第一篇：會計檔案管理流程

會計檔案的概念

是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。

會計檔案的特點

1、形成范圍的普遍性

2、會計核算材料之間的連續(xù)性

3、類別的穩(wěn)定性

4、外在形式的多樣性

會計檔案與文書檔案的區(qū)別

1.產生的領域不同

2.文件形式不同

3.立卷的方式不同

4.歸檔時間不同 會計檔案與會計資料的區(qū)別

會計檔案是各單位在會計核算活動中直接形成的，有保存價值的歷史記錄。

會計資料是各單位為學習貫徹方針政策，提高業(yè)務水平的需要收集或購買的各種公開或內部的會計出版物以及復制品。會計檔案工作的內容

主要有會計檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、移交等方面工作。會計檔案工作體制

《會計檔案管理辦法》第三條規(guī)定：“各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查?！?會計檔案管理制度

1、《會計法》1985年制定，1999年10月修訂。

2、《會計檔案管理辦法》1984年6月制定，1998年10月修訂。

3、《會計檔案基礎工作規(guī)范》2000年10月制定。

會計檔案收集的要求

? 1集中統(tǒng)一管理2遵循會計核算材料的形成規(guī)律3收集要齊全完整準確

1、會計憑證

是記錄經濟業(yè)務、明確經濟責任，按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。分為原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

2、會計賬簿

簡稱賬簿，是由具有一定格式，相互聯(lián)系的賬頁所組成，用來序時、分類地全面記錄一個企業(yè)、單位經濟業(yè)務事項的會計簿籍，是連接會計憑證和會計報表的中間環(huán)節(jié)。

可分為總賬、明細賬、固定資產賬、其他會計賬簿等

3、財務報告

是反映一定時期的資產負債和所有者權益狀況，以及某一特定時期經營成果和現金流動情況的書面會計文件。包括資產負債表、利潤表、現金流量表、附表及會計報表附注和財務情況說明書。

編制財務報告的目的是為了向現有的和潛在的投資者、債權人、政府部門及其他機構等信息使用者提供企業(yè)的財務狀況、經營成果和現金流量信息、以有利于正確地進行經濟決策。

它可分為月度、季度、年度、財務報告；內部、外部財務報告。

4、其他核算材料

指銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交、保管、銷毀清冊。會計檔案歸檔時間

《會計檔案管理辦法》第六條第二款規(guī)定：“當年形成的會計檔案、在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。”

（三）會計檔案的歸檔要求

1、收集、整理應符合規(guī)范

2、保持原封裝

3、簽章項目要完整

4、嚴格辦理交接手續(xù)

一、整理的職責和要求

? 堅持由會計機構負責整理的制度。

?

必須遵循形成的自然規(guī)律及其固有的特點，保持相互之間的有機聯(lián)系。

二、會計檔案分類方法

1、年度分類法

2、形式分類法

3、類型分類法

4、機構分類法

5、保管期限分類法

? 會計檔案保管期限的種類

分為永久、定期兩類，其中定期保管的分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

? 永久保管期限：年度決算報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊 ? 25年保管期限：現金出納帳、銀行存款帳、稅收日記賬 ? 15年保管期限：憑證、總賬、明細賬、檔案移交清冊

? 10年保管期限：國家金庫編送的各種報表、各收入機關編送的報表

? 5年保管期限：銀行余額調節(jié)表、銀行對賬單、行政事業(yè)單位的月度、季度財務報告

? 3年保管期限：企業(yè)的月度、季度財務報告

三、組卷方法與要求

首先、應當按照會計檔案的分類方法，把會計核算材料按不同類別分開；

其次，在每一個類別的材料中區(qū)分不同的保管期限；

第三，按形成的時間順序，結合材料形成數量的多少，組成若干保管單位。會計憑證的組卷

? 憑證要按月分開組卷。每個月的憑證根據數量的多少組成一卷或數卷。不同月份的不能組合在一個案卷內。

? 1.檢查。先區(qū)分不同憑證類別，再按編號順序排列，第三，對憑證的真?zhèn)?；票據或附件的折疊、粘貼；是否有涉及外事、未了債權債務、工資名冊等進行檢查。? ２.拆除金屬物，修補破損。３.裝訂。在左上角裝訂。厚度２厘米或２００頁。? ４.包角蓋騎縫章。５.填寫憑證封面。６.裝盒。一卷一盒。會計賬簿的組卷

