第一篇：城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)

城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范 GB/T 50323—2001

關(guān)于發(fā)布國家標(biāo)準(zhǔn)

《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》的通知

建標(biāo)[2001]67號

根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號的要求，由建設(shè)部會同有關(guān)部門共同制訂的《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》，經(jīng)有關(guān)部門會審，批準(zhǔn)為國家標(biāo)準(zhǔn)，編號為GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。

本標(biāo)準(zhǔn)由建設(shè)部負責(zé)管理，建設(shè)部城建檔案工作辦公室負責(zé)具體解釋工作，建設(shè)部標(biāo)準(zhǔn)定額研究所組織中國建筑工業(yè)出版社出版發(fā)行。

中華人民共和國建設(shè)部 2001年3月5日

前 言

本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號文的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會同有關(guān)城建檔案館共同編制而成的。

在編制過程中，規(guī)范編制組天展了專題研究，進行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來城建檔案著錄工作的經(jīng)驗，參考中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 18—1999《檔案著錄規(guī)則》，并以多種方式廣泛征求了全國有關(guān)單位的意見，對主要問題進行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。

本標(biāo)準(zhǔn)主要規(guī)定的內(nèi)容有：城建檔案著錄的項目、符號、文字、信息來源，以及著錄的格式要求。

本標(biāo)準(zhǔn)將來可能需要進行局部修訂，有關(guān)局部修訂的信息和條文內(nèi)容將刊登在《工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化》雜志上。

為了提高規(guī)范質(zhì)量，請各單位在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)的過程中，注意總結(jié)經(jīng)驗，積累資料，隨時將有關(guān)的意見和建設(shè)寄給建設(shè)部城建檔案工作辦公室，以供今后修訂時參考。

本標(biāo)準(zhǔn)主編單位：建設(shè)部城建檔案工作辦公室。

本標(biāo)準(zhǔn)參編單位：南京市城建檔案館、北京市城建檔案館、廣州市城建檔案館。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：王淑珍、姜中橋、周健民、鄭向陽、歐陽志宏、楊曉明、胡士剛。總則

1.0.1 為建立健全全國統(tǒng)一的城建檔案檢索體系，提高全國城建檔案的管理水平，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的作用，制定本規(guī)范。

1.0.2 本規(guī)范適用于各類城建檔案的著錄工作，不適宜用作城建檔案目錄的組織方法。1.0.3 城建檔案著錄除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定。術(shù)語、符號

2.1 術(shù) 語

2.1.1 城建檔案（urban construction archive）

在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的有價值的各種形成的歷史記錄。2.1.2 建設(shè)工程項目（construction project）

具有計劃任務(wù)書和總體設(shè)計，經(jīng)濟上實行獨立核算，行政上具有獨立組織形式的基本建設(shè)項目。一個建設(shè)項目可以有多個單項工程，也可以只有一個單項工程。2.1.3 單項工程（single project）

在建設(shè)工程項目中，具有獨立的設(shè)計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。

2.1.4 工程檔案（project archive）

工程檔案是在整個工程建設(shè)過程中，包括從立項、審批到竣工驗收備案等一系列活動中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的有價值的歷史記錄。2.1.5 案卷（file）

由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

2.1.6 城建檔案著錄（description of urban construction archive）

編制城建檔案目錄時，為提取城建檔案信息，對城建檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

2.1.7 城建檔案著錄項目（item of description for urban construction archive）

揭示城建檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項，分大項、小項和單元。大項主要包括題名與責(zé)任者、稿本與文種、密級與保管期限、時間、載體與數(shù)量、專業(yè)記載、附注與提要、排檢與編號等八項。各大項下又分若干小項，小項下又分若干單元。2.1.8 條目（entry）

檔案著錄的結(jié)果，是反映工程（項目）、案卷、文件內(nèi)容和形式特征的著錄項目的組合。

2.1.9 著錄格式（description form and format）

著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。2.1.10 檔案目錄（catalogue for archives）

按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。

2.2 符號

2.2.1 著錄用符號

為了區(qū)分、識別各著錄大項、小項或表達著錄內(nèi)容，著錄時，必須使用一些特定的符號，這些特定的符號就是著錄用符號。著錄用各種符號及用途詳見下表：

表2.2.1

著錄用符號及用途

符號 用

途

.— 置于下列六大項之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體與數(shù)量項、專業(yè)記載項、附注與提要項，用于區(qū)分各大項 ＝ 置于并列題名之前

： 置于下列著錄小項之前：文件編號、工程地址、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格，以及各專業(yè)記載項之間，用于區(qū)分各著錄小項 ／ 置于第一責(zé)任者之前

； 置于其他責(zé)任者之前，多個文件編號之間，用于區(qū)分同一著錄小項的各著錄單元 ＋ 置于每一個附件之前

［］ 置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號中的年度、責(zé)任者略時的“等”字（）置于有關(guān)責(zé)任者的說明文字的兩端，如責(zé)任者所屬機構(gòu)名稱、責(zé)任者真實姓名、責(zé)任者職務(wù)或身份、外國責(zé)任者國別及姓名原文等

？ 置于不能確定的著錄內(nèi)容之前，一般與［］號配合使用

— 用于下列內(nèi)容之間：日期起止，檔號、電子文檔號、縮微號、存放地址號的各層次之間 … 用于節(jié)略內(nèi)容

□ 用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“□”表示

2.2.2 著錄用符號使用說明

1．“．—”符號占兩格，在回行時不應(yīng)拆開?！癧 ]”和“（）”左右兩半各占一格，其他符號均占一格，前后不再空格。

2．如某個著錄大項缺少第一個著錄小項時，應(yīng)將現(xiàn)在位于首位的小項原規(guī)定的著錄符號改為“．—”。

3．不著錄的大項、小項或單元，其著錄符號應(yīng)連同該項目一并省略?；疽?guī)定

3.1 著錄級別與著錄詳簡級次

3.1.1 依據(jù)著錄對象的不同，可將檔案著錄劃分為工程（項目）級、案卷級、文件級三級。1．工程（項目）級著錄是對一個工程（項目）的所有檔案的內(nèi)容及形式特征進行分析、記錄。

2．案卷級著錄是一個案卷的檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。3．文件級著錄是對一份文件的內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。3.1.2 著錄詳簡級次指著錄的詳簡程度，分為簡要級次和詳細級次。

1．條目僅著錄必要項目的稱簡要級次。

必要項目包括：正題名、文件編號、工程（項目）地址、第一責(zé)任者、時間、專業(yè)記載、檔號、縮微號、存放地址號、主題詞。

2．條目除著錄必要項目外，還著錄部分或全部選擇項目的稱詳細級次。

選擇項目包括：并列題名、副題名及說明題名文字、其他責(zé)任者、附件、稿本與文種、密級、保管期限、載體與數(shù)量、附注、提要、檔案館代號、電子文檔號。

3.2 著錄文字要求

3.2.1 著錄用文字必須規(guī)范化。

3.2.2 文件編號、時間項、載體與數(shù)量項、專業(yè)記載項、排檢與編號項中的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。

3.2.3其他語種文字檔案著錄時必須依照其語種文字書寫規(guī)則。

3.3著錄信息源

3.3.1 著錄信息來源于被著錄的檔案。

3.3.2 單份文件著錄時，主要依據(jù)文頭、文尾。

3.3.3 一個案卷著錄時，主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。3.3.4 被著錄的檔案信息不足時，參考其他有關(guān)的檔案、資料。著錄項目

4.1 著錄項目劃分

4.1.1 城建檔案著錄項目共分題名與責(zé)任者項、稿本項、密級與保管期限項、時間項、載體與數(shù)量項、專業(yè)記載項、附注與提要項、排檢與編號項等八大項，每大項又分若干小項。詳見下表：

表4.1.1 城建檔案著錄項目劃分

序號 著錄項目名稱 大項 小項 題名與責(zé)任者 題名 文件編號

工程(項目)地址 責(zé)任者 附件 稿本與文種 稿本 文種 密級與保管期限 密級 保管期限 4 時間 載體與數(shù)量 載體類型 數(shù)量與單位 規(guī)格 專業(yè)記載 附注與提要 附注 提要 排檢與編號 檔號 檔案館代號 縮微號 存放地址號 電子文檔號 主題詞

4.1.2 著錄小項下又可分為若干著錄單元。如著錄小項“題名”下，又可分為“正題名”與“并列題名”兩個著錄單元。

4.2著錄項目細則

4.2.1題名與責(zé)任者項 1.題名

題名又稱標(biāo)題、題目，是直接表達檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。1）題名

正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目名稱和案卷封面上的題目名稱，工程（項目）級的題名指工程或項目的名稱。正題名照原文著錄。2）并列題名

