第一篇：文件收發(fā)及檔案管理制度

文件收發(fā)及檔案管理制度

一、文件收發(fā)

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

二、收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級部門，并登記差錯(cuò)文件的文號。第五條 公文的編號保管

1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用

三、檔案管理

1.公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史真實(shí)記錄，它能反映公司整個(gè)活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結(jié)，而且對今后發(fā)展也是很有價(jià)值的文獻(xiàn)寶庫。.檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結(jié)合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門管理，以便于利用。

3.凡屬檔案工作，都必須維護(hù)檔案的完整與安全。4.檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)

⑴ 制定檔案工作的規(guī)章制度。

⑵對文秘部門和其他業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

⑶負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案，確保檔案質(zhì)量。

⑷ 積極開展檔案的提供利用工作。5、公司檔案的構(gòu)成與分類

⑴ 公司檔案是指公司在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成包括黨政、經(jīng)營、技術(shù)、產(chǎn)品、設(shè)備(儀器)、基建、會計(jì)、人事和聲像、榮譽(yù)等。⑵ 檔案分類

① 黨政文書檔案

主要指公司黨、工、團(tuán)組織和行政機(jī)構(gòu)長期工作中形成的文書，經(jīng)立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業(yè)工作的指導(dǎo)原則。

② 上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需公司執(zhí)行的方針、政策、指示、決議、紀(jì)要等文件的全部，以及內(nèi)公司發(fā)布的自制文件的全部和各種規(guī)章制度。

③ 公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的文件。

④ 計(jì)劃和總結(jié)性文件。

⑤ 統(tǒng)計(jì)年報(bào)表，包括黨員年報(bào)及名冊，干部年報(bào)及名冊、團(tuán)員年報(bào)及名冊等。

⑥ 黨政工作中的其它文件，包括公司結(jié)構(gòu)調(diào)整，組織機(jī)構(gòu)圖、廠慶活動資料、工業(yè)普查資料等。

6、經(jīng)營文書檔案

主要指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、憑證記錄、市場信息等文件材料。

⑴ 計(jì)劃類文件。指公司生產(chǎn)計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃和其它專項(xiàng)業(yè)務(wù)性計(jì)劃。⑵指導(dǎo)類文件。指計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量指標(biāo)、市場銷售指標(biāo)等。

⑶ 價(jià)格類文件。指產(chǎn)品出公司價(jià)格、公司內(nèi)部勞務(wù)價(jià)格、原材料計(jì)劃價(jià)格等。

⑷ 憑證類文書材料。指在經(jīng)營活動中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)務(wù)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售等的原始記錄。

⑸有關(guān)經(jīng)營管理的文件、各類管理制度和工作指令等。⑹ 技術(shù)檔案

主要指公司在科學(xué)研究、產(chǎn)品開發(fā)、引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備等有關(guān)科技活動中形成的檔案。它是重要的技術(shù)活動和重要的技術(shù)資料，是與公司的生產(chǎn)和科技密切相關(guān)的資料。

⑺ 技術(shù)研究檔案。它是科學(xué)研究過程中形成的關(guān)于科技成果、科研數(shù)據(jù)、工作狀況指標(biāo)等材料。

⑻ 產(chǎn)品檔案。它包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品工藝、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的材料。

⑼設(shè)備(儀器)檔案。它是設(shè)備、儀器生產(chǎn)、使用、維修、改造過程中形成的材料。⑽ 基建檔案。它包括工程設(shè)計(jì)、工程施工、維修、交工驗(yàn)收等方面的材料。⑾ 引進(jìn)資料檔案。它包括引進(jìn)產(chǎn)品交往的文件、考定資料、產(chǎn)品蘭圖、底圖等。⑿會計(jì)檔案

主要指公司在會計(jì)工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計(jì)活動結(jié)束后經(jīng)立卷歸檔后形成的。它將為公司進(jìn)行計(jì)劃工作和財(cái)務(wù)管理工作提供重要的資料，有利于公司進(jìn)行計(jì)劃管理和經(jīng)營決策。主要包括： ⒀ 會計(jì)報(bào)表檔案。它指全面總括反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的財(cái)務(wù)狀況，成本水平和財(cái)務(wù)成果的數(shù)據(jù)報(bào)告歸檔后形成的資料。

