第一篇：公文處理中的常見問題及對策研究

公文處理中的常見問題及對策研究

作者/李軍

行政機關的公文是行政機關依法行政和進行公務活動的重要工具，是在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文處理體現(xiàn)在行政機關的工作決策、部署及抓落實、為基層群眾辦實事等各項工作中，涵蓋了行政活動的全過程，一定程度上反映了機關的工作作風，直接影響著行政效率。

一、公文處理中的常見問題

（一）忽視協(xié)商會簽環(huán)節(jié)。公文中有涉及其他部門的事項，主辦部門沒有與有關部門充分協(xié)商，就直接報送上級機關審批。比如，涉及財政資金問題沒有征求財政部門的意見，涉及項目規(guī)劃問題沒有與發(fā)展改革部門協(xié)商，涉及編制機構問題未與編辦協(xié)商，涉及表彰評優(yōu)問題，沒有征求人力資源和社會保障部門的意見等?；蛘唠m然協(xié)商但未取得一致意見，主辦部門在報送上級機關審批時，沒有吸收有關部門意見，或者沒有提出建設性意見。此類公文上級機關無法及時審批，需要退回報文單位，取得一致意見后重新上報。

（二）直接報送領導者個人。有的公文未經(jīng)上級機關領導指定，將應報送上級機關的公文直接報送領導個人。在公文處理中，有些省直部門負責人在本機關信箋紙上直接指示“呈××副省長審批”，從而常常出現(xiàn)越過省政府辦公廳秘書處直接呈送省領導的現(xiàn)象。根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》的規(guī)定，“除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文?！?直接報領導者個人，常常導致收文機關無法跟蹤公文的運轉過程，更無從查詢公文的辦理情況，形成“飛行件” 和“橫傳件”。

（三）越級行文。各級行政機關不得越級請示問題和報告工作。部門所屬單位需要請示問題，一般應向主管部門請示； 確需向上級機關請示的，再由主管部門向上級機關行文。實踐中，仍有一些單位不通過主管部門，直接向省政府行文。如××公司《關于調(diào)整×××有限公司董事及監(jiān)事的請示》，沒有報經(jīng)主管的省有關部門，就直接報送給了省政府?！饵h政機關公文處理工作條例》規(guī)定：“行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關?！?/p>

（四）公文標題不規(guī)范。公文標題一般由發(fā)文機關名稱、內(nèi)容和公文種類三部分組成。除發(fā)布或轉發(fā)規(guī)章性公文加書名號外，一般不用標點符號。公文標題要概括公文的主要內(nèi)容，還要選準文種，好的標題能使人迅速了解文件的主旨和要義。實際工作中，公文標題常常存在著五個方面的問題： 一是標題不規(guī)范，沒有發(fā)文機關名稱。(文秘工作　www.004km.cn)如省某部門報送的《關于赴港澳考察的報告》，應為《××廳關于××代表團赴港澳考察的報告》。二是標題過長，有的公文標題長達50 多個字。如省直某部門報省政府的《河北省××廳關于在全省七大水系主要河流實行跨界斷面水質(zhì)考核并試行扣繳生態(tài)補償金政策的通知》，共52 個字，可改為《河北省××廳關于實行跨界斷面水質(zhì)目標責任考核的通知》，減少了27個字，顯得更簡潔，概括性更強。三是標題中出現(xiàn)兩個以上“關于” 兩個以上“通知”，如《河北省××廳關于轉發(fā)××市關于制止濫占用土地的通知的通知》等。四是有的公文標題使用了多個標點符號。五是公文標題中文種使用錯誤，如××局報送省政府的《關于我省海上搜救應急預案有關問題的說明》、××局《關于有關煤礦營業(yè)執(zhí)照收繳情況的匯報》，其中的說明、匯報都不是文種。

（五）公文中的各種名稱、引用不規(guī)范。公文中涉及法律規(guī)章時，沒有先列全稱，注明簡稱，而是直接引用簡稱，如《中華人民共和國行政許可法》（以下簡稱《行政許可法》）不能寫成《行政許可法》。有的機關名稱隨意使用簡稱，如將“省住房和城鄉(xiāng)建設廳” 簡稱為“省住建廳”、省食品藥品監(jiān)管局簡稱為“省食藥監(jiān)局” 等，沒有使用規(guī)范的簡稱。

（六）公文密級標注隨意性強。有的部門沒有參照上級政府或部門同類文件的密級劃分界限，隨意自定密級。有的公文在報批時，將密級定的很高，既增加了公文處理的難度，也增加了檔案管理的難度。有的公文標注密級時，沒有注意保密期限，如機密☆5 年，個別公文甚至左邊標注“秘密”，右邊標注“內(nèi)部資料”，使收文單位不知該按涉密文件管理還是按內(nèi)部資料處理。

（七）附件不全。有的公文中提到根據(jù)省領導同志的批示或會議紀要起草的，但報送省政府的公文沒有附上省領導同志的批示件或會議紀要，有的缺少需要貫徹的上級文件的復印件等。由于缺乏相應的背景材料，增加了公文處理的困難，稍有疏漏，就會失去公文處理的連續(xù)性和一致性。

（八）印章使用不規(guī)范。有的印章與發(fā)文機關標示不符，如發(fā)文機關是××廳，印章卻是××廳辦公室。有的印章位置隨意性強，不居中、不端正、不規(guī)范，有的聯(lián)合行文的印章相交、相切等。

二、問題產(chǎn)生的主要原因

（一）部門和單位領導重視不夠。有的部門領導不重視機關公文處理工作，不了解《黨政機關公文處理工作條例》的規(guī)定，忽視機關公文處理工作的程序化、規(guī)范化和制度化建設，致使本單位的公文存在這樣那樣的問題。

（二）工作制度不健全?！饵h政機關公文處理工作條例》明確規(guī)定，各級黨政機關辦公室（廳）主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。實際工作中，很多部門辦公室或秘書科只是負責公文的編號、收發(fā)工作，而對公文內(nèi)容、體例格式等方面的問題未予以重視。