以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名。必要時并列題名與正題名一并著錄。其前加“=”號。

3）副題名及說明題名文字

副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，正題名能夠反映檔案內(nèi)容時，副題名不必著錄。

說明題名文字是指在題名前后對檔案內(nèi)容、范圍、用途等的文字說明。副題名及說明題名文字前加“；”號。

2.文件編號

文件編號是文件制發(fā)機發(fā)、團體或個人編寫的順序號，包括發(fā)文字號、圖號等，按照原文字和符號著錄，其前加“：”號。對于一個工程來講，其文件編號大致有以下幾種： 1）建設(shè)工程項目立項批準(zhǔn)文件號

建設(shè)工程項目立項批準(zhǔn)文件號著錄計劃部門或主管部門批準(zhǔn)該工程項目正式立項的文件編號。

2）建設(shè)工程規(guī)劃許可證號

建設(shè)工程規(guī)劃許或證號著錄城市規(guī)劃主管部門對該建設(shè)工程項目核發(fā)的建設(shè)工程規(guī)劃許可證的編號。

3）建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證號 建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證號著錄城市規(guī)劃主管部門對該建設(shè)工程項目核發(fā)的建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證的編號。

4）建設(shè)工程用地許可證號

建設(shè)工程用地許可證號著錄城市土地主管部門對該建設(shè)工程項目核發(fā)的土地使用證編號。5）工程設(shè)計（勘察）編號

工程設(shè)計（勘察）編號著錄建筑設(shè)計（勘察）部門對該建設(shè)工程項目進行設(shè)計（勘察）的編號。

6）建設(shè)工程施工許可證號

建設(shè)工程施工許可證號著錄建設(shè)行政主管部門對該建設(shè)工程項目核發(fā)的施工許可證編號。7）建設(shè)工程竣工驗收備案登記號

建設(shè)工程竣工驗收備案登記號是指建設(shè)工程竣工驗收后，建設(shè)單位向建設(shè)行政主管部門報送備案材料時，建設(shè)行政主管部門賦予該工程的備案登記編號。8）工程所在地形圖號

指工程所在的1：500地形圖的分幅號。3．工程（項目）地址

工程（項目）地址指工程項目的建設(shè)地點或征地地址。本市工程著錄區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)、路）、門牌號（村、隊）；外地工程著錄省、市（縣）、街道（路）名。其前加“：”號。案卷級和文件著錄，不必著錄此項。4．責(zé)任者

責(zé)任者指文件材料的形成單位或個人。1）第一責(zé)任者

第一責(zé)任者是指列于首位的責(zé)任者。著錄時其前加“/”號。2）其他責(zé)任者

其他責(zé)任者是指除第一責(zé)任者以外的責(zé)任者，其前加“；”號。

3）工程（項目）級責(zé)任者著錄順序一般為：建設(shè)單位（立卷單位）、建設(shè)項目（或事由）批準(zhǔn)單位、項目（或事由）申請或?qū)嵤﹩挝弧Ｈ缃ㄔO(shè)工程（項目）責(zé)任者著錄順序為：建設(shè)單位、立項批準(zhǔn)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位；建設(shè)工程（用地）規(guī)劃管理檔案項目級責(zé)任者著錄順序為：立卷單位、申請（用地）單位、批準(zhǔn)單位（項目批準(zhǔn)單位和用地批準(zhǔn)單位）、設(shè)計單位（或被征地單位）。4）案卷級責(zé)任者一般只著編制單位。5．附件

是指文件正文后的附加材料，各附件題名前均冠以“+”號。4.2.2 稿本與文種項

1.稿本是指檔案的文稿、文本和版本，依實際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、試行本、修訂本、復(fù)印件等，其前加“．—”號。

2.文種是指文件種類的名稱，依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報告、批復(fù)、函、會議紀要、協(xié)議書、任務(wù)書、施工圖、竣工圖、鑒定書等。文種前加“：”號。4.2.3 密級與保管期限項 1.密級

1）密級是指文件保密程度的等級，一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的。應(yīng)著錄新密級。密級前加“．—”號。

2）密級按GB/T 7156—1987第四章文獻保管等級代碼表劃分為六個級別。名稱與代碼如下表： 表4.2.3 文獻保密登記代碼

名 稱 數(shù)字代碼 漢語拼音代碼 漢字代碼 公開級 0 GK 公開 國內(nèi)級 1 GN 國內(nèi) 內(nèi)部級 2 NB 內(nèi)部 秘密級 3 MM 秘密 機密級 4 JM 機密 絕密級 5 UM 絕密

3）密級為“公開級”、“國內(nèi)級”、“內(nèi)部級”時，一般不必著錄。

2.保管期限

1）保管期限是指根據(jù)檔案價值確定的檔案應(yīng)該保存的時間，一般分為永久、長期、短期三種。保管期限前加“：”。

2）保管期限一般按案卷組成時所定保管期限著錄，對已更改的。應(yīng)著錄新的保管期限。

4.2.4 時間項

1.對文件級著錄，時間項著錄文件形成時間。

一般文書（通知、報告、批復(fù)）的形成時間為發(fā)文時間；決

議、決定、規(guī)定為通過時間或發(fā)布時間；合同、協(xié)議書為簽署時間；報表計劃為編制時間；報表計劃為編制時間；工程設(shè)計圖紙為設(shè)計時間；工程竣工圖為編制完成時間，如圖上沒有簽注編制完成時間，則以工程竣工時間代替。

2.對案卷級著錄，時間項著錄案卷內(nèi)文件起止時間。

一般案卷起止時間為卷內(nèi)文件形成最早、最晚時間。起止時間著錄中間用“—”相連，如：“1987．07．03—1988．12．14”。

3.對工程級著錄，時間項錄工程開、竣工時間或建設(shè)工程規(guī) 劃許可證及建設(shè)用地規(guī)劃許可證的批準(zhǔn)時間。

4.著錄時間時，年、月、日之間用“．”號相隔，如“1985 年12月10日”著錄為“1985．12．10”。時間項前加“．—”。4.2.5 載體類型 1.載體類型

1）載體類型項著錄檔案載體的物質(zhì)形態(tài)特征。其前加“．—”。

2）載體類型分為底圖、縮微片、照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、計算機磁盤、計算機磁帶、電影膠片、唱片等。根據(jù)檔案實際載體類型著錄，除底圖外，以紙為載體的檔案一律不著錄本項。2.數(shù)量及單位

數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位，如“頁”、“張”、“卷”、“袋”、“冊”、“盒”等。著錄時其前加“：”號。3.規(guī)格

規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號，著錄時其前加“：”號，如“．—5頁：16開”，“ ．—2張：A0”。

4.2.6 專業(yè)記載項

本項作為城建檔案的專業(yè)特征記載項，著錄于附注項前。根據(jù)著錄對象不同分為房屋建筑工程專業(yè)記載項（含房屋建筑工程規(guī)劃管理檔案）、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程專業(yè)記載項（含市政基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃管理檔案）、城市管線工程專業(yè)記載項、建設(shè)工程用地規(guī)劃管理專業(yè)記載項。本項對工程（項目）級檔案是必要著錄項目，案卷、文件級檔案可不著錄。各專業(yè)記載項之間加“：”。

1.房屋建筑工程專業(yè)記載項著錄下列內(nèi)容：

1）建筑面積，2）高度，3）層數(shù)，4）結(jié)構(gòu)類型，5）開工時間，6）竣工時間，7）總用地面積，8）總建筑面積，9）幢數(shù)，10）工程預(yù)算，11）工程決算。2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程專業(yè)記載項著錄下列內(nèi)容：

1）長度，2）寬度，3）高度，4）跨徑，5）結(jié)構(gòu)類型，6）孔數(shù)，7）級別，8）荷載，9）凈空，10）開工時間，11）竣工時間，12）總用地面積，13）總建筑面積，14）總長度，15）工程預(yù)算，16）工程決算。

3.城市管線工程專業(yè)記載項著錄下列內(nèi)容：

1）長度，2）規(guī)格，3）材質(zhì)，4）荷載，5）起點，6）止點，7）總長度，8）開工時間，9）竣工時間，10）工程預(yù)算，11）工程決算。

4.建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案專業(yè)記載項著錄下列內(nèi)容：

1）建筑面積，2）幢數(shù)，3）層數(shù)，4）長度，5）寬度，6）高度，7）跨度，8）荷載，9）規(guī)格，10）級別，11）凈空，12）結(jié)構(gòu)類型，13）工程造價。5.建設(shè)工程用地規(guī)劃管理檔案專業(yè)記載項著錄下列內(nèi)容： 1）征撥分類，2）用地分類，3）原土地分類，4）用地面積。4.2.7 附注與提要項 1.附注

