第一篇：檔案員如何整理檔案[精選]

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照

片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)

范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

（一）大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書(shū)資料。

（二）各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書(shū)檔案分類有4種方法

（1）保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這

種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說(shuō)不用份問(wèn)題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無(wú)奈整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對(duì)本級(jí)）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、同一問(wèn)題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開(kāi)，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

（2）保管期限---年度---問(wèn)題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問(wèn)題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。以“卷”為整理單位的，在按問(wèn)題整理檔案前，先要按級(jí)別分類，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件。以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問(wèn)題類目中。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期

限下、同一年度中，同一個(gè)問(wèn)題內(nèi)從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

（3）問(wèn)題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類，每各問(wèn)題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來(lái)水公司），此種分類法盒號(hào)編制方法是同一問(wèn)題內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

（4）年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國(guó)銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

（1）采用種類--保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

（2）年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類（先報(bào)表、帳薄再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長(zhǎng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體

形式設(shè)置三級(jí)類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書(shū)資料按照類別---年度分類法。圖書(shū)資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁(yè)號(hào)）的編制

（一）全宗號(hào)的編制 全宗號(hào)填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。企業(yè)可填寫(xiě)表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.（二）目錄號(hào)編制。填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫(xiě)類別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)。即W代表文書(shū)檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí)）；J代表科技檔案；K代表會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期（或30年）”、“短期（或10年）”三個(gè)不同的保管期限。

3、目錄號(hào)編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號(hào) y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2 代表長(zhǎng)期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3 代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。

（三）案卷（件）號(hào)、頁(yè)號(hào)

1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫(xiě)案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫(xiě)件號(hào)（填寫(xiě)在順序號(hào)欄）和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫(xiě)案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開(kāi)始編寫(xiě)件號(hào)。

3、頁(yè)號(hào)是填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

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三

十一、文書(shū)檔案如何整理與編目? 答：文書(shū)檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書(shū)檔案的范圍。目前，文書(shū)檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問(wèn)題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開(kāi)。問(wèn)題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書(shū)檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。我們認(rèn)為文書(shū)檔案運(yùn)用年度――問(wèn)題分類法來(lái)分類是比較符合實(shí)際需要的；（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書(shū)處理部門通過(guò)平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一

卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；（4）根據(jù)排列結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料有圖文的頁(yè)面逐頁(yè)編號(hào)；（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；（7）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，填寫(xiě)案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長(zhǎng)期，短期來(lái)進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有:（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問(wèn)題分類即可）；（3）對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫(xiě)有關(guān)欄目的內(nèi)容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝盒。三

十二、科技檔案如何整理與編目？

答：科技檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的科技文件材料?？萍紮n案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持其內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

（1）分類 要符合形成檔案的企業(yè)科技活動(dòng)的性質(zhì)與特點(diǎn)，不能簡(jiǎn)單的一律采用一種分類模式，或機(jī)械的搬用別的單位和專業(yè)的分類方法。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)，應(yīng)有一個(gè)綜合的分類方案，分類標(biāo)準(zhǔn)要一致，力求簡(jiǎn)明，不宜層次太多?？萍紮n案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項(xiàng)目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的產(chǎn)品檔案為基礎(chǔ)，按產(chǎn)品型號(hào)逐級(jí)分類，便于按照不同型號(hào)的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設(shè)備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學(xué)技術(shù)研究檔案。它是以一個(gè)科研課題為基礎(chǔ)。④按專業(yè)進(jìn)行分類。它是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)劃分，主要用于專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化或通用化較強(qiáng)的科技檔案。

（2）編目 科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊(cè)為對(duì)象進(jìn)行登記編制的，實(shí)際上是案卷的名冊(cè)，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計(jì)、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄?？萍紮n案總目錄是科技

檔案登記總帳，也稱流水帳。科技檔案的分類目錄，是嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列次序，對(duì)案卷進(jìn)行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務(wù)的工具。檔號(hào)主要包括分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)）、案卷號(hào)。如設(shè)備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號(hào)含義為：S代表設(shè)備檔案，12代表該設(shè)備代號(hào)，11代表該設(shè)備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號(hào)。

（3）擬寫(xiě)案卷題名 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的名稱、代號(hào)，針對(duì)部分內(nèi)容，材料名稱等。

（4）裝訂

案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無(wú)論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4幅面，長(zhǎng)期保存的案卷裝訂時(shí)要取掉金屬物。案卷不裝訂時(shí)科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，用件號(hào)章固定。

27、會(huì)計(jì)檔案如何整理與編目？

答：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告（會(huì)計(jì)報(bào)表等）和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是紀(jì)錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。其主要包括：（1）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；（2）會(huì)計(jì)帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳（銀行日期帳、現(xiàn)金日記帳）、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳（公積金、養(yǎng)老金明細(xì)帳）；（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)（包括附表及文字說(shuō)明）、其他財(cái)務(wù)報(bào)告；（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，還有會(huì)計(jì)檔案的移交清冊(cè)和銷毀清冊(cè)（此

