第一篇：會(huì)議接待方案及細(xì)節(jié)流程

會(huì)議接待方案及細(xì)節(jié)流程

會(huì)議接待方案：

1、提供多家大酒店由您選擇，價(jià)格優(yōu)惠。

2、會(huì)場(chǎng)（或分會(huì)場(chǎng)）的選擇和預(yù)定，會(huì)場(chǎng)的設(shè)計(jì)和布置（會(huì)場(chǎng)內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺(tái)、桌簽、簽到臺(tái)等）以及各種設(shè)備的擺放。

3、材料和證件的印制、會(huì)議手冊(cè)和參會(huì)人員通訊錄的設(shè)計(jì)制作、請(qǐng)柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設(shè)計(jì)、樣品提供和制作。

5、設(shè)備：會(huì)議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。

6、翻譯：各類外語(yǔ)語(yǔ)種的口譯、筆譯服務(wù)。（視具體情況而定）

7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請(qǐng)記者。

8、提供會(huì)議所需各類信息。

9、協(xié)助招徠參會(huì)人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請(qǐng)本地嘉賓。

10、禮賓接待、會(huì)議事務(wù)及其他秘書(shū)服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)接待、禮賓禮儀、招待酒會(huì)、會(huì)間茶憩、攝影錄象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等不同標(biāo)準(zhǔn)的菜單，根據(jù)要求進(jìn)行調(diào)整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點(diǎn)。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門為會(huì)議設(shè)計(jì)和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會(huì)人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動(dòng)。

14、報(bào)到同時(shí)有專人登記和辦理返程票預(yù)定。

會(huì)議接待細(xì)節(jié)流程：

一、會(huì)前服務(wù)

1、辦方洽談會(huì)議初步方案。

2、公司為會(huì)議主辦方提供會(huì)議報(bào)價(jià)：

（1）前往召開(kāi)會(huì)議城市所需要的飛機(jī)票價(jià)、火車車票的交通信息。

（2）會(huì)議住宿酒店客房?jī)r(jià)格、會(huì)議場(chǎng)所信息。（3）機(jī)場(chǎng)、火車站接站安排。

（4）酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺(tái)、水牌安排方案。（5）會(huì)議流程方案。

3、與主辦方確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

4、會(huì)議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。

5、會(huì)議展板、展架、橫幅的制作。

6、會(huì)議各種用品的運(yùn)輸、托運(yùn)工作。二：會(huì)中服務(wù)

1、會(huì)務(wù)組：會(huì)務(wù)組工作人員的工作安排和分工要求。

2、機(jī)場(chǎng)接站：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的接站服務(wù)。

3、酒店接待：會(huì)議室歡迎調(diào)幅、歡迎牌、指示牌等的擺放。

4、酒店簽到：客人簽到，發(fā)放房間鑰匙、會(huì)議材料、禮品、登記返程機(jī)票、火車票等。

5、會(huì)議住宿：客人入住房間后的確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。

6、會(huì)議場(chǎng)所：檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。

7、會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品。

8、會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)的確認(rèn)。

9、會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

10、會(huì)議留影：會(huì)議代表合影留念及攝像服務(wù)。

三、會(huì)后旅游：旅游行程、住宿、用車、用餐、導(dǎo)游、保險(xiǎn)的服務(wù)。（視實(shí)際情況而定）

四、會(huì)后服務(wù)

1、結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。

2、資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄、花名冊(cè)和會(huì)議攝像資料的制作。

第二篇：會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)

一般會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)

一：會(huì)議資料準(zhǔn)備

1：會(huì)議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。

2：會(huì)議資料（主辦單位提供）3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。5：項(xiàng)目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設(shè)計(jì)稿

8：歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo)

9：會(huì)議禮品（按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備）10：會(huì)議代表證 11：會(huì)議用餐券 二：設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1：投影儀、多媒體電腦一臺(tái)

2：廣告牌按設(shè)計(jì)稿制作好，根據(jù)要求準(zhǔn)備 3：會(huì)議室一間（根據(jù)入會(huì)人數(shù))4：車輛準(zhǔn)備 5：麥克風(fēng)3只

6：訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌（名單由主辦單位提供）7：會(huì)議形式：座談及課桌形式 8：照相機(jī)一臺(tái)