（三）學習培訓交流少。公文處理是幕后工作，沒有轟轟烈烈的業(yè)績，由于任務繁重，沒有時間性和規(guī)律性，從業(yè)者長期處于高度緊張狀態(tài)。但是，公文處理工作要求嚴謹細致、規(guī)范高效，需要時刻保持清醒的頭腦。有的部門不重視公文處理工作，文秘人員長期在本職崗位上默默奉獻，系統(tǒng)學習培訓和交流的機會少，長期以來按著老套路、老辦法來處理； 有的部門文秘人員流動較快，許多新手對公文處理業(yè)務不熟悉，致使不能按規(guī)定制度辦事，忽視公文處理的程序化、規(guī)范化和制度化，甚至出現(xiàn)一些低級錯誤。

三、做好公文處理工作的改進措施

（一）領導重視是關鍵。領導重視是做好公文處理工作的關鍵。公文處理工作既辛苦又繁雜，看似平凡卻很重要。因此，部門和單位領導要積極創(chuàng)造條件，支持文秘工作人員大膽開展公文處理工作，對不按公文處理規(guī)定報送的公文，要主動退回報文單位，力爭做公文處理工作制度化、程序化和規(guī)范化的帶頭人。

（二）制度建設是根本。制度具有根本性和長遠性。公文處理工作政策性、程序性較強，工作環(huán)節(jié)多，時限緊，要求高。要使公文處理工作有章可循、有據(jù)可依、責任明確，就必須從制度建設入手，建立一套科學有效的機制。各級行政機關要按照《黨政機關公文處理工作條例》的要求，結合本單位實際，從公文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復、保密到立卷、歸檔、銷毀等程序，都要建立健全本機關公文處理的各項制度和工作流程，切實發(fā)揮好機關文秘部門在公文處理中的作用，在實際工作中以制度規(guī)范行為，確保公文處理嚴謹、細致、高效。近年來，河北省政府辦公廳先后制定了《河北省人民政府辦公廳公文運轉規(guī)則》《河北省人民政府辦公廳關于進一步規(guī)范機關公文辦理程序及版頭文箋使用的通知》等5 個公文處理方面的文件，嚴格遵循“來文即辦、日清日結” 的原則，使機關公文處理工作有章可循、有據(jù)可依，確保了機關公文的快速傳遞、高效運轉。

（三）責任意識是核心。公文的實用性、指導性和權威性決定了從事公文處理工作的人員必須樹立較強的責任意識。從事公文處理的人員必須對工作一絲不茍，切實履行崗位職責，因為任何一點疏漏，都有可能帶來負面影響，甚至造成不可挽回的損失。公文的實用性和時效性決定了講求效率是公文規(guī)范化建設的基本原則。如果時過境遷，公文就失去了價值。為此，公文處理工作人員必須增強責任心，規(guī)范公文處理工作流程，牢固樹立“急件急辦、特件特辦” 的責任意識，確保不壓、不誤、不漏辦任何一件公文，切實提高公文處理效率。

（四）學習培訓是保證。做好公文處理工作，需要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。文秘人員一般為本部門本機關服務，外出學習交流的機會較少，長期按老套路辦事，對公文處理中出現(xiàn)的新問題新現(xiàn)象缺乏研究，一定程度上影響了公文處理的效率和質(zhì)量。首先，要經(jīng)常學習上級機關和本部門的規(guī)章制度，時刻提醒自己按制度行文，從根源上保證公文處理的程序化、規(guī)范化和制度化。其次，針對公文處理中存在的新問題、新現(xiàn)象，要與同行多交流、研討，共同提高。最后，上級機關文秘部門要加強對下級機關文秘工作的業(yè)務指導，經(jīng)常組織所屬部門和單位開展公文處理培訓和講評活動，一方面針對本系統(tǒng)公文中存在問題定期或不定期開展業(yè)務培訓，另一方面開展面對面的業(yè)務交流和學習探討，使公文處理人員在學習交流和培訓中得到提高，從而提高本系統(tǒng)和本部門的公文處理水平，為轉變機關作風、提高工作效率奠定基礎。

（作者單位：河北省政府辦公廳

第二篇：公文處理中的常見問題

公文處理中的常見問題

一、公文眉首

（一）發(fā)文字號中的六角符號“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未標識簽發(fā)人；簽發(fā)人名字的字體使用不規(guī)范(應該用3號楷體)。

（三）上行文發(fā)文字號和簽發(fā)人排版不規(guī)范（發(fā)文字號應居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字）

二、公文主體

（一）公文標題

1、標題與版心紅線間距不夠（標題與版心紅線之間應空2行）。2.字體使用不規(guī)范（應用2號小標宋體。由于目前計算機字庫無此字號，可用2號宋體加粗代替）。

3.標題濫用符號（公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號《》外，一般不用標點符號）。

4.標題多行時，分行不規(guī)范（標題需要分行時，有整體意義的詞語不能分開）。

5.文種運用不規(guī)范。請示和報告混用、請示和函混用、亂用文種等等。常見錯誤有：

（1）缺文種，如《關于申請召開楊柳220千伏輸電線路改造工程施工協(xié)調(diào)會》。

（2）生造文種，如《關于召開楊柳220千伏輸電線路改造工程施工協(xié)調(diào)會的請示報告》。

（3）“請示”和“報告”混浠。

“請示”適用范圍：①明文規(guī)定必須上報請上級機關審核批準才能辦理的事項；②遇到新情況新問題，但又無明確規(guī)定和依據(jù)，需上級明確指示后才能解決的事項；③對現(xiàn)行政策法規(guī)不甚了解或因特殊情況而難于執(zhí)行，有待上級明確答復才能執(zhí)行的事項；④有意見分歧，待上級裁定才能辦理的事項；⑤請示應一事一請，不能多事一請。

“報告”適用范圍：①制度要求和明文規(guī)定必須向上級匯報本單位工作進展不須上級答復的月報、季報、年報等；②答復上級機關的詢問或匯報上級機關批辦文件及其他事項的結果；③向上級反映工作動態(tài)或貫徹上級要求情況；④向上級機關提出建議和意見、設想等（但不要夾帶請示）。

6.轉發(fā)公文標題累贅、冗長?？刹捎弥苯愚D發(fā)最上一級文件等辦法，避免相同詞語在標題中重復出現(xiàn)。

轉發(fā)文標題簡化法：①直接轉發(fā)原發(fā)文件，要把內(nèi)容交待清楚（現(xiàn)在比較側重用這個方法）；②概括轉發(fā)；③借用轉發(fā)：如《公司關于任命×××同志為××公司副總經(jīng)理的通知》轉發(fā)標題為《轉發(fā)公司關于×××同志任職的通知》。