項(xiàng)也可放在全宗卷內(nèi)）。

會(huì)計(jì)部門將當(dāng)年度的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、報(bào)告等幾種主要形成進(jìn)行分類。通常采用：（1）年度－－形式――保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類（先報(bào)表、帳簿再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長(zhǎng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)；（2）形成――保管期限――年度分類方法，即把報(bào)表、帳簿、憑證分開(kāi)，再按年度時(shí)間先后排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。

會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過(guò)分類排列、裝訂和編號(hào)，使之位置固定下來(lái)，然后登記案卷目錄，這就是會(huì)計(jì)檔案的編目。編制會(huì)計(jì)檔案目錄（樣式附后）工作，一般由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)完成。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。這里的移交清冊(cè)一般可以用案卷目錄代替。三

十三、照片檔案如何整理與編目？

答：照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀(jì)錄。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度――問(wèn)題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。對(duì)于反映同一事件的一組照片可以編一個(gè)號(hào)，然后每組照片分別編小流水號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為全宗號(hào)－底片號(hào)，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號(hào)，同時(shí)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。一張照片應(yīng)有一個(gè)說(shuō)明，一

組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說(shuō)明。符號(hào)說(shuō)明的內(nèi)容包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見(jiàn)號(hào)，其中參見(jiàn)號(hào)為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。文字說(shuō)明的內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內(nèi)目錄（樣式附后）使位置固定下來(lái)。

近年來(lái)，隨著數(shù)碼相機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，有些單位開(kāi)始使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行照片的拍攝，形成數(shù)碼照片。對(duì)于數(shù)碼照相可以通過(guò)光盤刻錄進(jìn)行保存、檢索。具體講就是，先建立一個(gè)照片類目文件夾，然后將所攝的保存價(jià)值的數(shù)碼照片按類目保存到計(jì)算機(jī)，并給每張照片附上文字說(shuō)明，再刻錄成光盤。多個(gè)類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過(guò)打開(kāi)計(jì)算機(jī)左下角的“開(kāi)始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關(guān)內(nèi)容，就能快速檢索到此照片。三

十四、磁性載體檔案如何整理與編目？

答：磁性載體檔案系指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時(shí)整理。在全宗內(nèi)，磁性載體檔案一般按年代――問(wèn)題進(jìn)行分類，錄音帶、錄象帶檔案的整理以自然盒為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標(biāo)簽、注明內(nèi)容、主要任務(wù)，形成時(shí)間、帶長(zhǎng)（分鐘）、編號(hào)、型號(hào)和保管期限等內(nèi)容，同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)，并編制磁性載體檔案案卷目錄（樣式附后），歸檔的磁性載體文

件應(yīng)由文字形成部門編制歸檔說(shuō)明。

三

十五、怎樣做好電子文件的歸檔、保管和利用工作？ 答：電子文件的歸檔

電子文件的歸檔管理目前實(shí)行“雙套制”。即具有永久保存價(jià)值的文件或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子鑒章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。

電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。所謂背景信息和元數(shù)據(jù)分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上、下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影像的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)，指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。電子文件歸檔還應(yīng)注意收集以下有關(guān)文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)。

（2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應(yīng)對(duì)原始數(shù)據(jù)隔一段時(shí)間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。

（3）與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說(shuō)明、操作手冊(cè)等；以及電子文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、操作手冊(cè)等。

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。邏輯歸檔，指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。物理歸檔，指把電子文件其中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。

文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。

歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)系到以后電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要采取措施，保證電子文件歸檔的質(zhì)量要求，大致有如下流程：（1）齊全完整；（2）真實(shí)有效；（3）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負(fù)責(zé)，整理方案由檔案部門統(tǒng)一決定；（4）統(tǒng)一規(guī)定載體形成、質(zhì)量要求――檔案部門應(yīng)對(duì)電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等作出統(tǒng)一規(guī)定，各部門按照規(guī)定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢察后歸檔保存；（5）防病毒――推薦應(yīng)用光盤歸檔。但無(wú)論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導(dǎo)的非系統(tǒng)盤，以防帶入病毒；（6）編制說(shuō)明――文件形成部門應(yīng)對(duì)光盤歸檔的電子文件編制歸檔說(shuō)明，簡(jiǎn)要說(shuō)明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。歸檔電子文件的保管：（1）載體的物理保護(hù)

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17℃－20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35℃－45℃。（2）信息的安全維護(hù)