? 會計賬簿組卷時要按賬簿形成的特點區(qū)分會計年度，不同種類的賬簿分別組卷。

訂本賬應保持原樣，空白帳頁不能拆除，要在記錄帳頁的最后一行上下畫一條紅線，表示結束使用。在卷末備考表中要寫明使用帳頁和空白帳頁的數量。

活頁式或者卡片式的賬簿中的空白帳頁可以拆除后重新整理，編寫頁號。

活頁式賬簿裝訂時要加封面與封底，在左側裝訂，在裝訂處用封簽密封，加蓋騎縫章。封面項目填寫要規(guī)范。

訂本賬可直接裝入會計檔案盒。一般一卷裝一盒。數量少的可幾卷裝一盒。

跨年度使用的固定資產賬簿，放在使用結束的那一年立卷。財務報告的組卷

? 財務報告要按會計年度結合保管期限分別組卷。

? 會計報表組卷時要將月報、季報、年報分開組卷；要將本單位與下屬單位的報表分開組卷；要將不同年度、不同保管期限的分開組卷。? 財務報告案卷均需編寫頁碼。

? 填寫卷內目錄、備考表、案卷封面。其他會計核算材料的組卷

? 要根據內容及保管期限的不同分別立卷。? 按產生的年度組卷，一年一卷或一年數卷。? 卷內要編寫頁號，填寫卷內目錄、備考表。? 在左側采用“三孔一線”方法裝訂。? 填寫案卷封面。

四、會計檔案的排列

1、年度——形式（名稱）——保管期限

適用于大多數中小型、會計檔案數量不多的單位，或者只有一種會計類型的單位預算會計。

? 年度

形式（名稱）

保管期限

? 1999年

財務報告

永久、10年、5年、3年 ?

賬簿

25年、15年 ?

憑證

15年、10年

?

其他

永久、15年、5年 ? 2000年

財務報告

永久、10年、5年、3年 ?

賬簿

25年、15年 ?

憑證

15年、10年

?

其他

永久、15年、5年 ? ···········

············

·················

2、年度——組織機構——形式（名稱）——保管期限

適用于各級財政主管機關、總預算會計單位，或者所屬組織機構多的專業(yè)主管單位。

3、年度——會計類型——形式（名稱）——保管期限

適用于稅務機關和有特定會計類型的專業(yè)單位

五、會計檔案的編號

1、年度編號法

2、類別編號法 會計檔案檔號的構成

大類代號+分類號+目錄號+案卷順序號

六、會計檔案案卷目錄的編制

1、統(tǒng)編法

2、分類編制法

3、保管期限編制法

? 案卷題名：用以揭示會計檔案的內容和成份，每個案卷都要擬寫題名。? 單位名稱——會計年度或時間——核算材料名稱 ? 假設某一行政單位2011年已整理完成會計檔案如下：憑證24卷、總賬1本、明細分類賬1本、現金出納帳1本、銀行存款帳1本、2011年度決算報告1卷、月報表1卷、季度報表1卷、會計保管清冊1卷、移交清冊1卷 ? 請你幫他排列、編號 ? 首先要確定排列方法。

? 由于該單位每年形成的會計檔案數量少，宜采用年度——形式——保管期限分類法。? 把檔案按照4種形式分開：

? 財務報告3卷：年度決算報告、月報表、季度報表

? 賬簿4本：總賬、明細分類賬、現金出納帳、銀行存款帳、? 憑證24卷：從1月到12月的順序排好 ? 其他類的2卷：保管清冊、移交清冊 ? 每種形式里再按保管期限排列： ? 財務報告：年度決算報告（永久）、季度報表、月報表（5年）? 賬簿：現金出納帳、銀行存款帳（25年）、總賬、明細分類賬（15年）? 憑證：（１５年）

? 其他：保管清冊（永久）、移交清冊（15年）? 編號

? 財務報告：D11-

1、D11-

2、D11-3 ? 賬簿：D21-

4、D21-

5、D21-

6、D21-7 ? 憑證：D31-

8、D31-

9、············D31-31 ? 其他：D41-

32、D41-33 會計檔案的鑒定與銷毀

?

