第一篇：組織會(huì)議活動(dòng)的流程

組織會(huì)議活動(dòng)的流程

一、事先與主辦單位溝通確定會(huì)議活動(dòng)方案后擬好會(huì)議通知，報(bào)市府辦。

協(xié)調(diào)會(huì)議活動(dòng)舉行的時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象、活動(dòng)議程。其他事項(xiàng)

1.是否需石獅日?qǐng)?bào)社、電視臺(tái)派記者采訪報(bào)道； 2.若需泉州市相關(guān)媒體采訪報(bào)道，由宣傳部負(fù)責(zé)邀請(qǐng)； 3.若需要安排午（晚）餐、住宿及派車接送參會(huì)人員用餐，要聯(lián)系接待處（88711611）。

二、根據(jù)協(xié)調(diào)情況做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作： 會(huì)議活動(dòng)前準(zhǔn)備工作

（一）擬好領(lǐng)導(dǎo)講話稿，并印制出來(lái)以備發(fā)放給相關(guān)人員。

（二）會(huì)場(chǎng)布置。

1.聯(lián)系預(yù)定場(chǎng)廳的負(fù)責(zé)人員協(xié)助做好會(huì)場(chǎng)管理（燈光、投影儀、音效、麥克風(fēng)等設(shè)備調(diào)試）

2.根據(jù)會(huì)議活動(dòng)實(shí)際情況指導(dǎo)、協(xié)助主辦單位進(jìn)行布置（橫幅、引導(dǎo)牌、背景海報(bào)、展板、桌牌、桌椅、茶水、簽到處、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生）

（三）人員邀請(qǐng)

1.由專人負(fù)責(zé)邀請(qǐng)參會(huì)人員，并了解是否需要住宿以及其他必要需求；

2.統(tǒng)計(jì)確定參會(huì)人數(shù)。

（四）印制會(huì)議內(nèi)容梗概和裝訂會(huì)議資料。

（四）指定專人記錄會(huì)議過(guò)程，包括拍照、攝像、錄音等，并由專人做會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議活動(dòng)中

（一）協(xié)助主辦單位引導(dǎo)參會(huì)人員簽到及入場(chǎng)就坐。

（二）協(xié)助主辦單位引導(dǎo)記者媒體進(jìn)行錄像、拍攝。

（三）協(xié)助主辦單位維持會(huì)議秩序。

（四）組織人員隔20分鐘為參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)提供茶水服務(wù)。會(huì)議活動(dòng)后

（一）引導(dǎo)參會(huì)人員散場(chǎng)，并協(xié)助主辦單位收拾會(huì)場(chǎng)東西，做好清潔工作。

（二）協(xié)助主辦單位和場(chǎng)廳負(fù)責(zé)人仔細(xì)檢查會(huì)場(chǎng)是否有參會(huì)人員遺忘的東西或文件，將設(shè)備整理好并歸位、關(guān)閉電源、鎖好會(huì)議室大門。

（三）若有安排午（晚）餐及住宿，需告知參會(huì)人員到指定地方用餐及住宿，派專車接送。

第二篇：會(huì)議組織流程

會(huì)議組織流程圖
相關(guān)負(fù)責(zé)人 綜合部 參會(huì)人員

確定會(huì)議主題

安排議事日程

確定參會(huì)人選

安排會(huì)議場(chǎng)所

發(fā)布會(huì)議信息 確定參加

主持會(huì)議 準(zhǔn)備參會(huì)材料

形成決議 整理會(huì)議記錄

審批 下發(fā)會(huì)議紀(jì)要 執(zhí)行

信息存檔

一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作 會(huì)議分為：大、中、小 大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表 中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主 小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表 如何組織大型的會(huì)議呢？ 絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：、前期的籌備：
1.1 會(huì)前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反饋 1.1.2 先說(shuō)通知，方式有： 書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議； 口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）???注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀?。┧?，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記 錄、查閱。“好腦子不如個(gè)爛筆頭！” 1.1.3 準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料： 設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處，講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）會(huì)議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。橫幅（會(huì)議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：

1、主持人

2、講話人

3、發(fā)言人是誰(shuí)？

4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰(shuí)？ 一定要書面的第一、第二、三、四…… 時(shí)間……某某作什么…某某做什么…… 如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以委托 講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。如有發(fā)言人必須要挑選、是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、推薦后，我們 再排查！排查內(nèi)容：

1、發(fā)言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行 選好后再安排召集所有發(fā)言人開會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰(shuí)發(fā)言、

發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核！1.3 會(huì)場(chǎng)的布置 1.3.1 會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）、1.3.2 主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的 衛(wèi)生、椅子

