第一篇：行政前臺(tái)工作流程

行政/前臺(tái) 工作流程

1.接聽電話/傳真流程：

1）接起電話，禮貌問候，聆聽記錄，轉(zhuǎn)接相關(guān)部門。

2）呼叫內(nèi)線：直接撥分機(jī)號(hào)碼，總機(jī)撥0

呼叫外線：撥9后再撥外線號(hào)碼

轉(zhuǎn)接電話：按掛機(jī)鍵1次，即可彈出，再加撥分機(jī)號(hào)碼

代接/搶接電話：所有分機(jī)，摘機(jī)撥*#

3）電話無(wú)人接聽時(shí)，請(qǐng)其他同事代接。

4）接收傳真，并及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)人員。

2.客戶接待流程：

1）禮貌問候，了解客戶需求。

2）確認(rèn)人數(shù)，端茶遞水。

3）電話告知相關(guān)人員，得到確認(rèn)回復(fù)后，引見客戶進(jìn)入辦公室。

3.考勤及外出流程：

1）將已經(jīng)存檔的手指平放于刷指紋鏡面上，指紋機(jī)提示“謝謝”即操作成功； 如果不成功，就需要再次放入指紋。

2）如考勤機(jī)不能識(shí)別指紋或不能正常工作，要第一時(shí)間向綜合管理部人員反應(yīng)并采取補(bǔ)救措施，否則視為未出勤。

3）員工外出辦理公務(wù)的，應(yīng)先填寫外出單并交由領(lǐng)導(dǎo)簽字方可外出；特殊情況無(wú)法先填寫外出單的應(yīng)事先向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明并告知綜合管理部，過后由當(dāng)事人憑領(lǐng)導(dǎo)簽字的外出單到綜合管理部存檔，作為出勤記錄，否則視為缺勤。

4）每月1日通過指紋考勤機(jī)下載員工上月的考勤記錄，針對(duì)遲到、早退、請(qǐng)假、未登記等情況進(jìn)行備注。

4.會(huì)議流程：

1）確認(rèn)會(huì)議時(shí)間，確認(rèn)人數(shù)，準(zhǔn)備會(huì)議室。

2）按會(huì)議內(nèi)容如實(shí)記錄，會(huì)后整理完整并以Email形式發(fā)送至各位同事的郵箱。

5.日常用品添置、領(lǐng)用、核銷流程：

1）由部門相關(guān)人員填寫日常采購(gòu)申請(qǐng)表，由領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由綜合管理部統(tǒng)一添置。

2）綜合管理部統(tǒng)一發(fā)放，由使用人簽字領(lǐng)用。

3）填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上采購(gòu)申請(qǐng)表及相關(guān)票據(jù)，交由綜合管理部核實(shí)。

6.寄送快遞流程：

1）員工填寫快遞單（地址、電話、收件人），包裝完整，再交由前臺(tái)處。

2）前臺(tái)需檢查快遞單填寫是否完整，并登記在案，統(tǒng)一由快遞公司發(fā)出。

7.面試通知及接待流程：

1）按領(lǐng)導(dǎo)要求，合理安排求職者的初試和復(fù)試的時(shí)間。

2）電話通知求職者，并以短信或Email的形式通知求職者具體時(shí)間地點(diǎn)。

3）求職者面試前需填寫面試人員登記表，按順序告知相關(guān)面試官。

第二篇：行政前臺(tái)工作流程

行政前臺(tái)工作流程

接待——客戶來(lái)訪

工作流程：

1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來(lái)訪事由；

2、弄清來(lái)訪者身份和意圖。安排來(lái)訪者前往會(huì)客室稍坐片刻；

3、準(zhǔn)備招待茶水飲料；

4、通知相關(guān)工作人員有人來(lái)訪；

5、每隔15分鐘左右添加茶水,來(lái)客告辭時(shí)起身道別；

6、客人離開后清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔；

電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語(yǔ)；

2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；

3、接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

4、對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼，切忌立即掛斷電話；

5、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒；

6、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來(lái)電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才?lái)電的目的。

7、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄；

8、記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對(duì)方接收信息正確無(wú)誤。

日常的打印、復(fù)印 飲水機(jī)以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開啟并且檢查傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充所需的紙

