第一篇：英文訂單寫作的注意問(wèn)題

英文訂單寫作的注意問(wèn)題

1.文體介紹

訂貨(order)是買方為要求供應(yīng)具體數(shù)量的貨物而提出的一種要求。此時(shí)，交易雙方之間的陌生感已消除，可以說(shuō)已經(jīng)度過(guò)了接觸障礙和難關(guān)。

英文訂單寫作應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)英文訂單寫作開(kāi)頭就直接說(shuō)明訂購(gòu)的意圖。

(2)英文訂單一般應(yīng)包括：商品的名稱、品質(zhì)、數(shù)量、包裝、價(jià)格條件、支付條件以及需要對(duì)方提供的單據(jù)等。

(3)英文訂單內(nèi)容必須準(zhǔn)確、清楚。不論是商品的價(jià)格還是商品的規(guī)格都應(yīng)做到準(zhǔn)確無(wú)誤，否則會(huì)帶來(lái)不必要的損失與麻煩。

賣方收到英文訂單電子郵件后必須進(jìn)行確認(rèn)。如果賣方無(wú)法提供買方所需要的貨物，則最好介紹一些合適的替代品;如果買方所需貨物的價(jià)格和規(guī)格發(fā)生了變化，賣方則提出還價(jià)并勸買方接受，但要注意：寫拒絕接受訂貨的信時(shí)，必須非常謹(jǐn)慎，應(yīng)為日后有可能的交易留下余地。

2.英文訂單寫作實(shí)用范例

Subject: An order

歡迎轉(zhuǎn)載，轉(zhuǎn)載請(qǐng)務(wù)必注明：本文來(lái)源于中國(guó)創(chuàng)業(yè)網(wǎng) /Gentlemen:

The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us.We would like to order the following items consisting of various colors, patterns and assortments:

Large 2000 dozen

Medium 4000 dozenSmall 2000 dozenAs the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July.At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened.Please confirm the order and E-mail a shipping schedule.Sincerely,Xxx

主題：訂貨

先生們：

2002年5月20日電子郵件報(bào)價(jià)深受歡迎。

我擬選各種顏色、式樣、品種的襯衫如下：

大號(hào) 2000打中號(hào) 4000打

小號(hào) 2000打

售季將至，全部貨物應(yīng)于7月登輪。屆時(shí)全額不可撤銷 信用證 將予以開(kāi)出。請(qǐng)確認(rèn)訂貨，用電子郵件告知裝運(yùn)時(shí)間表。

真誠(chéng)的，xxx

Subject: Out of Stock

Dear Sir,We thank you for your Order No.222 received this morning for 8000 dozen cotton shirts, but regret to have to disappoint you.At present we have no stock of shirts in the size required and do not expect further deliveries for at least another five weeks.Before then you may have been to obtain the shirts elsewhere, but if not we will notify you immediately our new stocks come in.Yours faithfully,Xxx主題;缺貨

親愛(ài)的先生：

我們今早接到貴方222號(hào)訂單，定購(gòu)8000打棉質(zhì)襯衫，十分感謝。但可能要使貴方失望了，十分抱歉。

目前我們沒(méi)有貴方所需尺寸的襯衫存貨，而且至少在5個(gè)星期內(nèi)亦不會(huì)有貨。在此期間貴方可從別處購(gòu)買襯衫，如未能購(gòu)到，一旦新貨運(yùn)到，我們定當(dāng)立即通知貴方。

3.典型句型

a.We have pleasure in sending you an order for Cosmetics.我們愉快的給貴方寄去化妝品訂單。

b.We want the goods to be of exactly the same quality as that of those you previously supplied us.我們希望此批訂貨質(zhì)量與以前供應(yīng)的完全一樣。

c.Please supply...in accordance with the detail in our order No..請(qǐng)照我方第。號(hào)訂單供貨。

d.This is a trial order.Please send us 50 sets only so that we may tap the market.If successful, we will give you large orders in the future.試訂50臺(tái)，以開(kāi)發(fā)市場(chǎng)。如果成功，隨后必將大量訂購(gòu)。

e.This order must be filled within five weeks, otherwise we will have to cancel the order.此訂單須在5周內(nèi)交貨，否則我方將不得不撤銷此單。

f.We hope our products will satisfy you and that you will let us have the chance of serving you again.希望我方產(chǎn)品是你們滿意，今后再來(lái)惠顧。

