淺談如何做好接待工作

會務(wù)接待工作是各級機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作，代表著一個地方一個部門的窗口形象，對于推動工作、加強(qiáng)交流有著十分重要的作用。隨著我區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我辦的接待量和調(diào)研任務(wù)不斷增加，工作量也日益加重，接待工作的高效優(yōu)質(zhì)也就顯得尤為重要，所以我辦應(yīng)努力創(chuàng)新和完善會務(wù)接待工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程，充分發(fā)揮辦公室的組織協(xié)調(diào)作用，樹立我辦良好形象，使接待工作不斷規(guī)范。就我辦實(shí)際情況，我個人認(rèn)為應(yīng)做好以下幾個方面：

一、明確接待工作的主要任務(wù)和原則

（一）我辦主要的接待任務(wù)

1、上級部門領(lǐng)導(dǎo)的各種檢查、考察、督查、調(diào)研等活動；

2、上級部門、兄弟單位、各業(yè)務(wù)聯(lián)系的部門、人員的來訪；

3、辦理各種大小型會議的會務(wù)工作；

4、協(xié)調(diào)農(nóng)口各單位之間關(guān)系，做好接待的各種銜接工作。

（二）接待工作的原則

堅(jiān)持嚴(yán)密有序的原則；堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的原則。

二、確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保會務(wù)接待工作有章可循

會務(wù)接待工作是圍繞會議、考察、調(diào)研等工作開展的一系列協(xié)調(diào)性和事務(wù)性的服務(wù)工作，包括會務(wù)接待安排、相關(guān)協(xié)調(diào)、會前準(zhǔn)備、現(xiàn)場服務(wù)和決定事項(xiàng)的落實(shí)等。接待的具體工作紛繁復(fù)雜、面面俱到，任何一個方面、一個環(huán)節(jié)有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導(dǎo)致會務(wù)接待工作無法進(jìn)行。因此，科學(xué)確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，能全面規(guī)范地搞好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，有序推進(jìn)會議和接待活動，有效避免和減少會務(wù)接待工作中的失誤。

（一）明確流程。

接待工作有兩個方面：一是會務(wù)工作流程；二是接待工作流程。會議工作流程包括：領(lǐng)導(dǎo)安排——擬定會議方案——會前準(zhǔn)備——會中服務(wù)——會后總結(jié)。其中會前服務(wù)包括五大項(xiàng)工作：簽發(fā)通知、協(xié)調(diào)籌備、后勤保障、會場布置、邀請記者。會中服務(wù)包括四大項(xiàng)工作：會議簽到、內(nèi)外聯(lián)系、茶水服務(wù)、會議記錄。會后服務(wù)包括六大項(xiàng)工作：清理會場、材料收集、會議小結(jié)、會議紀(jì)要、會議議決事項(xiàng)督辦、會議的新聞報(bào)道（由記者完成）。

接待工作包括八大流程：領(lǐng)導(dǎo)安排——方案制訂——迎接來賓——組織調(diào)研（督查、檢查等）——情況匯報(bào)——就餐（住宿）安排——?dú)g送來賓——資料歸檔。

（二）明確要求。

標(biāo)準(zhǔn)化流程應(yīng)對每一項(xiàng)工作有十分明確具體的要求。會議標(biāo)準(zhǔn)化流程里，如會前服務(wù)中的通知下發(fā)環(huán)節(jié)，具體要求包括時間、地點(diǎn)、與會人員、座次安排和記者等是否明確到位?；I備協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)包括相關(guān)部門任務(wù)安排和提示領(lǐng)導(dǎo)入場等要求。會場布置包括座位安排、音響空調(diào)、會標(biāo)制作、會場衛(wèi)生、花卉擺放等要求。

接待標(biāo)準(zhǔn)化流程里，方案制訂中應(yīng)明確七個要求：包括確定調(diào)研（督查、檢查等）的準(zhǔn)確時間、來賓名單和注意事項(xiàng)；確定我區(qū)（辦）陪同人員；確定行程及線路；確定調(diào)研（督查、檢查等）點(diǎn)，準(zhǔn)備相關(guān)材料（簡介）；安排車輛、記者、就餐（住宿）等相關(guān)事項(xiàng)；接待方案報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審定；下發(fā)通知。

三、嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保接待工作有條不紊

為確保會務(wù)接待流程嚴(yán)格實(shí)施到位，使會務(wù)接待工作有條不紊，應(yīng)著重做好三個方面的工作：

一是按流程環(huán)節(jié)分解任務(wù)，確保責(zé)任到人。上級有明確指示或領(lǐng)導(dǎo)有明確要求后，應(yīng)立即按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)入會務(wù)和接待活動的相關(guān)準(zhǔn)備工作。根據(jù)會議和接待活動的規(guī)模大小確定具體負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，把標(biāo)準(zhǔn)化流程中的各項(xiàng)任務(wù)具體分解到每一個人，把責(zé)任落實(shí)到每一個人，不留空檔。