采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失。制作備份是指為電子文件制作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個(gè)安全的地方，以防原件因載體損壞或設(shè)備故障等原因而丟失信息。鏡像技術(shù)是對(duì)實(shí)時(shí)要求極為嚴(yán)格的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)文件所采取的安全備份措施。它實(shí)際上是為某一動(dòng)態(tài)系統(tǒng)建立完全對(duì)等的孿生系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)同進(jìn)執(zhí)行完全相同的工作，若其中一個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一系統(tǒng)仍可繼續(xù)工和，以防止文件信息的丟失。加密技術(shù)，如采取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證、身份識(shí)別方闔等防范措施，滿足企業(yè)對(duì)電子文件信息系統(tǒng)的安全和保密要求。

殺毒主要用殺毒軟件，這是一項(xiàng)技術(shù)性的工作，應(yīng)組織專業(yè)人員建立起完善有效的防治體系。

安裝補(bǔ)丁程序，作以彌補(bǔ)程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發(fā)現(xiàn)程序的安全漏洞，因發(fā)現(xiàn)后傳播極快，更應(yīng)及時(shí)修正，否則后果難料。

歸檔電子文件的利用：

利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。

利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物資載體拷貝，網(wǎng)絡(luò)傳輸和計(jì)算機(jī)直接提供利用等方法。

廣東漢能光伏有限公司工會(huì)文件

漢光伏工字【2011】1號(hào)

關(guān)于開(kāi)展困難職工調(diào)查摸底工作的通知

為了全面準(zhǔn)確掌握我司困難職工的基本情況，建立困難職工檔案，為做好今后困難職工幫扶慰問(wèn)工作做好準(zhǔn)備，公司工會(huì)決定開(kāi)展困難職工調(diào)查摸底工作?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、調(diào)查范圍

符合條件的員工均可參與申報(bào)，比如生活困難、下崗?fù)宋檐娙恕⑾聧徥I(yè)職工，家庭

或子女上學(xué)導(dǎo)致的生活困難職工等。

二、申報(bào)程序

以部門為單位，由部門組織本部門符合條件的職工本人向工會(huì)提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《困

難職工檔案表》以及相應(yīng)的材料，由工會(huì)提出審核意見(jiàn)。

三、困難職工信息應(yīng)用和意義

1.建立健全困難職工檔案，做好職工動(dòng)態(tài)管理； 2.為今后走訪慰問(wèn)幫扶工作做好基本信息準(zhǔn)備；

3.深入了解困難職工需求和實(shí)施員工人文關(guān)懷；

四、申報(bào)截止日期

附件：困難職工檔案表

二○一一年十二月二十一日

主題詞：

漢能光伏有限公司工會(huì)委員會(huì)

2011年12月21日印發(fā)

（共印3份）

第二篇：檔案員總結(jié)

社區(qū)工作者述職報(bào)告

（四）：

入職以來(lái)，在街道和社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和指導(dǎo)下，在社區(qū)全體同事的幫忙下，以社區(qū)黨建為核心，以服務(wù)群眾為宗旨，緊緊圍繞強(qiáng)基礎(chǔ)、創(chuàng)載體、重服務(wù)的工作方針，著力創(chuàng)新工作思路和方法，確保任務(wù)的圓滿完成。現(xiàn)就20xx年在社區(qū)工作狀況述職如下：

一、工作資料

目前，我主要配合社區(qū)黨建領(lǐng)導(dǎo)做好黨建的文字材料工作。透過(guò)對(duì)黨建材料的整理，了解了黨建的工作流程及相關(guān)業(yè)務(wù)，配合各支部開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)，努力做好黨務(wù)居務(wù)公開(kāi)工作，及時(shí)更新各支部遠(yuǎn)程教育學(xué)習(xí)記錄。由于剛?cè)肼?，?duì)社區(qū)黨建這塊資料還比較陌生，工作之余，我認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)黨務(wù)知識(shí)，翻閱各類相關(guān)文件資料，虛心學(xué)習(xí)老同志的經(jīng)驗(yàn)和做法，大膽進(jìn)行工作嘗試，將所學(xué)的知識(shí)運(yùn)用到工作中來(lái)。

其次，用心配合社區(qū)網(wǎng)格化的建設(shè)，此刻各個(gè)社區(qū)都大力推廣網(wǎng)格化建設(shè)，這項(xiàng)工作對(duì)于村改居的社區(qū)來(lái)說(shuō)，困難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于純社區(qū)。鐘宅社區(qū)的特點(diǎn)是房屋分布不規(guī)則，流動(dòng)人員多，且相對(duì)復(fù)雜，這樣加大了我們?nèi)霊艉途W(wǎng)格劃分的困難度。以往我們社區(qū)是按照小組來(lái)劃分，這樣就會(huì)造成小組人員信息和網(wǎng)格人員信息不一致的問(wèn)題。我們也一向就此問(wèn)題與街道、電信多次探討，力求更好的把小組人員信息與網(wǎng)格信息相掛鉤。

