第一篇：外貿(mào)跟單員詳細工作流程

外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進出口。

還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容： 確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件），C&F（Freight or Carriage Paid to?..）運費付至指定目地的交貨，CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價 = FOB價 + 運費

CIF價 =（FOB價＋運費）÷（1－保險費率×投保加成）

（2）CFR價格換算為其它價：

FOB價 = CFR價 – 運費

CIF價 =（CFR價）÷（1－保險費率×投保加成）

（3）CIF價格換算為其它價：

FOB價 = CIF價×（1－投保加成×保險費率）－運費

CFR價 = CIF價×（1－投保加成×保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標簽，說明書）

內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短?？梢允?周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準備樣品。

（1）工廠現(xiàn)有的款式

（2）新款

（3）客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為

跟單員，我們要做到：

A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。

B： 新品的成本，價格要進行核算。

C： 新品的制作要留有實樣。

D： 客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收

貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）.交期要明確.付款條件要明確（LC, TT）

四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。①催證：貨物快完成時，要催證。

①審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

③改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。

首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4).制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。

五．進口貨物跟單的基本程序：

（1）就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。

第一講 物料采購及物料進倉跟蹤

這一章里，我們要掌握：物料采購跟單的基本要求

物料采購跟單的原因

物料采購跟單的流程

物料采購跟單的方法策略

物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期更進行跟蹤。目的：滿足企

業(yè)生產(chǎn)活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。

一．采購跟單的基本要求：適當?shù)慕回洉r間，適當?shù)慕回涃|(zhì)量，適當?shù)慕回浀攸c，適當?shù)慕回洈?shù)量及適當?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價）

二．物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進行跟催：

1、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成。等原因。

2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。

3、溝通方面的原因：信息交換不及時。

三.物料采購跟單流程：

1、制作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質(zhì)量標準。確認物料需求量，制定訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。

2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應(yīng)商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。

4、物料進倉：協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。

1． 催單的方法：

（1）按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。有：

聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。

統(tǒng)計法：將訂購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催。

跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應(yīng)的訂單。

（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。

第二講 生產(chǎn)跟蹤：（生產(chǎn)過程跟單）

本章要掌握：生產(chǎn)過程跟單的基本要求

生產(chǎn)過程跟單的流程

生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進度，查看質(zhì)量。

一．生產(chǎn)過程跟單的基本要求：

1、按時交貨：要使生產(chǎn)進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時交貨跟單的要點：

2、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。

二．生產(chǎn)過程跟單的流程：

1、下達生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產(chǎn)能力。生產(chǎn)通知單下達后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？

3、制定生產(chǎn)計劃： 生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

4、跟蹤生產(chǎn)進度

（1）生產(chǎn)進度控制流程：

（2）生產(chǎn)進度控制作業(yè)程序

（3）生產(chǎn)進度控制重點： 實際進度與計劃進度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：

1． 原計劃錯誤

2． 機器設(shè)備有故障

3． 材料沒跟上。

4． 不良率和報廢率過高

5． 臨時工作或特急訂單的影響。

6． 前制程延誤的累積

7． 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高

（4）跟蹤生產(chǎn)進度的表單：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進度差異分析表，生產(chǎn)進度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

第三講 貨物運輸跟單

本章要點：出口貨物的跟單流程

進口貨物的跟單流程

集裝箱貨物運輸?shù)母鷨瘟鞒?/p>

貨運單證的繕制

貨物的通關(guān)與報關(guān)

貨物運輸主要有海運，空運，鐵路，陸運，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據(jù)，協(xié)助報關(guān)員進行貨物的通關(guān)與報關(guān)。

貨物運輸跟單流程：跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區(qū)別。我國進出口貨物運輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤＿\，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運輸?shù)母鷨瘟鞒蹋?/p>

1、海運出口貨物的跟單流程： 視貿(mào)易條件的不同而不同，F(xiàn)OB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。

（1）報驗：收到LC 或貨款，審核無誤后，貨也備好，向商檢機構(gòu)申報。

（2）租船訂倉：與船公司或貨代聯(lián)系。

（3）辦保險：CIF價，我們要投保

（4）貨物集港：出口單位要在船公司通知的時間內(nèi)將貨物發(fā)運到港區(qū)內(nèi)的指定貨場或倉庫。

（5）報關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前24小時向海關(guān)辦理申報手續(xù)。