一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作

會(huì)議分為：大、中、小

大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表

中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主

小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表

如何組織大型的會(huì)議呢？

絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：

1.1 會(huì)前通知：

有2大工作：一是通知，二是反饋

1.1.2 先說(shuō)通知，方式有：

書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議；

口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。

內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）

???注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀?。┧?，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記錄、查閱。“好腦子不如個(gè)爛筆頭！”

1.1.3準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料：

設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處，講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）

會(huì)議日程安排表

鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）

簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。

橫幅（會(huì)議的題目，大約提前3-5天制作）

1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：

1、主持人

2、講話人

3、發(fā)言人是誰(shuí)？

4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰(shuí)？

一定要書面的第一、第二、三、四……

時(shí)間……某某作什么…某某做什么……

如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以委托

講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。

另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。

如有發(fā)言人必須要挑選、是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、推薦后，我們?cè)倥挪椋?/p>

排查內(nèi)容：

1、發(fā)言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行

選好后再安排召集所有發(fā)言人開會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰(shuí)發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核！

1.3會(huì)場(chǎng)的布置

1.3.1會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）、1.3.2主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購(gòu)用？怎樣安排？是多個(gè)分店（部門）的來(lái)的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。

1.3.3給與會(huì)代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。

1.3.4懸掛橫幅

1.3.5非常重要的會(huì)議，請(qǐng)速記員。

1.3.6國(guó)際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。

1.4現(xiàn)場(chǎng)的安排：要求參會(huì)者提前10分鐘入場(chǎng)，1、在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競(jìng)崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？

2、安排誰(shuí)服務(wù)？應(yīng)該注意什么？

3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員，會(huì)場(chǎng)都要作好安排！（設(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上）

4、如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì)前是否進(jìn)行過(guò)演練？

二、會(huì)議中：

問(wèn)題往往出現(xiàn)在會(huì)議中！

如：空調(diào)的溫度問(wèn)題（作為主導(dǎo)會(huì)議方必須全程關(guān)注，溫度是否過(guò)高、過(guò)低），會(huì)場(chǎng)的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！

出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負(fù)責(zé)！

因?yàn)槌赡耆俗钊菀资艿酵饨绲母蓴_！所以，溫度非常重要！

案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領(lǐng)帶，聽課的人都著夏裝，結(jié)果，未結(jié)束，人員就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特?zé)岬沫h(huán)境下一段時(shí)間，人就不能聚精會(huì)神！切記！

服務(wù)人員：

1、著裝（因?yàn)槌v話人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。

2、動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重！

沖水不能沖著對(duì)方，針對(duì)沖水的動(dòng)作，要進(jìn)行分解：要拿起杯子，不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。

給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn)入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)（如市長(zhǎng)或更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。

沖水的服務(wù)人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會(huì)場(chǎng)參與者的目光主持人也要避免少走動(dòng)，如有特急的事情，可以通過(guò)寫紙條的形式來(lái)傳遞。

上面是會(huì)議的組織及注意事項(xiàng)，有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。

下面說(shuō)一下培訓(xùn)：

一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放置在地上，這能反映出企業(yè)服務(wù)細(xì)節(jié)的水平！

二、前期的工作：

1、調(diào)研

2、確定培訓(xùn)公司

3、與培訓(xùn)公司溝通 溝通是一個(gè)詳細(xì)的過(guò)程：1）老師是誰(shuí)？幾位？幾點(diǎn)到？怎樣到？2）課程的安排：6小時(shí)還是7小時(shí)？還是7.5個(gè)小時(shí)(一般在6—7個(gè)小時(shí))，課程從幾點(diǎn)開始？上午幾個(gè)小時(shí)？下午幾個(gè)？中間怎樣安排休息？休息多長(zhǎng)時(shí)間？休息幾次？3）講師來(lái)時(shí)：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環(huán)節(jié)要向上級(jí)主管匯報(bào)）

第二天講課的內(nèi)容是那些？有什么疑惑？誤區(qū)是什么？

座談：如果安排座談（交流）有誰(shuí)來(lái)參加？怎樣座談組織？

服務(wù)意識(shí)：講師的飲食習(xí)慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要注意花了錢還做不好的誤區(qū)！（把所有人作為一個(gè)人來(lái)對(duì)待是錯(cuò)誤的?。?/p>

講師必須要尊重！

有的講師習(xí)慣在授課時(shí)喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準(zhǔn)備好，如果和咖啡，我們要根據(jù)其身份來(lái)選擇不同檔次的咖啡

主持人：從始至終要注重：一旦出現(xiàn)問(wèn)題，第一個(gè)快速反應(yīng)的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要！！在一節(jié)課程結(jié)束時(shí)，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)注意在中間休息快到時(shí)間的時(shí)候要主持：“請(qǐng)外面（室外）的人員回到位子上來(lái)，課程（會(huì)議馬上開始）”。