一、會計檔案的鑒定

? 會計檔案的鑒定是指判定會計檔案的真?zhèn)魏蛢r值的工作。? 真?zhèn)蔚蔫b定由會計機構在日常工作和組卷過程中進行。

? 價值的鑒定是檔案機構會同會計機構對會計檔案保管期限的判定。? 保管期限判定的任務有兩項：

? １.會計機構在組卷時根據《會計檔案保管期限表》確定案卷的保管期限； ? ２.對已滿保管期限的會計檔案進行再次審核，確定是繼續(xù)保存還是銷毀。

二、會計檔案的銷毀

1、銷毀的程序

① 提出銷毀意見、編制銷毀清冊2單位負責人簽署意見3共同派員監(jiān)銷4銷毀前清點核對，銷毀后簽章報告 ２.銷毀清冊的編制

銷毀清冊是銷毀會計檔案的依據，它由鑒定意見書、準備銷毀會計檔案的案卷目錄、銷毀會計檔案審批表組成。３.銷毀會計檔案注意事項

保管期限已滿但有未結清的債權債務等未了事項的原始憑證，不得銷毀，要單獨抽出立卷。

對處理歷史遺留問題有參考價值的原始憑證不得銷毀，要單獨抽出立卷。正在建設期間的基建會計檔案，即使已滿保管期限也不得銷毀。會計檔案的移交

一、會計檔案移交工作類型

1、單位內部會計檔案的移交

2、機構變動單位會計檔案的移交

3、建設項目形成的會計檔案的移交

4、單位會計檔案向綜合檔案館的移交 機構變動單位會計檔案的移交

?

1、單位撤銷、重組、破產的，由它的業(yè)務主管部門或者財產所有者代管或移交檔案館代管。

? 2.單位分立后原單位存續(xù)的，由存續(xù)方統(tǒng)一保管；分立后原單位解散的，經各方協(xié)商后由一方代管或移交檔案館代管。?

3、單位合并后原各單位解散，或一方存續(xù)其他方解散的，由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，由原各單位保管。

二、會計檔案移交注意事項

1、編制移交清冊

2、履行移交手續(xù) 會計檔案的保管與利用

一、會計檔案的保管

1、裝具與排放

2、庫房的管理

① 防火2防高溫高濕3防光4防塵及有害生物5防盜6防磁

二、會計檔案的利用

1、完善借閱制度

2、嚴格借閱手續(xù)

3、確保檔案安全

4、做好利用服務

第二篇：會計檔案管理操作流程

會計檔案管理操作規(guī)程

1、目的

明確會計檔案保管的責任，加強會計檔案的科學管理，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和泄密。

2、適用范圍

適用于房管局局機關及所屬二級單位的會計檔案資料，包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料的管理工作。

3、職責與權限

3.1、會計集中核算監(jiān)管中心

具體負責會計檔案的整理、歸檔、保管、交接、借閱、銷毀等事項；

3.2、財務科科長

負責會計檔案的總體組織、安排、協(xié)調等工作。3.3、單位檔案室

負責接收、保管核算中心移交的會計檔案。3.4、支持性文件

《局屬二級單位會計集中核算監(jiān)管中心會計檔案管理制度》。

4、工作流程

4.1、每月月末，由各單位財務人員將會計資料交由核算中心，核算中心將會計憑證、會計帳簿、財務報告、銀行對賬單等資料按規(guī)定歸檔。4.2、每年的會計檔案在會計終了后，可暫由核算中心保管二年，期滿后交由二級單位自行管理。二級單位要建立相關的檔案管理制度，委派專人，保管好各單位會計檔案。

4.3、會計終了后，按照歸檔要求，由專人負責將檔案編號登記，整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

4.4、核算中心建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。凡需借會計檔案人員，須經核算中心負責人或單位領導批準后，方可辦理調閱手續(xù)。

4.5、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同核算中心共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經中心主任和上級主管部門批準后，由檔案部門和核算中心、審計部門共同派人監(jiān)銷。

