第一篇：正確標引公文主題詞

如何正確標引公文主題詞

李步其

浙江警官職業(yè)學院 浙江杭州310018

摘要：目前公文處理中大量存在主題詞標引不規(guī)范的現(xiàn)象。正確標注公文主題詞已成為公文處理過程中的一個難點。本文就公文主題詞的涵義、主題詞表的體系結構、標引方法、標引程序及標引主題詞應注意的幾個問題提出粗淺的看法。

關鍵詞：公文寫作主題詞標引

為適應辦公現(xiàn)代化的要求,便于計算機檢索和公文管理的科學化程度,提高辦公效率,《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號文件）中明確規(guī)定：?公文應當標引主題詞。上行文按照上級機關的要求標引主題詞。?同時，《中華人民共和國國家標準國家行政機關行政公文格式》（GB/T9704-1999），進一步明確了制作公文主題詞標識的要求。因此，主題詞也就成為各級行政機關公文中的重要組成部分，其標引越來越受到文秘人員的重視。但是，從各級行政機關公文主題詞標引的現(xiàn)狀來看，普遍存在著標引質(zhì)量不高的問題，存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象，諸如主題詞缺標、錯標、漏標、超標、粗標、組配不當、層次混亂、生造亂造主題詞等。鑒于此，筆者擬就主題詞的涵義、主題詞表的體系結構、主題詞標引的方法、程序以及標引中應注意的幾個問題提出一些粗淺的看法。

一、公文主題詞的涵義

所謂公文主題詞，?是一些以概念為基礎的、規(guī)范化的、具有組配性能的、能體現(xiàn)公文主題特征及其歸屬類別，并為計算機所識別的名詞或名詞性詞組?①，是公文版記部分的構成要素之一。主題詞既要體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容，使每一個公文都能區(qū)別開來，又要指明其歸屬類別，便于立卷歸檔。標引主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。

二、公文主題詞表的體系結構

目前各級行政機關使用的主題詞表共由15類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有 1

2類298個主題詞。詞表分為三個層次。第一層次是對主題詞區(qū)域的分類，如?綜合經(jīng)濟?、?財政、金融?類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，主要是以政府各部門職責范圍內(nèi)的工作內(nèi)容劃分，其特點是內(nèi)涵大、覆蓋面廣，具有確定性，如?工交、能源、郵電?類中的?工業(yè)?、?交通?、?能源?和?郵電?等。第三層是類屬詞，是反映公文具體內(nèi)容的詞，如?體制?、?職能?、?編制?等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。

三、公文主題詞標引的方法

1、一份文件一般標三五個主題詞為宜，除類別詞外，最多不超過五個。

2、主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫。詞目之間不加頓號，而是空一字。

3、標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。如《國務院關于加強水土保持工作的通知》，先標類別詞?農(nóng)業(yè)?，再標類屬詞?水土保持?，最后標上文種?通知?。

4、一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。如《關于要求落實杭州鋼鐵廠二號焦爐精洗煤貨源及鐵路運輸列入國家計劃的函》，先標反映第一個主題內(nèi)容的類別詞?能源?，再標類屬詞?煤炭?；然后標反映第二個主題內(nèi)容的類別詞?交通?，再標類屬詞?運輸?，最后標?函?。

5、根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。也就是說，不同類別的主題詞可互相借用標引。如《國務院關于加強農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價格管理以及對其主要品種實行最高限價的通知》，主題詞標為：?農(nóng)業(yè)物資物價管理通知。?類別詞?農(nóng)業(yè)?屬于04A，而其后的三個類屬詞依次屬于06A、01B、01B。

6、當詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引，也就是說，類屬詞的選擇不受類別區(qū)域的限制。確定一個類別詞后，如還需要其他類別詞來反映公文內(nèi)容，其他類別詞可充當類屬詞使用，需要注意的是在該詞的后面加?△?以便區(qū)別。如《關于要求解決寧波北侖港區(qū)口岸查驗單位機構設置、人員編制和辦公生活設施的請示》，可標?交通機構△編制設施請示?。

四、公文主題詞標引的程序

公文主題詞的標引要求較高，難度較大，在標引過程中，不僅要掌握正確的標引方法，而且要遵循正確的標引程序，才能提高主題詞標引的質(zhì)量與水平。一般說來，公文主題詞標引的程序大致如下：

1、閱讀公文，提煉主題概念。主題詞是公文主旨的體現(xiàn)和表達，它和公文的關系是反映與被反映的關系。要使主題詞準確地體現(xiàn)和表達公文的主旨，標引者一定要認真閱讀公文，了解主要內(nèi)容，吃透基本精神，準確提煉主旨，并在此基礎上提煉公文的主題概念。?提煉主題概念是將文獻主題中有機結合的概念或概念組合加以提取，并用精煉的自然語言表達的過程。?②提煉主題概念要對公文主旨進行剖析，分析出組成主題的主要成分和次要成分。遵循主要成分為主、次要成分為輔的原則，按正確的概念邏輯關系，抽取那些最重要的、專指性最強的主題概念，并用科學精煉的語言加以表達，以利于主題概念的轉換。

