第一篇：會議接待策劃方案

會議接待策劃方案

一、會議主題：“我為家鄉(xiāng)做代言”——暨第六屆國際食品安全年會GFSF十大品牌“新地標(biāo)產(chǎn)品”崛起評選

二、會議時(shí)間：2015年12月5日至2015年12月6日

（早9：00-晚6：00）

三、下榻酒店：XXX溫泉度假酒店

四、會議地點(diǎn)：云南省昆明市經(jīng)開區(qū)出口加工區(qū)順通大道浦發(fā)路16號云南創(chuàng)新生物產(chǎn)業(yè)孵化器

五、環(huán)境布置

（一）會場外區(qū)域布置

酒店外圍環(huán)境：含本次會議主題的歡迎橫幅

會議室外圍環(huán)境：孵化器正門懸掛本次會議主題的歡迎橫幅、從入口到會議室導(dǎo)示牌、會議室門口放置簽到桌、會議室外設(shè)置產(chǎn)品展示區(qū)域

（二）會場內(nèi)主要區(qū)域布置

會議桌桌擺放：課桌式擺放，水牌的擺放

會議用品:白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等 會場氛圍：主題布標(biāo)、背景音樂

六、會議接待流程細(xì)節(jié)

1）會前準(zhǔn)備要求

1、確認(rèn)出席會議的人數(shù)，參會人員的詳細(xì)信息、會議名稱，參與單位（包含：主辦、協(xié)辦、承辦、指導(dǎo)），會議日程安排，會議的主賓身份，會議坐次順序安排。

2、安排酒店房間、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服務(wù)。

3、準(zhǔn)備會議資料，設(shè)計(jì)制作會刊，設(shè)計(jì)制作四份評分表，由承辦單位按會議要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿以及新聞通稿。準(zhǔn)備會后贈送用禮品（由承辦方負(fù)責(zé)）。

4、根據(jù)承辦單位所提供的資料，在會議室外設(shè)置產(chǎn)品展示區(qū)。

5、在會議室內(nèi)為參會賓客提供茶歇服務(wù)（熱茶、咖啡和糕點(diǎn)）。

6、確認(rèn)會議室內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會議要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、會議桌、椅子、礦泉水、紙/筆）。

7、確認(rèn)會議設(shè)備就位，如：講臺、投影屏幕、LED屏幕。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)、燈光。

8、核對會議橫幅和指示牌內(nèi)容并制作和放置指定位置。

9、會議擺臺標(biāo)準(zhǔn) 簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。

b.如會議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等，要每人一份整齊地?cái)[放在會議桌上。各項(xiàng)用品均應(yīng)在會議前30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。

10、通知孵化器物管派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。

11、會議開始前三十分鐘需把會議室設(shè)備再次檢查一遍，包括空調(diào)，燈，話筒，投影等。

12、準(zhǔn)備安全應(yīng)急預(yù)案

2）會議迎候服務(wù)（會議開始前30分鐘門口迎候）

1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，請賓客簽到、發(fā)放資料（會議資料、評分表及會刊）、引領(lǐng)賓客就坐。（迎賓是否招募志愿者？還是工作人員？）

2、會議廳入口大門開啟，客人集中進(jìn)入時(shí)注意分流指引客人進(jìn)入會場。

3）會議服務(wù)程序

1、工作人員主動詢問主辦方或負(fù)責(zé)人會議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂要求、確認(rèn)會議人數(shù)。

2、當(dāng)客人來到會議廳時(shí)，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

3、工作人員再次確認(rèn)話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺需特別關(guān)注。

4、先到達(dá)的客人入座后，提供飲用水服務(wù)。

5、服務(wù)人員時(shí)刻關(guān)注會議客人動態(tài)及需求，分辨會議客人，防止其它不相關(guān)人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要?jiǎng)褡琛⒁龑?dǎo)，尤其是會議主管要加強(qiáng)現(xiàn)場管理。

6、會議期間服務(wù)人員站于會議廳門口主動為進(jìn)出門客人拉/關(guān)大門。

7、會議中間休息，要盡快整理會場（如：桌椅等），添補(bǔ)和更換各種用品（如：水杯、礦泉水、紙、等）。

4）會議結(jié)束服務(wù)