5、附錄

會計檔案管理流程圖。

第三篇：會計檔案管理

濟寧市泰中貿易有限責任公司

會計檔案管理制度

號碼、裝訂人簽章等。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊

全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙

張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計

賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）

款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3.會計報表。

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，終了統(tǒng)一歸檔

保管。

第五章會計檔案的歸檔保管

1.當年的會計檔案在會計終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔

案并由專人保管。

2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系

列工作。

3.機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔

案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

1.財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批準后，方可辦理調閱手續(xù)。

3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批準

需

需要復制會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批準后方可復制。

第七章各種會計檔案保管期限

1.會計憑證保管15年。

2.會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會計報表保存10年，其中決算表永久保存。

4.發(fā)貨票保管5年。

第八章會計檔案的銷毀

1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同

鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經主管經理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對

其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清

債權、債務時為止。

2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將

監(jiān)銷情況以書面形式報告有關領導。

第九章 附則

1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關規(guī)定處理。

2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

會計檔案保管期限表

序號 檔案名稱 保管期限 備注

一、會計憑證類原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年

二、會計賬簿類總賬 15 包括日記賬明細賬 1

日記賬 15年 現金和銀行存款日記賬保管25年固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年輔助賬簿 15年

三、財務報告類 包括各級主管部門匯總財務報告月、季度財務報告 3年 包括文字分析財務報告(決算)永久 包括文字分析

四、其他類會計移交清冊 15年會計檔案保管清冊 永久會計檔案銷毀清冊 永久銀行余額調節(jié)表 5年銀行對賬單 5年

第四篇：會計檔案管理

會計檔案管理

會計檔案概念

?會計檔案是國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。會計核算材料的歸檔

?會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門或會計人員將辦理完畢的會計核算材料經過整理向檔案部門或檔案人員移交的過程

會計核算材料的歸檔要求

?１、歸檔范圍。憑證、賬簿、財務報告、其他會計核算資料。

不歸檔范圍:本單位經費預算、財務收支計劃、調資定級、財務制度財務政策管理文件材料，納入文書檔案立卷，不納入會計檔案歸檔范圍。

?２、時間。第三年。

?

3、要求和手續(xù)。完整齊全、真實準確、裝訂成冊。清點核對無誤。

二、會計檔案的整理

?１、分類。原則上按——類型進行分類，分類4類。

?會計憑證類

?會計賬簿類

?會計報告類

?其他會計核算材料類（主要包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單、以及其他應當保存的會計核算專材料）

會計檔案的整理

?2.會計檔案的組卷

會計檔案的組卷，就是按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位——案卷的過程。

(1)會計憑證的組卷要求

?一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以內。

?

1、分類組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。

?

2、按憑證匯總日期歸集，確定裝訂成冊的本數。

?

3、摘除憑證內的金屬物，對大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線，以便翻閱保持數字完整。

?

4、記帳憑證有關人員的印章是否齊全。

?

5、憑證一本為1卷，必須r按照國家統(tǒng)一標準的會計檔案憑證軟封面，封面要按項目填寫。

?以下材料可另行組卷：

土地征用及重大固定資產的買賣單據；

工資名冊；

債權債務；

交通肇事、工傷事故的處理；

涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料；

各種經濟合同、存出保證金收據、契約

有必要延長延長保管期限的其他會計材料。

（2）會計帳簿的組卷要求

?按和帳簿的不同種類進行組卷。對總帳、明細帳、現金日記帳、銀行日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿等分別組卷裝訂。

?帳簿在形成時一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結帳后整理立卷。

?

1、按形成的帳簿，一冊一卷，“死頁帳”不必拆去空頁，“活頁帳”去掉空白頁，將已記帳帳頁依次編號，填寫卷內帳戶目錄和備考表。

?

2、去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會計檔案面簽，并按封面或標簽上內容填寫。

（3）財務報告的組卷要求

?按、保管期限立卷

?

1、首先將本級與下級財務報告分開。

?

2、其次將年報、季報、月報分開。

?