轉發(fā)類文件應注意幾點：①多級轉的文件，各個上級有關指示和要求，要在轉發(fā)文件的正文加以說明，如果不加說明，就要將各個上級機關的轉發(fā)文件一并印發(fā)；②轉發(fā)性文件的文種，除被轉發(fā)文件的文種是“通知”時，文種可以省略外，其他文種要保留一級。

7.注意轉發(fā)、印發(fā)、頒布的區(qū)別。“轉發(fā)”是上級或外單位須共同執(zhí)行的文件；“印發(fā)”是本機關內(nèi)執(zhí)行的文件，要經(jīng)過蓋章、印制的過程；“頒布”是公布，一般指政府機關或人民團體將其研擬的法令規(guī)章、行政措施等依法公布周知。印發(fā)比頒布多蓋印或印制的過程。

（二）主送單位

1．主送單位與標題間距過寬（主送單位與標題之間應空1行）。2.字體不規(guī)范（應用3號仿宋體字標識，不加粗）。

3.上行文出現(xiàn)多個主送單位現(xiàn)象（上行文主送單位應只有一個）。

（三）公文正文

1.字體使用不規(guī)范（應用3號仿宋字體，根據(jù)《國家行政機關公文格式》GB/T 9704-1999 規(guī)定,正文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。注意不要加粗）。

2.行間距、字間距不規(guī)范（一般每一頁為22行，每行為28個

字）。

3.結構層次序數(shù)不規(guī)范。根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）規(guī)定，應為：第一層 “

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（四）附件

1.公文有附件而在正文末尾未標“附件”，標識位置和字體不規(guī)范。

（1）公文如有附件，應在正文下空一行，左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件名稱后不用標點符號，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，應使用阿拉伯數(shù)碼加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名稱回行時與上行首字對齊。

2．附件標識不規(guī)范，正文列出的附件標題與附件的標題不一致。（1）附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，其后不加冒號，且附件標題應在下一行居中；有序號時標識序號，序號后不加冒號。

（2）附件的序號和名稱前后標識應一致。

（3）附件是文件的可標發(fā)文字號，也可標注公文標題。（4）轉發(fā)、印發(fā)類公文，因轉印公文標題及內(nèi)容已有說明，一律不再標注為附件。如附件只送主送單位，應注明“抄送無附件”。

3.關于附件的其他不規(guī)范

（1）附件是掃描件時，文件傾斜未調(diào)整、文件有黑邊及色差未處理、橫豎頁未調(diào)整；

（2）多個附件時不整合；附件未與正文一起編頁號，如正文有2頁，附件應從第3頁開始編頁號（掃描件除外）。

（五）成文日期

1.成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)日期為準。

2.成文日期用漢字將年、月、日標全，不能用阿拉伯數(shù)字；“零”要寫為“○”。成文日期上方不署發(fā)文單位名稱。

3.單一單位制發(fā)的公文，成文日期右空4個字；兩個單位聯(lián)合發(fā)文，成文日期可適當向左調(diào)整，盡量使兩個單位的印章都能下壓成文日期。

（六）印章使用

1.公章位置應上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．會議紀要不加蓋印章。

（七）附注

上行文（如請示）應在附注中告知聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話。[其標識方法為：在成文日期下1行用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標出，如（聯(lián)系人：××××××，聯(lián)系電話：×××××××）]。

三、版記

（一）主題詞

1.“主題詞”三字應用3號黑體字，居左頂格，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字（由于目前計算機字庫無此字號，可用3號宋體加粗代替），詞目之間空一字。

2.主題詞應按公文主題詞表的詞匯標注，一般不超過五個詞匯。3.主題詞文種應與標題文種一致。

（二）抄送單位

1.“抄送”字體為3號仿宋字，后標全角冒號, 左右應各空一個字；抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標句號。如主送單位移至主題詞之下，其標識方法與抄送單位的標識一樣。

2.抄送單位要分好層次，同層次的用頓號隔開，不同層次的用逗號隔開，抄送末尾標句號。單位名稱一般按系統(tǒng)先外后內(nèi)、先大后小，最后標注單位內(nèi)部部門名稱。

3.抄送應注意的問題

（1）上行文不能抄送下級單位;（2）密級很高的文件，要嚴格控制抄送范圍；（3）越級請示件要抄送被越過的上級機關；

（4）向下級的重要行文要抄送直接上級機關；（5）遵循先黨后政，先外后內(nèi)，先上級后下級的原則；（6）聯(lián)合發(fā)文或主送中已有的機關，不要在抄送欄中一一羅列。

（三）印發(fā)機關和印發(fā)日期

印發(fā)機關應該左空一個字，印發(fā)日期應該右空一個字。印發(fā)日期以最后一個領導簽發(fā)的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。

（四）頁碼

1.頁碼應該用4號半角白體，頁碼兩邊各有一條4號一字線；單頁碼位于右下角居右空一個字，雙頁碼位于左下角居左空一個字。

2.除掃描件外,一份公文統(tǒng)一一個流水頁碼。

四、其他注意事項

（一）公文中必須使用國家法定的計量單位。

（二）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用詞、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

（三）公司和分公司不得聯(lián)合行文。

（四）引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號，如“根據(jù)《關于×××××××的通知》（桂電辦〔2011〕×號）要求??”；使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱；使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，并注明英文縮寫。

（五）上行文應按國家行政機關公文格式版面設置。對掃描的附件要設置好版面，文件太大時，要進行壓縮。當附件同時出現(xiàn)word文檔或電子表格時，應合成一個文檔。一個附件應一個文件名。

（六）文件一般使用A4紙，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要規(guī)范,不能存在跳頁、公文修改痕跡未消除等現(xiàn)象。

（八）當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第三篇：黨政機關公文處理常見問題及對策

黨政機關公文處理常見問題及對策

近年來，各級黨政機關及其文書處理部門認真貫徹國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)和中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例)(以下簡稱《條例》)，以及國家質(zhì)t技術監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關公文格式)(以下簡稱《格式))等三個公文處理規(guī)范性文件，使機關文書處理工作日益規(guī)范化，維護了公文的嚴肅性和權威性，發(fā)揮了機關公文的應有效用。

