第一篇：行政辦公系統(tǒng)培訓(xùn)文件專題

洛陽(yáng)峰尚裝飾工程有限公司存：辦公室

(行政序列)200 年 月版行政文件XZ-7下發(fā)：各部門

行政辦公系統(tǒng)培訓(xùn)文件

（一）行政秘書(shū)崗位職責(zé)

1、電話的接聽(tīng)

行政秘書(shū)最直接、最重要的工作便是接聽(tīng)公司電話。因?yàn)槊總€(gè)來(lái)電很可能就是公司一個(gè)潛在的客戶。同時(shí)接聽(tīng)電話的質(zhì)量直接反映了公司的形象與文化，所以行政秘書(shū)接聽(tīng)電話必須嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度進(jìn)行。

（1）一律使用標(biāo)準(zhǔn)普通話，絕對(duì)禁止使用方言接聽(tīng)電話或地方口音嚴(yán)重。

（2）接聽(tīng)電話一律回答“您好，北京鼎尚為您服務(wù)！”（建議在分公司使用“您好，北京

鼎尚為您服務(wù)！”這樣更加能夠突出北京品牌）。聲音要親切，口詞要清楚，一定要

使用“您”“請(qǐng)問(wèn)”“貴姓”“請(qǐng)稍等”“您方便留下電話或姓名嗎？”“我一定幫您轉(zhuǎn)

告”等禮貌用語(yǔ)，這樣才能留給客戶公司全心全意為客戶服務(wù)、作為京城品牌公司的風(fēng)范。

（3）詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，如是客戶咨詢電話行政秘書(shū)負(fù)責(zé)將客戶的詳細(xì)情況仔細(xì)記錄，每天將匯總表交到設(shè)計(jì)部經(jīng)理與市場(chǎng)部經(jīng)理個(gè)人1份，由市場(chǎng)部與設(shè)計(jì)部經(jīng)理負(fù)責(zé)

追訪。如是客戶投訴的電話，一定小心謹(jǐn)慎的接聽(tīng)，并迅速將電話轉(zhuǎn)接到客服部，通知客服部電話為客戶投訴電話。如是找總經(jīng)理電話，一定要客氣、耐心的詢問(wèn)對(duì)

方是否和總經(jīng)理有約，仔細(xì)詢問(wèn)對(duì)方的姓名與單位，然后將電話接聽(tīng)到總經(jīng)理辦公

室告之總經(jīng)理來(lái)電的詳細(xì)情況，詢問(wèn)總經(jīng)理是否接聽(tīng)此人電話，如接聽(tīng)轉(zhuǎn)入電話，如不接聽(tīng)則告之來(lái)電話者現(xiàn)在總經(jīng)理不方便接聽(tīng)電話，請(qǐng)其留下來(lái)電目的，做好詳

細(xì)記錄上報(bào)總經(jīng)理。

（4）對(duì)于接聽(tīng)的每一個(gè)電話一定要采用“首問(wèn)負(fù)責(zé)制”，即誰(shuí)接聽(tīng)的電話，誰(shuí)負(fù)責(zé)到底，絕對(duì)禁止將電話轉(zhuǎn)接后就置之不管，不再過(guò)問(wèn)了。

（5）對(duì)于一些來(lái)自“消費(fèi)者保護(hù)協(xié)會(huì)”“工商”“稅務(wù)”“版權(quán)局”的麻煩電話，一定要客

氣、耐心的接聽(tīng)，然后將其轉(zhuǎn)接到辦公室主任處，先告之來(lái)電為何方。如主任不在，詳細(xì)作好記錄，報(bào)告給辦公室主任。

（6）行政秘書(shū)還要對(duì)每個(gè)打出的長(zhǎng)途電話進(jìn)行詳細(xì)的記錄，絕對(duì)禁止用公司電話撥打私

人電話，每一個(gè)長(zhǎng)途電話的撥打都要有詳細(xì)的記錄。

2、接待客人的來(lái)訪

（1）對(duì)于客戶的來(lái)訪一定要熱情的接待，先詢問(wèn)客戶是否和設(shè)計(jì)師有約，如有約，將客

戶帶領(lǐng)到會(huì)客室，通知該設(shè)計(jì)師出來(lái)接待，同時(shí)及時(shí)倒水，讓客戶感到公司的熱情、周到，如該設(shè)計(jì)師有事外出，讓設(shè)計(jì)部經(jīng)理接待。如客戶是初次來(lái)訪，則先作好客

戶的登記，將登記表交予設(shè)計(jì)部經(jīng)理，讓設(shè)計(jì)部經(jīng)理安排工作室主任進(jìn)行接待，及

時(shí)倒水。

（2）對(duì)于來(lái)訪總經(jīng)理的客人，一定要客氣、耐心的詢問(wèn)對(duì)方是否和總經(jīng)理有約，仔細(xì)詢

問(wèn)對(duì)方的姓名與單位，請(qǐng)客人落座，稍等，然后到總經(jīng)理辦公室告之總經(jīng)理來(lái)訪客

人情況，詢問(wèn)總經(jīng)理是否接見(jiàn)此人，如接見(jiàn)即帶客人入總經(jīng)理室，及時(shí)倒水，如總

經(jīng)理不見(jiàn)，則告之來(lái)訪者現(xiàn)在總經(jīng)理不方便接見(jiàn)客人，請(qǐng)其留下來(lái)訪目的，做好詳

細(xì)記錄上報(bào)總經(jīng)理。

（3）對(duì)于一些來(lái)自“消費(fèi)者保護(hù)協(xié)會(huì)”“工商”“稅務(wù)”“版權(quán)局”的麻煩來(lái)訪，一定要客

氣、耐心的接待，然后將其報(bào)告到辦公室主任處，讓辦公室主任接待，如主任不在，詳細(xì)作好記錄，報(bào)告給辦公室主任。

（4）對(duì)于接待的每一個(gè)客人一定要采用“首問(wèn)負(fù)責(zé)制”，即誰(shuí)接待的客人，誰(shuí)負(fù)責(zé)到底，絕對(duì)禁止將客人接待后就置之不管，不再過(guò)問(wèn)了。

3、辦公用品的保管與領(lǐng)用

辦公用品的入庫(kù)與領(lǐng)用一定要有詳細(xì)的記錄，分部門歸類，嚴(yán)格領(lǐng)用制度，該領(lǐng)的領(lǐng)不該領(lǐng)的不領(lǐng)，實(shí)領(lǐng)多少，登記多少，嚴(yán)禁少登記或不登記，同時(shí)每月要對(duì)辦公用品進(jìn)行盤存，與行政助理進(jìn)行對(duì)帳，上報(bào)辦公室主任，同時(shí)監(jiān)督各部門對(duì)辦公用品的使用，行政秘書(shū)對(duì)于任何浪費(fèi)現(xiàn)象有監(jiān)督、批評(píng)權(quán)利，對(duì)于嚴(yán)重現(xiàn)象上報(bào)辦公室主任進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

4、對(duì)于公司辦公設(shè)備的管理

行政秘書(shū)對(duì)于公司辦公設(shè)備要進(jìn)行日常保管與維護(hù)，并且有義務(wù)將辦公設(shè)備的正確使用方式告之公司每一位員工，監(jiān)督其他人員是否正確使用辦公設(shè)備，并且詳細(xì)記錄每一辦公設(shè)備的保養(yǎng)時(shí)間，協(xié)助行政助理對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行日常保養(yǎng)。

5、負(fù)責(zé)公司文件的打印、編號(hào)、復(fù)印、發(fā)放。

對(duì)于公司各個(gè)部門的文件與各種表格或資料，行政秘書(shū)負(fù)責(zé)打印并分門別類的電腦歸檔，同時(shí)按照文件規(guī)范下發(fā)接收部門，并且作好接收登記，同時(shí)將文件移交行政助理處做好文件歸檔處理。

6、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好外聯(lián)工作

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好外聯(lián)工作，例如票務(wù)、工作餐、飲用水的預(yù)定等等。