9：攝影機(jī)一臺(tái)、由專業(yè)人員操作 三：會(huì)前準(zhǔn)備工作程序

1：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(或分組討論)（會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按 部落實(shí)到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房 間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水 果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及 服務(wù)到位情況。

4：提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝 影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5：與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6：成立生活服務(wù)組，避免個(gè)別代表發(fā)生高原反應(yīng)，聯(lián)系就診。7：在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。四：會(huì)議其它費(fèi)用開(kāi)支預(yù)算 1：代表證：2元/張 2：廣告牌：萬(wàn)通板，1米X2米板17元/塊；會(huì)議室主席臺(tái)背景1.9米X5.7米，需

用萬(wàn)通板6板；徽標(biāo)、刻字按字?jǐn)?shù)、尺寸、顏色收費(fèi)、制作費(fèi)約400—500元 3：展板：根據(jù)主辦方要求，由我方代辦，費(fèi)用按時(shí)結(jié)算。

4：臨時(shí)用車：別克商務(wù)車（900元/天），現(xiàn)在瑞風(fēng)商務(wù)車（700元/天），桑塔 那（450元/天），11座金杯車（500元/天）5：宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)（由貴公司訂標(biāo)準(zhǔn)）6：水果 7：紀(jì)念品

8：資料打印、復(fù)印 9：照相、攝像 10：其它

五：會(huì)場(chǎng)布置 1：布標(biāo)

2：按會(huì)議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會(huì)場(chǎng) 3：設(shè)立會(huì)務(wù)人員發(fā)放會(huì)議用品及文件 4：確定會(huì)場(chǎng)攝影點(diǎn)和時(shí)間 六：人員安排

1：根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考 察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）

2：會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3：攝影組：根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員

4：車輛小組：根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小 組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見(jiàn)等活動(dòng) 的車輛。

5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表 會(huì)議期間的生活服務(wù)

第三篇：會(huì)議接待流程方案

會(huì)議接待流程方案

1.大門口設(shè)歡迎調(diào)幅、歡迎牌，門口有接待員，隨時(shí)指引客人。

2.大廳內(nèi)設(shè)簽到臺(tái)、指示牌等。

3.酒店簽到：客人簽到，發(fā)放房間鑰匙、會(huì)議材料、飯卡、胸牌、禮品、會(huì)議安排等。前臺(tái)接待負(fù)責(zé)引領(lǐng)客人簽到，并詳細(xì)了解會(huì)議安排及流程，以便為客人解決疑惑或者不明之處。

4.會(huì)議住宿：房務(wù)中心負(fù)責(zé)客人入住房間后的確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。

5.會(huì)議場(chǎng)所：檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲

6.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品。7：會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn) 8：會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

9.每個(gè)路口設(shè)置專門負(fù)責(zé)的人員，負(fù)責(zé)引導(dǎo)客人。

10.因?yàn)橹黝}會(huì)議是養(yǎng)生，所以在會(huì)場(chǎng)所用的茶水應(yīng)該有所講究。

11.在會(huì)議間歇可以播放一些很寧?kù)o的音樂(lè)，舒緩客人的情緒

第四篇：會(huì)議接待流程方案

會(huì)議接待流程方案

一、會(huì)前服務(wù)

1、與會(huì)議主辦方洽談會(huì)議初步方案。

2、我中心為會(huì)議主辦方提供會(huì)議報(bào)價(jià)：

（1）前往召開(kāi)會(huì)議城市所需要的飛機(jī)票價(jià)、火車車票的交通信息。（2）會(huì)議住宿酒店客房?jī)r(jià)格、會(huì)議場(chǎng)所信息。（3）機(jī)場(chǎng)、火車站接站安排。

（4）酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺(tái)、水牌安排方案。（5）會(huì)議流程方案。（6）會(huì)后旅游行程安排。

3、與主辦方確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

4、會(huì)議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。

5、會(huì)議展板、展架、橫幅的制作。

6、會(huì)議各種用品的運(yùn)輸、托運(yùn)工作。二：會(huì)中服務(wù)

1：會(huì)務(wù)組：會(huì)務(wù)組工作人員的工作安排和分工要求。2：機(jī)場(chǎng)接站：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的接站服務(wù)。

3：酒店接待：會(huì)議室歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等的擺放。4：酒店簽到：客人簽到，發(fā)放房間鑰匙、會(huì)議材料、飯卡、胸牌、禮品、登記返程機(jī)票、火車票、會(huì)后旅游登記、收取會(huì)議費(fèi)等。5：會(huì)議住宿：客人入住房間后的確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。6：會(huì)議場(chǎng)所：檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。

