jìn)辦公程序的辦法

（1）辦公事務(wù)的一般性流程

確定問題 分析相關(guān)資料 確定造成問題的主要因素 提出解決問題的方案（2）辦公流程的確定與改進(jìn)

辦公流程的確定首先要以組織的結(jié)構(gòu)為根據(jù)

辦公流程的設(shè)計(jì)與改進(jìn)應(yīng)由經(jīng)過明確授權(quán)的專人來負(fù)責(zé) 辦公流程的設(shè)計(jì)要充分考慮客戶的需要和方便

各項(xiàng)辦公流程既要相互獨(dú)立，又要注意銜接和整合，要形成嚴(yán)密的整體，以避免工作的重復(fù)和疏漏

辦公流程應(yīng)盡量精簡(jiǎn)，減少不必要的工作環(huán)節(jié)，復(fù)檢的環(huán)節(jié)次數(shù)越少越好 辦公流程本身要有可供改善的余地和彈性 4.工作承辦周期制度的建立

（1）本單位或組織在辦公事務(wù)方面有哪些行為需要作出時(shí)間期限的規(guī)定（2）從工作的實(shí)際出發(fā)，考慮各項(xiàng)工作確定多長(zhǎng)的時(shí)間期限做標(biāo)準(zhǔn)較適宜（3）完成同一項(xiàng)工作的具體方法和途徑不同，確定的期限也應(yīng)不同（4）承辦周期制度的制定要考慮各項(xiàng)工作的緊急程度 二．時(shí)間管理概述 1.時(shí)間管理的必要性 2.時(shí)間管理理論 時(shí)間管理的內(nèi)涵

時(shí)間管理理論的四個(gè)發(fā)展階段

ABCD工作法 3.有效管理時(shí)間的方法

（1）明確目標(biāo)和自己的工作任務(wù)及職責(zé) 要了解組織的整體目標(biāo)或遠(yuǎn)期目標(biāo)

要了解自己所在職位的任務(wù)、職責(zé)、工作重點(diǎn) 學(xué)會(huì)區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作 應(yīng)該為自己設(shè)立職業(yè)發(fā)展目標(biāo)（2）制定工作計(jì)劃

（3）善于利用有效管理時(shí)間的工具：工作記錄本、每天的時(shí)間表和值班表、準(zhǔn)確的日歷

4.為上司安排活動(dòng)時(shí)間表（1）時(shí)間表的類型

月時(shí)間表

周時(shí)間表

日時(shí)間表（2）上司活動(dòng)的主要內(nèi)容（3）領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)間表的作用 便于領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)

使領(lǐng)導(dǎo)能了解自己的工作計(jì)劃，做到心中有數(shù)，從而可合理地安排自己的工作 方便各業(yè)務(wù)部門和職能部門向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào) 便于秘書跟蹤掌握上司的行蹤，及時(shí)搞好信息反饋 5.做好上司和自己的工作日志（1）工作日志填寫的信息內(nèi)容

上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況 當(dāng)上司到單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)時(shí)的來訪 上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況 上司個(gè)人的安排 上司私人的信息 總經(jīng)理秘書工作日志

（2）填寫工作日志的方法

提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，當(dāng)日再次確定和補(bǔ)充；經(jīng)常與上司的工作計(jì)劃進(jìn)行核對(duì)，保證秘書工作與上司的工作不會(huì)發(fā)生沖突 提前在自己的工作日志上清楚地標(biāo)出自己當(dāng)天應(yīng)完成的工作；每天下班前將第二天的工作計(jì)劃準(zhǔn)備好

輸入和填寫的信息要清楚，閱讀方便

填寫的信息要完整，應(yīng)標(biāo)明各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員的姓名及聯(lián)絡(luò)方式等必要信息

在上司日志變化的同時(shí)，應(yīng)更改自己的日志，并做好變更后的有關(guān)工作

在自己的日志上要清楚地標(biāo)出為公司有關(guān)活動(dòng)需做的準(zhǔn)備，并逐項(xiàng)予以落實(shí) 協(xié)助或提醒上司執(zhí)行工作日志，在必要時(shí)幫助上司排除干擾（3）處理日志的變化和調(diào)整

所安排的各項(xiàng)活動(dòng)之間，要留有10-15分鐘的間隔，以備活動(dòng)時(shí)間拖延或臨時(shí)新添的內(nèi)容和緊急的情況 進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整，要遵循先重急后輕緩的原則，并及時(shí)將變更的情況報(bào)告上司

確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作

再次檢查工作日志是否已將變更的信息記錄下來防止漏記

第三節(jié) 辦公用品的管理和發(fā)放

一．辦公用品的管理 1.辦公設(shè)備專用易耗品

獲得辦公用品使用權(quán)的方式：購買、租用 2.辦公用品的采購（1）合理計(jì)劃

清查庫存，了解各部門所需辦公用品的種類數(shù)量和質(zhì)量 做出計(jì)劃，估算金額

根據(jù)經(jīng)費(fèi)的開支情況，按財(cái)務(wù)制度寫出明細(xì)表（2）正確選擇辦公設(shè)備和辦公用品的供貨商

提供的價(jià)格和費(fèi)用

質(zhì)量和交貨

售后服務(wù)

安全可靠性（3）加強(qiáng)庫存記錄和庫存監(jiān)督

最大庫存量：某類辦公用品的最大數(shù)量，由庫存空間、庫存費(fèi)用以及物品保存期限決定

最小庫存量：某類辦公用品的余額達(dá)到此數(shù)字時(shí)應(yīng)采取緊急的行動(dòng)，并與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，緊急訂貨，以保證在很短的時(shí)間內(nèi)交貨

再訂貨量：由物品的平均所有量、物品交貨時(shí)間的長(zhǎng)短確定，當(dāng)庫存余額與再訂貨量接近時(shí)，就需要新的貨物來補(bǔ)充庫存，使貨物達(dá)到最大庫存量 二．辦公用品的發(fā)放

1.健全發(fā)放制度（領(lǐng)用審批制度、切實(shí)遵守制度，適時(shí)適量發(fā)放，保證重點(diǎn)兼顧一般）

2.建立嚴(yán)格發(fā)放登記制度，嚴(yán)格審批手續(xù) 3.認(rèn)真清點(diǎn)，核實(shí)發(fā)放

4.制定有效的辦公用品節(jié)約制度 5.嚴(yán)格辦公設(shè)施使用制度

第四節(jié) 辦公室電話工作

一．使用電話的基本禮儀 1.態(tài)度要熱情周到，禮貌友好 2.口齒清晰，聲音愉快自然

3.語言簡(jiǎn)潔明了，得體準(zhǔn)確，和諧有序 4.提高電話工作的效率，注意保密

5.簡(jiǎn)潔、完整、準(zhǔn)確、快捷地處理電話留言 二．接聽電話的技巧

1.接聽及時(shí)（五聲以內(nèi)，不能等到六聲以上）2.接聽電話首先問候并通報(bào)（形成自覺意識(shí)）3.做好電話記錄（起憑證、提醒作用）4.正確處理電話的臨時(shí)中斷 5.學(xué)會(huì)處理不在的同事的電話

如果知道同事何時(shí)回來，可以告訴對(duì)方到時(shí)再打來

可請(qǐng)對(duì)方留下姓名和電話號(hào)碼，等同事回來后同他聯(lián)系 可詢問對(duì)方有何事宜，他人能否代勞 6.學(xué)會(huì)處理轉(zhuǎn)接電話 7.適時(shí)結(jié)束電話

8.同時(shí)處理打進(jìn)來的多個(gè)電話

（1）請(qǐng)電話中正在交談的一方稍等，告訴他另外有電話打進(jìn)來（2）迅速接聽另一部電話，并問清對(duì)方的目的，然后記下電話號(hào)碼，請(qǐng)其稍候，盡快回到第一部電話上來

（3）如果第二部電話必須由秘書接聽，而且不是三言兩語就能結(jié)束的，則需對(duì)兩個(gè)電話的重要程度和長(zhǎng)途、市內(nèi)等迅速做出判斷，然后依序處理（4）回到第一個(gè)電話時(shí)，先道歉，如果因第二個(gè)電話的重要性而不得不結(jié)束第一個(gè)電話則應(yīng)向?qū)Ψ浇忉尡仨氁Y(jié)束此次通話的原因，等過后再給對(duì)方回電話

9.接聽打給上司的電話

（1）首先明確對(duì)方身份和目的，這樣可能替上司過濾掉一部分不必要接聽的電話

（2）如果上司正在開會(huì)或正在會(huì)見、談判不方便接電話，秘書可以向?qū)Ψ阶龊?jiǎn)單解釋，并建議對(duì)方在之后一個(gè)確定的時(shí)間再打電話來，但要保證這個(gè)時(shí)間是準(zhǔn)確的合適的，而不應(yīng)該出現(xiàn)對(duì)方再打來時(shí)上司仍不能接聽的情況（3）要注意保密，不要隨意泄露上司的行蹤和手機(jī)電話

（4）如上司外出，秘書更應(yīng)認(rèn)真對(duì)待每個(gè)打來的電話，做好電話記錄 三．撥打電話的技巧

1.盡量選擇合適的時(shí)間打電話

2.打電話前的準(zhǔn)備工作（整理通話內(nèi)容，一次備齊所有聯(lián)系方式）3.準(zhǔn)確撥號(hào)，耐心等待 4.及時(shí)自我通報(bào)

5.要求對(duì)方做好電話記錄

6.撥錯(cuò)號(hào)要道歉，不可一掛了之

7.通話臨時(shí)中斷或受干擾，應(yīng)主動(dòng)回電話

8.運(yùn)用語言技巧，及時(shí)結(jié)束冗長(zhǎng)的難對(duì)付的談話

第五節(jié) 辦公室接待工作 1.接待工作分類：按來訪的人數(shù)、規(guī)模：個(gè)人來訪、團(tuán)體來訪

按照接待的準(zhǔn)備程度：有約來訪、無約來訪 2.接待的原則

熱情適度，耐心傾聽

禮貌周全，儀表得體

照顧周到，進(jìn)退有度

環(huán)境整潔，物品齊全 3.接待禮節(jié)

（1）迎客 stand up, see, smile（2）熱情待客：主客對(duì)面坐時(shí)，客人應(yīng)該坐在離門遠(yuǎn)的一邊或面對(duì)門的一邊

主客對(duì)面坐時(shí)，與門的距離一樣時(shí)，以進(jìn)門面朝桌子是的右手一邊為客位，左手一邊為主位（3）禮貌送客 4.拜訪禮儀

（1）預(yù)約與確認(rèn)（2）準(zhǔn)備資料（3）赴約（4）及時(shí)告辭(5)不要議論對(duì)方 三．接待工作的基本程序

1.日常接待工作的基本程序（利用來訪登記表）2.接待團(tuán)體來訪的基本程序

了解情況：人數(shù)、性別、目的、時(shí)間、特別要求

制定接待方案：接待規(guī)模、日程、人員、費(fèi)用、食宿、交通工具、安保、宣傳 做好接待準(zhǔn)備工作 3.接待中的禮賓次序

團(tuán)體接待，不以人數(shù)多寡為標(biāo)準(zhǔn)，而以領(lǐng)隊(duì)為標(biāo)準(zhǔn) 原職和現(xiàn)職，現(xiàn)職高于原職，原職比照現(xiàn)職

