第一篇：知識管理型企業(yè)檔案信息化建設(shè)-修改

知識管理型企業(yè)檔案信息化建設(shè)

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，海量的信息開始涌入各個(gè)企業(yè)，大量的紙質(zhì)或電子文件使企業(yè)的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。如何解決信息化時(shí)代帶來的檔案問題，使檔案管理跟上信息化的步代。本文對此作出回答，從管理理念和具體實(shí)施兩方面對企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：知識管理；檔案；問題；信息化

20世紀(jì)90年代以來，人類社會進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)體制的變革和組織的發(fā)展對每一個(gè)企業(yè)都提出了新的挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，企業(yè)的成功越來越依賴于企業(yè)所擁有知識和信息的質(zhì)量，利用企業(yè)所擁有的信息為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢和持續(xù)競爭優(yōu)勢勢在必行。而檔案作為一種信息的儲備形式，是企業(yè)重要的信息資源，但傳統(tǒng)檔案存在著人工工作效率低下；人工查詢速度慢；存儲占用空間大；檔案保存時(shí)間長而容易造成紙張受損、變質(zhì)、發(fā)黃；檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問題。這種檔案管理方式對檔案本身就是一種巨大的損害，在日趨現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中是無法適應(yīng)和滿足人們對信息的需求的。在這樣的背景之下，只有盡早運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理信息和信息化的技術(shù)，對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，并且不斷提高信息化管理的水平才是企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢，使企業(yè)檔案更好的為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。本文主要從企業(yè)信息化建設(shè)的理念和具體的實(shí)施策略等方面對這一問題進(jìn)行研究。

1企業(yè)檔案信息化的知識管理理念

企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)在檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。企業(yè)檔案的信息化可以實(shí)現(xiàn)通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)

［1］經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

所謂知識管理是指，在組織中建構(gòu)一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R系統(tǒng)，讓組織 中的資訊與知識，透過獲得、分享、整合、創(chuàng)造、記錄、存取、更新等過程，達(dá)到知識不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，從而使個(gè)人與組織的知識得

［2］以永不間斷的累積。從系統(tǒng)的角度進(jìn)行分析信息和思考將成為組織的智慧資

本，有助于企業(yè)做出正確的決策，在適應(yīng)市場變化方面巨有更大的優(yōu)勢。將企業(yè)檔案進(jìn)行信息化處理即為使檔案由文本向知識的轉(zhuǎn)化，以知識管理的理念來建設(shè)檔案信息化會取得巨大的成果和進(jìn)步。

2檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存的問題

近年來我國企業(yè)檔案工作陷入越來越明顯的困境，企業(yè)檔案工作面臨很多方面的問題，其中最主要的問題如下：

2.1檔案工作未得到應(yīng)有重視

在我國民營企業(yè)由于資金不足、組織規(guī)模小、節(jié)約成本等原因，幾乎都沒有設(shè)立獨(dú)立的企業(yè)檔案管理部門。加上民營企業(yè)受到的法律約束和行政監(jiān)督較少，企業(yè)檔案的管理工作則更不受重視，許多民營企業(yè)甚至連檔案管理的崗位也不設(shè)置。不但在民營企業(yè)中是如此，許多國有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)同樣不受重視。近些年，國有企業(yè)紛紛進(jìn)行組織扁平化，削減管理層次，精簡管理機(jī)構(gòu)，裁減管理人員，以降低管理成本，提高市場應(yīng)變能力。在這個(gè)過程中，檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員往往成為被首先、重點(diǎn)清理的對象。在學(xué)者王華玉調(diào)查的13家國有企業(yè)中，有9家公司(占69%)檔案人員編制數(shù)比2000年減少。這9家公司2000年共有專職檔案人員0101人，2006年為76人，裁員幅度為25%。3由此可見檔案部門的人員［］

容易被認(rèn)為是公司里具有價(jià)值不高的那一部分員工。檔案機(jī)構(gòu)的精簡，和檔案崗位的不受重視使大量檔案人才流失，這種情況的直接后果就是企業(yè)檔案管理水平的下降。

