企業(yè)文書檔案管理工作存在的問題

及創(chuàng)新策略思考

近些年來，隨著國家的不斷發(fā)展和企業(yè)建設(shè)的不斷推進(jìn)，越來越多的工作開始進(jìn)行細(xì)節(jié)優(yōu)化，特別是文書檔案管理工作更是受到了廣泛的關(guān)注，實(shí)際上，文書檔案管理工作并非是一項(xiàng)輕松的工作，而且這項(xiàng)工作的難度不低，很多因素都會對其產(chǎn)生直接的影響，隨著新時代的發(fā)展，文書檔案管理工作在進(jìn)行自我調(diào)整的同時，也應(yīng)該進(jìn)行自我創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工作上的優(yōu)化，或打造完善的工作體系來解決工作過程中可能存在的隱患，才能為國家的發(fā)展作出貢獻(xiàn)，基于此，本文對該工作中的創(chuàng)新策略進(jìn)行探討。

對于企業(yè)而言，文書檔案管理是其建設(shè)與發(fā)展的核心，在實(shí)際工作中表現(xiàn)出了較強(qiáng)的技術(shù)性服務(wù)性以及監(jiān)督性，關(guān)于文書檔案管理工作，任何企業(yè)在生產(chǎn)管理過程中都會有所涉及，通過文書檔案管理工作可以讓企業(yè)單位的文書檔案更科學(xué)更規(guī)范，特別是在新時期發(fā)展過程中，為了促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升，文書檔案管理工作更是必不可少，采取現(xiàn)代化的管理手段，使文書檔案管理的合理性更強(qiáng)，時效性更佳對企業(yè)的未來發(fā)展有著突出作用。

一、文書檔案管理工作創(chuàng)新重要性

在企業(yè)、事業(yè)單位變更、建立等活動開展過程中，文書檔案是必不可少的記錄載體，同時能夠?yàn)楣芾砉ぷ魈峁┰疾牧?，相關(guān)部門也需要通過文書檔案來作為查看的依據(jù)和憑證。更重要的是在黨和國家政治，經(jīng)濟(jì)文化等工作開展過程中，文書檔案是其關(guān)鍵的數(shù)據(jù)支持，因此從某種程度上來講文書檔案資料，可以切實(shí)的反映出企業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍，資源配置以及資金用度，其中所蘊(yùn)含的信息價值非常高。

伴隨著信息時代的到來，社會各個領(lǐng)域中都融入了信息技術(shù)，這對于行業(yè)的發(fā)展與變革有著巨大的推動作用，文書檔案管理工作亦是如此，與信息技術(shù)的結(jié)合使得檔案管理人員的工作效率大大提升，特別是在收集整理以及歸納的各個環(huán)節(jié)中，效率提升的尤為明顯，除此之外，檔案查閱和應(yīng)用方面也得到了保障，如果能夠?qū)?shù)字化系統(tǒng)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，那么不但可以實(shí)現(xiàn)在線瀏覽，而且可以促進(jìn)各分支機(jī)構(gòu)之間的交流與互動。除此以外，信息時代還為文書檔案管理工作提供了云儲存技術(shù)，這對于文書檔案的安全性有了確切的保障，另外，外派人員如果想要使用文書檔案，隨時隨地的也可以進(jìn)行下載或傳遞。這些都是傳統(tǒng)文書檔案管理工作方式所無法實(shí)現(xiàn)的。

二、文書檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度的缺失

關(guān)于文書檔案管理工作中存在的問題，主要表現(xiàn)在管理制度的缺失當(dāng)前在該工作執(zhí)行過程中，實(shí)際并沒有達(dá)到預(yù)想的效果，甚至還存在諸多不足，造成的文書檔案管理工作中的漏洞。管理制度的缺失是一個嚴(yán)重的問題，在未來的工作中應(yīng)該采取有效的策略予以解決并利用科學(xué)合理的方式對其進(jìn)行調(diào)整，使這一類問題能夠得到有效的規(guī)避。由于文書檔案管理工作制度的缺失，所以當(dāng)前的工作仍然會按照過去成就的標(biāo)準(zhǔn)和方法來進(jìn)行，導(dǎo)致實(shí)際工作中缺乏足夠的支持和依據(jù)，一些制度條文與當(dāng)前時代的需求之間已經(jīng)背道而馳，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的正常進(jìn)行，久而久之還會造成一系列的持續(xù)性損失，造成難以彌補(bǔ)的后果，如果短期內(nèi)沒有對其采取有效的措施進(jìn)行控制，那么未來工作的開展會非常困難，不僅如此，文書檔案管理工作制度的缺失還會對工作本身造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，而且這種影響會持續(xù)加劇，譬如一些工作人員想要突破自我實(shí)現(xiàn)前進(jìn)，但是受到這些成就制度的桎梏，導(dǎo)致工作頻頻出現(xiàn)阻礙，這導(dǎo)致文書檔案管理工作本身受到了嚴(yán)重的打擊。