第二篇：英文求職信寫作注意

不用贅言，大家都知道，寫 的最后目的在獲得職位，不過(guò)，現(xiàn)在的公司老板很少是看信不看人雇用求職的人。一封 無(wú)論如何文辭并茂，令人心動(dòng)，公司人事主管非見(jiàn)到這個(gè)人的外表是不會(huì)給予工作機(jī)會(huì)的。因此，的目的在于獲得面談的機(jī)會(huì)。

寫求職信的要點(diǎn)

公司的老板大多認(rèn)為，注重小節(jié)的人對(duì)重大的事務(wù)也會(huì)謹(jǐn)慎行事。一個(gè)人做人做事是否謹(jǐn)慎可以從一封求職信中看出端倪來(lái)。你別看輕了短短的一封信，一封求職信可以顯露出一個(gè)人的嗜好、鑒別力、教育程度以及人格特性。下列幾個(gè)要點(diǎn)便是泄露一個(gè)人‘機(jī)密‘的地方。因此，寫信人非格外留意不可。

1、紙張的選用：最好使用品質(zhì)優(yōu)良，白色的信紙。信封要配合信紙的質(zhì)料和顏色。

2、書寫：求職者常需用親手寫信，字體要寫得清潔可辯，龍飛鳳舞的字跡無(wú)疑是自尋絕路。如果可能的話，使用打字機(jī)把信打出來(lái)。這樣看起來(lái)比較具有商業(yè)氣息。

3、格式：信文要適當(dāng)?shù)嘏帕性谛偶堉?，格式要一致，如采用齊頭式（或斜線式）便需全部一致，不可中途改變

4、語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫：正確無(wú)誤的語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫使讀信人感到舒暢，錯(cuò)誤的語(yǔ)法或拼寫則十分明顯，一望即知，予人壞印象。尤其要注意的是，絕不可把收信人的姓名或公司名號(hào)拼錯(cuò)了。

5、信封：信封上面的地址要完整，稱謂要合時(shí)宜，信紙的折疊要適當(dāng)，大小適合信封。

6、附件：求職信函通常不須附加推薦信，除非招聘廣告有此要求。遇到這種情形，只須附上復(fù)印件即可。求職函內(nèi)附加郵票或回址信封，強(qiáng)迫對(duì)方答覆的作法不足效法，除非對(duì)方有此要求。

信函的內(nèi)容

求職信函內(nèi)容應(yīng)包括那些？通常根據(jù)所欲謀求的工作性質(zhì)而定?；旧希梢园ㄏ铝袔醉?xiàng)：

１、寫這封信的目的或動(dòng)機(jī)：通常求職信都是針對(duì)報(bào)紙上招聘廣告而寫的。若此，信中便須提到何月何日的報(bào)紙，有時(shí)‘工作機(jī)會(huì)‘是從朋友或介紹所（如青輔會(huì)就業(yè)輔導(dǎo)中心）聽(tīng)來(lái)的，有時(shí)是寫信人不知某機(jī)構(gòu)、公司有工作機(jī)會(huì)，毛遂自薦而寫的信，不論是哪一種，求職信上一定要說(shuō)明寫信的緣起和目的。

2、個(gè)人資料：寫信人應(yīng)述明自己的年齡或出生年月，教育背景，尤其是和應(yīng)征的職位有關(guān)的訓(xùn)練或教育科目、工作經(jīng)驗(yàn)或特殊的技能；如無(wú)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，略述在學(xué)類似經(jīng)驗(yàn)亦可。

3、備詢?nèi)藛T或推薦人：正常的順序是先獲得這些人同意后再把他們的姓名、地址列入信中，推薦人二至三名即可。

4、結(jié)尾：求職信的結(jié)尾在希望并請(qǐng)求未來(lái)的雇主允以面談的機(jī)會(huì)，因此，信中要表明可以面談的時(shí)間。使用的句子要有特性、避免軟弱、老生常談的濫調(diào)。

機(jī)智和良好的判斷

寫求職信要有機(jī)智和良好的判斷，下列幾點(diǎn)可供參考。

1、陳述事實(shí)，避免表示意見(jiàn)：與訓(xùn)練和經(jīng)驗(yàn)有關(guān)的事實(shí)可以陳述出來(lái)，但應(yīng)避免表示意見(jiàn)說(shuō)這些訓(xùn)練和經(jīng)驗(yàn)對(duì)所應(yīng)征的工作將有怎樣的關(guān)系或好處。

