第一篇：企業(yè)檔案信息化之知識(shí)管理

企業(yè)檔案信息化之知識(shí)管理

姓名：彭莉蘋學(xué)號(hào)：５０００４０９０５８班級(jí)：檔案０９１ 摘要：本文分析了現(xiàn)代化環(huán)境下對(duì)企業(yè)檔案信息化管理提出的新要求，分析了現(xiàn)有的檔案管理的不足之處，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了自己的一些建議，特別是明確提出了知識(shí)管理這一新理念。詳細(xì)闡述了在知識(shí)管理理論指導(dǎo)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的方法，包括集成管理、知識(shí)服務(wù)和測(cè)評(píng)。最后再結(jié)合廣東韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司的檔案信息化管理的例子說(shuō)明新時(shí)期知識(shí)管理是企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案、信息化管理、知識(shí)管理、企業(yè)信息不僅是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)資源，也是企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中所擁的競(jìng)爭(zhēng)力。在當(dāng)今信息爆炸的時(shí)代，檔案管理信息化是21世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了適應(yīng)這種歷史的趨勢(shì)，我們必須要分析現(xiàn)階段檔案信息化管理的具體情況，找出其不足之處，并針對(duì)性的給出解決的方案，以實(shí)現(xiàn)和完善企業(yè)檔案管理的信息化，現(xiàn)代化。，使檔案業(yè)務(wù)工作范圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，更好地服務(wù)于社會(huì)。知識(shí)管理這一理念的出現(xiàn)無(wú)疑是為檔案的信息化管理提供了新出路，新契機(jī)。

一，企業(yè)檔案信息化

1.1企業(yè)檔案信息化的含義。企業(yè)檔案信息化就是指企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為 基本平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)和管理 提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過(guò)程。

就整體而言，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的重要組成部分，企業(yè)信息化應(yīng)包括檔案管理信息化。

1.2企業(yè)檔案信息化 的內(nèi)容要素及其理論模型。根據(jù)國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)》，結(jié)合企業(yè)檔案工作和企業(yè)信息化特點(diǎn)你，我認(rèn)為檔案信息化的主要內(nèi)容可與歸納為設(shè)施、系統(tǒng)、資源、人才、規(guī)制、安全和服務(wù)等七個(gè)方面的要素?；谏鲜龅钠邆€(gè)要素，我們建立了“企業(yè)檔案信息化內(nèi)容要素的理論模型”。該理論模型分為核心層、支撐層和應(yīng)用層三個(gè)層次。

（1）核心層。由企業(yè)檔案信息化的兩個(gè)主要內(nèi)容—資源建設(shè)和知識(shí)服務(wù)兩大要素構(gòu)成，揭示了資源建設(shè)和知識(shí)服務(wù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的核心地位和作用。

（2）支撐層。包括檔案信息化所需的基礎(chǔ)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)、信息人才、信息規(guī)制、信息安全等內(nèi)容要素，它們對(duì)核心層起著條件、環(huán)境、手段等方面的支撐作用，并與核心層一起構(gòu)成企業(yè)檔案信息化體系。（3）應(yīng)用層。在理論模型的最外層，包括企業(yè)效

益、企業(yè)信息化水平、檔案意識(shí)、需求導(dǎo)向、應(yīng)用實(shí)效、價(jià)格定位等要素，是決定檔案信息化應(yīng)用層的重要因素。

1.3企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

(1)整體規(guī)劃，同步建設(shè)。企業(yè)要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)和企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接。

（2）善用技術(shù)，注重管理。企業(yè)檔案信息化必須堅(jiān)持技術(shù)與管理兵種的原則。以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體需求。

（3）資源為本，服務(wù)至上。檔案資源建設(shè)是以檔案信息化建設(shè)的基和核心，應(yīng)該以 “集成管理”為理念，以電3文件歸檔管理為首要的任務(wù)和重點(diǎn)，一館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)。以網(wǎng)絡(luò)信息資源采集為必要補(bǔ)充。開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持服務(wù)至上的原則，牢固樹立為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、服務(wù)管理的意識(shí)，以知識(shí)服務(wù)為目標(biāo)，開拓服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)本領(lǐng)。

二，檔案管理信息化面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)思維和信息化技術(shù)落后等因素，檔案管理信息化作為一種新型的檔案管理模式，其在發(fā)展中必然面臨一系列的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。梳理這些問(wèn)題和挑戰(zhàn)，有利于我們更好的確定發(fā)展路徑，從而更好的促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

3.1 傳統(tǒng)固化的檔案管理模式的阻礙。當(dāng)前，大部分企業(yè)檔案管理已經(jīng)成為一套固化的體系，很多企業(yè)多年來(lái)一直采用手工操作的方式，形成了相對(duì)固化的檔案管理體系，其檔案管理的思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對(duì)電子文件是否能夠長(zhǎng)久保存及長(zhǎng)期可用缺乏認(rèn)知，對(duì)檔案管理信息化還不適應(yīng)，不愿改變既有的狀態(tài)。

3.2檔案管理信息化人才的缺乏。檔案管理信息化人才是推進(jìn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化是一個(gè)全新的領(lǐng)域，不僅需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，還需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，更需要和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。目前一些企業(yè)的檔案管理信息化人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)與信息化建設(shè)的要求存在很大差距，尤其是嚴(yán)重短缺檔案管理信息化的復(fù)合型人才。

3.3檔案管理信息化存在一定的安全威脅。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有開放性、集成性、共享性的特點(diǎn)，使上網(wǎng)檔案信息的安全受到了一定威脅。

3.4企業(yè)檔案評(píng)定管理滯后。企業(yè)的檔案管理不僅存在效率低下、利用困難等多方面的管理原因，更在一定程度上存在傳統(tǒng)檔案的鑒定和評(píng)定管理滯后。傳統(tǒng)的檔案應(yīng)在一定的期限內(nèi)進(jìn)行鑒定和評(píng)定，從而建立良好的企業(yè)檔案的利用方式。傳統(tǒng)檔案的價(jià)值存在利用的期限，超過(guò)期限的企業(yè)檔案應(yīng)及時(shí)銷毀，從而保證企業(yè)檔案的有效管理和 利用。然而在傳統(tǒng)的檔案管理的模式下，企業(yè)的檔案管理人員難以對(duì)封存的檔案存儲(chǔ)進(jìn)行有效的管理和評(píng)定，致使企業(yè)檔案的鑒定和清理在一定程度上存在管理的障礙。企業(yè)的傳統(tǒng)檔案長(zhǎng)期累積難以形成有序的管理方式，造成了企業(yè)傳統(tǒng)檔案的冗余，從而增加了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理的難度和成本支出。

3.5檔案利用落后。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，由于人工的管理和紙質(zhì)的檔案利用模式造成了企業(yè)檔案的管理和存放的無(wú)序，這也在一定程度上造成了企業(yè)檔案管理的工作繁雜、重復(fù)，增加了企業(yè)檔案利用的難度。特別是對(duì)檔案開的種種限制，造成社會(huì)對(duì)檔案利用的嚴(yán)重滯后。檔案的作用不為人知，檔案服務(wù)于社會(huì)基本上成了一句空話。三，企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略定位-----知識(shí)管理

