醫(yī)療投資有限公司

文件編號(hào)

XXX-QP7.4-2016

版本號(hào)

B/0

文件名稱(chēng)

采購(gòu)控制程序

頁(yè)

數(shù)

1目的對(duì)采購(gòu)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的物品符合規(guī)定和使用要求。

2范圍

適用于對(duì)采購(gòu)物品及供方提供服務(wù)的控制；對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和管理。

3權(quán)責(zé)

3.1

采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織首營(yíng)企業(yè)和首營(yíng)產(chǎn)品的審核工作。

3.2

采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)編制《供應(yīng)商名錄》，跟蹤供方質(zhì)量反饋信息及供方評(píng)價(jià)；

3.3

采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)編制常規(guī)物資的采購(gòu)計(jì)劃；

3.4

總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)特殊采購(gòu)產(chǎn)品合同以及特殊采購(gòu)。

程序要求

4.1?采購(gòu)分類(lèi)

采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)運(yùn)作特性將采購(gòu)分為A、B、C三類(lèi)，A類(lèi)采購(gòu)：為本公司醫(yī)療器械及醫(yī)療器械耗材的采購(gòu)。

B類(lèi)采購(gòu)：為辦公設(shè)備及其他輔助辦公設(shè)施、設(shè)備、軟件的采購(gòu)。

C類(lèi)采購(gòu)：為本司辦公耗材及其他零星采購(gòu)。

4.2采購(gòu)流程

4.2.1

A類(lèi)采購(gòu)，需銷(xiāo)售部編制年度《銷(xiāo)售計(jì)劃》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，提前報(bào)告給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)接到《銷(xiāo)售計(jì)劃》后編制《年度采購(gòu)計(jì)劃》按規(guī)定的周期進(jìn)行采購(gòu)。

4.2.2

B、C類(lèi)采購(gòu)，需請(qǐng)購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃》經(jīng)部門(mén)主管審核，批準(zhǔn)后，提前提報(bào)行政部，行政部接到《采購(gòu)計(jì)劃》按規(guī)定的周期進(jìn)行采購(gòu)。

4.2?對(duì)供方的控制

4.2.1由采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)供方的日常供貨及服務(wù)活動(dòng)進(jìn)行記錄并控制，同時(shí)制訂采購(gòu)產(chǎn)品清單。

4.2.2?對(duì)供方的評(píng)價(jià)

4.2.2.1首營(yíng)企業(yè)和首營(yíng)產(chǎn)品的的審核評(píng)價(jià)；

對(duì)于首營(yíng)企業(yè)和產(chǎn)品，由采購(gòu)部組織相關(guān)部門(mén)是首營(yíng)企業(yè)和首營(yíng)產(chǎn)品進(jìn)行審核，審核范圍包括：

a)

首營(yíng)企業(yè)的資質(zhì)；收集企業(yè)的合法資質(zhì)，加蓋供貨企業(yè)印章的《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、《醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證》、《產(chǎn)品注冊(cè)證》的復(fù)印件以及銷(xiāo)售人員授權(quán)書(shū)。并審核資質(zhì)是否與經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品相符。

b)

產(chǎn)品的檢驗(yàn)合格證明文件，包括：說(shuō)明書(shū)、合格證。

c)

首營(yíng)企業(yè)需提供《供方質(zhì)量保證調(diào)查表》，必要時(shí)由采購(gòu)部組織質(zhì)量部、銷(xiāo)售部以及其他相關(guān)部門(mén)，對(duì)供方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行審計(jì)。

d)

對(duì)以上資料審核通過(guò)后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)由采購(gòu)部將其添加到《合格供應(yīng)商名錄》中作為合格供應(yīng)商管理。

4.2.2.2供應(yīng)商年度評(píng)審：

采購(gòu)部每年對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行年度評(píng)審，評(píng)審的依據(jù)按供應(yīng)商《供應(yīng)商審核制度》執(zhí)行，并將評(píng)審結(jié)果填寫(xiě)到《供方年度評(píng)審表》

。主要評(píng)價(jià)供應(yīng)商以下幾方面：

a)

到貨產(chǎn)品及時(shí)率；

b)

到貨產(chǎn)品合格率；

c)

產(chǎn)品采購(gòu)價(jià)格優(yōu)勢(shì)；

d)

供應(yīng)商差錯(cuò)率；

e)

供應(yīng)商年度業(yè)績(jī)；

f)

供應(yīng)商服務(wù)是否到位；

根據(jù)以上幾點(diǎn)，采購(gòu)部對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行年度評(píng)審。對(duì)評(píng)審合格的，繼續(xù)保留合格供方資格，對(duì)于評(píng)審不合格的，發(fā)出通知并要求供應(yīng)商整改。對(duì)于不能達(dá)到整改要求的供方取消合格供方資質(zhì)。

4.2.3供方供貨質(zhì)量問(wèn)題的處理

供方產(chǎn)品如出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向供方發(fā)出《品質(zhì)異常處理單》，質(zhì)量部跟蹤驗(yàn)證改善效果，如兩次發(fā)出《品質(zhì)異常處理單》而質(zhì)量沒(méi)有明顯改進(jìn)的，應(yīng)取消其供貨資格

4.2.4采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)部門(mén)編制《采購(gòu)訂單》，部門(mén)主管審核，總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃；對(duì)于需臨時(shí)采購(gòu)的，申請(qǐng)部門(mén)說(shuō)明臨時(shí)采購(gòu)的原因，經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。