我還透過(guò)對(duì)社區(qū)各口信息的采集，匯總，及時(shí)更新社區(qū)網(wǎng)站，讓居民能及時(shí)的明白社區(qū)的最新動(dòng)態(tài)。用心配合社區(qū)做好精神禮貌建設(shè)的檔案歸集工作。

二、工作體會(huì)

透過(guò)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)真思考，對(duì)于社區(qū)工作，我有幾點(diǎn)體會(huì)：第一，我感受到了當(dāng)一名社區(qū)工作者的不易，社區(qū)工作絕不是單打獨(dú)斗而是整個(gè)社區(qū)全體工作同仁一齊努力才能把工作做好。只有各口用心配合，才能把繁瑣的社區(qū)工作做得井井有條。第二，我感受到了當(dāng)一名社區(qū)工作者在思想上不斷完善，在政治上不斷求強(qiáng)，在工作上不斷求精，從而使自身綜合素質(zhì)不斷提高。第三，在未來(lái)的職業(yè)生涯中，可能有機(jī)會(huì)經(jīng)手相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，我應(yīng)具有全心全意為人民服務(wù)的基本道德規(guī)范，廉潔奉公，忠于職守，不以權(quán)謀私，公平、公正、敬業(yè)，上為社區(qū)分憂，下為百姓解愁。

三、存在不足

由于個(gè)人經(jīng)驗(yàn)有所欠缺，在工作中還存在必須不足：一是，自身學(xué)習(xí)仍需要進(jìn)一步加強(qiáng)。隨著城市管理體制的不斷發(fā)展，社區(qū)工作職能將不斷更新。對(duì)社區(qū)專職工作者的知識(shí)、潛力提出了更高的要求，為社區(qū)黨員群眾服務(wù)的潛力，水平有待進(jìn)一步提高。二是身份轉(zhuǎn)變不夠迅速。由于經(jīng)驗(yàn)不足，個(gè)人在為人處事方面還不夠嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，今后要更加努力改正，也請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和同事給予批評(píng)指正。

四、今后的工作

綜合以上不足，我今后要更加努力地工作，用心進(jìn)取、不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)自身建設(shè)，為搞好社區(qū)工作而作出努力。同時(shí)也請(qǐng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同事在今后的工作中繼續(xù)給予批評(píng)與指正，我將認(rèn)真反省并及時(shí)改正。

第三篇：檔案員年終總結(jié)

檔案管理員是每一個(gè)單位之中的重要職位之一,以下是小編搜索整理一份檔案員年終總結(jié)，歡迎大家閱讀!

檔案員年終總結(jié)一

xx年我局檔案工作服從、服務(wù)大局，認(rèn)真落實(shí)市局和縣局黨組以及縣檔案局的部署，較好地完成了各項(xiàng)任務(wù)。

一、精心布置安排xx年工作

年初，我局根據(jù)局辦公室和縣委檔案局的要求，將研究部署檔案工作列入局長(zhǎng)辦公會(huì)議議事日程，在總結(jié)回顧xx年工作的基礎(chǔ)上，研究安排了xx年工作的目標(biāo)任務(wù)及主要措施，提出堅(jiān)持發(fā)展主線，堅(jiān)持服務(wù)主題，鞏固檔案法制、檔案業(yè)務(wù)、檔案干部隊(duì)伍建設(shè)成果，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，抓好檔案庫(kù)基本建設(shè)，繼續(xù)保持省標(biāo)榮譽(yù)。按照這個(gè)總體要求，我們將任務(wù)作了細(xì)化安排，采取有力措施，精心謀劃，抓緊落實(shí)計(jì)劃任務(wù)，保證 了檔案工作各項(xiàng)建設(shè)取得新的成績(jī)。

二、積極推進(jìn)檔案資源建設(shè)

全年共接收進(jìn)庫(kù)檔案xxx卷。同時(shí)，我們又從實(shí)際出發(fā)，堅(jiān)持做好保管利用工作，積極開(kāi)展搶救破損褪變檔案，鑒定到期檔案和編寫(xiě)檔案史料，做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)前期準(zhǔn)備工作，年內(nèi)共接待查閱利用x人次，提供檔案x卷次，編寫(xiě)檔案史料近x萬(wàn)字。完成了局機(jī)關(guān)百年發(fā)展史編撰工作。

三、加快檔案信息化建設(shè)

我局黨組將檔案信息化列入工作重點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，不斷加大督促檢查力度。在堅(jiān)持辦好《xxxx信息》的同時(shí)，我們還不斷充實(shí)新內(nèi)容，體現(xiàn)自己的特色。利用現(xiàn)有設(shè)備，組織人力開(kāi)展館藏檔案文件錄入，完成x條，累計(jì)已錄入xxx卷。試用了檔案管理軟件，購(gòu)置初期設(shè)備，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，從重要全宗開(kāi)始錄入庫(kù)藏檔案文件。