在中間結(jié)束時(shí)主持人要先帶動(dòng)鼓掌，再主持感謝詞！

主持人：在介紹時(shí)，應(yīng)先拋出幾個(gè)現(xiàn)在存在的問(wèn)題，我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn)，培訓(xùn)的目的是什么？然后再重點(diǎn)介紹老師。

中午或晚上的就餐：選擇對(duì)應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

組織會(huì)議的時(shí)候不可能是一個(gè)部門全部完成，是需要其他部門來(lái)協(xié)調(diào)的，但必須有一個(gè)部門主導(dǎo)，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協(xié)調(diào)、互助，主導(dǎo)的部門主管必須作到細(xì)致、周到。

事先要考慮問(wèn)題，如果出現(xiàn)怎么辦？

其他的一些問(wèn)題：

1、在會(huì)議（培訓(xùn)）課見休息的時(shí)候，參會(huì)人不能按時(shí)返回怎么辦？

答：這需要我們?cè)谄綍r(shí)的會(huì)議中留意這些問(wèn)題，要注意會(huì)議中的這些問(wèn)題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？

方法：

1、制定會(huì)議管理制度

2、下一次會(huì)議時(shí)提前強(qiáng)調(diào)

例如：手機(jī)鈴聲的問(wèn)題和中間休息不能按時(shí)返回是一樣的，在主持時(shí)提前強(qiáng)調(diào)要記錄好，對(duì)于到晚的如何處理？對(duì)手機(jī)鈴聲如何處理？對(duì)于一而再出現(xiàn)的問(wèn)題，也可以強(qiáng)調(diào)，如果不按規(guī)定，我們對(duì)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)或在下課時(shí)讓其上臺(tái)表演節(jié)目。如果還不行那就直接納入個(gè)人的考核

不要強(qiáng)調(diào)了的事情還犯，就是要改正！

注意：會(huì)議前最好進(jìn)行點(diǎn)名，我們可以了解到人數(shù)、實(shí)際人數(shù)、未到人數(shù)、未到的原因

2、中間休息的時(shí)間可否放音樂？

答：當(dāng)然可以，但要注意幾個(gè)問(wèn)題

1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲

2、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_會(huì)大腦都容易類，在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲勞感

3、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入座。

3、如何作好與老師之間的禮儀或者說(shuō)尺度？

答：在講師來(lái)之前要先了解講師的資歷、職務(wù)，然后有對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提前預(yù)定，是否有早餐？如果沒有，怎樣安排并告知客人？

另外，在課間、在路上，我們都要進(jìn)行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚，有時(shí)候，我們只需要一個(gè)電話、一句話就可以解決的要馬上辦理

4、對(duì)于會(huì)場(chǎng)中有電話鈴聲、接打電話的問(wèn)題如何解決？

答：在會(huì)議中、授課中，參會(huì)者有人直接接打電話，能反映出一個(gè)企業(yè)的管理水平和個(gè)人的素質(zhì)，我們要求大家在會(huì)議中把手機(jī)調(diào)整到靜音狀態(tài)，而不強(qiáng)行說(shuō)必須關(guān)機(jī)（極特殊情況除外），因?yàn)槲覀兪瞧髽I(yè)，以經(jīng)營(yíng)為主，不是黨政部門，如果是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管或者非常重要的事情（人物）打來(lái)電話，可以選擇到會(huì)場(chǎng)外面接打。

在前面我們也談到，如何會(huì)議中的手機(jī)鈴聲或其他違紀(jì)的一直是某幾個(gè)人，那么我們可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)說(shuō)：“在前幾次的會(huì)議時(shí)我們一再?gòu)?qiáng)調(diào)……但還是出現(xiàn)了……（幾種現(xiàn)象），那么各店、各部門的負(fù)責(zé)人看一下是誰(shuí)的手機(jī)響了？這樣，我們請(qǐng)他們到前臺(tái)來(lái)表演個(gè)節(jié)目或者……”

或者：“……圓滿結(jié)束，但還有問(wèn)題……那些部門……希望下一次不要出現(xiàn)類似的問(wèn)題”

5、對(duì)會(huì)議中的溫度如何進(jìn)行控制和把握？

答：對(duì)于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個(gè)大學(xué)問(wèn)。老師來(lái)之前我們要作好交流，我們當(dāng)?shù)氐臏囟扔卸嗌?？老師的服飾是否與參會(huì)人員的服飾及溫度相符？會(huì)議中是否溫度過(guò)高（低）？如何控制？是否需要輔助材料？（如增加電風(fēng)扇、電暖氣）

6、倒（沖）水的過(guò)程中還要注意什么問(wèn)題？

答：

1、整個(gè)會(huì)議的過(guò)程中要保證有飲用水。

2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。

3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。

7、關(guān)于課間與老師交流時(shí)要注意什么？

答：課間要主動(dòng)與老師交流，應(yīng)針對(duì)工作中的問(wèn)題、老師講課不理解的問(wèn)題進(jìn)行，但要注意幾點(diǎn)：

