第一篇：文秘檔案工作總結(jié)

文秘工作總結(jié)

今年在領(lǐng)導(dǎo)的帶動下，在全體職工的幫助下，緊緊圍繞管理所的中心工作，充分發(fā)揮崗位職能，不斷改進工作方法，提高工作效率，較好地完成了各項工作任務(wù)。

一、強化職能，做好服務(wù)工作。

一是認(rèn)真辦文。公文是傳達單位政策、意圖的載體，公文的質(zhì)量和水平直接影響單位的暢通，能嚴(yán)格按照行文規(guī)則、行政公文格式和公文處理格式處理收、發(fā)文件。發(fā)文，堅持發(fā)文前多次校對，確保無誤,及時并符合規(guī)定，先后發(fā)文62份，收文210份。二是嚴(yán)格辦會，對于單位的各種會議，積極協(xié)助布置好會場，通知參加人員，以及協(xié)調(diào)好各個環(huán)節(jié)，有效的落實了領(lǐng)導(dǎo)的安排部署，保證了工作的順利進行。

二、加強保密法的宣傳教育工作

認(rèn)真貫徹執(zhí)行《保密法》、《檔案法》等法律、法規(guī)，嚴(yán)格遵守保密制度，并認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹保密法和有關(guān)保密文件精神，做好保密法的宣傳教育工作。

三、建立健全管理制度，落實崗位責(zé)任制

建立健全管理制度，做好檔案基礎(chǔ)工作。及時準(zhǔn)確地辦理文件的收、發(fā)工作，明確文秘人員崗位職責(zé)，并成立有保密機構(gòu)。

一年來的工作雖然取得了一定的成績，但也存在一些

不足，在今后工作中，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，克服不足，努力把工作做得更好。

第二篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內(nèi)容及使用范圍

規(guī)定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。

二、文秘檔案的管理機構(gòu)

1、各經(jīng)辦單位或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、文秘檔案室主要職責(zé)：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章

② 做好學(xué)校文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ③ 做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作；

④ 提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、文秘檔案的種類

1、法規(guī)必文件。包括上級頒發(fā)的、需學(xué)校執(zhí)行的，或由學(xué)校 發(fā)行的各標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、學(xué)校的重大決議。包括由學(xué)校、主任辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄 等。

3、計劃性文件。包括學(xué)?？傮w計劃或規(guī)劃。

4、總結(jié)性文件。包括學(xué)校工作總結(jié)、及教師的工作總結(jié)。

5、匯報性文書資料。上報主管單位的文件資料，以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

6、人事資料。包括學(xué)校人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

7、聲像制品資料。包括學(xué)校在其活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

8、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個人提供的書記、教學(xué)資源等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關(guān)的規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業(yè) 活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由學(xué)校辦公室定期協(xié)同檔案進行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所有函蓋的文件資料，均應(yīng)卷歸檔。

2、立卷歸檔的時間

① 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

② 對于某些專門文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況延長。

3、立卷歸檔要求

① 各部門兼職檔案員在規(guī)定時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)。

③ 立卷應(yīng)以反映問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

④ 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

⑤ 聲像檔案攝錄必須有詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，2 不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，臺有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成自制品提供使用，復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。

5、必要進，檔案 室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱霎時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強、保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé) 接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

3、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

4、學(xué)校在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)主任和校長共同鑒定，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為 3 糨用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對破損檔案及時修補。

第三篇：文秘檔案管理制度

目錄

第一章 主要內(nèi)容及適用范圍 第二章 文秘檔案的管理機構(gòu) 第三章 文秘檔案的種類 第四章 文秘檔案管理的基本程序 第五章 文秘檔案的收集。第六章 文秘檔案的借閱 第七章 文秘檔案保密要求 第八章 超期檔案的銷毀 第九章 文秘檔案的保管 正文

第一章 主要內(nèi)容及適用范圍

第一條 規(guī)定公司辦公室各類文秘檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。

第二章 文秘檔案的管理機構(gòu)

第二條 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

第三條 各經(jīng)辦單位或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。第四條 文秘檔案室主要職責(zé)：

①制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章制度；

②對企業(yè)文書部門或生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督； ③做好企業(yè)文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作；

⑤提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

第三章 文秘檔案的種類

第五條 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

第六條 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

第七條 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、生產(chǎn)計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。第八條 總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬單位的和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。

第十條 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等，以及企業(yè)各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

第十一條 憑證性文書材料。包括企業(yè)各單位上報的、在經(jīng)營活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

第十二條 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標(biāo)證書和證明等。

第十三條 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管單位的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計報表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

第十四條 勞資人事資料。包括企業(yè)及下屬各單位的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

第十五條 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各單位在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

第十六條 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

第四章 文秘檔案管理的基本程序

第十七條 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

第五章 文秘檔案的收集。

第十八條 就是把分散的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把企業(yè)活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由企業(yè)辦公室及企業(yè)下屬單位和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

第十九條 立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。第二十條 立卷歸檔的時間

①凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

②對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

第二十一條 立卷歸檔的要求

①各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

②移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。③歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