2、查表選詞，轉換主題概念。查閱主題詞表或范疇表、附表，將主題概念轉換為本表中的主題詞。轉換主題概念，就是將表達公文主題概念的自然語言轉換成規(guī)范化的主題詞語言的過程。如果詞表中的主題詞與公文主題概念字面或涵義一致時，就可直接進行標引；如果選定的主題概念在詞表中沒有相應的主題詞，就可以通過概念組配或概念相交組配的方法來解決。如《關于經(jīng)濟技術協(xié)作的辦法》，主題概念為?經(jīng)濟技術協(xié)作?，它在詞表中無相應的主題詞，但有?經(jīng)濟?、?技術?、?協(xié)作?這些相關的主題詞，因而可將?經(jīng)濟技術協(xié)作?分解為?技術協(xié)作?、?經(jīng)濟協(xié)作?兩個概念成分，其中?技術協(xié)作?這個概念可通過?技術?與?協(xié)作?這兩個主題詞去組配，而?經(jīng)濟協(xié)作?這個概念可通過?經(jīng)濟?與?協(xié)作?這兩個主題詞去組配。當組配標引仍無法達到要求時，可選定最直接的上位主題詞來標引。如將?掃盲?主題概念用主題詞?教育?標引。如上位主題詞仍不合用時，可臨時選擇一個適當?shù)淖杂稍~來標引?？傊?，選定的詞要直接地、客觀地反映出公文所論述的主旨，并根據(jù)公文所表述的主題內(nèi)容依次標引，同時要注意體現(xiàn)公文的思想性。

3、著錄標引，審核校驗。主題概念轉換后，要將轉換的主題詞按照規(guī)定的形式標引于公文主題詞標識區(qū)域內(nèi)。?主題詞的用詞不考慮語法上的結構，不考慮詞與詞之間的搭配連接，僅將各個詞依次羅

列出來。?③為保證標引質(zhì)量，在結束主題詞標引之前，要進一步審核主題概念提煉是否準確、全面，主題概念的轉換是否符合標引規(guī)則和組配規(guī)則，同類型公文所選用的主題詞是否一致，著錄標引有無遺漏等，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時加以補救。要建立崗位責任制，實行目標管理，把標引質(zhì)量作為考核的主要內(nèi)容，以充分調(diào)動文秘人員的工作積極性。

五、公文主題詞標引應注意的幾個問題

1、公文主題詞與標題不能等同。二者都用極精煉的語言概括公文的主旨，但二者的作用不相同：公文標題是為了便于讀者概括地了解公文的性質(zhì)和要求，便于根據(jù)公文所反映的問題進行公文處理（如登記、分送、閱讀、批辦等）；主題詞不僅要能準確反映公文的主題，更重要的是根據(jù)公文的類別、內(nèi)容和表現(xiàn)形式為檢索查詢提供方便。?公文標題一般寫成以文種為中心詞、以發(fā)文機關和事由作為限制詞的偏正詞組的形式，重在以內(nèi)容反映問題，以文種標明性質(zhì)，充分發(fā)揮公文的現(xiàn)實效用；主題詞則先要依內(nèi)容區(qū)分類別，以文種來反映文件形式，以便于日后查找利用，重在發(fā)揮公文的歷史效用。?④有些公文撰制者對主題詞停留在表面理解，把主題詞和標題簡單等同起來，往往認為主題詞就是對文件標題主要詞素的簡單切分和照搬引用。這種只看標題不看內(nèi)容的做法是非常片面的，不可能準確的掌握公文的基本觀點和基本思想，無法正確地提煉出公文的主旨。

2、注意主題詞排列的順序。前面提及，主題詞的排列應按照從類別詞到類屬詞、從內(nèi)容到形式的順序排列，換句話說，也就是按范圍、內(nèi)容、文種的次序排列。如《關于煤炭價格調(diào)整的通知》，主題詞可標為：?能源煤炭價格調(diào)整通知。?這里需要注意的是，對反映文種以外的主題詞，則應按其涵義由大到小進行排列。如果揭示文件主題的主題詞能夠井然有序地排列出來，就會使人一看就明白文件的主要內(nèi)容和中心思想，而如果雜亂無章地隨意處置，就使人難以看懂，也不利于電子計算機的存儲和檢索。

3、正確進行概念組配。行政機關豐富的職能活動僅靠上千條正式主題詞來涵蓋是不大可能的，這就導致了公文主題概念找不到相對應的專指主題詞。因而，可考慮利用詞表中最直接相關的兩個或兩個以上的主題詞組配成新的主題詞進行標引。尤其要注意的是不能越級組配，在滿足專指性規(guī)則的條件下，優(yōu)先考慮交叉組配，然后再考慮

非交叉組配。如《關于加強黃河水利工程管理的通知》中的?黃河水利工程?，如組配標引為?黃河水利?、?工程?就不能準確地表達主題概念，應用?黃河水利?、?水利工程?才對。為保證主題詞的專指度，必須選用與公文主題關系最密切、最相近的詞進行組配，不能采用太泛指的主題詞組配。