按來賓歸屬部門的漢字筆劃（拉丁字母、漢語拼音）順序 按約定俗成的法定順序

按先來后到或報(bào)名的先后順序 不排列

4.接待工作中的語言藝術(shù)：少說多聽 語言要規(guī)范 語言要文明 語言要禮貌 5.職場(chǎng)交談忌語

不能非議國(guó)家和政府

不談國(guó)家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密

不要對(duì)對(duì)方內(nèi)部事務(wù)發(fā)表意見 不要議論同行、同事、領(lǐng)導(dǎo)

不談家長(zhǎng)里短、小道消息、男女關(guān)系等格調(diào)不高的話題

不談私人問題

第四章 會(huì)議管理工作

第一節(jié) 會(huì)議工作概述

一．會(huì)議的內(nèi)涵

會(huì)議：人類群體有組織地會(huì)晤、議事的行為或過程

會(huì)見：又稱接見、拜會(huì) 會(huì)談：是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見 會(huì)議的構(gòu)成要素：

基本要素：目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、組織者、與會(huì)者、議題、議程等

其他要素：名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種 消耗材料等

二．會(huì)議的主要類型

按組織類型：內(nèi)部會(huì)議

外部會(huì)議

正式會(huì)議

非正式會(huì)議

按時(shí)間方面的規(guī)定性：定期性

不定期會(huì)議 按出席對(duì)象：聯(lián)席會(huì)

內(nèi)部會(huì)

代表會(huì)

群眾會(huì)

按功能性質(zhì)：決策性

講座性

執(zhí)行性

告知性

學(xué)術(shù)性

協(xié)調(diào)性

報(bào)告性

談判性

動(dòng)員性

紀(jì)念性等 按議題性質(zhì)：專題性

綜合性

按規(guī)模大小：特大型

大型

中型

小型

按會(huì)議采用的方式手段：常規(guī)會(huì)

廣播會(huì)

電話會(huì)

電視會(huì)

網(wǎng)絡(luò)會(huì) 三．公司常見會(huì)議的類型與作用

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議

員工例會(huì)

股東大會(huì)和董事會(huì)議

公司年會(huì) 客戶咨詢會(huì)

產(chǎn)品展銷訂貨會(huì)

業(yè)務(wù)洽談會(huì)

新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)

第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作

一．制定大中型會(huì)議方案 1.制定會(huì)議方案的一般原則

減少會(huì)議次數(shù)原則

嚴(yán)守時(shí)間原則

會(huì)議通知的明確性原則

缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則

效率性原則 2.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

確定會(huì)議的主題與議題

確定會(huì)議的名稱

確定會(huì)議的議程

確定會(huì)議的時(shí)間和日期

確定會(huì)議所需設(shè)備和工具

確定會(huì)議與會(huì)代表的組成確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作

確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

確定會(huì)議住宿和餐飲安排

確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu) 二．會(huì)議時(shí)間的安排 1.確定會(huì)議時(shí)間

2.會(huì)議議程與會(huì)議日程

會(huì)議議程：對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來

會(huì)議日程：指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排 安排會(huì)議議程和日程要注意的問題

（1）要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開的原因（2）先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參加會(huì)議（3）例會(huì)原則上定期召開，且時(shí)間不宜過長(zhǎng)

（4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面 大中型會(huì)議的議程一般安排： 開幕式，上司和來賓致辭 上司作報(bào)告 分組討論 大會(huì)發(fā)言

參觀或其他活動(dòng) 會(huì)議總結(jié)，宣讀決議 閉幕式 三．確定會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)場(chǎng)位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往

會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符 場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置

場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾，盡量避開鬧市區(qū) 選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所

場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理 四．正確確定與會(huì)人員范圍 五．準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

為上司撰寫會(huì)議文稿

為上司準(zhǔn)備材料

組織好發(fā)言人的文稿

準(zhǔn)備資料袋 六．發(fā)送會(huì)議通知

1.會(huì)議通知的作用：周知作用、提醒作用、憑證作用 2.會(huì)議通知的發(fā)送

為了規(guī)范公司的管理和運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重

人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知

一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書 如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份

需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名

對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出 如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程時(shí)間，并說明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路 會(huì)議通知樣本要作為檔案保存 3.會(huì)議通知的內(nèi)容

要有具體的會(huì)議名稱

日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無誤

議題應(yīng)盡量具體 有附加資料時(shí)，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù)

七．布置會(huì)場(chǎng)

1.會(huì)場(chǎng)的整體格局：

面門為上

居中為上

以遠(yuǎn)為上

前排為上 2.主席臺(tái)座次的安排

前排高于后排

中央高于兩側(cè)

國(guó)內(nèi)政務(wù)會(huì)議左高右低，國(guó)際會(huì)議右高左低 主持人：居中設(shè)座，自由擇座

發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國(guó)內(nèi)會(huì)議主席團(tuán)前面中間位置，國(guó)際會(huì)議前排右前方發(fā)言 3.會(huì)場(chǎng)的整體布局類型 大中型：方形、半圓形

小型：圓形、大小方形、環(huán)形、回字形、馬蹄形等 4.會(huì)場(chǎng)布置的各種必要設(shè)施

（1）橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會(huì)議主席臺(tái)上方，以作歡迎和明示主題之用；

（2）指示牌：指示標(biāo)志對(duì)于來賓們迅速地找到會(huì)場(chǎng)位置非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；

（3）桌牌：在簽到處和貴賓位置設(shè)置桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；（4）胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會(huì)場(chǎng)人員的身份，更加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)人員；

（5）簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；

（6）簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會(huì)議的專業(yè)性；

（7）會(huì)場(chǎng)主背景板、背景墻：會(huì)議主席臺(tái)后方通常會(huì)搭建起一塊主題背景，上有會(huì)議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息。八．準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備 九．安排食宿

十．大型會(huì)議的接（送）站、報(bào)到 十一．大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算

會(huì)議資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、會(huì)議宣傳交際費(fèi)、會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)、會(huì)議伙食補(bǔ)貼、會(huì)議交通費(fèi)、其他開支（書P217會(huì)議成本公式）

第三節(jié) 會(huì)議中的工作

一．會(huì)前的最后檢查

1.檢查的方式：聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)檢查

2.檢查的內(nèi)容：文件的材料準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況、會(huì)議保衛(wèi)工作情況 二．組織簽到和登記

三．做好必要的錄音錄像工作 四．會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù) 五．做好會(huì)議的記錄工作 六．提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 七．做好會(huì)議的保密與保衛(wèi)工作

八．組織好會(huì)議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作 九．會(huì)議信息工作：

1.充分認(rèn)識(shí)媒體的重要作用和媒體在塑造企業(yè)形象當(dāng)中的影響 2.了解媒體 3.有備而來 4.臨場(chǎng)表現(xiàn)

第四節(jié) 與會(huì)人員的會(huì)議工作

一．會(huì)前的準(zhǔn)備

1.根據(jù)個(gè)人觀點(diǎn)研究問題

2.依據(jù)所提供的文獻(xiàn)、資料，準(zhǔn)備推斷分析的論證材料，并提出意見或詢問事項(xiàng)

3.準(zhǔn)備在會(huì)間盡力發(fā)揮自己的角色 4.嚴(yán)格遵守開會(huì)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)到會(huì) 二．會(huì)議期間的角色方寸 1.認(rèn)真傾聽他人的觀點(diǎn) 盡量避免：

（1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調(diào)，自己又拿不出合理的論證（2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話（3）盲目認(rèn)同他人的觀點(diǎn) 2.積極發(fā)表自己的見解

（1）發(fā)言力求簡(jiǎn)要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī)

（2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力

（3）發(fā)言要守時(shí)，動(dòng)作、手勢(shì)要充滿自信，但不要固執(zhí)己見 3.關(guān)注正在討論的事項(xiàng)

（1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛

（2）不隨便打斷他人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利（3）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言

（4）自己的論點(diǎn)被證明是錯(cuò)誤的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度，放棄己見（5）應(yīng)服從多數(shù)人的決定

第五節(jié) 主持人的會(huì)議工作

一．準(zhǔn)備會(huì)議主持計(jì)劃 1.自查的內(nèi)容

會(huì)議目的是否明確

會(huì)議程序是否確定

會(huì)議是否有助于你制定決策

與會(huì)人員能否充分發(fā)表自己的見解

你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作風(fēng) 2.制定主持人行動(dòng)計(jì)劃需搞清的問題

關(guān)于會(huì)議的目標(biāo)：總目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是否有助于實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)？

關(guān)于會(huì)議的結(jié)構(gòu)：會(huì)議的內(nèi)容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時(shí)間？

關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差：你允許會(huì)議產(chǎn)生的結(jié)果與既定目標(biāo)偏差的大?。?二．控制會(huì)場(chǎng)的氣氛 開會(huì)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)，不能因?yàn)閭€(gè)別人對(duì)會(huì)議的冷漠態(tài)度或尚未到場(chǎng)而耽誤大家的時(shí)間 當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，要與他們打招呼，保證他們各有其座

會(huì)議開始后，簡(jiǎn)明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個(gè)與會(huì)者都明白會(huì)議的目的

鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見解

在一段時(shí)間里要集中討論一個(gè)議題，避免跑題

第六節(jié) 會(huì)后的工作

一．合理安排與會(huì)人員返程

二．提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清退 三．清理會(huì)場(chǎng)和文件

四．整理會(huì)議材料，立卷歸檔

會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等 會(huì)議參閱文件

會(huì)議安排的發(fā)言稿 會(huì)議上的講話記錄 五．會(huì)議的總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn)：

（1）會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查（2）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合（3）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬為目的 2.起草會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告 六．會(huì)議效果的評(píng)估 1.對(duì)主持人的評(píng)估

組織安排會(huì)議

確定、檢查目標(biāo)

遵守時(shí)間

鼓勵(lì)發(fā)表見解、提出建議與問題 澄清事實(shí)

引入正題還是離題太遠(yuǎn)

控制過嚴(yán)或過松

處理沖突、解決爭(zhēng)端 2.對(duì)會(huì)議工作人員的評(píng)估

會(huì)議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作

具有公關(guān)意識(shí)，能自覺維護(hù)組織的形象 具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范

會(huì)議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為

與同事合作協(xié)調(diào)，相處融洽

對(duì)上司的批評(píng)指導(dǎo)，能虛心接受 3.對(duì)會(huì)議管理工作的整體評(píng)估（以調(diào)查問卷的形式開展）

第二篇：秘書學(xué)筆記總結(jié)