四、依法督促面上檔案工作

按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，局黨組進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)職能，除經(jīng)常安排業(yè)務(wù)人員到外地參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)外，分管領(lǐng)導(dǎo)還經(jīng)常深入到辦公室，與有關(guān)負(fù)責(zé)人員面對(duì)面研究工作，幫助協(xié)調(diào)解決室?guī)旖ㄔO(shè)、文明創(chuàng)建、信息化建設(shè)和工作經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題和困難，年內(nèi)，僅主要領(lǐng)導(dǎo)深入辦公室研究檔案工作就達(dá)x次，強(qiáng)化了檔案行政監(jiān)督管理職能。

五、圍繞中心工作搞好服務(wù)

開(kāi)展社會(huì)主義 法治理念教育活動(dòng)是今年我局開(kāi)展的一項(xiàng)重大教育活動(dòng)。按照職能要求，我們及時(shí)與局“教育”辦研究，行文安排做好相關(guān)檔案工作。督促指導(dǎo)了教育辦建檔、規(guī)范檔案建設(shè)，目前教育辦已完成基礎(chǔ)檔案歸檔工作近xx余冊(cè)。

總體看來(lái)，xx年我局的檔案工作發(fā)展健康，成效明顯，特點(diǎn)突出，整體水平有新的提高。但回顧一年來(lái)的工作，我們認(rèn)為仍存在一些不足，主要有：一是個(gè)別部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠到位，依法履職的自覺(jué)性不強(qiáng)，檔案歸檔上報(bào)不及時(shí)等問(wèn)題仍不同程度存在；二是檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔管理工作力度還不足。這些問(wèn)題還需要我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦姓J(rèn)真加以解決。

檔案員年終總結(jié)二

xx年，檔案處認(rèn)真貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，在各單位、各部門大力支持下，檔案工作建設(shè)不斷加強(qiáng)，服務(wù)創(chuàng)新工作有序開(kāi)展，檔案綜合管理水平穩(wěn)步提升。

一、扎實(shí)開(kāi)展立卷歸檔工作1、3月上旬，按照《機(jī)關(guān)歸檔工作管理辦法》，抽調(diào)檔案專業(yè)人員組成接收檢查小組，分別對(duì)30個(gè)檔案移交單位的紙質(zhì)和電子檔案進(jìn)行了接收、檢查、評(píng)比和入庫(kù)。并且，召開(kāi)了機(jī)關(guān)文件歸檔總結(jié)會(huì)，對(duì)本歸檔工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)下一步工作提出具體要求。xx年，檔案處共接收xx各類檔案1722盒(卷)，其中，文書(shū)檔案1303盒、專業(yè)檔案419盒，文書(shū)檔案數(shù)量比2012增加107盒(卷)，同比增加9%。紙質(zhì)文書(shū)檔案共20349件，比xx增加了1274件，同比增加7%;電子文書(shū)檔案 21629條，比xx增加了2077條，同比增長(zhǎng)11%。

2、6月下旬，按照檔案工作要求，對(duì)機(jī)關(guān)各部門、各單位xx年上半年紙質(zhì)文件和電子文件整理歸檔情況進(jìn)行了指導(dǎo)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，規(guī)范業(yè)務(wù)操作，并及時(shí)將指導(dǎo)檢查情況進(jìn)行署內(nèi)通報(bào)，推進(jìn)立卷歸檔工作的順利開(kāi)展。截止6月21日，機(jī)關(guān)各部門、各單位整理歸檔xx年紙質(zhì)文書(shū)檔案473盒，7638件。

二、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)科學(xué)化規(guī)范化管理

根據(jù)國(guó)家檔案局要求和工作計(jì)劃，8月29日—30日，檔案處召開(kāi)檔案業(yè)務(wù)專題研討暨征求意見(jiàn)座談會(huì)會(huì)議。全國(guó)檔案協(xié)作組組長(zhǎng)單位代表和部分檔案業(yè)務(wù)骨干參加會(huì)議。會(huì)議對(duì)“檔案工作管理課程教材”進(jìn)行了修訂，研究了重點(diǎn)課題的推進(jìn)和專業(yè)檔案規(guī)范管理辦法。同時(shí)，結(jié)合群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)一起座談，征求對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和建議。