2.2市場竟?fàn)幹袡n案工作的劣勢

在市場競爭白熱化的環(huán)境下，企業(yè)必須專注于提升自身的核心競爭力。因此，企業(yè)不得不將絕大部分資源與精力集中于能直接創(chuàng)造價(jià)值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如研究與開發(fā)、市場營銷、生產(chǎn)管理等，以及少數(shù)關(guān)鍵的管理領(lǐng)域，如財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等；而盡量精簡不能帶來直接利益的活動與部門。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作關(guān)注保存企業(yè)歷史，而忽視創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)價(jià)值，不僅不能為企業(yè)當(dāng)前的價(jià)值創(chuàng)造活動做出明顯的、直接的貢獻(xiàn)，提高管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財(cái)力，增加管理成本，自然就成為被精簡的對象。不能直接顯示價(jià)值的企業(yè)檔案工作，在激烈的市場竟?fàn)幁h(huán)境中就沒有足夠吸引注意力的理由，許多效益滑坡的企業(yè)裁撤了檔案館和檔案人員，一些企業(yè)干脆將自己的檔案送到公共檔案館或大學(xué)檔案館保管。

2.3企業(yè)檔案管理軟硬件雙重缺乏

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息化處理平臺，但我國普遍的檔案管理工作還只是依賴于一間辦公室和幾臺計(jì)算機(jī)。這種硬件設(shè)施無疑降低了企業(yè)檔案的使用頻率和利用價(jià)值。信息化的檔案工作要求檔案信息存儲和處理的數(shù)字化，收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。所以硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和投入是我國當(dāng)前企業(yè)管理現(xiàn)狀面臨的重大問題。除了硬件設(shè)施落后外，我國企業(yè)檔案工作的軟件也存在很大問題。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。但我國大多數(shù)企業(yè)并沒有根據(jù)國家的規(guī)范性文件制定符合自己企業(yè)的檔案管理原則，沒有統(tǒng)一明確的規(guī)則檔案管理工作開展起來十分困難。檔案的管理工作從根本上說離不開檔案人員的工作，高素質(zhì)的工作人員也是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素，將檔案作為知識來管理的必要前提也工作人員能對檔案進(jìn)行合理的分析，根據(jù)對檔案信息的分析結(jié)果，為企業(yè)的發(fā)展、人事、營銷等提供建設(shè)。我國檔案管理工作人員的現(xiàn)狀是工作者的年齡偏大，對傳統(tǒng)檔案的工作熟悉，但對新檔案管理理念和設(shè)備使用生疏，相當(dāng)一部分工作者不能熟練的使用辦公軟件，信息設(shè)備的維護(hù)更是無法勝任。

3推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的措施

根據(jù)國內(nèi)外學(xué)者的相關(guān)研究，以知識管理理念為指導(dǎo)思想，并結(jié)合我國的企業(yè)檔案的實(shí)際形式和現(xiàn)實(shí)條件，筆者提出如下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見。

3.1檔案知識化以提高地位

檔案信息化建設(shè)的根本問題在于檔案工作被認(rèn)為是沒有市場價(jià)值的，并被置于忽視地位。如何讓檔案工作創(chuàng)造出價(jià)值則是解決問題的根本途徑，也是推進(jìn)檔案信息化的目的和所不可回避的問題。現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)時(shí)代是信息化的時(shí)代，信息的價(jià)值得到重大體現(xiàn)，讓檔案工作脫離傳統(tǒng)的儲備模式，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識信息是檔案信息化的第一步。大多數(shù)不重視檔案的企業(yè)都不會忽視企業(yè)管理工作，據(jù)此可判斷企業(yè)是重視知識的，如果能將檔案所承載的信息進(jìn)行知識化轉(zhuǎn)換并為企業(yè)創(chuàng)造利益提供幫助，則檔案工作會被同等重視起來。據(jù)此筆者提出三點(diǎn)意見：一是企業(yè)檔案管理工作人員以新的態(tài)度對待工作，不能將工作定位在管理檔案文件上，而是要熟悉檔案的內(nèi)容，將檔案承載的知識變?yōu)樽约核煜さ闹R。二是企業(yè)檔案管理部門要求協(xié)助人事部門工作，因?yàn)槠髽I(yè)檔案包含了最多的人事信

息，檔案工作人員是最有資格對人事工作發(fā)表意見的，通過合理的建議使企業(yè)認(rèn)識到檔案工作的價(jià)值，逐步提高企業(yè)檔案的地位。三是檔案管理人員主動開展宣傳工作，檔案人員通過對檔案的學(xué)習(xí)而得到企業(yè)各方面的知識，對這些知識進(jìn)行總結(jié)分類，分析出對企業(yè)有益的信息，定期向各個(gè)部門開展宣講活動，通過宣講和建議使各部門都認(rèn)識到檔案的價(jià)值。