第一章 秘書學(xué)與秘書

第一節(jié) 秘書學(xué)的興起和發(fā)展

秘書學(xué)被視為管理科學(xué)的一個(gè)分支，其研究對(duì)象是秘書工作、秘書人員、秘書機(jī)構(gòu)，總結(jié)其規(guī)律并加以應(yīng)用。

秘書學(xué)作為一門獨(dú)立的學(xué)科，在中國(guó)興起于1980年代。

1．管理科學(xué)的發(fā)展促進(jìn)了秘書學(xué)的產(chǎn)生

管理學(xué)是專門研究管理活動(dòng)及其基本規(guī)律和一般方法的科學(xué)。

1900年，法約爾在國(guó)際采礦和冶金代表大會(huì)上提出其行政管理理論的思想。

1908年，法約爾撰寫《論一般管理上的原則》等。法約爾把工商業(yè)企業(yè)組織中的基本活動(dòng)分為六大類：技術(shù)活動(dòng)、商業(yè)、財(cái)政、安全、會(huì)計(jì)、行政管理活動(dòng)。他認(rèn)為管理是企業(yè)確保六項(xiàng)基本職能順利進(jìn)行的保障。

相繼有很多學(xué)者進(jìn)行相關(guān)研究，提出管理的目標(biāo)，存在的問題，解決的辦法。

英國(guó)學(xué)者帕金森1957年針對(duì)組織機(jī)構(gòu)的病態(tài)現(xiàn)象提出“帕金森定律”（Parkinson’s Law），其中包括：中間派決定，雞毛蒜皮定律，人事遴選庸才……

美國(guó)管理學(xué)家彼德1960年發(fā)表“彼德原理”（The Peter Principle），其中包括：馬克·吐溫禁果定律、胡爾定理（貴人提攜）、龐德定律（善始惡終）、理發(fā)定律……

2．為了改變秘書工作的落后狀況，秘書學(xué)研究被提上日程

師傅帶徒弟缺乏開闊的視野和強(qiáng)烈的當(dāng)代意識(shí)

專業(yè)化高等教育可以高速、開放性地培養(yǎng)秘書人員

3．新技術(shù)革命浪潮的沖擊，對(duì)秘書學(xué)研究提出更高的要求

職業(yè)資格考試、職稱評(píng)聘 秘書學(xué)研究對(duì)象的幾種說法：

1．“秘書工作”說（王千弓等：《秘書學(xué)與秘書工作》，光明日?qǐng)?bào)出版社1984年10月版，第12頁。朱佳林：《管理秘書學(xué)》，經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版杜1986年10月版，第1頁。屈干臣：《秘書學(xué)論叢》，廣東高等教育出版社1986年3月版，第41頁。）

2．“對(duì)象多元”說（陳賢華；《秘書工作論》，四川大學(xué)出版杜1987年8月版，第8頁。）

3．“輔助管理”說

（二）秘書學(xué)的研究方法 秘書學(xué)學(xué)科性質(zhì)

1．綜合說2．邊緣說3．分支說 秘書學(xué)研究方法

1．理論聯(lián)系實(shí)際

2．運(yùn)用比較的方法

3．注重對(duì)其他學(xué)科的研究

4．高校師生與秘書工作者合作

第二節(jié) 秘書的涵義、職能和分類

（一）秘書的定義

一指職務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手；二指官名，尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握奏章、宣示、宮禁圖書等工作；三指使館中介于參贊和隨員之間的外交人員，受使館館長(zhǎng)之命，進(jìn)行工作；四指宮禁里的藏書?！稌x書 · 荀勖傳》：“及得汲郡冢中古文竹書，詔（荀）勖撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書?！蔽逯缸従晥D策等書。

秘書定義：

《辭?！罚好貢搭I(lǐng)導(dǎo)的助手。

《英漢詞典》：秘書緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。

英語中的秘書(secretary)與秘密(secret)有聯(lián)系，還可譯為書記、干事、文書、大臣、部長(zhǎng)?？倳浐兔貢L(zhǎng)的區(qū)別在于，前者為GeneralSecretary，后者為Secretary—General，都有一個(gè)Secretary?？偢墒聞t稱Chief Secretary。俄語中的秘書(cekpemapb)，其詞根cekpem含有秘密、機(jī)密之意，還可譯為（會(huì)議）記錄（員）、書記。

秘書“是社會(huì)主義國(guó)家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案，人民來信來訪、會(huì)務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項(xiàng)。在黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡(jiǎn)稱為秘書”。（王千弓等：《秘書學(xué)與秘書工作》，第2頁。）

“秘書，在我國(guó)現(xiàn)代主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等等。”（袁維國(guó)：《秘書學(xué)》，第1—2頁。）

“秘書是領(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時(shí)的輔助人員?！保钣狼澹骸额I(lǐng)導(dǎo)秘書智囊》，載《華中師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）》1986年第2期。）

“秘書是在管理系統(tǒng)決策者近身，以溝通信息，參謀決策、處理事務(wù)的綜合職能，輔助決策者有效控制全局的工作人員?！保◤埱迕鞯龋骸蛾P(guān)于秘書定義的思考》，載《武漢大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）》，1986年第6期。）

《現(xiàn)代漢語詞典》：秘書是掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。1998年5月，國(guó)家勞動(dòng)部（現(xiàn)勞動(dòng)和社會(huì)保障部）在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。

“國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)”認(rèn)為，“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手：她／他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級(jí)過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?！?/p>

二、秘書職能及職業(yè)化要求

1951年建國(guó)初期，在《政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長(zhǎng)和不設(shè)秘書長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》中，規(guī)定了秘書長(zhǎng)或辦公廳主任的七項(xiàng)工作任務(wù)。

新時(shí)期秘書工作的任務(wù)，有以下四大類：

（一）日常程序化工作

1．文書處理和撰制

2．調(diào)查研究

3．信息工作

4．文書立卷和檔案管理工作

5．會(huì)務(wù)工作

6．信訪工作

7．查辦工作

8．印信工作

9．行政事務(wù)管理

10．機(jī)要保密工作

（二）協(xié)調(diào)工作

協(xié)調(diào)的核心是使有關(guān)部門和人員同心協(xié)力地工作，在各自的崗位上，朝著一個(gè)共同的目標(biāo)使

勁、出力。

（三）領(lǐng)導(dǎo)人臨時(shí)交辦的工作

經(jīng)常性的；

突發(fā)性事件（自然方面的；社會(huì)方面的）

（四）輔助決策工作

三、秘書分類和層次

國(guó)外的秘書人員，根據(jù)其服務(wù)對(duì)象，大致分為政府機(jī)關(guān)秘書、企業(yè)秘書、私人秘書三大類，后兩類秘書占絕大多數(shù)。

根據(jù)其和承擔(dān)責(zé)任的不同，在縱向上則分為不同的等級(jí)。如日本的秘書等級(jí)是：

（1）見習(xí)秘書（2）初級(jí)秘書

（3）中級(jí)秘書（4）高級(jí)秘書

一、從服務(wù)對(duì)象和經(jīng)濟(jì)來源分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。

二、從所屬部門分，可分為黨務(wù)、行政、軍事、司法、經(jīng)濟(jì)和文化等秘書。其中又可細(xì)分為若干小類，如在經(jīng)濟(jì)部門，可分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)等秘書；在文化部門，可分為教育、衛(wèi)生、體育、宣傳、文藝、科研等秘書。

三、從具體的工作分，可分為文字秘書、機(jī)要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務(wù)秘書、外文秘書等。

秘書的層次，指兩方面內(nèi)容：

一方面，秘書人員所在的機(jī)關(guān)、單位，其級(jí)別有高有低，可分為中央、省市和基層三個(gè)層次（也有人分為中央、省市、縣、基層四個(gè)層次），因而相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。

另一方面，即使在同一機(jī)關(guān)、單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出不同的層次。目前我國(guó)秘書從業(yè)人員約達(dá)2300萬人。

秘書分三個(gè)層次：

初級(jí)秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主；

中等秘書（一般性秘書）——用英文寫一般信函、起草報(bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等。多為大?；虮究飘厴I(yè)。

高級(jí)秘書（經(jīng)理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力。

對(duì)秘書層次的劃分，還有其他觀點(diǎn)，如“主要應(yīng)以秘書所承擔(dān)的工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作影響的深淺、作用的大小為依據(jù)，并結(jié)合機(jī)關(guān)的地位，秘書個(gè)人的條件來確定” ；“按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)來劃分，可分為秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任、秘書處長(zhǎng)、科長(zhǎng)、股長(zhǎng)、科員、辦事員等七個(gè)層次”。

全能秘書的全部?jī)?nèi)涵首席秘書 Monica

傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的，而我想澄清的是這是一種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。目前上海經(jīng)濟(jì)發(fā)展勢(shì)頭很好，外資企業(yè)越來越多，秘書是一個(gè)企業(yè)運(yùn)作管理中不容忽視的環(huán)節(jié)。所謂“行行出狀元”，秘書也是一門職業(yè)，不謙虛地講，我認(rèn)為自己也可以算是這一行里的“狀元”之一。我是首席秘書，也叫一秘，那勢(shì)必就有二秘、三秘，這是從職務(wù)大小、責(zé)任范圍和公司地位來劃分的。我認(rèn)為做一個(gè)真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì)。現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時(shí)候也需要類似的人才，甚至可以說是“全能型”秘書。

首先，硬件設(shè)備是必不可少的。掌握一門外語——

通常指英語，是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室，文字處理的工作特別多，所以對(duì)一些現(xiàn)代化機(jī)器的熟練掌握也是不用多說地最基本的能力，尤其是電腦。

其次，秘書的職業(yè)道德備受重視，每一行有每一行的規(guī)矩，秘書也不例外。平時(shí)工

作中不可避免地會(huì)接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，保守秘密就顯得分外關(guān)鍵。這也可以說是秘書最重要的守則，因?yàn)樗粌H是個(gè)人的事情，更關(guān)系到整個(gè)公司的利益。

另外，秘書是工作在老板身邊最親近的人，老板出差不便看郵件時(shí)，我們要處理一些文件，有時(shí)需要立即替他批復(fù)。所以一個(gè)好秘書，除了講一口流利的英語、熟練使用計(jì)算機(jī)和擬寫各種文件外，還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力。這些有時(shí)候需要多年的鍛煉和培養(yǎng)。所以很多大公司在挑選秘書時(shí)會(huì)視其工作經(jīng)歷。

還有一點(diǎn)，我時(shí)刻提醒自己要保持一顆平常心。作為一秘，責(zé)任越大權(quán)力也就越大，我的確處于“一人之下”的地位，但實(shí)際上和公司其他員工是平等的。要在老板和同事兩頭之間做到平衡，人際關(guān)系才不會(huì)有很大問題。不能給人一種盛氣凌人的感覺，要具有親和力。雖然“不想當(dāng)將軍的兵不是好兵”，但不能忘記秘書的天職，越權(quán)的事情是絕對(duì)不能做的，否則結(jié)果就是被掃地出門。