（二）領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視

實(shí)際上當(dāng)前的文書檔案管理工作已經(jīng)于過去表現(xiàn)出了很大的差別，但由于領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作仍然沒有給予高度的重視，所以導(dǎo)致該工作在進(jìn)行或部署過程中缺乏深度的溝通與交流，進(jìn)而影響文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，很多領(lǐng)導(dǎo)對于基層反饋的日常工作問題或者是行業(yè)的新標(biāo)準(zhǔn)新理念，沒有進(jìn)行深入研究，這意味著文書檔案管理工作一直長期處于原地踏步的過程中，很多根源的問題都沒有得到有效的處理，這對于文書檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展是不利的。

（三）管理人員工作專業(yè)技術(shù)能力偏低

主觀角度來看，關(guān)于文書檔案管理工作中存在的一些紕漏，實(shí)際上并非是偶然現(xiàn)象，很多時候是由于管理人員的專業(yè)技術(shù)能力水平不足造成的。目前有相當(dāng)一部分管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)能力，這就導(dǎo)致在相關(guān)問題探討過程中，沒有有效的措施進(jìn)行應(yīng)對，難以實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。管理人員需要站在正確的認(rèn)知角度上來進(jìn)行自我拓展和提升，如果仍用局限性的思維來進(jìn)行管理工作，那么非但不會推動管理工作的進(jìn)步，甚至還會造成重大損失，一些企業(yè)的管理人員工作不僅專業(yè)技術(shù)能力低，而且團(tuán)隊(duì)配合不夠默契，協(xié)調(diào)性差，都會使工作產(chǎn)生惡劣的后果，除此之外，有些企業(yè)試圖采用培訓(xùn)等手段來強(qiáng)化管理人員的工作專業(yè)技術(shù)，但是，針對管理人員能力不足的問題，一些單位的拓展手段仍集中在理論層面，而關(guān)于實(shí)踐工作的開展，還沒有進(jìn)行充分的指導(dǎo)，這些都嚴(yán)重阻礙了文書檔案管理工作的日后落實(shí)。

三、文書檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）提升文書檔案管理的創(chuàng)新意識

文書檔案工作雖然有獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)，但卻需要企業(yè)各部門進(jìn)行配合，同時也需要跟隨時代變化進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新。面對逐漸加快的經(jīng)濟(jì)社會節(jié)奏，企業(yè)為保證工作效率必須實(shí)施現(xiàn)代化管理模式，而檔案管理意識也必須進(jìn)行創(chuàng)新，淘汰落后于時代的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。而文書檔案管理意識的創(chuàng)新主要分為幾個層面：第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備創(chuàng)新意識，重視文書檔案管理技術(shù)的更新，為其配備最先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，從而實(shí)現(xiàn)智能化文書檔案管理。如此，才能夠保證資料信息加工、組織及存儲的質(zhì)量。第二，文書檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新意識，能夠意識到傳統(tǒng)紙質(zhì)文書管理的缺陷，合理使用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)，優(yōu)化文書檔案管理工作。第三，企業(yè)應(yīng)在年初工作計(jì)劃中強(qiáng)調(diào)文書檔案創(chuàng)新管理模式的研發(fā)，通過制度的建立督促創(chuàng)新意識的落實(shí)。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理辦法

文書檔案管理工作創(chuàng)新的重點(diǎn)用放在管理方法的創(chuàng)新上，為提升企業(yè)的管理質(zhì)量，很多企業(yè)已經(jīng)將創(chuàng)新管理方法研究作為了員工績效考核的內(nèi)容之一。但就具體工作而言，文書檔案管理辦法的創(chuàng)新應(yīng)注重以下幾點(diǎn)。第一，文書檔案管理工作會涉及到企業(yè)的諸多信息，其中包含企業(yè)的商業(yè)機(jī)密。因此對文書檔案的管理應(yīng)注重保密性，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式無法很好的保障企業(yè)信息的安全。所以應(yīng)該通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行文書檔案管理，一方面該系統(tǒng)能夠?qū)ι虡I(yè)機(jī)密。實(shí)施加密處理，另一方面該系統(tǒng)能夠及時銷毀已處理或廢棄文件。第二，建立獨(dú)立的文書檔案管理部門，將檔案管理工作從后勤人員身上剝離出來，通過專業(yè)的人才進(jìn)行文書檔案管理。而在選拔文書檔案管理人員時，不僅要考察其管理能力與專業(yè)技能，還要考核其創(chuàng)新意識與職業(yè)操守。第三，加強(qiáng)新職員的入職培訓(xùn)，在培訓(xùn)階段不僅要提高新員工的專業(yè)技能，還要挖掘其創(chuàng)新意識及創(chuàng)新能力。