1）附注項著錄各個項目中需要解釋和補充的事項，依各項目的順序著錄，項目以外需要解釋和補充的列在最后。

2）每一條附注均以“．—”分隔。如每一條附注都分段著錄時，可省略該著錄符號。2.提要 1）提要項是對檔案內(nèi)容的簡介和評述，應(yīng)力求反映其主題內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)）。2）提要項在附注項之后另起一段空兩個漢字位置著錄，一般不超過200字。4.2.8 排檢與編號項

排檢與編號項是目錄排檢和檔案館（室）業(yè)務(wù)注記項。1.檔號

檔號是檔案館（室）在檔案整理過程中對檔案的編號。檔號包括分類號、項目號、案卷號、件號或頁號。檔號置于條目左上角第一行。檔號中各號之間用“—”號，占一個字節(jié)。1）工程（項目）級的檔號由分類號、項目號組成。

2）案卷級的檔號由分類號、項目號、案卷號組成。即工程（項目）檔號+案卷號。

3）文件級的檔號由分類號、項目號、案卷號、件號或頁號組成。即案卷檔號+件號或頁號。件號或頁號是指案卷內(nèi)每一文件的順序號或首頁的編號。2.檔案館代號 檔案館（室）代號按照國家統(tǒng)一規(guī)定填寫。置于條目右上角第一行。尚無代號的，暫時不填，但應(yīng)留出位置，以備將來填寫。3.縮微號

縮微號是檔案館（室）賦予檔案縮微品的編號，著錄于條目左上角第二行，與檔案館代碼齊頭。

4.電子文檔號

電子文檔號是檔案館、室管理電子文件的一組符號代碼，著錄于條目第二行的中間位置。5.存在地址號

存在地址號著錄檔案存放處的編號。一般包括庫號、列（排）號、節(jié)（柜）號、層號，著錄于條目右上角第二行。6.主題詞

主題詞是揭示檔案內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

1）主題詞按照DA/T19—1999《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》、《中國檔案主題詞表》、《城建檔案主題詞表》等進行標(biāo)引。

2）主題詞著錄于附注與提要項之后，另起一段齊頭著錄。

3）各級著錄，一般著錄4至6個主題詞。各詞之間空一個漢字位置，一個詞或詞組不得分兩行書寫。著錄格式

5.0.1 著錄格式按照其表現(xiàn)形式可分為表格式和段落符號式。5.0.2 表格著錄格式

1.工程（項目）級條目表格著錄格式

按照不同著錄對象，工程（項目）級檔案表格著錄格式分為房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、城市管線工程、建設(shè)工程規(guī)劃管理項目、建設(shè)用地規(guī)劃管理項目、通用工程項目六種。1）房屋建筑工程項目級表格著錄格式（示例見附錄A）； 2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項目級表格著錄格式（示例見附錄B）； 3）城市管線工程項目級表格著錄格式（示例見附錄C）；

4）建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項目級表格著錄格式（示例見附錄D）； 5）建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項目級表格著錄格式（示例附錄E）； 6）工程（項目）級通用表格著錄格式（示例見附錄F）。2.案卷級條目表格著錄格式（示例見附錄G）。3.3.文件級條目表格著錄格式（示例見附錄H）。5.0.3 段落符號式著錄格式

段落符號式著錄格式將著錄項目劃分為四個段落。第一段落中檔號、縮微號分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號、存放地址號分別置于右上角第一、二行，電子文檔號置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號齊頭處依次著錄題名與責(zé)任者項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體與數(shù)量項、專業(yè)記載項、附注項，回行時，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞，各詞之間空一格。

1.工程（項目）級段落符號式條目著錄格式 檔號 檔案館代號

縮微號 電子文檔號 存放地址號

題名=并列題名；副題名及說明題名文字：立項批準(zhǔn)文號；工程規(guī)劃許可證號；工程用地規(guī)劃許可證號；工程用地許可證號；工程設(shè)計（勘察）編號；工程施工許可證號；竣工驗收備案登記號；地形圖號：工程地址/第一責(zé)任者；其它責(zé)任者．一密級；保管期限．—工程開竣工日期．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—專業(yè)記載．—附注 提要 主題詞

2.案卷級段落符號式條目著錄格式 檔號 檔案館代號 縮微號 電子文檔號 存放地址號

正題名=并列題名；副題名及題名說明文字：

工程（項目）地址/編制單位．—密級：保管期限．—案卷內(nèi)文件起止時間．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—附注 提要 主題詞

3.文件級段落符號式條目著錄格式 檔號 檔案館代號

縮微號 電子文檔號 存放地址號

正題名=并列題名；副題名及題名說明文字：

工程（項目）地址/編制單位．—密級：保管期限．—案卷內(nèi)文件起止時間．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—附注 提要 主題詞

5.0.4 段落符號式著錄條目的形式為卡式時，卡片尺寸一般為12.5cm X 7.5cm，著錄時卡片四周均應(yīng)留1 cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。

附錄A 房屋建筑工程（項目）級著錄單

工程名稱

工程地點

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號項 立項批準(zhǔn)文號

立項批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號

設(shè)計單位 用地規(guī)劃許可證號

勘察單位 用地許可證號

監(jiān)理單位 施工許可證號

專 業(yè) 記 載

單項工程名稱 施工單位 建筑面積(m2)高度(m)層數(shù) 結(jié)構(gòu)類型 開工時間 竣工時間 地下 地上

總用地面積 總建筑面積 幢數(shù)

工程造價 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計算機 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級 進館日期 移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄B 市政基礎(chǔ)設(shè)施工程（項目）級著錄單

工程名稱

工程地點

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號項 立項批準(zhǔn)文號

立項批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號

設(shè)計單位 用地規(guī)劃許可證號

勘察單位 用地許可證號

監(jiān)理單位 施工許可證號

專 業(yè) 記 載

單項工程名稱 施工單位 結(jié)構(gòu)類型 長度(m)寬度(m)高度(m)跨徑 孔數(shù) 級別 荷載 凈空

總用地面積 總建筑面積 總長度(m)

開工時間 竣工時間 工程造價 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計算機 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄C 城市管線工程（項目）級著錄單

工程名稱

工程地點 責(zé)任者 建設(shè)單位 文號項 立項批準(zhǔn)文號

立項批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號

設(shè)計單位 用地規(guī)劃許可證號

勘察單位 用地許可證號

監(jiān)理單位 施工許可證號

專 業(yè) 記 載

單項工程名稱 施工單位 地形圖號 長度(m)規(guī)格 材質(zhì) 荷載

起點 止點 總長度(m)

開工時間 竣工時間 工程造價 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計算機 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄D 建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項目級著錄單

工程名稱

工程地點

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號項 立項批準(zhǔn)文號

立項批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號

設(shè)計單位 用地規(guī)劃許可證號

施工單位 用地許可證號

地形圖號

專 業(yè) 記 載

建筑面積 幢數(shù) 長度 規(guī)格

高度 層數(shù) 寬度 級別

跨度 凈空 荷載 申請時間 工程造價

批準(zhǔn)時間 結(jié)構(gòu)類型

檔 案 狀 況

文字(頁)圖紙(張)光盤 磁盤

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄E 建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項目級著錄單

用地項目名稱

征地位置

責(zé)任者 用地單位 文號項 立項批準(zhǔn)文號

立項批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號

被征單位 用地規(guī)劃許可證號

規(guī)劃批準(zhǔn)單位 用地許可證號

地形圖號

專 業(yè) 記 載

用地分類 征撥分類

原土地分類 批準(zhǔn)時間 用地面積

檔 案 狀 況

文字(頁)圖紙(張)光盤 磁盤

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄F 工程(項目)級通用著錄單

工程名稱

工程地點

責(zé)任者 文號項

專 業(yè) 記 載

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計算機 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄G 工程(項目)案卷級通用著錄單

檔號 縮微號

存放地址 庫列節(jié)(柜層)案卷題名

編制單位

載體類型 數(shù)量/單位 規(guī)格

卷內(nèi)文件起始時間 卷內(nèi)文件終止時間

保管期限 密級

主題詞

附注

附錄H 文件級通用著錄單

檔號 縮微號

存放處 庫 列 節(jié)(柜)層 文件題名

責(zé)任者

文(圖)號 文本

保管期限 密級

形成時間 載體類型

數(shù)量/單位 規(guī)格 提要

主題詞

附注

附錄J 本規(guī)范用詞說明

1.為便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時區(qū)別對待，對要求嚴格程度不同的用詞，說明如下： 1）表示很嚴格，非這樣做不可的用詞： 正面詞采用“必須”； 反面詞采用“嚴禁”。