但一些基層黨政機關的公文處理工作仍然存在一些不規(guī)范的現(xiàn)象，值得引起重視并加以克服改進。筆者就日常公文處理工作中所見以及容易被大家忽略的一些問題進行粗略歸納和分析，期待與同行們一起探討。

一、公文處理中常見的問題

(一)文種使用不規(guī)范

1.濫發(fā)通知。(辦法》第十五條規(guī)定:“政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府相關業(yè)務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文”。如需行文，應報請本級政府批轉或由本級政府辦公廳(室)轉發(fā);因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應當報本級政府批準，并在文中注明經(jīng)政府同意。但

事實上一些縣級政府工作部門(包括一些議事協(xié)調(diào)機構，如領導小組、指揮部、委員會等)，卻常常將其所主管的業(yè)務性工作以“通知”形式直接向鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府行文交辦，而沒有正確使用“函”這一文種，明顯違反了《辦法)第十五條的規(guī)定。

2.濫用請示?！掇k法》和《條例》都規(guī)定“請示適用于向上級機關請求指示、批準”“函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、1詢問和答復題，請求批準和答復審批事項”。根據(jù)上述定義，在請求批準時，有隸屬關系，下級向上級請求批準的用“請示”;沒有隸屬關系，不論單位級別高低，向有關部門請求批準，一律用“函”。但在日常行文中，卻常常出現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府向省、市、縣級相關業(yè)務部門請求審批事項時，錯誤地用“請示”行文，而沒有正確使用“申請色”或“請準函”這一文種。相應地，有關業(yè)務主管部門在答復審批事項時，也沒有正確使用“問復函”答復，而錯用“批復”文種。

（二)隨意升格發(fā)文

公文隨意升格的現(xiàn)象主要發(fā)生在鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級機關，經(jīng)?；虮黄然虿唤?jīng)意地發(fā)生以下兩類情況:

1.有些成立或調(diào)整領導機構的“通知”類文件，本應由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的黨政辦公室行文即可，但卻常常錯誤地升格為以鎮(zhèn)黨委或鎮(zhèn)政府的文件進行行文。.有些關于某一方面工作的一般性計劃、方案、要點類文書，本應以相應工作部門或站所名義擬制，或者由黨政辦公室轉發(fā)(印發(fā))即可，但卻常要以黨委、政府重視為由，升格為鎮(zhèn)黨委或鎮(zhèn)政府文件進行發(fā)文。

以上兩類隨意升格公文的現(xiàn)象，讓黨委、政府的公文淪為一般性事務通知的工具，有失黨委、政府公文的嚴肅性和莊重性。

(三)文面格式不規(guī)范

較為常見的文面格式不規(guī)范的情況主要有如下10種:

1.發(fā)文字號標注不規(guī)范。公文發(fā)文字號的正確標注方法是“機關代字?4位數(shù)年份?實位序號”。但有的公文出現(xiàn)以2位數(shù)標注年份、年份錯用圓括號、序號出現(xiàn)虛位、序號前出現(xiàn)“第”字等不規(guī)范現(xiàn)象。

2.公文標題不規(guī)范。有的公文標題出現(xiàn)逗號、頓號、書名號

等不規(guī)范現(xiàn)象，違反了“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”的規(guī)定。

3.主送、抄送機關稱謂不規(guī)范。主要是因縣鄉(xiāng)兩級機構改革后，其組成部門、內(nèi)設機構、直屬機構的名稱職能已做相應變更，但一些上級業(yè)務主管部門在向下行文時，沒有按改革后的規(guī)范名稱行文，從而導致不規(guī)范的主送、抄送機關稱謂的出現(xiàn)。

4.正文中的數(shù)字、日期、計量單位不規(guī)范。有的公文違反“公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字”的規(guī)定，混淆使用漢字數(shù)字;有的公文在涉及時間時，沒有具體到年、月、日;有的公文在涉及計量單位時，沒有使用國家法定的標準計量單位，出現(xiàn)“公分”、“尺”、“斤”等不規(guī)范計量單位。

5.成文時間標注不規(guī)范。黨的機關公文成文時間一般用阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，而行政機關公文成文時間則以漢字數(shù)字標注年、月、日。但有的行政機關公文成文時間錯用阿拉伯數(shù)字標注成文時間;也有的將“○”錯打成“零”或“0”如將“二○○八年”打成“二OO八年”或“二零零八年”。

6.公文生效標識不規(guī)范?！陡袷健芬?guī)定:行政機關公文如果是單獨行文或兩個機關聯(lián)合行文的，落款不署發(fā)文機關名稱，印章蓋在成文日期上;三個以上機關聯(lián)合行文的，落款分別署發(fā)文機關名稱，印章蓋在各自機關名稱上。但有的公文在前一種情況時落款了發(fā)文機關名稱;有的公文忽略了加蓋印章;有的多個機關聯(lián)合發(fā)文時，落款及印章排列不符合規(guī)范。

7附件標注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在:一是把被批轉、轉發(fā)、印發(fā)和發(fā)布的內(nèi)容當作附件處理;二是附件說明與附件標題不一致，附件說明順序與附件順序不一致。

8個別公文仍出現(xiàn)“此頁無正文”的現(xiàn)象。根據(jù)《格式》規(guī)定，公文末頁不應出現(xiàn)“此頁無正文”的現(xiàn)象，當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應當采用調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面。

9版記標注不規(guī)范。有的公文缺少版記;有的公文版記項目不齊全，或缺主題詞，或缺印發(fā)機關、印發(fā)時間，或沒有使用反線;有的公文將“抄送”錯標為“抄報”;有的公文版記位置不正確，沒有將版記置于文件的最后一頁，而是置于公文的中間部位，即印章之后，被發(fā)布、批轉、轉發(fā)、印發(fā)的內(nèi)容或附件之前，把一篇公文分成兩部分。

10公文的整體排版不規(guī)范?！陡袷健穼牡挠眉埛妗婷娉叽?、各公文要素的標注位置、各公文要素的字體字號都做了詳細的規(guī)定。但有的單位在處理公文時沒有嚴格依照《格式》進行排版，各公文要素標注位置錯位，字體字號隨心所欲，有失公文的嚴肅性和規(guī)范性。