4、標引用詞要規(guī)范。在公文處理過程中，不少文秘人員缺乏主題詞標引方面的知識，沒有認真研讀過《國務院公文主題詞表》，往往只靠自己的理解，摻雜個人的觀點，隨意用自然語言（非正式主題詞）標引代替主題詞，用詞不規(guī)范或自覺不自覺受方言口語的影響。如《浙江省教育廳廳高等學校精品課程申報評審辦法的通知》（浙教高教[2003]186號），其主題詞標為：?高等教育精品課程申報辦法通知。?其中，類別詞?高等教育?和類屬詞?精品課程?、?申報?便不夠規(guī)范。更有甚者，一些基層文秘人員常常撇開《國務院公文主題詞表》而自行生造亂造?主題詞?，如《浙江省教育廳關于印發(fā)浙江省教育系統(tǒng)預防與控制傳染性非典型肺炎應急預案的通知》（浙教體[2003]222號）將?防控?當作主題詞，《浙江省教育廳關于調(diào)整非典型肺炎防治工作領導小組成員的通知》（浙教體[2003]221號）將?非常設機構?作為主題詞等，這就難免形成各行其是，標準不一，質(zhì)量不一的局面，不能正確地反映出公文的內(nèi)容和主題，失去了主題詞標引的實際意義和作用。

5、適當增加部分主題詞。國務院辦公廳為了規(guī)范公文主題詞標引，特制定了《國務院公文主題詞表》，收錄國家級主題詞，上報國家的各類公文只允許使用國家級主題詞標引；省級人民政府也編制有公文主題詞，作為省政府下發(fā)文件以及省內(nèi)各機關上報各類公文的標引依據(jù)。如《浙江省人民政府公文主題詞表》中，根據(jù)浙江省實際情況，增加了109個省級主題詞，如?聯(lián)營?、?評估?、?公交?、?防臺?、?集團購賣?、?來料加工?、?職業(yè)病?等。不少文秘人員參照《國務院公文主題詞表》、地方政府公文主題詞表標引公文主題詞時，總覺得主題詞數(shù)量太少，不能滿足需要。因而，該單位可根據(jù)資料管理方面的特殊需要，在《國務院公文主題詞表》、地方政府公文主題詞表的基礎上，適當增加一些類別詞或類屬詞，以滿足本單位公文管理的需要。如《浙江省監(jiān)獄管理局公文處理暫行辦法》根據(jù)監(jiān)獄工作特點，在下行文中增加?獄政?、?教育改造?、?生活衛(wèi)生?、?創(chuàng)建工作?等

類屬詞。

6、正確標引?。ㄞD）發(fā)公文的主題詞。印發(fā)的公文，一般都是規(guī)范類或指令類文書，如規(guī)定、條例、意見、辦法等,其正文一般是闡述印發(fā)的緣由和提出一兩句指示性意見或要求，其目的是為了貫徹執(zhí)行?附件?的內(nèi)容。對印發(fā)文件的公文進行標引，要以附件內(nèi)容為主要依據(jù)，先標類別詞，再標類屬詞，只不過反映文件形式的詞由兩個文種名稱構成而已。如《關于印發(fā)〈浙江省罪犯獎懲考核辦法〉的通知》（浙司[2003]61號），其主題詞可標為：?司法監(jiān)獄罪犯考核辦法通知。?但轉發(fā)文件的通知就沒有這么簡單，這是因為被轉發(fā)的文件不是本機關的文件，或者被轉發(fā)的文件很多時候也是通知。?對于這樣的文件來說，如果簡單地按印發(fā)文件的通知那樣標引主題詞（不標出‘轉發(fā)’一詞），則很容易與本單位直接制發(fā)的關于某一事項的通知混同。?⑤.因此，標引轉發(fā)公文主題詞的時候，如果被轉發(fā)的公文屬非法規(guī)性文件，則其文種可不作為主題詞標引，但要注意將?轉發(fā)?作為主題詞標引于?通知?之前，而不應將?轉發(fā)?置于類別詞的位置。如《關于轉發(fā)〈浙江省委組織部、浙江省人事廳關于進一步完善黨政機關年度考核辦法加大考核工作力度的意見〉的通知》（浙司政[2003]16號），其主題詞可標為：?人事考核轉發(fā)通知。?