7、作好公司全體員工考勤登記

詳細(xì)作好公司全體員工的考勤登記，準(zhǔn)確、如實(shí)的填寫，每月將原始記錄上交行政助理進(jìn)行匯總登記，最后交由辦公室主任依據(jù)考勤評(píng)定工資，考勤表每日9：00收起，嚴(yán)禁代簽到及提前簽到。

8、維護(hù)公司公共區(qū)域衛(wèi)生清潔

行政秘書(shū)必須維護(hù)公司公共區(qū)域的衛(wèi)生整潔，并有權(quán)監(jiān)督其他員工維護(hù)公共區(qū)域的清潔。

9、協(xié)助辦公室主任與行政助理做好本部門的日常工作，同時(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（二）行政助理崗位職責(zé)

1、負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各部門對(duì)公司各項(xiàng)批示、決定、決議的貫徹執(zhí)行情況。

行政助理有權(quán)監(jiān)督、檢查各部門貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)批示、決定、決議的情況，同時(shí)有權(quán)督促各部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行，并對(duì)于不認(rèn)真貫徹情況有上報(bào)辦公室主任并協(xié)助其處理權(quán)利。

2、負(fù)責(zé)起草上報(bào)總公司的各項(xiàng)文件，由辦公室主任審核并呈總經(jīng)理簽字后報(bào)送總公司，以

及公司各項(xiàng)行文工作，同時(shí)作好各類文件的歸檔工作。

行政助理負(fù)責(zé)根據(jù)各部門具體上報(bào)內(nèi)容起草分公司上報(bào)總公司的文件，交予辦公室主任審核，呈總經(jīng)理簽字后報(bào)送總公司，同時(shí)公司各部門的發(fā)文均由行政助理進(jìn)行起草行文，并作好各類文件的分門別類的歸檔工作，同時(shí)電子文件的消檔必須要有辦公室主任的簽字。

3、辦公用品的保管與領(lǐng)用

行政助理負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)登記，核查各部門辦公用品的領(lǐng)用情況，每月協(xié)同行政秘書(shū)在財(cái)務(wù)人員監(jiān)督下對(duì)辦公用品進(jìn)行盤存，與行政秘書(shū)進(jìn)行對(duì)帳，上報(bào)辦公室主任，同時(shí)監(jiān)督各部門對(duì)辦公用品的使用，行政助理對(duì)于任何浪費(fèi)現(xiàn)象有監(jiān)督、批評(píng)權(quán)利，對(duì)于嚴(yán)重現(xiàn)象上報(bào)辦公室主任進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

4、負(fù)責(zé)出具每月匯總考勤表格

行政助理每月月底根據(jù)行政秘書(shū)上交的原始考勤記錄，進(jìn)行每月考勤統(tǒng)計(jì)、分析，上報(bào)真實(shí)的考勤匯總表給辦公室主任。

5、負(fù)責(zé)制定公司規(guī)章制度及實(shí)施程序與監(jiān)督各部門對(duì)于規(guī)章制度的遵守情況

行政助理負(fù)責(zé)制定公司規(guī)章制度與實(shí)施程序，并且監(jiān)督各部門對(duì)于各規(guī)章制度的遵守情況，行政助理有權(quán)將各部門對(duì)規(guī)章制度的實(shí)施情況上報(bào)辦公室主任，并協(xié)助辦公室主任對(duì)其進(jìn)行處理。

6、負(fù)責(zé)組織實(shí)施員工培訓(xùn)，考核，并擬訂培訓(xùn)綱要。

行政助理負(fù)責(zé)組織行政辦公系統(tǒng)的培訓(xùn)，并監(jiān)督和考核其他部門的培訓(xùn)情況，編制報(bào)表留檔，并擬訂培訓(xùn)資料。

7、負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的管理

行政助理對(duì)于公司辦公設(shè)備要進(jìn)行日常保管與維護(hù)，并且有義務(wù)將辦公設(shè)備的正確使用方式告之公司每一位員工，監(jiān)督其他人員是否正確使用辦公設(shè)備，并且詳細(xì)記錄每一辦公設(shè)備的保養(yǎng)時(shí)間，特別督促電腦設(shè)備的日常維護(hù)和管理。

8、負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的管理的妥善保管及合理分配使用并登記造冊(cè)。

行政助理必須對(duì)公司所有固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)妥善保管，并合理進(jìn)行分配、調(diào)動(dòng)，并登記造冊(cè)，同時(shí)重要資產(chǎn)必須單獨(dú)建檔管理。

9、負(fù)責(zé)公司人力資源招聘、建檔及辭職（退）檔案的管理。

行政助理負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)協(xié)助辦公室主任進(jìn)行人力資源的招聘、建檔，人事檔案必須齊全（完整填寫的入職表格、各類證件復(fù)印件、尤其身份證要看原件、1寸照片、其他調(diào)職登記表），做到一人一檔，同時(shí)任職、調(diào)崗、升職記錄必須清楚，跟隨個(gè)人檔案調(diào)整，同時(shí)辭職及辭退人員單獨(dú)建檔，1年以后報(bào)辦公室主任消檔。

10、負(fù)責(zé)公司車輛的管理

行政助理負(fù)責(zé)對(duì)公司車輛及司機(jī)進(jìn)行管理，所有車輛資料單獨(dú)建檔，并負(fù)責(zé)交納各種費(fèi)用及及時(shí)督促司機(jī)對(duì)車輛進(jìn)行常規(guī)保養(yǎng)，平時(shí)派車必須有辦公室主任的派車單，一切派車工作圍繞業(yè)務(wù)進(jìn)行，星期六日任何人不得用車，車輛作為用戶參觀樣板間用途。行政助理對(duì)司機(jī)必須進(jìn)行家訪，同時(shí)車輛下班前一律歸回公司，絕對(duì)禁止開(kāi)回家。

11、對(duì)公司各類證件、執(zhí)照的管理

行政助理負(fù)責(zé)對(duì)公司各類證件、執(zhí)照進(jìn)行管理，必須有相關(guān)登記表格，同時(shí)各部門需要各類證件、執(zhí)照或證件、執(zhí)照復(fù)印件時(shí)必須先報(bào)請(qǐng)辦公室主任批準(zhǔn)，同時(shí)必須有各部門主管簽字方可領(lǐng)用。

12、負(fù)責(zé)公司鑰匙的管理

行政助理必須對(duì)公司各類鑰匙進(jìn)行管理，各類鑰匙領(lǐng)用明細(xì)必須有表可查，同時(shí)每類鑰匙必須有備用，一定要管理得清清楚楚。

13、員工福利的管理

行政助理必須對(duì)員工的個(gè)人情況登記造冊(cè)，同時(shí)員工生日禮物的發(fā)放與特殊節(jié)日禮物的發(fā)放都必須要嚴(yán)格登記造冊(cè)。

14、協(xié)助辦公室主任與行政秘書(shū)做好本部門的日常工作，同時(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（三）辦公室主任崗位職責(zé)

1、協(xié)助總經(jīng)理作好公司日常管理工作。2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、責(zé)任：1、2、3、4、5、6、負(fù)責(zé)總公司領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)批示文件的收轉(zhuǎn)及呈辦結(jié)果的督促，并及時(shí)做好匯報(bào)工作。負(fù)責(zé)督促、檢查行政部門對(duì)公司各項(xiàng)批示、決定、決議的貫徹執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)組織總經(jīng)理主持的工作會(huì)議，并安排好會(huì)務(wù)工作。負(fù)責(zé)公司機(jī)要文書(shū)、檔案及印章管理工作。有權(quán)向各部門索取必要的資料和了解情況。對(duì)公司決議和總經(jīng)理批示的貫徹執(zhí)行情況，有權(quán)檢查督促。有權(quán)催促各部門按時(shí)按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù)。有權(quán)按總經(jīng)理指示，協(xié)調(diào)各部門之間工作關(guān)系。對(duì)各部門以公司名義起草的文件有審核和校正權(quán)。負(fù)責(zé)辦公用品以及其他固定資產(chǎn)的購(gòu)買。在得知公司經(jīng)營(yíng)、行政管理工作出現(xiàn)異常情況，未及時(shí)向總經(jīng)理反映以造成重大損失負(fù)責(zé)。對(duì)公司行文造成差錯(cuò)，收集整理的資料失真造成的嚴(yán)重后果負(fù)責(zé)。對(duì)機(jī)密文件和文書(shū)檔案管理不善，發(fā)生失密、泄密和丟失負(fù)責(zé)。對(duì)總公司領(lǐng)導(dǎo)指示文件傳遞不及時(shí)，或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象而影響工作運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。對(duì)公司印鑒、介紹信管理不嚴(yán)，使用不當(dāng)造成的不良后果負(fù)責(zé)。對(duì)因管理疏漏造成的公司固定資產(chǎn)的丟失和嚴(yán)重?fù)p壞負(fù)責(zé)。