7：會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品。8：會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn) 9：會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。10：會(huì)議留影：會(huì)議代表合影留念及攝像服務(wù)。

三：會(huì)后旅游：旅游行程、住宿、用車、用餐、導(dǎo)游、保險(xiǎn)的服務(wù)。四：會(huì)后服務(wù)

1：結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳

2：資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄、花名冊(cè)和會(huì)議攝像資料的制作。

會(huì)議接待方案

一：我公司在承辦會(huì)議方面積累了豐富的實(shí)際工作和實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，以自己票務(wù)方面獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)，使您的會(huì)議工作輕松便捷、有條不紊；使您可以更專心自己的工作，不必為會(huì)議的瑣事而分心勞神，而且還會(huì)將會(huì)議舉辦得更加圓滿和精彩，取得意想不到的收獲！會(huì)議策劃簡(jiǎn)介：

1、提供多家大酒店由您選擇，價(jià)格優(yōu)惠。

2、會(huì)場(chǎng)（或分會(huì)場(chǎng)）的選擇和預(yù)定，會(huì)場(chǎng)的設(shè)計(jì)和布置（會(huì)場(chǎng)內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺(tái)、桌簽、簽到臺(tái)等）以及各種設(shè)備的擺放。

3、材料和證件的印制、會(huì)議手冊(cè)和參會(huì)人員通訊錄的設(shè)計(jì)制作、請(qǐng)柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設(shè)計(jì)、樣品提供和制作。

5、設(shè)備：會(huì)議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。

6、翻譯：各類外語(yǔ)語(yǔ)種的口譯、筆譯服務(wù)。

7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請(qǐng)記者。

8、提供會(huì)議所需各類信息。

9、協(xié)助招徠參會(huì)人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請(qǐng)本地嘉賓。

10、禮賓接待、會(huì)議事務(wù)及其他秘書(shū)服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)接待、禮賓禮儀、招待酒會(huì)、會(huì)間茶憩、攝影錄象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等不同標(biāo)準(zhǔn)的菜單，根據(jù)要求進(jìn)行調(diào)整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點(diǎn)。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門為會(huì)議設(shè)計(jì)和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會(huì)人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動(dòng)。

14、報(bào)到同時(shí)有專人登記和辦理返程票預(yù)定。

會(huì)議接待程序：

1、我們倡導(dǎo)商務(wù)會(huì)議的全新概念，積極為合作客戶提供最高效、優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，可以根據(jù)客戶需求，靈活安排會(huì)議規(guī)模、費(fèi)用，提供活動(dòng)整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務(wù)會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

2、我們還提供會(huì)議舉辦地的交通、氣候、商務(wù)環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務(wù)會(huì)議期間全部的會(huì)務(wù)用品及會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置，為客戶提供相應(yīng)的媒體支持。

3、會(huì)議期間，會(huì)根據(jù)客戶的需求，在會(huì)議舉辦地進(jìn)行媒體宣傳，靈活操作，使商務(wù)會(huì)議期間的娛樂(lè)休閑活動(dòng)具有鮮明特色。

4、我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。

5、我們將為您提當(dāng)?shù)卮缶频?－7優(yōu)惠價(jià)格的預(yù)定服務(wù)，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。

6、我們擁有雄厚的辦會(huì)實(shí)力、豐富的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)及訓(xùn)練有素的專業(yè)會(huì)務(wù)人員，與各星級(jí)酒店都有協(xié)議關(guān)系，可按客戶的不同要求提供規(guī)范、經(jīng)濟(jì)的會(huì)議策劃及籌辦工作。

7、無(wú)論在當(dāng)?shù)啬睦锱e辦會(huì)議，我們都會(huì)有專業(yè)人員24小時(shí)為您服務(wù)，包括從開(kāi)始的預(yù)定酒店到最后訂票送站，我們會(huì)根據(jù)您的要求精心策劃、落實(shí)、負(fù)責(zé)到底。

8、我們將為您的會(huì)議提供宣傳冊(cè)等印刷品、紀(jì)念品的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù)，我們將根據(jù)會(huì)議的具體需求設(shè)計(jì)印刷品或紀(jì)念品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案等，為您的印刷品或紀(jì)念品指定專門的廠家印刷以及生產(chǎn)，并將根據(jù)您的需求，提前把印刷品或紀(jì)念品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置。