3、在整理報表時，對報表進行分析和說明的文字，是會計報表 的重要組成部分，如財務情況說明、財務報告等，審批報告、批復等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。注意：因保管期限不同，財務報告與季、月度財務報告分開立卷。

4、組好的案卷要除去卷內文件的金屬物，編頁號、填寫封面、卷內目錄、備考表。

（4）其他會計核算資料的組卷要求

?按——問題結合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

會計檔案的整理

3.會計檔案的編目

?會計檔案的編目應和符合《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填寫卷內文件目錄和備考表。（3）填寫案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號。（5）編制案卷目錄。

（1）擬寫案卷題名

?一般由單位名稱、會計核算針對時間、會計文件名稱等要素組成。

如“× ×單位×年×月付款會計憑證”

“× ×公司×年×月現金日記帳”等

（2）填寫卷內文件目錄和備考表

?除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應填寫卷內文件目錄和備考表。

卷內文件目錄

卷 內 備 考 表

（3）填寫案卷（盒）封面

?會計憑證

?會計檔案盒

?帳簿啟用及交接表

1.會計憑證的格式

?憑證外面要加封面，封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm（長×寬）或245×150mm（長×寬）；?適用于會計憑證的裝訂

會計憑證封面(樣式)

單位名稱：憑證名稱：

會計憑證封面的填寫

?單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱（全稱或通用簡稱）。不能用“本部”、“本局”、“本市財政廳”等。

?會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱。如收款會計憑證、付款會計憑證、轉賬會計憑證或基建會計憑證、工會會計憑證、預算外會計憑證等。

?起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

?冊數：起止時間內會計憑證的冊數。

?冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

?記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

?記賬憑證數：填寫記賬憑證的張數。

?附件數：填寫本冊記賬憑證附件的張數。

?會計憑證總數：填寫本冊所有憑證的合計張數。

?會計主管：填寫單位內部具體負責會計工作的中層領導人員。

?裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。

?裝訂時間：填寫負責該本會計憑證裝訂結束的時間。

?備注：填寫該項憑證需要說明的事項。

2.會計憑證盒的格式

?會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊的厚度可根據需要設置30、40、60mm。

?適用于會計憑證的裝盒

會計憑證盒正面格式

?很多內容與憑證封面一致。

?全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。?目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。?案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內不允許出現重復的案卷號。

會計憑證盒脊格式

3、會計檔案盒的格式

適用于財務報告和其他類會計檔案的整理。

會計檔案盒脊

4.賬簿啟用及接交表格式

?賬簿啟用及接交表用紙一般采用國際標準A4型。非國際標準的賬簿可根據實際需要確定。?賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。

?適用于會計賬簿的整理。

賬簿啟用及接交表（正面）

檔號：

賬簿啟用及接交表（背面）賬戶目錄

?檔號章

（4）案卷的排列編號

?一般按照以下次序：會計憑證按形成時間順序排列，會計帳簿、財務報告和其他類按保管期限長短排列。具體排列方法有兩種。

第一種，流水編號法：按財務報告、會計帳簿、會計憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。

第二種，分類流水編號法：會計憑證、會計帳簿、財務報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。

（5）編制案卷目錄

?案卷目錄即是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具。案卷目錄應根據會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制。

會計檔案目錄格式

會計檔案移交清單格式 會計檔案移交清單

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

1、會計檔案的鑒定（確定保管期限）

根據國家規(guī)定，會計檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

日記帳 25年

總帳15年

明細帳15年

?報表永久

?月季報表5年

?會計移交清冊15年

?會計保管清冊永久

?會計檔案銷毀清冊永久

?銀行余額調節(jié)表5年

?銀行對帳單5年

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

?2.會計檔案的銷毀

?保管期滿的會計檔案，經鑒定確無繼續(xù)保存價值的，可以按照以下程序銷毀：

（1）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

?（3）銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。

?（4）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對。銷毀后,應當在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

會計檔案移交應注意的事項

?（1）應編制移交清冊

?（2）應履行移交手續(xù)

?會計檔案常見問題

?

1、會計檔案屬專業(yè)檔案，是由本單位會計人員整理，檔案人員只是接收保管和提供利用 ?

2、出納人員不得保管會計檔案（會計法規(guī)定）?

3、會計報表第一頁要有卷內文件目錄，最后一頁有備考表 ?