第二篇：辦公行政系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)主持詞

會(huì)議主持11月17日下午今天上午進(jìn)行了三項(xiàng)議程：一傳達(dá)工作會(huì)議精神；三對(duì)VI進(jìn)行了培訓(xùn)；上午大家與會(huì)都非常認(rèn)真，希望下午可以再度保持。為繼續(xù)保持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，開(kāi)會(huì)之前請(qǐng)大家將手機(jī)調(diào)置到振動(dòng)位置。今天下午會(huì)議的議程有二項(xiàng)：一是公文處理培訓(xùn)；二拓展活動(dòng)，然后合影留念?，F(xiàn)在進(jìn)行第一項(xiàng)，請(qǐng)科長(zhǎng)主講《公文處理》，大家歡迎。下面進(jìn)行第二項(xiàng)，拓展活動(dòng)11月18日上午昨天一天，我們進(jìn)行辦公行政系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，大家與會(huì)都非常認(rèn)真，今天上午各單位進(jìn)行辦公室總結(jié)交流工作新經(jīng)驗(yàn)，探討研究辦公室工作中的新問(wèn)題及其解決辦法，是推動(dòng)各單位辦公室工作不斷前進(jìn)的強(qiáng)大力量。因此，各單位辦公室主任匯聚一堂，溝通各自工作新情況，總結(jié)交流新經(jīng)驗(yàn)，很重要，也很有必要，希望今天上午交流發(fā)言能更加熱烈。今天上午會(huì)議的議程有二項(xiàng)：一各單位交流發(fā)言；二是作會(huì)議總結(jié)。首先進(jìn)行發(fā)言的是物業(yè)公司；同志們：本次行政系統(tǒng)工作會(huì)議傳達(dá)系統(tǒng)工作會(huì)議精神及辦公行政系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各單位對(duì)辦公室工作進(jìn)行了總結(jié)交流，并且主任做了會(huì)議總結(jié)，本次會(huì)議的議程已經(jīng)圓滿完成，會(huì)議開(kāi)得很好，內(nèi)容豐富，形式別樣，生動(dòng)活潑，成果明顯，特別是盧主任的講話，總結(jié)了前段工作，指出了目前存在的問(wèn)題，并對(duì)今年后兩個(gè)月的有關(guān)工作提出了指導(dǎo)性意見(jiàn)（對(duì)今后的工作作出了部署和安排）。

第三篇：OA辦公系統(tǒng)文件辦理流程

第三節(jié) 發(fā)文流程

本節(jié)主要介紹學(xué)院發(fā)文的各種規(guī)范化操作，包括發(fā)文擬稿、發(fā)文審批、文件印發(fā)、領(lǐng)導(dǎo)簽閱、文件擬辦、文件歸檔、文件分發(fā)等幾個(gè)步驟。

2.1 發(fā)文擬稿

發(fā)文程序第一步是要進(jìn)行發(fā)文擬稿，可以通過(guò)“左邊工具欄”——“公文管理”——“發(fā)文管理”——“發(fā)文擬稿”進(jìn)行發(fā)文擬稿的操作。如圖3-1所示。

文字輸入?yún)^(qū)

圖3-1

注：如果上述操作后看不到“文字輸入?yún)^(qū)”，出現(xiàn)“請(qǐng)安裝OFFICE控件”的提示，請(qǐng)參考說(shuō)明第一節(jié)1.4小節(jié)操作即可。

進(jìn)入法文擬稿后就可以對(duì)文件進(jìn)行擬稿操作，一般來(lái)說(shuō)最好嚴(yán)格按照順序要求進(jìn)行填寫相應(yīng)的內(nèi)容，特別是必須先填寫“發(fā)文類型”和“模板”選擇后再進(jìn)行其他的操作，否則會(huì)造成擬好的文件消失的錯(cuò)誤，請(qǐng)?zhí)貏e注意。如圖3-2所示。

圖3-2 發(fā)文類型：兩辦、教務(wù)處、科研設(shè)備處選擇自己的發(fā)文類型，其他部門都選擇“其他部門發(fā)文”。

模 板：每個(gè)發(fā)文類型只對(duì)應(yīng)一個(gè)的模板，選擇即可。

秘密等級(jí)：如果為“非密級(jí)”就選擇“非密級(jí)”，也可以不選。但是不選的話任何人都可以到檔案管理看到這份文件，而不需要任何審批手續(xù)。選擇了“非密級(jí)”的話必須經(jīng)過(guò)檔案室審批才能借閱該份文件。因此最好選擇“非密級(jí)”。

緊急程度：可以不填，如果緊急或者特級(jí)才填寫。

發(fā)文機(jī)關(guān)：輸入部門名稱，注意：部門名稱不要加“院”。如“院辦公室”就是錯(cuò)誤的。主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)就是表示這份文件是給哪個(gè)部門看哪個(gè)部門就是主送機(jī)關(guān)，主送機(jī)關(guān)不能寫個(gè)人姓名，必須是機(jī)構(gòu)名稱。例如你這份文件是主送給“XX院長(zhǎng)”的，你就不能直接把院長(zhǎng)的姓名寫在主送機(jī)關(guān)上，而應(yīng)該寫“學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)”。一般來(lái)說(shuō)，主送機(jī)關(guān)就是公文正文中的抬頭，如圖3-3所示，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)就是主送機(jī)關(guān)。

圖3-3

抄送機(jī)關(guān)：除了主送機(jī)關(guān)外還需要抄送的其他單位。沒(méi)有可以不填。附件名稱：填寫附件的標(biāo)題，沒(méi)有可以不填。

主題詞：根據(jù)公文主題詞表填寫文件的主題詞，每個(gè)詞中間空2個(gè)格。

發(fā)文字號(hào)：選擇發(fā)文字號(hào)，然后核對(duì)序號(hào)是否正確，一般來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)具有記憶功能。上次如果通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)了42號(hào)文，這次會(huì)自動(dòng)生成43號(hào)，請(qǐng)注意核對(duì)。

共印幾份：可以不填。檔案室：必須選擇“檔案室”。

輸入完上述內(nèi)容后，就可以進(jìn)行正文部分的排版了。一般來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶前面所輸入的內(nèi)容自動(dòng)生成文件模板，只需少許改動(dòng)就可以生成一份規(guī)范的公文了。如圖3-4所示。

“下載”按鈕：可以把擬稿的文稿下載到電腦指定位置。

查詢?cè)O(shè)置：設(shè)置文件歸檔后有權(quán)查閱該文件的用戶范圍。不選即默認(rèn)為全體用戶。

圖3-4 注意：在輸入正文和調(diào)整文件內(nèi)容的時(shí)候，必須只能保留這一個(gè)窗口。例如當(dāng)你擬稿的時(shí)候如有人用網(wǎng)絡(luò)尋呼你，千萬(wàn)不能選擇“回復(fù)”按鈕，否則，所有的擬稿內(nèi)容都要重新輸入。如果擬稿中途實(shí)在有重要事情要用OA系統(tǒng)進(jìn)行其他操作，也應(yīng)該點(diǎn)擊上方的“暫存”按鈕，保存成功后再進(jìn)行其他的操作。如果要再次編輯該文件，可以在OA系統(tǒng)首頁(yè)的“待批事項(xiàng)”里打開(kāi)文件進(jìn)行編輯。如圖3-5所示。