1、看老師的勞累程度

2、整個(gè)會(huì)議中是否留有單獨(dú)交流的時(shí)間

另外，我們公司培訓(xùn)制度中也有規(guī)定，在外參加公開課程時(shí)，要將我們的同時(shí)盡量分開住宿，與咨詢公司（或高校）要求安排國(guó)內(nèi)的大公司或和同性質(zhì)的大公司的高管安排在一起，因?yàn)槊恳淮螀⒓油庥?xùn)就必須帶著問(wèn)題，在吃飯的時(shí)候，我們也提倡分開來(lái)座，大家在一起，有很多交流的機(jī)會(huì)。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”參加一個(gè)課程，因?yàn)槔蠋煂?duì)我們企業(yè)的培訓(xùn)比較熟，就舉例提了一下我們的做法，結(jié)果在中間休息的時(shí)候，我還沒有站起來(lái)就有很多企業(yè)的老總過(guò)來(lái)交流、咨詢、換名片，當(dāng)時(shí)我就很受啟發(fā)。

第三篇：會(huì)議組織流程規(guī)定

會(huì)議組織流程規(guī)定

一、集團(tuán)會(huì)議類型

人力行政中心行政部組織會(huì)議分別為集團(tuán)高管會(huì)議、工作會(huì)議、月度工作會(huì)議、周工作會(huì)議、部門會(huì)議、及臨時(shí)性會(huì)議。

1、集團(tuán)高管會(huì)議由總裁辦負(fù)責(zé)并記錄，行政部通知、保障及協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)人總裁辦主任。

2、工作會(huì)議由總裁辦牽頭，人力行政中心主辦及通知、記錄、保障，負(fù)責(zé)人人力行政中心總監(jiān)。

3、月度工作會(huì)議由人力行政中心行政部主辦，并做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人人力行政中心總監(jiān)助理。

4、周工作會(huì)議由人力行政中心行政部經(jīng)辦，并做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人人力行政中心行政部經(jīng)理。

5、部門工作會(huì)議由體系主管經(jīng)辦、后勤主管保障，做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人體系主管。

6、其他臨時(shí)性會(huì)議參照參會(huì)人員級(jí)別分別由各層級(jí)負(fù)責(zé)人經(jīng)辦，并做好會(huì)議保障。

二、會(huì)前準(zhǔn)備

1、確定會(huì)議議題。

根據(jù)管理需要和領(lǐng)導(dǎo)安排，確需要通過(guò)會(huì)議解決和傳達(dá)，精簡(jiǎn)會(huì)議參加人員，同時(shí)要明確會(huì)議的議題和主旨。

2、制定會(huì)務(wù)方案。

根據(jù)確定的會(huì)議議題，人力行政中心行政部（以下簡(jiǎn)稱行政部）制定會(huì)議組織的會(huì)務(wù)方案，一般包括以下要素：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議程序。

（1）時(shí)間：要明確到時(shí)間點(diǎn)，詳細(xì)標(biāo)示出上午、下午或晚上，必要時(shí)標(biāo)示出星期幾。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地點(diǎn)：要明確標(biāo)示出樓座和會(huì)議室名稱。比如：四樓基金公司會(huì)議室。

（3）參加人員：要明確標(biāo)示出參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人員名單；其他參會(huì)人員較多時(shí)，指出參會(huì)人員范圍和人數(shù)。

（4）準(zhǔn)備方案：根據(jù)會(huì)議需要，進(jìn)行會(huì)議室落實(shí)，人員通知、物品準(zhǔn)備等工作。詳見下列的會(huì)議準(zhǔn)備。

3、責(zé)任到崗

根據(jù)會(huì)議要求，行政部要把會(huì)議涉及到各個(gè)事項(xiàng)，責(zé)任分解落實(shí)到崗到人，行政部經(jīng)理對(duì)進(jìn)行過(guò)程控制，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)問(wèn)題。需要部門負(fù)責(zé)人解決的，要及時(shí)匯報(bào)，避免誤事。

（1）提前預(yù)約，提前落實(shí)會(huì)議室，看是否與確定的時(shí)間相沖突，否則及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（2）會(huì)議通知。

①擬定通知。題目要明確會(huì)議議題，關(guān)于召開××××的通知，首先發(fā)送郵件至各參會(huì)人員郵箱。明確會(huì)議召開時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議目的、內(nèi)容、程序，便于參會(huì)人員準(zhǔn)備相關(guān)資料。