4、憑證封面接洽處要加蓋財務專用章 謝謝大家！

2012年5月9日

第五篇：淺談會計檔案管理

淺談會計檔案管理

【摘 要】

本文分析了會計檔案的收集、整理、銷毀、調閱與利用中存在的問題，就如何使會計檔案管理實現制度化、規(guī)范化、科學化提出幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規(guī)范管理；

2、落實責任，明確分工；

3、與國際接軌，實現現代化管理；

4、引進人才，加強培訓；

5、即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

一、論題的理論與實踐意義

1.理論意義

會計檔案管理體制與模式是會計檔案管理的組織、制度和機構、機制或組織結構的形成，是會計檔案管理的樣式，會計檔案管理體制與模式是隨時代發(fā)展而不斷優(yōu)化的。將先進的管理思想，管理手段不斷吸收，用來改善會計檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。會計檔案管理的環(huán)境是不斷變化的，隨著我國社會的轉型和電子技術不斷發(fā)展，對會計檔案管理體制與模式的研究，可以給會計檔案管理實際工作提供科學的理論指導。會計檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進的會計檔案管理體系，能將先進理論同工作實踐結合起來，為會計檔案管理效率的提高奠定理論基礎。會計檔案管理體制與模式的研究也是會計檔案管理實踐不斷適應社會需要的表現。優(yōu)化的會計檔案管理體制也可以讓檔案更好的走向社會，使全社會檔案信息意識不斷提高優(yōu)化的會計檔案管理的研究成果有利于不同科學的結合，既有利于檔案學的發(fā)展，也符合當代科學的發(fā)展趨勢。

2.實踐意義

會計檔案管理模式的觀察與研究有利于全面認識與了解會計檔案管理的內容。新時期會計檔案管理體制、模式的構建、程序，有重要的實踐意義。特別是對變化中的會計檔案管理研究有助于了解新變化對會計檔案管理的沖級，了解這些新變化沖擊下的會計檔案管理體制與模式所發(fā)生的改變將更有助于提高會計檔案管理的效率。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究也對企業(yè)管理效益的全面提高起了促進作用。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的會計檔案管理體系，在新的會計檔案管理體系中，各個要素可以相互彌補不足，發(fā)揮更大的作用與功效，這 1

將有助于促進會計檔案管理自身的不斷發(fā)展和提高，也有助于發(fā)現在管理模式變化、指導理論變化與數字化、網絡化沖擊下的會計檔案管理變化和采取相應行之有效的管理方法。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于會計檔案管理部門了解會計檔案管理概況、發(fā)現本會計檔案管理中存在的問題，尋找解決的途徑，促進企業(yè)管理的全面提高。其次，會計檔案管理的不斷優(yōu)化是實現企業(yè)信息一體化的奠基石，是實現企業(yè)知識管理的基礎。只有優(yōu)化了的會計檔案管理才能將企業(yè)管理帶上一個新的臺階。會計檔案管理、企業(yè)信息化、企業(yè)管理的全面優(yōu)化這三個部分是緊密相關的。

二、目前研究評述

1.國外對會計檔案管理體制、模式的研究現狀新石器會計檔案管理體制模式的建構

會計檔案管理作為檔案事業(yè)的一個分支，從起源上來說，首先是在世界工業(yè)發(fā)達國家和地區(qū)開展起來的。世紀初瑞士、荷蘭等一些歐洲國家和美國開始大規(guī)模地收集和保存會計檔案。世紀中葉以后，大部分的其他歐洲國家，以及加拿大、澳大利亞也紛紛開展了這項工作。世紀年代以來，世界各國會計檔案管理得到了很大發(fā)展。但由于私有制決定了國外的大部分會計檔案屬于屬于私有財產，企業(yè)有權自行處理自己的檔案，國家沒有制定同意的會計檔案管理體系、管理要求和標準。國外的會計檔案管理自主性強，隨意性大，個體特色突出，沒有統(tǒng)一的管理體系和標準，企業(yè)一般根據實際需要自行設立檔案部門，配備管理人員，制定企業(yè)文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。所以國外會計/檔案管理體制與模式也呈現出多樣化特點。