圖3-5

文件擬稿完畢后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)”按鈕轉(zhuǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。如圖3-6所示。

圖3-6 選擇提交領(lǐng)導(dǎo)后，可以在“辦理提示”欄輸入需要注意的問(wèn)題。單擊“確定”按鈕。

2.2 部門領(lǐng)導(dǎo)審批

當(dāng)擬稿人選擇好部門領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊“部門領(lǐng)導(dǎo)審批”后，發(fā)文程序進(jìn)入“部門領(lǐng)導(dǎo)審批程序”。部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)在首頁(yè)彈出該文件辦理提示窗口，同時(shí)在“待批事項(xiàng)”里顯示該文件名稱。如圖3-7所示。

單擊文件名稱就可以進(jìn)入審批程序了，進(jìn)入審批程序后應(yīng)該對(duì)文件的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)的校對(duì)檢查，然后填寫辦理意見(jiàn)，最后選擇相應(yīng)當(dāng)辦理流程。如圖3-8所示。

圖3-8

圖3-7 在看完文件的各項(xiàng)內(nèi)容后并作出相應(yīng)修改后（可以修改包括文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、主題詞、正文、日期等各項(xiàng)內(nèi)容），可以根據(jù)需要作出三種選擇，如上圖所示：“退回修改”、“轉(zhuǎn)印發(fā)”、“刪除”操作：

退回修改：如果擬稿人所擬稿件存在多處錯(cuò)誤，沒(méi)有達(dá)到發(fā)文要求，可以選擇“退回修改”，把文件返回給擬稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件會(huì)出現(xiàn)在擬稿人首頁(yè)的“待批事項(xiàng)”內(nèi)。轉(zhuǎn)印發(fā)：如果文件沒(méi)有什么錯(cuò)誤達(dá)到發(fā)文要求，同意印發(fā)文件可以單擊“轉(zhuǎn)印發(fā)”，然后選取一個(gè)“印發(fā)人”，單擊確定。如下圖所示：

刪除：如果文件不需要印發(fā)了，也無(wú)需再退回?cái)M稿人，可以點(diǎn)擊“刪除”按鈕刪除該文件。打印：可以把文件的正文部分打印出來(lái)校對(duì)。

印發(fā)前，部門領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)文件各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行修改，每次修改都會(huì)在OA系統(tǒng)中留下“修改痕跡”，可以進(jìn)行修改前后的對(duì)比，如果不需要看修改痕跡，可以選擇“隱藏痕跡”按鈕，如下圖所示：

圖3-10

圖3-9 2.3 印發(fā)文件

當(dāng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意轉(zhuǎn)印發(fā)后，指定印發(fā)文件的用戶便可以收到系統(tǒng)辦理提示的尋呼并在首頁(yè)的“待批事項(xiàng)”中顯示文件的名稱。如圖3-7所示。

注意：印發(fā)文件的用戶無(wú)權(quán)更改任何文件內(nèi)容的信息。所以上一步部門領(lǐng)導(dǎo)審批的操作務(wù)必檢查校對(duì)好文件。印發(fā)文件這一步驟是整個(gè)發(fā)問(wèn)流程中最復(fù)雜的一步操作。因此建議各部門指定一名專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)操作，以免出錯(cuò)。印發(fā)文件操作之前必須搞清楚文件印發(fā)的幾個(gè)類型：

1、發(fā)文需要院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見(jiàn)

2、發(fā)文需要其他中層部門領(lǐng)導(dǎo)簽閱

3、發(fā)文屬于部門內(nèi)部事務(wù)，不再需要任何人簽閱

4、發(fā)文只需要部分人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見(jiàn) 單擊首頁(yè)“待批事項(xiàng)”中的文件名后，以上4種類型的操作分別如下：

（1）需要院領(lǐng)導(dǎo)簽約意見(jiàn)的發(fā)文選擇“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)”，根據(jù)學(xué)院公文處理規(guī)定，單擊“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)”后文件發(fā)送到院辦，院辦根據(jù)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)。如圖3-11所示。

圖3-11（2）發(fā)文只需要其他中層干部或其他部門人員簽閱意見(jiàn)可以單擊“其他部門閱辦”，然后在彈出的對(duì)話框中選擇需要簽閱該文件的用戶的姓名，同時(shí)還可以填寫“辦理提示”（也可以不填寫），最后單擊確定按鈕提交。注意：不能在該對(duì)話框中選擇提交給院領(lǐng)導(dǎo)。如圖3-12所示。

圖3-12 當(dāng)單擊確定按鈕提交后，文件就會(huì)提交到所選用戶的系統(tǒng)中，當(dāng)所選用戶看完文件或已經(jīng)簽署意見(jiàn)后，印發(fā)文件的用戶可以通過(guò)“部門閱辦情況”查看你所提交用戶簽署的意見(jiàn)。如圖3-13所示。注意：一般情況下要等所有需要簽閱意見(jiàn)的其他用戶都簽閱意見(jiàn)后才能點(diǎn)擊“完成歸檔”，如果提前點(diǎn)擊“完成歸檔”，那其他用戶就不能再簽署意見(jiàn)了。

圖3-13

當(dāng)提交的所有用戶都閱辦完以后，點(diǎn)擊“完成歸檔”進(jìn)行存檔。存檔以后的文件可以在個(gè)人的“發(fā)文管理”中查閱、打印，也可以在“檔案管理”中查閱、打印。

（3）發(fā)文是屬于部門內(nèi)部的日常事務(wù)，無(wú)需其他部門和院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見(jiàn)。這時(shí)可以直接完成歸檔操作，單擊“完成歸檔”。如圖3-14所示。

圖3-14(4)分發(fā)文件：發(fā)文需要他人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見(jiàn)，只是閱讀的過(guò)程，這就是分發(fā)。分發(fā)文件在印發(fā)文件過(guò)程點(diǎn)擊“完成歸檔”（上述第三點(diǎn)的操作）歸檔后，彈出的對(duì)話框中單擊“分發(fā)”，選擇分發(fā)范圍，單擊確定。如圖3-15所示。分發(fā)文件不會(huì)影響文件的存檔過(guò)程。

圖3-15 注意：即使文件已經(jīng)存檔，如果發(fā)現(xiàn)還需要其他人閱讀該文件，也可以在“左邊工具欄”——“公文管理”——“發(fā)文管理”中選擇該文件打開(kāi)，然后選擇上方的“內(nèi)部分發(fā)”，選擇分發(fā)范圍即可。如圖3-16所示。

以上是發(fā)文的基本操作流程，也是行政部門常用的操作流程。下面介紹下辦公室擬辦和院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見(jiàn)的操作。

圖3-16

2.4 辦公室意見(jiàn)

如果部分發(fā)文時(shí)選擇了“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)”提交后，文件即轉(zhuǎn)到院辦辦理，院辦根據(jù)文件內(nèi)容單擊上方的“轉(zhuǎn)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)”，選擇一名領(lǐng)導(dǎo)后提交即可。如果文件不符合要求，或者沒(méi)有辦理的必要性也可以選擇上方的“退回”按鈕，把文件退回到“文件印發(fā)”的流程重新辦理。

2.4 學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)

院辦公室提交文件后轉(zhuǎn)到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)辦理，院領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件簽署意見(jiàn)后單擊“轉(zhuǎn)辦公室擬辦”提交即可。也可以點(diǎn)擊“打印”把文件輸出。

2.5 辦公室擬辦

辦公室接到院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見(jiàn)后開(kāi)始擬辦領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，在窗口上方選擇“部門擬辦”，選擇擬辦部門名稱后單擊“擬辦確定”即可。

2.6 各部門辦理文件

各部門中層干部如果接到院辦擬辦的文件，可以查閱文件后簽署意見(jiàn)，并單擊“擬辦完成”即可。注意：如果擬辦完成不能點(diǎn)擊的時(shí)候才能點(diǎn)擊“最后歸檔”按鈕。