張；

2、負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢查維修；

備注如需要申購(gòu)A4紙 換墨粉 硒鼓 等 需提前填寫申購(gòu)單 并經(jīng)理簽字后通知供貨商。

辦公室用品申購(gòu) 領(lǐng)用 及發(fā)放

工作流程：申報(bào)流程《辦公用品申請(qǐng)表》——申請(qǐng)部門經(jīng)理簽字同意采購(gòu)——前臺(tái)回收整理——行政主管審核——總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn)；

采購(gòu)流程：總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn)——前臺(tái)電話通知供貨商——檢收采購(gòu)的物品質(zhì)量是否復(fù)合要求——發(fā)放并簽字確認(rèn)

領(lǐng)用流程；需到前臺(tái)登記所需要的物品并簽字

如需個(gè)人申購(gòu)物品則拿申購(gòu)單并經(jīng)理簽字后給前臺(tái)——前臺(tái)打電話通知供貨商。機(jī)票及酒店預(yù)定

工作流程；1,查機(jī)票價(jià)格，例如藝龍、攜程。

2．需要采集訂票人員的姓名、身份證號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼三樣信息以便登記

3.給老師打電話確認(rèn)時(shí)間是否合適 并確認(rèn)身份證號(hào)是否有誤

4．和供貨商聯(lián)系并出票 同時(shí)簽寫訂票單并簽字

負(fù)責(zé)圖書 報(bào)刊 日常借閱

工作流程；借閱報(bào)刊 圖書需簽書籍領(lǐng)用登記表后才可借出。

郵件登記

公司郵件、包裹的收發(fā)：因工作需要所寄出的郵件由前臺(tái)文員聯(lián)系相關(guān)快遞公司與之洽談，員工包裹必須由本人簽收并簽字確認(rèn) 公司內(nèi)部文件簽郵件登記

考勤

工作流程：

1、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時(shí)增加或更改考勤人員信息；

2、如有員工請(qǐng)假，需到填寫《請(qǐng)假單》并注明請(qǐng)假原因、時(shí)間及時(shí)數(shù)；行政主

管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù)；

3、每月月底綜合外出登記以及人員請(qǐng)假情況統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審

核簽字；

4、考勤統(tǒng)計(jì)交由財(cái)務(wù)作為造工資表的根本依據(jù)

負(fù)責(zé)每個(gè)月和供貨商結(jié)算

工作流程 1.EMS 圓通 郵件對(duì)賬看是否有誤 并填寫支票領(lǐng)用單并找行政經(jīng)理簽字

2.負(fù)責(zé)對(duì)賬供貨商及機(jī)票的賬目 無(wú)誤后填寫支票領(lǐng)用單并找行政經(jīng)理簽字

3.負(fù)責(zé)物業(yè)房租的結(jié)算 填寫支票領(lǐng)用單找行政經(jīng)理簽字

第三篇：行政前臺(tái)工作流程

行政前臺(tái)工作流程

前臺(tái)是一個(gè)公司的臉面和名片。所以，前臺(tái)工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否，對(duì)塑造單位形象有著非常重要的作用。

一、前臺(tái)人員的穿著及相關(guān)儀表要求

1、前臺(tái)人員須每天著淡妝上班。

2、頭發(fā)干凈整潔，不油膩不披頭散發(fā)，燙染夸張的頭發(fā)須扎好在腦后。

3、上班期間衣著整潔，整齊。

4、坐姿不得歪斜、懶散，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)。

5、不能佩戴過多的首飾，首飾應(yīng)和著裝相互配合。

二、環(huán)境衛(wèi)生、辦公設(shè)施的保持和檢查

1、每天早上9:00打掃衛(wèi)生，整理前臺(tái)物品，保持前臺(tái)環(huán)境清新整潔、物品擺放整齊；

2、每三天上午10:00 巡視公司公共區(qū)域的綠化狀況，保證舒適良好的工作氛圍，如有問題及時(shí)通知行政管理部部長(zhǎng)；

3、下午下班前對(duì)公司辦公區(qū)的巡視，查看門窗、凈水機(jī)電源、電腦電源等關(guān)閉情況并做記錄，冷氣于下班前檢查關(guān)機(jī)模式。

三、郵件、信件的收發(fā)