⒁ 會計(jì)帳冊檔案。它是會計(jì)所作的一定時(shí)期的連續(xù)的經(jīng)濟(jì)活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細(xì)帳等。

⒂ 會計(jì)憑證檔案。它包括原始會計(jì)憑證(各種發(fā)票、車票、材料單等)和記帳憑證(會計(jì)記錄)。⒃ 聲像檔案：它是指將公司一些重要的實(shí)況，用照片、錄像、錄音等形式真實(shí)地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經(jīng)濟(jì)活動和文體活動等。

⒄ 人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案等。

⒅ 榮譽(yù)檔案：它主要指中央、省、市和有關(guān)上級機(jī)關(guān)授予公司的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗等。

具體歸檔文件材料范圍詳見《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》

7、文件材料歸檔時(shí)間要求

⑴ 產(chǎn)品圖和工藝底圖歸檔，在設(shè)計(jì)完成整理、經(jīng)樣機(jī)簽定圖樣全部修改后歸檔。⑵ 科技文件材料在試驗(yàn)成果鑒定后歸檔。

⑶ 新購設(shè)備儀器，包括引進(jìn)設(shè)備或技術(shù)，在開箱驗(yàn)收時(shí)接收歸檔。⑷ 基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)接收歸檔。

⑸ 各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負(fù)責(zé)人審定歸檔。

⑹ 財(cái)會檔案文件材料在年度終了后暫由財(cái)會部門保存三年，期滿后指定專人移交歸擋。⑺ 聲像檔案在各項(xiàng)活動結(jié)束經(jīng)整理隨時(shí)歸檔。⑻ 榮譽(yù)檔案在上級授獎(jiǎng)單位頒發(fā)后隨時(shí)歸檔。⑼ 人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。

8、立卷要求

⑴ 立卷的文件材料，應(yīng)按以自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求、特征及文件內(nèi)容進(jìn)行立卷。

⑵ 在一個(gè)卷內(nèi)要按問題成文件形成的時(shí)間系統(tǒng)排列。

⑶ 案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷應(yīng)即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

⑷ 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。

⑸ 案卷組成后，應(yīng)對案卷統(tǒng)一排列，編寫全檔號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。

9、檔案保管

⑴ 檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護(hù)檔案的完整和安全。

⑵ 建立檔案管理人員崗位責(zé)任制。⑶ 檔案接收按各類檔案交接手續(xù)辦理。

⑷ 以防為主，防治結(jié)合，重點(diǎn)在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應(yīng)做到“七防”，即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。⑸ 對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時(shí)修復(fù)和抄錄(復(fù)印)。

⑹ 按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規(guī)定期限應(yīng)履行解密手續(xù)。⑺ 檔案庫房管理要規(guī)范化，框架應(yīng)編號，編寫檔案存放地點(diǎn)索引。⑻ 按規(guī)定方式、方法和手續(xù)，做好檔案提供利用工作。

第二篇：文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

目的：為完善我館的行政管理機(jī)制和文件收發(fā)管理工作，特制定該管理制度。

文件管理的內(nèi)容主要包括：本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，資料管理。收發(fā)文管理：

一：所有發(fā)至我館的公文（含傳真公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級部門轉(zhuǎn)我館處理的公文），由文書統(tǒng)一簽收，登記，編號，然后送我館領(lǐng)導(dǎo)批示或送有關(guān)部門和個(gè)人辦理。

二：接收文件負(fù)責(zé)人將“接收通知單”和接受文件分發(fā)給接收部門，部門負(fù)責(zé)人要在“接收通知單”上簽字。

三：傳閱的文件，交給有關(guān)人員簽字傳閱，傳閱完畢，收回存檔。四：對急辦文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)立即將文件送交領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求，交相關(guān)部門或人事辦理，事后及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。

五：凡去區(qū)委、區(qū)政府、市局等部門開會或辦事帶回的各類文件及材料，一律由辦公室文書人員登記存檔。

六：各部門來文有限制日期要求的，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)催辦，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)匯報(bào)。