2.7 查閱文件

如果用戶想查閱學(xué)院各部門的發(fā)文，可以到“左邊工具欄”——公文管理——檔案管理中選擇文件的分類進(jìn)行借閱查詢。

第四篇：OA行政辦公系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)全解

OA辦公系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)

一、前言

為充分發(fā)揮信息化平臺(tái)作用，提高工作效率，學(xué)校啟用了新行政辦公系統(tǒng)（OA），將公文處理、表單審批、學(xué)校通知公告等業(yè)務(wù)模塊部署到電子系統(tǒng)上，方便各部門對(duì)工作進(jìn)行信息化、規(guī)范化管理。本手冊(cè)是學(xué)校行政辦公系統(tǒng)軟件（OA系統(tǒng)）的用戶使用手冊(cè)，主要是為指導(dǎo)用戶使用本產(chǎn)品而編寫的。希望本手冊(cè)能夠幫助您在短時(shí)間內(nèi)對(duì) OA系統(tǒng)有一個(gè)概括的了解，讓您親身體驗(yàn)到它所帶來(lái)的方便與快捷。

二、登錄系統(tǒng)

OA行政辦公系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版，登錄形式簡(jiǎn)單方便，只需在瀏覽器中輸入服務(wù)器地址，即可訪問(wèn)系統(tǒng)。目前學(xué)校OA行政辦公系統(tǒng)服務(wù)器支持內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)訪問(wèn)，無(wú)論在學(xué)校還是在校外，只要可以上網(wǎng)，即可通過(guò)瀏覽器登錄辦公系統(tǒng)進(jìn)行工作處理。同時(shí)OA行政辦公系統(tǒng)配備有手機(jī)客戶端，通過(guò)下載安裝手機(jī)客戶端，亦可登錄學(xué)校行政辦公系統(tǒng)處理工作。登錄系統(tǒng)入口如下：

學(xué)校官網(wǎng)行政辦公系統(tǒng)入口；

服務(wù)器內(nèi)網(wǎng)地址：http:// 192.168.168.104:5007； 服務(wù)器外網(wǎng)地址：http://58.47.177.160:5006； 手機(jī)客戶端服務(wù)器地址：58.47.177.160:5005。登錄頁(yè)面如下：

各用戶的登錄帳號(hào)詳見(jiàn)通知，初始密碼為123456，首次登錄系統(tǒng)，請(qǐng)修改個(gè)人密碼，防止他人盜用。

三、系統(tǒng)首頁(yè)

1.個(gè)人空間

個(gè)人空間用于展現(xiàn)與個(gè)人工作緊密相關(guān)的信息，如待辦工作、表單審批、跟蹤事項(xiàng)、我的模板、日程事件、我的計(jì)劃、常用文檔等。用戶個(gè)人可自行配置，預(yù)置的個(gè)人空間如圖所示：

個(gè)人空間的管理：若單位管理員設(shè)定用戶可以自定義個(gè)人空間，則用戶自身可對(duì)個(gè)人空間的管理，進(jìn)入【個(gè)人事務(wù)】--【空間欄目】，同樣可以設(shè)置布局，并進(jìn)行欄目設(shè)置。如圖，用戶設(shè)置個(gè)人空間：

四、功能模塊介紹

1.公文管理

本節(jié)詳細(xì)介紹公文應(yīng)用部分的具體操作：【發(fā)文管理】、【收文管理】、【公文查詢】功能操作。

? 公文處理：第一步：點(diǎn)開(kāi)待辦列表，選擇要處理的公文，進(jìn)入處理界面：

? 發(fā)文管理：用于完成發(fā)文件箋的擬文、審核、審批（或會(huì)簽）、簽發(fā)、復(fù)核、封發(fā)和歸檔的處理過(guò)程，形成公文單與正式公文。所有這些處理節(jié)點(diǎn)的名稱和權(quán)限，用戶均可自行定義，由此保證了系統(tǒng)的靈活性。同時(shí)提供公文的催辦、督辦等操作，保證公文流轉(zhuǎn)的嚴(yán)肅性。發(fā)文管理首頁(yè)如下圖：

功能鍵：

【擬文】具有發(fā)文擬文權(quán)的用戶才顯示【擬文】按鈕，進(jìn)行公文文稿的起草?！疽寻l(fā)】列表顯示已經(jīng)發(fā)送出去的公文。

【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進(jìn)行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。

【在辦】列表顯示【暫存待辦】過(guò)的公文?！疽艳k】列表顯示當(dāng)前節(jié)點(diǎn)已經(jīng)辦理完畢的公文。擬文操作步驟：

? 第一步:點(diǎn)擊【調(diào)用模板】，選好模版之后點(diǎn)擊確定，直接調(diào)用公文發(fā)文流程模板。如下圖：

? 第二步：填寫發(fā)文單。根據(jù)設(shè)置的文單信息進(jìn)行填寫，如文件標(biāo)題等信息。送往單位可以自行選擇。

? 第三步：書(shū)寫公文內(nèi)容。點(diǎn)擊【正文】，系統(tǒng)支持word、excel、wps等格式，也可以點(diǎn)擊左上角【文件F】，直接選擇打開(kāi)本地文件，或者可以直接在編輯頁(yè)面編輯內(nèi)容，編輯完成，點(diǎn)擊菜單欄“綠色箭頭”，保存退出。如下圖編輯正文：

? 第四步：按實(shí)際需要增加附言和附件。點(diǎn)擊【發(fā)送】，即可發(fā)送到下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的人員。

? 收文管理：用于完成外來(lái)電子公文的自動(dòng)登記、紙制公文的手工登記，以及擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過(guò)程。所有這些處理節(jié)點(diǎn)的名稱和操作權(quán)限，用戶均可自定義。收文管理首頁(yè)如下圖：

【收文管理】頁(yè)面下各功能鍵說(shuō)明如下：

【待登記】對(duì)公文進(jìn)行登記，可以通過(guò)【登記紙質(zhì)公文】來(lái)進(jìn)行公文登記?！敬l(fā)】暫時(shí)不想發(fā)送的公文被保存在這個(gè)列表中?！疽寻l(fā)】已經(jīng)發(fā)送出去的公文保存在這個(gè)列表中。

【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進(jìn)行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。

【在辦】列表顯示【暫存待辦】后的公文。

【已辦】已經(jīng)辦理了公文操作的文件保留在這個(gè)列表中。

操作步驟：點(diǎn)擊一級(jí)菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，進(jìn)入收文管理界面，? 第一步：登記。點(diǎn)擊一級(jí)菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，通過(guò)待登記公文列表，選擇公文，點(diǎn)擊【登記】，按以下步驟進(jìn)行公文登記。

? 第二步：收文處理：文件登記發(fā)送后，下一個(gè)進(jìn)行公文辦理的人員會(huì)收到公文的提示信息，在系統(tǒng)的首頁(yè)的【待辦事項(xiàng)】中顯示該公文。辦理人員可以直接點(diǎn)擊打開(kāi)進(jìn)行辦理，同時(shí)在公文管理中【收文管理】的待辦事項(xiàng)中也列出了所有要辦理的公文。辦理者可以對(duì)文件內(nèi)容以手寫批注，手寫批注等方式進(jìn)行文件的批閱，批示等操作。

2.會(huì)議管理

會(huì)議是針對(duì)某些議題進(jìn)行討論、研究和解決的過(guò)程，起到溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、集思廣益、制定計(jì)劃、科學(xué)決策的目的。會(huì)議管理將會(huì)議通知，召開(kāi)過(guò)程以及會(huì)議紀(jì)要集合在一起，規(guī)范了工作，協(xié)同提升了工作效率。會(huì)議管理涵蓋了視頻會(huì)議，會(huì)議紀(jì)要，登記會(huì)議室，會(huì)議室使用統(tǒng)計(jì)等功能，達(dá)到靈動(dòng)管理，高效工作之目的。