1、打開會議廳大門，引領(lǐng)客人到出口。

2、工作人員應(yīng)站立門口，微笑向客人道別。

3、工作人員應(yīng)主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設(shè)施設(shè)備有否損壞，如有問題及時(shí)與會務(wù)組聯(lián)系并做好記錄。

4、找合適機(jī)會詢問主辦方意見或建議。

5、通知孵化器物管派人清掃會議現(xiàn)場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。

七、會議流程細(xì)節(jié) 12月4日：

全天在酒店或云南創(chuàng)新生物產(chǎn)業(yè)孵化器報(bào)到

賓客到達(dá)酒店入住以后，撥打云南省南亞國家科技商貿(mào)促進(jìn)會對接人員電話，由對接人員進(jìn)行登記完成報(bào)道?；蛑苯觼淼侥蟻喆龠M(jìn)會像工作人員進(jìn)行報(bào)道。12月5日：

8：30-9：00 迎接與會賓客簽到并進(jìn)場就座 9：00-9：15 與會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言致辭

9：15-9：30 國際食品安全協(xié)會及協(xié)會項(xiàng)目介紹

9：30-10：30 與會約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分（企業(yè)及企業(yè)產(chǎn)品介紹）10：30-10：45 進(jìn)行茶歇休息

10：45-11：30 與會約15家企業(yè)演講并進(jìn)行打分 11：30 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主持人宣布上午會議結(jié)束 11：30-14：30 午餐、午休并返回會議室 14：30-15：30 與會約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分 15：30-15：45 進(jìn)行茶歇休息

15：45-18：00 與會約35家企業(yè)演講并進(jìn)行打分 18：00相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主持人宣布當(dāng)日會議結(jié)束

18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并舉行供應(yīng)商與銷售平臺、產(chǎn)業(yè)鏈平臺對接活動

注：按照每家企業(yè)約3分鐘時(shí)長來進(jìn)行演講安排

12月6日

9：00-10：00 主持人宣布今天會議開始；與會約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分

10：00-10：15 進(jìn)行茶歇休息

10：15-11：30 與會約25家企業(yè)演講并進(jìn)行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回會議室 14：30-15：30 與會約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分 15：30-15：45 進(jìn)行茶歇休息

15：45-17：00 與會約30家企業(yè)演講并進(jìn)行打分 17：00-17：30 根據(jù)打分表統(tǒng)計(jì)進(jìn)行優(yōu)秀產(chǎn)品/企業(yè)評選

17：30-18：00 公布第六屆國際食品安全年會——農(nóng)業(yè)（食品）十大品牌評選入選名單公布

18：00 主辦方宣布本次會議圓滿結(jié)束并致答謝辭 18：30返回酒店舉行晚宴并由主辦方向與會賓客贈送禮品 注：按照每家企業(yè)約3分鐘時(shí)長來進(jìn)行演講安排

第二篇：會議接待策劃方案

會議接待策劃方案

為確保各項(xiàng)會議接待工作的順利進(jìn)行，特制定會議方案如下：

一、會議主題：

重慶肉協(xié)

肉牛產(chǎn)業(yè)研討會

長博集團(tuán)

二、會議時(shí)間：

2014年7月25日—2014年7月27日

三、會議地點(diǎn)：邀請函為準(zhǔn)

四、環(huán)境布置

（一）會場涉及區(qū)域

政府,茶海之心景區(qū)，長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園

五、會議內(nèi)容

第一板塊會 議 安 排

（一）會議時(shí)間：2014年7月25日下午

會議地點(diǎn)：現(xiàn)場及長博會議室

會議內(nèi)容：蒞臨鳳岡重慶長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園參觀并交流

（二）會議時(shí)間：2014年7月26日上午8：:30-12:00 會議地點(diǎn)：政府會議中心（暫定）

會議內(nèi)容：

1）主持人介紹參會來賓，致辭。

2）縣政府領(lǐng)導(dǎo)致辭

3）介紹重慶長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園發(fā)展規(guī)劃

4）遵義市相關(guān)單位對遵義市肉?，F(xiàn)狀及發(fā)展做簡介

5）做專項(xiàng)研討

（三）會議時(shí)間：2014年7月26日下午14:00-18:00

1）會議地點(diǎn)：政府會議中心（暫定）

2）會議內(nèi)容：專項(xiàng)討論

3）會議結(jié)束：致答謝辭

（三）會議場地布置：

1）多功能設(shè)備：電腦，投影儀設(shè)備

2）會議用品：會議記錄薄，筆，茶杯

（四）會后合影：

時(shí)間：在會議結(jié)束前，告知大家不要急于離場，按

序下樓，在指定地點(diǎn)合影留念。

第二板塊餐飲，住宿安排

（一）2014年7月25日 晚宴時(shí)間：18:30

住宿地點(diǎn)：茶海之心酒店

（二）2014年7月26日午餐時(shí)間：12:00-14:00

晚餐時(shí)間：19:30-20：30

住宿地點(diǎn)：茶海之心景區(qū)