三、繼續(xù)開(kāi)展電子檔案異地備份工作

按照《電子檔案數(shù)據(jù)備份及異地保存操作規(guī)程》具體要求和電子檔案數(shù)據(jù)備份工作安排，循序漸進(jìn)地推進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)備份工作。xx年，結(jié)合第一批電子檔案數(shù)據(jù)異地備份工作經(jīng)驗(yàn)，幫助指導(dǎo)第二批23個(gè)單位，在9月底順利完成電子檔案數(shù)據(jù)異地備份移交工作，擬寫(xiě)工作通報(bào)下發(fā)。為保證備份數(shù)據(jù)的可靠性，統(tǒng)一配發(fā)了數(shù)據(jù)備份介質(zhì)，固態(tài)硬盤46個(gè)、DVD光盤350張、藍(lán)光光盤驅(qū)動(dòng)器12個(gè)、藍(lán)光光盤82張，確保電子檔案?jìng)浞葜行陌从?jì)劃接收各單位電子檔案數(shù)據(jù)。此項(xiàng)工作取得的成效得到國(guó)家檔案局的充分肯定。

四、舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班

根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)做好檔案工作的要求，為切實(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，加強(qiáng)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作，提高整體檔案工作管理水平，10月16日-18日，在教育培訓(xùn)基地舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。特邀國(guó)家檔案局專家講解了中國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，講授了《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》;辦公廳領(lǐng)導(dǎo)親自做了“服務(wù)工作大局不斷提高檔案管理水平”的講座;檔案處針對(duì)近幾年檔案工作，講授了“文書(shū)檔案改革”、“保管期限劃分”、“全宗卷”等專業(yè)課程。61名檔案人員參加了培訓(xùn)。通過(guò)為期3天的培訓(xùn)，全體參培人員綜合管理水平都得到了提高，不僅有利于提升檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，更拓展了檔案管理人員的眼界和知識(shí)面。使檔案人員認(rèn)識(shí)到檔案工作不只是在庫(kù)房埋頭苦干，更是需要掌握先進(jìn)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，才能在檔案的傳統(tǒng)載體形態(tài)向數(shù)字形態(tài)變革中，適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開(kāi)拓檔案工作的新局面。

五、完成檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)填報(bào)工作

為準(zhǔn)確掌握檔案事業(yè)基本情況，根據(jù)《國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于xx檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作安排的通知》，指導(dǎo)各單位填報(bào)新版《檔案室基本情況年報(bào)》，并匯總檔案數(shù)據(jù)，4月底將紙質(zhì)報(bào)表和數(shù)據(jù)光盤報(bào)國(guó)家檔案局。

六、做好機(jī)關(guān)檔案查詢利用服務(wù)

根據(jù)“充分利用檔案資源為中心工作服務(wù)”這一宗旨，檔案處從機(jī)關(guān)檔案查詢的需要出發(fā)，結(jié)合安全保密的具體要求，積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域，深度挖掘檔案信息資源，提高了檔案利用的權(quán)威性、全面性和有效性。截止12月15日，xx年機(jī)關(guān)檔案查詢利用共10018件(卷)，其中紙本文件借閱313件(卷)，電子檔案網(wǎng)上借閱文件9440件，資料265件。

七、xx年檔案工作計(jì)劃

(一)加快檔案信息化建設(shè)

根據(jù)國(guó)家檔案局要求，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，完善以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系，進(jìn)一步做好紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并存的各項(xiàng)工作。

(二)加強(qiáng)檔案宣傳工作

繼續(xù)加強(qiáng)“檔案網(wǎng)頁(yè)”宣傳、教育工作，充分利用檔案網(wǎng)頁(yè)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)檔案工作服務(wù)能力，做好檔案工作宣傳和檔案業(yè)務(wù)交流，為檔案工作建設(shè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

(三)開(kāi)展檔案課題研究

進(jìn)一步建立健全檔案工作管理規(guī)章制度，深入開(kāi)展檔案工作課題研究，對(duì)檔案工作安全體系建設(shè)、信息化建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)等各方面提出創(chuàng)新管理理念，提升檔案管理水平。

(四)做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

認(rèn)真做好xx機(jī)關(guān)文件歸檔指導(dǎo)及檔案接收、檢查和總結(jié)工作，確保歸檔文件收集齊全、整理規(guī)范;同時(shí)，積極幫助指導(dǎo)各單位做好室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化和規(guī)范電子文件歸檔、接收，以及檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)填報(bào)工作。

(五)推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)

進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的安全保管，繼續(xù)指導(dǎo)個(gè)別沒(méi)有異地備份單位，按照《電子檔案數(shù)據(jù)異地備份操作規(guī)程》，做好備份數(shù)據(jù)的寄送工作。

第四篇：檔案員工作總結(jié)

檔案員工作總結(jié)

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我是xx年開(kāi)始，從事干部人事檔案管理工作。按照衛(wèi)生局要求，每個(gè)科室明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)科室的檔案工作。xx衛(wèi)生局人事科成立，明確由我負(fù)責(zé)人事科文書(shū)檔案管理工作。XX年底機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革，人員減少，衛(wèi)生局綜合檔案室管理和干部人事檔案管理兩項(xiàng)檔案管理工作，設(shè)定一個(gè)崗位，由我一人負(fù)責(zé)。XX年開(kāi)始負(fù)責(zé)綜合檔案管理工作。當(dāng)年就參加了區(qū)檔案局舉辦的檔案員和檔案執(zhí)法聯(lián)絡(luò)員培訓(xùn)。說(shuō)到檔案執(zhí)法，總結(jié)起來(lái)有以下幾點(diǎn)體會(huì)：