二是按流程要求完成任務(wù)，確保落實(shí)到位。任務(wù)分工明確以后，責(zé)任人按照標(biāo)準(zhǔn)化流程各項(xiàng)任務(wù)的要求嚴(yán)格實(shí)施。具體操作中，對照標(biāo)準(zhǔn)化流程圖，一條一條抓落實(shí)，一項(xiàng)一項(xiàng)抓到位。接待流程的落實(shí)到位，能確保會議和接待活動有條不紊的進(jìn)行。

三是按流程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)籌兼顧，確保協(xié)調(diào)到位。由于接待工作環(huán)節(jié)較多，要求精細(xì)，各責(zé)任人和相關(guān)部門可能出現(xiàn)工作上的脫節(jié)，因此，在按流程實(shí)施的過程中，必須加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，要有一名領(lǐng)導(dǎo)督查各項(xiàng)流程和細(xì)節(jié)是否到位，及時組織相關(guān)人員相互合作、查漏補(bǔ)缺，對沒有到位的流程事項(xiàng)緊急處理，靈活安排。同時要與

接待的相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)和協(xié)調(diào)解決在準(zhǔn)備、進(jìn)行過程中的各種問題和矛盾。

四、不斷創(chuàng)新接待流程，確保接待工作高效優(yōu)質(zhì)

由于會務(wù)接待工作靈活多樣，會務(wù)接待工作中有很多意想不到的情況發(fā)生，所以接待流程的實(shí)施也需要不斷完善和改進(jìn)，確保會務(wù)和接待工作高效優(yōu)質(zhì)。在具體工作中還需做好三個方面的工作：

一是及時總結(jié)。在完成會務(wù)接待工作后，分管領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)工作人員及時做好資料歸檔工作。認(rèn)真總結(jié)成績，查找問題，特別是對領(lǐng)導(dǎo)的指示精神要認(rèn)真思考，反復(fù)領(lǐng)悟，不斷提高服務(wù)水平。

二是認(rèn)真完善。在會務(wù)接待工作中，要針對不夠精細(xì)、不夠完美的環(huán)節(jié)及時進(jìn)行改善，對具體要求及時進(jìn)行補(bǔ)充，確保同樣的問題不重復(fù)發(fā)生，失誤一次比一次少，力求零失誤。

三是不斷創(chuàng)新。為進(jìn)一步提高會務(wù)接待工作效率，在資料歸檔的基礎(chǔ)上，要建立健全會務(wù)接待工作基礎(chǔ)資料庫，包括會議（接待）方案、匯報(bào)材料、調(diào)研點(diǎn)簡介等比較完善的數(shù)據(jù)信息，這樣才能有效提高工作效率。

會務(wù)接待水平的高低、組織協(xié)調(diào)的好壞能夠集中反映一個地方或部門的整體形象，可以說，接待工作就像一扇窗戶，能展示接待人員的素質(zhì)和能力，也可直接反映出外界對我區(qū)（辦）的直觀印象。我區(qū)是一個農(nóng)業(yè)大區(qū)，我辦又是農(nóng)口部門的牽頭單位，所以我辦的接待工作也是我區(qū)農(nóng)業(yè)工作對外宣傳的一個重要平臺，其成效直接影響到外界對我區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展的印象，所以我們的工作要圍繞大局，在各種接待任務(wù)中，努力搭建平臺，為我區(qū)的農(nóng)業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的軟環(huán)境。

附：接待工作流程圖

接待工作流程圖

接待后，總結(jié)歸檔，及時收集資料，整理歸納，建立資料電子檔案

接待中，隨時上下聯(lián)系做好銜接協(xié)調(diào)工作，確保接待工作順利進(jìn)行

待領(lǐng)導(dǎo)審定后，通知相關(guān)人員和有關(guān)單位做好接待準(zhǔn)備工作（參觀點(diǎn)、會場等）

根據(jù)批示，送主要領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要多個領(lǐng)導(dǎo)審簽時，需逐級審簽

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，擬定方案（時間、地點(diǎn)、行程安排等）送領(lǐng)導(dǎo)審閱

確認(rèn)來賓的基本情況（人數(shù)、職位、性別等）及活動計(jì)劃，及時匯報(bào)

確認(rèn)來賓的基本情況（人數(shù)、職位、性別等）及活動計(jì)劃，及時匯報(bào)

接到電話、明傳電報(bào)、書面通知等后，認(rèn)真閱讀并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)