公司行政管理體系建立

一、部門主管負(fù)責(zé)制

公司現(xiàn)行的指令式管理，使得部門缺乏計(jì)劃力、靈活性，員工失去創(chuàng)造力，同時(shí)也使得董事長(zhǎng)工作量沉重，所以我建議公司要有這樣的意識(shí)并開始部署并嘗試推行部門“分權(quán)管理”制。所謂分權(quán)，就是現(xiàn)代企業(yè)組織為發(fā)揮低層組織的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，而把生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理決策權(quán)分給下屬組織，最高領(lǐng)導(dǎo)層只集中少數(shù)關(guān)系全局利益和重大問題的決策權(quán)。分權(quán)的對(duì)稱是集權(quán)。集權(quán)是指決策權(quán)在組織系統(tǒng)中較高層次的一定程度的集中。集權(quán)和分權(quán)主要是一個(gè)相對(duì)的概念。具體如下：

1、以各個(gè)部門為主體，在處理自己部門工作業(yè)務(wù)上擁有更大的權(quán)力，其它部門都不能對(duì)該部門員工的具體工作指手劃腳，公司從大體上制定一個(gè)工作方向、任務(wù)，具體操作就交由部門團(tuán)隊(duì)自由發(fā)揮了。這樣一來，在工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)上，部門團(tuán)隊(duì)會(huì)有很大的靈活性來采用具體的方法。同時(shí)我也考慮到各部門的經(jīng)理、主任他們有相當(dāng)?shù)牟块T業(yè)務(wù)水平及管理經(jīng)驗(yàn)。（抓大放小，放手去做）

2、公司部門經(jīng)理、主任根據(jù)部門實(shí)際工作業(yè)務(wù)情況，有權(quán)對(duì)部門內(nèi)部“現(xiàn)有人員”進(jìn)行組合、對(duì)工作的分配作統(tǒng)一調(diào)配（前提是要保持部門團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性）。

3、部門主管根據(jù)部門實(shí)際工作情況，不定期召開部門自己的內(nèi)部溝通短會(huì)，每月不低于兩次，讓公司各種政策措施、方案變動(dòng)等信息，及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)到公司基層。（開始由行政部監(jiān)督，以后讓他們形成習(xí)慣）

優(yōu)缺點(diǎn)分析：

優(yōu)點(diǎn)是這種宜于現(xiàn)代企業(yè)制度適用的“分權(quán)理論”，摒棄了舊的落后的指令性管理法，采用科學(xué)的目標(biāo)管理法，有效提升企業(yè)管理的水平和層次。員工自己的方式總是會(huì)將工作完成的更好更快，并且員工的方式中往往會(huì)包涵有更多創(chuàng)新的東西（調(diào)動(dòng)其多想辦法，解決問題的積極性）。

缺點(diǎn)是要求公司必須先行出臺(tái)各部門統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程；不排除會(huì)有濫用職權(quán)或以權(quán)謀私可能性，所以必須由行政、財(cái)務(wù)等部門監(jiān)管其權(quán)力的使用。

具體操作：

財(cái)務(wù)部由于工作流程比較統(tǒng)一規(guī)范，可先行由它打開局面，接著是行政部，如此類推。每個(gè)部門標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，先由他們部門總結(jié)提交方案、行政部、董事長(zhǎng)三方共同制定，逐一強(qiáng)化，成功一個(gè)鋪開一個(gè)。工作開頭肯定是煩瑣的，但我們追求的是公司今后的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，我認(rèn)為是值得的，“一勞永逸”?。ㄒ渣c(diǎn)帶面，逐步推廣）

二、公司部門主管定期月度工作例會(huì)制度（分集權(quán)管理）

會(huì)議由行政部經(jīng)理或董事長(zhǎng)主持召開，并由專人記錄，整理后，抄送董事長(zhǎng)、各部門主管備份。

1、各部門匯報(bào)上一月度工作任務(wù)完成進(jìn)度，未能如期完成的需說明原因，并在會(huì)上提出最終完成時(shí)間，需要其它部門或人員協(xié)助解決的會(huì)上提出。（層層抓落實(shí)）

2、行政部經(jīng)理或董事長(zhǎng)依據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)大綱，分解下一月度各部門的具體工作任務(wù)及安排。

3、各部門同時(shí)也根據(jù)各自部門的實(shí)際業(yè)務(wù)開展情況計(jì)劃好自己的工作安排。（具體依據(jù)公司部門崗位職責(zé)細(xì)則）