第一、自己要學(xué)好《檔案法》、北京市實(shí)施《檔案法》辦法。我還要學(xué)好《干部檔案管理?xiàng)l例》。只有學(xué)法、知法、懂法，才能很好地去用法和執(zhí)法，做到依法辦事。

第二、經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。主要在資金方面得到了領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。由于衛(wèi)生局文件比較多，每年所用檔案裝具和用具就需要近千元的支出。XX年衛(wèi)生局遷址到小中富樂(lè)二區(qū)，所有的檔案庫(kù)房都安裝了防盜門、防護(hù)欄和空調(diào)機(jī)，同時(shí)配備了計(jì)算機(jī)。XX年為建立電子檔案目錄，投資一萬(wàn)多元安裝了“飛狐靈通”網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件。當(dāng)年就把所有的長(zhǎng)期和永久的檔案目錄（包括文件級(jí)）全部輸入電子目錄。XX年為了

緩解農(nóng)村合作醫(yī)療辦公用房，衛(wèi)生局在房屋緊張的情況下又騰出一間房作為檔案庫(kù)房，存放合作醫(yī)療會(huì)計(jì)檔案，同時(shí)投資兩千多元購(gòu)買了四組適合存放會(huì)計(jì)憑證的鐵皮柜。每年的檔案行政執(zhí)法檢查工作中主管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)都親自督促檢查檔案庫(kù)房的安全，并專門提出滅火器要及時(shí)更換，保證在有效期之內(nèi)。今年調(diào)換了檔案庫(kù)房，為了避光，不讓檔案資料受損，定作了窗簾。第三、做好本職工作也是在執(zhí)法。

1、根據(jù)《檔案法》和北京市實(shí)施《檔案法》辦法，結(jié)合本單位具體情況制定了歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度和檔案安全管理責(zé)任追究制度等。

2、文件歸檔的范圍、分類和保管期限要準(zhǔn)確，有利于查找和利用。對(duì)有保存價(jià)值的必須存檔，沒(méi)有保存價(jià)值的不要做無(wú)效存檔；比如：上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的供參閱而不需辦理的文件材料、征求意見(jiàn)為定稿的文件；本機(jī)關(guān)單位的重份文件、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性和臨時(shí)性文件；同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)發(fā)的不需要貫徹執(zhí)行和不需要辦理的文件材料。

3、在檔案安全保護(hù)方面，要作到認(rèn)真負(fù)責(zé)和細(xì)心，經(jīng)常觀察庫(kù)房的溫濕度，并做好記錄，每天下班前檢查電源關(guān)沒(méi)關(guān)，門窗關(guān)沒(méi)關(guān)好，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取改進(jìn)措施，消除事故隱患；無(wú)關(guān)人員一律不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。

4、檔案利用方面，檔案資料出入檔案室要進(jìn)行詳細(xì)登記,必要時(shí)要記錄利用效果;檔案借出超過(guò)一周時(shí),要及時(shí)催還，不怕麻煩,免得檔案遺失等。

第四、對(duì)基層單位專（兼）檔案員也制定了崗位責(zé)任制，要求

在整理檔案立卷歸檔的基礎(chǔ)上，做好檔案安全保護(hù)工作，達(dá)到防火、防盜、防光、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染的目的；定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損的檔案及時(shí)修復(fù)和技術(shù)處理。如有市級(jí)以上的各種獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書(shū)和重大活動(dòng)的有關(guān)部門材料，及時(shí)向衛(wèi)生局檔案室移交；對(duì)沒(méi)有取得上崗證的檔案員，積極督促該單位領(lǐng)導(dǎo)讓其參加區(qū)檔案局組織的培訓(xùn)班，做到持證上崗。在每年的法制宣傳月時(shí)。除了做好機(jī)關(guān)本身的法制宣傳工作以外，通過(guò)衛(wèi)生局局域網(wǎng)向基層單位發(fā)放通知，要求他們通過(guò)各種形式進(jìn)行《檔案法》宣傳。有掛橫幅的，有貼標(biāo)語(yǔ)的，有利用板報(bào)或宣傳櫥窗的，有利用電子大屏幕進(jìn)行宣傳的，另外大部分單位都組織職工進(jìn)行了學(xué)習(xí)。XX年衛(wèi)生局還重新制定下發(fā)了“檔案保管制度”、“檔案歸檔制度”、“檔案借閱制度”、“檔案安全管理責(zé)任追究制度”、“會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限”等制度。

第五篇：檔案員工作總結(jié)