根據(jù)上文闡述的企業(yè)檔案信息化的建設(shè)的內(nèi)容和當(dāng)前所面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。我們認(rèn)為知識(shí)管理是解決當(dāng)前問(wèn)題的最好出路。所謂知識(shí)管理就是用知識(shí)管理的理念和方法進(jìn)行企業(yè)檔案的管理。企業(yè)檔案知識(shí)管理的重點(diǎn)內(nèi)容是：整合企業(yè)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成管理；實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息增值，提供企業(yè)檔案信息服務(wù)：優(yōu)化企業(yè)知識(shí)資源管理，實(shí)現(xiàn)IT平臺(tái)化；建立健全企業(yè)檔案知識(shí)資源安全保障機(jī)制，確保企業(yè)檔案知識(shí)管理持續(xù)發(fā)展。

3.1整合企業(yè)檔案信息資源----集成管理

檔案信息資源的高度共享和知識(shí)管理的基礎(chǔ)工作，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的必要條件。因此必須對(duì)企業(yè)各類信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的 集成管理。企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施：

3.11館（室）藏檔案數(shù)字化。對(duì)這點(diǎn)有一個(gè)重要的問(wèn)題就是是否對(duì)所有的非數(shù)字化檔案都要進(jìn)行數(shù)字化。這是我們必須要考慮的問(wèn)題。首先也是最重要的一個(gè)方面就是經(jīng)營(yíng)和管理的需求。其次要考慮一個(gè)數(shù)字化優(yōu)先權(quán)的問(wèn)題。其中領(lǐng)導(dǎo)的重視程度表現(xiàn)得尤為突出。最后就是預(yù)期收益情況。這雖然是比較難把握但也是最現(xiàn)實(shí)的一個(gè)因素。

3.12網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集。網(wǎng)上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息而且包含著豐富的內(nèi)容和知識(shí)，特別是與本企業(yè)相同或相關(guān)的其它企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或其它專

用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集。需要注意的是在手收集的過(guò)程中必須對(duì)網(wǎng)上的信息進(jìn)行甄選，并且要將信息的版本，元數(shù)據(jù)及背景完整的記錄下來(lái)。

3.13直接采購(gòu)?fù)袠I(yè)的專題數(shù)據(jù)庫(kù)。這些信息資源來(lái)源 來(lái)源廣泛、種類繁多、載體形式和文件格式多種多樣，無(wú)疑是一個(gè)企業(yè)的好選擇。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案信息增值----知識(shí)服務(wù)。檔案知識(shí)管理的目的在于通過(guò)檔案的知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息和檔案服務(wù)工作的增值。不論是讀顯性知識(shí)的管理還是對(duì)隱性知識(shí)的管理，落到實(shí)處都是為了以知識(shí)為內(nèi)涵，以 服務(wù)為中心，走知識(shí)服務(wù)之路。檔案知識(shí)服務(wù)體系建設(shè)主要包括：

3.21企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)人文建設(shè)。第一，實(shí)體管理人文化加強(qiáng)檔案收集，滿足用戶需求。第二，加強(qiáng)人力資源管理。把員工放在首位，發(fā)揮每個(gè)人的潛力、積極性和 創(chuàng)造性。第三，拓展檔案館的功能，不斷開發(fā)檔案文化精品，做好服務(wù)。第四，服務(wù)要多元化。既要滿足利用者獲取信息的需要，又要滿足利用者對(duì)環(huán)境舒適和工作方便的需要，滿足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。第一，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的研究和配套知道文件的制定。第二，標(biāo)準(zhǔn)制定，主要包括技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，管理性標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)。

3.23企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。包括5個(gè)服務(wù)模塊：一，企業(yè)知識(shí)資源門戶的建設(shè)與管理；二，是為企業(yè)決策層提供戰(zhàn)略性的信息分析服務(wù)；三；為企業(yè)科技人員提供科技情報(bào)服務(wù)；四，進(jìn)行檔案編研。五，保留傳統(tǒng)的圖書期刊管理與服務(wù)功能。隨著企業(yè)知識(shí)資源管理的深化，可繼續(xù)增加服務(wù)模塊。

3.3優(yōu)化企業(yè)知識(shí)資源管理-----IT平臺(tái)化

知識(shí)管理的技術(shù)很多，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源的優(yōu)化換了，就要為知識(shí)的開放式交流提供無(wú)縫的技術(shù)支撐平臺(tái)，建立相應(yīng)的技術(shù)支撐平臺(tái)包括建立企業(yè)檔案知識(shí)庫(kù)和企業(yè)檔案知識(shí)門戶網(wǎng)站。例如，用BS結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，隨時(shí)隨地用瀏覽器訪問(wèn)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)。領(lǐng)導(dǎo)和員工可以通過(guò)應(yīng)用功能前段平臺(tái)訪問(wèn)和利用知識(shí)資源。

3.4確保知識(shí)管理持續(xù)發(fā)展----制度安全。為了確保檔案知識(shí)管理的持續(xù)發(fā)展，必須按照制度化和安全的要求，建立健全相關(guān)的檔案知識(shí)管理制度，采取相關(guān)的知識(shí)安全管理措施。

3.41在制度化方面，首先要用制度的形式確定知識(shí)資源管理的組織機(jī)構(gòu)；其次要用制度的形式確定專業(yè)人員、管理人員的職責(zé)和權(quán)益；第三，建立員工參與學(xué)習(xí)和工作應(yīng)用知識(shí)資源的獎(jiǎng)勵(lì)措施；第四，建立訪問(wèn)權(quán)限審核制度

3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企業(yè)的各個(gè)地區(qū)機(jī)構(gòu)，分布設(shè)立訪問(wèn)服務(wù)器，在總部設(shè)立應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器，各服務(wù)器之間設(shè)立ＶＰＮ鏈接；第二，在應(yīng)用系統(tǒng)中對(duì)檔案知識(shí)資源分層設(shè)立安全訪問(wèn)權(quán)限；第三，對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的登陸，設(shè)了密碼檢驗(yàn)；第四，對(duì)特別重要的文件、信息，在訪問(wèn)時(shí)設(shè)立指紋校驗(yàn)。

３.５檔案信息化管理的核心－－測(cè)評(píng)

企業(yè)檔案信息化測(cè)評(píng)體系是反映企業(yè)檔案信息化情況的統(tǒng)計(jì)調(diào)查指標(biāo)，測(cè)評(píng)是企業(yè)檔案信息化管理的核心環(huán)節(jié)，是從規(guī)劃、執(zhí)行轉(zhuǎn)向改進(jìn)提高的重要節(jié)點(diǎn)。企業(yè)信息化測(cè)評(píng)可分為四個(gè)步驟：

３.５１熟悉標(biāo)準(zhǔn)。有關(guān)企業(yè)測(cè)評(píng)人員應(yīng)對(duì)企業(yè)信息化測(cè)評(píng)的相關(guān)指標(biāo)內(nèi)容、權(quán)重系數(shù)與等級(jí)檔次劃分、等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行熟悉。明確有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，以方便測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)的有效采集。