功能菜單：包括【會(huì)議安排】、【待開(kāi)會(huì)議】、【已開(kāi)會(huì)議】、【會(huì)議資源】四個(gè)子菜單。會(huì)議室申請(qǐng)操作步驟：點(diǎn)擊菜單【會(huì)議管理】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。

? 第一步:申請(qǐng)會(huì)議室,點(diǎn)擊【會(huì)議資源】-【申請(qǐng)會(huì)議室】頁(yè)簽，打開(kāi)會(huì)議室申請(qǐng)頁(yè)面；

? 第二步：點(diǎn)擊“會(huì)議室”輸入框，彈出會(huì)議室選擇窗口，鼠標(biāo)拖動(dòng)選擇空閑區(qū)域，如圖：

? 第三步：會(huì)議室選擇窗口點(diǎn)擊【確定】按鈕，選擇的會(huì)議室和對(duì)應(yīng)的時(shí)間會(huì)自動(dòng)錄入會(huì)議室申請(qǐng)信息，如圖：

? 第四步：點(diǎn)擊確定完成會(huì)議室申請(qǐng)操作。待會(huì)議室審核員審核通過(guò)后，即可使用。

新建會(huì)議操作步驟：點(diǎn)擊菜單【會(huì)議管理】-【會(huì)議安排】，點(diǎn)擊新建會(huì)議，進(jìn)入新建會(huì)議頁(yè)面，填寫相關(guān)會(huì)議信息，點(diǎn)發(fā)送即可。如下圖：

3.文化建設(shè)

文化建設(shè)模塊是單位內(nèi)文化建設(shè)的發(fā)布平臺(tái)，也是學(xué)校內(nèi)部員工交流溝通的平臺(tái)。如學(xué)校發(fā)布公告、通知，值班安排，校歷、作息時(shí)間表等。

操作說(shuō)明：點(diǎn)擊頁(yè)簽【單位空間】進(jìn)入通知公告頁(yè)面，或者點(diǎn)擊菜單【文化建設(shè)】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。公告類型、公告管理員和公告審核員由管理員設(shè)定，管理員可對(duì)該類型的公告進(jìn)行歸檔、刪除、置頂、設(shè)置精華貼等操作，并可將該類型的發(fā)布權(quán)授予其他普通用戶。普通用戶可以查看單位空間各模塊內(nèi)容，被授權(quán)的用戶具有發(fā)布信息的權(quán)限。

發(fā)布通知公告操作步驟：

? 第一步：點(diǎn)擊橫向菜單【文化建設(shè)】，選擇【公告】下的【單位公告】或【部門公告】。

? 第二步：選擇一個(gè)公告板塊，點(diǎn)該板塊下面的【發(fā)布公告】按鈕。? 第三步：點(diǎn)擊【新建】按鈕，編輯通知標(biāo)題、發(fā)布范圍、公告格式等內(nèi)容。

? 第四步：點(diǎn)擊發(fā)布，發(fā)布通知。

4.文檔中心

文檔中心應(yīng)用于單位、個(gè)人管理文檔、公文及其他模塊的歸檔信息和歷史公文的查詢，支持自定義文檔庫(kù)，提供文檔推送到單位、個(gè)人的學(xué)習(xí)區(qū)及文檔中心等功能。文檔中心包括【我的文檔】、【單位文檔】。

我的文檔：存儲(chǔ)個(gè)人的文檔，提供文檔的新建、修改、移動(dòng)、查詢等操作；支持文檔發(fā)送到個(gè)人空間，支持轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和郵件。

新建文檔夾的操作步驟：

? 第一步：?jiǎn)螕簟拘陆ā臋n夾】，彈出新建文檔夾的窗口，輸入文檔夾名稱。? 第二步：?jiǎn)螕簟敬_定】，在我的文檔中顯示新建的文檔夾。新建文檔的操作步驟：

? 第一步：?jiǎn)螕簟拘陆ā?，出現(xiàn)下拉菜單，選擇要新增的文檔類型。? 第二步：進(jìn)入文檔編輯界面，填寫名稱、高級(jí)屬性、編輯正文，上傳本地文件及關(guān)聯(lián)文檔，保存退出。

? 第三步：編輯要修改的文檔，進(jìn)行修改，保存。上傳文件的操作步驟 ：

? 第一步：點(diǎn)擊【上傳文件】，彈出上傳本地文件對(duì)話框。? 第二步：點(diǎn)擊【瀏覽】，選擇本地要上傳的文件，確定。

單位文檔：?jiǎn)挝晃臋n主要用于學(xué)校各部門存儲(chǔ)各自的文檔，由學(xué)校的單位文檔庫(kù)管理員管理及向下授權(quán)；單位文檔也可以在文檔庫(kù)管理中共享給其他單位。新建文檔、上傳文件等操作與我的文檔中相應(yīng)操作類似。

查看歷史公文步驟：點(diǎn)擊菜單【文檔中心】-【單位文檔】，進(jìn)入文檔中心，選擇單位文檔，查看相應(yīng)的歷史公文。如下圖：

5.協(xié)同工作

協(xié)同工作是個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理工具，用它來(lái)完成事務(wù)的發(fā)起、處理和管理，并記錄事務(wù)的發(fā)展過(guò)程和結(jié)果，由人通過(guò)流程規(guī)則來(lái)完成事項(xiàng)的辦理，并支持規(guī)則的成型和管理,協(xié)同工作一般用來(lái)進(jìn)行非公文類業(yè)務(wù)的處理，如：表單審批、需其他部門配合處理的工作、部門工作計(jì)劃、工作總結(jié)匯報(bào)等。

功能菜單：包括【新建事項(xiàng)】、【待發(fā)事項(xiàng)】、【已發(fā)事項(xiàng)】、【待辦事項(xiàng)】、【已辦事項(xiàng)】、【督辦事項(xiàng)】子菜單。

操作步驟：點(diǎn)擊菜單【協(xié)同工作】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。

【新建事項(xiàng)】 ：以調(diào)用模板方式或自建流程方式來(lái)發(fā)起一項(xiàng)跨組織的協(xié)同工作。選擇【協(xié)同工作】【新建事項(xiàng)】，進(jìn)入新建事項(xiàng)界面；或者通過(guò)左側(cè)快捷鍵【新建】【新建協(xié)同】進(jìn)入新建事項(xiàng)頁(yè)面，如圖所示：

? 新建事項(xiàng)中的具體操作：（以自建流程方式新建協(xié)同的具體操作）

? 第一步：依數(shù)據(jù)項(xiàng)的說(shuō)明，在新建事項(xiàng)界面，填寫協(xié)同標(biāo)題、正文信息等。? 第二步：建立流程，點(diǎn)擊流程輸入框中的<點(diǎn)擊新建流程>，在彈出的選人界面，選擇接收人員。

在下拉框中顯示系統(tǒng)設(shè)置的所有組織結(jié)構(gòu)，有部門、組、崗位、外部人員、關(guān)聯(lián)人員五個(gè)選項(xiàng)卡顯示對(duì)應(yīng)的信息；左邊區(qū)域羅列該組織的所有人員；右邊區(qū)域是選定需要在協(xié)同流程中執(zhí)行的人。鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊區(qū)域，選擇部門，根據(jù)選定的組織人員，選擇人員，按【→】，選定到執(zhí)行人區(qū)域。如果直接選擇右邊的【→】，表示整個(gè)部門被選定；按【↑】【↓】進(jìn)行已選項(xiàng)順序的調(diào)整。根據(jù)工作的具體情況選擇【并發(fā)】、【串發(fā)】。

1、并發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程后，各節(jié)點(diǎn)同時(shí)收到信息。

2、串發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程，流程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)依次處理（上一節(jié)點(diǎn)處理完畢后，下一節(jié)點(diǎn)才能收到）。