個(gè)人工作總結(jié)

光陰如梭，一年的工作轉(zhuǎn)瞬又將成為歷史，2011年即將過(guò)去，2012年即將來(lái)臨。新的一年意味著新的起點(diǎn)新的機(jī)遇新的挑戰(zhàn)、“決心再接再厲，更上一層樓”，一定努力打開(kāi)一個(gè)工作新局面。在2012年，更好地完成工作，揚(yáng)長(zhǎng)避短，現(xiàn)總結(jié)如下：

辦公室是公司的重要科室，是公司的信息樞紐，工作量大且繁瑣，在做好自己的本職工作以外，在平時(shí)工作中，我積極配合領(lǐng)導(dǎo)和同事們干好日常工作，根據(jù)工作需求，加班加點(diǎn)，更好的把領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)圓滿完成。

一、認(rèn)真完成本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。

1、加強(qiáng)對(duì)文件的登記與管理。2011年，共收到上級(jí)來(lái)文250多份文件，每份文件都能及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)傳閱，然后按領(lǐng)導(dǎo)的批示在分送到各個(gè)部室辦理，讓上級(jí)的精神迅速傳達(dá)下去，基本杜絕了公文處理上的積壓、延時(shí)、誤事等現(xiàn)象的發(fā)生。

2、對(duì)合同、協(xié)議進(jìn)行了登記、分類、歸檔，以便更好的查閱。

3、各煤礦及五片區(qū)交回的各項(xiàng)設(shè)計(jì)、報(bào)告、專篇、和圖紙進(jìn)行了分類管理。

4、積極配合完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)日常工作。

二、其他工作

在這個(gè)崗位上，由于各方面原因好多不是自己本職工作，也要完成并做好，與檢查時(shí)與文印員一起復(fù)印文件。平時(shí)表格入庫(kù)、存放、領(lǐng)用及匯總都必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。每月公司各部室人員考勤也要細(xì)心的統(tǒng)計(jì)好，匯總完成交人力資源部。忙時(shí)在下邊辦公室?guī)兔?，或遇其他同事都出差，也在下邊值班處理日常工作。還有公司遇到周年慶、開(kāi)大會(huì)等重大活動(dòng)時(shí)人員不足，與同事一起齊心協(xié)力完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作。

三、工作中的不足及今后的計(jì)劃

1、公司檔案管理的宣傳力度不夠，全員檔案意識(shí)有待加強(qiáng)。由于各部門人員對(duì)檔案管理仍存在認(rèn)識(shí)問(wèn)題，不重視檔案管理工作還欠積極主動(dòng)，特別是對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠。因此，造成各部室人員歸檔意識(shí)淡薄，有的部門和單位不能主動(dòng)及時(shí)上交檔案，有的歸檔質(zhì)量不好，甚至不做任何整理就統(tǒng)統(tǒng)交予檔案室。今后應(yīng)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《國(guó)家保密法》、等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策。并根據(jù)《檔案管理?xiàng)l例》，統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)制定了文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀、等移交有關(guān)規(guī)章制度；加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理制度的落實(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，完善特種載體檔案的管理，使文件材料歸檔率、完整率，齊全率均達(dá)到要求，做到及時(shí)準(zhǔn)確，為查閱各類資料提供便利，推

進(jìn)檔案制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，提升檔案管理水平。

2、檔案現(xiàn)代管理化有待提高。隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公信息化程序越來(lái)越高。目前公司檔案工作正處于起步階段，如何充分發(fā)揮檔案信息功能，文化功能、服務(wù)功能是今后的工作思考重點(diǎn)是各部室充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，共同協(xié)力造好檔案管理工作，達(dá)到為公司發(fā)展提供高水平的服務(wù)態(tài)度。

在公司這個(gè)大熔爐里，我學(xué)到了很多新的知識(shí)和珍貴的品質(zhì)，我的個(gè)人素質(zhì)也得到了提高。我深知自己還有很多不足之處。在新的一年我一定努力工作、勤奮學(xué)習(xí)、嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，虛心向同事們學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取做優(yōu)秀的檔案員。

雨去雪來(lái)，風(fēng)過(guò)云走，在即將到來(lái)的2012，為把工作做得更出色，我一定不斷加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)、理論學(xué)習(xí)，努力提高工作能力，適應(yīng)新形勢(shì)下本職工作的需要，揚(yáng)長(zhǎng)避短，以飽滿的精神狀態(tài)來(lái)迎接新的挑戰(zhàn)。取長(zhǎng)補(bǔ)短，向其他同事互相交流好的工作經(jīng)驗(yàn)?？穗y攻堅(jiān)，力求把工作做得更好，樹(shù)立辦公室的良好形象，爭(zhēng)取12年工作更上一個(gè)新臺(tái)階。

辦公室：×××

二零一一年十二月九日