第一篇：如何做好檔案交接工作

如何做好檔案交接工作

【摘 要】在檔案交接工作中，要端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，保證檔案交接工作嚴(yán)格按規(guī)定辦理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；交接；發(fā)展

隨著改革開(kāi)放的發(fā)展和國(guó)家人事制度的不斷深入，許多單位機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、競(jìng)聘上崗及人才的合理流動(dòng)，使檔案人員調(diào)動(dòng)更換頻繁，做好檔案交接工作，對(duì)于維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作的連續(xù)性 具有十分重要的意義。國(guó)家曾三令五申強(qiáng)調(diào)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦理完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位。然而在實(shí)際工作中，存在一些不盡如意的現(xiàn)象，直接影響單位檔案工作的順利開(kāi)展，使檔案年度報(bào)表不準(zhǔn)確，利用查劃不到位，工作效率低，工作質(zhì)量差。下面針對(duì)這一現(xiàn)象，提出自己的一些想法。

一、剖析存在問(wèn)題

第一是檔案交接不及時(shí)。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離崗，新檔案人員上了崗，而檔案交接還未辦理，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不清，借出歸還檔案責(zé)任不明、界限不清，使檔案工作前后脫節(jié)，工作細(xì)節(jié)和經(jīng)驗(yàn)得不到合理傳承。

第二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作。而在一些單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字不簽，檔案交接只是一串鑰匙的交接，忽視了檔案工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

第三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一些單位領(lǐng)導(dǎo)忽視監(jiān)交的監(jiān)督作用，責(zé)任不明確，對(duì)檔案的交接準(zhǔn)備工作很少過(guò)問(wèn)，檔案監(jiān)交時(shí)懶得光臨，使單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

因此，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員的責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)和任務(wù)。

二、采取有效措施

第一是檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起單位的重視，尤其是單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原崗位。

第二是檔案人員離職離崗之前要認(rèn)真做好檔案的移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提，檔案移交人員在移交前要做好以下工作：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到檔案案卷目錄與檔案實(shí)物相符，數(shù)量準(zhǔn)確，清查檔案卷目錄、檔案卷內(nèi)目錄、檔案年度報(bào)表和檔案總結(jié)，做到心中有數(shù)。二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，不能及時(shí)歸還的要問(wèn)清原因，整理好調(diào)卷單，并在調(diào)卷單上注明原因、催還情況及日期。三是對(duì)未整理的文件材料要分類(lèi)存放，做到系統(tǒng)有序，方便今后歸檔整理。四是按檔案移交要求編制移交說(shuō)明，寫(xiě)清移交情況，注明時(shí)間地點(diǎn)。檔案接收人員在移交前要做好以下工作：一是了解單位檔案職能和工作活動(dòng)情況。二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況。三是協(xié)助前任檔案人員做移交準(zhǔn)備工作。只有交接準(zhǔn)備工作充分，才能保證檔案移交工作的順利進(jìn)行。

第三是認(rèn)真做好檔案的監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政部門(mén)派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到檔案案卷目錄與檔案實(shí)物相符，手續(xù)齊全。并做好檔案移交目錄和移交清冊(cè)單，并在移交清冊(cè)單上注明檔案數(shù)量，交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人和接收人的姓名及職務(wù)，并簽字蓋章，移交目錄和移交清冊(cè)單一式三份，移交人和接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。

第四是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，不單純是檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，主要是一些單位檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，因此，在交接的過(guò)程是要補(bǔ)上這一課，教育雙方端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按規(guī)定辦理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。

三、穩(wěn)定檔案隊(duì)伍

做好檔案管理工作，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，首先必須有一支穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，要有一支團(tuán)結(jié)奮斗、無(wú)私奉獻(xiàn)、兢兢業(yè)業(yè)、敢打硬仗的檔案干部隊(duì)伍；檔案管理人員要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力；還要有良好的職業(yè)品德，要具有甘于寂寞、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。因此，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速科技進(jìn)步，推動(dòng)事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不斷提高檔案人員理論、業(yè)務(wù)、技能方面的素質(zhì)，檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐步適應(yīng)或完善，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，做好檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定，才能是檔案工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