（三）2014年7月27日早餐時(shí)間：8:00

午餐時(shí)間：12:00

1）8：30-12:00參觀茶海之心景區(qū)

2）做好部分嘉賓回程工作

（三）晚宴方式：

1）圓桌形式，10人一桌

2）菜品：熱菜，涼菜，甜品

第三板塊交 通 接 送

1駕駛組應(yīng)全力配合綜合協(xié)調(diào)組

1）駕駛組負(fù)責(zé)嘉賓接送（及時(shí)對嘉賓的行程跟蹤）

2）嘉賓回程安排：根據(jù)嘉賓具體實(shí)際情況安排回程事宜（及時(shí)對嘉賓的行程跟蹤）

3）備用車輛準(zhǔn)備兩輛

第四板 塊 會 議 接 待

（一）工作內(nèi)容

1、會議議程策劃：

2、編撰、印刷會議邀請函

3、機(jī)場、火車站等埠提供窗口接送機(jī)服務(wù)；

4、會議前期報(bào)名的接待、物品分發(fā)等；

6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作；

7、提供會議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作；

8、提供機(jī)（車）票的訂購服務(wù)工作；

9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作；

10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動服務(wù)工作；

（二）、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1、綜合協(xié)調(diào)組：以行政辦公室為組織核心展開工作

（1）負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作；

（2）負(fù)責(zé)到會嘉賓信息收集、整理等對外聯(lián)系

（3）工作負(fù)責(zé)對外具體聯(lián)系落實(shí)與會嘉賓的初步行程、人數(shù)、往返時(shí)間。

（4）負(fù)責(zé)與本次會議全面對接工作；

（5）負(fù)責(zé)落實(shí)政府領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的接車輛安排；

（6）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作；

2、接待服務(wù)組

工作職責(zé)：駕駛組配合協(xié)調(diào)組

（1）負(fù)責(zé)嘉賓的接送工作。

（2）負(fù)責(zé)為與會嘉賓提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、等其他會議服務(wù)；

（3）根據(jù)嘉賓的實(shí)際情況，具體提供接送、車（機(jī)）票安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務(wù)活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的調(diào)配、機(jī)（車）票的訂購；接待服務(wù)人員的組織領(lǐng)導(dǎo)；

（4）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進(jìn)入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等）

3、會議現(xiàn)場保障組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查會議資料是否到位、多媒體播放是否正常、速記安排、會議位置安排

（2）當(dāng)?shù)孛襟w邀請安排

（2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。

第五板塊 內(nèi) 部 會 議 總 結(jié)

會議時(shí)間：2014年7月27日下午 會議地點(diǎn)：長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園辦公樓會議室

會議內(nèi)容：對此次肉牛產(chǎn)業(yè)研討會做內(nèi)部工作總結(jié)

第三篇：會議接待策劃方案

會議接待方案

一、會議接待前期籌備：

1、會場布置

（1）簽到臺（1 個(gè)）：

布置在酒店大堂門口

（2）指示牌（2 個(gè)）：

（其中 1 個(gè)放于酒店大堂門口，1 個(gè)放于會議室門口）

會議室：可容納260人正規(guī)劇場式，投影儀和屏幕音響設(shè)備。（桌面上需擺放

紙 筆、桌牌、水，擺放美觀、統(tǒng)一）

（3）會議室背景噴繪：按照主席臺背景的尺寸會議的情況制作

（4）會議室宣傳橫幅：按會場情況會議要求制作尺寸

（6）胸卡制作：按會議參加人數(shù)制作

（7）胸卡制作：按會議參加人數(shù)制作

（8）攝影、照相：在會議期間進(jìn)行全程的攝影跟拍及集體拍攝、錄制光碟服務(wù)。

2.火車站接待

在火車站出站口設(shè)接待處人員，根據(jù)來客乘坐的車次到達(dá)情況持“接待XX老

師”牌，在出站口等候，接待組由此將客人集中帶出乘車抵達(dá)酒店。

3、酒店入住

1.確定嘉賓入住時(shí)間，通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達(dá)酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候。