1）表示嚴格，在正常情況下均應(yīng)這樣做的用詞： 正面詞采用“應(yīng)”；

反面詞采用“不應(yīng)”或“不得”。

1）表示允許稍有選擇，在條件許可時，首先應(yīng)這樣作的用詞： 正面詞采用“宜”； 反面詞采用“不宜”。

表示有選擇，在一定條件下可以這樣做的，采用“可”。2.條文中指定按其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行時，寫法為： “應(yīng)符合······的規(guī)定”或“應(yīng)按······執(zhí)行”。

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)

城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范

GB/T 50323—2001

條 文 說 明

制 定 說 明

本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號文的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會同有關(guān)城建檔案館共同編制而成，2001年3月5日經(jīng)建設(shè)部建標(biāo)[2001]67號文批準(zhǔn)實施。

在編制過程中，規(guī)范編制組開展了專題研究，進行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來城建檔案著錄工作的經(jīng)驗，參考中華人民共和國檔案待業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 18—1999《檔案著錄規(guī)則》，并以多種方式廣泛征求了全國有關(guān)單位的意見，對主要問題進行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。任何單位或個人在使用本標(biāo)準(zhǔn)時，如遇到不確切或含混不清之處，請立即通知建設(shè)部城建成檔案工作辦公室（地址：北京市海淀區(qū)三里河路9號，郵政編碼：100835，電話：010—68393431，傳真：010—68394444），以便進行調(diào)查或采取適當(dāng)?shù)拇胧?/p>

建設(shè)部城建檔案工作辦公室

2001年2月

目 次總則…………………………………………………………….……….32 2 術(shù)語、符號…………………………………………………….……...33 3 基本規(guī)定……………………………………………………….………34 4 著錄項目………………………………………………………….…..35 5 著錄格式………………………………………………………….…..39總則

1.0.1 城建檔案是城市建設(shè)的歷史記錄。城建檔案管理是城市建設(shè)管理工作的重要組成部分。隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的蓬勃發(fā)展和城市化水平的不斷提高，城建檔案的數(shù)量日益增加，其種類和載體形態(tài)日益豐富。對這些不斷產(chǎn)生和紛繁復(fù)雜的檔案資料的科學(xué)管理和有效利用，既是廣大城建檔案工作者的迫切愿望，也是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的迫切需要。近年來，各地城建檔案部門在探索城建檔案現(xiàn)代化管理方面作了大量努力，但由于缺乏全國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成了大量低水平重復(fù)開發(fā)，嚴重影響了城建檔案管理水平的提高。為了盡快規(guī)范城建檔案管理工作，指導(dǎo)城建檔案著錄標(biāo)引工作，提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平，建立健全全國統(tǒng)一的城建檔案檢索利用體系，真正實現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的作用，特制定本規(guī)范。

1.0.2 本規(guī)范適用于各級各類城建檔案管理部門對各個時期、各種載體的城建檔案著錄工作。本規(guī)范只規(guī)定了城建檔案著錄工作的內(nèi)容、深度、范圍等，不包含城建檔案著錄工作的組織方法，也不涉及城建檔案的整理與分類要求。

1.0.3 城建檔案著錄除招待本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行《 檔案主題標(biāo)引規(guī)則》（DA/T 19—1999）、《中國檔案主題詞表》、《城建檔案主題詞表》、《城建檔案分類大綱》、《城建檔案密級與保管期限表》等規(guī)范或文件的規(guī)定。術(shù)語、符號 2.1.4 工程檔案

按照工程的建設(shè)過程，一個工程所形成的檔案大致可分為四個方面：

1）工程準(zhǔn)備階段所形成的檔案，包括工程開工前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等階段形成的檔案；

2）施工檔案，指在工程施工過程中形成的檔案； 3）竣工圖，是真實反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣；

4）竣工驗收檔案，指在工程項目竣工驗收活動中形成的檔案。2.1.5 案卷

案卷是檔案的基本保管單位，它是立卷工作的成果，形式上可以分為卷、冊、袋、盒等。基 本 規(guī) 定

3.1.1 城建檔案著錄可以分為工程（項目）級、案卷級、文件級三級。其中，工程（項目級）著錄是一個比較廣泛的概念，它不僅指對一個建設(shè)工程檔案的著錄，還包括對圍繞一個建設(shè)工程形成的規(guī)劃管理檔案、土地管理檔案、建筑工程管理檔案、工程勘測檔案、工程設(shè)計檔案等的著錄，也包括對一個項目如：城建科研項目、環(huán)境保護項目檔案的著錄。總之，工程（項目）級著錄是對一個工程或一個項目所形成的檔案的著錄，不管這個工程項目所形成的檔案是一份、一卷，還是若干案卷。著 錄 項 目

4.2.1 題名與責(zé)任者項 1.題名

工程檔案一般只著錄正題名。工程（項目）級著錄中題名一般由建設(shè)單位+工程名稱（或責(zé)任者+事由）構(gòu)成；工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、市政、公用工程名稱（題名）一般由地址+工程（項目）名稱構(gòu)成，或由建設(shè)單位+工程（項目）名稱構(gòu)成，必要時增加時間項；測繪項目名稱一般由年代+地址+等級+測量類型，或年代+地名+比例尺+測量類型構(gòu)成。建設(shè)單位必須寫全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡稱。一個工程項目的案卷的題名，其共性部分須保持統(tǒng)一性。同一工程項目的不同單項工程的題名，其共性部分也應(yīng)統(tǒng)一。

原題名含意不清或無題名的，應(yīng)重新擬寫題名后現(xiàn)時著錄。并加“[ ]”號。

單份文件的題名不能確切反映文件內(nèi)容時，原題名照錄，并根據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號。無題名的單份文件，依據(jù)內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號。2.文件編號

案卷級著錄不必著錄文件編號。4.責(zé)任者

團體責(zé)任者必須著錄全稱，并且應(yīng)著其對外公開名稱，如“南京新聯(lián)機械廠”，而非此廠代號“九二四廠”。

歷代政權(quán)機關(guān)團體責(zé)任者，著錄時其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“（）”號。如“（民國）總理陵園管理委員會”。

個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務(wù)，并加“（）”號。文件所署個人責(zé)任者為別名、筆名等時，均照原文著錄，但應(yīng)將其真實姓名附后，并加“（）”號。

外國責(zé)任者，應(yīng)著錄各歷史時期易于識別的國別簡稱、統(tǒng)一的中文姓氏譯名、姓氏原文和名的縮寫，一般采用名在前，姓在后的順序。國別、姓氏的原文和名的縮寫均加“（）”號。未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特自考證出的責(zé)任者，并加“[]”號。經(jīng)考證仍無結(jié)果時，以三個“ ”代之。著錄為“”。

文件的責(zé)任堵塞有誤，仍照原文著錄，但應(yīng)考證出真實責(zé)任者附后，并加“[]”號。經(jīng)考證仍無結(jié)果時，以三個“ ”代之。著錄為“”。5.附件

文件正文后有多個附件時，應(yīng)逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號。4.2.4 時間項 著錄時，年號應(yīng)著錄完整，如“1999年”，不應(yīng)著錄成“99”。個位數(shù)月、日前應(yīng)加“0”，如“1999年1月1日”應(yīng)著錄為“1999．01．01”。

歷史檔案應(yīng)著錄原紀年，將換算好的相應(yīng)公元紀年附后，并加“（）”號。例如：清乾隆十年九月二十六日著錄為“清乾隆10．09．26（1745．10．21）”，又如：“民國二十七年九月十八日”著錄為“民國27．9．18．（1938．09．18）”。沒有形成時間或形成時間不清的文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等證出形成時間著錄，并加“[]”號；或著錄文件上的其他時間（收文時間、審核時間、印發(fā)時間等），并在附注項中說明。如考證無結(jié)果，且無其他時間，則以三個“”代之，著錄為“”。4.2.6 專業(yè)記載項

各專業(yè)記載項的含義如下：

1.工程預(yù)算：由施工單位對該工程所作的預(yù)計造價。以萬元為單位，保留小數(shù)點后二位。2.工程決算：經(jīng)有關(guān)方面審核后的工程造價決算。以萬元為 單位，保留小數(shù)點后二位。

3.建筑面積：指各層建筑面積的總和，各層面積按水平橫截

外墻周邊計算。建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案著錄每個案件（項目）內(nèi)核準(zhǔn)的房屋建筑或市政設(shè)施總建筑面積。著錄時以平方米為單位，取小數(shù)兩位。

4.幢數(shù)：按一個建設(shè)項目實有建筑物的幢數(shù)著錄，或按一項 建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案中核準(zhǔn)的建筑物幢數(shù)著錄。

5.層數(shù)：按建筑物的實際層數(shù)著錄，以0．00為界，著錄地

上、地下層數(shù)。例：地上12層，地下1層著錄為“：地上12地下1”。同一建筑物（項目）按最高層次著錄。同一項目中包括層次不同的多幢建筑物時，按層數(shù)最低和最高的著錄，其間加“—”號，例如：“：3—8層”。