最后，要講究公私分明。千萬別搞老板秘書戀，真正的好秘書是不會(huì)依仗這種手段在職場(chǎng)上攀升的。

溝通最重要傳媒公司行政助理Jessy

時(shí)常聽到一些對(duì)秘書的普遍性描述：聰明、細(xì)心、謹(jǐn)慎、考慮周到。除此之外，秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團(tuán)結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議，并且凡事懂得分出輕重。而在我看來，最為重要的是交際和溝通能力。

我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室，但是客戶們一進(jìn)門先瞅見我，形象當(dāng)然很重要。

其實(shí)不用穿得很時(shí)尚、另類，只要大方得體就行，儀表看上去舒服即可。

我的工作要求我有很好的溝通能力，不僅要和客戶打交道，還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁，夾在上下兩級(jí)之間，一定要尋求到好的一個(gè)平衡點(diǎn)，正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思表示，不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會(huì)和矛盾。

做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù)，其實(shí)還要求人

員有較廣的知識(shí)面。我首先和客戶交際，代表的是公司形象，出了洋相就是抹公司的黑。工作中碰到棘手的問題，要采取主動(dòng)性，積極面對(duì)，體現(xiàn)出能力才能被領(lǐng)導(dǎo)器重。

在我的工作中，難以避免要打電話去催客戶支付費(fèi)用，說得難聽點(diǎn)有點(diǎn)“討債”的味道，但這是我工作的一部分，不得不直面。現(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù)，總結(jié)了一套經(jīng)驗(yàn)技巧，這也是一種溝通的經(jīng)驗(yàn)技巧。

第二章 秘書工作

1秘書工作電話

一、電話基本技巧

（一）要有愉快的工作心情

（二）態(tài)度認(rèn)真，聲音清晰明朗

（三）重要的第一聲

（四）注意自己的語言

（五）認(rèn)真清楚地記錄

二、接電話禮儀

（一）迅速準(zhǔn)確的接聽最好在三聲之內(nèi)接聽?！澳?！××公司”。

（二）對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)碼，禮貌告知對(duì)方。

（三）對(duì)方認(rèn)錯(cuò)了人，應(yīng)馬上告之。

（四）倘若被找的人外出——

（五）了解來電話的目的，如自己無法處理，認(rèn)真記錄，不致誤事。

（六）代接電話時(shí)，當(dāng)場(chǎng)記錄并復(fù)述。然后貼到相關(guān)人員的桌子或者電腦旁。

（七）自己不能處理的電話，坦白告訴對(duì)方，馬上將話筒交給能夠處理的人，并先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)要轉(zhuǎn)告接收人。

（八）一般應(yīng)由打電話的一方提出結(jié)束電話，彼此禮貌道別，恭候?qū)Ψ椒畔码娫捄笤賿祀娫挕Ｈ绻麑?duì)方占用時(shí)間過長(zhǎng)，不得不讓其“適可而止”時(shí)，要提醒得委婉、含蓄。

三、打電話時(shí)應(yīng)注意的方面

充分利用電話，采取主動(dòng)：

1.會(huì)面前積極電話聯(lián)系；2.遲到、請(qǐng)假由自己打電話；3.外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系；

4.外出辦事應(yīng)告知去處及電話；5.延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對(duì)方聯(lián)絡(luò)；6.用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)確認(rèn)。

（一）斟酌方式要考慮電話能否解決問題，是否有必要以電話討論這些問題。

（二）理清思路，妥善組織通話內(nèi)容

可以在腦海中設(shè)想一下，有時(shí)候應(yīng)該開列電話提綱。

特別重要的事項(xiàng)，最好事先把有關(guān)資料（如報(bào)告文本）傳過去。

（三）斟酌通話時(shí)機(jī)，做好記錄準(zhǔn)備

（四）立即表明自己的身份。比如說：“你好！我是某某公司的某某某。請(qǐng)問某先生在嗎？”

（五）要確認(rèn)對(duì)方正是要通話的對(duì)象。然后稱呼對(duì)方的名字或職位，以便讓對(duì)方了解到你知道其名字，縮小你們的距離感。

（六）撥錯(cuò)了號(hào)要道歉。

（七）確定對(duì)方是否具有合適的通話時(shí)間。

可以在開始講話時(shí)向?qū)Ψ絾栆幌拢?/p>

“您現(xiàn)在接電話方便嗎？”

“您現(xiàn)在忙嗎？”

“您現(xiàn)在有時(shí)間同我談話嗎？”

“這個(gè)時(shí)候給您打電話合適嗎？”

“您能抽出點(diǎn)兒時(shí)間聽聽我的話嗎？”

如果對(duì)方說“現(xiàn)在不行”，則不宜堅(jiān)持?！罢?qǐng)問我什么時(shí)候再和你通電話比較合適呢？”等等。如果不得不在對(duì)方不方便的時(shí)候去打攪，應(yīng)當(dāng)先致歉并說明原因。

（八）要讓對(duì)方知道通話時(shí)是否另有別人在聽。

（九）表明自己打電話的目的。

一般應(yīng)在開始時(shí)扼要說明通話目的和存在的問題，提出可供選擇的方案，指出雙方的分歧所在，最后稍加歸納，解決問題。

（十）給對(duì)方足夠的時(shí)間作出反應(yīng)。

通話時(shí)，每部分之間稍作停頓，使對(duì)方能及時(shí)作出反應(yīng)。

（十一）對(duì)提綱上所列要點(diǎn)應(yīng)講完一條勾掉一條，以避免分心或遺漏。隨時(shí)設(shè)想對(duì)方下一步要問的問題，作出合適反應(yīng)。

（十二）適時(shí)結(jié)束通話，不要占用對(duì)方過多時(shí)間。

（十三）結(jié)束通話時(shí)，要把剛才談過的問題適當(dāng)總結(jié)一下。

（十四）如果想留言請(qǐng)對(duì)方回電，切記要留下自己的電話號(hào)碼。

（十五）最后環(huán)節(jié)

應(yīng)說幾句客氣話：“很高興和你交談”，“謝謝您打來電話”。以便顯得熱情些。放話筒的動(dòng)作要輕，否則對(duì)方會(huì)以為你在摔電話。

話筒沒放穩(wěn)前，千萬不可對(duì)剛才的交談妄加評(píng)論。

第三篇：秘書學(xué)

秘書學(xué)概論

試卷題型：簡(jiǎn)答題、案例分析、情景題、論述題

一、秘書出現(xiàn)的詞義發(fā)展變化

1、古代秘書一詞的含義

宮中秘藏之書

《漢書.敘傳》載：“（班）斿（東漢著名史學(xué)家班固之祖先）博學(xué)有俊材，??與劉向校秘書?！?讖緯圖錄等一類書籍

指官職名稱

如：秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞

官署名（機(jī)構(gòu)名）如：秘書寺、秘書省、內(nèi)秘書院

注意：

不同的時(shí)期人們對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)、理解是不同的，秘書工作有一個(gè)不斷發(fā)展的過程，不同時(shí)期，不同國(guó)家，秘書在實(shí)踐中的形態(tài)也不相同。

“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。

----國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級(jí)過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?！?---國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)

在我國(guó)，從工作實(shí)踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。

秘書：是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。問題：什么是秘書？文秘、秘書長(zhǎng)、辦公室主任、文書、行政助理

目前秘書在各類政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。

二、秘書的類別和層次（了解）

教學(xué)秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書秘書長(zhǎng)、辦公室(廳)主任、秘書處長(zhǎng)(科長(zhǎng))、秘書

1、秘書的類別

1）、從服務(wù)對(duì)象分類：集體秘書、個(gè)人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機(jī)要秘書

行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業(yè)部門分類：黨政秘書、企業(yè)秘書、軍隊(duì)秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國(guó)的三資企業(yè)、外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)、我國(guó)涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務(wù)的也包括在內(nèi)）

2、秘書的層次

我國(guó)，社會(huì)上常習(xí)慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。

如：秘書長(zhǎng)、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長(zhǎng)、科長(zhǎng)；普通秘書、文書(科員)一些公司根據(jù)所在崗位層次可分為：

董事會(huì)秘書；總經(jīng)理秘書；總經(jīng)理辦公室秘書；經(jīng)理秘書；經(jīng)理辦公室秘書；前臺(tái)接待、事務(wù)助理等

三、秘書人員的素養(yǎng)（秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件 知識(shí)結(jié)構(gòu)；專業(yè)能力；職業(yè)道德；外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；工作作風(fēng)等。注意1：外在形象與形象管理

一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當(dāng)?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個(gè)人對(duì)外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個(gè)人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠(chéng)實(shí)、虛偽、認(rèn)真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍

職業(yè)性格：性格與人的職業(yè)有很大的關(guān)系，長(zhǎng)期固定做一件相同的事，無疑會(huì)使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認(rèn)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。秘書職業(yè)性格：豁達(dá)、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內(nèi)斂、自制等

注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

四、秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實(shí)踐中的具體運(yùn)用，是從事秘書工作的人們，在長(zhǎng)期的職業(yè)實(shí)踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。

秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中的行為規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點(diǎn)和要求決定，同時(shí)受各國(guó)的社會(huì)制度，文化背景、價(jià)值觀念和風(fēng)俗習(xí)慣等的影響。

忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。－－《秘書職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材》

任勞任怨，不辭辛勞、服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀，輔助而不干預(yù)、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預(yù)、分憂不分權(quán)）實(shí)際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風(fēng)頭 甘居幕后（甘當(dāng)無名英雄）

協(xié)助上司處理事務(wù)，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事

“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時(shí)也需要我的人格得到老板的尊重”

“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊

秘書職業(yè)的特點(diǎn)是對(duì)所有問題所有細(xì)節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理，任何一點(diǎn)疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結(jié)局，對(duì)此絕對(duì)不能掉以輕心。

五、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)

知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指?jìng)€(gè)人為實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對(duì)人類知識(shí)體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識(shí)系統(tǒng)。是指一個(gè)人掌握知識(shí)的門類和深廣度，是知識(shí)整體構(gòu)成的各個(gè)部分及其結(jié)合方式。

秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)的總體應(yīng)體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動(dòng)態(tài)性－、層次性（整體合理性）

1、秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的模式－ “通才型”（復(fù)合型）的秘書，其知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)由以下幾個(gè)部分構(gòu)成。

基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)、邊緣相關(guān)學(xué)科知識(shí) 國(guó)家職業(yè)秘書培訓(xùn)鑒定：“以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以職業(yè)能力為核心”

基礎(chǔ)知識(shí)：文書基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、辦公設(shè)備的使用、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)（企業(yè)管理常識(shí)、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法、勞動(dòng)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、世貿(mào)組織相關(guān)知識(shí)）、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、稅收常識(shí)。秘書業(yè)務(wù)知識(shí)：會(huì)務(wù)管理、事務(wù)管理、文書擬寫與處理等，英語（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學(xué)科課程門類設(shè)置