第二篇：檔案員工作交接書(shū)

檔案員工作交接書(shū)

因公司人員調(diào)動(dòng)，經(jīng)行政部決定，將正發(fā)實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司的檔案管理工作移交給邵華接替。辦理交接工作如下：

1、網(wǎng)上年檢：正發(fā)實(shí)業(yè)14個(gè)注冊(cè)企業(yè)，已完成年檢11個(gè)企業(yè)。

2、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證

3、收文登記及銷(xiāo)售合同的整理歸檔。

4、正發(fā)實(shí)業(yè)三期建設(shè)材料正本。

5、正發(fā)實(shí)業(yè)房產(chǎn)證、土地證原件。

6、各辦公室鑰匙及辦公用品。

以上移交事項(xiàng)均經(jīng)交接雙方認(rèn)定無(wú)誤，交接書(shū)一式四份，移交人、交接人、監(jiān)交人、存檔一份。

移交人： 接交人：

監(jiān)交人：

（單位公章）（正發(fā)實(shí)業(yè)檔案室）

二0一五年四月八日

第三篇：檔案交接表

附件23：

個(gè)人抵押類(lèi)貸款業(yè)務(wù)電子案卷卷內(nèi)文件目錄

客戶名稱(chēng)：業(yè)務(wù)種類(lèi)：

檔案交出人：交接日期：年月日 檔案接收人：交接日期：年月日 檔案管理人：交接日期：年月日

第四篇：淺析如何做好企業(yè)檔案檔案工作

淺析如何做好企業(yè)檔案室檔案工作

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，對(duì)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們必須充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認(rèn)真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，新興科學(xué)不斷出現(xiàn)，知識(shí)更新周期縮短，企業(yè)對(duì)信息需求也越來(lái)越強(qiáng)烈。企業(yè)檔案室的服務(wù)內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)大、深化，尤其是信息技術(shù)在檔案室的應(yīng)用，使得衡量檔案室的水平不再以館藏量的多少為標(biāo)準(zhǔn)，而是看其以最便捷的服務(wù)手段、最大限度地滿足利用者需求為最佳標(biāo)準(zhǔn)。本文對(duì)如何做好企業(yè)檔案室的檔案工作做簡(jiǎn)要探討，希望有所裨益。

一，提高軟硬件水平

(一)是要配備必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，構(gòu)建局域網(wǎng)或連入外部網(wǎng)絡(luò)。

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源采集、管理、長(zhǎng)久保存和共享利用的前提，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室各項(xiàng)功能的硬件保障，應(yīng)根據(jù)基層單位的實(shí)際需要和財(cái)力投入，本著經(jīng)濟(jì)適用、適當(dāng)超前的原則，配備必要的信息化硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)終端和打印機(jī)等外設(shè)、數(shù)字化掃描設(shè)備、光盤(pán)刻錄機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、路由器等網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備，等等。檔案數(shù)據(jù)量較大、對(duì)安全性要求較高的基層單位，可考慮配置其他離線或在線存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶庫(kù)、光盤(pán)塔或采用SAN等存儲(chǔ)構(gòu)架的其他海量存儲(chǔ)設(shè)備。

(二)是構(gòu)建數(shù)字檔案室的軟件平臺(tái)。

在信息化環(huán)境下，軟件系統(tǒng)已代替檔案管理人員成為新的檔案管理模式的核心，檔案信息的采集、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)軟件平臺(tái)的支持，特別是對(duì)于已開(kāi)展電子文件的歸檔和管理的基層單位，必須配備與電子文件一體化管理需求相適應(yīng)的數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)。但數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、業(yè)務(wù)功能需求分析、軟件平臺(tái)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和測(cè)試等大量工作，很難由一個(gè)基層單位直接研發(fā)。