4、建立同行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息動(dòng)態(tài)體系，由拓展部、質(zhì)檢部、行政部共同牽頭，對(duì)在工作、生活中看到、聽到的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的各種真實(shí)信息（包括公司重要新聞、產(chǎn)品價(jià)格調(diào)整、新產(chǎn)品上市、節(jié)假日促銷活動(dòng)、廣告投放等信息）及時(shí)反映，并最終由拓展部將其整理歸納、系統(tǒng)化，必要時(shí)供公司領(lǐng)導(dǎo)決策層參考。在會(huì)議上各部門也可以及時(shí)反映自己掌握的信息。

5、同時(shí)會(huì)議也將公司經(jīng)營(yíng)過程中，各部門存在的問題、不良現(xiàn)象逐一提出并要求整改。各部門也可以對(duì)公司經(jīng)營(yíng)反映情況、提出好建議。

6、危機(jī)管理

通常把危機(jī)管理稱之為危機(jī)溝通管理，原因在于，加強(qiáng)信息的披露與公眾的溝通，爭(zhēng)取公眾的諒解與支持是危機(jī)管理的基本對(duì)策。除了規(guī)定月度會(huì)議外，各部門還應(yīng)該根據(jù)信息萬變市場(chǎng)、突發(fā)的危機(jī)的需要，不定期地召開短會(huì)，商討應(yīng)變對(duì)策。

月度工作例會(huì)制度是各部門之間溝通的重要橋梁，目的是為了發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。（上情下達(dá)，下情上報(bào)）

三、部門考核制度（改善提升）

（一）先以部門作試點(diǎn)，逐漸將“績(jī)效考核”這一概念意識(shí)植入員工腦中。（現(xiàn)處導(dǎo)入階段，日后嚴(yán)格收緊）

（二）行政部除了季度部門考核外，更多的是在日常監(jiān)管、巡查公司各部門、員工工作過程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題（工作方法、溝通技巧、工作態(tài)度、違法違紀(jì)等），隨時(shí)約談當(dāng)時(shí)人，及時(shí)糾正其方向、不足，并提出改善意見（約談分關(guān)注、批評(píng)、警告信、記過、降級(jí)降職、解雇）。（目前階段以日常監(jiān)管為主，績(jī)效考核為輔，防患于未然）

（三）年終進(jìn)行公司“優(yōu)秀部門團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)”、“杰出員工獎(jiǎng)”評(píng)比，以此激勵(lì)員工力爭(zhēng)上游、鼓舞士氣！我行政部也開展“服務(wù)之星”的評(píng)選，目的是更好樹立行政部親民形象，發(fā)揮行政部為大家服務(wù)的作用。

四、辦公室管理制度（集權(quán)管理）

1、辦公用品申領(lǐng)制度

革新：新員工入職發(fā)放一套辦公用品；每月28號(hào)前各部門統(tǒng)計(jì)并提交自己部門下一月度辦公用品明細(xì)清單，辦公用品將在下一月度7號(hào)之前發(fā)放，所有辦公用品申領(lǐng)必須做好登記，統(tǒng)一管理防止浪費(fèi)。

2、公務(wù)用車制度

革新：各部門、人員用車必須提前一天向行政部提出用車申請(qǐng)，并填好申請(qǐng)表（用車部門、人員名稱，申請(qǐng)時(shí)間，預(yù)計(jì)用車地點(diǎn)、開始時(shí)間、返程時(shí)間，用車事由，部門主管意見、行政部意見），由行政部統(tǒng)一安排調(diào)配，外出人員（司機(jī)）并在下午下班前將車鑰匙交回行政部。（行政安排用車原則：按申請(qǐng)時(shí)間先后、事情緩急輕重程度）

3、其它建議：

1）人性化管理，營(yíng)造公司是我家的良好氛圍，我行政部除了員工生日送上祝福外，員工結(jié)婚（賀卡、結(jié)婚賀金）、生育（奶粉、紙尿布）等也同樣送上公司的祝福問候！公司組織一年一、兩次的公司集體活動(dòng)，增強(qiáng)公司員工凝聚力，營(yíng)造公司自己獨(dú)有的企業(yè)文化。

2）對(duì)辦公室人員的紀(jì)律要加強(qiáng)監(jiān)管。我經(jīng)?？匆姷挠校荷习鄷r(shí)間大聲說笑、閑聊、串崗、接聽客戶咨詢電話不夠熱情等……。（樹立行政部執(zhí)法威信）

五、商業(yè)溝通辦事指引

許多企業(yè)都遇到到這樣的情況，不乏辦事之人，但真正將事情“好、快、省”辦好的卻是鳳毛麟角。所以，在辦事方式方法上，我向公司建議：在員工中，提倡“不做多余的事情”“少走彎路就是成功”的理念，目的提高工作辦事效率。AOI商業(yè)溝通辦事指引：