2、不要批評(píng)他人：如果你要離開(kāi)現(xiàn)職，可以說(shuō)出原因但不要用批評(píng)的方式，雇主想要了解你，而非你的工作機(jī)會(huì)。

3、不要過(guò)份渲染自我：你當(dāng)然認(rèn)為有能力，夠資格才要申請(qǐng)某一職位，但不要過(guò)份夸大自己的能力或表現(xiàn)過(guò)份信心，尤其不要說(shuō)出與事實(shí)不符的能力或特性來(lái)。

4、留意底薪：有的雇主要你提到希望的待遇。你要作良好的判斷，寫出你覺(jué)得可行的最低薪。開(kāi)始就業(yè)的人應(yīng)知道，與其尋得一份高薪的工作倒不如找待遇尚可而有升遷機(jī)會(huì)的工作。

求職信英文

應(yīng)征函的第一段說(shuō)明寫信的緣起目的，有些專家認(rèn)為不宜用分詞子句，如下列各句作為第一句。因?yàn)檫@類句子被人用得大多，顯得陳腐，失去突出的特性。

Replying to your advertisement…… Answering your advertisement…… Believing that there is an opportunity…… Thinking that there is a vacancy in your company…… Having read your ad……

再比較下列三句。（a）句較差，經(jīng)過(guò)修改后（b）句顯得較恰當(dāng)。

１、（a）Replying to your recent advertisement in the Boston Evening Globe, I wish to apply for the position of sales manager……

（b）In applying for the position of sales manager I offer my qualifications, which I believe will meet your exacting requirements.2、(a)I believe after reading your advertisement in this morning‘s Journal that you have just the opportunity I am looking for.(b)your advertisement in this morning‘s Journal for an adjustment manager prompts me to offer you my qualifications for this position3、(a)Having read your advertisement in the New York Times for an accountant, I thought you might be interested in my application.(b)In your advertisement for an accountant, you indicated that you require the services of a competent person, with thorough training in the field of cost accounting.please consider me an applicant for the position.Here are my reasons for believing I am qualified for this work.求職的人不得不提到希望待遇時(shí)，可用類似的句子：

1、hesitate to state a definite salary, but, as long as you have requested me to , I should consider 6,500 a month satisfactory.我對(duì)待遇總是遲遲無(wú)法定個(gè)確切數(shù)目，但既然您要我說(shuō)明，我認(rèn)為月薪六千五百元就滿意了。

2、Although it is difficult for me to say what compensation I should deserve, I should consider-a month a fair initial salary.雖然我很難說(shuō)待遇應(yīng)該是多少，我以為起薪每月--很合理。

3、I feel it is presumptuous of me to state what my salary should be.My first consideration is to satisfy you completely.However, while I am serving my apprenticeship, I should consider-a month satisfactory compensation.余不敢冒昧說(shuō)出起薪多少。最初余僅想要如何工作得好，使您滿意。在學(xué)徒（試用）期間，月薪--即可。

提到待遇時(shí)不要過(guò)分謙虛或表示歉意，下列句子不宜使用。

１、As for salary, I do not know what to say.Would$4,500 a month be too much? 至于起薪，我不知怎么說(shuō)，月薪四千五百元會(huì)不會(huì)太多？

2、Do you think I should be asking too much if I said 5000 dollars a month? 若要求月薪五千元，會(huì)不會(huì)太高？

3、You know what my services are worth better than I do.All I want is a living wage.對(duì)敝人工作的價(jià)值您比我更清楚。我僅想夠糊口即可。

應(yīng)征函或自薦函的結(jié)尾用語(yǔ)，試比較下列各句：

1、（a）軟弱、羞怯的： If you think I can fill the position after you have read my letter, I shall be glad to talk with you.讀完此信后倘您認(rèn)為敝人可補(bǔ)缺，敝人愿和您一談。

(b)改寫后（較佳）： If my application has convinced you of my ability to satisfy you, I should welcome the opportunity to talk with you, so that you may judge my personal qualifications further.2、（a）懷疑，不妥、不安全的： If you‘re interested, let me know immediately, as I‘m sure and interview will convince you I‘m the man for the job.倘貴公司有興趣，請(qǐng)即告知，敝人深信與您面談可以使您相信，敝人適合擔(dān)任此職。