2、秘書人員的能力要求

廣義“能力”是指一個(gè)人成功地完成某種活動(dòng)所必需的主觀條件。三個(gè)層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達(dá)能力，書面表達(dá)（寫作能力），口頭表達(dá)等

要求：清楚、簡(jiǎn)潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說話藝術(shù)，機(jī)變、幽默。理解和領(lǐng)會(huì)的能力，分析綜合能力，溝通協(xié)調(diào)能力，應(yīng)變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過反復(fù)練習(xí)獲得的運(yùn)用某項(xiàng)專門技術(shù)的能力。現(xiàn)代辦公室設(shè)備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，速記、打字等

注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化

3、秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑

學(xué)歷教育、短期專業(yè)培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定

秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓(xùn)和促進(jìn)就業(yè)服務(wù)。對(duì)用人單位挑選合格人才提供客觀標(biāo)準(zhǔn)

1997年，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部委托國(guó)家職業(yè)技能鑒定專家委員會(huì)秘書專業(yè)委員會(huì)制定了《國(guó)家職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)（秘書）》和《國(guó)家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書）》，并經(jīng)勞動(dòng)和社會(huì)保障部組織專家審定通過。

1998年6月，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部在試點(diǎn)省市首次進(jìn)行秘書職業(yè)資格考試。目前國(guó)外一些秘書授證考試開始進(jìn)入我國(guó)。

六、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

1、什么是領(lǐng)導(dǎo)同秘書的和諧關(guān)系？

三個(gè)一致：政治思想、價(jià)值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級(jí)關(guān)系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關(guān)系

雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰－－任何時(shí)候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴

2、如何與領(lǐng)導(dǎo)處理好關(guān)系

充分了解領(lǐng)導(dǎo),并理解、尊重領(lǐng)導(dǎo)，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信（正確的看待領(lǐng)導(dǎo)）、做好本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，盡心協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人間有矛盾時(shí)，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領(lǐng)導(dǎo)人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。不要到處宣揚(yáng)領(lǐng)導(dǎo)的矛盾。（以利于團(tuán)結(jié)為目標(biāo)，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來妥善解決）、發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有缺點(diǎn)、出錯(cuò)時(shí)不要毫不留情地揪住不放，應(yīng)盡可能多方面幫助他（她），應(yīng)運(yùn)用說話的技巧和適當(dāng)?shù)姆椒ㄔ谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)向其點(diǎn)明，或委婉規(guī)勸其改正

3、與領(lǐng)導(dǎo)意見相左時(shí)

（1）首先應(yīng)考慮一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，應(yīng)針對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)采取不同方法（因人而異）。（3）注意不同的場(chǎng)合，選擇好時(shí)機(jī)，選擇好方法。

4、領(lǐng)導(dǎo)誤解你時(shí)

（1）主動(dòng)溝通，積極接觸?！袄聿恢v不清，話不說不明”（2）佯作不知，用行動(dòng)表白。（3）不要心存不滿，在背后批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)。

5、自己做錯(cuò)時(shí)（1）應(yīng)想到紙包不住火，千萬不要掩飾。直接向領(lǐng)導(dǎo)承認(rèn)你的過失，比別人向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)你的過失好得多。（2）領(lǐng)導(dǎo)可能原諒秘書犯錯(cuò)誤，并允許秘書改正錯(cuò)誤，但不能允許秘書的欺騙。（3）承認(rèn)過失前，要分析犯錯(cuò)原因，尋求補(bǔ)救的辦法。（4）誠(chéng)心接受責(zé)備并道歉，切勿強(qiáng)辯或帶著情緒工作。

6、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)火時(shí)

一般情況下，不要過分介意。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領(lǐng)導(dǎo)鬧情緒。根據(jù)不同情境和不同原因，采取具體對(duì)策。

七、秘書與一般同事的關(guān)系

1、秘書與一般同事關(guān)系的特征

工作上的合作關(guān)系，平等的相對(duì)穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系

2、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

不可盛氣凌人，能真誠(chéng)地關(guān)心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時(shí)的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨。一視同仁，同等友好、維護(hù)上下級(jí)及同事間團(tuán)結(jié)，正確對(duì)待“敲邊鼓”和“小報(bào)告”問題。

3、秘書其他業(yè)緣關(guān)系的特征：廣泛性、復(fù)雜性、靈活性

4、秘書處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則與要求

廣結(jié)良緣、一視同仁，以禮相待、發(fā)揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠(chéng)地關(guān)心、贊美他人

八、秘書工作內(nèi)容 常言為“三辦”：辦文、辦會(huì)、辦事 “文書、事務(wù)、一般管理” 依據(jù)：權(quán)威機(jī)關(guān)的規(guī)定及組織機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)規(guī)定；現(xiàn)實(shí)狀況

政府秘書長(zhǎng)和辦公廳主任任務(wù)：協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況，研究政策，推行工作、協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作聯(lián)系、協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作、協(xié)助首長(zhǎng)掌管保密工作、掌管機(jī)要工作、主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會(huì)議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng))掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作(包括機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、生活管理、學(xué)習(xí)娛樂活動(dòng)等事項(xiàng))－《關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長(zhǎng)和不設(shè)秘書長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》

1、主要職能：辦公程序。

（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開會(huì)議、會(huì)議紀(jì)要；（3）掌印：開具企業(yè)一切對(duì)外證明，加蓋公章（需授權(quán)）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行；（5）負(fù)責(zé)所有文件的打字、復(fù)印；（6）制作總經(jīng)理會(huì)議邀請(qǐng)信，并擔(dān)當(dāng)該會(huì)議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來賓的接待工作；（8）傳達(dá)總經(jīng)理的各項(xiàng)工作指令，及時(shí)檢查是否得到執(zhí)行，迅速反饋信息，同時(shí)提出解決的意見。

2、兼管職能。（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計(jì)：為企業(yè)提供各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字；（3）司機(jī)管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場(chǎng)分析、市場(chǎng)調(diào)查；（6）公司宣傳、促銷活動(dòng)，P0P廣告設(shè)計(jì)、制作（7）不管部。

總則：程序化、科學(xué)化；規(guī)范、高效；

細(xì)心、創(chuàng)造性。小事不過日，大事不過周。

3、秘書工作內(nèi)容

政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作（政務(wù)性工作、日常事務(wù)性工作）

目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項(xiàng)：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會(huì)務(wù)工作、辦公室管理和機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的采購、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會(huì)議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務(wù)費(fèi)用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務(wù)、安排落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)

包括：出差日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差費(fèi)用報(bào)銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領(lǐng)導(dǎo)間、上下級(jí)間、部門間、單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào)；項(xiàng)目、工作計(jì)劃的協(xié)調(diào)；公文、會(huì)議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達(dá)到保密目的所采取的必要手段與措施。（重點(diǎn)環(huán)節(jié)：文件保密、會(huì)議保密、通訊保密、涉外保密、宣傳報(bào)道保密、計(jì)算機(jī)保密等）其他（照顧上司、輔導(dǎo)新秘書、公關(guān)工作、談判工作、臨時(shí)交辦事項(xiàng)、突發(fā)事件處理等）-注意：秘書工作內(nèi)容是隨著社會(huì)的發(fā)展而變化的4、秘書工作的特點(diǎn)

（一）被動(dòng)性與主動(dòng)性的統(tǒng)一（1）秘書工作中的矛盾統(tǒng)一、輔助地位決定工作中的被動(dòng)性，秘書工作圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供直接或間接的服務(wù))，秘書工作要服從于領(lǐng)導(dǎo)工作(領(lǐng)導(dǎo)工作處于主導(dǎo)地位，秘書工作處于從屬地位)，秘書工作行為（干什么，如何干）的發(fā)生多具有被動(dòng)性(遵命而作，受制于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神)，有些工作帶有不可預(yù)測(cè)性。

“我能做什么”，“還需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動(dòng)性，被動(dòng)中尋求主動(dòng)，做到被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一

注意：

秘書本身、領(lǐng)導(dǎo)、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動(dòng)性的充分發(fā)揮的關(guān)系

關(guān)鍵:越位問題

人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權(quán)。主要包括決策越位、工作越位、答復(fù)問題越位、禮儀越位等，有領(lǐng)導(dǎo)和下屬兩方面的原因

以下幾種行為是典型的超越秘書職責(zé)范圍的行為，秘書在工作中必須加以注意：

1、未授權(quán)，在各部門送上來的報(bào)告上簽字蓋章。

2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)

3、隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人

4、詢問會(huì)議內(nèi)容

5、隨意決定上司的工作日程

（2）被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一－－被動(dòng)中尋求主動(dòng)

問題：如何做到被動(dòng)與主動(dòng)的統(tǒng)一？

常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應(yīng)按慣例主動(dòng)做好。(將一些工作制度化、規(guī)范化)在充分了解領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)工作需要的基礎(chǔ)上，能有效預(yù)測(cè)、主動(dòng)提供一些超前服務(wù)。(想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急)強(qiáng)烈的責(zé)任心，主動(dòng)工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問題，有效拾遺補(bǔ)缺。做事靈活，注意分寸把握。(注意主動(dòng)性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)

（二）機(jī)要性與群眾性的統(tǒng)一

辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機(jī)密，又不能以強(qiáng)調(diào)機(jī)要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。

（三）事務(wù)性與思想性的統(tǒng)一

秘書部門既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。前者具有很強(qiáng)的思想性與政策性，后者具有很強(qiáng)的事務(wù)性?！白烨?、手勤、腿勤、腦勤”

秘書工作的關(guān)鍵是進(jìn)退有度,事務(wù)性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨(dú)特的見解。不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走，沒有獨(dú)立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者。

強(qiáng)調(diào)秘書工作的思想性，并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務(wù)。

（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

“雜家”與“專家”的結(jié)合

（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一-

3、秘書工作的作用

參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調(diào)作用，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面作用 思考題：

你認(rèn)為除秘書個(gè)人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會(huì)影響秘書工作的有效性、積極性？

秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質(zhì)的提高，以及對(duì)秘書工作規(guī)律的把握外，還與秘書工作的科學(xué)管理有著密切聯(lián)系。沒有合適的管理體制、制度、方法，秘書工作的積極性、工作的有效性都是會(huì)受到影響的。

九、秘書工作的管理

1、指用現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和手段，使秘書工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和科學(xué)化?！叭保阂?guī)范化、制度化、科學(xué)化

規(guī)范化:指各項(xiàng)秘書工作都符合經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明的切實(shí)可行的程序和標(biāo)準(zhǔn)，也就是標(biāo)準(zhǔn)化。制度化：指在各項(xiàng)秘書工作中，明文制定嚴(yán)格的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事?？茖W(xué)化：指各項(xiàng)秘書工作必須遵循秘書工作本身的客觀規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進(jìn)行工作，以取得質(zhì)量最好，效率最高的效果。規(guī)范是基礎(chǔ)，制度是保證，科學(xué)化是目標(biāo)。