④立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

⑤填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

⑥立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

⑦立卷應(yīng)以問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

⑧立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

⑨立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。⑩文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

⑩各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

⑩聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 文秘檔案的借閱

第二十二條 文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。

第二十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

第二十四條 文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

第二十五條 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。

第二十六條 必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

第二十七條 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

第二十八條 借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

第七章 文秘檔案保密要求

第二十九條 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加 強保密意識，雙方共同做好保密工作。

第三十條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。第三十一條 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制 時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十二條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副 總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十三條 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

第三十四條 外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

第三十五條 檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給 予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

第三十六條 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

第八章 超期檔案的銷毀

第三十七條 對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任 和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

第三十八條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第三十九條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

第九章 文秘檔案的保管

第四十條 檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。

第四篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內(nèi)容及使用范圍

規(guī)定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。

二、文秘檔案的管理機構(gòu)

1、文書結(jié)案后，原稿由人事行政部所轄檔案室歸檔。

2、各經(jīng)辦單位或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

3、文秘檔案室主要職責(zé)：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章

② 對企業(yè)文書部門或生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督；

③ 做好企業(yè)文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④ 做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作；

⑤ 提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、文秘檔案的種類

1、法規(guī)必文件。包括上級頒發(fā)的、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè) 發(fā)行的各各標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄 等。

3、計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、生產(chǎn)計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。

4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬單位的和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。

5、憑證性文書材料。包括企業(yè)種類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等，以及企業(yè)各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各單位上報的、在經(jīng)營活動中形成少憑證，如財產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許 1 可證、出口許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標(biāo)和證明等。

8、匯報性文書資料。兇手企業(yè) 上報主管單位的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計報表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人事資料。包括企業(yè)及下屬各 的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè) 及下屬各單位在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關(guān)的規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業(yè) 活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由企業(yè)辦公室及企業(yè)下屬單位和個人定期協(xié)同檔案進行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所有函蓋的文件資料，均應(yīng)卷歸檔。

2、立卷歸檔的時間

① 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

② 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況延長。

3、立卷歸檔要求

① 各部門兼職檔案員在規(guī)定時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。③ 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、2 正文和附件必須立在一起。

④ 立卷進應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔的擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容這出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

⑤ 填寫案卷一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

⑥ 立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

⑦ 立卷應(yīng)以反映問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

⑧ 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

⑨ 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。⑩ 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

? 各種實物檔案了（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

? 聲像檔案攝錄必須有詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，臺有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成自制品提供使用，復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。

5、必要進，檔案 室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱霎時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強、保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密極檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密檔案復(fù)制時，需經(jīng)人事行政部主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)人事行政部主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé) 接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè) 在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為糨用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對破損檔案及時修補。

第五篇：經(jīng)理辦公室文秘檔案科工作總結(jié)[定稿]

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、各位同事：

下面就經(jīng)理辦文秘檔案科及我本人2010年全年工作向大家匯報，請各位予以批評指正！

2010年以來，文秘檔案科在日常具體工作中，不斷完善和規(guī)范文秘工作程序，積極改進服務(wù)質(zhì)量，突出強化作風(fēng)建設(shè)，較好地完成了科室工作任務(wù)：其中起草印發(fā)各類紅頭文件103份；上報政府、工商聯(lián)、政協(xié)、鐵路局、環(huán)保局、中小企業(yè)局等資料60多份，各類領(lǐng)導(dǎo)講話30份10余萬字；通知督辦公司級會議50余次，督辦各類傳真、公函96份；編輯印發(fā)《陽光之窗》11期62個版面；文印、檔案工作未出現(xiàn)因服務(wù)不滿意的投訴現(xiàn)象。同時積極配合服務(wù)物流中心成立大會、一屆四次員工代表大會、河津市平等協(xié)商集體合同陽光觀摩會、綜合辦公大樓慶典儀式、運城市和諧企業(yè)現(xiàn)場會、企業(yè)文化落地深植動員大會等公司級重要會議及外事活動。

2010年，除圓滿完成以上日常工作之外，圍繞公司制定的目標(biāo)和企業(yè)文化建設(shè)，突出重點地完成了幾項工作：

一是對照范總年初動員大會講話精神，按照經(jīng)理辦主任的安排部署，重點對四個標(biāo)準(zhǔn)試點車間進行《標(biāo)準(zhǔn)化車間管理模式》的修改、修訂和審核工作，10月份審核工作已進尾聲。廠區(qū)、辦公區(qū)各類廣告牌制作9月底圓滿結(jié)束，推進了車間基礎(chǔ)管理，促進了陽光形象文化宣傳。

二是積極宣貫企業(yè)文化，利用廣播、企業(yè)文化專版對企業(yè)文化理念、行為、視覺三大體系進行廣泛深入宣傳。特別是三季度以來，圍繞陽光文化落地深植工程，科室全體人員發(fā)揮各自特長，按照項目進度，全力配合北京專家項目組，深入開展“全員培訓(xùn)、征文活動、訓(xùn)導(dǎo)師培訓(xùn)、陽光故事比賽、企業(yè)文化叢書的編審”等各項工作。