3.2專業(yè)化檔案管理人員

知識管理理念的檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代的檔案管理模式，許多新的知識需要重新學(xué)習(xí)。鑒于中國教育體制內(nèi)的檔案管理人才十分缺乏，解決當(dāng)下檔案信息化建設(shè)問題的最有效的途徑是對原有員工進(jìn)行培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使員工具體新的管理理念和知識。并且在檔案部門引入淘汰制等措施督促檔案工作人員的學(xué)習(xí)和進(jìn)步。具體的培訓(xùn)方式有：一技術(shù)性知識的培訓(xùn)，檔案管理工作中信息化工具的使用是最基本的，通過技術(shù)培訓(xùn)的指導(dǎo)掌握信息技術(shù)的使用。二組織檔案部門內(nèi)部工作人員的業(yè)務(wù)能力評比，定期舉行評比使工作人員相互學(xué)習(xí)提升自己的檔案知識。三組織學(xué)習(xí)宣講等對外宣傳方面的知識，因?yàn)樾畔⒒臋n案再也不是固守不動的檔案了，需要檔案工作人員將檔案所承載的知識傳遞到外界讓各企業(yè)內(nèi)各部門認(rèn)識到其價(jià)值，能將檔案轉(zhuǎn)化為知識的工作人員才是專業(yè)的檔案管理人員。4小結(jié)

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，能實(shí)測企業(yè)的各種運(yùn)行情況；利用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來;從企業(yè)的全局出發(fā)輔助企業(yè)進(jìn)行決策；利用信息控制企業(yè)的行為；根據(jù)員工的背景與在職的經(jīng)歷對企業(yè)部門調(diào)整或重組提出意見；幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其規(guī)劃目標(biāo)。在新的經(jīng)濟(jì)形勢和現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，檔案信息是知識經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，以知識管理的理念，體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值才是信息化的根本途徑。

參考文獻(xiàn)：

［1］劉永，常金玲.知識管理與檔案管理［J］.檔案管理，2000(4)：7.［2］柯平.知識管理學(xué)［M］.北京:科學(xué)出版社，2007.［3］王華玉.基于知識管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究［D］.北京交通大學(xué)碩士學(xué)位論文，2009：15.

第二篇：企業(yè)檔案信息化之知識管理

企業(yè)檔案信息化之知識管理

姓名：彭莉蘋學(xué)號：５０００４０９０５８班級：檔案０９１ 摘要：本文分析了現(xiàn)代化環(huán)境下對企業(yè)檔案信息化管理提出的新要求，分析了現(xiàn)有的檔案管理的不足之處，對檔案信息化建設(shè)提出了自己的一些建議，特別是明確提出了知識管理這一新理念。詳細(xì)闡述了在知識管理理論指導(dǎo)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的方法，包括集成管理、知識服務(wù)和測評。最后再結(jié)合廣東韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司的檔案信息化管理的例子說明新時(shí)期知識管理是企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案、信息化管理、知識管理、企業(yè)信息不僅是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)資源，也是企業(yè)在激烈的市場競爭中所擁的競爭力。在當(dāng)今信息爆炸的時(shí)代，檔案管理信息化是21世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。為了適應(yīng)這種歷史的趨勢，我們必須要分析現(xiàn)階段檔案信息化管理的具體情況，找出其不足之處，并針對性的給出解決的方案，以實(shí)現(xiàn)和完善企業(yè)檔案管理的信息化，現(xiàn)代化。，使檔案業(yè)務(wù)工作范圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供動力，更好地服務(wù)于社會。知識管理這一理念的出現(xiàn)無疑是為檔案的信息化管理提供了新出路，新契機(jī)。

一，企業(yè)檔案信息化

1.1企業(yè)檔案信息化的含義。企業(yè)檔案信息化就是指企業(yè)在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為 基本平臺，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營和管理 提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。

就整體而言，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的重要組成部分，企業(yè)信息化應(yīng)包括檔案管理信息化。