6.結(jié)構(gòu)類型：建筑物的結(jié)構(gòu)類型，指磚混結(jié)構(gòu)、內(nèi)框架結(jié)構(gòu)、鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)、鋼筋混凝土剪力墻結(jié)構(gòu)、簡體結(jié)構(gòu)、剪辦墻結(jié)構(gòu)、部分框支剪力墻結(jié)構(gòu)、砌塊結(jié)構(gòu)等。構(gòu)筑物的結(jié)構(gòu)類型，指橋涵的結(jié)構(gòu)形式，如橫斷面型式、河道護砌型式等。7.長度、寬度、高度均以米為單位，著錄到小數(shù)點后二位。地下建筑的高度按下地設(shè)施最低層地板的項標(biāo)高著錄（負值）。8.跨徑：指橋梁主跨的長度，以米為單位，著錄到小數(shù)點后 二位。

9.荷載：指設(shè)計荷載，是橋梁、涵洞、管線等承載能力。

10.規(guī)格：指橋梁、涵洞的孔洞數(shù)或指管線的直徑和孔數(shù)等。直徑以毫米為單位。多種規(guī)格可依次著錄，規(guī)格之間用“；”號。11.級別：指道路的設(shè)計等級。

12.凈空：指常年水位或地面至橋底部的空間距離或梁底的標(biāo)高。以米為單位，著錄到小數(shù)點后二位。

13.起點：著錄管線工程的起始位置或地址。14.止點：著錄管線工程的終止位置或地址。

15.材質(zhì)：著錄管線材料類型。多種材質(zhì)可依次著錄。材質(zhì)之間用“；”號。

16.工程造價：指進行某項工程建設(shè)預(yù)期花費的各種費用，它由設(shè)備、工器具購置費、建筑安裝工程費用和工程建設(shè)其它費用構(gòu)成。

17.征撥分類：分征用和撥用、拍賣、轉(zhuǎn)讓，按實際情況著錄。

18.用地分類：指征地用途分類。根據(jù)《城市用地分類與規(guī)劃建設(shè)用地標(biāo)準(zhǔn)》（GBJ 137—90）的規(guī)定，分居住、公共設(shè)施、工業(yè)、倉儲、對外交通、道路廣場、市政公用、綠地、特殊用地。

19.原土地分類：指所征用土地原分類，根據(jù)《城市用地分類與規(guī)劃建設(shè)用地標(biāo)準(zhǔn)》（GBJ 137—90）分菜地、水田、耕地、山林、非耕地、水面、城鎮(zhèn)、其他。

20.用地面積：按批準(zhǔn)用地面積，并以用地分類分別計。以平方米為單位，取兩位小數(shù)。

4.2.8 排檢與編號項 6．主題詞

主題詞對工程（項目）級著錄為選擇項。

案卷級的主題詞除沿用工程（項目）級的主題詞外，應(yīng)著重反映案卷的基本內(nèi)容，增加反映案卷內(nèi)容部分的主題詞。

同樣，文件級的主題詞除沿用案卷級的主題詞外，應(yīng)增加反映文件內(nèi)容部分的主題詞。著 錄 格 式

5.0.2 表格式著錄格式為機讀目錄的首選格式。1.工程（項目）級條目表格著錄格式

1）房屋建筑工程檔案工程（項目）級表格式著錄單，適用于各類房屋建筑工程檔案的工程（項目）級著錄。

2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案工程（項目）級表格式著錄單，適用于道路、橋涵、堤壩、煙囪等構(gòu)筑物工程檔案的工程（項目）級著錄。

3）城市管線工程檔案工程（項目）級表格式著錄單，適用于地下給水、排水、供氣、供電、供熱、電信、工業(yè)管線等的工程（項目）級著錄。著錄單“專業(yè)記載”項中，“地形圖號”按4.2.1 題名與責(zé)任者項中“文件編號”的規(guī)定著錄。

4）建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項目級表格適用于工程規(guī)劃管理檔案的項目級著錄。5）建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項目級表格適用于建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案的項目級著錄。

6）工程（項目）級通用表格適用于城市規(guī)劃、園林綠化、科學(xué)研究、環(huán)境保護等類，無法以建筑物工程、構(gòu)筑特工程、城市管線工程、建設(shè)工程規(guī)劃管理、建設(shè)用地規(guī)劃管理的專業(yè)特征來著錄的其他城建檔案的著錄?？筛鶕?jù)各類專業(yè)檔案的實際情況，確定不同的專業(yè)記載項。

2.案卷級表格適用于各類案卷的著錄，為通用格式。3.文件級表格，以單份文件為著錄對象，為通用格式。

第二篇：文書檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范

文書檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范（培訓(xùn)材料）

一、正確理解“件”的含義。通常意義上單份文件為一件，著錄為一個條目；但有時為了保持文件之間的有機聯(lián)系，幾份文件在歸檔時裝訂在一起為一件，編目時體現(xiàn)為一條條目。主要有以下幾種：

1、文件的正本與定稿（底稿）一般為一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著錄正本的文件標(biāo)題。但重要文件（如法律法規(guī)等）需保留歷次修改的不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿等），可將正本與歷次稿各為一件，著錄多個條目。

2、正本與附件一般為一件，正文在前，附件在后；只有在附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件。

3、原件與復(fù)制件（復(fù)印件）為一件，原件在前，復(fù)制件在后。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。

5、來文與復(fù)文（即請示與批復(fù)）為一件，批復(fù)在前，請示在后排列，著錄批復(fù)的文件標(biāo)題，如果經(jīng)過層層轉(zhuǎn)報產(chǎn)生多份的來文和復(fù)文，則可將所有的來文、復(fù)文分別作為一件。

6、報表、名冊、圖冊等按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件，未裝訂的同一式樣的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。

7、對會議記錄而言，采用活頁形式的可以每次會議記錄為一件著錄，使用記錄本形式的可以一本作為一件著錄，重要部門的會議如常委會書記辦公會、區(qū)長辦公會仍要求一會一條。對工作簡報、會議紀要、呈閱件等未裝訂成冊而題名又可概括的多份文件，可作為多件，即需逐份著錄，但使用計算機時也可只著錄一條。

8、成套的會議材料如召開的全區(qū)性的工作大會，其產(chǎn)生的一整套的會議通知、會議名單、領(lǐng)導(dǎo)講話、日程安排等文件，可按其期限排列各為一件，逐份著錄。

9、計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的文件，若定稿無重要修改手跡或無領(lǐng)導(dǎo)批示的，可將正文與發(fā)文稿頭紙（即簽發(fā)單）為一件著錄，按正文在前，稿頭紙在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——發(fā)文稿頭紙——底稿排列作一件著錄；有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件一定要及時整理歸檔，才體現(xiàn)檔案的真實面貌。

10、最后一點，文件上有附有的文件處理單、擬辦單等，可根據(jù)本單位的實際情況決定歸檔與否。一般來說，帶有領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，可與正文一起歸檔作為一件著錄，按文件處理單在前，正文在后排列；若只有某某閱或在領(lǐng)導(dǎo)閱后簡單打勾等記錄的處理單可無須歸檔。

二、卷內(nèi)文件目錄的規(guī)范著錄（抄寫）

福建省檔案局出臺的省標(biāo)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細則》，對卷內(nèi)文件目錄著錄的規(guī)范性作了詳細的說明。以下所講的規(guī)范性不僅要求在計算機錄入時使用，對手工抄寫同樣適用，計算機管理是發(fā)展目標(biāo)，卷內(nèi)目錄抄寫規(guī)范，將大大提高以后手工操作改電腦管理的工作效率。

（一）、文件編號。

1、錄入文件編號時要按原文件編號據(jù)實著錄。其中年份要用4位數(shù)表示，字符“[ ]”置于年份的兩端。使用計算機管理的其文件編號中的年份、符號、文件號統(tǒng)一用“半角”。例：閩委[2004]綜023號，存在問題：閩委綜[2004]023號；閩委（2004）綜023號；閩委[2004]23號；閩委[04]綜023號或者閩委綜23號。

2、聯(lián)合發(fā)文或有多個文件編號時，只要著錄主辦機關(guān)的文件編號。通常是第一責(zé)任者產(chǎn)生的文件編號。

（二）、責(zé)任者。

1、機關(guān)團體責(zé)任者必須著錄全稱或統(tǒng)一規(guī)范的通用簡稱。

根據(jù)原文的責(zé)任者據(jù)實著錄，用統(tǒng)一規(guī)范的通用簡稱，如著錄：“福州市馬尾區(qū)計生委或福州市馬尾區(qū)計生委員會”，其稱呼不統(tǒng)一。特別是本區(qū)屬兩區(qū)合一，文件責(zé)任者通常即有“福州開發(fā)區(qū)”又有“福州市馬尾區(qū)”，著錄時最好能同時著明，不要隨便省略，對于自擬的責(zé)任者，有時受手工抄寫時的紙張等限制，可統(tǒng)一著錄其中常采用的一種，不可時而著錄“福州開發(fā)區(qū)**局”，時而著錄“福州市馬尾區(qū)**局”。