流程中如有需要調(diào)整的地方，可選中某個(gè)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行修改，如【增加節(jié)點(diǎn)】：可以在當(dāng)前節(jié)點(diǎn)后面增加一個(gè)或多個(gè)節(jié)點(diǎn)，也可以在會(huì)聚節(jié)點(diǎn)后面再增加新節(jié)點(diǎn)，可增加空節(jié)點(diǎn)?！緞h除節(jié)點(diǎn)】：可以刪除選中的節(jié)點(diǎn)?！咎鎿Q節(jié)點(diǎn)】：可以重新選擇該節(jié)點(diǎn)人員或部門。【節(jié)點(diǎn)屬性】：可以對(duì)選中的節(jié)點(diǎn)權(quán)限進(jìn)行修改。修改完成后，按【確定】按鈕，確認(rèn)流程后，自動(dòng)退出該頁(yè)面，回到【新建協(xié)同】操作頁(yè)面，同時(shí)流程節(jié)點(diǎn)的信息顯示在數(shù)據(jù)項(xiàng)【流程】中。

? 第三步：根據(jù)工作情況，可以將該事項(xiàng)選擇預(yù)歸檔，選定預(yù)歸檔的目錄，協(xié)同發(fā)送后，該協(xié)同會(huì)自動(dòng)歸檔到預(yù)歸檔目錄里。

? 第四步：根據(jù)工作需要，設(shè)定其他數(shù)據(jù)信息，設(shè)置流程期限、提前提醒、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、高級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)置等。

? 第五步：點(diǎn)擊【發(fā)送】，所建立好的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行處理發(fā)送，頁(yè)面自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到已發(fā)事項(xiàng)下，發(fā)送后的協(xié)同顯示在已發(fā)事項(xiàng)列表頁(yè)面中。? 以調(diào)用模板方式新建協(xié)同的具體操作：

用戶新建協(xié)同時(shí)，可以直接調(diào)用已經(jīng)建立好的系統(tǒng)預(yù)置的模板和個(gè)人建立的模板。其中，系統(tǒng)模板是公用的模板，由單位管理員或者表單管理員創(chuàng)建，用于解釋組織的管理規(guī)則，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；個(gè)人模板是個(gè)人對(duì)常用的流程和格式的存儲(chǔ)使用，可減少工作量和增加易用性。?

第一步：在【新建事項(xiàng)】頁(yè)面，點(diǎn)擊【調(diào)用模板】，彈出調(diào)用模板網(wǎng)頁(yè)對(duì)話框。?

第二步：在左邊列表中選擇模板，如選擇表單模板中類別下的行政審批【公務(wù)接待清單】，點(diǎn)擊【確定】按鈕。

? 第三步：選擇的模板將顯示在新建事項(xiàng)中，包括標(biāo)題信息、流程信息。? 第四步：用戶可以根據(jù)需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等數(shù)據(jù)項(xiàng)。

? 第五步：點(diǎn)擊【發(fā)送】，所建立好的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行處理發(fā)送。發(fā)送之后該協(xié)同顯示在已發(fā)事項(xiàng)列表中。

已發(fā)事項(xiàng)：系統(tǒng)列出當(dāng)前用戶所有已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項(xiàng)，可以實(shí)時(shí)查看協(xié)同處理情況及處理人員意見(jiàn)，可以給未處理人員發(fā)送催辦消息；還可以對(duì)已發(fā)協(xié)同進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、撤銷流程、重復(fù)發(fā)起、刪除等操作。

待發(fā)事項(xiàng)：存放新建協(xié)同事項(xiàng)過(guò)程中【保存待發(fā)】、或被處理人【回退】、【撤銷】、【指定回退】的協(xié)同事項(xiàng)。用戶可以對(duì)已創(chuàng)建但尚未發(fā)出的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行查看、編輯、發(fā)送、刪除等操作；也可將該事項(xiàng)以協(xié)同或郵件的形式轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的人員。待辦事項(xiàng)：主要是查看、處理待辦協(xié)同事項(xiàng)，以及通過(guò)關(guān)鍵字對(duì)待辦事項(xiàng)進(jìn)行查詢。用戶可以對(duì)接收到的協(xié)同進(jìn)行流程查看，可以進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、加簽、知會(huì)等處理操作，并可以對(duì)其他處理人的意見(jiàn)進(jìn)行回復(fù)。

已辦事項(xiàng)：支持用戶對(duì)已經(jīng)處理的協(xié)同事項(xiàng)處理情況進(jìn)行查看，也可對(duì)該事項(xiàng)進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。

督辦事項(xiàng)：督辦是保證政府、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位政令暢通，各項(xiàng)決策貫徹落實(shí)，完善工作秩序，改進(jìn)工作作風(fēng)的一項(xiàng)重要工作。通過(guò)督辦，可以使各項(xiàng)工作責(zé)任到人，做到事事有人承辦、有人負(fù)責(zé)，避免推諉扯皮，提高工作效率。協(xié)同督辦由協(xié)同發(fā)起人設(shè)置督辦人員，可以在新建協(xié)同事項(xiàng)頁(yè)面、已發(fā)事項(xiàng)頁(yè)面設(shè)置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處理情況。

6.計(jì)劃日程

計(jì)劃日程：計(jì)劃日程用于制定工作計(jì)劃、工作任務(wù)、安排工作事件。計(jì)劃管理的目的在于和領(lǐng)導(dǎo)與同事之間，明確目標(biāo)達(dá)成共識(shí)，有步驟可檢查地去完成各階段的任務(wù)。日程事件不僅對(duì)個(gè)人時(shí)間做有效管理，也是為了和其它同事達(dá)成協(xié)調(diào)的需要。功能菜單：包括【時(shí)間視圖】、【工作計(jì)劃】、【日程事件】子菜單。? 【時(shí)間視圖】：時(shí)間視圖可以直觀地看出時(shí)間的具體安排情況，可以從日視圖、周視圖、月視圖分別看出某一天、某一周以及某一月的時(shí)間安排情況。? 【工作計(jì)劃】：用于建立個(gè)人目標(biāo)計(jì)劃、查看他人報(bào)送給“我”的計(jì)劃以及進(jìn)行表單計(jì)劃的查詢和統(tǒng)計(jì)，包括【我的計(jì)劃】、【他人計(jì)劃】?jī)蓚€(gè)頁(yè)簽。? 【日程事件】：用于安排日常的工作事項(xiàng)?？梢越€(gè)人的、安排他人的，或委派事件給他人。系統(tǒng)是從起止時(shí)間、重要程度、優(yōu)先級(jí)、工作類型等幾個(gè)緯度幫助用戶提升時(shí)間管理能力。

同時(shí)，通過(guò)事件的公開(kāi)屬性，使相關(guān)成員知曉該事件，達(dá)到信息溝通與協(xié)作的效果，避免時(shí)間安排上的撞車。包括【個(gè)人事件】、【共享事件】、【事件視圖】、【統(tǒng)計(jì)】四個(gè)頁(yè)簽。

操作步驟：點(diǎn)擊菜單【計(jì)劃日程】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。

五、系統(tǒng)設(shè)置

菜單設(shè)置：設(shè)置系統(tǒng)菜單欄菜單顯示、菜單順序等。如圖：

個(gè)人事務(wù)：用于對(duì)個(gè)人信息、日常事務(wù)進(jìn)行管理，包括對(duì)個(gè)人登錄密碼修改、消息提醒設(shè)置、系統(tǒng)菜單導(dǎo)航設(shè)置等功能。功能菜單：包括【應(yīng)用設(shè)置】、【關(guān)聯(lián)應(yīng)用設(shè)置】、【欄目設(shè)置】、【首頁(yè)設(shè)置】、【個(gè)人設(shè)置】等五個(gè)子功能模塊。如下圖：

六、支持與服務(wù)

各用戶如在系統(tǒng)使用操作過(guò)程中遇到問(wèn)題，可以同事之間相互請(qǐng)教指導(dǎo)或聯(lián)系系統(tǒng)管理員協(xié)助解決。

第五篇：辦公行政管理制度

第一章 總 則

第一條 為使公司系統(tǒng)的辦公工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化，迸一步加強(qiáng)管理和協(xié)調(diào)，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進(jìn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，制定本制度。