（6）裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。

（7）發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內(nèi)容包括：LC或SC號，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。

（8）支付運費：

（9）退關(guān)：已完成報關(guān)手續(xù)放行的貨物，因特別情況，如無艙位，貨短少。不能裝船，要向海關(guān)申報退回，退關(guān)貨物應(yīng)在運輸工具結(jié)關(guān)之前或自退運之日起三天內(nèi)辦理手續(xù)。

2、海運進口貨物的跟單流程：也視貿(mào)易條件不同而有不同。CIF CFR條件進口，由出口方租船訂艙。我們進口貨物大都按FOB貿(mào)易條件進口。我們自已安排船。跟單程序如下：

（1）租船訂艙：

（2）發(fā)派船通知：船位訂下后，將船名，船期通知出口方，使其按期備好貨，裝船。

（3）辦保險：我們收到國外賣方裝船通知后，即向保險公司辦理投保。

（4）匯集單證：各種進口單證是辦理進口報關(guān)，報驗，接交等不可缺少的憑證。

（5）辦理商品登記：凡法檢商品貨到后，我們要憑進口貨物通知單向口岸商檢機構(gòu)登記。而后海關(guān)才受理報關(guān)。

（6）報關(guān)：所有進出口貨物都需向海關(guān)申報。貨物在經(jīng)海關(guān)查驗與申報內(nèi)容一致才可放行。

（7）監(jiān)卸和交接：船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進口貨物按提單，標記，嘜頭清點件數(shù)，驗看包裝后撥交給進口方。（核對標記對否？是不是應(yīng)接的貨。對破損的貨物內(nèi)外包裝要有記錄，作現(xiàn)場拍照。查清損失的具體數(shù)量，查明殘缺的原因和責任人，索要證明以進行索賠。

3． 集裝箱運輸貨物的跟單流程： 出口跟單流程：

（1）訂艙（訂箱）。按貨的體積訂箱。20’ 29 &ndas h;30 17.5t 40’58 –61 22.5t 40’H 68-71 27.5t

（2）接受托運,發(fā)送空箱

（3）整箱貨的裝箱與交貨：裝箱前（不得晚于裝箱前24小時）向海關(guān)辦理報關(guān)。

（4）拼箱貨的裝箱與交貨：貨送貨運站。該站人員清點接收。

（5）貨物進港：在船吊裝前24小時截止貨進港。

（6）換取提單：貨進場的收據(jù)是換取提單的憑證。

（7）裝船：

（8）寄送資料：

進口：

（1）寄送資料（起運港的船公司在貨船到港前〈近洋24小時，遠洋7天〉用傳真或郵寄向卸貨港提供提單副本，艙單，裝箱單等貨物清單。

（2）分發(fā)單證：船公司或其代理應(yīng)及時地將起運港寄來的有關(guān)貨運單據(jù)分別送給有關(guān)的進口貨代或收貨人。以使貨到港前做好準備。

（3）發(fā)到貨通知：船公司預告到港日，船到港后發(fā)正式到貨通知。

（4）換取提貨單：收貨人持正本提單向船公司換取提貨單。

（5）卸船提貨：辦理進口報關(guān)。

（6）提貨時發(fā)現(xiàn)鉛封損壞，或箱子破損，要與貨運站共同簽認，以便向船公司索賠。

4． 貨運單據(jù)的制作：

（1）海運單據(jù)：裝船通知(Shipping Advice)，主要內(nèi)容：L/C 號或S/C號，品名，數(shù)量，箱數(shù)，金額，船名，開航日，到港日等。

（2）航空運單（Airway Bill）是運輸單據(jù)，而不是提貨的憑證。

（3）集裝箱貨運單據(jù)：托運單（9聯(lián)單）和裝箱單。

5． 貨物的通關(guān)與報關(guān)流程及操作

（1）貨物的通關(guān)程序及流程：接受申報——審核單證——查驗貨物——辦理征稅——放行。

（2）貨物的報關(guān)則包括：進出口申報——查驗——交稅——提貨或裝貨。

第二篇：外貿(mào)跟單員的工作職責及工作流程

外貿(mào)跟單員的工作職責及工作流程

跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。

外貿(mào)跟單員的職責：跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企 業(yè)開展各項業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報關(guān)等綜合知識。