同一責(zé)任者對于特定歷史時期名稱不一樣時，要及時變更，如：區(qū)安辦的文件2004年前責(zé)任者可著“福州開發(fā)區(qū)安辦”，2004年后（包括2004年）因單位名稱變動，其文件責(zé)任者可著“福州開發(fā)區(qū)安監(jiān)局”。

區(qū)委系列如區(qū)委組織部、區(qū)委宣傳部、區(qū)委辦等責(zé)任者要求著錄成規(guī)范性的，如：中共福州市馬尾區(qū)委辦、中共福州市馬尾區(qū)委組織部、中共福州市馬尾區(qū)委宣傳部等，要加上“中共”，并且“福州市馬尾區(qū)”或“福州開發(fā)區(qū)”不可省，跨省時要著明“福建省”，不能籠統(tǒng)著錄“區(qū)委辦、區(qū)委組織部”等，著明區(qū)域，以免今后計算機聯(lián)網(wǎng)使用時造成混亂。

2、個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄對檔案負有責(zé)任的職務(wù)、職稱或其他身份，用“（）”表示。如：一份盧展工同志的講話，在責(zé)任項可著錄：盧展工（中共福建省委書記）

3、聯(lián)合行文的責(zé)任者，盡量多著錄，使用計算機著錄，責(zé)任項可允許著錄25個漢字，手工抄寫時受紙張限制可選擇，但列于首位的責(zé)任者應(yīng)著錄，立檔單位（即組卷的本單位）本身是責(zé)任者的也必須著錄，其他省略的責(zé)任者用“[等]”表示，兩個責(zé)任者之間用“；”表示。如：中共福州開發(fā)區(qū)委辦；福州開發(fā)區(qū)管政辦[等]

4、文件上無署名，但可考證其責(zé)任者的，在考證內(nèi)容兩端加上“[ ]”。如考證其文件出自區(qū)委辦綜合科，可在責(zé)任項上著：[中共福州開發(fā)區(qū)委辦綜合科]。有時對考證出的責(zé)任者仍有疑慮，依據(jù)不足時，在其責(zé)任者后加“？”，如[中共福州開發(fā)區(qū)委辦綜合科？]。無法考證其責(zé)任者的按原文著錄，原文無責(zé)任者的可無須著錄。

5、有些文件不規(guī)范，蓋章與署名不統(tǒng)一，如某局文件署名某局綜合科發(fā)文，蓋的卻是某局的章，其文件責(zé)任者應(yīng)以文件的印章為準(zhǔn)，責(zé)任者應(yīng)著明“***局”。

（三）、題名。

1、使用計算機著錄，題名項可允許著錄80個漢字，著錄題名中要注意標(biāo)點符號和數(shù)字用全角形式。所有數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，但對專用名稱則要按原文進行著錄，如：“第二幼兒園”不得錄成“第2幼兒園”，“三中全會”不得錄成“3中全會”。

２、原文件的題名要據(jù)實著錄，不要任意省略。如有些文件題名“中共福州開發(fā)區(qū)委福州開發(fā)區(qū)管委會關(guān)于開展……的通知”,“關(guān)于”之前的冒頭不能省。

3、必要時可加著錄副題名，并在副題名之前加“：”，不用原副題名的破折號。如：共同創(chuàng)造和平繁榮的美好未來：2005年新年賀詞

4、文件題名過于冗長，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“…”表示。一般情況下，很少有題名超過字段所要求的80個漢字，這點較少采用。

5、文件題名中出現(xiàn)“你省”、“你區(qū)”、“你部”等字樣時，應(yīng)據(jù)實著錄并要加上具體的區(qū)域或名稱，加上的部份用“[ ]”表示。如：關(guān)于你局[福州市馬尾區(qū)民政局]…的通知

6、原文件沒有題名或原題名不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫，并在擬寫的題名兩端加上“[ ]”。原文件有題名的，新擬寫的題名附于原題名之后，如超過字段長度80個字的，可省略原題名。如：函[福州市馬尾區(qū)農(nóng)村發(fā)展局關(guān)于同意撥款的函]

7、可以在字段長度之內(nèi)，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的兩端加“[ ]”表示。如：題名“關(guān)于表彰全省***[***、***、***]計劃生育先進的通知”，“關(guān)于***[***、***、***]等同志職務(wù)任免的通知”，盡量把本區(qū)或本單位有關(guān)同志的名字著錄出來，便于日后查找利用。

8、一本的會議記錄本錄一條，題名可注明什么部門、什么性質(zhì)的會議記錄，并注明記錄本第一次會議和最后一次會議的時間。如：“福州開發(fā)區(qū)、馬尾區(qū)委**局局務(wù)會議記錄（2003、5、21——2005、8、14）”，此會議記錄本可放在截止的2005歸檔。

9、著錄對象是多件文件時，使用計算機管理時可著錄一條，文件題名在擬寫時應(yīng)保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內(nèi)容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“（共*件）”的說明字樣。如簡報信息可著錄：馬尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄寫時最好逐件著錄。

（四）、文件時間。

1、文件時間由8位數(shù)字組成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成時間據(jù)實著錄，如：20050412

2、特殊的多份文件只著錄一條目錄時，如簡報，期刊，會議記錄等，著錄最早文件形成的時間。也可著錄最早和最遲形成的文件時間，中間用減號字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、無文件時間的可無需著錄，原文件時間缺省或字跡不清部分以“0”補。如：文件時間只有2月，沒有年和日，可著錄為：00000200；文件時間為1989年，沒有月和日，可著錄成：19890000

4、明知文件時間有誤或有疑義時仍照原文件著錄，使用計算機管理的，可在時間附注項中注明考證出的文件時間。若考證出的時間根據(jù)不足時，在其后加“?”字符，如：19570509？若考證后仍考證不出的部分用圖形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2這里不能用19500102表示。

（五）、頁號。著錄這份文件首頁所在的當(dāng)前頁號，使用計算機著錄時要求字段長度4位，手工抄寫不要求。

第三篇：城市建設(shè)檔案

檔案館代號：

城 市 建 設(shè) 檔 案

名稱：北京郵件綜合處理中心二期主體樓案卷題名：建筑給排水及采暖與通風(fēng)空調(diào)竣工圖編制單位：北京天云動力科技有限公司技術(shù)主管：

編制日期：自年月日起至年月日止

保管期限：密級：保存檔號：縮微號：

共冊第冊

第四篇：新版紫光檔案管理軟件著錄格式及刻盤要求

新版紫光檔案管理軟件著錄格式及刻盤要求

（文書檔案）

一、檔案錄入要求

1、文書檔案傳統(tǒng)方法

（1）文書檔案案卷目錄：

必著項目：全宗號、目錄號、案卷號、檔號、、題名、責(zé)任者、卷內(nèi)文件份數(shù)、文件起止時間、保管期限、分類號、分類名稱、總頁數(shù)

著錄要求：

全宗號：4位，例：0051 目錄號：2位（不足位的在前面補零占位，下同）例：01 案卷號：3位，例：001 題名：是卷內(nèi)文件名稱的概括，最大長度為80個漢字，例：鞍山市檔案局行政辦公會議記錄

：4位，例：1995 責(zé)任者：指立檔單位名稱，必須著明全稱。例：鞍山市檔案局

文件起止時間：錄入卷內(nèi)文件成文日期的起始時間。8位。例1995年1月2日，錄入格式：19950102 至：錄入卷內(nèi)文件成文日期的終止時間。8位。例：1995年12月1日

錄入格式：19951201 保管期限：選擇著錄，例：永久

分類號：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號”項字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號自動生成，與分類號一一對應(yīng)，例：黨群 總頁數(shù)：無位數(shù)要求，以實際為準(zhǔn)。例：一共為63頁，著錄格式：63

（2）文書檔案卷內(nèi)目錄：

必著項目：全宗號、目錄號、案卷號、頁號、檔號、卷內(nèi)順序號、文件編號、題名、責(zé)任者、文件形成時間、控制標(biāo)識、保管期限、密級、頁數(shù)

著錄要求：

全宗號：4位，例：0051 目錄號：2位，例：01 案卷號：3位，例：001 頁號：為文件所在張頁號，用3位數(shù)字表示，不足3位前面添“0”占位。例：001 卷內(nèi)順序號：用2位數(shù)字表示，不足2位添“0”占位，以卷內(nèi)文件排列先后順次編寫的序號。例：01 文件編號：指文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，由發(fā)文代字++序號三項組成，例：鞍檔發(fā)［2003］004號,其中［2003］不能錄成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004為發(fā)文序號，用3位數(shù)字表示，不足添“0”占位。