②參會(huì)告知。通過(guò)短信通知到參會(huì)本人，參照“會(huì)議通知”內(nèi)容但要注意簡(jiǎn)潔明了，并注明“聯(lián)系人、聯(lián)系方式、收到請(qǐng)回復(fù)”，上午召開的會(huì)議，前天下午下班前短信提醒；下午召開的會(huì)議，當(dāng)日上午上班后提醒；晚上召開的會(huì)議，當(dāng)日下午上班后

提醒，提前核實(shí)通訊錄及人員姓名和號(hào)碼，并做好人員名單標(biāo)示，防止內(nèi)容及人員遺漏、偏差。

③參會(huì)確認(rèn)。在短信通知后電話確認(rèn)是否收到會(huì)議告知短信及郵件，提醒參會(huì)準(zhǔn)備相關(guān)資料。

④變動(dòng)通知。如出現(xiàn)會(huì)議和人員變動(dòng)，采取電話和短信的方式，及時(shí)給予告知。

（3）會(huì)場(chǎng)布置。

①桌椅擺放。根據(jù)會(huì)議需要，提前要進(jìn)行桌椅擺放，公司領(lǐng)導(dǎo)和預(yù)知發(fā)言席要擺放和試用話筒。公司領(lǐng)導(dǎo)參加的，要擺放桌簽，確保會(huì)議秩序。

②準(zhǔn)備茶水。公司領(lǐng)導(dǎo)參加、預(yù)計(jì)會(huì)議一個(gè)小時(shí)以上的，要求準(zhǔn)備茶水，其余人員可準(zhǔn)備礦泉水。根據(jù)會(huì)議需要和領(lǐng)導(dǎo)指示準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)。

（4）整理資料。

①根據(jù)需要，收集與會(huì)議有關(guān)的信息和資料，②會(huì)議所需資料原則上要提前發(fā)放，不易提前發(fā)放的可會(huì)前擺放到相關(guān)人員的桌牌位置處。

二、會(huì)時(shí)安排。

1、組織簽到。

根據(jù)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場(chǎng)，簽到時(shí)要在會(huì)議室外或門口，同時(shí)發(fā)放相關(guān)資料和表格，主要公司領(lǐng)導(dǎo)劃到既可。對(duì)遲到或未到會(huì)人員做出標(biāo)示，會(huì)后落實(shí)并提出考核意見。會(huì)議時(shí)間將到1-2分鐘時(shí)，組織簽到人將人員到會(huì)情況匯報(bào)給會(huì)議主持人，由會(huì)議主持人征詢主要領(lǐng)導(dǎo)意見，決定是否開始會(huì)議。

2、會(huì)議組織

主持人根據(jù)會(huì)議議程主持會(huì)議，需要臨時(shí)要求其他人員參會(huì)時(shí)，服務(wù)人員及時(shí)聯(lián)系并通知。

3、會(huì)議服務(wù)

提醒會(huì)議服務(wù)人員及時(shí)倒水。倒水頻次要遵循先緊后松的原則辦理，其它根據(jù)會(huì)議要求和領(lǐng)導(dǎo)需要，積極做好相關(guān)服務(wù)。

4、做好記錄

指派專人做好會(huì)議記錄，防止會(huì)議安排的事項(xiàng)遺漏，必要時(shí)做好會(huì)議錄音。

三、會(huì)后工作

1、收集資料

根據(jù)會(huì)議要求，收集整理會(huì)議上所用資料及相關(guān)表格，確保人員離場(chǎng)秩序。

2、整理會(huì)場(chǎng)

根據(jù)要求，收集整理相關(guān)物品：橫幅和桌牌收集，話筒退出電池，桌椅歸位，衛(wèi)生清掃，滅燈斷電。

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議結(jié)束后，兩天之內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后上網(wǎng)發(fā)布或傳閱。

4、事項(xiàng)落實(shí)

根據(jù)會(huì)議紀(jì)要要求，進(jìn)行會(huì)議確定事項(xiàng)的落實(shí)工作，并按期反饋落實(shí)情況，確保會(huì)議精神貫徹落實(shí)到位。

四、月度工作會(huì)議要求

1、每月20日以電子郵件形式發(fā)送收集工作計(jì)劃及總結(jié)的通知，并短信提醒交付時(shí)間，電話聯(lián)系確認(rèn)。

（1）電子郵件通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事大家好：現(xiàn)通知你本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃與人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，感謝您的支持，祝工作愉快！

（2）短信通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事：請(qǐng)你于本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃到人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，收到請(qǐng)回復(fù)，謝謝！

2、每月25日--28日收集工作計(jì)劃及上會(huì)資料并校對(duì)文字，調(diào)整格式，28日確定會(huì)議議程。3、28日--31日確認(rèn)參會(huì)人員是否到會(huì)，如特殊原因不能按時(shí)參會(huì)者需向相關(guān)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假并在行政部報(bào)備。