3.進(jìn)入酒店后，由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。

4.用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.自助餐，酒店要求50人開餐。

費(fèi)用預(yù)算

（1）房費(fèi)：

240元 / 間×80 間× 3天 =57600 元

（2）餐費(fèi)：

60元 / 位×160人× 5餐 =48000元

（3）會議場地費(fèi)： 4500 元 /天×2天=9000元

（4）攝影、照相師：500元/天

（5）其它：條幅200元、背景板500元、礦泉水2元×24瓶20箱=960元.胸卡3.5元×160人=560元、總計(jì)：117320元

第四篇：會議接待方案

會議接待方案

一、接待時(shí)間：2011年X月X日—X月X日

二、接待地點(diǎn)：

接送機(jī)地點(diǎn)：西寧機(jī)場

下榻酒店：XX大酒店（銀龍大酒店，神旺大酒店，青海賓館等）

會議地點(diǎn)：XX大酒店會議廳（銀龍大酒店會議廳，神旺大酒店會議廳，青海賓館會議廳等）

三、接待對象：

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負(fù)責(zé)人員：

總負(fù)責(zé)：接待辦

跨部門接待小組：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，秘書組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組

五、接待前期準(zhǔn)備工作：

1．制發(fā)邀請函，邀請嘉賓，協(xié)調(diào)時(shí)間

2．食宿安排，提前預(yù)定

3．迎接車輛安排

4．迎賓（嘉賓到達(dá)前20分鐘，相關(guān)人員需做好迎賓工作）

5.相關(guān)接待人員，負(fù)責(zé)相關(guān)接待工作

六、機(jī)場接待

1．機(jī)場一層到達(dá)廳內(nèi)設(shè)接待處人員，根據(jù)來客乘坐的航班到達(dá)情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達(dá)電梯口等候，接到嘉賓后負(fù)責(zé)引導(dǎo)至接待處（簽到臺桌子規(guī)格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

2．在廊橋出口、候機(jī)廳二層到達(dá)電梯口及接待處放置簡易歡迎標(biāo)語牌（80×180cm以下易拉寶）。

3．由服務(wù)科按照按正常要客接待程序接待。

4．對于重要領(lǐng)導(dǎo)等特殊客人，由團(tuán)省委提出要求，機(jī)場團(tuán)委負(fù)責(zé)申請辦理有關(guān)接待人員通行證，安排相關(guān)人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。

硬件附注：易拉寶2個(gè)（其中1個(gè)2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條??

七、酒店入住

1.確定嘉賓入住時(shí)間，通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達(dá)酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3.進(jìn)入酒店后，由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。

4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務(wù)。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進(jìn)行用餐。由客房服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)服務(wù)。

2．餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務(wù)。

九、會議前的籌備工作

1．選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。

2．會場布置。根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一

3.會議前的接待禮儀。提前準(zhǔn)備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。

4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。

十、會議接待

1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導(dǎo)”

2.會場整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā)，調(diào)試投影儀，音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料。

3.聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時(shí)告知其準(zhǔn)備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時(shí)，再次提醒相關(guān)人員

4．領(lǐng)導(dǎo)嘉賓到達(dá)會議廳，由禮儀引入會場就座。

十一、座談

1．企業(yè)宣講（集團(tuán)，產(chǎn)業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT）

2．技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動）

3.會場服務(wù)（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）

4.拍照（依重要程度，進(jìn)行拍照留檔）

5.攝像（依重要程度，進(jìn)行攝像留檔）

十二、會后服務(wù)準(zhǔn)備

做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準(zhǔn)備。會后用車在會議結(jié)束前妥善安排。

十三、會后服務(wù)

會議結(jié)束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)嘉賓送回入住酒店

第五篇：會議接待方案

會議接待策劃方案

為確保各項(xiàng)會議接待工作的順利進(jìn)行，特?cái)M定方案如下：

一、會議主題：客戶培訓(xùn)