３.５２采集信息。企業(yè)應(yīng)召集本企業(yè)檔案部門和信息部門等人員對(duì)照測(cè)評(píng)標(biāo)進(jìn)行信息采集。并匯總提交企業(yè)檔案信息化測(cè)評(píng)信息采集報(bào)告。當(dāng)企業(yè)進(jìn)行快捷的自我測(cè)評(píng)時(shí)，也可參照《檔案企業(yè)信息化測(cè)評(píng)信息采集問(wèn)卷》對(duì)測(cè)評(píng)信息進(jìn)行簡(jiǎn)要采集。

３.５３計(jì)算得分。企業(yè)測(cè)評(píng)人員依次計(jì)算１８?jìng)€(gè)二級(jí)指標(biāo)的各項(xiàng)的得分，并匯總計(jì)算得分。

３.５４形成報(bào)告。對(duì)各項(xiàng)得分進(jìn)行描述。并對(duì)企業(yè)檔案信息化的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出完善和整改意見(jiàn)。

四、知識(shí)化管理的實(shí)例－－廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案信息化

廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司１９９６年建廠，是中國(guó)企業(yè)５００強(qiáng)，廣東企業(yè)５０強(qiáng)之一，是廣東省重要的生產(chǎn)基地。韶鋼檔案館成立于１９８９年，它是韶鋼文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備（儀器）檔案、實(shí)物檔案等各門類檔案的保管利用中心，代表公司行使檔案管理職能，業(yè)務(wù)上直屬公司分管技術(shù)的副總經(jīng)理分管。韶鋼檔案館理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)兩級(jí)變?yōu)橐患?jí)管理，集團(tuán)公司、全資子公司，控股子公司的安敢全部集中到檔案館庫(kù)房管理，利用檔案主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，各單位主要履行檔案收集、移交歸檔、利用等職責(zé)。韶鋼檔案信息化建設(shè)分為三個(gè)階段：

第一階段紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。時(shí)間是從２００１年只２００６年，建立檔案管理系統(tǒng)并購(gòu)置相應(yīng)硬件設(shè)備進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，整合分散管理在各單位的檔案。韶鋼的數(shù)字檔案館有２種運(yùn)作模式，一是傳統(tǒng)檔案館想數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型模式，即在傳統(tǒng)的檔案館業(yè)務(wù)和服務(wù)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化和網(wǎng)手段，盡心檔案館業(yè)務(wù)重組和服務(wù)創(chuàng)新。主要包括檔案數(shù)字加工與服務(wù)管理、檔案信息服務(wù)兩方面。二是從檔案接收開始

就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的構(gòu)想。這樣一種數(shù)字檔案館它支持檔案信息的整個(gè)生命周期的活動(dòng)，即將檔案的收集、整理、提供利用都集成在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)環(huán)境中，這完全脫離了檔案館實(shí)體的存在形式。

第二階段改革檔案管理模式。時(shí)間是從２００６年３月至２００８年６月。韶鋼檔案實(shí)現(xiàn)一級(jí)管理，是檔案機(jī)構(gòu)集中、人員集中。業(yè)務(wù)集中，全方位提供檔案利用服務(wù)。檔案館全方位采用計(jì)算機(jī)管理，檔案的檢索、全文瀏覽和業(yè)務(wù)管理全都通過(guò)計(jì)算機(jī)完成。屆時(shí)，檔案館建立起一個(gè)完整的檔案實(shí)體管理中心、現(xiàn)行文件利用中心和數(shù)字檔案館。

第三階段搭建管理平臺(tái)，資源大集中。時(shí)間是從２００８年７月至現(xiàn)在。２００８年７月，公司同意立項(xiàng)建設(shè)《建立在線歸檔管理基礎(chǔ)平臺(tái)項(xiàng)目》和《ＥＲＰ系統(tǒng)綜合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)歸檔模塊項(xiàng)目》建立資源管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司所有檔案資源集中歸檔管理?？梢灶A(yù)期，系統(tǒng)上線使用后，檔案管理工作的中心工作位于檔案的收集和利用，將突出檔案利用，檔案工作的價(jià)值和地位將顯著上升。

隨著中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛利用，特別是電子文件的大量出現(xiàn)，實(shí)行檔案信息化管理迫在眉睫。韶鋼檔案信息化建設(shè)是知識(shí)管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息化的一個(gè)非常典型的案例，具有一定的超前性和示范作用。我認(rèn)為所有有潛力的企業(yè)都應(yīng)該以此為鑒，認(rèn)清楚現(xiàn)狀，總結(jié)出自己的不足之處，然后實(shí)行專業(yè)化的管理、提供專業(yè)化的服務(wù)，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，實(shí)行檔案資源的集中統(tǒng)一管理，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。

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第二篇：知識(shí)管理型企業(yè)檔案信息化建設(shè)-修改

知識(shí)管理型企業(yè)檔案信息化建設(shè)

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，海量的信息開始涌入各個(gè)企業(yè)，大量的紙質(zhì)或電子文件使企業(yè)的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。如何解決信息化時(shí)代帶來(lái)的檔案問(wèn)題，使檔案管理跟上信息化的步代。本文對(duì)此作出回答，從管理理念和具體實(shí)施兩方面對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案；問(wèn)題；信息化

20世紀(jì)90年代以來(lái)，人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)體制的變革和組織的發(fā)展對(duì)每一個(gè)企業(yè)都提出了新的挑戰(zhàn)。面對(duì)挑戰(zhàn)，企業(yè)的成功越來(lái)越依賴于企業(yè)所擁有知識(shí)和信息的質(zhì)量，利用企業(yè)所擁有的信息為企業(yè)創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)勢(shì)在必行。而檔案作為一種信息的儲(chǔ)備形式，是企業(yè)重要的信息資源，但傳統(tǒng)檔案存在著人工工作效率低下；人工查詢速度慢；存儲(chǔ)占用空間大；檔案保存時(shí)間長(zhǎng)而容易造成紙張受損、變質(zhì)、發(fā)黃；檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問(wèn)題。這種檔案管理方式對(duì)檔案本身就是一種巨大的損害，在日趨現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中是無(wú)法適應(yīng)和滿足人們對(duì)信息的需求的。在這樣的背景之下，只有盡早運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理信息和信息化的技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，并且不斷提高信息化管理的水平才是企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，使企業(yè)檔案更好的為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。本文主要從企業(yè)信息化建設(shè)的理念和具體的實(shí)施策略等方面對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行研究。

1企業(yè)檔案信息化的知識(shí)管理理念

企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。企業(yè)檔案的信息化可以實(shí)現(xiàn)通過(guò)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)

［1］經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

所謂知識(shí)管理是指，在組織中建構(gòu)一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織 中的資訊與知識(shí)，透過(guò)獲得、分享、整合、創(chuàng)造、記錄、存取、更新等過(guò)程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，從而使個(gè)人與組織的知識(shí)得

［2］以永不間斷的累積。從系統(tǒng)的角度進(jìn)行分析信息和思考將成為組織的智慧資

本，有助于企業(yè)做出正確的決策，在適應(yīng)市場(chǎng)變化方面巨有更大的優(yōu)勢(shì)。將企業(yè)檔案進(jìn)行信息化處理即為使檔案由文本向知識(shí)的轉(zhuǎn)化，以知識(shí)管理的理念來(lái)建設(shè)檔案信息化會(huì)取得巨大的成果和進(jìn)步。

2檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存的問(wèn)題

近年來(lái)我國(guó)企業(yè)檔案工作陷入越來(lái)越明顯的困境，企業(yè)檔案工作面臨很多方面的問(wèn)題，其中最主要的問(wèn)題如下：

2.1檔案工作未得到應(yīng)有重視

在我國(guó)民營(yíng)企業(yè)由于資金不足、組織規(guī)模小、節(jié)約成本等原因，幾乎都沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的企業(yè)檔案管理部門。加上民營(yíng)企業(yè)受到的法律約束和行政監(jiān)督較少，企業(yè)檔案的管理工作則更不受重視，許多民營(yíng)企業(yè)甚至連檔案管理的崗位也不設(shè)置。不但在民營(yíng)企業(yè)中是如此，許多國(guó)有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)同樣不受重視。近些年，國(guó)有企業(yè)紛紛進(jìn)行組織扁平化，削減管理層次，精簡(jiǎn)管理機(jī)構(gòu)，裁減管理人員，以降低管理成本，提高市場(chǎng)應(yīng)變能力。在這個(gè)過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員往往成為被首先、重點(diǎn)清理的對(duì)象。在學(xué)者王華玉調(diào)查的13家國(guó)有企業(yè)中，有9家公司(占69%)檔案人員編制數(shù)比2000年減少。這9家公司2000年共有專職檔案人員0101人，2006年為76人，裁員幅度為25%。3由此可見(jiàn)檔案部門的人員［］

容易被認(rèn)為是公司里具有價(jià)值不高的那一部分員工。檔案機(jī)構(gòu)的精簡(jiǎn)，和檔案崗位的不受重視使大量檔案人才流失，這種情況的直接后果就是企業(yè)檔案管理水平的下降。

2.2市場(chǎng)竟?fàn)幹袡n案工作的劣勢(shì)

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的環(huán)境下，企業(yè)必須專注于提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)不得不將絕大部分資源與精力集中于能直接創(chuàng)造價(jià)值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如研究與開發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理等，以及少數(shù)關(guān)鍵的管理領(lǐng)域，如財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等；而盡量精簡(jiǎn)不能帶來(lái)直接利益的活動(dòng)與部門。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作關(guān)注保存企業(yè)歷史，而忽視創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)價(jià)值，不僅不能為企業(yè)當(dāng)前的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)做出明顯的、直接的貢獻(xiàn)，提高管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財(cái)力，增加管理成本，自然就成為被精簡(jiǎn)的對(duì)象。不能直接顯示價(jià)值的企業(yè)檔案工作，在激烈的市場(chǎng)竟?fàn)幁h(huán)境中就沒(méi)有足夠吸引注意力的理由，許多效益滑坡的企業(yè)裁撤了檔案館和檔案人員，一些企業(yè)干脆將自己的檔案送到公共檔案館或大學(xué)檔案館保管。

2.3企業(yè)檔案管理軟硬件雙重缺乏

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息化處理平臺(tái)，但我國(guó)普遍的檔案管理工作還只是依賴于一間辦公室和幾臺(tái)計(jì)算機(jī)。這種硬件設(shè)施無(wú)疑降低了企業(yè)檔案的使用頻率和利用價(jià)值。信息化的檔案工作要求檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化，收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。所以硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和投入是我國(guó)當(dāng)前企業(yè)管理現(xiàn)狀面臨的重大問(wèn)題。除了硬件設(shè)施落后外，我國(guó)企業(yè)檔案工作的軟件也存在很大問(wèn)題。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等。但我國(guó)大多數(shù)企業(yè)并沒(méi)有根據(jù)國(guó)家的規(guī)范性文件制定符合自己企業(yè)的檔案管理原則，沒(méi)有統(tǒng)一明確的規(guī)則檔案管理工作開展起來(lái)十分困難。檔案的管理工作從根本上說(shuō)離不開檔案人員的工作，高素質(zhì)的工作人員也是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素，將檔案作為知識(shí)來(lái)管理的必要前提也工作人員能對(duì)檔案進(jìn)行合理的分析，根據(jù)對(duì)檔案信息的分析結(jié)果，為企業(yè)的發(fā)展、人事、營(yíng)銷等提供建設(shè)。我國(guó)檔案管理工作人員的現(xiàn)狀是工作者的年齡偏大，對(duì)傳統(tǒng)檔案的工作熟悉，但對(duì)新檔案管理理念和設(shè)備使用生疏，相當(dāng)一部分工作者不能熟練的使用辦公軟件，信息設(shè)備的維護(hù)更是無(wú)法勝任。

3推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的措施

根據(jù)國(guó)內(nèi)外學(xué)者的相關(guān)研究，以知識(shí)管理理念為指導(dǎo)思想，并結(jié)合我國(guó)的企業(yè)檔案的實(shí)際形式和現(xiàn)實(shí)條件，筆者提出如下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)。

3.1檔案知識(shí)化以提高地位

檔案信息化建設(shè)的根本問(wèn)題在于檔案工作被認(rèn)為是沒(méi)有市場(chǎng)價(jià)值的，并被置于忽視地位。如何讓檔案工作創(chuàng)造出價(jià)值則是解決問(wèn)題的根本途徑，也是推進(jìn)檔案信息化的目的和所不可回避的問(wèn)題。現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)時(shí)代是信息化的時(shí)代，信息的價(jià)值得到重大體現(xiàn)，讓檔案工作脫離傳統(tǒng)的儲(chǔ)備模式，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)信息是檔案信息化的第一步。大多數(shù)不重視檔案的企業(yè)都不會(huì)忽視企業(yè)管理工作，據(jù)此可判斷企業(yè)是重視知識(shí)的，如果能將檔案所承載的信息進(jìn)行知識(shí)化轉(zhuǎn)換并為企業(yè)創(chuàng)造利益提供幫助，則檔案工作會(huì)被同等重視起來(lái)。據(jù)此筆者提出三點(diǎn)意見(jiàn)：一是企業(yè)檔案管理工作人員以新的態(tài)度對(duì)待工作，不能將工作定位在管理檔案文件上，而是要熟悉檔案的內(nèi)容，將檔案承載的知識(shí)變?yōu)樽约核煜さ闹R(shí)。二是企業(yè)檔案管理部門要求協(xié)助人事部門工作，因?yàn)槠髽I(yè)檔案包含了最多的人事信

息，檔案工作人員是最有資格對(duì)人事工作發(fā)表意見(jiàn)的，通過(guò)合理的建議使企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案工作的價(jià)值，逐步提高企業(yè)檔案的地位。三是檔案管理人員主動(dòng)開展宣傳工作，檔案人員通過(guò)對(duì)檔案的學(xué)習(xí)而得到企業(yè)各方面的知識(shí)，對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行總結(jié)分類，分析出對(duì)企業(yè)有益的信息，定期向各個(gè)部門開展宣講活動(dòng)，通過(guò)宣講和建議使各部門都認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。