2.國內對會計檔案管理體制、模式的研究現狀

我國會計檔案工作作為國家檔案事業(yè)的一個組成部分，在國家檔案局的領導下，自上而下的組建了規(guī)模龐大的會計檔案室管網。長期以來，各企業(yè)采用了基本相同的方式開展檔案工作。檔案管理整體水平甚至高于其他國家，但這種帶有前蘇聯(lián)痕跡的會計檔案管理體制產生發(fā)展于計劃經濟時代，與市場經濟條件下的企業(yè)并不相適應。我國現行會計檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國家所有制形式的環(huán)境下，從國有工業(yè)會計檔案管理模式演化來的?！凹薪y(tǒng)一，分級管理，條塊結合，企業(yè)自主”是我國檔案管理制度的概括。

我國的會計檔案管理的具體模式進行策劃的管理體制以及對會計檔案管理模式的規(guī)定。這對于我國會計檔案工作的建立、發(fā)展功不可沒，這一階段檔案界主要是學習、模仿的階段，對這一問題的研究主要還是學習和

總結。隨著經濟體制和企業(yè)改個的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化如信息技術的廣泛應用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿易組織等這種舊有的管理體制開始發(fā)生細微變化。大多數學者主張檔案行政管理部門應該賦予企業(yè)自助舍利的權利，避免那種不顧新時期會計檔案管理體制、模式的建構企業(yè)行業(yè)特點、企業(yè)自身情況而實行的“一刀切”式管理模式。

隨著我國政治、經濟體制改革的深化，非公有制經濟異軍突起，非公經濟會計檔案管理模式也呈現出多樣性。但其管理模式主要還是有：

1、會計檔案集中統(tǒng)一管理。指由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。但在具體實施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術水平的制約。其優(yōu)點是便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

2、檔案分級管理。指在企業(yè)內對檔案實行分級管理。該管理模式的優(yōu)點是管理靈活、職責明確、利用方便。

3、檔案分散管理。指在企業(yè)內由不同部門對各自形成的檔案進行管理。該管理模式的有點是分工明確不足之處是對會計檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉。

4、會計檔案信息集成化管理、一體化管理和知識管理。這些都是隨著科技的發(fā)展，特別是電子計算機技術的發(fā)展和應用而產生的新觀點。

5、會計檔案委托代管，這指企業(yè)委托專業(yè)檔案管理機構，代管其檔案。但企業(yè)并不放棄其檔案的所有權。

三、會計檔案的內涵

會計檔案是企事業(yè)單位和機關團體在經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計帳簿和會計報表，以及其他會計資料等專業(yè)資料。它以豐富的原始數據和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息，為單位制定規(guī)劃、計劃，調查取證以及進行決策提供一局和咨詢材料。它是記錄和反應各單位經濟業(yè)務、財務收支狀況及其結果的重要史料和證據，是國家檔案的重要組成部分，在社會經濟活動中具有重要的作用。

四、會計檔案管理存在的問題

會計檔案是歷史的真憑實證，它在社會經濟活動中的作用，決定了加強會計檔案管理的必要性。但事實上，由于各單位會計檔案管理意識還比較薄弱。會計檔案作為新興檔案學科還缺乏深入研究，在日常會計工作中，很多單位重核算、輕管理，會計檔案管理工作混亂，存在著一定的問題：

1.收集資料方面

由于對會計檔案概念的不明確，一些財務人員沒有將會計部門形成的全部文件歸入會計檔案，只是將會計憑證、賬簿、報表核算類資料進行整理歸檔，而將法規(guī)、制度類文件，如上級財政部門的來文、本單位會計制度、會計工作計劃、會計工作總結；預測、決策類文件，如財務分析報告、市場預測、會計決策設計等等，放在其他部門，造成會計資料收集不全。有些會計檔案是屬于不耐久的復寫紙、傳真紙或圓珠筆的字跡材料。這些材料在高溫高濕度條件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意義。