① 《公文主題詞標注問題淺析》，林永煌，《福建教育學院學報》2003年第4期，第74頁。

② 《公文的主題詞標引》，張兆春，《檔案天地》1998年第3期，第17頁。③ 《公文主題詞標注問題淺析》，林永煌，《福建教育學院學報》2002年第4期，第76頁。

④ 《公文主題詞不等于標題要素的簡單疊加》，劉西成，《秘書之友》1997年第2期。

⑤《主題詞標注技巧初探》，張學嵐，《鐵道部鄭州公安管理干部學院學報》，2001年第2期，第59頁。

第二篇：公文主題詞標引

主題詞標引

主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。

主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動態(tài)詞典?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。

公文應當按照主題詞表規(guī)定的標識規(guī)則和詞目標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

一、標引規(guī)則

1.要直接、準確、客觀地反映公文論述的主題。

2.選用的詞，一般應是《公文主題詞表》中的正式主題詞，其書寫形式應與詞表中的詞形一致。

3.選詞時，應首先選用切合公文主題概念的、專指性較強的主題詞。

4.當沒有專指性較強的主題詞時，應選用與主題詞概念關系較密切的正式主題詞進行組配標引。組配標引應遵循下列原則：應優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關系；當詞表中沒有合適的主題詞進行概念組配時，可進行字面組配；組配結果應概念清楚、準確。

5.若詞表中無合適主題詞進行組配標引時，應選用直接上位主題詞標引。

6.若仍無合適的直接上位主題詞進行標引時，方可選用主題詞表以外的適當詞(稱自由詞)進行標引。自由詞標引應遵循下列原則：選用的自由詞應符合主題詞表的選詞原則；標引時，應在自由詞后加“△”標記，同時標引出相應的上位主題詞；選用人物、年代、組織機構、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標引時，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯數(shù)字，組織機構、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡稱，不加“△”標記。

7.主題詞的標引數(shù)量。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應在十個以內(nèi)。

8.主題詞的排列次序。一般次序為：反映公文內(nèi)容的主題在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容主題詞在后；在多主題公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。

標引的地區(qū)名稱、組織機構名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞、文種之前。若地區(qū)名稱、組織機構名稱、年代和人物名稱等同時出現(xiàn)在同一公文中，則按地區(qū)名稱、組織機構名稱、年代和人物名稱的順序排列。公文的文種置于最末位。在轉(印)發(fā)類型的公文中，被轉(印)發(fā)的公文文種不可作為主題詞標引；但如果被轉(印)發(fā)的公文屬于企業(yè)內(nèi)法規(guī)，其名稱(準則、條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、細則等)應作為主題詞標引。

二、標引程序

1.主題分析。主題分析的目的，在于確定公文的主題，據(jù)此準確地提煉出主題概念。它是通過審讀公文、分析公文的主題類型、結構和確定公文主題標引方式來進行的。審讀公文。主要是通過審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標題、摘要或按語、關鍵性句子、結論性意見，來了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題(即中心思想)，并用精練的一句話或幾句話表述出來。

分析公文的主題類型。公文的主題類型分為單主題和多主題。單主題是指一件公文只有一個主題。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個或兩個以上的主題。領導講話、會議紀要、工作總結等公文大多為多主題公文。

分析公文的主題結構。即分析公文主題的主要成分和次要成分及其相互關系。主要成分是公文主題中最核心、最關鍵的部分，次要成分是對公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時間、空間、所屬文件類型等。

確定公文主題標引方式。公文主題標引方式有概括標引、重點標引和全面標引。不同的標引方式?jīng)Q定公文主題標引的不同深度。標引人員可根據(jù)公文的特點和工作需要，確定公文主題詞的標引方式。

2.主題概念轉換。主題概念轉換也叫查表選詞。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題詞標引規(guī)則，將主題概念一個一個地轉換成《公文主題詞表》中的正式主題詞。主題概念的轉換分為直接轉換和間接轉換。直接轉換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中找到相應的主題詞；間接轉換是指在《公文主題詞表》中沒有與主題概念直接相對應的主題詞，須進行組配標引，或上位詞標引、自由詞標引。

3.主題標引結果審核。這是減少標引誤差，提高標引質(zhì)量的一個措施。審核的主要任務：一看公文主題概念的提煉是否全面、準確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題詞標引規(guī)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致。

三、主題詞標引實例

1．《中共中央國務院關于中央黨政機關干部教育工作的決定》

主題概念：干部教育工作黨政機關 決定

主 題 詞：干部教育 黨政機關決定

說 明：①單主題公文；概括標引。

②直接轉換?！案刹拷逃ぷ鳌薄ⅰ包h政機關”、“決定”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部教育”、“黨政機關”和“決定”。

③主題詞按反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式(文種)的主題詞在后的次序排列。

2．《江澤民同志在中央計劃生育和環(huán)境保護工作座談會上的講話》(1997年3月8日)主題概念：計劃生育工作環(huán)境保護工作 座談會 江澤民講話 1997年

主 題 詞：計劃生育工作環(huán)境保護工作 座談會 1997年 江澤民 講話

說 明：①多主題公文；概括標引。

②直接轉換。“計劃生育工作”、“環(huán)境保護工作”、“座談會”、“講話”分別直接轉換為《公文主題詞表中的正式主題詞“計劃生育工作”、“環(huán)境保護工作”、“座談會”和“講話”。③人物名稱和年代作為自由詞標引，不加“△”標記。

3．《中共中央辦公廳 國務院辦公廳關于做好1998年元旦、春節(jié)期間有關工作的通知》主題概念：元旦、春節(jié)工作關心群眾生活 精簡會議 制止鋪張浪費