4.2.4.1采購(gòu)實(shí)施

a)采購(gòu)部門(mén)依據(jù)經(jīng)過(guò)審批的《采購(gòu)計(jì)劃》，按照采購(gòu)物品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在《供應(yīng)商名錄》中選擇供方并進(jìn)行采購(gòu)，經(jīng)審批后的《采購(gòu)計(jì)劃》除價(jià)格刪除外，保留所有信息并提供一份給倉(cāng)儲(chǔ)，倉(cāng)儲(chǔ)在物品進(jìn)貨入廠過(guò)程中按照《采購(gòu)計(jì)劃》內(nèi)容核對(duì)相關(guān)信息，包含供應(yīng)商、品名規(guī)格及數(shù)量。如有疑問(wèn)及時(shí)反饋并追蹤處理結(jié)果；

b)第一次向合格供方采購(gòu)重要物品，應(yīng)簽訂《采購(gòu)合同》，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等，《采購(gòu)合同》由總經(jīng)理（或授權(quán)人）簽訂，采購(gòu)人員與供方以各種形式實(shí)施采購(gòu)，如合同、協(xié)議、電話(huà)定貨發(fā)票等；

c)

采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為合同附件提供給供方；

d)

采購(gòu)前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)核實(shí)提供給供方的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是否有效，《采購(gòu)訂單》由采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后實(shí)施采購(gòu)。

4.2.4.2采購(gòu)文件

本公司的采購(gòu)文件包括《采購(gòu)計(jì)劃》、、《采購(gòu)合同》及附件等，它們應(yīng)包括擬采購(gòu)產(chǎn)品的如下信息：

a)對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量要求；

b)對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求；

c)其他要求如價(jià)格、數(shù)量、交付等。

適當(dāng)時(shí)還包括：

a)對(duì)供方的產(chǎn)品、程序、過(guò)程人員提出有關(guān)批準(zhǔn)或資格鑒定的要求，如對(duì)供方產(chǎn)品的安全認(rèn)證要求，對(duì)設(shè)備及人員要求、委托檢測(cè)的服務(wù)要求等；

b)適用的質(zhì)量管理體系要求。

4.2.4.3公司采購(gòu)文件由實(shí)施部門(mén)收集、整理后定期交行政部統(tǒng)一存儲(chǔ)保管。采購(gòu)文件生效前，應(yīng)由實(shí)施部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)其內(nèi)容是否適當(dāng)和全面進(jìn)行審批。

4.2.4.4采購(gòu)驗(yàn)證

對(duì)采購(gòu)的產(chǎn)品可以有如下幾種驗(yàn)證方法：

a)由質(zhì)量部或其它相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)證；

采購(gòu)物品進(jìn)廠后，由倉(cāng)儲(chǔ)填寫(xiě)入庫(kù)單據(jù)，通知質(zhì)量部檢驗(yàn)人員或使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)證，檢驗(yàn)員或使用部門(mén)參照《產(chǎn)品驗(yàn)收規(guī)范》進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫(xiě)《醫(yī)療器械驗(yàn)收記錄》。驗(yàn)收合格的物品，檢驗(yàn)員或使用部門(mén)在入庫(kù)單上簽字確認(rèn)，不合格物品開(kāi)立《品質(zhì)異常處理單》通知相關(guān)部門(mén)并追蹤處理結(jié)果。

注：使用部門(mén)申請(qǐng)且不是本公司銷(xiāo)售產(chǎn)品無(wú)需填寫(xiě)《醫(yī)療器械驗(yàn)收記錄》需在《出庫(kù)單》及《設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)即可；

b)

由顧客在收貨時(shí)實(shí)施驗(yàn)證；

c)

由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；

d)

由顧客在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證

e)

由供應(yīng)商直接發(fā)往公司申請(qǐng)部門(mén)人員的工作場(chǎng)所（例如展會(huì)其他形式的工作場(chǎng)所）由一般情況下，本公司采取a)、b)兩種類(lèi)驗(yàn)證方法，如果出現(xiàn)后幾種情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。

4.2.4.5驗(yàn)證活動(dòng)可包括檢驗(yàn)、測(cè)量、觀察、工藝驗(yàn)證、提供合格證明文件等方式。

4.2.4.6顧客的驗(yàn)證不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客退貨的可能。

4.3??公司經(jīng)營(yíng)用輔助物品供方的控制

公司經(jīng)營(yíng)用輔助物資供方包括：辦公用品、設(shè)備、通訊工具、交通工具等。對(duì)該類(lèi)物資的采購(gòu)，由采購(gòu)部門(mén)依據(jù)相關(guān)物資的資料或標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施采購(gòu)，不再進(jìn)行供方評(píng)價(jià)，只進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證。

對(duì)為本公司提供服務(wù)的供方，如檢測(cè)、物流機(jī)構(gòu)等，應(yīng)選擇有相應(yīng)資格證明或?yàn)閲?guó)家認(rèn)可的授權(quán)部門(mén)，本公司不再進(jìn)行供方評(píng)價(jià)。

5相關(guān)文件

5.1《采購(gòu)入庫(kù)及銷(xiāo)售出庫(kù)管理制度》

Ryzur-WI-PD01-2016

5.2《供貨者資格審核的規(guī)定》

Ryzur-WI-PD02-2016

6相關(guān)記錄

6.1

《供應(yīng)商名錄》

Ryzur-QR-QP7.4-01

6.2

《采購(gòu)訂單》

Ryzur-QR-QP7.4-02

6.3

《物資采購(gòu)計(jì)劃》

Ryzur-QR-QP7.4-03

6.4

《年度采購(gòu)計(jì)劃》

Ryzur-QR-QP7.4-04

6.5

《供方評(píng)審記錄》

Ryzur-QR-QP7.4-05

6.6

《供方年度評(píng)審表》

Ryzur-QR-QP7.4-06