2.整理、銷毀方面

《會計法》明確規(guī)定：“會計憑證、會計帳簿、會計報表和其它會計資料應當按照國家有關規(guī)定建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門規(guī)定。”但一些單位的財務人員在月末、終了沒有按規(guī)定將已形成的會計檔案及時整理立卷，裝訂成冊，隨隨便便放在箱內，造成資料遺失等問題。有的雖然進行了整理立卷，但是案卷質量不符合規(guī)范。會計檔案保管到達一定年限之后。經過鑒定、審查，報經批準，可以銷毀。但是，很多單位那些已失去保存價值的會計檔案任然長年累月占據著庫房和設備。究其原因，是一些人怕麻煩、怕負責人，擔心會計檔案銷毀之后，今后一旦有什么經濟問題，無憑無據，到時說不清楚。這不僅增加了國家的經濟負擔，也影響了會計檔案信息資源的開發(fā)利用。

3.移交、存放方面

《會計檔案管理辦法》第6條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應當有會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案在會計終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿后，應當由會計機構編制移交清冊移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管?！钡趯嶋H工作中，財務部門與檔案部門配合得并不協(xié)調。財務部門擔心移交后利用不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會計業(yè)務為由，不愿接收。由此造成會計檔案長期在財務部門，沒有被廣泛利用。由于財務部門缺乏一定的檔案知識，對于會計檔案的存放不夠重視，例如。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點，甚至與其他雜物一起堆放；有的檔案室沒有嚴格控制溫度、濕度，認真做好“七防”，嚴重影響了會計檔案的壽命。

4.人員素質方面

目前，大多數單位的財務人員雖然熟悉財務處理，但是缺乏會計檔案管理知識。甚至有些領導還不認可財務檔案管理的重要性，不重視財務檔

案管理的培訓。在實際操作中，每個財務人員都按自己的一套方法去管理，造成一個單位的會計檔案管理工作因財務人員變動而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個單位的管理。

5.電子財務檔案

墊子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等嗲你介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統(tǒng)的財務檔案，墊子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭損毀、難查痕跡的特點，此項檔案的管理還不規(guī)范。

五、對會計檔案管理的幾點建議

社會經濟越來越發(fā)展，對會計工作的要求也越來越高。先帶經濟活動中，很多時候因為會計檔案管理工作做的不到位，早晨領導決策失誤，影響到整個單位的運作，給集體造成不可估量的損失，所以會計檔案管理工作作為會計工作的基礎，為適應經濟管理需要，必須不斷改進管理方法，建立新的管理體系，提供高治療的會計信息。因此，就如何是會計檔案管理實現制度化、規(guī)范化、科學化，有以下幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規(guī)范管理

時間證明，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統(tǒng)管理年，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領導和相關人員的檔案意識。按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標準，對會計檔案進行規(guī)范管理，定期檢查，為單位領導的決策提供真是、可靠的依據。充分發(fā)揮會計檔案在經濟建設中的作用。

2、落實責任，明確分工

確定專人負責財務檔案的管理。制定嚴格的審核、壯丁、借閱制度。因為會計檔案管理工作政策性和業(yè)務性都比較強，所以單靠一個管理員的歷練是不行的。財務處各單位都應按標準要求制作憑單、報表及財務資料等。還要充分發(fā)揮各部門的積極性，建立良好的服務網絡，按照分工合作、密切配合的原則，落實責任，相互協(xié)調，保證會計檔案管理工作的順利進行。

3、與國際接軌，實現現代化管理

現在大多數單位已實現了會計電算化，但由于對會計檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財務部門應該共同合作，與國外先進的會計檔案管理模式接軌，開發(fā)研制會計檔案計算

機管理。只有會計檔案實行計算機管理，才能真正發(fā)揮會計檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

4、引進人才，加強培訓

會計工作的迅猛發(fā)展，要求財務人員不僅要具有財務知識，也要懂得檔案方面的業(yè)務，所以會計檔案管理人員必須接受再教育，進一步提高會計檔案業(yè)務水平，增強整理立卷實際操作技能，成為新一代的復合型人才，當好領導的參謀，把以前的盲目利用變?yōu)榭茖W利用。

5、即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中國也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔

電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。結果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，打到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的墓地，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的折損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質量

六、總結

通過以上論述我們可以看出會計檔案管理體制、模式的良好變革已經呈現在我們面前。會計檔案管理體制、模式是一個動態(tài)的事物，需要我們不斷結合具體實際和先進念去充實它，只有這樣才能不斷推進會計檔案管理體制、模式研究不斷深入。

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