（b）改寫后： May I have an interview? You can reach me by telephone at Taipei 884525 between the hours of 7-9 a.m.and 5:30-9:30p.m.any evening.可否賜予面談？您可在每天上午七至九時(shí)，下午五時(shí)半至九時(shí)電884525號(hào)。

3、陳腐的句子： Hoping you will give me an interview, I am……（我希望您惠予面談）Anticipating a favorable decision, I wait your……（等候您的佳音）Trusting your reply will be satisfactory, I remain(靜候滿意的答復(fù))

4、哀求式的句子，不夠完整（漏掉面談時(shí)間）： Won‘t you please give me the chance to interview your? I can be reached by calling Kenmore 69781.懇請(qǐng)惠予面談。請(qǐng)打電話K-69781

（b）改寫后： May I have the opportunity to discuss this matter further with you? My telephone is Kenmore 69781.You can reach me between nine and five o‘clock during the day.可否惠予面談以便進(jìn)一步商討？我的電話是K-69781。我從上午九時(shí)到下午五時(shí)都可接通。

5、太過(guò)自信的句子： I am quite certain that an interview will substantiate my statements Between two and four every afternoon except Tuesday you can reach me by telephoning 731430.我深信面談可以證實(shí)我的話。您可在每天下午二至四時(shí)（星期二例外）打731430號(hào)電話通知我。

6、較具體有效的句子。May I have an interview? My residence telephone is(042)4398.You reach me by calling that number until June 30.After July 2, my address will be Kent House, Bretton Woods, New Hampshire.可否惠予面談？我住處電話為43981號(hào)。六月三十日以前我都在上址，七月二日以后，我的新址為新罕不夏州布列登林肯特屋。

應(yīng)征函的語(yǔ)氣

應(yīng)征函要發(fā)揮最大的效果，語(yǔ)氣必須肯定、自信、有創(chuàng)意而不過(guò)份夸張，如能事先洞察雇主的喜好，或其他人格特性，根據(jù)物以類聚的原理，應(yīng)征函若能配合雇主的特性，求職的人一定可以比其他人占上風(fēng)，獲得面談的機(jī)會(huì)。比較下列各句語(yǔ)氣上有何不同：

1、I think that I should probably make a good bookkeeper for you.我想我可能成為貴公司的好簿記號(hào)。

2、I am confident that my experience and references will show you that I can fulfill the particular requirements of your bookkeeping position.我想信我的經(jīng)驗(yàn)和推薦人可以告訴您，我能夠符合貴公司簿記員一職的特定需要。

3、I recently completed a course in filing at the Crosby School of Business.I am competent not only to install a filing system that will fulfill the needs of your organization, but I am also well qualified to operate it efficiently.最近我在克洛斯比商業(yè)補(bǔ)習(xí)班讀完一門檔案處理的課程，我自信不僅可以設(shè)置一套檔案人類系統(tǒng)符合您的要求，而且可以有效地操作。

4、I feel quite certain that as a result of the course in filing which I completed at the Crosby School of Business, I can install and operate efficiently a filing system for your organization.我相信在克洛斯比商業(yè)實(shí)習(xí)班修完一門課后，我能夠替貴公司設(shè)置并且操作一套檔案分類系統(tǒng)。

第一句顯得語(yǔ)氣太弱，寫信的人有點(diǎn)羞怯的樣子。第二句有特殊風(fēng)格，第三句太過(guò)自信，第四句，作者表示謙虛

第三篇：英文文章寫作注意點(diǎn)

英文文章寫作注意點(diǎn)

（請(qǐng)新作者一定要仔細(xì)看下面的內(nèi)容，它直接影

響到你的文章是否能夠通過(guò)！）

1． 寫文章以前一定要把文章要求看清楚，否則一旦發(fā)生跑題的情況就會(huì)產(chǎn)生兩種情況：一是進(jìn)行大量的修改；二是直接掛掉，導(dǎo)致沒(méi)有收入。

2． 文章中一般不能出現(xiàn)第一人稱，需要的地方一般都用the author來(lái)替代I，用the authors 替代we，……依次類推。至于后面的動(dòng)詞要做出相應(yīng)的改動(dòng)。