七：對處理完的文件要及時(shí)整理，按照規(guī)范要求和時(shí)間順序歸檔，保證應(yīng)歸檔的文件材料齊全。

八：公司的文件由負(fù)責(zé)人起草和審核，并由上級負(fù)責(zé)人簽發(fā)。九：文件簽發(fā)后確認(rèn)無誤方能復(fù)印，蓋章，發(fā)送。

十：文件和原稿，由負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

十一：文件由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一發(fā)送，送件人應(yīng)將文件內(nèi)容，報(bào)送日期，部門，接收人等有關(guān)事項(xiàng)填寫清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。

第三篇：公司文件收發(fā)管理制度

收發(fā)文件管理制度

一、總則

1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

二、發(fā)文管理

1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。

5、發(fā)文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

（5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。

（6）用?。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進(jìn)行蓋章。

（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

三、收文管理

1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

6、個(gè)人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

-1-室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。

（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。

（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。

（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

四、保密文件管理

1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。

2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。

五、文件的銷毀

1、對于多余、重復(fù)、過期和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。

2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

六、附則

1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

第四篇：文件收發(fā)印章管理制度

文件收、發(fā)、工作會議管理制度

一、收文管理

1、上級來文、簡報(bào)、信息等要在收到后及時(shí)處理。

2、項(xiàng)目監(jiān)理部文件管理人員要按照公文處理辦法，及時(shí)準(zhǔn)確的將文件歸類并報(bào)項(xiàng)目總監(jiān)。

3、項(xiàng)目監(jiān)理部文件管理人員要按照文件批示要求請有關(guān)人員傳閱。傳閱人員必須在公文處理箋上簽字。

4、文件具體承辦人員需長期保存文件的要在文件處理箋上標(biāo)出“×××借存”字樣，文件處理箋由項(xiàng)目監(jiān)理部文件管理人員保存。

5、未按收文處理程序操做，影響工作的，追究有關(guān)人員責(zé)任，造成重大影響和損失的，按重大責(zé)任追究辦法處理。

二、關(guān)于發(fā)文

1、項(xiàng)目監(jiān)理部發(fā)文需經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)批準(zhǔn)。

2、發(fā)文程序：擬定草稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，加附發(fā)文處理箋，請項(xiàng)目總監(jiān)批準(zhǔn)打印。

3、項(xiàng)目監(jiān)理部發(fā)文，根據(jù)需要份數(shù)打、復(fù)印，原稿由項(xiàng)目監(jiān)理部文件管理人員存檔。

三、工作會議

1、項(xiàng)目監(jiān)理部每周召開一次工作會議。

2、要求全體人員參加，并寫出會議記錄或記入監(jiān)理日志。

3、每周工作會議檢查上周工作會議落實(shí)情況。

第五篇：文件收發(fā)、歸檔管理制度

文件收發(fā)、歸檔管理制度

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會議紀(jì)要等〉，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項(xiàng)〉，人事類〈有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。第三條 公文的簽收

1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號、編號的核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級部門，并登記差錯(cuò)文件的文號。第四條 公文的編號保管

1.辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門會辦的文件，由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第六條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。第七條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。2.部門需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向集團(tuán)辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

3.對單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第八條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。2.集團(tuán)或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布單位規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；(3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動或人事任免事項(xiàng)；

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

(6)對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)、請示報(bào)告、處理決定；(7)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；

3.集團(tuán)各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；

2.集團(tuán)或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。

4.文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請單，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿； 6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容負(fù)責(zé))；

7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚； 8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打??； 11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對，并簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況，向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。

第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條 辦公室主任對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十三條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔：(1)政府部門來文，包括上級對單位報(bào)告、申請的批復(fù)；

(2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等；(3)公司及部門各種會議記錄；(4)公司組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)等；(5)有保存價(jià)值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報(bào)材料等；

(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；(9)工作日志和公司大事記；

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十四條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完 第十五條 文件的時(shí)效性

是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的，超過這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時(shí)效性且無保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷毀管理程序。第十六條 文件銷毀流程

對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認(rèn)真填寫文件資料銷毀申請表，對無價(jià)值文件進(jìn)行銷毀，并登記造冊。第十七條 文件銷毀要求

經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負(fù)責(zé)，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。