題名：最大長度為60個漢字，例：鞍山市檔案局關(guān)于XX活動的通知。會議記錄應(yīng)自擬題 1 名，著明會議內(nèi)容和會議名稱，并加“[

]”標(biāo)識。

責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，最大長度為25個漢字，聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者之間用“，”分隔。責(zé)任者應(yīng)按文件錄全稱，不能使用“本局”、“本部”等簡稱；對于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須著明職務(wù)。例：鞍山市檔案局，中共鞍山市檔案局黨組

文件形成時間：用8位數(shù)字表示，不足添“0”占位。例：1995年7月2日應(yīng)著錄為：19950702；對沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證后填寫。

控制標(biāo)識：一般來說各種會議記錄為A級，涉及個人處分為B級，其它為“開放”。具體參照鞍檔發(fā)[2004]23號文件，《關(guān)于印發(fā)<檔案文件開放控制查閱暫行規(guī)定>的通知》。選擇著錄：“開放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 保管期限：選擇著錄，例：永久

密級：按文件原有密級選擇著錄，例：秘密，機密，絕密

分類號：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號”項字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號自動生成，與分類號一一對應(yīng)，例：黨群 頁數(shù)：無位數(shù)要求，以實際為準(zhǔn)。例：一共8頁，著錄：8

2、文書檔案簡化方法

歸檔文件目錄

必著項目：全宗號、保管期限、、分類號、分類名稱、件號、盒號、檔號、頁數(shù)、文件編號、題名、責(zé)任者、文件形成時間、控制標(biāo)識、密級

著錄要求：

全宗號：4位，例：0051 保管期限：選擇著錄，例：永久 ：4位，例：2005 分類號：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號”項字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號自動生成，與分類號一一對應(yīng)，例：黨群

件號：以4位數(shù)字表示，不足填“0”占位。填寫室編件號，進館時館編件號與此一致。例：0001 盒號：為5位，不足填“0” 占位。例：00001 頁數(shù)：無位數(shù)要求，以實際為準(zhǔn)。例：一共8頁，著錄：8 文件編號：指文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，由發(fā)文代字++序號三項組成，例：鞍檔發(fā)［2003］004號,其中［2003］不能錄成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004為發(fā)文序號，用3位數(shù)字表示，不足添“0”占位。

題名：最大長度為60個漢字，例：鞍山市檔案局關(guān)于XX活動的通知。會議記錄應(yīng)自擬題名，著明會議內(nèi)容和會議名稱，并加“[

]”標(biāo)識。

責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，最大長度為25個漢字，聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者之間用“，”分隔。責(zé)任者應(yīng)按文件錄全稱，不能使用“本局”、“本部”等簡稱；對于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名。例：鞍山市檔案局，中共鞍山市檔案局黨組 文件形成時間：用8位數(shù)字表示，不足添“0”占位。例：2004年7月2日應(yīng)著錄為：20040702； 2 對沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證后填寫。8位

控制標(biāo)識：一般來說涉及會議記錄為A類，涉及個人處分為B級。具體參照鞍檔發(fā)[2004]23號文，關(guān)于印發(fā)《檔案文件開放控制查閱暫行規(guī)定》的通知，選擇著錄：“開放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 密級：按文件原有密級選擇著錄，例：公開

二、制作進館數(shù)據(jù)光盤刻錄：

光盤要求：SONY，CD-R，只讀光盤，每張光盤要有獨立包裝。光盤份數(shù)：一式三份。

例如：進館單位的文書傳統(tǒng)、文書簡化、會計檔案需要進館

需要刻錄的文件有三部分，第一部分：檔案軟件系統(tǒng)的整體備份；第二部分：文書傳統(tǒng)、文書簡化、會計檔案的數(shù)據(jù)導(dǎo)出；第三部分：光盤制作生成文件。如下圖：

1、整體備份

業(yè)務(wù)面版→系統(tǒng)維護→數(shù)據(jù)維護→數(shù)據(jù)庫備份，在彈出的“另存為”對話框，選擇一個存放目錄，建議以日期為文件名，例：在文件名后面錄入：20080701，點保存。在相應(yīng)的目錄里會生成一個文件：20080701.bak。

2、需要進館的檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出

以文書檔案傳統(tǒng)為例： 文書案卷數(shù)據(jù)導(dǎo)出：打開數(shù)據(jù)庫，點案卷內(nèi)任意一條，右鍵→全選→右上面功能菜單欄的“轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)” →在彈出的“另存為”對話框，保存在：后面的第三項中選擇新建文件夾，新建文件夾起名為：文書案卷，雙擊“文書案卷”，如下圖，在文件名：鍵入：wsaj，保存類型為：dbf。（圖紅圈位置）

點保存，即可在“文書案卷”文件夾生成一個名為：wsaj.dbf的文件。

文書卷內(nèi)數(shù)據(jù)導(dǎo)出：打開文書檔案傳統(tǒng)方法數(shù)據(jù)庫，在文書卷內(nèi)部分任意選擇一條數(shù)據(jù)，在上面菜單欄選擇檢索→檢索文件，如下圖

單擊下圖第一行的查詢按紐

通過此過程可把卷內(nèi)全部數(shù)據(jù)都顯示出來，再按文書案卷的導(dǎo)出方法，全選，導(dǎo)出即可。生成一個名為“文書卷內(nèi)”的里面有wsjn.dbf文件的文件夾。

其他類型檔案都可參照文書檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出方法導(dǎo)出即可。

3、光盤刻錄文件

業(yè)務(wù)面板→開發(fā)利用→光盤制作→選擇導(dǎo)出目錄（如下圖點圓圈里的圖標(biāo)），新建一個文件夾，例如：名為“光盤制作”。

點“繼續(xù)”，等待數(shù)據(jù)全部導(dǎo)出之后，在打開的數(shù)據(jù)庫中，一一選擇需進館的檔案類型數(shù)據(jù)，點“加入光盤”，直到全部類型加入完畢。

第五篇：如何規(guī)范書寫醫(yī)學(xué)論文的參考文獻著錄

如何規(guī)范書寫醫(yī)學(xué)論文的參考文獻著錄

參考文獻是指為撰寫或編輯論文和論著而引用的有關(guān)圖書資料，它不僅反映出稿件真實的科學(xué)依據(jù)和作者尊重他人研究成果的嚴肅態(tài)度以及向讀者提供文中有關(guān)資料的出處，也反映出作者對本課題的歷史與現(xiàn)狀的研究程度，為論文審閱者、編者和讀者評估論文的價值和水平提供了客觀依據(jù)。根據(jù)GB/T 7714-2005《文后參考文獻著錄規(guī)則》(以下簡稱規(guī)則)規(guī)定：在科技論文中，凡是引用前人(包括作者自己過去)已發(fā)表的文獻中的觀點、數(shù)據(jù)和材料等，都要對它們在文中出現(xiàn)的地方予以標(biāo)明，并在文末列出“參考文獻”表，因此醫(yī)學(xué)論文的參考文獻是論文不可缺少的重要組成部分，反映了論文的學(xué)術(shù)水平和期刊的整體質(zhì)量。參考文獻的著錄應(yīng)符合規(guī)則要求，作者必須認真對待，規(guī)范書寫，避免隨意性。筆者在編輯稿件過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)部分作者對參考文獻的重要性認識不足，或?qū)χ浺?guī)則不夠熟悉，著錄存在著不完整、不規(guī)范等問題。因此，有必要對醫(yī)學(xué)論文著錄參考文獻的作用、原則及文后參考文獻著錄的要求和格式等予以介紹，以期引起作者及編者的重視。著錄參考文獻的作用

1.1 反映論文作者的研究基礎(chǔ)、體現(xiàn)科學(xué)的傳承性

醫(yī)學(xué)技術(shù)以及醫(yī)學(xué)技術(shù)研究工作都有繼承性，現(xiàn)時的研究都是在過去研究的基礎(chǔ)上進行的，今人的研究成果或研究工作通常都是前人研究成果或研究工作的繼續(xù)和發(fā)展;因此，著錄參考文獻體現(xiàn)了繼承前人的科研成果，反映了新的論文是文獻的升華，供鑒文獻為論文中的新觀點、新論據(jù)提供出處和依據(jù)，體現(xiàn)科學(xué)的繼承性、連續(xù)性，論文的可靠性、先進性。這在一定程度上為論文審閱者、編者和讀者評估論文的價值和水平提供了客觀的科學(xué)依據(jù)。