1、A——Audience分析決策人背景

首先清楚認(rèn)識(shí)本件工作、本次要辦事情的目標(biāo)任務(wù)是什么，鎖定誰是決策人；調(diào)查決策人背景；了解決策人身邊其它聽眾背景。

2、0——Objective精確溝通目的

如何跟決策人進(jìn)行有效的溝通（建立關(guān)系、投訴、上訴、匯報(bào)、報(bào)告、銷售、申請(qǐng)、答復(fù)、請(qǐng)求……）

3、I——Impression刻造印象

為了完成工作任務(wù)，刻造自己的形象角色，務(wù)求將事情按設(shè)想規(guī)劃中的去實(shí)現(xiàn)（對(duì)上級(jí)或下級(jí)、對(duì)本單位或外單位）。

六、部門溝通協(xié)作機(jī)制

為了工作的執(zhí)行落實(shí)，同時(shí)也基于“分權(quán)管理”中存在的漏洞，所以訂立“部門溝通協(xié)作機(jī)制”。工作過程中，各部門之間會(huì)涉及到人員的互相協(xié)作。例如，A部門需要B部門的協(xié)助或者A部門需要B部門XX人員的協(xié)助。這時(shí)候，A部門主管不能直接命令B部門XX人員去協(xié)助。正確操作方法：A部門主管征詢B部門主管的意見，讓B部門安排適合的人員協(xié)助。總之，部門之間的人員調(diào)配、重要信息的溝通以及輸出，必須是部門主管與部門主管之間的溝通，各部門、人員不能私自調(diào)動(dòng)人員。倘若有矛盾、碰撞的情況發(fā)生的，行政部或董事長(zhǎng)從中調(diào)解和諧。當(dāng)然，大部分工作任務(wù)已在月度工作例會(huì)上說明。

（分權(quán)管理、溝通協(xié)調(diào)）

七、調(diào)動(dòng)老員工工作積極性

1、要在他們面前樹立一個(gè)說到做到的形象

公司制定那么多規(guī)章制度，首先要求公司最高領(lǐng)導(dǎo)者、中層管理者（部門經(jīng)理、部長(zhǎng)）以身作則、起表率作用，我行政部一定依法辦事、執(zhí)法必嚴(yán)。

2、贏得最高領(lǐng)導(dǎo)者的支持，自己一定要自信

老員工們大多都是公司創(chuàng)業(yè)的功臣，在董事長(zhǎng)面前說話機(jī)會(huì)必然會(huì)多，所以千萬不要被其誤導(dǎo)、催眠，一定要保持一個(gè)清醒的頭腦，要廣納各方之言。

3、要樹立典型，獎(jiǎng)罰分明

在月度例會(huì)上、要第一時(shí)間將做事正確、突出、先進(jìn)的部門、個(gè)人去鼓勵(lì)和表彰他；帶頭出風(fēng)頭的話，一定要給予批評(píng)嚴(yán)懲；并且開展一個(gè)為期一年的，向“優(yōu)秀員工“學(xué)習(xí)的活動(dòng)（一個(gè)季度樹立一個(gè)老員工榜樣）。將一些成就突出，能力強(qiáng)貢獻(xiàn)大的老員工樹立為企業(yè)的優(yōu)秀員工榜樣，以供大家學(xué)習(xí)。這樣做一來，既可以發(fā)揮榜樣作用帶動(dòng)和激發(fā)其他員工的積極性，同時(shí)也對(duì)“榜樣”本人也是一種激勵(lì)。因?yàn)槌煽?jī)得到企業(yè)和眾人的認(rèn)可和尊重，增加了成就感；還因?yàn)槌闪税駱右簿统闪私裹c(diǎn)，別人都看著，豈能馬虎嗎？當(dāng)然，他們?yōu)楣緞?chuàng)業(yè)所付出的貢獻(xiàn)，我們應(yīng)該從內(nèi)心的去尊重他們，而不是表面尊重他們，內(nèi)心卻在抱怨他們。（分化其陣營(yíng)，獲取更多擁戴）

4、要加強(qiáng)引導(dǎo)和培訓(xùn)

（1）行政部根據(jù)各部門職能、業(yè)務(wù)技能情況，不定期邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士回來培訓(xùn)，讓他們?nèi)ラ_闊視野，了解自己理論或業(yè)務(wù)技巧上的存在不足。

（2）各部門根據(jù)自己部門存在的不足，向行政部提交需要的相關(guān)培訓(xùn)課程。

（3）對(duì)老員工參加相關(guān)培訓(xùn)，提升與自身工作崗位相關(guān)業(yè)務(wù)技能的，公司給予學(xué)費(fèi)上的報(bào)銷。（如，公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員考取從業(yè)資格證等）