2、秘書工作管理的內(nèi)容

秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機(jī)構(gòu)的設(shè)置，秘書的崗位職責(zé)設(shè)置，秘書工作任務(wù)分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等多方面。對(duì)秘書人員的管理 對(duì)秘書工作的管理

建立系統(tǒng)科學(xué)的秘書工作規(guī)范和制度?！皼]有規(guī)范不成方圓”秘書工作規(guī)范和制度是指秘書工作的法律準(zhǔn)則和行為標(biāo)準(zhǔn)。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。問題：（1）、制度規(guī)范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問題。（2）、制度的落實(shí)與執(zhí)行存在問題

完善秘書任用、考核、獎(jiǎng)懲、培養(yǎng)等機(jī)制

問題1：選拔任用機(jī)制不完善，導(dǎo)致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質(zhì)量，易滋生腐敗，領(lǐng)導(dǎo)滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)；易形成人身依附關(guān)系。

3、加強(qiáng)對(duì)秘書工作人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書，行政上受各自領(lǐng)導(dǎo)同志和領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。秘書工作人員考核和獎(jiǎng)懲由領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）和同級(jí)組織部門負(fù)責(zé)?？己伺c獎(jiǎng)懲、晉級(jí)等掛鉤

4、評(píng)估中心（assessment center)崗位責(zé)任制與崗位目標(biāo)管理應(yīng)與考核、獎(jiǎng)懲結(jié)合，形成有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，才能收到應(yīng)有效果。

問題3：在職教育、培養(yǎng)機(jī)制不完善影響秘書的職業(yè)操守與專業(yè)能力提升。如：入職培訓(xùn) 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)遵循必要、合理、精簡(jiǎn)、應(yīng)變的原則，以達(dá)精簡(jiǎn)節(jié)約、提高工作效能的目的。問題：機(jī)構(gòu)臃腫，層次繁多，關(guān)系不順，人浮于事。應(yīng)減少層次，人事結(jié)合，避免分工過細(xì)，因人設(shè)崗。

我國(guó)政府的秘書工作是秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳（室）統(tǒng)管秘書業(yè)務(wù)、研究工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作的形式。

秘書業(yè)務(wù)部門

秘書長(zhǎng)――辦公廳 政策研究部門

機(jī)關(guān)事務(wù)部門

以某直轄市委的秘書工作機(jī)構(gòu)及其部門為例： 市委辦公廳（局級(jí)）：

秘書一處（文件處理、會(huì)議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動(dòng)態(tài)，起草文件，編寫簡(jiǎn)報(bào)）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機(jī)要處（機(jī)要工作與保密工作）、行政處（機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導(dǎo)，１９８４年獨(dú)立建制，升格為與市委辦公廳平級(jí)的局級(jí)機(jī)構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導(dǎo)，組織如下： 市委研究室（局級(jí)）：秘書處（文件、會(huì)議、接待等工作）、經(jīng)濟(jì)處（研究城市經(jīng)濟(jì)政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關(guān)系）

采用先進(jìn)的辦公技術(shù)與辦公方法，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

十 秘書工作的起源與發(fā)展

1、我國(guó)古代秘書工作

古代官職的職責(zé)范圍、官僚機(jī)構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代有所不同，把某個(gè)職位比為秘書職位，某個(gè)機(jī)構(gòu)比為秘書機(jī)構(gòu)，有時(shí)可能不完全準(zhǔn)確。

同一官名，同一機(jī)構(gòu)，朝代不同其職掌權(quán)限也有變化。如“尚書”為了限制秘書弄權(quán)，歷代帝王往往不斷設(shè)立新的秘書機(jī)構(gòu)，于是數(shù)千年封建社會(huì)中重復(fù)出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時(shí)期大權(quán)在握的官員，往往是前一時(shí)期皇帝秘書的較低的內(nèi)廷官，到下一時(shí)期，又逐漸被新起來的皇帝秘書取代。

2、秘書與秘書工作的起源

古代秘書名與實(shí)不符，主要從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。

（1）傳說中的黃帝時(shí)代 倉頡造字，任黃帝的史官?！稘h書.古今人表》

“龍??命汝作納言，夙夜出納聯(lián)命”－－《尚書.堯典》 “納言，喉舌之官。聽下言納于上，受上言宣于下?！?/p>

－－《尚書》孔氏傳 “古代之治天下，朝有進(jìn)善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者” －－《漢書.文帝本紀(jì)》（2）、奴隸社會(huì)時(shí)期的秘書工作

隨著國(guó)家職能的發(fā)展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機(jī)構(gòu)及官員配置、商末周初：秘書機(jī)構(gòu)－－太史寮、天府、太史，左、右、內(nèi)、外四史，椽史，掌節(jié)，守藏史等 出現(xiàn)了一些處理行政事務(wù)的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。命：下達(dá)文武百官的文書。誥：君王對(duì)臣下的命令。諭：君王對(duì)臣下的訓(xùn)示。

逐步形成了一些秘書工作制度

西周至春秋時(shí)期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社會(huì)時(shí)期的秘書工作

秘書人員、機(jī)構(gòu)：秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊(duì)伍，主要有：

御史 尚書 尚書令（尚書仆射、尚書郎）、博士、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學(xué)士 長(zhǎng)史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏殊現(xiàn)象：宦官秘書 非官方秘書：門客、幕僚 清末幕僚興盛及幕學(xué)產(chǎn)生：紹興師爺，幕館，《幕學(xué)舉要》、《入幕須知》等

秘書機(jī)構(gòu)主要有：

西漢成帝 “尚書臺(tái)”（后改為“尚書省”）

魏文帝 “中書省”、“門下省”

隋唐

“中書省”、“門下省”、“學(xué)士院”（翰林院）

宋

“中書省”、“門下省”、“樞密院”

元

“中書省”、“行中書省”、“行樞密院”

明

“內(nèi)閣”（設(shè)中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務(wù)廳”、“尚寶司”

清 “內(nèi)閣”、“翰林院”、“軍機(jī)處”（設(shè)方略館、內(nèi)翻書房）、“通政使司”、“奏事處”

3、主要秘書工作

文書工作和檔案管理工作、參謀言諫、上下信息傳遞溝通工作社會(huì)調(diào)查（了解民情）、信訪工作、會(huì)務(wù)工作（典禮活動(dòng)組織）

4、秘書工作制度

文書工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

請(qǐng)示類公文一文一事制

文書立卷制

限期承辦制 貼黃、引黃制（公文摘要制度）

批紅、票擬制（條旨制）行移勘合制度

催辦制等

戰(zhàn)國(guó)：主官簽發(fā)制度

秦漢：對(duì)公文的名稱、用途，甚至用語都作了嚴(yán)格的規(guī)定。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請(qǐng)示類公文一文一事制度

唐：對(duì)公文的用紙、撰制用語、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發(fā)登記、移交有明確的細(xì)則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動(dòng)，可另寫小塊黃紙補(bǔ)貼。

保密制度：唐對(duì)中書舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰誤忘?！狈残姑苷咻p則杖責(zé)，重則絞刑

宋元宋保密制度：樞密院專管機(jī)要文書的官員不準(zhǔn)私出訪問，也不準(zhǔn)接見客人。引黃（公文摘要制度）：章奏文書須將內(nèi)容要點(diǎn)、呈遞日月寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”催辦制度：專事催辦、限期催辦。宋：催驅(qū)房，元：急傳鋪、元公文照刷、磨勘，文書立卷等制度

明： 批紅：根據(jù)皇帝親批字樣或奉旨由司禮監(jiān)太監(jiān)替皇帝批答章奏。票擬（條旨）：百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考。限期承辦制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期內(nèi)完成，誤期受罰。行移勘合制：提倡公文“辭尚簡(jiǎn)要”、“直言簡(jiǎn)易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“刪去煩文，務(wù)從簡(jiǎn)要” 清：統(tǒng)一奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字?jǐn)?shù)，書寫規(guī)則 秘書的選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

隋唐、宋元、明清都有嚴(yán)格的秘書選拔、選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

唐：官吏銓選標(biāo)準(zhǔn)：身、言、書、判。身，體貌豐偉；言，言辭辯正；書，文筆流暢，文字楷法遒美；判，文理優(yōu)長(zhǎng)和實(shí)際工作能力強(qiáng) 考核制度：德、行。德的標(biāo)準(zhǔn)是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核標(biāo)準(zhǔn)有27條

明： 明朝規(guī)定，四品以上的官員，九年任滿時(shí)自我鑒定，由皇帝親自考核裁決優(yōu)劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出題考核，之后再鑒定工作成績(jī)?？荚噧?nèi)容有三項(xiàng)：文理粗曉、行移得當(dāng)、書札不謬。晚清時(shí)期的秘書工作

政府秘書工作開始參照外國(guó)制度

1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設(shè)“承宣廳、制誥局”，負(fù)責(zé)秘書工作。陸軍部首先設(shè)置“承政司”，下設(shè)“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設(shè)“秘書員”近代技術(shù)在文書檔案中得到應(yīng)用

適應(yīng)洋務(wù)運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，一些廠礦企業(yè)中也設(shè)有文書檔案機(jī)構(gòu)。如：文案處

5、中華民國(guó)臨時(shí)政府時(shí)期

總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)秘書長(zhǎng)一人（總攬各項(xiàng)文秘事務(wù)和日常工作），設(shè)秘書若干。各省都督府設(shè)秘書廳（處、局）、文書局（部）

貫徹反封建的思想，文書工作進(jìn)行了各種改革

《公文程式條例》 出現(xiàn)私人秘書

6、北洋軍閥統(tǒng)治時(shí)期的秘書工作

為適應(yīng)對(duì)外交往的需要，國(guó)務(wù)院設(shè)有各種專門的外事秘書，如英文秘書、日文秘書。建立常任文官制度

培養(yǎng)官吏的學(xué)校里設(shè)置了公文課程?！豆某淌健罚ㄖ彪`法政專門學(xué)校編制）

7、國(guó)民黨統(tǒng)治時(shí)期的秘書工作 政府、軍隊(duì)設(shè)立了一整套秘書機(jī)構(gòu)，各級(jí)政府都設(shè)有專門的秘書工作機(jī)構(gòu) 文官處 秘書處(總務(wù)、機(jī)要、撰擬)秘書室待從室（蔣介石親信秘書機(jī)構(gòu)，處于蔣介石與政府各部之間的樞紐位置）副官處、機(jī)要科 文官長(zhǎng) 秘書長(zhǎng) 秘書 錄事 事務(wù)員 書記官 文書 1927－1945年進(jìn)行了三次“文書改革”運(yùn)動(dòng)。“公文改良法” “文書檔案連鎖法” 提出了秘書的任職資格問題