另外，《格式》規(guī)定行政機關公文應當采用M型紙，但個別行政部門仍然沿用傳統(tǒng)的16開型紙?！稐l例》規(guī)定黨的機關公文用紙可用16開型也可用M型，目前，大多數(shù)黨的機關均采用16開型，這樣給紙質(zhì)文件檔案整理造成不便。建議黨的機關公文從2009年起也啟用A4型紙，公文格式嚴格參照《格式》規(guī)定辦理，以促進黨政機關公文處理和歸檔實現(xiàn)標準規(guī)范化。

二、原因分析及對策建議

基層黨政機關的公文之所以出現(xiàn)上述種種弊病，依筆者分析，主要是有以下幾個方面原因造成:

一是黨政機關文秘人員素質(zhì)不夠高。大部分縣鄉(xiāng)兩級的黨政機關的文秘人員都是非專業(yè)人員，沒有接受過系統(tǒng)的公文寫作處理業(yè)務培訓，對《辦法)、(條例》、《格式》一知半解，公文寫作

內(nèi)功不實，基礎不牢，作品不精。這是影響公文質(zhì)最的主要原因。

二是公文的審核把關不夠嚴。有的單位公文處理程序不規(guī)范，沒有嚴謹?shù)陌l(fā)文程序和規(guī)則，對文件印發(fā)審核把關不嚴，使得種種低級公文錯誤得以漏網(wǎng)過關，造成劣質(zhì)公文頻頻出現(xiàn)。

三是單位領導對公文處理工作不夠重視。有的單位領導認為公文處理是瑣碎事，不屑一顧，對公文審核簽發(fā)態(tài)度不夠認真，沒有履行既定職責。有的單位領導存在“長官意志”，不顧公文運行規(guī)則瞎指揮文秘部門或下級機關亂制亂發(fā)公文。

針對上述現(xiàn)象和原因，建議從以下幾個方面采取措施，努力提高公文處理的質(zhì)量，推動公文處理走上規(guī)范化軌道。

一是大力提高機關文秘人員素質(zhì)。建議由縣級文書處理主管部門牽頭，組織現(xiàn)職辦公室主任和文秘人員進行集中學習培訓，重點學習(辦法》、《條例》、《格式)三個公文處理規(guī)范性文件和一些常用公文寫作基礎知識，著力提高現(xiàn)職文秘人員的業(yè)務素質(zhì)。以后定期組織新上崗文秘人員進行業(yè)務培訓。關鍵班次可邀請各單位主要領導、分管領導參加培訓，以糾正一些單位領導對公文處理工作的認識誤區(qū)，促使他們重視文書處理工作。

二是健全規(guī)范發(fā)文程序。要建立行之有效的公文處理制度，規(guī)范公文的草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序，明確權限和責任，實行文責追究制度，從制度上保障公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文質(zhì)量。

三是加強對公文處理工作的檢查指導。建議縣級公文處理主管部門每年對鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關、縣直部門的公文處理工作進行檢查指導，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，組織文秘人員到規(guī)范的文書處理單位現(xiàn)場觀摩學習。通過不斷的檢查、指導、總結、交流、學習，提高基層黨政機關公文處理的質(zhì)量和水平。

第四篇：行政機關公文格式中常見問題及對策

行政機關公文格式中常見問題及對策

行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文格式規(guī)范化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護公文嚴肅性和權威性的必要條件。鐵道部對鐵路行政機關的公文格式有嚴格的規(guī)定和要求。本文針對實際工作中公文格式常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進行了歸納分析，提出了相應的對策。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

1．發(fā)文字號標注不規(guī)范。在實際工作中，有些單位把機關的簡稱直接作為機關代字使用，致使文號太長。有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“??”。對于字號和字體，有的用小3號；有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號序號出現(xiàn)編虛位（即001），出現(xiàn)“××函?2007?001號”等不規(guī)范格式。

2．文種使用不當。有的基層單位要求上級機關投資補助的上行文，應用“請示”文種錯用為“報告”文種，無法得到上級機關的“批復”；有的單位將對下級單位的“批復”錯用為“函”的文種。公文標題中錯用文種，往往使公文失去其應有的嚴肅性。有的甚至嚴重影響行文的作用和效率。

3．公文標題不規(guī)范。有些部門有不規(guī)范的做法是：一是標題

1中濫用符號；二是在公文標題的擬制上，冗長繁瑣。標題中使用了多種標點符號，較多的是使用頓號和書名號；標題中“事由”概括得不簡要，轉發(fā)（批轉）性文件，標題照搬照抄，層層照轉，一個詞組套一個詞組，冗長臃腫。

4．引用文號不規(guī)范。有些部門公文中，將其順序前后倒臵。有的先引文號后引標題，有的只引文號不引標題，有的只引標題不引文號。例如，“根據(jù)鐵道部鐵辦?2007?12號文《關于×××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應為“根據(jù)鐵道部《關于×××的通知》（鐵辦?2007?12號）”。

5．結構層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。規(guī)范的結構層次序數(shù)要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。而在使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒臵；二是層次跳躍，或在“

（一）”、“⑴”后加頓號，寫成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期標識不規(guī)范。常出現(xiàn)的問題：一是標注位臵太低或太高，以至于印章距正文太遠或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送簽日期作為成文日期；四是聯(lián)合行文主辦機關簽發(fā)日期作為成文日期。

7．印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機關對公文負責的憑證，必須規(guī)范使用。但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象：一是印章加蓋不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時間，蓋印距正文太遠。印章正確的加蓋位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件標注不規(guī)范。一是附件和正文間隔或大或??；二是把被批轉、轉發(fā)、印發(fā)和發(fā)布、公布的內(nèi)容作為附件處理；三是附件說明與附件的標題不一致，有的附件標題縮寫；四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號使用漢語數(shù)字標識，附件名稱后加標點符號；五是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當作附件，導致關系的確認錯誤。

9．抄送機關標識不規(guī)范。抄送機關標識用來標識除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。有些公文抄送單位順序不規(guī)范，未按照“主送應先路內(nèi)后路外、抄送應先路外后路內(nèi)”的規(guī)定標注。有些公文常出現(xiàn)“抄報”，頂格標識“抄送”，回行時與“抄送”對齊，最后一個名稱后不加句號等不規(guī)范問題。

10．公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁碼混同于文字頁的頁碼放臵，表格的單雙頁碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁碼應臵于表的左下角，雙頁碼應臵于表的左上角；表頭單頁碼在訂口一邊，雙頁碼在切口一邊。但在實際工作中常?；煜?。