1、詳細(xì)記錄每日信件、郵件的收發(fā)情況，負(fù)責(zé)送信件、郵件的保安和簽收信件、郵件的員工都要做登記并簽字；如接收人不在公司，要及時(shí)電話通知，并記其返回時(shí)間，及時(shí)送予并簽收；如接收人不是大樓內(nèi)辦公人員，要及時(shí)電話通知，與其接洽好簽收時(shí)間來(lái)簽收郵件或信件；如無(wú)法聯(lián)系接收人，應(yīng)及時(shí)通知行政管理部部長(zhǎng)。

四、接待訪客

1、訪客出門時(shí)起身迎接，應(yīng)該表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。面向來(lái)訪者點(diǎn)頭微笑致意：“您好，請(qǐng)問您找哪一位？、請(qǐng)問您是哪家公司？、請(qǐng)問貴姓？”如果正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話也要對(duì)來(lái)客點(diǎn)頭示意；

2、登記《客戶來(lái)訪登記薄》，弄清來(lái)訪者身份和意圖。知道找誰(shuí)后，請(qǐng)來(lái)訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請(qǐng)來(lái)訪者稍等或引領(lǐng)來(lái)訪者到洽談室或會(huì)議室等候，用規(guī)范的儀態(tài)（手勢(shì)指引或起身帶位）引領(lǐng)來(lái)訪者入座，并倒水給客人。如果等的時(shí)間很長(zhǎng)，要關(guān)照一下來(lái)訪者并向其說(shuō)明，然后再向來(lái)訪者要找的相關(guān)人員說(shuō)明情況。若來(lái)訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；

3、如果來(lái)訪者知道找誰(shuí)，但未預(yù)約來(lái)訪時(shí)，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對(duì)方：讓我看看他是否在，要打電話給相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)。XX單位XX來(lái)訪，不知道是不是方便接待，處于對(duì)來(lái)訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理，即使是要找的同事或領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)做是其他人接的電話，再詢問。這樣在來(lái)訪者聽來(lái)，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為下一步的處理留下了余地。同時(shí)婉轉(zhuǎn)的詢問對(duì)方來(lái)意，如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理；

4、若來(lái)訪者要找的人不在，記錄下來(lái)訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來(lái)訪登記簿》上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來(lái)訪者表示下次再來(lái)，則需在《客戶來(lái)訪登記簿》上注明；及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門來(lái)訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保及時(shí)回復(fù)；

5、每月將《客戶來(lái)訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

五、帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)

1、在走廊的引導(dǎo)方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)；

2、在樓梯的引導(dǎo)方法：當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓，應(yīng)該是接待人員走在前面，客人走在后面，上下樓時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。

六、客人離開后

客人離開后，應(yīng)立即將客人使用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會(huì)議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。

七、對(duì)內(nèi)接待

1、早上上班主動(dòng)向同事問好，下班時(shí)也主動(dòng)向同事告別。

2、有客人來(lái)訪時(shí)，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。

3、前臺(tái)要隨時(shí)保持有人在位置上，如遇臨時(shí)有事要離開，需主動(dòng)交其他同事幫忙接電話或接待來(lái)訪客人。

4、每天檢查前臺(tái)桌面清潔，設(shè)備的維護(hù)和干凈整潔。

八、電話的接聽和記錄

1、接聽電話應(yīng)熱情，使用普通話和禮貌用語(yǔ)。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來(lái)電著耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口。應(yīng)調(diào)整好表情，使用禮貌用語(yǔ)如“謝謝您”“請(qǐng)問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時(shí)候接起電話。首先要說(shuō)“您好，內(nèi)蒙古日新投資集團(tuán)有限公司”要勤說(shuō)“請(qǐng)問、請(qǐng)稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來(lái)電者說(shuō)“對(duì)不起，讓您久等了”。

2、轉(zhuǎn)接電話時(shí)，要禮貌的說(shuō)“請(qǐng)稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。對(duì)方如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)，又知道領(lǐng)導(dǎo)的姓名，就要禮貌的詢問：對(duì)方的姓名、單位。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應(yīng)用禮貌的借口掛掉電話，或轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門；

3、在打電話和接電話過程中都應(yīng)牢記讓客戶先收線。因?yàn)橐坏┫葤焐想娫挘瑢?duì)方一定會(huì)聽到“嗒嗒”的聲音，這會(huì)讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時(shí)，應(yīng)禮貌的請(qǐng)客戶先收線，這時(shí)再掛電話；