4、提前半天調(diào)正文件資料是否可以順利播放。

5、擔(dān)保公司負(fù)責(zé)人會(huì)前安排會(huì)議服務(wù)人員，做好后勤工作。

6、會(huì)后工作計(jì)劃收集、打印、確認(rèn)簽字。

五、責(zé)任與考核

會(huì)議責(zé)任人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程方案、會(huì)議室及人員通知落實(shí)、會(huì)議安排準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)要及會(huì)后事項(xiàng)落實(shí)。不按規(guī)范組織會(huì)議，出現(xiàn)失誤扣責(zé)任人50元～100元。會(huì)議確定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦不到位扣責(zé)任人100元～200元。

人力行政中心 2014年5月8日

第四篇：組織大型會(huì)議流程

針對(duì)我以后經(jīng)常組織大型會(huì)議，根據(jù)這次培訓(xùn)班經(jīng)驗(yàn)總結(jié)有關(guān)流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負(fù)責(zé)人：臨場(chǎng)負(fù)責(zé)突發(fā)事情，檢查監(jiān)督各項(xiàng)分工的進(jìn)行。

2、確定會(huì)場(chǎng)布置負(fù)責(zé)人：

（１）會(huì)標(biāo)：會(huì)議名稱。字體規(guī)范、排列整齊、粘貼結(jié)實(shí)、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺(tái)牌：主席臺(tái)就坐安排。臺(tái)下就坐安排。臺(tái)牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺(tái)后放翠綠花草②主席臺(tái)前放３排鮮花③臺(tái)下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺(tái)按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺(tái)下擺放一次性口杯。

（５）音響準(zhǔn)備：專業(yè)人員提前對(duì)會(huì)場(chǎng)音響效果、燈光進(jìn)行全面測(cè)試，確保燈光、音響、投影儀設(shè)備正常。投影儀和電腦務(wù)必調(diào)試好。并且留有專人保證整個(gè)培訓(xùn)過(guò)程完整進(jìn)行。

（６）桌椅及室內(nèi)衛(wèi)生：會(huì)場(chǎng)桌椅要擺放整齊，衛(wèi)生要打掃干凈。

3、確定材料負(fù)責(zé)人：

（１）會(huì)議指南，人手一份。講義材料準(zhǔn)備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領(lǐng)導(dǎo)講話。人手一份。

（３）會(huì)議主持詞。包括會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后講話稿。

（４）其他參會(huì)人員發(fā)言材料。

（５）會(huì)議材料袋若干。

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議議程等相關(guān)材料務(wù)必于會(huì)議召開前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無(wú)錯(cuò)別字。

4、確定會(huì)場(chǎng)服務(wù)負(fù)責(zé)人：

（１）簽到發(fā)材料。簽到時(shí)告訴與會(huì)者座次。

（２）茶水。安排若干名服務(wù)人員倒水，保證會(huì)議供水充足。

（３）空調(diào)。根據(jù)天氣情況開放，但要事先調(diào)試好。

（４）提出會(huì)議紀(jì)律要求

（5）會(huì)議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負(fù)責(zé)人：

（1）用餐編組（地區(qū)式、課題式、自定式）

（2）專家、領(lǐng)導(dǎo)用餐

（3）備用數(shù)量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數(shù)

（6）宴請(qǐng)的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負(fù)責(zé)人：

（1）賓館業(yè)務(wù)接洽：

（1）接待能力符合會(huì)議要求

（2）會(huì)議相關(guān)設(shè)施考察一遍、（3）食宿收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標(biāo)準(zhǔn)

（6）會(huì)議室標(biāo)準(zhǔn)

（7）付費(fèi)結(jié)帳事宜：

（8）結(jié)算方式

餐：按餐卷，注意人數(shù)提前確定，或者按照餐券收費(fèi)

按桌，或者每個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)確定

宿：按實(shí)際、按預(yù)定，退房時(shí)間允許延遲2個(gè)小時(shí)

（9）熱水供應(yīng)

（10）娛樂活動(dòng)

（11）出現(xiàn)超員情況的應(yīng)對(duì)方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領(lǐng)導(dǎo)特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

7、做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算

（1）餐費(fèi)

（2）宿費(fèi)

（3）資料費(fèi)

（4）會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)

（5）交通費(fèi)

（6）房間內(nèi)水果、洗漱用品標(biāo)準(zhǔn)

（7）專家費(fèi)用（食宿費(fèi)、交通費(fèi)、講課費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)）

（8）會(huì)務(wù)補(bǔ)助費(fèi)

（9）通訊費(fèi)

（10）不可預(yù)見費(fèi)

8、專家、領(lǐng)導(dǎo)等安排

（1）確定專職人員服務(wù)。全程跟蹤，聽課、用餐、休息等要全程陪同，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隨時(shí)解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規(guī)格安排

（4）支付講課費(fèi)、交通費(fèi)