11．版記不規(guī)范。一是沒有版記。二是版記位臵不對。三是在發(fā)布、批轉、轉發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記臵于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發(fā)布、批轉、轉發(fā)、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是無抄送單位時未將多余的黑色反線刪除。五是印發(fā)機關、印發(fā)日期等項目都頂格打印，有的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語數(shù)字標識。

12．發(fā)文機關標識不規(guī)范。有些單位發(fā)文機關標識不統(tǒng)一，不規(guī)范。有的單位用白紙制發(fā)公文，嚴重削弱了公文的權威性和嚴肅性。

二、影響公文格式規(guī)范的原因

1．思想認識不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認識不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責任心不強。對《辦法》不熟悉，對公文格式規(guī)范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領導對公文的重要性認識不夠或不了解公文處理的規(guī)范和要求。

2．公文審核程序不規(guī)范。有的業(yè)務部門把要求以上級機關的名義上報、下發(fā)的公文直接送上級機關的領導同志審批簽發(fā)，而沒有先送上級機關的文秘部門核稿后送簽?！暗沽鳌鞭k理的公文，因為沒有文書環(huán)節(jié)的登記，無法掌握公文運轉的動態(tài)，影響辦文效率，甚至會影響工作的開展。

3．人員素質(zhì)有待提高。一些公文處理人員未經(jīng)過系統(tǒng)的業(yè)務培訓和學習，不懂公文格式，對公文處理方面的規(guī)章制度不太了解，對公文印制規(guī)則標準不熟悉，因此需要全面提高公文處理人員的整體素質(zhì)。

三、規(guī)范公文格式的對策

1．加強領導，提高思想認識。各級領導和機關工作人員要加強對公文處理工作的領導，不僅明確分管領導，安排業(yè)務精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核，加強對審核人員的培養(yǎng)和使

用并保持人員的相對穩(wěn)定。各級領導還要帶頭學習公文處理知識并模范遵守，提高認識，增強做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。

2．健全制度，規(guī)范公文辦理程序。在公文處理的各個環(huán)節(jié)都要把好關，從公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、校對、印刷等都必須建立嚴格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權限和責任。要有嚴格的公文處理流程，實現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學化。

3．加強學習，提高公文處理人員素質(zhì)。要加強公文處理人員的建設，注重理論學習，刻苦鉆研，掌握必要的基礎知識、精深的專業(yè)知識，熟悉公文處理方面的知識。培養(yǎng)熟悉公文處理規(guī)定，有理論素養(yǎng)、有文字功底的公文處理人員，保持公文處理人員的相對穩(wěn)定性。辦公室要設立公文處理和公文審核的專門崗位或?qū)Ｂ毴藛T，并有專門負責公文審核把關的人員。

4．加強督查，保證公文質(zhì)量。上級機關要加強對下級機關和單位公文處理工作的指導和監(jiān)督檢查。制定嚴格的公文處理程序，在公文處理中做到多級審核，層層把關。加強對公文格式規(guī)范化的管理和指導，維護公文的嚴肅性和權威性。定期組織業(yè)務培訓和學習交流，學習并借鑒好的經(jīng)驗和做法，開展研討交流活動，提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務水平。定期組織公文處理質(zhì)量檢查，并設立考核考評和定期通報制度，不斷提高公文質(zhì)量。

第五篇：公文處理常見問題分析

公文處理常見問題分析

一、公文處理概述

（一）公文的特點 1．鮮明的政治性。

公文是管理階層的工具，是管理工作的需要。它的內(nèi)容反映了管理階層的意志。

2．法定的權威性。

公文是領導機關實施領導和管理工作的工具，其管轄范圍內(nèi)所有單位和個人必須貫徹執(zhí)行。如果對某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級領導機關反映。

3．特定的作者、讀者和嚴格的程序。公文寫作，是一項嚴肅的工作。公文的作者，是公文制發(fā)機關（單位）。公文的讀者，是由領導機關制發(fā)文件時規(guī)定的。公文辦理有一套嚴格的程序。

4．文字表述的準確性和語言的生動性。

文字表述的準確性，是指公文的語言表達必須做到準確、規(guī)范，無歧義。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強，便于貫徹和執(zhí)行。

公文語言的生動性，是指在確保其準確、鮮明、樸實、簡潔的基礎上，充分運用我國語言、詞匯豐富的特點，做到句法、構詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復、累贅。

5．內(nèi)容上的公務性和現(xiàn)實性。

內(nèi)容的公務性，是指公文是機關決策的產(chǎn)物，是機關處理公務活動的工具，必須為公務活動服務，不得把私人的事務寫入公文之中。內(nèi)容的現(xiàn)實性，指公文必須充分全面地反映實際情況，實事求是；必須為現(xiàn)實管理工作服務，具有現(xiàn)行功用和指導性、實踐性。

6．強烈的時效性和特定的意向性。

公文的時效性很強，必須在規(guī)定的時間內(nèi)起草、審批、發(fā)出和產(chǎn)生效用。否則，公文就失去了現(xiàn)行功用。

特定的意向性。是指公文的讀者即受文對象在起草之前就確定了。不同的受文對象，用不同的公文語言表述。

7．嚴密的邏輯性。

公文必須按照人們的思維規(guī)律構思、布局、撰寫，做到邏輯嚴密，言簡意賅，以其獨有的邏輯力量說服讀者（執(zhí)行者），實現(xiàn)其管理作用、處理公務的作用。

8．規(guī)范的體式。

通用公文是法定的，每一個文種的撰寫方式、格式都是固定的。公文寫作人員必須按規(guī)定的體式寫作、印制公文，不得違反。

（二）公文處理的原則 1.實事求是的原則； 2.黨政分開的原則； 3.精簡的原則； 4.高效的原則；

5.按照行文機關的要求進行的原則； 6.按照公文處理規(guī)定進行的原則。標準：及時、準確、安全、保密。

（三）公文發(fā)布的方式 1．內(nèi)部發(fā)布

①用特定版頭印制內(nèi)部分發(fā)； ②用內(nèi)部傳真電報發(fā)送； ③在內(nèi)部網(wǎng)絡上發(fā)布； ④其他方式。2．公開發(fā)布