4、在與客戶進(jìn)行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來(lái)電的要點(diǎn)，防止記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來(lái)的誤會(huì)，使整個(gè)工作的效率更高。例如，應(yīng)該會(huì)面對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校隊(duì)，盡可能的避免錯(cuò)誤發(fā)生；

5、對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；

6、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來(lái)電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才?lái)電的目的；

7、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及來(lái)電人的基本信息及時(shí)記錄在《電話記錄》上；

8、每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

九、文件的收發(fā)

（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)

1、前臺(tái)收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；

2、前臺(tái)向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對(duì)象，并要求收發(fā)件人簽字；

3、前臺(tái)復(fù)印2份，1份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；

4、前臺(tái)將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。

5、發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對(duì)方，如需給對(duì)方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

6、前臺(tái)根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到；

7、將《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》以及《文件外送單》分別按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。

8、注意事項(xiàng)

（1）詳細(xì)填寫《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內(nèi)容；(2）及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；(3)按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。

（二）電子文件的收發(fā)

1、前臺(tái)需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項(xiàng)目名稱，需轉(zhuǎn)交對(duì)象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個(gè)“收”、“發(fā)”的文件夾，然后在“收”、“發(fā)”的文件夾中建一個(gè)“年月日_項(xiàng)目名稱”的文件夾；

3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項(xiàng)目文件夾中，并同樣在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中記錄，收、發(fā)方式在備注中注明；

4、及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對(duì)方收到；

5、當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。

6、注意事項(xiàng)

（1）了解所收、發(fā)文件內(nèi)容，按收、發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；

（2）及時(shí)將收、發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；（3）按時(shí)將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。

十、辦公室臨時(shí)安排的其他工作

第四篇：行政前臺(tái)工作流程

行政前臺(tái)工作流程

（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查

工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55檢查公司所有辦公場(chǎng)所（包括

各辦公室、會(huì)議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無(wú)雜物；

2、每月補(bǔ)充購(gòu)買后勤保障用品（衛(wèi)生紙、紙杯、清潔用品等），保障公司后勤配備；

3、每月整理的報(bào)紙、雜物以廢品處理，所得費(fèi)用上繳財(cái)務(wù)。由行政主管記入《廢品回收流水賬簿》。

注意事項(xiàng)：

1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時(shí)補(bǔ)給衛(wèi)生間用紙等后勤配備；

相關(guān)記錄：《廢品回收流水賬》——行政主管

（二）接待——客戶來(lái)訪

工作流程：

1、訪客進(jìn)門起身面帶笑容，弄清來(lái)訪者身份和意圖；

2、若來(lái)訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；

3、如有必要，安排來(lái)訪者前往會(huì)客室稍坐片刻；

4、準(zhǔn)備招待飲水；

5、通知相關(guān)工作人員有人來(lái)訪；

6、訪客離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔；

7、若來(lái)訪者要找的人不在，記錄下來(lái)訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并準(zhǔn)備《客戶來(lái)訪登記簿》，以便記錄相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來(lái)訪者表示下次再來(lái)，則需在《客戶來(lái)訪登記簿》上注明；

8、適時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

注意事項(xiàng)：

1、接待客戶熱情周到，及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開后及時(shí)整理會(huì)客室；

2、《客戶來(lái)訪登記薄》的詳細(xì)記錄；并及時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

3、及時(shí)通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù)；

4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

相關(guān)記錄：《客戶來(lái)訪登記薄》——前臺(tái)

（三）電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語(yǔ)；

2、接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

3、對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼，切忌立即掛斷電話；

4、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒；

5、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在《電話記錄》上；

6、記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對(duì)方接收信息正確無(wú)誤。

7、及時(shí)將用完的《來(lái)電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項(xiàng)：

1、來(lái)電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來(lái)電人的基本信息以及意圖，及時(shí)在《來(lái)電記錄表》上記錄來(lái)電時(shí)

間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；

3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通

知流程”）；

相關(guān)記錄：《來(lái)電記錄表》——前臺(tái)

（四）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開啟并且檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充所需的紙

張；

2、負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用“二次紙”；

3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢

查維修；并填寫《設(shè)備報(bào)修記錄表》（詳見“固定資產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程”）；