5、適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，恩威并施

公司大部分老員工都是因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系，家庭從英德或外市調(diào)入南海，工作都是為了養(yǎng)家糊口，他們所追求的是安穩(wěn)的工作、長(zhǎng)期性的福利待遇，所以由我行政部先行了解其需要，給予他們適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。例如，統(tǒng)一安排其子女入學(xué)、家庭醫(yī)療報(bào)銷等?！暗嗡?，涌泉相報(bào)”，希望可以感化他們。不適合目前崗位的，采取調(diào)崗、換崗，確實(shí)不行就強(qiáng)行解聘（非迫不得已，不殺雞儆猴）。

6、打破僵局，引入競(jìng)爭(zhēng)

公司今后崗位人員的招聘要市場(chǎng)化操作，建立一個(gè)“因賢用人”“因事定崗”“因崗定人”的用人機(jī)制，同時(shí)也提拔一些能干的新人，形成公司源源不斷的造血系統(tǒng)，讓他們覺得不要以為沒他們就不行，公司就不能運(yùn)作，時(shí)刻讓他們產(chǎn)生危機(jī)感。（生于憂患，死于安樂）

對(duì)老員工的態(tài)度是公司盡力幫助他們適應(yīng)新形勢(shì)下，公司發(fā)展對(duì)他們自身要求，鼓勵(lì)他們改善提升業(yè)務(wù)技能。同時(shí)，也要讓他們感受到危機(jī)感。只有實(shí)行“鯰魚效應(yīng)”才真正讓他們體會(huì)到公司會(huì)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中優(yōu)勝劣汰，個(gè)人也必然如是。我行政部也會(huì)不定期，在公司的公告信息欄發(fā)布相關(guān)的真實(shí)的“優(yōu)勝劣汰”案例。我相信，老員工們都是力戰(zhàn)沙場(chǎng)的老將，只要他們都能擺正心態(tài)，其豐富經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌蚴顾麄兒芸旄纳铺嵘约翰蛔悖瑹ㄈ灰恍?，迎接新的挑?zhàn)！

八、總結(jié)

公司在發(fā)展過程中，遇到新的問題，新的挑戰(zhàn)，新舊事物之間的碰撞，這是必然的。單靠個(gè)人或行政部力量顯然是不足夠的，解決克服這些問題難題，需要我們領(lǐng)導(dǎo)層出謀獻(xiàn)策，以及全體員工共同努力，但我相信這一切都是暫時(shí)的。引用董事長(zhǎng)在20xx年工作報(bào)告上的寄語“世上根本無難事，在于有沒有信心……”。我行政部是有信心解決克服這些問題，并為公司的良性發(fā)展保駕護(hù)航！每樣新生事物的發(fā)展都有一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，公司新的制度措施的推行必然損害到他們既有的利益，但我希望如果我們認(rèn)定它是對(duì)的，有利于公司的發(fā)展就必須一直堅(jiān)持下去！不妥之處，請(qǐng)指導(dǎo)并共同溝通探討完善！

學(xué)習(xí)心得------建立系統(tǒng)化管理體系

1． 系統(tǒng)化部門建設(shè)。

2． 分層管理

3． 分層勾通

4． 細(xì)心，耐心，關(guān)心

5． 堅(jiān)持，恒心，忠心

6． 培養(yǎng)積極正面氛圍

7． 制度化，人性化，感性化

8． 建立正確理念，為先

9． 工作細(xì)化，責(zé)任到人

10，不斷修正，長(zhǎng)期跟蹤

11．認(rèn)真，學(xué)習(xí)，思路清晰

12．平衡成長(zhǎng)，全面提升。

奔騰部：黃斌2002 年6月

一．系統(tǒng)化部門建設(shè)

1．人力資源系統(tǒng)。

2．培訓(xùn)系統(tǒng)。

3．業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

4．行政系統(tǒng)。

5．激勵(lì)系統(tǒng)。

6．業(yè)務(wù)支持系統(tǒng)。

1..人力資源系統(tǒng)的功能及運(yùn)行模式：

人力資源系統(tǒng)是組織的核心動(dòng)力，是最有生產(chǎn)力。發(fā)現(xiàn)人才，篩選人才，引進(jìn)人才是長(zhǎng)期有效的工作。是組織的生命線。

增才渠道：？？？

選才標(biāo)準(zhǔn)：？？？

面試流程：？？？

共事結(jié)盟：？？？

協(xié)作引導(dǎo)：？？？

細(xì)心關(guān)心：？？？

人力資源部：經(jīng)理------成員------

負(fù)責(zé)制定人力發(fā)展計(jì)劃，組織研究 方案實(shí)施 及時(shí)跟蹤反饋 提升團(tuán)隊(duì)人力發(fā)展水平提升組織人才的綜合素質(zhì)？？？