3.2專業(yè)化檔案管理人員

知識(shí)管理理念的檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代的檔案管理模式，許多新的知識(shí)需要重新學(xué)習(xí)。鑒于中國(guó)教育體制內(nèi)的檔案管理人才十分缺乏，解決當(dāng)下檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的最有效的途徑是對(duì)原有員工進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)使員工具體新的管理理念和知識(shí)。并且在檔案部門引入淘汰制等措施督促檔案工作人員的學(xué)習(xí)和進(jìn)步。具體的培訓(xùn)方式有：一技術(shù)性知識(shí)的培訓(xùn)，檔案管理工作中信息化工具的使用是最基本的，通過(guò)技術(shù)培訓(xùn)的指導(dǎo)掌握信息技術(shù)的使用。二組織檔案部門內(nèi)部工作人員的業(yè)務(wù)能力評(píng)比，定期舉行評(píng)比使工作人員相互學(xué)習(xí)提升自己的檔案知識(shí)。三組織學(xué)習(xí)宣講等對(duì)外宣傳方面的知識(shí)，因?yàn)樾畔⒒臋n案再也不是固守不動(dòng)的檔案了，需要檔案工作人員將檔案所承載的知識(shí)傳遞到外界讓各企業(yè)內(nèi)各部門認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，能將檔案轉(zhuǎn)化為知識(shí)的工作人員才是專業(yè)的檔案管理人員。4小結(jié)

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，能實(shí)測(cè)企業(yè)的各種運(yùn)行情況；利用過(guò)去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái);從企業(yè)的全局出發(fā)輔助企業(yè)進(jìn)行決策；利用信息控制企業(yè)的行為；根據(jù)員工的背景與在職的經(jīng)歷對(duì)企業(yè)部門調(diào)整或重組提出意見(jiàn)；幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其規(guī)劃目標(biāo)。在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，檔案信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，以知識(shí)管理的理念，體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值才是信息化的根本途徑。

參考文獻(xiàn)：

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第三篇：企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)保障機(jī)制不斷完善。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)與每個(gè)參保職工的切身利益息息相關(guān)，因此參保單位需要做好廣大職工養(yǎng)老保障檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式越來(lái)越無(wú)法滿足當(dāng)前企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的發(fā)展需求，需要充分的利用信息化技術(shù)來(lái)推動(dòng)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，更好的維護(hù)企業(yè)員工的切身利益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案；信息化管理

一、企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化的必要性

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案記錄了各類企業(yè)單位過(guò)去的工作狀況和個(gè)人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴(yán)格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當(dāng)時(shí)沒(méi)有現(xiàn)在的技術(shù)，所以，也只能順其自然，每年都會(huì)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失，而且相關(guān)資料的泄露也在不斷發(fā)生。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，才有了現(xiàn)在的檔案信息化管理舉措。這項(xiàng)舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經(jīng)過(guò)信息化管理的檔案將會(huì)安全地存放在另一個(gè)空間，以高科技作保證為其提供服務(wù)。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調(diào)閱相關(guān)檔案時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵字檢索即可，一分鐘內(nèi)就可以查閱到想要的資料，不會(huì)影響任何工作，大大地減少了時(shí)間的浪費(fèi)。

利用計(jì)算機(jī)整理、歸類檔案，要比幾個(gè)人一起動(dòng)手搬運(yùn)整理省時(shí)、省力，而且大家的工作也會(huì)變得輕松、有效。人們不斷開發(fā)工具來(lái)幫助人們勞動(dòng)，因?yàn)槿肆Ξ吘故怯邢薜?，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關(guān)技術(shù)或設(shè)備，就會(huì)不斷推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提升人類的智慧。從最原始的勞動(dòng)工具發(fā)展到現(xiàn)今的高科技電子產(chǎn)品，都是在實(shí)踐中得到啟發(fā)，不斷實(shí)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，在進(jìn)化中得到力量。檔案信息化不僅是對(duì)人負(fù)責(zé)，也是對(duì)整個(gè)社會(huì)乃至國(guó)家負(fù)責(zé)。每個(gè)人所設(shè)想的問(wèn)題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動(dòng)下，人們的思想開始統(tǒng)一，朝著同一個(gè)方向發(fā)展。在這方面取得的成績(jī)，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個(gè)簡(jiǎn)單的“動(dòng)作”，而是長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目光的體現(xiàn)?？梢哉f(shuō)，在各個(gè)領(lǐng)域都有一些成功的舉措，它們會(huì)影響整個(gè)大局。

但并不是每個(gè)單位都采用這種舉措才能發(fā)展起來(lái)。從目前的情況來(lái)看，社會(huì)上的企業(yè)單位基本上都啟用了檔案信息化管理，單位的進(jìn)步也是每個(gè)人的進(jìn)步，從個(gè)體進(jìn)步到整體進(jìn)步，從整體進(jìn)步再到大體進(jìn)步。推動(dòng)檔案信息化管理就相當(dāng)于為經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展安上了加速器，它的存在讓企業(yè)單位檔案管理能夠更加安全、穩(wěn)定地運(yùn)行，而這樣的結(jié)果也是所有人都喜聞樂(lè)見(jiàn)的。

二、加強(qiáng)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的措施

（一）加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)離不開人力、財(cái)力的投入，通過(guò)加大投入力度，進(jìn)一步對(duì)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善，提高企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作環(huán)境。特別是計(jì)算機(jī)和大容量的儲(chǔ)存設(shè)備這是必不可少的，利用存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，可以有效的節(jié)約檔案存放空間，而且檔案保密性也能夠得以增強(qiáng)，為檔案信息的查閱帶來(lái)更多的便利，有利于檔案管理工作效率的提升。

（二）完善檔案信息化工作的服務(wù)方式

1.信息化管理服務(wù)

信息化管理服務(wù)作為一種新興的服務(wù)方式，經(jīng)過(guò)不斷實(shí)踐，已經(jīng)在一些檔案管理部門成熟應(yīng)用。但是，這個(gè)管理方式也存在一些弊端，當(dāng)前市場(chǎng)上檔案管理軟件魚龍混雜，缺乏統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立規(guī)范的制度，以預(yù)防資源的過(guò)度浪費(fèi)和重復(fù)開發(fā)。

2.縮微技術(shù)服務(wù)

微縮技術(shù)是以膠片為載體，用以存儲(chǔ)各種文獻(xiàn)、圖片等信息，它是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的輔助性技術(shù)。目前某些珍貴檔案己經(jīng)開始利用微縮技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，以確保其保存年限和安全。

3.光盤存貯服務(wù)

快速、大容量等是光盤存儲(chǔ)的顯著優(yōu)點(diǎn)，這非常有利于各項(xiàng)檔案的儲(chǔ)存和查閱工作，因而我們?cè)趯?duì)重要檔案存儲(chǔ)、編排、檢閱時(shí)可以采用這種存儲(chǔ)方式。

4.公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電話網(wǎng)絡(luò)等公共網(wǎng)絡(luò)是現(xiàn)代檔案信息化服務(wù)的重要方式，相關(guān)部門采用這種服務(wù)能夠有效推進(jìn)檔案管理的信息化。