二，實(shí)行人本化的管理

管理模式是對(duì)管理觀念及管理方式的通用性和規(guī)律性的概括。檔案室傳統(tǒng)的管理模式是物本管理，也就是以物為本的管理，在管理過(guò)程中，以檔案材料等實(shí)物為主要管理對(duì)象，是圍繞檔案館（室）館藏而開(kāi)展工作的。所謂人本管理就是以人為本的管理，在檔案室管理中把人（包括利用者和工作人員）視為管理的主要對(duì)象和最重要的資源，是圍繞人的行為和需

求進(jìn)行管理的模式。在管理中，要充分考慮利用者的需求，考慮本館（室）工作人員的素質(zhì)水平、工作能力和各種需求等情況，運(yùn)用各種激勵(lì)手段充分調(diào)動(dòng)人的積極性，挖掘人的潛能，從而使檔案室的活力不斷增強(qiáng)。

（一）.以檔案用戶為中心，積極開(kāi)各種深層次的檔案信息服務(wù)。

企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提，企業(yè)是一個(gè)以贏利為目的的社會(huì)組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，檔案工作也必須服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。正確認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值和位置，堅(jiān)持服務(wù)宗旨，在服務(wù)中求生存，在提高服務(wù)質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度地滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，感到檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分。利用者的需求是企業(yè)檔案室組織一切工作的源頭，檔案室能否吸引利用者是衡量其工作優(yōu)劣的主要標(biāo)準(zhǔn)。

（二）、尊重檔案人員的發(fā)展機(jī)會(huì)。

企業(yè)應(yīng)更多的為員工的個(gè)人發(fā)展提供機(jī)會(huì)，讓員工朝著既定目標(biāo)與事業(yè)發(fā)展并進(jìn)。同時(shí)，給檔案人員升遷的機(jī)會(huì)，配合相適應(yīng)的教育培訓(xùn)計(jì)劃，讓檔案人員認(rèn)識(shí)到只有同心協(xié)力完成既定目標(biāo)，個(gè)人也會(huì)獲得豐厚的回報(bào)，個(gè)人的夢(mèng)想才能實(shí)現(xiàn)。

（三）、創(chuàng)建科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制。

首先，物質(zhì)鼓勵(lì)。其次，精神激勵(lì)。第三，領(lǐng)導(dǎo)行為激勵(lì)。

三，提高檔案管理人員的素質(zhì)

信息管理和服務(wù)的知識(shí)性要求企業(yè)檔案部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員必須具備較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力、外語(yǔ)水平以及對(duì)信息研究能力。檔案工作人員在提供檔案利用工作時(shí)應(yīng)該努力做到如下幾點(diǎn)：

(一)樹(shù)立明確的服務(wù)觀點(diǎn)，端正檔案利用工作的指導(dǎo)思想。

檔案館、室工作人員都要明確認(rèn)識(shí)檔案部門(mén)是提供檔案充分發(fā)揮其作用的職能部門(mén)。檔案管理人員肩負(fù)這樣的重任，一定要堅(jiān)持黨性原則，樹(shù)立正確的服務(wù)觀點(diǎn)，積極主動(dòng)提供檔案為兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。

(二)尋求最佳利用手段，千方百計(jì)地發(fā)揮檔案的作用。

要多渠道、多層次、多形式地為社會(huì)各方面提供檔案信息。根據(jù)社會(huì)需要，盡力擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，改變服務(wù)方式，開(kāi)展檔案情報(bào)交流，館際協(xié)作等等。

(三)加強(qiáng)調(diào)查研究，掌握利用規(guī)律。

檔案是一種價(jià)值無(wú)量的信息資源，要開(kāi)發(fā)利用這種資源，必須從研究利用效果出發(fā)，研

究檔案的利用價(jià)值和影響檔案利用的諸因素，以便獲得最佳利用效果。檔案管理人員必須具有管理素質(zhì)，即:懂得檔案管理知識(shí)，知曉有關(guān)專(zhuān)業(yè)情況;了解館(室)藏檔案資料內(nèi)容，掌握各種檔案資料的應(yīng)用范圍;既要知己一一熟悉緣底”，又要知彼一一了解社會(huì)需要。還要改進(jìn)工作方法，提高服務(wù)質(zhì)量，才能做好提供利用工作。