《國(guó)民政府秘書及科員任用規(guī)則》：國(guó)民黨黨員；國(guó)內(nèi)外大學(xué)或?qū)ｉT學(xué)校以上畢業(yè)的學(xué)歷；具備任文職三至四年的資歷，有特殊的學(xué)識(shí)經(jīng)驗(yàn)；由國(guó)民黨委員二人推薦或主管長(zhǎng)官保準(zhǔn)。

十一、中國(guó)共產(chǎn)黨歷史上的秘書工作和新中國(guó)的秘書工作 民主革命時(shí)期中共領(lǐng)導(dǎo)下的秘書工作的特點(diǎn) 老一輩革命家非常重視秘書工作

秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作方式、工作內(nèi)容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦

善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成一些比較成熟的制度

1、建黨初期的秘書工作

1923年第三次代表大會(huì)上決定建立秘書制，大會(huì)選出中央秘書為毛澤東

1926年四屆三中全會(huì)決定中央設(shè)秘書處，下設(shè)五科（文書、會(huì)計(jì)、交通、翻譯、出版）。各省委也分別設(shè)秘書處或秘書科。

2、第二次國(guó)內(nèi)戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

秘書廳 秘書科 秘書處 總務(wù)處（文書、收發(fā)、印刷、交通）建立機(jī)要科 長(zhǎng)征中僅保留機(jī)要科和中央秘書長(zhǎng)一職 建立文書工作規(guī)范

3、抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

1937年，黨中央重設(shè)了秘書處，下設(shè)“機(jī)要、文書、材料、會(huì)計(jì)”四科。(組建中央辦公廳)1938年后，邊區(qū)政府均設(shè)秘書處或秘書室，配主任秘書、秘書、文書、庶務(wù)和收發(fā)等人員，承擔(dān)各項(xiàng)秘書工作。

秘書處不僅負(fù)責(zé)文書工作，還包括會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、人事及其他各種事務(wù)。建立了新的秘書工作制度。

頒布了《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》、《改革公文程式的理論與實(shí)踐》等文件，簽批電報(bào)制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強(qiáng)了會(huì)議組織工作，制定會(huì)場(chǎng)規(guī)則。

4、解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

逐步形成以后各省、市秘書機(jī)構(gòu)的架構(gòu) 1948年華北人民政府：

秘書長(zhǎng)

秘書廳(后改為辦公廳)：秘書處、行政處、人事處、新聞處、交際處、調(diào)查研究室等

確定了“秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)辦公廳，統(tǒng)管政策研究工作、秘書與行政工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作”模式

進(jìn)一步改進(jìn)和完善文書工作。發(fā)布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。公文種類有所增加，實(shí)行“一事一報(bào)”制度，完善了電報(bào)的承辦和歸檔制度，建立報(bào)告制度。

5、新中國(guó)的秘書工作

建國(guó)初總結(jié)秘書工作經(jīng)驗(yàn)，改革國(guó)民黨統(tǒng)治區(qū)秘書工作，逐步建立適應(yīng)社會(huì)主義國(guó)家的秘書工作機(jī)構(gòu)與制度。完善秘書工作組織、規(guī)范秘書工作、提高秘書工作效率 6“文革”時(shí)期的秘書工作

秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作受到嚴(yán)重沖擊、秘書隊(duì)伍素質(zhì)下降、公文形式主義泛濫、弄虛作假 改革開放后，我國(guó)的秘書工作呈現(xiàn)新的局面

1981年開始，十多年間黨中央召開多次全國(guó)秘書長(zhǎng)、辦公廳主任會(huì)議

1985年1月，黨中央召開第三次全國(guó)秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)。提出秘書工作的“四轉(zhuǎn)變”，“三服務(wù)”。

“從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻(xiàn)策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù)” “三個(gè)服務(wù)”：為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)；為本機(jī)關(guān)其他平級(jí)的職能部門服務(wù)；為下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。

四轉(zhuǎn)變：秘書工作的規(guī)范化、制度化，秘書工作的專業(yè)化、職業(yè)化，秘書工作的現(xiàn)代化、自動(dòng)化，秘書工作內(nèi)容發(fā)生一些轉(zhuǎn)變

秘書從業(yè)者逐漸增多，新秘書種類不斷出現(xiàn)

第四篇：秘書學(xué)

一．秘書：能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協(xié)調(diào)上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行的

（一）從層次來說，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機(jī)關(guān)、單位，其級(jí)別有高有低，可分為中央、省（市）縣、基層；另一方面，在同一機(jī)關(guān)、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術(shù)操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機(jī)關(guān)，一般劃分為科長(zhǎng)，辦公廳主任，秘書處處長(zhǎng)，科長(zhǎng)，股長(zhǎng)，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內(nèi)容或所從事行業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)來分類

（一）按照服務(wù)對(duì)象，經(jīng)濟(jì)來源：1.公務(wù)秘書；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務(wù)的秘書）2.不同行業(yè)或所屬的部門分類，黨政、行政、經(jīng)濟(jì)、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內(nèi)容：文字秘書、機(jī)要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書

一．秘書學(xué)的定義：就是研究工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)的科學(xué)。

二．秘書活動(dòng)的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領(lǐng)導(dǎo)意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動(dòng)的主體；秘書工作是秘書活動(dòng)的客體要素；秘書方法是秘書活動(dòng)的中介要素；領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動(dòng)的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會(huì)、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類）

1.政務(wù)性工作，是直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（包括黨政機(jī)關(guān)的決策和企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作

2.業(yè)務(wù)性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作

3.事務(wù)性工作：是指一些專業(yè)性不強(qiáng)，主要依靠經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心就能辦好的機(jī)關(guān)具體事務(wù) 三．秘書工作的特點(diǎn)

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開；B.秘書人員只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)；C.秘書人員在處理任何問題時(shí)，不能超越職權(quán)范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的 3.機(jī)要性：秘書工作的機(jī)要性，就是指秘書工作的機(jī)密性和重要性 4.事務(wù)性：體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上

5.被動(dòng)性：秘書工作的被動(dòng)性是由秘書工作的輔助性特點(diǎn)和服務(wù)宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達(dá)，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實(shí)做好各職能部門的協(xié)調(diào)，平衡工作）；3.協(xié)調(diào)工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準(zhǔn)確原則（辦文要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況屬實(shí)、主意要慎）；迅速原則；實(shí)事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調(diào)查法（包括典型調(diào)查法，重點(diǎn)調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個(gè)案調(diào)查法）

A.典型調(diào)查法：根據(jù)調(diào)查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進(jìn)行調(diào)查研究，借以認(rèn)識(shí)事物的規(guī)律及本質(zhì)的一種非全面的調(diào)查方法（省時(shí)省力）

B.重點(diǎn)調(diào)查法：是指在全體調(diào)查對(duì)象中，選擇一部分重點(diǎn)單位進(jìn)行調(diào)查，是一種補(bǔ)充性的調(diào)查法

C.抽樣調(diào)查法：從研究對(duì)象中抽取一部分單位進(jìn)行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調(diào)查方法（起到全面調(diào)查的作用）

D.個(gè)案調(diào)查法：是對(duì)一個(gè)人，一個(gè)群體，一件事，一個(gè)社會(huì)集體或一個(gè)社區(qū)所進(jìn)行的深入全面的調(diào)查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度思考問題。包括隨機(jī)參謀法、預(yù)測(cè)參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機(jī)參謀法：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作發(fā)展變化的情況隨機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)者提出意見和建議。B.預(yù)測(cè)參謀法：對(duì)未來的發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)測(cè)，提出有遠(yuǎn)見、有對(duì)策的意見和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者總體設(shè)想相反的思路，提出反向的總體設(shè)想，供領(lǐng)導(dǎo)選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法：從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

2.請(qǐng)示的方法：請(qǐng)示的對(duì)象要準(zhǔn)確；請(qǐng)示的內(nèi)容要單一；請(qǐng)示時(shí)機(jī)要恰當(dāng)；請(qǐng)示的形式要靈活（重大事項(xiàng)，涉及政策方面，需要授權(quán)批準(zhǔn)，要書面；一般事項(xiàng)，事務(wù)性工作，可以口頭請(qǐng)示）

3.報(bào)告的方法：報(bào)告的內(nèi)容要客觀真實(shí)；報(bào)告的內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要；報(bào)告要區(qū)分對(duì)象；報(bào)告要選擇適宜的時(shí)機(jī)；報(bào)告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務(wù)活動(dòng)擋駕；來訪擋駕；電話擋駕

5.協(xié)調(diào)方法：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因?yàn)榉窃瓌t問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個(gè)部門，就要采取會(huì)商協(xié)調(diào)方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時(shí)效性較強(qiáng)的要及時(shí)催辦、時(shí)效性長(zhǎng)的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢(shì)溝通：身勢(shì)溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點(diǎn)，能強(qiáng)化口頭表達(dá)的作用

8.工作進(jìn)程調(diào)度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項(xiàng)列為B類；一般性事務(wù)和可暫緩辦理事項(xiàng)列為C類；⑵集中辦理與分階段進(jìn)行相結(jié)合的方法；⑶統(tǒng)籌計(jì)劃法：注重任務(wù)控制；注重質(zhì)量控制

9.工作時(shí)間管理的方法：指定時(shí)間計(jì)劃；合理使用空余時(shí)間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機(jī)構(gòu)

一.秘書機(jī)構(gòu)的含義：秘書機(jī)構(gòu)即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個(gè)體活動(dòng)的組織形式

二．秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則：適應(yīng)性原則；精簡(jiǎn)原則；高效原則

三．秘書機(jī)構(gòu)的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位）

第二節(jié).秘書機(jī)構(gòu)的具體組織形式 1.行政機(jī)關(guān)的秘書部門 二．公司企業(yè)的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國(guó)有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團(tuán)辦公室”

特點(diǎn)：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù) 2.職能性的秘書部門 “經(jīng)理辦公室”“廠長(zhǎng)辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設(shè)秘書部門，在董事會(huì)機(jī)構(gòu)中設(shè)置的董事會(huì)秘書，是公司的高級(jí)管理人員。股份制企業(yè)的董事會(huì)秘書身份比較特殊 2.管理層：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設(shè)秘書部門

3.執(zhí)行層：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。

四.臨時(shí)性機(jī)構(gòu)秘書：指舉辦大型活動(dòng)或聯(lián)合召開大型會(huì)議時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性秘書機(jī)構(gòu)

第三節(jié).秘書機(jī)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制

特點(diǎn)：1.內(nèi)在并行性：對(duì)復(fù)雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領(lǐng)導(dǎo)”和“秘書”兩個(gè)功能模塊，從而實(shí)施指揮、協(xié)調(diào)、控制功能，以提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質(zhì) 第一節(jié).秘書的職業(yè)道德

一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過自我教育、自我修煉、活動(dòng)形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。

二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：1.愛崗敬業(yè)，任勞任怨；2.尊重領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)服務(wù)；3.遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；4.團(tuán)結(jié)合作，廉潔奉公