外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作內(nèi)容和職責：

1、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應(yīng)嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴格參照大 貨訂單格式，即貨號-顏色-數(shù)量應(yīng)列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應(yīng)由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能安排打樣，外貿(mào)部經(jīng)理不在時，由外貿(mào)部經(jīng)理指定的 人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應(yīng)請示外貿(mào)部經(jīng)理。如打樣需新購原料或輔料，應(yīng)書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應(yīng)馬上匯報 外貿(mào)部經(jīng)理，由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。

樣品完成后，應(yīng)仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經(jīng)理，由經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數(shù)量較多，應(yīng)考慮樣品收費，運費到付。

2、嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿(mào)易核價單”，一種是“進料加工核價 單”。核價單原則上是由計劃部提供的。業(yè)務(wù)員在向計劃部索取核價單時，應(yīng)拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后，業(yè)務(wù)員 應(yīng)逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤，如發(fā)現(xiàn)一個XX皮康紙的金額為5元，一個XX里布的用量為1米，應(yīng)立即通知 計劃部，要求計劃部立即改正錯誤。

當遇到計劃部未能及時提供核價單，客戶又要馬上提供報價時，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動手，收集相應(yīng)的核價單數(shù)據(jù)，自己制作出準確的核價單。

業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。利潤=美金賣價X匯率X0.96-成本

銷售利潤率=利潤÷（美金賣價X匯率）X100%

美金賣價確定后，原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報清楚，由經(jīng)理決定如何操作。

3、積極主動與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認客戶樣品收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶，非?？蜌獾卦儐柨蛻魧悠返脑u價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

4、業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念?？蛻粝掠唵魏?，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關(guān)部門。客戶下訂單 后，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素，與打樣時的最后確認樣核 對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認?？蛻舸_認后，立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶原始訂單到中 文訂單下發(fā)，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小 時。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無條件調(diào)休。如客戶原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內(nèi)沒有回復的，此時業(yè)務(wù)員應(yīng)立 即做兩

件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿(mào)部經(jīng)理，講明情況，如外貿(mào)部經(jīng)理提出新的建議的，立即按經(jīng)理的要求去做。

中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。顯示發(fā)放范圍的標準格式是“發(fā)：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份?！敝形挠唵沃袘?yīng)絕對杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門”等等。在中文訂單的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務(wù)員已對訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒有任何絲毫的差錯，也表明業(yè)務(wù)員已對此訂單已經(jīng)完全承擔全部的責任。

當然，訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計劃部先計算用料，但要書面通知采購部：“所有物料采購等通知”。

簡要的說,外貿(mào)業(yè)務(wù)員主要負責聯(lián)系客戶,簽訂合同。外貿(mào)跟單員主要負責合同的執(zhí)行，主要包括（但不限于）備貨、租船訂艙、報驗、報關(guān)、制單結(jié)匯、收匯核銷、退稅等。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作挑戰(zhàn)性大，機遇也多，工作壓力大，前途遠大，對從業(yè)水平要求比較高，待遇比較好；外貿(mào)跟單員工作要求認真仔細，有責任感，專業(yè)水平好，但工作壓力相對較小，挑戰(zhàn)性也差，前途一般，待遇不會有大的發(fā)展，但是，外貿(mào)跟單員往往是業(yè)務(wù)員的基礎(chǔ)

其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協(xié)調(diào)管理工作，把信息即時地在兩者之間進行反饋。

第1步：

當業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進行溝通，確定初步意向后?？蛻敉ㄟ^快遞把樣品和加工的細節(jié)數(shù)據(jù)傳過來。此時，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經(jīng)過業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單(打樣單要復印一份，正本留自己保存)。給打樣室，打樣。第2步：

樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意即時向快遞詢問UPS號。

第3步：

客戶確認樣品并將樣品寄回，同時下單。

第4步：

根據(jù)回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。

第5步：

之后將合同傳給財務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復印5份，傳財務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著。

第6步：

將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務(wù)負責人。

第7步：

即時反映工廠在生產(chǎn)過程中的問題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶溝通達成協(xié)議后，將結(jié)果通過工作聯(lián)系單將變更要求傳達到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達。第8步：