（5）交通安排（包括機(jī)票訂購(gòu)、幾點(diǎn)送往）

（6）活動(dòng)安排（非報(bào)告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環(huán)境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負(fù)責(zé)任人分頭準(zhǔn)備各自工作，及時(shí)向總負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)程，完畢后制作會(huì)議指南。

2、進(jìn)行中：各負(fù)責(zé)人分頭進(jìn)行各自工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能解決現(xiàn)場(chǎng)解決，不能解決要拿出方案立即向總負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

當(dāng)發(fā)現(xiàn)有不妥，要向總負(fù)責(zé)人二次表達(dá)不同意見。

（1）早餐時(shí)間

（2）上午會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容、主講人、主持人

（3）中餐時(shí)間

（4）主講人、領(lǐng)導(dǎo)休息

（5）下午會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容、主講人、主持人

（6）晚餐時(shí)間

（7）餐后活動(dòng)安排

（8）休息時(shí)間

（9）返程票定購(gòu)、發(fā)放

（10）離會(huì)時(shí)間

（11）交通介紹，賓館位置及聯(lián)系電話

第五篇：如何組織會(huì)議活動(dòng)

會(huì)前準(zhǔn)備

在領(lǐng)導(dǎo)確定了會(huì)議諸要素以后，頂尖秘書就應(yīng)著手做準(zhǔn)備工作了。會(huì)前準(zhǔn)備很重要，不允許有絲毫的疏漏差錯(cuò)。會(huì)前準(zhǔn)備充分是會(huì)議成功的保證。

會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算

開會(huì)需要?jiǎng)佑萌肆?、物力、?cái)力，又往往占用一些工作、生產(chǎn)時(shí)間。為了使開會(huì)與日常工作、生產(chǎn)互相結(jié)合、促進(jìn)，而不是互相沖突、抵耗，會(huì)議必須要有計(jì)劃。開會(huì)也是一種投入與產(chǎn)出，盡管投人往往是有形的，產(chǎn)出往往是無(wú)形的，但總是以最少的投人爭(zhēng)取最大的產(chǎn)出。因此，會(huì)議應(yīng)該計(jì)算成本，作出預(yù)算，包括在會(huì)議計(jì)劃之中。

(1)會(huì)議計(jì)劃。

會(huì)議計(jì)劃首先應(yīng)明確會(huì)議的目的和任務(wù)，確定會(huì)議的名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，即會(huì)議六要素的具體化。

其次會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動(dòng)?！?/p>

再次決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì)。

會(huì)議計(jì)劃由秘書制訂、提出。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后-再由秘書或秘書處組織人員。分頭按計(jì)劃執(zhí)行。

機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部的小型會(huì)議也應(yīng)有計(jì)劃，使組織成員做到心中有數(shù)，早作安排。部門的會(huì)議至少應(yīng)提前一星期報(bào)至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計(jì)劃地參加部門會(huì)議，有利于全局工作的順利開展。

(2)會(huì)議成本預(yù)算。

有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。會(huì)議成本包括兩部分：

①“顯性成本”。

即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。這些費(fèi)用是可以明顯計(jì)算出來(lái)的，又是直接消費(fèi)的。

②“隱性成本”。

即與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。它的含義是這樣的：一個(gè)生產(chǎn)者的勞動(dòng)價(jià)值至少是他工資的8倍，參加會(huì)議前必然要作些準(zhǔn)備，會(huì)后又有用于思考、回憶的時(shí)間，所以還要乘以2。會(huì)議成本的計(jì)算公式是：會(huì)議成本=X+2J×N×T

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間(小時(shí))。

所以，召開一個(gè)百人左右、跨地區(qū)的、會(huì)期3至5天的中型會(huì)議，其會(huì)議成本總數(shù)將達(dá)到幾萬(wàn)元甚至幾十萬(wàn)元。有些國(guó)家、有些大企業(yè)每次開會(huì)總把會(huì)議成本預(yù)算表貼在會(huì)議室的門口，讓每個(gè)與會(huì)者一進(jìn)門就知道這次會(huì)議要花費(fèi)多少代價(jià)，從而共同努力提高會(huì)議的效率。因此，一些目標(biāo)、效果不十分明顯的會(huì)議應(yīng)當(dāng)少開或不開。頂尖秘書雖無(wú)決定權(quán)，但應(yīng)有清醒的頭腦、正確的態(tài)度。可以提出自己的意見。

文件準(zhǔn)備較重要的會(huì)議頂尖秘書都需要事先準(zhǔn)備文件

會(huì)議文件有兩大類：

一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料。如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計(jì)劃。以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。這類文件有些在會(huì)議結(jié)束后不能讓與會(huì)人員帶走，秘書應(yīng)做好回收工作。