雙擁工作 1998年 通知

主 題 詞：元旦 春節(jié) 工作安排關心群眾生活 精簡會議 制止

鋪張浪費 雙擁工作 1998年 通知

說 明：①多主題公文；重點標引。

②直接轉換?！霸?、春節(jié)工作”、“關心群眾生活”、“精簡會議”、“雙擁工作”、“通知”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“元旦”、“春節(jié)”、“工作安排”、“關心群眾生活”、“精簡會議”、“雙擁工作”和“通知”。

③間接轉換?！爸浦逛亸埨速M”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“制止”和“鋪張浪費”?！爸浦埂焙汀颁亸埨速M”為概念限定組配。

④年代作為自由詞標引，不加“△”標記。

4．《中共中央國務院關于治理向企業(yè)亂收費、亂罰款和各種攤派等問題的決定》主題概念：治理亂收費、亂罰款和各種攤派減輕企業(yè)負擔 決定

主 題 詞：治理 三亂減輕企業(yè)負擔 決定

說 明：①單主題公文；概括標引。

②直接轉換。“減輕企業(yè)負擔”、“決定”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“減輕企業(yè)負擔”和“決定”。

③間接轉換?！爸卫韥y收費、亂罰款和各種攤派”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“治理”和“三亂”。“治理”和“三亂”為概念限定組配。

5．《中共中央印發(fā)<關于縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會的若干規(guī)定>的通知》

主題概念：民主生活會 黨和國家機關黨員領導干部 規(guī)定 通知

主 題 詞：民主生活會黨政機關 黨員 領導干部 規(guī)定 通知

說 明：①單主題公文；概括標引。

②直接轉換?！懊裰魃顣?、“黨和國家杭關”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“民主生活會”和“黨政機關”。

③間接轉換?！包h員領導干部”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“黨員”和“領導干部”?！包h員”和“領導干部”為概念交叉組配。

④該《通知》印發(fā)的公文為黨內(nèi)法規(guī)，按照公文主題標引細則的要求，“規(guī)定”和“通知”均作為正式主題詞直接標引。

6．《全國農(nóng)村工作會議紀要》(中共中央1982年1月1日批轉)

主題概念：農(nóng)村工作會議農(nóng)業(yè)生產(chǎn)責任制農(nóng)村商品流通 農(nóng)村科學技術

提高經(jīng)濟效益 農(nóng)村基層組織建設會議紀要 1982年

主 題 詞：農(nóng)村工作會議農(nóng)業(yè)生產(chǎn) 責任制 商品流通 農(nóng)業(yè)科技

經(jīng)濟效益 基層組織建設1982年 會議紀要

說 明：①單主題公文；全面標引。

②直接轉換。“農(nóng)村工作會議”、“農(nóng)村商品流通”“農(nóng)業(yè)科學技術”、“提高經(jīng)濟效益”、“農(nóng)村基層組鄉(xiāng)建設”、“會議紀要”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“農(nóng)村工作會議”、“商品流通”、“農(nóng)業(yè)科技”、“經(jīng)濟效益”、“基層組織建設”和“會議紀要”。

③間接轉換?！稗r(nóng)業(yè)生產(chǎn)責任制”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”和“責任制”?！稗r(nóng)業(yè)生產(chǎn)”和“責任制”為概念限定組配。

④年代作為自由詞標引，不加“△”標記。

⑤主題詞按反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映分述內(nèi)容的主題詞在后，并依各級所反映主題出現(xiàn)的先后次序排列。

7．《鄧小平同志在省、市、自治區(qū)黨委書記座談會上的講話》(1981年7月2日)主題概念：選拔中青年干部座談會 1981年 鄧小平講話

主 題 詞：干部選拔 中青年干部座談會 1981年 鄧小平講話

說 明：①單主題公文；全面標引。

②直接轉換?！白剷?、“講話”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“座談會”和“講話”。

③間接轉換。“選拔中青年干部”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部選拔”和“中青年干部”。“干部選拔”和“中青年干部”為概念限定組配。

④任務名稱和年代作為自由詞標引，不加“△”標記。

⑤主題標引要反映公文主題——選拔中青年干部，不能簡單地將標題分解。

8．《中共中央 國務院關于轉發(fā)(中央宣傳部、司法部關于在公民中開展法制宣傳教育的第三個五年規(guī)劃)的通知》

主題概念：開展法制宣傳教育的第三個五年規(guī)劃通知

主 題 詞：普法規(guī)劃 通知

說 明：①單主題公文；概括標引。

②間接轉換。鑒于《公文主題詞表》中沒有與“開展法制宣傳教育的第三個五年規(guī)劃”直接對應的專指性正式主題詞，而上位詞“普法規(guī)劃”比“法制宣傳”和“規(guī)劃”的組配更能準確、全面地反映主題概念，因此選用上位詞標引。

③文種“通知”為正式主題詞，直接標引。

9．《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于轉發(fā)(中央宣傳部、國家教委、民政部、文化部、國家文物局、共青團中央關于加強革命文物工作的意見)的通如》