3． 文章的參考文獻(xiàn)特別重要高的要求，一般用哈佛格式（有個(gè)pdf文件寫了寫法），這里舉例說(shuō)明一下，例如：they define the brand preference as “a consumer's predisposition toward a brand that varies depending on the salient beliefs that are activated at a given point in time”(Giles and Ram, 1995, pp.33).在這段文字中就有文獻(xiàn)的引用，用引號(hào)加斜體就是沒(méi)有經(jīng)過(guò)改動(dòng)的直接引用，而間接引用也需要在文章標(biāo)注文獻(xiàn)，如The good after-sell service can reduce user's risk of buying products, increase or prolong the utility value of the goods, and maintain brand preference of the customers.A good after-sell service could reduce the complaint, increase the loyalty, and build the brand preference ultimately(Liu et al., 2000).其中的et al的含義是三個(gè)或者三個(gè)作者以上的意思。

至于在文章后面的參考文獻(xiàn)（reference）格式如下：

1． Ben Shaw-Ching Liu, D.Sudharshan, Lawrence O.Hamer(2000), After-service response in service quality assessment: a real-time updating model approach, The Journal of Services Marketing, 5(3), pp.160-172.（這是期刊的寫法）? 從左到右依次是：作者，年代，文章名，期刊名，卷號(hào)和期刊號(hào)（vol5，issue3），頁(yè)碼。

2． D Souza Giles, Rao Ram C(1995), Can repeating an advertisement more frequently than the competition affect brand preference in a mature market?, Journal of Marketing, vol2,issue23, pp.160-172.3． Philip Kotler(2000), Marketing Management: Millennium Edition, Tenth Edition, Pearson Education North Asia Limited.（這是書的寫法）

4． http://www.aboutorganics.co.uk/organic_food_drink/organic_juice_cordial.htm(2005),(Organic Fruit Juice, Cordial and Soda Soft Drinks, 2005).（這是網(wǎng)站的寫法）

這里需要注意的是期刊需要斜體，而要是著作則是書名要斜體，還要注意網(wǎng)址的寫法，是先地址，年份，后名字。在寫這個(gè)參考文獻(xiàn)的時(shí)候要注意標(biāo)點(diǎn)，請(qǐng)以前按照上面的格式，此外，文獻(xiàn)的排列順序是案例作者名字的字母順序排的，謝謝！

4． 英國(guó)的文章對(duì)格式要求很高，有的文章格式會(huì)在文章要求中出現(xiàn)；要是沒(méi)有，一般的文

章格式分成三種：1）report格式（這個(gè)有個(gè)pdf文件寫了寫法）；

2）論文格式：

1.Introdution

……

2.Literature Review

……（給出文章分析框架、理論框架……）

3.正文

（具體情況，具體分析）

4.Conclusion

……

（5.Limitation）

Reference

3）作業(yè)格式（包括案例分析）

1.Introdution

……

2.正文（分析）

……

3.Conclusion

……

Reference

但是還應(yīng)該具體問(wèn)題具體分析，因?yàn)檎牟豢赡芏贾挥幸粋€(gè)大標(biāo)題的，有時(shí)Conclusion的標(biāo)號(hào)是要變的。

5． 要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，文章中不能出現(xiàn)抄襲現(xiàn)象。所謂的抄襲就是引用了英文文獻(xiàn)的語(yǔ)句而沒(méi)有

標(biāo)注的情況；當(dāng)然把中文文章進(jìn)行翻譯而沒(méi)有標(biāo)注的，不算抄襲。因此，引用的句子需要像上面所提到的那樣標(biāo)上出處，無(wú)論是直接引用，還是間接引用。隨便說(shuō)一句，國(guó)外人喜歡參考文獻(xiàn)多的文章，所以有文獻(xiàn)引的時(shí)候就一定要引?。_^

6． Word有幫助修改的功能，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)你的文章中出現(xiàn)綠線的時(shí)候，一般就是文章有句法

錯(cuò)誤；要是是紅線，一般就是有拼寫錯(cuò)誤。請(qǐng)用鼠標(biāo)右鍵加以改正。（有的時(shí)候word的這個(gè)功能也會(huì)出錯(cuò)，但幾率不大）