（三）做好傳統(tǒng)與現(xiàn)代化處理工作

在利用信息化技術(shù)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作時(shí)，一定要將信息化技術(shù)中的信息錄入與檢索、保密性與開放性、資源共享與權(quán)屬等方面的關(guān)系處理好。同時(shí)，還應(yīng)處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，要完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化。紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的可靠性和極高的法律效力，但其所存儲(chǔ)的信息較為密集，所需存儲(chǔ)空間較大，而數(shù)字化信息能夠節(jié)省很多存儲(chǔ)空間、信息含量也很大，但卻需要先將信息存儲(chǔ)在光盤上，再借助計(jì)算機(jī)將完成信息的讀取，這樣的操作容易使檔案信息丟失，信息真實(shí)性也難以辨?e，因此，為安全起見(jiàn)，需要采取數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案共存的模式。

（四）建立健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化機(jī)制

為了更好的推進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)，需要建立健全企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化服務(wù)機(jī)制，提高企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，保證檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)的安全，構(gòu)建完善的檔案管理信息化機(jī)制。因此在日常工作中要進(jìn)一步完善企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，對(duì)各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，細(xì)化各項(xiàng)管理工作，并采取切實(shí)可行的對(duì)策保證檔案信息的安全。加快推進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息庫(kù)的建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源的共享。

（五）打造專業(yè)的檔案管理信息化隊(duì)伍

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員在具備專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行了解和掌握，在實(shí)際工作中熟練應(yīng)用。因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并為檔案管理人員提供更多的深造和晉升機(jī)會(huì)，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的信息檔案管理隊(duì)伍，提高企業(yè)檔案信息化管理的水平。

（六）努力擴(kuò)大檔案信息系統(tǒng)覆蓋面

要提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料的利用價(jià)值，就應(yīng)當(dāng)盡可能地挖掘出其服務(wù)功能，在保障其安全性的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和上級(jí)信息系統(tǒng)的連接。另外，要轉(zhuǎn)變養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理單一化模式，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，切實(shí)為參保職工提供便捷服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

由于企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)與每一個(gè)參保職工切身利益息息相關(guān)，因此需要各級(jí)黨和政府給予充分重視，各部門做好配合協(xié)調(diào)工作，進(jìn)一步完善企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案各項(xiàng)機(jī)制，努力提高企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化水平，為社保事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]周仕芹.試論社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江史志，2014，03：124-125.[2]賀玉慧.養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化問(wèn)題探究[J].改革與開放，2014，20：84-85.

第四篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)

公司檔案信息化建設(shè)探討

何細(xì)乃

（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）

摘要：本文通過(guò)探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則和主要內(nèi)容。針對(duì)本公司檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，本文提出了從信息管理過(guò)渡到知識(shí)管理的發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識(shí)管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個(gè)信息的重要來(lái)源，檔案信息已經(jīng)成為我國(guó)企業(yè)信息化工作的一個(gè)重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個(gè)重要對(duì)象。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也不深。最典型的錯(cuò)誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計(jì)算機(jī)管理，即將實(shí)物檔案的管理模式(卡片檢索、實(shí)物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡(jiǎn)單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實(shí)物檔案管理模式的計(jì)算機(jī)輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實(shí)物檔案無(wú)論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問(wèn)題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問(wèn)題，二是解決多人同時(shí)利用同一份檔案的沖突。相對(duì)于社會(huì)公共檔案部門以及機(jī)關(guān)檔案來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力比較強(qiáng)。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計(jì)算機(jī)上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因?yàn)檫@一點(diǎn)，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡(jiǎn)單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化

建設(shè)局限在原有實(shí)物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對(duì)應(yīng)的電子文件收集上。思想認(rèn)識(shí)還處在檔案信息化建設(shè)的初級(jí)階段，沒(méi)有從根本上實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變。

2．檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢(shì)來(lái)看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實(shí)物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過(guò)各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)輔助管理手段實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)管理。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實(shí)現(xiàn)了接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化。

在接下來(lái)的檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)上，很多企業(yè)感覺(jué)到比較迷茫，方向不明確。個(gè)人覺(jué)得，要根據(jù)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來(lái)確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來(lái)確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個(gè)層次：

2.1 短期目標(biāo)

以檔案實(shí)物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計(jì)算機(jī)編目為手段，實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

2.2 中長(zhǎng)期目標(biāo)

在短期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過(guò)流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理。

2.3 遠(yuǎn)期目標(biāo)

在中長(zhǎng)期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過(guò)參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程，自動(dòng)收集檔案知識(shí)信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識(shí)管理結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)管理。

具體到本公司，目前基本實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)的大部分內(nèi)容，如檔案數(shù)字化正在進(jìn)行，檔案檢索編目已經(jīng)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，經(jīng)過(guò)授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標(biāo)應(yīng)該是以上述中長(zhǎng)期目標(biāo)為主。

3．公司檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 以檔案信息資源開發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準(zhǔn)備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞提供利用來(lái)設(shè)計(jì)、來(lái)開展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運(yùn)行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會(huì)回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當(dāng)然這里說(shuō)的以開發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來(lái)說(shuō)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。只要通過(guò)信息資源及人員權(quán)限的分級(jí)，完全可以解決這些問(wèn)題。

3.2 效益最大化原則

企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)、信息資源的準(zhǔn)備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問(wèn)題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項(xiàng)目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項(xiàng)目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項(xiàng)目。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫(kù)的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理平臺(tái)、檔案信息化平臺(tái)，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認(rèn)工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.4 階段性建設(shè)，逐步實(shí)施的原則。

要實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化的目標(biāo)，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時(shí)間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)，制度改

革、流程再造，系統(tǒng)論證、運(yùn)行、評(píng)價(jià)，信息資源準(zhǔn)備，都需要分階段，逐步實(shí)施。

4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2004年，國(guó)家檔案局發(fā)布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項(xiàng)核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點(diǎn)也不一樣。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來(lái)檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程來(lái)看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過(guò)了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、電子文件的收集等過(guò)程，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍、信息安全保障，都有一定的認(rèn)識(shí)與經(jīng)驗(yàn)積累。

對(duì)于當(dāng)前的中冶南方來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)更多地是需要從檔案管理信息化過(guò)渡到檔案知識(shí)管理，具體就是側(cè)重點(diǎn)應(yīng)該從檔案實(shí)體管理－檔案信息管理，過(guò)渡到檔案信息管理-檔案知識(shí)管理。除了開發(fā)檔案文件中蘊(yùn)含的顯性信息知識(shí)，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識(shí)信息。

4.1 檔案信息資源建設(shè)

4.1.1 實(shí)物檔案的數(shù)字化

本公司在長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中積累下來(lái)了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中有著很高的參考價(jià)值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價(jià)值在于它的參考價(jià)值，從這個(gè)利用目的出發(fā)，對(duì)于那些參考價(jià)值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項(xiàng)目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時(shí)間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實(shí)現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3)文書檔案

文書檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項(xiàng)目全部合同-商務(wù)合同-獲獎(jiǎng)證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時(shí)間年代及利用率來(lái)具體確定：近年的人事檔案-個(gè)人相關(guān)證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經(jīng)過(guò)多年的努力，基本上達(dá)到了電子文件100%的收集率。對(duì)于設(shè)計(jì)外委、設(shè)計(jì)分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級(jí)階段。

公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進(jìn)行設(shè)計(jì)文件無(wú)紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計(jì)，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進(jìn)行。通過(guò)電子簽名，系統(tǒng)授權(quán)，IT標(biāo)準(zhǔn)化檢查，檔案合規(guī)性檢查等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、打印、發(fā)出。