1.2企業(yè)檔案信息化 的內(nèi)容要素及其理論模型。根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》，結(jié)合企業(yè)檔案工作和企業(yè)信息化特點(diǎn)你，我認(rèn)為檔案信息化的主要內(nèi)容可與歸納為設(shè)施、系統(tǒng)、資源、人才、規(guī)制、安全和服務(wù)等七個(gè)方面的要素?；谏鲜龅钠邆€(gè)要素，我們建立了“企業(yè)檔案信息化內(nèi)容要素的理論模型”。該理論模型分為核心層、支撐層和應(yīng)用層三個(gè)層次。

（1）核心層。由企業(yè)檔案信息化的兩個(gè)主要內(nèi)容—資源建設(shè)和知識服務(wù)兩大要素構(gòu)成，揭示了資源建設(shè)和知識服務(wù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的核心地位和作用。

（2）支撐層。包括檔案信息化所需的基礎(chǔ)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)、信息人才、信息規(guī)制、信息安全等內(nèi)容要素，它們對核心層起著條件、環(huán)境、手段等方面的支撐作用，并與核心層一起構(gòu)成企業(yè)檔案信息化體系。（3）應(yīng)用層。在理論模型的最外層，包括企業(yè)效

益、企業(yè)信息化水平、檔案意識、需求導(dǎo)向、應(yīng)用實(shí)效、價(jià)格定位等要素，是決定檔案信息化應(yīng)用層的重要因素。

1.3企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

(1)整體規(guī)劃，同步建設(shè)。企業(yè)要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)和企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

（2）善用技術(shù)，注重管理。企業(yè)檔案信息化必須堅(jiān)持技術(shù)與管理兵種的原則。以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體需求。

（3）資源為本，服務(wù)至上。檔案資源建設(shè)是以檔案信息化建設(shè)的基和核心，應(yīng)該以 “集成管理”為理念，以電3文件歸檔管理為首要的任務(wù)和重點(diǎn)，一館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)。以網(wǎng)絡(luò)信息資源采集為必要補(bǔ)充。開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持服務(wù)至上的原則，牢固樹立為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)管理的意識，以知識服務(wù)為目標(biāo)，開拓服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)本領(lǐng)。

二，檔案管理信息化面臨的問題和挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)思維和信息化技術(shù)落后等因素，檔案管理信息化作為一種新型的檔案管理模式，其在發(fā)展中必然面臨一系列的問題和挑戰(zhàn)。梳理這些問題和挑戰(zhàn)，有利于我們更好的確定發(fā)展路徑，從而更好的促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

3.1 傳統(tǒng)固化的檔案管理模式的阻礙。當(dāng)前，大部分企業(yè)檔案管理已經(jīng)成為一套固化的體系，很多企業(yè)多年來一直采用手工操作的方式，形成了相對固化的檔案管理體系，其檔案管理的思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知，對檔案管理信息化還不適應(yīng)，不愿改變既有的狀態(tài)。

3.2檔案管理信息化人才的缺乏。檔案管理信息化人才是推進(jìn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。對檔案管理人員來說，檔案管理信息化是一個(gè)全新的領(lǐng)域，不僅需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，還需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，更需要和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。目前一些企業(yè)的檔案管理信息化人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)與信息化建設(shè)的要求存在很大差距，尤其是嚴(yán)重短缺檔案管理信息化的復(fù)合型人才。

3.3檔案管理信息化存在一定的安全威脅。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有開放性、集成性、共享性的特點(diǎn)，使上網(wǎng)檔案信息的安全受到了一定威脅。

3.4企業(yè)檔案評定管理滯后。企業(yè)的檔案管理不僅存在效率低下、利用困難等多方面的管理原因，更在一定程度上存在傳統(tǒng)檔案的鑒定和評定管理滯后。傳統(tǒng)的檔案應(yīng)在一定的期限內(nèi)進(jìn)行鑒定和評定，從而建立良好的企業(yè)檔案的利用方式。傳統(tǒng)檔案的價(jià)值存在利用的期限，超過期限的企業(yè)檔案應(yīng)及時(shí)銷毀，從而保證企業(yè)檔案的有效管理和 利用。然而在傳統(tǒng)的檔案管理的模式下，企業(yè)的檔案管理人員難以對封存的檔案存儲進(jìn)行有效的管理和評定，致使企業(yè)檔案的鑒定和清理在一定程度上存在管理的障礙。企業(yè)的傳統(tǒng)檔案長期累積難以形成有序的管理方式，造成了企業(yè)傳統(tǒng)檔案的冗余，從而增加了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理的難度和成本支出。