公開發(fā)布的公文，從公開發(fā)布之日到執(zhí)行的起始日，至少要有30天以上的間隔期。

①在報刊上公開發(fā)布；②在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布； ③張貼；④設立政務公開場所供執(zhí)行者索取公文； ⑤其他形式。

二、公文行文規(guī)則

（一）公文的行文關系

行文是指公文制發(fā)單位發(fā)公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發(fā)文單位與收文單位之間的公文往來關系，就叫做行文關系。

它是根據(jù)組織系統(tǒng)、公文法定作者的職責權限、發(fā)文單位與受文單位之間是否具有隸屬關系確定的。

正確處理行文關系，充分發(fā)揮公文的效用，是一切機關工作人員特別是從事公文處理的人員必須熟練掌握、正確使用的基本技能和方法之一。

行文公文的行文關系，主要有以下兩種關系： 1．領導與被領導的關系。

領導與被領導的關系，是指有隸屬關系的上級機關與下級機關之間的公文往來關系。按照我國現(xiàn)行的政治體制、行政管理體制和組織制度，凡有隸屬關系的上下級機關之間工作上的相互關系是領導與被領導的關系。

公文往來中的領導與被領導的關系，專指行文關系，是指具有直接領導關系的上下級之間的關系，不包括間接的領導關系，即處于領導地位的政黨與其所領導下的人大、政府、政協(xié)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體等機關單位之間的領導與被領導的關系。2．指導與被指導的關系。

指導與被指導的關系,是指沒有隸屬關系但有業(yè)務指導關系的機關、單位、部門之間的公文往來關系。例如，沒有隸屬關系但有業(yè)務指導關系的上級機關與下級機關之間的公文往來，上級機關的職能部門與下級機關的相關部門之間的公文往來，同級機關、單位、部門之間在各自的職權范圍內(nèi)進行業(yè)務指導工作時的公文往來等。這種關系與領導與被領導的關系比較，行文方式相同，但所用文種不盡相同，二者有本質(zhì)的區(qū)別。

具有業(yè)務指導關系的上級機關向下級機關、上級機關的部門向下級機關的相關部門進行業(yè)務指導、答復問題、部署業(yè)務工作等，必須受政策、法律、紀律、辦文制度和職責權限的約束，只能在各自的職權范圍內(nèi)活動，不得超越職權范圍。

（二）公文的行文方式

1.下行文。指上級機關給所屬的下級機關行文，上級機關的職能部門給下級機關的相關部門行文。

2.上行文。指下級機關向有隸屬關系的直接的上級機關行文和下級機關的部門向上級機關相關的部門行文。給不相隸屬的上級機關或不相關的上級機關的部門行文，不叫上行文。

3.平行文。指同級機關和不相隸屬的機關之間的行文。有些機關雖然是上級領導機關或下級機關，但與行文的機關沒有隸屬關系和指導關系，與這樣的上級機關或下級機關行文，也是平行文。

平行文沒有級別、地區(qū)之分。同級機關和不同隸屬的機關之間聯(lián)系工作、交流情況、答復詢問和批準管轄的事項等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

1.行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。

①行文必須確有必要。沒有行文的必要性和可行性的，不行文；貫徹上級文件精神，沒有新的具體措施，僅表態(tài)性的或照抄照搬的，不行文；已開會作了布臵，可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和領導人在會議上的報告、講話，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應由部門行文，不應由黨委或政府行文。

②行文必須注重實效。公文必須緊密結合實際，制定的政策、措施、方法等切實可行，能解決問題，收到實效。對于脫離實際，超越了干部、群眾的承受能力，行不通和收不到實效的，不行文；違背了人民群眾長遠利益和根本利益的，不行文；不符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)的，不行文。

③必須控制行文數(shù)量，所發(fā)公文力求精練、簡短。所發(fā)公文，必須作總量控制，科學決策，民主決策，依法決策。應發(fā)的公文，提倡寫短文，在語言文字上反復錘煉，精益求精，力求簡短，達到“一字入公文，九牛拉不出”的標準。

三、公文的常見問題

（一）合格公文的基本標準 材料真實 言之有物 符合政策 切實可行 主題鮮明 表述準確 結構嚴謹 條理清楚 語言流暢 文字精練 字詞規(guī)范 標點正確 語氣得當 定位準確 手續(xù)完備 格式規(guī)范

（二）公文處理常見六大問題 標題不規(guī)范 文字不精練 用詞不貼切 表述不清楚 語法不規(guī)范 標點不準確 1.標題不規(guī)范 ◆不能準確、簡明地揭示公文的主題。

《關于聯(lián)合國糧農(nóng)組織總干事邀請部領導出席糧食安全委員會特別會議的請示》

修改：《關于聯(lián)合國糧農(nóng)組織總干事邀請部領導出席糧食安全委員會特別會議事處理意見的請示》

《關于如何認定假獸藥的函》

修改：《關于認定**公司生產(chǎn)的疫苗制品為假獸藥的通知》 ◆濫用標點符號。

《關于擬請部領導會見泰國新任農(nóng)業(yè)部長、部領導宴請?zhí)┐韴F的請示》

修改：《關于擬請部領導會見并宴請?zhí)﹪r(nóng)業(yè)代表團的請示》 ◆文種使用不當。

《關于劃轉廳機關大院改造項目投資的復函》（廳發(fā)文，受文者是機關服務中心）

修改： 《關于劃轉廳機關大院改造項目投資的通知》 《關于報請審定高致病性禽流感控制應急預案的報告》 修改： 《關于報請審定高致病性禽流感控制應急預案的請示》 《農(nóng)村集體財務管理規(guī)范化試點村考核驗收辦法》

修改：《關于印發(fā)〈農(nóng)村集體財務管理規(guī)范化試點村考核驗收辦法〉的通知》

2.文字不精練 ◆喜歡講大話、套話

鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)減負工作是一件大事也是一件難事，更是一件非抓不可的實事。我們要充分認識鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)減負工作的重要性、艱巨性和迫切性……

自國務院批準我部每年舉辦一屆中國國際農(nóng)產(chǎn)品交易會以來，在黨中央、國務院領導的親切關懷下，在貴部及國家發(fā)展改革委、財政部、海關總署、質(zhì)檢總局……的大力支持下，2003、2004年已舉辦兩屆中國國際農(nóng)產(chǎn)品交易會并取得圓滿成功。