對(duì)于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識(shí)庫(kù)的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實(shí)物檔案，檔案信息化初級(jí)階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來(lái)源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過(guò)程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時(shí)間、地點(diǎn)。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識(shí)，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、歸納、提取。通過(guò)分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個(gè)完善的檔案知識(shí)庫(kù)。

1)技術(shù)專題匯編

在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號(hào)的形式，對(duì)每項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點(diǎn)都應(yīng)該有評(píng)述，在本企業(yè)不同項(xiàng)目中應(yīng)用的歷史，包括不同項(xiàng)目中的應(yīng)用評(píng)價(jià)，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項(xiàng)技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項(xiàng)目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。比如關(guān)于煉鋼工程中應(yīng)用的鋼水罐的技術(shù)專題匯編，就可以概述鋼水罐的發(fā)展史、最新鋼水罐技術(shù)，本企業(yè)在各項(xiàng)工程中應(yīng)用的鋼水罐種類、技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用評(píng)價(jià)，歷史上本企業(yè)查詢、參考、復(fù)用最多的鋼水罐的檔案，本企業(yè)最近最新設(shè)計(jì)的鋼水罐的有關(guān)情況等等。

2)隱性知識(shí)的管理

通過(guò)知識(shí)管理，對(duì)蘊(yùn)含在檔案信息中的管理知識(shí)信息進(jìn)行提取。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)每份文件本身信息的自動(dòng)提取(電子檔案流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)后)，可記錄圖紙形成過(guò)程中所包含的人工時(shí)(圖紙量)、修改信息、參與人、設(shè)計(jì)人、修改人、參加專業(yè)等，可形成項(xiàng)目信息知識(shí)庫(kù)，為工程項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)管理提供服務(wù)。

3)通過(guò)利用反饋機(jī)制形成檔案知識(shí)庫(kù)

相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)。針對(duì)各專業(yè)設(shè)計(jì)人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過(guò)定題服務(wù)，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過(guò)設(shè)計(jì)人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過(guò)設(shè)計(jì)人員親身體會(huì)形成檔案知識(shí)利用知識(shí)庫(kù)?？梢詫⒃O(shè)計(jì)人利用知識(shí)本身的過(guò)程和成果積累下來(lái)，形成龐大的知識(shí)利用庫(kù)，方便后來(lái)者的使用。

4)通過(guò)檔案信息導(dǎo)航地圖建立檔案知識(shí)庫(kù)的利用新模式

建立各系統(tǒng)之間的聯(lián)系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項(xiàng)目管理信息、設(shè)計(jì)信息、人員信息有機(jī)的聯(lián)系起來(lái)。通過(guò)檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個(gè)入口進(jìn)入，就可以遍歷整個(gè)檔案知識(shí)庫(kù)，增加學(xué)習(xí)的效果。

4.2 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

通過(guò)了解檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，我們對(duì)于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)有了方向，明確了應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的側(cè)重點(diǎn)。系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個(gè)方面的問(wèn)題。

4.2.1 重視過(guò)程管理與來(lái)源管理

檔案信息化建設(shè)除了關(guān)于資源的數(shù)字化和利用信息化外，更主要地是要進(jìn)行流程再造。通過(guò)流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過(guò)程中。不僅要重視檔案結(jié)果信息的收集(紙質(zhì)或電子檔案)，更要重視檔案產(chǎn)生過(guò)程信息、檔案來(lái)源信息的收集?；谶@些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動(dòng)化結(jié)合起來(lái)

2)圖紙檔案信息管理與項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)

3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合起來(lái)

4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)

4.2.2信息安全保障建設(shè)

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對(duì)一家自主經(jīng)營(yíng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)是企業(yè)的生命線，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)是公司得以在市場(chǎng)上領(lǐng)先的關(guān)鍵所在。

檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。

1)通過(guò)技術(shù)類別、保密級(jí)別、特殊項(xiàng)目、檔案類型等多種方式對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)。

2)通過(guò)部門、專業(yè)、人員、項(xiàng)目等多種角色對(duì)人員進(jìn)行分級(jí)。

通過(guò)檔案信息的分級(jí)以及人員的分級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息、檔案知識(shí)的利用。

5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國(guó)哲學(xué)中所說(shuō)的大象無(wú)形。將檔案管理嵌入到公司業(yè)務(wù)流程中去，在流程過(guò)程中進(jìn)行檔案信息收集，進(jìn)行知識(shí)管理。

1)從傳統(tǒng)的實(shí)體管理-信息管理過(guò)渡到知識(shí)管理

2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過(guò)渡到流程管理、全過(guò)程管理。

3)從傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發(fā)展到參與全公司業(yè)務(wù)范圍的知識(shí)管理

參考文獻(xiàn)：

[1]齊虹:《知識(shí)管理及其對(duì)檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會(huì)記憶-中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》，中國(guó)人民大學(xué)出版社

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的知識(shí)化管理》，《機(jī)電兵般檔案》2007年第1期

第五篇：企業(yè)涉密檔案之精細(xì)化管理

企業(yè)涉密檔案之精細(xì)化管理

【摘 要】通過(guò)公司采取的一系列方法、手段管理涉密檔案,探索精細(xì)化管理在涉密檔案管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化 涉密 檔案 管理者

精細(xì)化管理是細(xì)節(jié)觀念的理論化、系統(tǒng)化、實(shí)踐化,是細(xì)節(jié)觀念在管理領(lǐng)域的升華。它使細(xì)節(jié)觀念充分深刻地融入到管理之中,使細(xì)節(jié)觀念充分、深入地在管理實(shí)踐中發(fā)揮作用。時(shí)代需要精細(xì)化管理,精細(xì)化管理也非常適應(yīng)當(dāng)今的需要。在涉密企業(yè)里都存有大量不同密級(jí)的各類涉密檔案,并隨著企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展,規(guī)模的擴(kuò)大而不斷產(chǎn)生更多不同價(jià)值的涉密檔案,在當(dāng)今的信息時(shí)代,先進(jìn)的技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為收集和使用各類檔案信息提供了方便,同時(shí)也增加了內(nèi)容敏感的涉密檔案管理的難度。使用互聯(lián)網(wǎng)、電話、手機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備,稍有不慎,就會(huì)導(dǎo)致泄密,給國(guó)家和企業(yè)帶來(lái)隱患或不可彌補(bǔ)的損失。因此,如何加強(qiáng)涉密檔案的管理是每個(gè)涉密企業(yè)的重要工作之一。細(xì)節(jié)決定成敗。我們公司在涉密檔案管理中實(shí)施精細(xì)化管理,科學(xué)地維護(hù)和利用了涉密信息、檔案,為國(guó)家和企業(yè)創(chuàng)造了潛在的價(jià)值。