（三）創(chuàng)新文書檔案管理制度

文書檔案管理工作的完善與創(chuàng)新不能僅靠管理意識的驅(qū)動，還需要創(chuàng)新的管理制度推動創(chuàng)新方法的落實(shí)。第一，應(yīng)綜合考量煤炭行業(yè)的發(fā)展趨勢，結(jié)合時代現(xiàn)狀及國家法律，制定最合理的管理制度。第二，可在原有制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行靈活化創(chuàng)新，從而去除原有管理制度的糟粕，使文書檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)、簡便。第三，結(jié)合企業(yè)發(fā)展趨勢對文書檔案進(jìn)行分類、修編及保存，并制定現(xiàn)代化的管理制度。

（四）自動化管理手段的創(chuàng)新

建立科學(xué)管理機(jī)制推動文書檔案管理工作自動化發(fā)展，伴隨著自動化技術(shù)的不斷成熟，它確實(shí)為文書檔案科學(xué)管理提供了諸多便利。但自動化管理手段并不是盡善盡美的，其中仍存在諸多缺陷，而這些缺陷合理的管理機(jī)制進(jìn)行彌補(bǔ)。只有在科學(xué)的管理機(jī)制的協(xié)同下，才能夠使自動化管理手段發(fā)揮出應(yīng)有的效果，是信息技術(shù)的優(yōu)勢，能夠在文書檔案管理工作中得到充分的體現(xiàn)。而管理機(jī)制的建立應(yīng)圍繞著檔案管理工作的需求，結(jié)合自動化管理的趨勢及市場前景，以自動化辦公為目標(biāo)，在推動技術(shù)創(chuàng)新的同時，保障管理工作的科學(xué)性。另外，通過管理制度的建立，應(yīng)使各部門各崗位更加明確自身的職責(zé)，利用自動化技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。同時，自動化管理手段的創(chuàng)新需要全體管理員工的共同推進(jìn)，需要管理人員具備創(chuàng)新意識，在了解管理工作的目標(biāo)的同時能夠通過特色服務(wù)發(fā)揮檔案資源更高的價值。

（五）管理人員專業(yè)技術(shù)能力創(chuàng)新

若將文書檔案管理工作形容為一幅畫，那么管理人員的專業(yè)能力就是這幅畫的細(xì)節(jié)部分，也是決定該畫質(zhì)量的重要部分。因此，對于管理人員專業(yè)技術(shù)能力的創(chuàng)新應(yīng)從以下幾方面入手。第一，完善專業(yè)技術(shù)能力考核制度。企業(yè)應(yīng)對文書檔案管理人員展開階段性的考核，結(jié)合工作特點(diǎn)與需求，通過考核結(jié)果與比較分析，更加全面地了解管理人員的工作方式及特點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)管理人員管理方法缺陷與不足，快速對管理工作中存在的潛在漏洞進(jìn)行彌補(bǔ)與消除，糾正管理人員在管理方式及管理思維上存在的錯誤，從而保障文書檔案管理工作一直保持在正確的軌道上。第二，為管理人員提供培訓(xùn)與進(jìn)修的機(jī)會。每一個人的天賦與特長皆不同，因此企業(yè)應(yīng)對管理人員的實(shí)際能力與發(fā)展空間進(jìn)行判斷，并為優(yōu)秀人員提供進(jìn)修與培訓(xùn)的機(jī)會。如此不僅能夠挖掘管理人員的創(chuàng)新意識，提升管理人員的技術(shù)能力，還能夠更好的挽留人才，使優(yōu)秀人才能夠長期的服務(wù)于企業(yè)的文書檔案管理工作。

四、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會步入轉(zhuǎn)型階段，企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展不再只注重經(jīng)濟(jì)效益的提升與營銷策略的制定，更加重視細(xì)節(jié)工作，其中以文書檔案管理工作為代表。對于企業(yè)而言，文書檔案管理工作應(yīng)該體現(xiàn)出更加的服務(wù)性及監(jiān)督性，因此應(yīng)不斷調(diào)整其工作體系，通過創(chuàng)新策略完善目前文書檔案管理工作中的不足，使文書檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展及經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)更大的助力。