4、及時(shí)將用完的《設(shè)備報(bào)修單》交由行政主管歸檔。

注意事項(xiàng)：

1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙；

2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；

3、打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)

人員進(jìn)行維修；

4、不得私自打印、復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)告知行政主管。

5、節(jié)約資源，愛惜紙張；

6、及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄： 《設(shè)備報(bào)修記錄表》——前臺(tái)

（五）行政后勤人員外出登記（前臺(tái)提醒督促）

工作流程：

1.行政后勤人員在外出前請(qǐng)?zhí)顚憽锻獬鋈藛T登記表》上登記出發(fā)時(shí)間、目的地、知情人、事由等；

2.回到公司在《外出人員登記表》上登記回來(lái)時(shí)間以及辦事情況；

3.特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時(shí)補(bǔ)登；

4.前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計(jì)核對(duì)。

注意事項(xiàng)：

1、在《外出人員登記表》上詳細(xì)記錄外出辦事情況；

2、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成。

3、及時(shí)將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《外出人員登記表》——前臺(tái)

（六）考勤統(tǒng)計(jì)

工作流程：

1、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時(shí)增加或更改考勤人員信

息；

2、每月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請(qǐng)假情

況統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

3、行政主管將考勤統(tǒng)計(jì)連同工作匯報(bào)表交由財(cái)務(wù)作為工資表的根本依據(jù)，財(cái)

務(wù)完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；

注意事項(xiàng)：

1、考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統(tǒng)計(jì)作為核工資的依據(jù)，連同工資表交總經(jīng)理查閱，返回后原件由行政

主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計(jì)公示。

相關(guān)記錄：《考勤統(tǒng)計(jì)》——前臺(tái)

《請(qǐng)假單》——前臺(tái)

（七）對(duì)保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查

工作流程：

1、了解外用保潔、職務(wù)租賃服務(wù)內(nèi)容；

2、對(duì)每次相關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關(guān)記錄；

注意事項(xiàng)：

1、對(duì)外用單位相關(guān)服務(wù)進(jìn)行審核；

相關(guān)記錄：《植物租擺維養(yǎng)記錄》——前臺(tái)

《植物租擺更換記錄》——前臺(tái)

《保潔情況記錄表》——前臺(tái)

（八）對(duì)設(shè)備遙控器、個(gè)人辦公區(qū)域的管理

工作流程：

1、空調(diào)遙控板和液晶電視遙控板的集中管理；

2、上、下班時(shí)檢查所有的電源開關(guān)；

3、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。

注意事項(xiàng)：

1、遙控板是否歸位；

2、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開；

3、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。相關(guān)記錄：《員工違規(guī)（紀(jì)）記錄表》——行政主管。

（十一）辦公室臨時(shí)安排的其他工作

第五篇：行政前臺(tái)工作流程

行政前臺(tái)工作流程

一． 接待來(lái)訪者

1.問清來(lái)訪者來(lái)訪原因，先進(jìn)行來(lái)訪登記。判斷是否需要通知公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。若已預(yù)約，或者正當(dāng)訪問理由，應(yīng)快速聯(lián)絡(luò)相關(guān)人，請(qǐng)來(lái)訪者到會(huì)客廳等候。

2.接待求職者面試并做好登記。請(qǐng)面試人員填寫面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會(huì)議室等待，通知相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面試。

二．.接聽電話。

接聽電話應(yīng)說(shuō)“你好”青島麗城恒信營(yíng)銷策劃股份有限公司。記錄電話信息并轉(zhuǎn)接電話。

三． 考勤管理、1.統(tǒng)計(jì)公司員工每天、每月的考勤情況，并交人事部核算工資，考勤資料存檔。

2．監(jiān)督公司員工考勤打卡情況，不允許發(fā)生代替他人打卡的現(xiàn)象。、3.監(jiān)督員工工作時(shí)間的外出流向，登記外出時(shí)間、地點(diǎn)、事由。

4.做好員工請(qǐng)假登記。

四． 收發(fā)文件

1.負(fù)責(zé)公司各類信件，包裹、報(bào)刊雜志的簽收和分送工作。

2.負(fù)責(zé)公司的文件處理工作，打印、復(fù)印、傳真的收發(fā)。