快出貨時，聯(lián)系貨代。做報關(guān)單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問題，導致不能即時出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

第9步：

若即時完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關(guān)單據(jù)交給出貨部門。并將出貨通知單復印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。

第10步：

即時做好已付單據(jù)連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務(wù)部到銀行進行相關(guān)事項。

第11步：

到核銷單等相關(guān)單據(jù)回來后，將單據(jù)交由財務(wù)部進行結(jié)匯，辦理核銷退稅手續(xù)

第三篇：外貿(mào)跟單員的工作流程

外貿(mào)跟單員的工作流程

1）每天處理客人的E-mail，包括自己有關(guān)訂單的任何疑問發(fā)電郵問客人；答客人的任何關(guān)于訂單的問題。收到客人的E-mail首先在電腦上看一遍，然后依次打印出來，有關(guān)批核的信息第一時間通知給工廠（用FAX，自己留有記錄），要回復客人的（客人是歐美的，有時差）最好是下午4：00~5：30一次復回。因為有的問題是要問工廠或有關(guān)同事才能答給客人的。打印出物的電郵要按款號存檔。（存檔是一個最基本的一項工作，也是很重要的一項工作）

2）收到客人原辦和資料，拍照或畫圖，查客人資料是否齊全，包括：數(shù)量，尺碼分配，尺寸表，顏色，物料，包裝方法，并且要仔細看清客人原辦的制做工藝有無特別的加以記錄，以便能夠有重點的跟進生產(chǎn)，整理好資料，開辦單給工廠報價及做初辦（一般報價要在兩日內(nèi)完成）。同時要做好一個進度表，以便跟單員可以跟進整個訂單的進度。督促工廠能夠按時交貨。收到工廠報價和公司的目標價對比，如有相差須與工廠協(xié)商使價錢接近公司目標價制做價目表給公司老板批準，老板批準OK后，會有一個報價給客人，待客復價錢OK即可做以下的工作了。

3）追工廠的初辦，及物料批辦，都要一式三份，一份給客，一份自己存檔，一份預給工廠（將會寫上客人評語），自己先核對是否正確，如不正確要退回工廠重做，如正確要寄給客人批。

4）客人有頭辦評語，寫在給工廠的頭辦上和物料批辦上給工廠。要求工廠按評語做生產(chǎn)前辦（或銷售辦或稱為大辦視客人要求）訂物料或重新做物料辦

5）在做辦期間，要做好生產(chǎn)制單及QC FILE（即QC查貨的文件）包括生產(chǎn)制單，色辦，大貨布辦，包裝資料及正確大貨物料卡。還要一件正確的PP辦。PP辦要有簽名蓋章及批準日期及客人的一些評語。

6）PP辦工廠要做3件（1件寄客；1件自己存，到時要給QC做查貨用；1件將會給工廠），收到PP辦后仔細核對布料是否是正確，大貨布，輔料是否正確齊全，尺寸是否滿足客人的尺寸表。給客人的PP辦要正確，不可有任何錯誤。如有代用物料必須注明（實際生產(chǎn)中經(jīng)常有鈕釘代用情況）。但盡量要求工廠能夠做到所有物料正確。掛好掛牌，就可以寄給客人。待客人批復OK即可通知工廠開裁生產(chǎn)了。（PP辦上必認真寫上客人的評語）。

7）安排QC查中期。工廠開裁2-3日要通知QC同事去看中期了。

8）追船頭辦，在走貨前7天內(nèi)，工廠必須提供船頭辦（數(shù)量按客人要求，一般都是齊色中間碼兩套，一套寄給客人，一套自己公司存。

9）走貨前8-10天內(nèi)工廠要提供大貨紙箱尺寸CBM及凈重毛重資料，要給船務(wù)的同事做好走貨安排。

10）走貨時要按QC同事的尾期查貨報告出給工廠發(fā)貨批準書，雙方簽名確認此批貨品無任何品質(zhì)問題，即可走貨。追工廠的裝箱單，和商業(yè)發(fā)票核對無誤后提供給船務(wù)部的同事。