7． 寫這樣的國(guó)外文章，我們一般的寫作流程是，看完題目，從proquest 和中國(guó)期刊網(wǎng)或者

網(wǎng)上搜索相關(guān)文獻(xiàn)，看幾篇后列出文章的框架結(jié)構(gòu)，列出提綱；然后針對(duì)每部分收集資料，進(jìn)行寫作。在看文獻(xiàn)時(shí)，你可以把一些覺(jué)得有用的段落都拷貝下來(lái)，放到一個(gè)word 文檔里，在寫作時(shí)可以適需要取用。

8． 段落中圖、表和數(shù)據(jù)一般都要注明出處，否則有抄襲之嫌。另外圖的題目寫在圖下面，而表的題目寫在表上面。出處都寫在下面。

9． 其次是語(yǔ)法和拼寫，不要太多疏忽。否則會(huì)給老師留下不好的印象。

10． 國(guó)外老師很看重?cái)?shù)據(jù)和事實(shí)，你說(shuō)的很多論點(diǎn)都必須有前人的文獻(xiàn)研究或者數(shù)據(jù)來(lái)

支持，這就需要在文中引用很多別人的話。

第四篇：英文求職信應(yīng)該注意的問(wèn)題

英文求職信應(yīng)該注意的問(wèn)題

不容置疑，寫英語(yǔ)求職信和寫英語(yǔ)個(gè)人簡(jiǎn)歷一樣，其最終目的都是為了獲得你所追求的工作職位。當(dāng)然，招聘單位很少是看信不看人便雇用求職者。招聘單位只有在看了你的求職信或個(gè)人簡(jiǎn)歷之后，才會(huì)決定是否讓你參加面試。因此，寫求職信的最低目標(biāo)在于獲得面試的機(jī)會(huì)。所以說(shuō)，英語(yǔ)求職信和英語(yǔ)個(gè)人簡(jiǎn)歷一樣，均是用來(lái)把自己當(dāng)作一件商品推銷出去的一種商業(yè)函件。求職信的用途在于讓招聘單位了解你的學(xué)歷、經(jīng)歷、能力、業(yè)績(jī)、愿望等等，給招聘一方留下深刻的印象，在眾多求職者中脫穎而出，從而獲得面試的機(jī)會(huì)。只有獲得面試機(jī)會(huì)，你才有可能進(jìn)一步推銷自己，最終獲得你所謀求的職位。

寄英語(yǔ)個(gè)人簡(jiǎn)歷時(shí)，如果不附上一封個(gè)人簡(jiǎn)歷說(shuō)明信(即附函cover letter),是一種失禮的表現(xiàn)，你將難以獲得預(yù)期的效果。這是因?yàn)椋簜€(gè)人簡(jiǎn)歷中并無(wú)要求安排面試的內(nèi)容，而附函的主要內(nèi)容就是要求用人單位安排面試。因此，為了獲得面試機(jī)會(huì)，你最好在求職信里寫好一個(gè)讓用人單位通知你參加面試的回郵信封(也就是寫好自己的通訊地址、姓名、貼好郵票)及回函明信片(寫好面試事項(xiàng)，并在面試時(shí)間處留空白，由用人單位填寫)一起寄去，這樣可以節(jié)省招聘一方的時(shí)間和精力，從而給招聘人留下一個(gè)好印象。

第五篇：公文寫作注意問(wèn)題

附件：

公文寫作注意問(wèn)題

一、字體要求

標(biāo)題：方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，小二號(hào)（若無(wú)此字體可到網(wǎng)上下載）

正文：仿宋_GB2312，小三號(hào)，行間距26-32磅，根據(jù)文件長(zhǎng)度情況適當(dāng)調(diào)整。

數(shù)字處理：文本形成后，做全選，然后在字體里選TIME NEW ROMAN字體（目的對(duì)阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母處理美觀）。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為“一”（黑體，不加粗），第二層為“

（一）”（楷體_GB2312，加粗），第三層為“1.”（阿拉伯?dāng)?shù)字后面是實(shí)心圓點(diǎn)，不是頓號(hào)，三層之后加粗，不改字體），第四層為“（1）”。如果只有兩個(gè)層次，可以第一層為“一”，第二層為“1.”。

二、標(biāo)題

1.擬寫公文標(biāo)題時(shí)，一般先寫介詞“關(guān)于”，準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明文種，任何情況下不得省略文種。

2.一個(gè)題目中只能有一個(gè)“關(guān)于”、一個(gè)“通知”、一個(gè)“轉(zhuǎn)發(fā)”或“印發(fā)”，要避免重復(fù)。