四，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用越來(lái)越廣泛，對(duì)提高檔案管理現(xiàn)代化水平起著越來(lái)越重要的作用。計(jì)算機(jī)的功能很多，在企業(yè)事業(yè)單位檔案管理中主要應(yīng)用于以下五個(gè)方面：

（一）.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的歸檔、整理、編目。

按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)中，充分利用計(jì)算機(jī)一次輸入、多次輸出的功能，進(jìn)行檔案的自動(dòng)整理、編目等，節(jié)約手工勞動(dòng)，提高效率。

（二）.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案索引、文摘、專(zhuān)題資料的編制。

根據(jù)檔案用戶的需要自行選擇有關(guān)專(zhuān)題、利用計(jì)算機(jī)編制、打印檔案的各種索引、專(zhuān)題資料、文摘等。

（三）.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的流通管理。

通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案案卷題名、檔號(hào)、存放位置、利用者、借出及歸還時(shí)間、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等信息及時(shí)記錄下來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案流通全過(guò)程自動(dòng)化管理。

（四）.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案檢索。

充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務(wù)，及時(shí)滿足利用者的要求。

（五）.聯(lián)機(jī)檢索檔案。

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不同單位、地域之間檔案的聯(lián)機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。五，用戶至上

擁有用戶是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，重新強(qiáng)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”；以檔案用戶為中心，積極開(kāi)展各種深層次的檔案信息服務(wù)。隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的逐步深入，科學(xué)文化事業(yè)的日益繁榮，在檔案利用工作中出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)，其中之一即是檔案用戶對(duì)檔案部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量有 了更高的要求，他們不僅要求檔案部門(mén)提供檔案原件，而且要求檔案部門(mén)編寫(xiě)出他們所需要的參考資料；他們不僅要求檔案部門(mén)提供原始的檔案信息，而且要求檔案部門(mén)要提供二次檔案信息，甚至是深加工的三次檔案信息

六，科學(xué)管理做好檔案保管工作

（一）改變室藏

改變以保管上級(jí)（紅頭）文件和本單位發(fā)文為主的單一文書(shū)檔案管理的狀況，堅(jiān)持以我為主、兼顧需要”的歸檔原則，形成“門(mén)類(lèi)齊全、收集完整、整理規(guī)范、方便適用”的檔案管理新格局。“以我為主”就是歸檔以本單位形成文件為主；“兼顧需要”，就是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的需要，適當(dāng)保存與之有關(guān)的外來(lái)文件和信息材料，同時(shí)，力求保持歸檔文件材料的齊全完整與系統(tǒng)配套，這樣既可防止室藏雜亂臃腫，又能滿足企業(yè)的各種利用需要。對(duì)于企業(yè)產(chǎn)生的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，則按其形成規(guī)律和特點(diǎn)，分別建立文書(shū)、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、工程、大型活動(dòng)和聲像等檔案體系，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，從而為形成檔案管理新局面和實(shí)行室藏優(yōu)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）豐富室藏

就是伴隨企業(yè)改革與發(fā)展進(jìn)程，不斷增加擴(kuò)充新的檔案，以滿足企業(yè)利用的需要。隨著企業(yè)改革深化和經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，具有重要的保存利用價(jià)值。這些文檔不僅內(nèi)容新、內(nèi)涵豐富，而且種類(lèi)不一，形式多樣，既有紙質(zhì)文件也有電子文件，既有文字材料也有聲像材料。經(jīng)系統(tǒng)歸檔后，不僅使檔案信息資源更加豐富，而且使室藏結(jié)構(gòu)日趨完善。

豐富館藏，除將企業(yè)自身的各種有保存價(jià)值的新型文件材料及時(shí)納入室藏外，還應(yīng)根據(jù)企業(yè)利用需要，收集保管各種外來(lái)信息資料，如行業(yè)動(dòng)態(tài)、經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、有關(guān)客戶和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息資料，從而做到內(nèi)外結(jié)合、全方位和多層次地豐富檔案室藏，確保企業(yè)利用信息的各種需求。