第二節(jié).秘書的職能結(jié)構(gòu) 第三節(jié).秘書的氣質(zhì)個(gè)性 一．秘書的心理素質(zhì)

1.秘書的性格：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長(zhǎng)而棄其短。堅(jiān)毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達(dá)開朗、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛合作

2.秘書的意志：自覺性；果斷性；自制性；頑強(qiáng)性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)

對(duì)氣質(zhì)具有星對(duì)穩(wěn)定性、可塑性，對(duì)氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚(yáng)長(zhǎng)避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計(jì)劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負(fù)水準(zhǔn)；創(chuàng)造良好的人際關(guān)系；及時(shí)調(diào)整不良心理；參加各種有益活動(dòng)

第四章

秘書的日常事務(wù)工作 第一節(jié).辦公環(huán)境管理

（一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設(shè)計(jì)，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構(gòu)成。

（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會(huì)大環(huán)境；職責(zé)和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化

（一）辦公區(qū)的選址和設(shè)計(jì)

1.辦公環(huán)境的選址：考慮組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務(wù)設(shè)施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素

2.內(nèi)部分區(qū)：秘書部門，因其工作的特殊性設(shè)在緊靠服務(wù)對(duì)象的位置，公共服務(wù)部門一般設(shè)在辦公區(qū)的中間位置

3.配套設(shè)施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開放式

2.封閉式：或網(wǎng)絡(luò)式辦公室

（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序

1.辦公環(huán)境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設(shè)備的合理擺設(shè)：辦公臺(tái)要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設(shè)備可直接放在辦公臺(tái)面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機(jī)擺在秘書臺(tái)的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺(tái)的下方；小的辦公用品分門別類擺設(shè)；最好不要放私人物品

第二節(jié).辦公環(huán)境的安全維護(hù) 一．維護(hù)辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類

（一）房屋、設(shè)備的安全

（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預(yù)防

第三節(jié).電函印信的處理 一.電話接聽的程序與方法

（一）接聽電話：及時(shí)接聽；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄

（二）接打電話時(shí)的禮儀 二.郵件的收發(fā)與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標(biāo)有“機(jī)密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應(yīng)拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點(diǎn)郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發(fā)

1.檢查郵件；2.核對(duì)名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標(biāo)志作用；權(quán)威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發(fā)和啟用

（二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請(qǐng) 2.用印簽批 3.用印監(jiān)督

第四節(jié).辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計(jì)劃

1.接待規(guī)格：接待規(guī)格實(shí)際上就是來賓所受到的禮遇

⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)高的接待方式。目的是表示對(duì)對(duì)方的重視和禮遇。

⑵對(duì)等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務(wù)相當(dāng)?shù)慕哟@是最常見的接待規(guī)格。

⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)低的接待，常見于基層 2.接待規(guī)格的確定 3.日常安排

4.經(jīng)費(fèi)預(yù)算：接待經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目——工作經(jīng)費(fèi)，住宿費(fèi)，餐飲費(fèi)，勞務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，參觀，游覽，娛樂費(fèi)用，紀(jì)念品費(fèi)，宣傳，公關(guān)費(fèi)用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開展招待工作 1.迎接來賓

2.會(huì)見、會(huì)談的接待

⑴會(huì)見、會(huì)談的含義：會(huì)見是指雙方或多方代表見面會(huì)晤，就共同關(guān)心的問題交換意見；會(huì)談是指雙方或多方就某些重大問題進(jìn)行深入接觸，交換意見

⑵會(huì)見和會(huì)談的區(qū)別：一是對(duì)身份要求不同。會(huì)見可以高低不同，但會(huì)談時(shí)各方代表的身份除特殊外，一般要求相當(dāng)。二是目的不同。會(huì)見不要求一定要達(dá)成書面協(xié)議，但會(huì)談的目的則希望達(dá)成協(xié)議。三是約束力不同。會(huì)見達(dá)成的共識(shí)往往是口頭性的，會(huì)談則具有較強(qiáng)的約束力。

⑶注意事項(xiàng)：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側(cè)為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請(qǐng)接待。⑴宴請(qǐng)時(shí)間⑵用餐地點(diǎn)：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂活動(dòng) 5.送別來賓

（三）善后工作 1.總結(jié)提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細(xì)致周到；按章辦事；保守秘密

第五節(jié).值班工作

一．值班工作的主要任務(wù)

1.傳遞信息；2.公務(wù)接待；3.處理緊急電文和突發(fā)事件；4.承包領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)事項(xiàng)（臨時(shí)性的會(huì)議通知；任務(wù)調(diào)查；向有關(guān)單位和部門傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示）；5.協(xié)調(diào)安全保衛(wèi)工作

二．值班工作的要求

堅(jiān)守崗位；處理及時(shí)；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況

第六節(jié).辦公時(shí)間效率的管理 一.有效管理自己工作時(shí)間的方法

（一）科學(xué)

1.培養(yǎng)好習(xí)慣：⑴在工作時(shí)間里不做與工作無關(guān)的事，特別是私事⑵絕對(duì)不“煲電話粥”⑶工作中學(xué)會(huì)說“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務(wù)型工作和思考題工作 3.為工作制定計(jì)劃

4.學(xué)會(huì)為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計(jì)劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時(shí)段）⑵預(yù)約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負(fù)責(zé)⑸領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見（約會(huì)）

⑴確認(rèn)是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備（如會(huì)談文件，背景材料）⑶必要得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)

（二）上帝的調(diào)研工作安排

首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關(guān)背景，住宿、餐飲、時(shí)間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國(guó)內(nèi)旅行

⑴了解上司此行的有關(guān)情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時(shí)間；第四，了解隨員及事務(wù)安排

⑵做好出行準(zhǔn)備：旅行計(jì)劃主要包括以下幾個(gè)方面。第一，安排出差時(shí)間及接、送站（啟程時(shí)間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時(shí)間地點(diǎn)、活動(dòng)事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預(yù)定車票；第二，預(yù)定飛機(jī)票（認(rèn)真核對(duì)票上的信息，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤）；第三，接送的交通工具

⑷準(zhǔn)備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天的交通安排 2.國(guó)際旅行

⑴出國(guó)證件：第一，遞交出國(guó)申請(qǐng)；第二，申請(qǐng)護(hù)照；第三，補(bǔ)辦簽證；第四，獲取《國(guó)際預(yù)防接種證書》；第五，購買機(jī)票；第六，辦理保險(xiǎn)

⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項(xiàng)：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進(jìn)行時(shí)差換算；三，辦理行李托運(yùn)；四，查閱目的地背景資料；五，準(zhǔn)備禮物

3.準(zhǔn)備好自帶生活用品

第五章

秘書的調(diào)研與信息工作 第一節(jié).秘書的調(diào)查研究工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點(diǎn) 1.一致性；2.經(jīng)常性；3.廣泛性 二．調(diào)查研究的方法

1.實(shí)地觀察法；2.個(gè)別訪談法，正式訪談或隨機(jī)訪談；3.座談?wù){(diào)查法；4.問卷調(diào)查法；5.通信調(diào)查法；6.網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法

第二節(jié).秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對(duì)信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲(chǔ)等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發(fā)揮秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎(chǔ)

二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法

（一）內(nèi)容

1.本組織的信息；2.國(guó)際市場(chǎng)信息；3.客戶信息；4.經(jīng)濟(jì)貿(mào)易信息；5.國(guó)際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網(wǎng)絡(luò)渠道；3.會(huì)議渠道；4.文件渠道；5.業(yè)務(wù)渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽讀法；3.調(diào)查法；4.索購法；5.交換法

第五篇：秘書學(xué)

3.要與領(lǐng)導(dǎo)在工作上配合默契。

領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)做好各方面的服務(wù)，當(dāng)參謀，做助手，保證領(lǐng)導(dǎo)工作效能的實(shí)現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃，掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作方法。只有如此，才能快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到“心有靈犀一點(diǎn)通”的境地，才能與領(lǐng)導(dǎo)珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領(lǐng)導(dǎo)配合默契并不是無原則地適應(yīng)和順從。在服務(wù)之中文秘人員要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，堅(jiān)持正確的政策方向，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時(shí)，文秘人員應(yīng)該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領(lǐng)導(dǎo)歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當(dāng)今社會(huì)，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會(huì)職業(yè)，秘書人員隊(duì)伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。在這種新形勢(shì)下，一些秘書人員參與意識(shí)增強(qiáng)。主動(dòng)服務(wù)的積極性日益高漲，如果秘書工作者個(gè)人位置擺放不當(dāng)。不能很好地把握自己的角色特點(diǎn)，很容易導(dǎo)致擅權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)角度思考和處理問題，是以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長(zhǎng)”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領(lǐng)導(dǎo)作決策。在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項(xiàng)，重大問題，須由領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí)，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領(lǐng)導(dǎo)的指示區(qū)別快來，領(lǐng)導(dǎo)的指示要貫徹落實(shí)，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機(jī)構(gòu)不同，咨詢機(jī)構(gòu)尊重的是客觀事實(shí)，而不是領(lǐng)導(dǎo)意圖，他們的參謀活動(dòng)比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領(lǐng)導(dǎo)決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動(dòng)是非獨(dú)立性的，必須服從領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖。

5．要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴。

人都是有感情的.領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員，在職務(wù)上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領(lǐng)導(dǎo)也是如此，會(huì)議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談;時(shí)間上有的注意用好八小時(shí)，業(yè)余時(shí)間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛好上有的喜歡體育運(yùn)動(dòng)，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷、生活習(xí)慣、業(yè)余愛好和性格氣質(zhì)，也包括道德準(zhǔn)則、思維方式和行為方式，從而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，實(shí)現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領(lǐng)導(dǎo)，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)被悶得張口結(jié)舌;一位拘謹(jǐn)敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領(lǐng)導(dǎo)，就會(huì)不知所措。置身于這樣的環(huán)境中會(huì)對(duì)文秘人員產(chǎn)生心理效應(yīng)，使文秘人員逐漸向模仿或順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的性格轉(zhuǎn)化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領(lǐng)導(dǎo)要在工作上保持協(xié)調(diào)和一致

秘書的主要工作就是要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，所以秘書要在工作上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)愚忠，主要就是說為領(lǐng)導(dǎo)的工作鋪好道路，能夠領(lǐng)會(huì)不同領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖,貼緊領(lǐng)導(dǎo)的思路,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,謀領(lǐng)導(dǎo)之所需。秘書貼近領(lǐng)導(dǎo)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在日常的工作中會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的修養(yǎng)、工作作風(fēng)的影響，會(huì)不自覺的模仿。這樣當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)從你的言談舉止、處理問題風(fēng)格中看到自己的影子時(shí)，會(huì)覺得培養(yǎng)出了中意的下屬，對(duì)你稱。這會(huì)使秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系更進(jìn)一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，只有這樣，我們?cè)谧约旱墓ぷ鲘徫簧系眯膽?yīng)手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。