3.一行放不下分成兩行時(shí)，第一行不要擠滿，一個(gè)詞語(yǔ)不要分行，要調(diào)整到同一行；第一行要比第二行長(zhǎng)，居中排列保持 美觀。

4.標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。5.標(biāo)題中單位名稱對(duì)內(nèi)可簡(jiǎn)寫，標(biāo)題盡量簡(jiǎn)單明晰，字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)40個(gè)。例如：“關(guān)于中國(guó)郵政儲(chǔ)蓄銀行XX市分行增設(shè)定期存單小額質(zhì)押貸款開(kāi)辦網(wǎng)點(diǎn)的請(qǐng)示”可以簡(jiǎn)寫為“關(guān)于XX市分行增加定期存單小額質(zhì)押貸款網(wǎng)點(diǎn)的請(qǐng)示”。用最少的字?jǐn)?shù)表達(dá)清楚意思即可，不用面面俱到。對(duì)外單位名稱要標(biāo)明全稱。轉(zhuǎn)發(fā)公文被轉(zhuǎn)單位名稱不得省略。

三、主送單位

應(yīng)寫全稱，例如“中國(guó)郵政儲(chǔ)蓄銀行遼寧省分行”、“中國(guó)銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會(huì)XX監(jiān)管局”等。主送機(jī)關(guān)頂格書寫，加冒號(hào)。

四、附件

公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文下空1行，左空2字標(biāo)識(shí)，“附件”后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)字后標(biāo)小圓點(diǎn)，附件名稱不加書名號(hào)，其后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)可以不在正文中標(biāo)注附件。

附件頁(yè)：要在附件首頁(yè)左上角標(biāo)注“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)。多個(gè)附件要按順序標(biāo)注“附件1：”“附件2：”……字體：仿宋_GB2312，字號(hào)：小三，加粗。并按順序插入頁(yè)碼。

五、成文日期

要大寫，例如“二○○九年七月一日”，非“二00九年七月一日”（菜單欄“插入”→“特殊符號(hào)”→“○”）。成文日期為簽發(fā)日期，不要單獨(dú)在一頁(yè)，要和正文在一頁(yè)，可以通過(guò)調(diào)整正文行距來(lái)實(shí)現(xiàn)。成文日期位于距離正文4行的右下角，后面空4字 2 距離。蓋章后，印章上沿與正文要有1行距離。

六、版記格式

1.主題詞。一般為規(guī)范化名詞，應(yīng)包括文種。上行文主題詞要在OA系統(tǒng)提供的規(guī)范化主題詞中選擇，OA系統(tǒng)中沒(méi)有的，要在主題詞后面標(biāo)注“△”?！爸黝}詞：”應(yīng)頂格，詞目之間空1個(gè)漢字的位臵，詞目之間、結(jié)尾不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主題詞要便于計(jì)算機(jī)檢索，體現(xiàn)文件重要內(nèi)容。

抄送不能為個(gè)人，如需送行領(lǐng)導(dǎo)可成文后傳閱行領(lǐng)導(dǎo)。2.抄送單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，按先外后內(nèi)、先大后小的順序排列，行內(nèi)部門應(yīng)在前面加注“行內(nèi)：”。無(wú)抄送單位的，將抄送文本框和反線刪除，不予保留。

3.版記一律在封底，單獨(dú)在一頁(yè)。

七、表格

要調(diào)好，盡量?jī)?nèi)容在一頁(yè)內(nèi)，打印預(yù)覽確認(rèn)無(wú)誤后再上傳。正文中表格字體一般用楷體_GB2312（標(biāo)題四號(hào)、加粗，表內(nèi)小四）；附件表格字體一般用宋體。數(shù)字字體：Times New Roman。

Word（excel）表格格式：

標(biāo)題：宋體、三號(hào)（18號(hào)）、加粗、居中排列

表內(nèi)：宋體、小四（12號(hào)，根據(jù)內(nèi)容多少定）、居中排列（長(zhǎng)句居左排列，以美觀為宜）。

備注：仿宋_GB2312、五號(hào)（11號(hào)）、居左排列

八、擬發(fā)上行文需注意問(wèn)題

（一）請(qǐng)示

1.一事一請(qǐng)。一般為一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

2.最后以“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”為結(jié)語(yǔ)，非“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或者“妥否，請(qǐng)批復(fù)”。