1.2 有利于知識產(chǎn)權(quán)的保護

著錄參考文獻能方便地把論文作者的成果與前人的成果區(qū)別開來。論文報道的研究成果雖然是論文作者自己的，但在闡述和論證過程中免不了要引用前人的成果，包括觀點、方法、數(shù)據(jù)和其他資料，若對引用部分加以標(biāo)注，則他人的成果將表示得十分清楚。這不僅表明了論文作者對他人勞動成果的尊重和嚴謹?shù)目茖W(xué)態(tài)度，而且也免除了抄襲、剽竊他人成果的嫌疑。

1.3 有利于相關(guān)文獻的進一步檢索

讀者閱讀或查詢論文的主要目的是為了便于學(xué)習(xí)和研究,讀者如果對引用的內(nèi)容感興趣或想進一步了解他人在這一領(lǐng)域的研究成果,則可借助著錄的參考文獻，方便地檢索和查找有關(guān)圖書資料，以對該論文中的引文有更詳盡的了解。

1.4 有利于節(jié)省論文篇幅 作者在論文中需要表述的某些內(nèi)容，凡已有文獻所載者不必詳述，只在相應(yīng)之處注明見何文獻即可。這不僅精練了語言，節(jié)省了篇幅，提高了信息密度，而且避免了一般性表述和資料堆積，使論文容易達到篇幅短、內(nèi)容精的要求。

1.5 有利于期刊評價和人才評估

目前,確定期刊學(xué)術(shù)水平與價值的依據(jù)之一就是其所發(fā)論文的被轉(zhuǎn)載、引用和索引率。一篇論文或一份期刊經(jīng)常被其他文獻所引用,說明該論文或期刊所闡述或登載的研究成果在該相關(guān)領(lǐng)域有創(chuàng)新、有發(fā)展,從而具備一定的學(xué)術(shù)水平而獲得同行的認可,具有一定的影響。該期刊所載論文被引用的頻次越多,其影響面也就越大。因此,參考文獻具有評價期刊質(zhì)量的功能。例如：《中文核心期刊要目總覽》對國內(nèi)核心期刊的認定，就把被引量和影響因子作為篩選的兩個主要指標(biāo)。另一方面，對某一相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)的核心期刊參考文獻作者被引用頻次進行統(tǒng)計分析，如其被引用頻次越高，則說明該作者在該領(lǐng)域的學(xué)術(shù)水平及權(quán)威性越高?？梢姡脤Ρ灰墨I的統(tǒng)計分析結(jié)果可以客觀地評價人才。著錄參考文獻的原則

2.1 只著錄最必要、最新的文獻

醫(yī)學(xué)論文著錄參考文獻時,文獻應(yīng)是與論文相關(guān)的近年國內(nèi)、外期刊論文為主(近3～5年的文獻,綜述應(yīng)有近2 年的最新文獻)。因為參考文獻越新,就越能反映該領(lǐng)域研究的最新動向和成果,從而使其科研選題更具前沿性;在近期文獻中,應(yīng)以期刊為主,因為期刊的出版周期較短,更能反映科學(xué)研究的最新進展情況。所著錄的文獻要精選,突出重點,并僅限于著錄作者親自閱讀過并在論文中直接引用的文獻,而不能間接著錄他人文獻后著錄的參考文獻(即二次文獻)。同時,無特殊需要不必羅列眾所周知的教科書或某些陳舊史料。

2.2 只著錄公開發(fā)表的文獻

醫(yī)學(xué)論文著錄的參考文獻必須是在國內(nèi)外公開出版發(fā)行的正式出版物上發(fā)表過的文獻,包括期刊論文、醫(yī)學(xué)圖書、科研報告、會議論文、學(xué)位論文、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。未發(fā)表的論文及資料、譯文、文摘、轉(zhuǎn)載以及內(nèi)部資料、非公開發(fā)行書刊的文章以及個人通訊，尤其是不宜公開的資料等,均不能作為參考文獻引用。

2.3 采用規(guī)范化的著錄格式

醫(yī)學(xué)論文文中參考文獻的引用處以及文后參考文獻的著錄，應(yīng)符合規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)格式,論文作者和期刊編者都應(yīng)熟練掌握，并嚴格執(zhí)行。錄著參考文獻的格式

規(guī)則規(guī)定：科技期刊文后參考文獻表可以采用“順序編碼制”,也可以采用“著者-出版年制”。目前，我國大多數(shù)期刊采用“順序編碼制”,即在文后根據(jù)正文引用參考文獻的先后序號,按照主要責(zé)任者、題名項(題名、其他題名信息、文獻類型標(biāo)志)、版本項(初版省略)、出版項(出版地、出版者、出版年、卷期號等)、起止頁碼的順序逐項著錄。

3.1 在正文內(nèi)引用的標(biāo)注格式 采用“順序編碼制”標(biāo)注時,對引用的文獻，按其在論文中出現(xiàn)的先后用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編碼，將序號置于方括號內(nèi)，并視具體情況把序號作為上角標(biāo)，或者作為語句的組成部分。以文獻第一次出現(xiàn)的前后次序，從1開始連續(xù)編序號;一篇文獻只有一個序號，即使某文獻在文中被多次引用，但在幾個引用處都要標(biāo)注同一個序號;序號的位置視具體情況而定,如果是對正文作解釋，方括號要使用比正文字號小，放在右上方(作為上角標(biāo));如果是作為句子的成分出現(xiàn)在正文之中，標(biāo)注時文獻序號連同方括號的字號應(yīng)與正文的字號相同，并作為正文的一部分來書寫(位置與正文平齊，不做為上角標(biāo))，并在方括號前面加上“文獻”兩個字。引用了多篇文獻，標(biāo)注時只用一個方括號，括號內(nèi)列寫這幾篇文獻的序號：若幾個序號是連續(xù)的，只標(biāo)注起、止序號，兩序號之間加半字線“-”號;若幾個序號不連續(xù)，各序號之間加逗號。

3.2 文后參考文獻著錄格式

論文中的每篇參考文獻按在正文中出現(xiàn)的先后次序列表于文后，文獻著錄應(yīng)準(zhǔn)確,各個項目的次序和著錄符號應(yīng)符合規(guī)定。以“參考文獻”左頂格或居中排作為標(biāo)識;參考文獻的序號左頂格，并用數(shù)字加方括號表示，如[1]，[2]，?，以與正文中的指示序號格式一致。參考文獻的主要責(zé)任者是3位以內(nèi)的全部著錄,超過3位時，只列前3位，之后加“等”字。每個責(zé)任者之間用“,”隔開,不必加“主編”“著”“編著”等表明責(zé)任的詞。著錄個人署名的參考文獻表,作者姓名一律采用姓前名后著錄法,外國人的名字部分可以縮寫,并省略縮寫點“·”。每一參考文獻條目的最后均以“.”結(jié)束。期刊、專著、論文集中析出文獻、學(xué)位論文、電子文獻參考文獻條目的編排格式及示例如下。

3.2.1 期刊 [序號] 主要責(zé)任者.題名[文獻類型標(biāo)志].刊名，年，卷(期)：起止頁碼.例如:周曉南.科技期刊編輯在新形勢下應(yīng)具備的素質(zhì)[J].貴州工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2008,10(3):189-191.3.2.2 專著[序號] 主要責(zé)任者.書名 [文獻類型標(biāo)志].出版地：出版者，出版年：起止頁碼.例如：劉國鈞.圖書館目錄[M].北京:高等教育出版社，1957：15-18.3.2.3 論文集中析出文獻[序號] 主要責(zé)任者.題名[文獻類型標(biāo)志].//編者.文集名.出版地：出版者，出版年.起止頁碼.例如：郭愛民.淺談提高圖書的綜合質(zhì)量[C].// 王君仁.編輯出版文集.大連:大連理工大學(xué)出版社,1993.70-82.3.2.4 學(xué)位論文 [序號] 主要責(zé)任者.題名 [文獻類型標(biāo)志].授予學(xué)位地：授予學(xué)位單位，出版年.例如：劉東明.基于NET框架的繼電保護設(shè)備管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].北京：華北電力大學(xué)，2008.3.2.5 電子文獻 [序號] 作者.題名[EB/OL].(發(fā)表或更新日期).[引用日期].網(wǎng)址.例如：王明亮.關(guān)于中國學(xué)術(shù)期刊標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)工程的進展 [EB/OL].(1998-08-16).[1998-10-04].http://www.004km.cn.參考文獻是撰寫醫(yī)學(xué)科技論文的重要依據(jù)資料,規(guī)范著錄對提高論文的學(xué)術(shù)水平和期刊的整體質(zhì)量，方便讀者參閱和擴展分析以及信息的準(zhǔn)確存儲、檢索和交流等都具有積極意義。論文作者和期刊編者都應(yīng)高度重視，熟練掌握，并嚴格按照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。