主題概念：革命文物工作通知

主 題 詞：文物工作 通知

說 明：①單主題公文；概念標引。

②間接轉換?！案锩奈锕ぷ鳌庇蒙衔辉~“文物工作”進行標引。

③按照公文主題詞標引細則的要求，該《通知》轉發(fā)的公文文種“意見”不標引；“通知”可直接標引。

10．《中共中央關于堅持“少宣傳個人”幾個問題的指示》

主題概念：少宣傳個人 紀念設施建設

個人文集、傳記的出版 治喪活動指示

主 題 詞：宣傳方針 少宣傳個人△ 紀念設施 文集

傳記出版發(fā)行 治喪活動 指示

說 明：①單主題公文；重點標引。

②直接轉換?！凹o念設施建設”、“治喪活動”、“指示”分別直接轉換為《公文主題詞表》中正式主題詞“紀念設施”、“治喪活動”和“指示”。

③間接轉換?！皞€人文集、傳記的出版”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“文集”、“傳記”和“出版發(fā)行”?！拔募薄ⅰ皞饔洝焙汀俺霭姘l(fā)行”為概念限定組配。鑒于“少宣傳個人”是黨的一項重要宣傳方針，因此作為自由詞標引，并在詞后加“△”標記，同時標出其上位詞“宣傳方針”。

④鑒于該方針對當時宣傳工作中存在的一些問題，重點對領導人紀念設施的建設和文集、傳記的編輯出版及治喪活動的安排等問題作了明確規(guī)定，其精神具有長期的指導作用，從利用角度考慮，采用重點標引的方式。

第三篇：公文主題詞標引基礎知識

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言。(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。。正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。。(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動態(tài)詞典。。(三)《公文主題詞表》?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。。(四)檢索語言。檢索語言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據(jù)，也叫標引語言。。檢索語言又分為分類語言和主題語言。。分類語言的概念。是指以阿拉伯數(shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關系表達復雜概念的一類檢索語言。。主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據(jù)，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關系作為構詞法的一類檢索語言。。

二、為什么要標引公文主題詞。(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。。主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。。(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統(tǒng)的前提條件。。辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。。辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關主題的文件。。(三)標引主題詞是實現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎。。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。。(四)對提高秘書工作人員業(yè)務素質(zhì)有重要作用。。

三、《公文主題詞表》的體系結構?！豆闹黝}詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。。范疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關系四部分組成，個別詞還有注釋。。。①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。。②款目詞?？钅吭~單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。。③范疇號。范疇號即每個款目詞所屬的分類范疇編號。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過范疇號可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關主題詞。。④參照關系。參照關系有等同關系、屬分關系和相關關系三種。。等同關系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關系，也叫用代關系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞。屬分關系指概念上具有隸屬關系的主題詞之間的關系。不同隸屬關系主題詞分別用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示?！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。。相關關系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關系，用C表示。。

3、附表。附表有三個，內(nèi)容為：組織機構名稱表；中國地區(qū)名稱表；世界各國和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。。

四、怎樣標引公文主題詞。(一)公文主題分析。。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。。

2、分析主題類型，確定主題概念。。主題類型分為單主題和多主題兩種。。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。。

3、分析主題結構，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。。

第四篇：公文主題詞標引基礎知識

公文主題詞標引基礎知識

2007年01月23日 星期二 15:59

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言

(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。

主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。

正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。

(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動態(tài)詞典。(三)《公文主題詞表》?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。

(四)檢索語言。檢索語言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據(jù)，也叫標引語言。

檢索語言又分為分類語言和主題語言。

分類語言的概念。是指以阿拉伯數(shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關系表達復雜概念的一類檢索語言。

主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據(jù)，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關系作為構詞法的一類檢索語言。

二、為什么要標引公文主題詞

(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。

信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。

主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統(tǒng)的前提條件。

辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。

辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關主題的文件。(三)標引主題詞是實現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎。

檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。

辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。

(四)對提高秘書工作人員業(yè)務素質(zhì)有重要作用。

三、《公文主題詞表》的體系結構

《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。

范疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關系四部分組成，個別詞還有注釋。

例如，第121頁：

財政政策

款目詞漢語拼音→cai zheng zheng ce

①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。

②款目詞?？钅吭~單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。

③范疇號。范疇號即每個款目詞所屬的分類范疇編號。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過范疇號可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關主題詞。

④參照關系。參照關系有等同關系、屬分關系和相關關系三種。

等同關系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關系，也叫用代關系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞； 屬分關系指概念上具有隸屬關系的主題詞之間的關系。不同隸屬關系主題詞分別用 “F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示?！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。

相關關系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關系，用C表示。

3、附表。附表有三個，內(nèi)容為：組織機構名稱表；中國地區(qū)名稱表；世界各國和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

四、怎樣標引公文主題詞(一)公文主題分析。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。

2、分析主題類型，確定主題概念。

主題類型分為單主題和多主題兩種。

單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。

3、分析主題結構，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。

主體因素是指公文論述的主題中的關鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個主體因素；通用因素是構成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態(tài)和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨立檢索價值，不宜單獨使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機構名稱； 時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內(nèi)。時間因素包括年代、時代、朝代、期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。