3.請(qǐng)示必須以附注形式注明聯(lián)系人姓名和電話，緊貼日期下一行，居左空2字，加圓括號(hào)。

（二）報(bào)告。報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的陳述性公文，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。報(bào)告一般結(jié)尾以呈請(qǐng)語(yǔ)“特此報(bào)告，請(qǐng)審閱”或“以上報(bào)告如有不妥之處，請(qǐng)予指正”作結(jié)。

（三）意見(jiàn)。意見(jiàn)用于上行文時(shí)，可以對(duì)某一重要問(wèn)題提出看法、建議，呈報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)；可以提出問(wèn)題，請(qǐng)求上級(jí)單位幫助予以解決。

注：請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)別：請(qǐng)示是在事前，報(bào)告在事后；請(qǐng)示應(yīng)一文一事，報(bào)告可以一文多事；請(qǐng)示只送一個(gè)受文機(jī)關(guān)，報(bào)告則相對(duì)靈活；請(qǐng)示要求上級(jí)批復(fù)，報(bào)告一般不用批復(fù)。

九、公文中常見(jiàn)錯(cuò)別字（括號(hào)中為正確的）∕賬：記賬、賬目、賬本 ＼帳：帳篷、蚊帳、帳子

∕作：作廢、作假、作為、作處理 ＼做：做文章、做官、做人、做事

再接再勵(lì)（厲）精神可佳（嘉）防礙公務(wù)（妨）準(zhǔn)備就序（緒）待人誠(chéng)肯（懇）

權(quán)力義務(wù)（利）自行其事（是）

直接了當(dāng)（截）

迫不急待（及）任人為親（唯）

不加思索（假）滑而不實(shí)（華）肯請(qǐng)（懇）題綱（提）精減（簡(jiǎn)）布署（部）部臵（布）

必竟（畢）既使（即）簽定（訂）充份（分）過(guò)份（分）

處份（分）份外（分）份子（分）

份內(nèi)（分）事必（勢(shì)）種養(yǎng)殖（種植 養(yǎng)殖）

十、其他應(yīng)注意問(wèn)題

1.“截至”或“截止到”XX月XX日，非“截止XX月XX日”。2.公文中日期要寫全，例如“2009年”不能寫成“09年”。3.“第”字后面跟大寫數(shù)字，例如“第一季度”、“第二位”。4.公文中盡量避免“了”、“的”等多余的虛詞，例如“為了提高競(jìng)爭(zhēng)力”→“為提高競(jìng)爭(zhēng)力”、“抓住發(fā)展的契機(jī)” →“抓住發(fā)展契機(jī)”。

5.轉(zhuǎn)發(fā)公文或者公文中引用其他公文時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)或被引用公文標(biāo)題后要標(biāo)注發(fā)文字號(hào)，用圓括號(hào)括起來(lái)。發(fā)文字號(hào)中年份為公元紀(jì)年，用六角括號(hào)括入，非圓括號(hào)或方括號(hào)。例如：“現(xiàn)將總行《關(guān)于規(guī)范本外幣儲(chǔ)蓄代扣代繳利息稅手續(xù)費(fèi)處理流程的通知》（郵銀辦發(fā)?2009?576號(hào)）轉(zhuǎn)發(fā)你們，請(qǐng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格按通報(bào)要求執(zhí)行?！?/p>

6．法規(guī)、規(guī)章、制度等不能直接以正文形式出現(xiàn)，需擬正文后，再以附件形式出現(xiàn)。標(biāo)題應(yīng)為：關(guān)于印發(fā)XX規(guī)章的通知。7.常用法定公文文種有決定、通知、通報(bào)、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要十種，其他法定公文外的文種如規(guī)劃、計(jì)劃、要點(diǎn)、安排、活動(dòng)方案等不能以法定公文的形式制發(fā)公文。如要以公文形式下發(fā)計(jì)劃、安排等，應(yīng)以“關(guān)于印發(fā)XXXX規(guī)劃、計(jì)劃、要點(diǎn)、安排、方案等的通知”的形式，使用的文種是通知。

8.人名、地名、單位名稱等名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)要表述一致；如果需要排列次序，要按照一定的規(guī)則排列；不能 5 隨意用簡(jiǎn)稱。

9.密級(jí)文件不得通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或傳真流轉(zhuǎn)，一律用紙質(zhì)形式通過(guò)機(jī)要形式郵寄。