修改：經(jīng)國務院批準，我部于2003、2004年舉辦了兩屆中國國際農(nóng)產(chǎn)品交易會取得了圓滿成功。

◆有贅述、重復現(xiàn)象

加拿大宣布在國內(nèi)××××發(fā)現(xiàn)后，我部會同國家質(zhì)檢總局立即采取了一系列緊急預防措施，以防止××傳入我國，保護××業(yè)安全和人體健康。主要措施：一是……

◆過細地陳述不必要的過程和細節(jié)

根據(jù)國家統(tǒng)計調(diào)查項目管理的有關規(guī)定，今年九月份，農(nóng)業(yè)部將調(diào)整后的“農(nóng)村經(jīng)濟收益分配統(tǒng)計報表制度”報送國家統(tǒng)計局審核。最近，國家統(tǒng)計局以國統(tǒng)函[2003]號批復。現(xiàn)將國家統(tǒng)計局批復同意的“農(nóng)村經(jīng)濟收益分配統(tǒng)計報表制度”印發(fā)你們，請認真執(zhí)行。

3.用詞不貼切 ◆用詞不規(guī)范

對外依存度高達45—49% 修改：45%—49% 九十年代中期 修改：20世紀90年代中期（公文中除成文日期、部分結構層次和在詞、詞 組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字均使用阿拉伯數(shù)字。）

◆不適應語言環(huán)境

為改善“三院”的科研基礎條件，恢復和搶救因臺風損壞的科研基礎、科研種質(zhì)資源圃和危房（？）

我國農(nóng)業(yè)結構進行了重大調(diào)整、生產(chǎn)方式和種植結構與品種更加多樣化，這些生產(chǎn)措施的變化更加有利于病蟲害的發(fā)生。

◆不符合行文者身份 綜上，我廳認為，《規(guī)劃》和《預案》幾經(jīng)修改，內(nèi)容基本完善，并有較強的操作性，下發(fā)的時機已經(jīng)成熟。

為此，我廳希望你市考慮到項目的重要性和特殊性，同意該項目繼續(xù)在海鷗島建設。修改：鑒于該項目的重要性和特殊性，商請同意該項目繼續(xù)在海鷗島建設。

◆表意不夠準確

為體現(xiàn)國家級農(nóng)交會的權威性，保證參加展示和交易的產(chǎn)品是精致產(chǎn)品并具精美形象（充分展示精品）……

我廳（將）進一步做好標準化工作，啟動農(nóng)業(yè)標準化生產(chǎn)示范縣（項目建設）

◆含糊不清

菲律賓和印度尼西亞等東盟國家以及印度等南亞國家是亞洲的農(nóng)業(yè)大國，……進入新世紀，我與上述三國的農(nóng)業(yè)合作取得了長足進展,成效顯著。（代表團出訪三國的請示）

新型疫苗等研究成果的應用，對迅速控制和撲滅疫情起到了關鍵性作用；在今年的豬鏈球菌病防控中，多年來所作的科研技術儲備發(fā)揮了重要作用；瘋牛病等重點外來病的儲備研究也取得了明顯成效。（領導劃線批示：要有具體內(nèi)容）

◆前后矛盾

近年來，各地在***方面做了大量工作，取得了顯著成效。但是，……相應的監(jiān)管制度還沒有形成，監(jiān)管工作滯后

4.表述不清楚 ◆邏輯關系不嚴密

為調(diào)動你局農(nóng)場職工種糧積極性，擴大水稻種植面積，增加水稻產(chǎn)量，2005年中央財政繼續(xù)對以計稅耕地為基礎的水稻種植實際面積給予補貼。

根據(jù)走訪調(diào)查和座談發(fā)現(xiàn)，由于民族地區(qū)經(jīng)濟狀況查，消費 者購買茶葉首先考慮的是價格，其次才考慮茶葉質(zhì)量。

◆結構層次不條理

為確保按時完成核準工作，應按照以下要求開展殺鼠劑經(jīng)營資格核準和定點工作。在殺鼠劑經(jīng)營資格核準和定點工作中，除規(guī)定的證照工本費外，不得收取任何費用。

一、…… 5.語法不規(guī)范 ◆不符合詞法規(guī)范

因此，如何合理配臵農(nóng)業(yè)科研資源、優(yōu)化農(nóng)業(yè)科技體系、提高科技創(chuàng)新能力和成果推廣能力，加強農(nóng)民的培訓、提高農(nóng)業(yè)勞動力的素質(zhì)，成為（是）現(xiàn)階段我國農(nóng)業(yè)發(fā)展的主要任務。

各地要嚴厲打擊非法生產(chǎn)、銷售假劣疫苗的現(xiàn)象（行為）。為解決糧食供求（給）不足問題，近年來馬政府制定了《農(nóng)村發(fā)展行動計劃》

◆不符合句法規(guī)范

國家繭絲綢發(fā)展基金是國家扶持繭絲綢發(fā)展的唯一資金渠道，歸屬國家繭絲綢辦公室管理，具體負責基金的規(guī)劃、計劃、使用管理（由國家繭絲綢辦公室具體負責基金的規(guī)劃、計劃和使用）。

◆不符合章法規(guī)范

要加大對有關單位和個人舉報疫情的查處（核查）力度。免疫率達到100％以上

2003—2004年，我國局部地區(qū)牛場曾經(jīng)（有牛頭）感染過**病毒

6.標點不準確 ◆斷句不準確

考慮到殺鼠劑在城鎮(zhèn)和農(nóng)村都有大量的消費要求，其經(jīng)營單位的布局、數(shù)量和設施條件等與其他危險化學品經(jīng)營單位有很大差 別。為確保按時完成核準工作……

雖然該法規(guī)定單位和個人使用海域應當按照國務院規(guī)定繳納海域使用金。但考慮到……的特殊性……

◆濫用標點符號

要嚴格按照我部“關于做好農(nóng)業(yè)防汛抗旱等減災工作的通知”要求……

通過明查暗訪的方式，專訪了22個縣、119個村、1021個農(nóng)戶。

要努力，努力，再努力。要認真，認真，再認真。

要鍛煉文字基本功，把文字基礎打好。

——全國政協(xié)副主席、原農(nóng)業(yè)部部長杜青林

“蓋房子理論”

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“五多原則”

多學習、多思考、多積累、多練習、多總結