第五篇：會(huì)議接待流程

會(huì)議接待流程

基本信息

? 中文名稱 會(huì)議接待流程

? 外文名稱

Conference reception process ? 提供

由主辦單位提供

? 設(shè)備

桌椅、名牌、音響設(shè)備

1會(huì)議資料準(zhǔn)備 4人員安排 7會(huì)議報(bào)到 目錄 2設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備 5發(fā)票的開(kāi)據(jù) 8會(huì)議期間

3會(huì)前準(zhǔn)備工作 6會(huì)議接站 9會(huì)議結(jié)束工作

會(huì)議資料準(zhǔn)備

1:會(huì)議資料:由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)

人數(shù)印刷。

2:會(huì)議資料(主辦單位提供)3:領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿(主辦單位提供)4:《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。5:項(xiàng)目執(zhí)行情況資料(主辦單位提供)6:展板所屬圖片(主辦單位提供)7:廣告牌設(shè)計(jì)稿 8:歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo) 9:會(huì)議禮品(按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備)10:會(huì)議代表證

設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1.桌椅、名牌(現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。

會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。2.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、筆

在有的場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫(xiě)字或畫(huà)圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。4.各種視聽(tīng)器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過(guò)程和內(nèi)容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。5.資料、樣品

如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。6.會(huì)標(biāo)、背景板、展板

會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語(yǔ)橫幅。

為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板(采用噴繪畫(huà)面)，特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫(huà)面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫(xiě)真畫(huà)面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫(xiě)真畫(huà)面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。

會(huì)前準(zhǔn)備工作

1:根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排)按部落實(shí)到位。2:據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3:提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。

4:提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5:與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6:醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購(gòu)買常備藥品，種類包括:感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括:體溫表、聽(tīng)診器、手電筒、棉簽等。及時(shí)聯(lián)系就醫(yī)。7:在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。四:會(huì)議其它費(fèi)用開(kāi)支預(yù)算

1:代表證2:廣告牌3:展板4:用車5:宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)6:水果7:紀(jì)念品8:資料打印、復(fù)印9:照相、攝像10:其它 人員安排

1:根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員(至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室)2:會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3:攝影組:根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員

4:車輛小組:根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如:專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見(jiàn)等活動(dòng)的車輛。

5:旅游接待小組:根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6:生活小組:此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)

發(fā)票的開(kāi)據(jù)

在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

會(huì)議接站

會(huì)議報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場(chǎng)設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處?；疖囌净蛘唢w機(jī)場(chǎng)設(shè)一塊醒目接站牌。

會(huì)議報(bào)到

1:在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”

2:報(bào)到登記時(shí)，填寫(xiě)姓名、單位、職務(wù)、身份證號(hào)碼、通訊地址、電話、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號(hào)、考察線路等。

3:提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說(shuō)會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。

4:根據(jù)會(huì)務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會(huì)議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券 5:代表報(bào)到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時(shí)辦理行李寄存 6:當(dāng)天打印會(huì)議通訊錄并與會(huì)務(wù)老師校對(duì)，及時(shí)發(fā)給代表 7:會(huì)務(wù)組24小時(shí)有專職會(huì)議，隨時(shí)接待安排參會(huì)代表

會(huì)議期間

1:要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)

2:準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，確保會(huì)議正常進(jìn)行

3:會(huì)議室布置情況落實(shí)

4:安排好旅游選種、落實(shí)返程機(jī)、車票的登記

5:及時(shí)統(tǒng)計(jì)票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計(jì)調(diào)反饋 6:與酒店公司財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開(kāi)取

7:準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返程的人數(shù)、時(shí)間、日期、確定代表返程

會(huì)議結(jié)束工作

1:會(huì)議結(jié)算

1:我向會(huì)務(wù)給出書(shū)面報(bào)告，交會(huì)務(wù)組審核。并列《會(huì)議結(jié)算清單》，包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開(kāi)支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無(wú)誤 2:向會(huì)務(wù)組提供所需發(fā)票 3:返還會(huì)務(wù)組附加的會(huì)議利潤(rùn) 2:會(huì)議返程

1:根據(jù)代表返程機(jī)、車票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2:可根據(jù)會(huì)務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會(huì)務(wù)組贈(zèng)送麗江特色精美禮品