3.5檔案利用落后。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于人工的管理和紙質(zhì)的檔案利用模式造成了企業(yè)檔案的管理和存放的無序，這也在一定程度上造成了企業(yè)檔案管理的工作繁雜、重復(fù)，增加了企業(yè)檔案利用的難度。特別是對檔案開的種種限制，造成社會對檔案利用的嚴(yán)重滯后。檔案的作用不為人知，檔案服務(wù)于社會基本上成了一句空話。三，企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略定位-----知識管理

根據(jù)上文闡述的企業(yè)檔案信息化的建設(shè)的內(nèi)容和當(dāng)前所面臨的問題和挑戰(zhàn)。我們認(rèn)為知識管理是解決當(dāng)前問題的最好出路。所謂知識管理就是用知識管理的理念和方法進(jìn)行企業(yè)檔案的管理。企業(yè)檔案知識管理的重點(diǎn)內(nèi)容是：整合企業(yè)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成管理；實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息增值，提供企業(yè)檔案信息服務(wù)：優(yōu)化企業(yè)知識資源管理，實(shí)現(xiàn)IT平臺化；建立健全企業(yè)檔案知識資源安全保障機(jī)制，確保企業(yè)檔案知識管理持續(xù)發(fā)展。

3.1整合企業(yè)檔案信息資源----集成管理

檔案信息資源的高度共享和知識管理的基礎(chǔ)工作，也是實(shí)現(xiàn)知識管理的必要條件。因此必須對企業(yè)各類信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的 集成管理。企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施：

3.11館（室）藏檔案數(shù)字化。對這點(diǎn)有一個(gè)重要的問題就是是否對所有的非數(shù)字化檔案都要進(jìn)行數(shù)字化。這是我們必須要考慮的問題。首先也是最重要的一個(gè)方面就是經(jīng)營和管理的需求。其次要考慮一個(gè)數(shù)字化優(yōu)先權(quán)的問題。其中領(lǐng)導(dǎo)的重視程度表現(xiàn)得尤為突出。最后就是預(yù)期收益情況。這雖然是比較難把握但也是最現(xiàn)實(shí)的一個(gè)因素。

3.12網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集。網(wǎng)上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息而且包含著豐富的內(nèi)容和知識，特別是與本企業(yè)相同或相關(guān)的其它企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過互聯(lián)網(wǎng)或其它專

用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集。需要注意的是在手收集的過程中必須對網(wǎng)上的信息進(jìn)行甄選，并且要將信息的版本，元數(shù)據(jù)及背景完整的記錄下來。

3.13直接采購?fù)袠I(yè)的專題數(shù)據(jù)庫。這些信息資源來源 來源廣泛、種類繁多、載體形式和文件格式多種多樣，無疑是一個(gè)企業(yè)的好選擇。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案信息增值----知識服務(wù)。檔案知識管理的目的在于通過檔案的知識服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息和檔案服務(wù)工作的增值。不論是讀顯性知識的管理還是對隱性知識的管理，落到實(shí)處都是為了以知識為內(nèi)涵，以 服務(wù)為中心，走知識服務(wù)之路。檔案知識服務(wù)體系建設(shè)主要包括：

3.21企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)人文建設(shè)。第一，實(shí)體管理人文化加強(qiáng)檔案收集，滿足用戶需求。第二，加強(qiáng)人力資源管理。把員工放在首位，發(fā)揮每個(gè)人的潛力、積極性和 創(chuàng)造性。第三，拓展檔案館的功能，不斷開發(fā)檔案文化精品，做好服務(wù)。第四，服務(wù)要多元化。既要滿足利用者獲取信息的需要，又要滿足利用者對環(huán)境舒適和工作方便的需要，滿足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。第一，加強(qiáng)對相關(guān)法律法規(guī)的研究和配套知道文件的制定。第二，標(biāo)準(zhǔn)制定，主要包括技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，管理性標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)。