（三）優(yōu)化室藏

就是通過(guò)鑒定剔除保管期滿和無(wú)保存價(jià)值的檔案?！皟?yōu)化室藏”說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難。由于檔案鑒定理論研究滯后和多年來(lái)形成的檔案保管期限“寧長(zhǎng)勿短”觀點(diǎn)的影響，檔案鑒定工作存在“怕”字當(dāng)頭、“難”字擋路、裹足不前的消極被動(dòng)狀況，這也是造成眾多立檔單位室藏臃腫、工作效率低的根本原因。在上級(jí)或同級(jí)檔案機(jī)關(guān)的指導(dǎo)下，借檔案執(zhí)法檢查之機(jī)，從清理保管期滿檔案和撤銷(xiāo)單位檔案入手，依據(jù)有關(guān)規(guī)定程序，慎重而堅(jiān)決地對(duì)一些過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清除，既使室藏檔案得到優(yōu)化，又便于檔案保管的利用。

以上就是我對(duì)于企業(yè)檔案室檔案管理的幾點(diǎn)思考。讓我們共同努力，做好企業(yè)檔案室的檔案保管工作，為我國(guó)案事業(yè)的發(fā)展盡綿薄之力。

第五篇：淺談如何做好文書(shū)檔案工作

淺談如何做好文書(shū)檔案工作

文書(shū)檔案是一個(gè)單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，具有很高的保存或參考價(jià)值，它能很好地反映一個(gè)單位在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。

一、當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

目前我國(guó)企事業(yè)單位中的文書(shū)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：

（一）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)不明確。目前文書(shū)檔案工作在單位中的地位還沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的高度，有的甚至還停留在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的地步。在機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)中，不少檔案管理機(jī)構(gòu)的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責(zé)功能?chē)?yán)重被弱化。

（三）檔案管理不夠規(guī)范。在一些大的企事業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索仍占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了“多”而“不精”的現(xiàn)象，被誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

（五）在檔案室設(shè)置和信息開(kāi)發(fā)編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門(mén)為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查，隨便選幾個(gè)選題來(lái)編研，其編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差實(shí)用性不大，利用價(jià)值更小。有的選題好，緊跟形勢(shì)，但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性，影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

針對(duì)目前文書(shū)檔案管理工作狀況，提高文書(shū)檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，筆者認(rèn)為需從如下幾個(gè)方面做起。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書(shū)檔案工作的前提。文書(shū)檔案是展示一個(gè)單位發(fā)展軌跡和建設(shè)成果的重要載體。目前，很多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書(shū)檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)必須立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，把檔案管理工作納入單位事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中，讓職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風(fēng)氣。

（二）制度健全是做好文書(shū)檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書(shū)檔案工作的有力措施和可靠保障。針對(duì)日前檔案管理機(jī)構(gòu)的地位和職責(zé)功能?chē)?yán)重被弱化的現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備，成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，相關(guān)負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一定數(shù)量的專(zhuān)兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來(lái)重視檔案工作，并認(rèn)真研究落實(shí)本部門(mén)的文書(shū)檔案工作任務(wù)，使文書(shū)檔案工作保質(zhì)保量限期完成。此外還應(yīng)該建立健全檔案工作競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)是做好文書(shū)檔案的關(guān)鍵。文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高文書(shū)檔案管理人員知識(shí)水平和管理能力。一是可通過(guò)各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書(shū)學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。二是要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能的人才充實(shí)文書(shū)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，積極組織文書(shū)檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高其管理水平，使文書(shū)檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

（四）牢記服務(wù)是做好文書(shū)檔案工作的根本。文書(shū)檔案工作的根本目的在于服務(wù)利用，在于通過(guò)認(rèn)真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實(shí)的歷史記錄，積極開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷的服務(wù)。這就要求我們強(qiáng)化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。使得文書(shū)檔案工作更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為單位事業(yè)服務(wù)，為各類(lèi)咨詢(xún)查證服務(wù)。其次，要提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道。要轉(zhuǎn)變思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開(kāi)發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)服務(wù)功能。

（作者單位：欽州市水文水資源局）