三是《陽光之窗》年內(nèi)改版為彩色銅版紙印刷，改版后，陽光報版面新穎、內(nèi)容豐富。對各單位的通訊報道考核由去年的月考核改為周考核，確保了廣播、報刊用稿的及時性和針對性。在宣傳定位上，做到了期期有重點，報道有深度，考核有獎懲，進一步提升了企業(yè)形象，提高了報刊質(zhì)量。

四是借助經(jīng)理辦組織進行的感恩陽光講演教育和金融危機的契機，通過開展作風(fēng)教育、形勢教育、思想教育，著力提高職工的大局意識、責(zé)任意識、奉獻意識，提升大家愛崗敬業(yè)的凝聚力和向心力，扭轉(zhuǎn)個別職工重領(lǐng)導(dǎo)支配，缺乏獨立工作能力和創(chuàng)新意識的局面，職工隊伍基本達到達到“人人有事干、事事有人管、管理有標(biāo)準(zhǔn)、工作有程序”的目標(biāo)。

五是針對科室在文件受控、公文辦理、公章使用中存在的一些問題，進一步修訂公司受控文件管理辦法、規(guī)范公章用印程序，同時對各單位的辦公室工作工作進行了三次全面系統(tǒng)的檢查整改。

一年來，在經(jīng)理辦主任的帶領(lǐng)下，我本人和文秘科全體成員出色圓滿地完成了各項工作任務(wù)，可以說，我們10年的工作比XX年大有進步，與小劉、艷玲的兩位副科長的管理是分不開的。全年獲得8次20，沒有一次10。在座的每一位要為文秘科增了光、添了彩。我們榮獲了機關(guān)部室唯一的先進科室。兩位同志獲公司級先進，一位獲經(jīng)理辦先進。但回頭認(rèn)真總結(jié)、深刻反思，我們離先進還有很大差距，無論從管理角度上看，還是從工作業(yè)務(wù)看，從細(xì)節(jié)管理看，都還不同程度存在出一些問題，我認(rèn)為歸納起來，有三個問題：

一、培訓(xùn)學(xué)習(xí)不夠深入。除了每月固定一次的集體培訓(xùn)學(xué)習(xí)之外，由于科室事務(wù)繁雜，所以導(dǎo)致學(xué)習(xí)的時間少，內(nèi)部職員自我主動學(xué)習(xí)氛圍不夠濃烈，今后要進一步端正學(xué)習(xí)態(tài)度，按照公司的要求，進一步探索科室內(nèi)部的學(xué)習(xí)方法。

二、工作標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)水平、管理流程需要科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。作為經(jīng)理辦主任助理、文秘科長，個人在管理工作中，還不能做到持之以恒經(jīng)?；?，執(zhí)行有力規(guī)范化；科室員工的責(zé)任意識、大局觀念離公司的要求還有很大差距，尤其是12月份科室合并、人員精簡之后，如何提高人員的綜合能力、提升大家的工作效率，將是今年科室管理的重點工作。今年上半年，我們將進一步規(guī)范崗位職掌，強化考核制度，細(xì)化工作流程，按照車間標(biāo)準(zhǔn)化的要求建立標(biāo)準(zhǔn)化的科室。同時肩負(fù)起企業(yè)文化建設(shè)的職責(zé)，繼續(xù)深入推進全員企業(yè)文化建設(shè)。

年內(nèi)，文秘科在文件受控管理、檔案管理和公章使用上，或多或少暴露出一些問題。比如：文件審批程序不夠嚴(yán)格規(guī)范、文件審核不夠認(rèn)真等等。這說明我們的工作標(biāo)準(zhǔn)不夠高、制度落實不徹底、細(xì)節(jié)管理不重視，這就要求我們必須在強化自身及二級單位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、健全制度細(xì)則、規(guī)范工作流程上下工夫。

三、和諧團隊、快樂工作的氛圍還不濃烈。

去年危機以來，大家都能做到積極響應(yīng)公司應(yīng)對決策，自己和自己的和諧才是最大的和諧。快樂工作的基礎(chǔ)是講團結(jié)、講責(zé)任。匯報少、溝通少、走動少。

2010年，對于集團公司來說，將會是一個發(fā)展面臨困難最大的一年，同樣也是機遇最大的一年，我個人和文秘科將繼續(xù)圍繞“管理工作精細(xì)化、隊伍建設(shè)專業(yè)化、制度落實標(biāo)準(zhǔn)化”這個目標(biāo)（也是每一個科員的工作目標(biāo)），進一步完善科室內(nèi)部的工作標(biāo)準(zhǔn)和考核細(xì)則，不斷增強在新形勢下的忠誠意識、形象意識、學(xué)習(xí)意識和團隊意識，重點圍繞“流程規(guī)范、文化建設(shè)、基礎(chǔ)管理”創(chuàng)新性地開展工作，爭創(chuàng)標(biāo)準(zhǔn)化科室、精細(xì)化管理、優(yōu)質(zhì)化服務(wù)，為經(jīng)理辦各項工作上水平、上檔次、上臺階全力以赴、盡責(zé)盡力。

以上就是上半年的工作匯報，請領(lǐng)導(dǎo)、同事給于評議！謝謝！