3.23企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。包括5個(gè)服務(wù)模塊：一，企業(yè)知識資源門戶的建設(shè)與管理；二，是為企業(yè)決策層提供戰(zhàn)略性的信息分析服務(wù)；三；為企業(yè)科技人員提供科技情報(bào)服務(wù)；四，進(jìn)行檔案編研。五，保留傳統(tǒng)的圖書期刊管理與服務(wù)功能。隨著企業(yè)知識資源管理的深化，可繼續(xù)增加服務(wù)模塊。

3.3優(yōu)化企業(yè)知識資源管理-----IT平臺化

知識管理的技術(shù)很多，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的優(yōu)化換了，就要為知識的開放式交流提供無縫的技術(shù)支撐平臺，建立相應(yīng)的技術(shù)支撐平臺包括建立企業(yè)檔案知識庫和企業(yè)檔案知識門戶網(wǎng)站。例如，用BS結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，隨時(shí)隨地用瀏覽器訪問應(yīng)用系統(tǒng)平臺。領(lǐng)導(dǎo)和員工可以通過應(yīng)用功能前段平臺訪問和利用知識資源。

3.4確保知識管理持續(xù)發(fā)展----制度安全。為了確保檔案知識管理的持續(xù)發(fā)展，必須按照制度化和安全的要求，建立健全相關(guān)的檔案知識管理制度，采取相關(guān)的知識安全管理措施。

3.41在制度化方面，首先要用制度的形式確定知識資源管理的組織機(jī)構(gòu)；其次要用制度的形式確定專業(yè)人員、管理人員的職責(zé)和權(quán)益；第三，建立員工參與學(xué)習(xí)和工作應(yīng)用知識資源的獎(jiǎng)勵(lì)措施；第四，建立訪問權(quán)限審核制度

3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企業(yè)的各個(gè)地區(qū)機(jī)構(gòu)，分布設(shè)立訪問服務(wù)器，在總部設(shè)立應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器，各服務(wù)器之間設(shè)立ＶＰＮ鏈接；第二，在應(yīng)用系統(tǒng)中對檔案知識資源分層設(shè)立安全訪問權(quán)限；第三，對應(yīng)用系統(tǒng)的登陸，設(shè)了密碼檢驗(yàn)；第四，對特別重要的文件、信息，在訪問時(shí)設(shè)立指紋校驗(yàn)。

３.５檔案信息化管理的核心－－測評

企業(yè)檔案信息化測評體系是反映企業(yè)檔案信息化情況的統(tǒng)計(jì)調(diào)查指標(biāo)，測評是企業(yè)檔案信息化管理的核心環(huán)節(jié)，是從規(guī)劃、執(zhí)行轉(zhuǎn)向改進(jìn)提高的重要節(jié)點(diǎn)。企業(yè)信息化測評可分為四個(gè)步驟：

３.５１熟悉標(biāo)準(zhǔn)。有關(guān)企業(yè)測評人員應(yīng)對企業(yè)信息化測評的相關(guān)指標(biāo)內(nèi)容、權(quán)重系數(shù)與等級檔次劃分、等級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行熟悉。明確有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，以方便測評數(shù)據(jù)的有效采集。

３.５２采集信息。企業(yè)應(yīng)召集本企業(yè)檔案部門和信息部門等人員對照測評標(biāo)進(jìn)行信息采集。并匯總提交企業(yè)檔案信息化測評信息采集報(bào)告。當(dāng)企業(yè)進(jìn)行快捷的自我測評時(shí)，也可參照《檔案企業(yè)信息化測評信息采集問卷》對測評信息進(jìn)行簡要采集。

３.５３計(jì)算得分。企業(yè)測評人員依次計(jì)算１８個(gè)二級指標(biāo)的各項(xiàng)的得分，并匯總計(jì)算得分。

３.５４形成報(bào)告。對各項(xiàng)得分進(jìn)行描述。并對企業(yè)檔案信息化的優(yōu)勢、劣勢進(jìn)行評價(jià)，提出完善和整改意見。

四、知識化管理的實(shí)例－－廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案信息化

廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司１９９６年建廠，是中國企業(yè)５００強(qiáng)，廣東企業(yè)５０強(qiáng)之一，是廣東省重要的生產(chǎn)基地。韶鋼檔案館成立于１９８９年，它是韶鋼文書檔案、會計(jì)檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備（儀器）檔案、實(shí)物檔案等各門類檔案的保管利用中心，代表公司行使檔案管理職能，業(yè)務(wù)上直屬公司分管技術(shù)的副總經(jīng)理分管。韶鋼檔案館理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)兩級變?yōu)橐患壒芾?，集團(tuán)公司、全資子公司，控股子公司的安敢全部集中到檔案館庫房管理，利用檔案主要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，各單位主要履行檔案收集、移交歸檔、利用等職責(zé)。韶鋼檔案信息化建設(shè)分為三個(gè)階段：