第二條 總公司辦公室負(fù)責(zé)本制度的組織管理監(jiān)督。

第二章 經(jīng)理辦公會(huì)議

第三條 總公司經(jīng)理辦公會(huì)議分為管理工作會(huì)和業(yè)務(wù)工作匯報(bào)會(huì)。

第四條 每月第一、二、四周的周一上午8：40分召開(kāi)管理工作會(huì)議，由總經(jīng)理（或指定其他總公司領(lǐng)導(dǎo)）主持，總公司其他領(lǐng)導(dǎo)及各管理部門正副職總經(jīng)理（主任）參加，必要時(shí)指定人員列席。主要研究公司重大事項(xiàng)，如經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、重大經(jīng)營(yíng)決策、重要規(guī)章制度；決定重大投資或貿(mào)易項(xiàng)目、重要對(duì)外關(guān)系、主要工作部署以及需要經(jīng)理辦公會(huì)議討論研究的其它事項(xiàng)。

第五條 每月第三周周一上午8：40分召開(kāi)業(yè)務(wù)工作匯報(bào)會(huì)，由總經(jīng)理（或指定副總經(jīng)理）主持，總公司其他領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各專業(yè)公司負(fù)責(zé)人參加，必要時(shí)指定人員列席。業(yè)務(wù)工作匯報(bào)內(nèi)容包括：組織機(jī)構(gòu)建設(shè)情況、職工思想狀況和具體業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)發(fā)展情況等。匯報(bào)單位應(yīng)于會(huì)前認(rèn)真準(zhǔn)備，屆時(shí)全面匯報(bào)。

第六條 各部門及各專業(yè)公司需要提請(qǐng)經(jīng)理辦公會(huì)研究的事項(xiàng)，應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)的上周五前以書(shū)面形式提出并附背景說(shuō)明，送辦公室匯總篩選后，報(bào)總經(jīng)理確定會(huì)議議題。議題確定后，由辦公室通知有關(guān)部門做好會(huì)前準(zhǔn)備（包括會(huì)議材料等）。

第七條 經(jīng)理辦公會(huì)議對(duì)議定的事項(xiàng)形成相應(yīng)決議或決定，總經(jīng)理有最終集中決策及決定權(quán)。

第八條 辦公室指定專人作好經(jīng)理辦公會(huì)議記錄，并整理存檔。重要決議事項(xiàng)形成會(huì)議紀(jì)要，印發(fā)有關(guān)單位或人員。辦公室對(duì)需貫徹落實(shí)的事項(xiàng)進(jìn)行催辦、督察并反饋情況。

第九條 總公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議由總經(jīng)理主持，總公司其他領(lǐng)導(dǎo)參加，不定期召開(kāi)，必要時(shí)由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄和督促會(huì)議議決事項(xiàng)的協(xié)調(diào)落實(shí)。

第三章 公文處理

第十條 各部門原則上不得以部門名義對(duì)公司系統(tǒng)外的單位制發(fā)正式文件。

第十一條 凡以總公司名義發(fā)出的公文、函件及用總公司印章的，辦公室對(duì)內(nèi)容和文字有權(quán)審核，并負(fù)有把關(guān)責(zé)任。

第十二條 辦公室負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的管理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)全系統(tǒng)的文檔工作。

第十三條 辦公室負(fù)責(zé)制定總公司保密工作條例并指導(dǎo)全系統(tǒng)的保密工作。

第四章 內(nèi)部呈批

第十四條 總公司各部門、各專業(yè)公司、子公司等以書(shū)面形式向總公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作或請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，須使用呈批件。

第十五條 總公司各部門的呈批件，由該部門直送分管領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)簽批后直接退該部門辦理。屬于分管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限之外的，必須交由辦公室呈報(bào)總經(jīng)理閱批，批后經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)閱后退呈報(bào)部門或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示處理。

第十六條 專業(yè)公司、子公司的呈批件，按呈報(bào)內(nèi)容自行送交相關(guān)管理部門或分管領(lǐng)導(dǎo)。需報(bào)總經(jīng)理審批的，應(yīng)交由辦公室負(fù)責(zé)呈送，批后按領(lǐng)導(dǎo)批示處理。

第十七條 呈批件由總公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，原件交辦公室歸檔存查，呈報(bào)單位必要時(shí)可留復(fù)印件。

第十八條 辦理呈批件必須打印，按規(guī)定填寫，規(guī)范用表，由承辦人及呈報(bào)單位負(fù)責(zé)人簽字；如有附件應(yīng)齊全有效。一般應(yīng)一事一呈。需要一事多批的，第二次呈報(bào)時(shí)應(yīng)附上次批示意見(jiàn)。

第十九條 承辦部門要認(rèn)真負(fù)責(zé)，收、交、轉(zhuǎn)、送要做到快速、準(zhǔn)確、交接手續(xù)齊備，應(yīng)建立收發(fā)文和交接制度，指定專人負(fù)責(zé)登記和存檔。

第二十條 各部門及各專業(yè)公司應(yīng)指定一名正式職工作為聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)工作。包括簽領(lǐng)文件、接聽(tīng)通知并向本單位領(lǐng)導(dǎo)及人員傳達(dá)、報(bào)迭呈批件及其他相關(guān)事務(wù)。

第五章 印章使用

第二十一條 凡涉及公司重要合同、協(xié)議、對(duì)外承諾、擔(dān)保、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等事宜的法律文書(shū)及其他重要事由的文件，須經(jīng)法規(guī)室審核，報(bào)總經(jīng)理簽批后用印。

第二十二條 涉及總公司領(lǐng)導(dǎo)具體分管業(yè)務(wù)的一般性函件、報(bào)表、證明等，由辦公室秘書(shū)處審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后用印。

第二十三條 除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等，由辦公室主任批準(zhǔn)后用印。

第六章 機(jī)要文書(shū)

第二十四條 機(jī)要室主要負(fù)責(zé)總公司文件和有關(guān)材料的打印。打印內(nèi)容須經(jīng)辦公室主任（或分管領(lǐng)導(dǎo)）審核簽字。

第二十五條 各單位需制發(fā)的業(yè)務(wù)公文、函件及其他材料等均應(yīng)自行打印。

第二十六條 辦理復(fù)印、傳真等應(yīng)填寫“機(jī)要室業(yè)務(wù)申請(qǐng)單”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，送機(jī)要室辦理。每季未由辦公室統(tǒng)計(jì)費(fèi)用后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)本部，計(jì)入部門費(fèi)用。

第二十七條 一般業(yè)務(wù)性外發(fā)傳真由部門負(fù)責(zé)人簽字；重要傳真件外發(fā)由總公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。

第二十八條 收到傳真件應(yīng)及時(shí)通知收件人簽字領(lǐng)取。

第二十九條 各部門及個(gè)人的郵件自行發(fā)送或領(lǐng)取，屬于總公司領(lǐng)導(dǎo)的，辦公室負(fù)責(zé)辦理。

第七章接 待

第三十條 凡客人來(lái)訪的，登記后由被訪單位派人接見(jiàn)并引入。

第三十一條 總公司領(lǐng)導(dǎo)的客人來(lái)訪由辦公室接待員負(fù)責(zé)接待，其他來(lái)訪客人由被訪單位自行安排接待。

第三十二條 業(yè)務(wù)談判需用會(huì)議室或談判間，應(yīng)提前與辦公室聯(lián)系，由接待員負(fù)責(zé)安排。

第八章 其 他

第三十三條 處以上干部每隔周六上午8:30——11:30應(yīng)到公司集體議事。臨時(shí)有事或有病的，須向總公司分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。

第三十四條 總公司各部門、各專業(yè)公司正副職以上（含）領(lǐng)導(dǎo)每日應(yīng)于晚六時(shí)下班、臨時(shí)有事的，須向總公司分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。

第九章 附 則

第三十五條 本制度由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第三十六條 各專業(yè)公司、子公司在貫徹執(zhí)行本制度的同時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則。