11）此訂單已結(jié)束。

實際生產(chǎn)中會有不同的問題出現(xiàn)，跟單員要第一知情，如果自己可以解決的就可以直接和工廠協(xié)商解決。但很多問題是不能自己一個人解決的，必須上報上司，甚至要同客人協(xié)商（比如推遲貨期等）。

跟單個性（急，準，快，細心）

幾個問題

1）客人原辦--------即客人的原樣（Original Sample)

2)開辦單做初辦------即提供資料（包括：尺碼，尺寸表，顏色，布料，物料，做工要求，洗水工藝要求，交樣辦日期.......等等詳細資料）的一個表格（簡稱辦單）；

初辦-------即Counter Sample 或 First Sample(此類樣板可以代用物料，有時也可代用布料，客人只是看做工及款式的）

3）物料批辦------即客人所給的物料資料，有時是彩圖，也有實物；有時則只有彩圖。所以要做物料樣板給客人批核。確認OK后才可以生產(chǎn)大貨的。

一般來說跟單員必須有一定的服裝技術(shù)水平，了解款式的工藝要求和流程，能及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，有良好的心態(tài)。并且跟單員要熟悉以下的工作要求。

一，工廠評估

一般情況下，發(fā)單到新工廠之前都要對生產(chǎn)工廠的設(shè)備，技術(shù)能力，生產(chǎn)力量進行一次評估，是我們考慮和衡量工廠生產(chǎn)技術(shù)，生產(chǎn)質(zhì)量和能力的首要依據(jù)，對跟單人員來說必須提供準確可*信息。

二，款式工藝

首先要讀懂每個新款的結(jié)構(gòu)，各部位的外觀要求，工藝，特點，要清楚哪里是整個款式的關(guān)鍵部位，容易出現(xiàn)哪些問題，如何避免，如何達到效果，這類問題在生產(chǎn)過程中要重點監(jiān)督。要清楚整個款式的工藝流程，并且要按照正確的樣衣制作。

第四篇：外貿(mào)跟單員流程(2010.05.12)

外貿(mào)跟單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協(xié)調(diào)管理工作，把信息即使地在兩者之間進行反饋。以下外貿(mào)跟單的全部流程：

1、和客戶進行溝通，確定初步意向后，客戶通過快遞把樣品和加工的細節(jié)數(shù)據(jù)傳過來。將樣品和打樣單(打樣單要復印一份，正本留自己保存)給打樣室進行打樣。

2、樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意即使向快遞詢問UPS號?？蛻舸_認樣品并將樣品寄回，同時下單。

3、根據(jù)回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術(shù)部。要求其制作工藝流程。

4、下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字，正本訂貨單留給自己。

5、即使反映工廠在生產(chǎn)過程中的問題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶溝通達成協(xié)議后，將結(jié)果通過工作聯(lián)系單將變更要求傳達到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達。

6、快出貨時，聯(lián)系貨代。做報關(guān)單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

7、即使做好議付單據(jù)連同貨代送來的提單進行議付。

8、到核銷單等相關(guān)單據(jù)回來后，將單據(jù)交由財務(wù)部進行結(jié)匯，辦理核銷退稅手續(xù)。

第五篇：外貿(mào)跟單員的工作

每一位外貿(mào)跟單員若想工作的更出色，獲得更好的業(yè)績，其工作流程的熟知是必須的。以下是外貿(mào)跟單員工作流程全過程，請參考。

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。上次我們講了如何接單，接單之后就該審單了。

二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容：

確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：

審查產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品，與我們的產(chǎn)品資料能否對上號。

有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量：

也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數(shù)量：

應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。

約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2.5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定“約”字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1．客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對、總額有沒有加錯。新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2．通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣（英鎊，港幣，歐元）。

（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：

FOB船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F運費付至指定目地的交貨價

CIF成本+保險費+運費（指目的港）價格

（6）付款方式審查：

A.付款方式是否能接受？

B.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

A．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

B．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

C．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標簽，說明書）

內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要的是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查

跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短，可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關(guān)于樣品：

要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1．寄目錄，樣本：

2．準備樣品。

（1）工廠現(xiàn)有的款式

（2）新款

（3）客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

接下來的深圳職位資料是：生產(chǎn)跟單工作內(nèi)容生產(chǎn)跟單的崗位職責