一、宣傳保密教育,樹立涉密檔案精細(xì)化管理理念

對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行普法保密教育,宣貫《保密法》。保密是每個(gè)公民應(yīng)該履行的義務(wù),尤其是對(duì)涉密檔案管理者。因其特殊的工作崗位和身份,了解企業(yè)涉密檔案內(nèi)容較多,企業(yè)涉密檔案有無(wú)失泄,跟檔案管理者保密責(zé)任有著重大的關(guān)系,直接影響到企業(yè)保密工作的好壞。因此,要對(duì)涉密檔案管理者及承載場(chǎng)所和載體進(jìn)行精細(xì)化規(guī)范,統(tǒng)一管理,定期培訓(xùn)保密法律法規(guī),學(xué)習(xí)《檔案法》、《國(guó)家秘密管理規(guī)定》、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)保密防范技術(shù)知識(shí),了解各類涉密檔案的保管和利用,各種密級(jí)檔案及其知悉范圍,要懂保密,會(huì)保密,善保密,努力提高通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等介質(zhì)泄密的識(shí)別能力和防范處置能力,可以通過(guò)保密知識(shí)手冊(cè)、知識(shí)競(jìng)賽、宣傳欄、組織觀看泄密案例教育片等形式對(duì)檔案管理者進(jìn)行保密教育和保密提醒,增強(qiáng)保密意識(shí),提高敏感性和責(zé)任心,在工作中自覺(jué)遵守保密原則,時(shí)刻牢記“敵人就在你身邊,泄密就在一瞬間”。用高度的保密意識(shí)和理念,及時(shí)發(fā)現(xiàn)泄密隱患,堵塞泄密漏洞。用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)把守住企業(yè)的每個(gè)秘密。

二、精細(xì)涉密檔案管理制度

對(duì)制度的行為要求,執(zhí)行責(zé)任,操作程序,監(jiān)督措施等方面進(jìn)行細(xì)化完善,以高技術(shù)防范手段和嚴(yán)密的監(jiān)督制約措施對(duì)涉密檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行保護(hù),完善各項(xiàng)規(guī)章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。我們公司根據(jù)《保密法》、《檔案法》結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)情況,制定了嚴(yán)密而簡(jiǎn)明、易于操作的保密管理細(xì)則,如《涉密檔案保密管理細(xì)則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等,使涉密檔案管理工作有制度可依,有章可循,同時(shí)用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò),減少泄密事件的發(fā)生。對(duì)不同涉密載體(光盤、U盤等介質(zhì))的檔案分門別類的制定規(guī)章制度,各類涉密檔案根據(jù)密級(jí)的不同,按照國(guó)家密級(jí)保管要求(秘密級(jí)10年,機(jī)密級(jí)20年,絕密級(jí)30年)制定不同的管理措施,辦理相對(duì)應(yīng)的登記審批手續(xù),任何個(gè)人都無(wú)權(quán)私自存放、使用涉密檔案,涉密檔案必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用完經(jīng)審核后及時(shí)歸檔,不得隨便摘抄復(fù)印、復(fù)制、遺失。如有失泄應(yīng)及時(shí)查明原因,盡快補(bǔ)救,減少損失。這么多年來(lái),我們公司從無(wú)發(fā)生涉密檔案失泄事件,多次被河南省國(guó)防科工委評(píng)為保密先進(jìn)單位。

三、精細(xì)責(zé)任

人是有責(zé)人感的,只要環(huán)境適當(dāng),人們不僅會(huì)承擔(dān)責(zé)任,而且還會(huì)追求責(zé)任,愿意在工作中發(fā)揮自己的聰明才智和創(chuàng)造性。企業(yè)建立保密責(zé)任制,從公司領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員,層層簽訂保密責(zé)任書。替代壓制性管理,推動(dòng)管理者自覺(jué)完成擔(dān)負(fù)的責(zé)任。我們公司采取責(zé)任雙方共同簽訂的方式,上一層履行監(jiān)督管理職責(zé),下一層向上一層負(fù)責(zé),形成一張“橫向到邊,縱向到底,一級(jí)向一級(jí)負(fù)責(zé)”的保密責(zé)任網(wǎng)絡(luò)?？梢浴鞍磮D索驥”進(jìn)行責(zé)任監(jiān)督,責(zé)任考核和責(zé)任追究,做到“層層簽訂保密責(zé)任書,事事明確保密責(zé)任人,誰(shuí)出問(wèn)題誰(shuí)負(fù)責(zé)”。用制度約束、監(jiān)督,將安全保密責(zé)任轉(zhuǎn)化為崗位操作規(guī)范,盡量減少知悉者的彈性空間,將對(duì)涉密檔案人員的管理納入考核,建立職責(zé)考核記錄,一方面對(duì)考核記錄不好的管理者進(jìn)行保密提醒,扣發(fā)保密津貼,對(duì)記錄好的給予獎(jiǎng)勵(lì);另一方面注重分析履行職責(zé)不力的原因,引以為戒。獎(jiǎng)懲分明的實(shí)施提高了管理者履行保密職責(zé)的能力,增強(qiáng)保密意識(shí)。公司對(duì)涉密檔案各環(huán)節(jié)的管理制度化,標(biāo)準(zhǔn)化,責(zé)任到人,進(jìn)行系統(tǒng)管理,做到未雨綢繆,防范未然,最大限度地杜絕泄密事件的發(fā)生,使國(guó)家秘密得到有效保護(hù)。

四、精細(xì)日常管理

著名的“海恩法則”強(qiáng)調(diào),再完善的規(guī)章制度,在實(shí)際操作中也無(wú)法取代人的素質(zhì)和責(zé)任心。物防、技防不如心防,檔案保密工作重在心防,心防搞好了就會(huì)減少無(wú)意識(shí)的失密,就會(huì)少些因?yàn)椤盁o(wú)知”造成的失密,更不會(huì)去違背規(guī)章制度,更不會(huì)有心竊密。因此,應(yīng)該將安全保密工作觀念、手段、方法傳遞到涉密檔案部門的每個(gè)管理者,定期檢查每一個(gè)工作程序,無(wú)論歸檔查收,整理編輯、借閱審批,密級(jí)保管,解密,銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié),涉密檔案都應(yīng)在規(guī)章制度內(nèi)運(yùn)行,帳物相符,審批手續(xù)齊全,統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。除了檔案部門自查,公司保密辦也制定周密細(xì)致的檢查制度,定期規(guī)范化的對(duì)涉密檔案管理部門及管理者進(jìn)行多層次檢查,以“查”作為手段,以“補(bǔ)”作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),提高涉密檔案管理者的素質(zhì)和責(zé)任心。涉密檔案管理人員無(wú)論在什么場(chǎng)合都要時(shí)刻警惕,從內(nèi)心深處做到不想、不敢、不做違反保密制度規(guī)定的事。牢記國(guó)防科技工業(yè)涉密人員行為“十不準(zhǔn)”,做到守口如瓶,萬(wàn)無(wú)一失,即保管的涉密資料不泄密,不損壞,不丟失,不散亂。嚴(yán)禁提供與配套項(xiàng)目研制無(wú)關(guān)的涉密信息,嚴(yán)禁將工作中知悉的國(guó)家秘密泄密給無(wú)關(guān)人員。

實(shí)踐證明,對(duì)涉密檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,是做好涉密檔案保密,維護(hù)檔案安全的科學(xué)方法,能夠最大限度的實(shí)現(xiàn)涉密檔案的利用價(jià)值,更好的為企業(yè)和社會(huì)服務(wù)。