(二)查表選詞，轉換主題概念。

通過查找主題詞表進行主題概念轉換時，必須采用詞表上規(guī)范化的主題詞。轉換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉換。二是間接轉換。(三)主題詞組配標引。組配，就是用兩個或兩個以上主題詞構成邏輯關系組合以表達一個專指概念的一種方式。它以詞間語法關系和邏輯關系為基礎，只有相容關系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關系。組配標引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關系，兩個概念的外延有一部分重合。

限定組配是以概念的限定為基礎，由屬概念過渡到種概念的組配。(四)直接上位詞標引和靠詞標引。

上位詞標引要求兩個概念之間具有屬分關系?？吭~標引要求兩個概念必須是同一范疇、同一屬性。無論是直接上位詞標引或是靠詞標引，都不能越級標引。(五)自由詞標引。

自由詞標引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標識。

自由詞標引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標引或上位詞標引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術語等；三是人物、時間和年代稱號；四是地區(qū)、組織機構名稱。

自由詞標引應遵守的規(guī)則：一是應認真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標引。二是可選用其他詞表以及權威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。四是應盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標出自由詞的同時相應標出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標上“△”符號，并適時將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機構名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標引時，不作“△”標記。

五、標引工作中一些具體問題(一)主題詞的排列。

反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。

在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。作為自由詞標引的地名(組織機構名)、時間、人名等，應置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機構名)、時間、人名的順序排列。(二)文種的標引。

文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。在轉(印)發(fā)類型通知中，被轉(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標引。但如果被轉(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應作為主題詞標引。(三)標點符號的標引。

公文主題詞一般不應出現(xiàn)標點符號。

在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應予保留。因為這些標點符號有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。

自由詞標引時一般不要帶標點符號。

1876年克特提出標題法的基本原則后直至上個世紀四十年代末，標題法一直在主題法系統(tǒng)中占有主導地位。單元詞法是在改進敘詞法的基礎之上發(fā)展起來的，1951年美國的陶布和古爾等人正式提出了單元詞組配索引法。1947年美國的穆爾斯提出了敘詞法的概念，1960年美國國防部軍事技術情報局編制了第一部正式的敘詞表《ASTIA敘詞表》,至此，敘詞表得到了廣泛運用。

1964年我國國防科委情報所采用《NASA敘詞表》建立外文文獻主題目錄。1964年原第三機械工業(yè)部628所編制了《航空科技資料主題表》，是一部先組式標題表。1971年該表出版了第二版，改為敘詞表，這是我國第一部敘詞表。1978年國防科委情報所編輯出版了《國防科學技術主題詞典》，這是我國第一部英文敘詞表。

主題詞在我國黨政機關中的應用最早可以追溯到1985年。90年代初出版發(fā)行了最初的公文主題詞表。

1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規(guī)定：凡報送中辦、國辦的正式文件，均需標注主題詞。

1997年12月和1998年8月，國辦（國務院辦公廳秘書局）和中辦（中共中央辦公廳）先后修訂了各自的《公文主題詞表》，通常說的是國辦98版主題詞表。隨后中央部分部門、部分地方政府根據(jù)地方實際，在此基礎上制定了部門、地方的公文主題詞表。（文秘培訓以國辦文件為準，主題詞表是和國辦的《國家行政機關公文處理辦法》配套的）。

隨著無紙辦公的普及，2002年國家研制了《電子政務主題詞表》（軟件，應用于大型辦公系統(tǒng)）。2002年8月，“國家電子政務主題詞表編制組”在“電子政務標準化總體組”的指導下，在中辦、國辦公文主題詞表基礎上，吸收各大部委專業(yè)主題詞表的優(yōu)點，組織力量重新編制了《電子政務主題詞表編制規(guī)則》（征求意見稿）及《電子政務主題詞表》（征求意見稿），并將作為首批啟動的中國電子政務的六大基礎標準之一。

參考：

綜合電子政務主題詞表：試用本（字順表）2005年 科學技術文獻出版社 作者：趙新力主編；《電子政務主題詞表》編制與應用系

1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規(guī)定：凡報送中辦、國辦的正式文件，均需標注主題詞。

1997年12月和1998年8月，國辦（國務院辦公廳秘書局）和中辦（中共中央辦公廳）先后修訂了各自的《公文主題詞表》，通常說的是國辦98版主題詞表。隨后中央部分部門、部分地方政府根據(jù)地方實際，在此基礎上制定了部門、地方的公文主題詞表。

（中辦、國辦的主題詞表大致差不多。文秘培訓以國辦文件為準

如何做好公文處理中的主題詞標引 2007年01月23日 星期二 16:11 公文的主題詞是適應機關辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標題選取轉換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標引主要依據(jù)是由國務院辦公廳秘書局制定的《國務院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會公文處理的主題詞標引，使用《黃河水利委員會公文主題詞表》。

一、主題詞標引程序“三步”走

第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進行主題分析。

其次分析主題。首先看一篇公文標題是單一型的主題還是多個主題，單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。