二、會議時(shí)間：2017年8月23日——24日

三、會議地點(diǎn)：杭州蕭山瑞萊克斯酒店2樓楊歧廳

四、參會人數(shù)：110人左右

五、工作職責(zé)

（一）會務(wù)期間招待、安排及接待工作。做到態(tài)度熱情，服務(wù)周到，食宿安全。

（二）會議會場布置和組織工作。

（四）做好出席會議嘉賓、客戶的組織聯(lián)絡(luò)工作。

（四）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)，會務(wù)的方案設(shè)計(jì),各種票證制作和物料采購。

（五）做好賓客的迎送、住宿、乘車等具體接待事宜。

（六）組織好會務(wù)期間客房、餐廳、和會議室的食品安全、通信、設(shè)備保障工作。

六、具體工作任務(wù)

會前：會議舉辦場所確定后，與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會議接待方案費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等。制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及會議接待流程。

（一）準(zhǔn)備會議物料（會務(wù)組任務(wù)）

1、確定邀請嘉賓及客戶名單、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)，將航班、車次及抵達(dá)時(shí)間報(bào)接待組。

2、確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、簽到表、會議指南、會議日程等, 按要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。

3、制作票證：桌簽：15cm×40cm，簽到處1塊，簽約處1塊，住宿登記處1塊，導(dǎo)引路牌3塊，簽到登記表2本。為賓客們訂制入場證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會議用餐券。

4、統(tǒng)計(jì)人數(shù)，提前訂制嘉賓證、畫冊、會議指南、會議日程等統(tǒng)一裝袋。

5、根據(jù)會議會場布置要求準(zhǔn)備好廣告牌、歡迎標(biāo)語、宣傳標(biāo)語、噴繪、展架等設(shè)計(jì)，制作。

（二）會場布置：主席臺搭建及座區(qū)安排（會務(wù)組任務(wù)）。（1）宣傳推廣用品的準(zhǔn)備:

1、懸掛橫幅：（酒店門口和會場內(nèi)部）表示對各位參會的嘉賓和客戶的熱烈歡迎。

2、導(dǎo)引牌：（3-4個(gè)，擺放在分岔口）引導(dǎo)客戶按照指定路線到達(dá)會場

3、易拉寶：（需要制作三種內(nèi)容的：A、主講老師介紹；B、主辦方公司介紹；C、主要產(chǎn)品服務(wù)介紹）分別擺放在會場進(jìn)口的兩邊（2）重點(diǎn)做好會場以及主席臺、嘉賓席的布置。做好座區(qū)標(biāo)牌、并擺放桌簽。

（3）做好會議主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。臺面鋪設(shè)紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。

（4）根據(jù)會務(wù)組要求布置好（廣告牌、會議標(biāo)語、噴繪墻、燈光、音響、麥克風(fēng)、多媒體、投影儀及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。（5）安排好公司展示及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，布置好簽到簽約臺。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕安全隱患的發(fā)生。

（6）在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指引路牌。

（三）會議報(bào)到安排：

成立生活服小組負(fù)責(zé)住房登記（用餐）和引導(dǎo)（引導(dǎo)至房間、餐廳、電梯、會議室）

1、據(jù)酒店提供的房況表，會務(wù)組人員要協(xié)商確定參加會議人員的房間，選定專家、門店培訓(xùn)人員及主要領(lǐng)導(dǎo)入住的樓層、房間類型、房號、以及客房消費(fèi)品撤銷等工作。

2、做好與會人員的聯(lián)絡(luò)和接待工作。發(fā)放相關(guān)資料、卡證、餐券等，分發(fā)房間號統(tǒng)一辦理入住手續(xù)。

3、向嘉賓告知酒店名稱、生活組負(fù)責(zé)人姓名，聯(lián)系方式等。

4、對接酒店: 做好接待工作，叫早服務(wù)、開會時(shí)間提醒服務(wù)。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，負(fù)責(zé)生活安排，告知注意事項(xiàng)，做好食宿接待各項(xiàng)準(zhǔn)備工作以及最后的退房工作。

5、成立生活服務(wù)組，具體管理就餐住宿事務(wù)，確保會議期間的生活服務(wù)。安排用餐時(shí)間人數(shù)、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

備注：培訓(xùn)人員同性別的4人一個(gè)房間（雙人標(biāo)間），公司工作人員同樣安排，各門店的老板另外單獨(dú)安排房間。

會中：

1：提前檢查會議室以及餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單、茶點(diǎn)及相關(guān)服務(wù)到位情況。