另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件。如：開幕詞、工作報(bào)告、講話稿、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要、閉幕詞、會(huì)議總結(jié)等。其中，開幕詞、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)模渌募t在會(huì)議過(guò)程中或會(huì)議結(jié)束時(shí)形成。

這類文件可以讓與會(huì)人員帶走，作為進(jìn)一步學(xué)習(xí)或傳達(dá)、貫徹之用。

(1)開幕詞。

開幕詞是會(huì)議開始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡(jiǎn)短。內(nèi)容大體包括三方面：

①對(duì)來(lái)賓和與會(huì)人員表示歡迎。

②對(duì)會(huì)議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡(jiǎn)要介紹。

③預(yù)祝會(huì)議成功。

(2)工作報(bào)告。

工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會(huì)議討論的中心議題。工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對(duì)前階段工作成果、經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)的回顧與總結(jié)，也可以是對(duì)后階段工作提出計(jì)劃、預(yù)算、部署或展望。工作報(bào)告既要全面，又要重點(diǎn)突出。篇幅一般較長(zhǎng)，幾千字到幾萬(wàn)字不等，視內(nèi)容而定。

(3)發(fā)言稿。

這里指的是除工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報(bào)告那樣面面俱到，而應(yīng)是背景介紹，或是財(cái)政開支，或是人事管理，或是專業(yè)背景，或是會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))關(guān)心的其他問(wèn)題。等等。有些會(huì)議對(duì)發(fā)言時(shí)間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長(zhǎng)。發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰寫，也有些是由秘書代為起草，冉修訂定稿。

(4)其他會(huì)議文書。

除此三文件之外，頂尖秘書還必須準(zhǔn)備好會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表，等等。

(5)會(huì)議文件的準(zhǔn)備程序。

一般先由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、目標(biāo)的要求確定要點(diǎn)，授意給秘書。頂尖秘書按照領(lǐng)導(dǎo)授意，收集資料，寫成初稿，呈給領(lǐng)導(dǎo)審閱。領(lǐng)導(dǎo)審閱后提出意見，交回給秘書修改，或是自己修改。頂尖。秘書修改后再次呈給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)審定后簽發(fā)。秘書或文員將簽發(fā)的文稿打印、裝訂成正式文件。其程序如下：

會(huì)議準(zhǔn)備

對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。具休要求如下：

(1)會(huì)場(chǎng)布置

會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室有方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形等。會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會(huì)議采用正圓形會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無(wú)主次之分。大中型會(huì)議則安排在會(huì)議廳，扇形會(huì)議廳比長(zhǎng)方形的效果要好。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌面。臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺(tái)不宜過(guò)大過(guò)高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。研討會(huì)、座談會(huì)可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會(huì)者原桌發(fā)言和多向交流。會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過(guò)大，不如偏小。會(huì)場(chǎng)過(guò)大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會(huì)議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。

工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會(huì)議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。

(2)主席臺(tái)席位。

重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低，對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來(lái)賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。

第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。

會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施都必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器 的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。

(4）其他準(zhǔn)備。

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來(lái)的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))要通過(guò)新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。

會(huì)議議程、程序的擬定

(1)議程。

會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題。若有多個(gè)議題，頂尖秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。

(2)程序。

會(huì)議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目，如宣布會(huì)議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會(huì)議結(jié)束等。把第一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。

(3)日程表與作息時(shí)間表。

會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。

①日程表。

即將會(huì)議的全部?jī)?nèi)容(包括參觀和文娛活動(dòng))分解安排在會(huì)期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時(shí)數(shù)(幾點(diǎn)至幾點(diǎn))內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)，制成表格。

②作息時(shí)間表。

即將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。安排作息時(shí)間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時(shí)令特征等因素。

會(huì)議議程、程序、日程表、作息時(shí)間表的擬定，體現(xiàn)出會(huì)議準(zhǔn)備的充分和計(jì)劃的嚴(yán)密，可以使與會(huì)人員和服務(wù)人員做到心中有數(shù)，使會(huì)議有條不紊地進(jìn)行，這是會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))成功的必要保證。

會(huì)議通知的發(fā)送

會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)

信。

會(huì)議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：

①會(huì)議召開的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期，地點(diǎn)(會(huì)址)。

②會(huì)議名稱和主要議題。

③參加對(duì)象。

④須作什么準(zhǔn)備。

⑤報(bào)到日期、地點(diǎn)、接站辦法等。

⑥召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。

邀請(qǐng)性會(huì)議為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附加回執(zhí)。

回執(zhí)中需有下列內(nèi)容：

①受邀請(qǐng)者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。

②是否參加會(huì)議。

③預(yù)訂住房標(biāo)準(zhǔn)。

④提交論文題目或資料名稱。

⑤回程車船機(jī)票登記等。

會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或請(qǐng)柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。

附回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來(lái)回時(shí)間，受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過(guò)多，以免對(duì)方遺忘