分析主題重點是主題結構分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關系?！饵S河水利委員會公文主題詞表》將主題結構次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。

第二步：提煉、轉換主題概念。

經(jīng)過分析主題類型和主題結構后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規(guī)范、科學地轉換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近?？梢杂闷匆?、也可用部首來查。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復雜的主題概念時，從復合主題的某一詞素入手，克服復雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。

第三步：標引記錄，審核校驗。主題詞成功轉換后，根據(jù)《國家機關公文格式》規(guī)定，將主題詞標注在公文末頁下部抄送欄目左上側。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。

在結束主題詞標引之前，必須對標引結果進行審核。審核的主要內(nèi)容有：（1）主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項；（2）主題詞的轉換是否符合標強規(guī)則和組配規(guī)則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正補救。

二、主題詞標引“三要”

一要準，即主題詞的標引對公文的內(nèi)容揭示要準確，包括兩個方面的內(nèi)容：（1）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準確；（2）對分析出來的主題概念轉換成主題詞準確。二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標。黃委系統(tǒng)公文主題詞最大標引深度不超過7個。三要專，即標引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個重要因素。

三、主題詞標引“三不”

一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時，往往都是從標題中抽取幾個關鍵詞進行標引，根本沒有使用主題詞表轉換，致使標引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標題，從前向后依次標引。

三是不能字面組配。主題詞標引時經(jīng)常遇到待標的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關系的子概念，或者是有限定關系的子概念，切忌避免字面拆分。主題詞標引是一項基礎性工作，也是技術性很強的工作。做好這項工作，不僅需要從業(yè)人員熟悉使用的標引工具，熟練掌握標引規(guī)則和方法，而且還要掌握相應的專業(yè)知識，更需要從業(yè)人員嚴謹、認真、踏實的作風。限于篇幅，不再一一贅述。

第五篇：如何標引公文主題詞

主題詞是指能表達文件基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術語。制定統(tǒng)一的詞匯和規(guī)則，是為了方便標引文件主題詞和利用主題詞檢索文件。

一、主題詞的選詞原則

主題詞的選詞是編制主題詞表的基礎；主題詞以名詞為主，概念必須清楚、確切，具有實際檢索意義。形容詞、數(shù)詞、量詞一般不選作主題詞，動詞和虛詞不能作為主題詞。編寫省公安廳公文主題詞的原則是：

1，著重選用公安工作范圍內(nèi)的基本名詞術語。

2．選用各項業(yè)務工作中經(jīng)常出現(xiàn)的具有檢索意義和使用頻率較多的名詞術語。

3．在過去文件中經(jīng)常出現(xiàn)的，但現(xiàn)在不常用的名詞術語不選用。

二、主題詞標引規(guī)則

1、主題詞要能夠直接地、客觀地反映文件的主題。如“公共娛樂場所消防安全管理”這一中心意思，主題詞可標引為消防安全管理　公共娛樂場所

2、主題詞標引一般應按照《公安主題詞表》中的詞標引，如果主題詞表中確實沒有專指的詞來標引時，按照主題詞的選詞原則，可自由選用適當?shù)脑~來標引，但第一個主題詞必須選用主題詞表中的詞。如：《關于大中城市公安局普遍建立110報警服務臺的通知》主題詞：“治安　報警服務臺”其中的報警服務臺為自由標引。

3、一個文件涉及幾個業(yè)務部門，主題詞的標引以主辦部門為主。如省廳一處起草的《關于臺胞來大陸探親旅游幾個問題的通知》，主題詞：“政?！〕鋈刖彻芾怼≈伟病∨_灣同胞”。

4、一個業(yè)務部門的文件涉及本部門的幾項業(yè)務工作，主題詞應按文件內(nèi)容的主次排列。

5、人名、地名和組織機構的名稱一律自由標引。人名標用全稱。省(含自治區(qū)、直轄市)、市、縣只標引名稱，如：廣東、深圳、增城，不寫“省”、“市”、“縣”字樣。機構名稱標引標準簡稱。

三、主題詞的應用范圍

凡是以省公安廳或省廳辦公室名義行文的公文，除明傳電報、密碼電報外，都必須標引主題詞。由本廳主辦與其他廳局聯(lián)合發(fā)出的公文也必須標引主題詞。

四、主題詞標引程序和其他注意事項

1、公文主題詞由文件擬稿人在起草文件時標引，并把這項工作列為辦文的必要程序之一，要求根據(jù)文件的基本內(nèi)容，直接地、全面地、客觀地揭示出文件的主題概念，切忌只按文件的標題進行標引。各業(yè)務部門的負責人在審核文件時必須同時審核主題詞。

2、主題詞標引在文件、函件末尾、抄送單位之上，兩個主題詞之間空一格。

3、一個文件的主題詞一般可以有2個至4個主題詞，最多不得超過7個。

4．有些詞是幾個部門共用的，如：“敵情”、“社情，“涉外案件”、“警容風紀”、“裝備”等，只編在一個部門里，其他部門在標引時，均可參照使用。