2、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙

3、安排司儀在會場入口處迎接來賓

4、第一時(shí)間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。

5、確認(rèn)特殊客人（含相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、老總朋友、重要客戶等）的安排及接待工作。

6、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

7、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。備注：（第二天同樣標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）

會后：

1、收集整理會議剩余、可再利用物資物料等。

2、會務(wù)總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理。

3、匯總參會人員的相關(guān)資料。

4、與會議協(xié)辦方的費(fèi)用結(jié)算工作。備注：（第一天會議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)召開總結(jié)會議，總結(jié)當(dāng)天問題，并落實(shí)第二天會議安排。）

七、人員配置：

（一）會前布置：

1、工作人員必須在活動前一天的下午13:00到達(dá)酒店，先確定嘉賓及客戶的房間安排；14:00去會場開始布景布置；16:00完成布景，開始節(jié)目演練彩排；18:30結(jié)束演練彩排。

2、工作人員于23日上午08：30準(zhǔn)時(shí)安排就位，設(shè)接待人員六名（四人負(fù)責(zé)現(xiàn)場接待，兩人負(fù)責(zé)房卡辦理手續(xù)）。

（二）會中布置：安排三名我公司員工，進(jìn)行會中服務(wù)，一名工作人員將為講師服務(wù)，配合講師順利完成此次培訓(xùn)；一名工作人員負(fù)責(zé)會場內(nèi)引領(lǐng)疏導(dǎo)等工作；另一名工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)物品的保管與禮品發(fā)放。

（三）會后布置：培訓(xùn)完畢后，可按兩名員工，進(jìn)行疏導(dǎo)與會人員離開會場，引領(lǐng)他們前往餐廳用餐，用晚餐后再重新引導(dǎo)回會場繼續(xù)開展會議培訓(xùn)，晚餐也參照此流程。

（四）總結(jié)會：當(dāng)日活動結(jié)束后，所有工作人員必須在指定房間參加會議，總結(jié)當(dāng)天活動問題，提出建議，同時(shí)進(jìn)一步落實(shí)第二天活動安排。

（五）分組安排： 總指揮:章總 現(xiàn)場協(xié)調(diào)：林老師

1、生活服務(wù)組：湯娟（組長）、吳婷、李娟、李文靜、謝小釵、李統(tǒng)行

湯娟和謝小釵：負(fù)責(zé)和酒店對接住宿事務(wù)以及簽到臺簽到工作。其他人：分別負(fù)責(zé)對自己服務(wù)的店家人員開展接待引領(lǐng)、住宿手續(xù)辦理、用餐引領(lǐng)、服務(wù)咨詢等事務(wù)。

2、會務(wù)組：吳小慈（組長）、黃春蕊、朱紹業(yè)、高彥寧、陳馨皓、王奎、章杰

吳小慈：負(fù)責(zé)會場座次擺設(shè)、餐廳餐位擺設(shè)、引領(lǐng)設(shè)置以及現(xiàn)場和酒店方對接等工作

黃春蕊：負(fù)責(zé)所有的會議物資管理 王奎：負(fù)責(zé)車輛管理和現(xiàn)場拍照工作

朱紹業(yè)：負(fù)責(zé)宣傳物品管理、會場設(shè)備對接以及現(xiàn)場裝點(diǎn)布置的工作 章杰：協(xié)助黃春蕊

高彥寧、陳馨皓：現(xiàn)場機(jī)動安排，無特殊安排時(shí)主要協(xié)助吳小慈現(xiàn)場舞臺對接工作。

備注：（所有工作人員在活動期間必須統(tǒng)一穿工裝）

八、接待禮儀

1、為樹立公司良好形象，公司員工在接待與會人員時(shí)，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時(shí)，可說：您好，歡迎光臨！請這邊走等；會議結(jié)束后，可說：再見，請慢走，歡迎您下次光臨我們吉祥醫(yī)美總部等。

2、在接待客戶時(shí)，需按照標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)禮儀，嚴(yán)格要求自己的形體以及行為舉止。比如：引導(dǎo)客戶時(shí)要面帶微笑，手指并攏，手心朝上，切忌“指點(diǎn)江山”等

吳小慈 2017.08.21