第一階段紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。時(shí)間是從２００１年只２００６年，建立檔案管理系統(tǒng)并購置相應(yīng)硬件設(shè)備進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，整合分散管理在各單位的檔案。韶鋼的數(shù)字檔案館有２種運(yùn)作模式，一是傳統(tǒng)檔案館想數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型模式，即在傳統(tǒng)的檔案館業(yè)務(wù)和服務(wù)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化和網(wǎng)手段，盡心檔案館業(yè)務(wù)重組和服務(wù)創(chuàng)新。主要包括檔案數(shù)字加工與服務(wù)管理、檔案信息服務(wù)兩方面。二是從檔案接收開始

就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的構(gòu)想。這樣一種數(shù)字檔案館它支持檔案信息的整個(gè)生命周期的活動，即將檔案的收集、整理、提供利用都集成在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)環(huán)境中，這完全脫離了檔案館實(shí)體的存在形式。

第二階段改革檔案管理模式。時(shí)間是從２００６年３月至２００８年６月。韶鋼檔案實(shí)現(xiàn)一級管理，是檔案機(jī)構(gòu)集中、人員集中。業(yè)務(wù)集中，全方位提供檔案利用服務(wù)。檔案館全方位采用計(jì)算機(jī)管理，檔案的檢索、全文瀏覽和業(yè)務(wù)管理全都通過計(jì)算機(jī)完成。屆時(shí)，檔案館建立起一個(gè)完整的檔案實(shí)體管理中心、現(xiàn)行文件利用中心和數(shù)字檔案館。

第三階段搭建管理平臺，資源大集中。時(shí)間是從２００８年７月至現(xiàn)在。２００８年７月，公司同意立項(xiàng)建設(shè)《建立在線歸檔管理基礎(chǔ)平臺項(xiàng)目》和《ＥＲＰ系統(tǒng)綜合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)歸檔模塊項(xiàng)目》建立資源管理平臺，實(shí)現(xiàn)公司所有檔案資源集中歸檔管理?？梢灶A(yù)期，系統(tǒng)上線使用后，檔案管理工作的中心工作位于檔案的收集和利用，將突出檔案利用，檔案工作的價(jià)值和地位將顯著上升。

隨著中國市場經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛利用，特別是電子文件的大量出現(xiàn)，實(shí)行檔案信息化管理迫在眉睫。韶鋼檔案信息化建設(shè)是知識管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息化的一個(gè)非常典型的案例，具有一定的超前性和示范作用。我認(rèn)為所有有潛力的企業(yè)都應(yīng)該以此為鑒，認(rèn)清楚現(xiàn)狀，總結(jié)出自己的不足之處，然后實(shí)行專業(yè)化的管理、提供專業(yè)化的服務(wù)，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，實(shí)行檔案資源的集中統(tǒng)一管理，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。

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第三篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)

公司檔案信息化建設(shè)探討

何細(xì)乃

（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則和主要內(nèi)容。針對本公司檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個(gè)信息的重要來源，檔案信息已經(jīng)成為我國企業(yè)信息化工作的一個(gè)重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個(gè)重要對象。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識也不深。最典型的錯(cuò)誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計(jì)算機(jī)管理，即將實(shí)物檔案的管理模式(卡片檢索、實(shí)物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實(shí)物檔案管理模式的計(jì)算機(jī)輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實(shí)物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問題，二是解決多人同時(shí)利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機(jī)關(guān)檔案來說，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動力比較強(qiáng)。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計(jì)算機(jī)上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因?yàn)檫@一點(diǎn)，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化

建設(shè)局限在原有實(shí)物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對應(yīng)的電子文件收集上。思想認(rèn)識還處在檔案信息化建設(shè)的初級階段，沒有從根本上實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉(zhuǎn)變。

2．檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢來看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實(shí)物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)輔助管理手段實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)管理。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實(shí)現(xiàn)了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)上，很多企業(yè)感覺到比較迷茫，方向不明確。個(gè)人覺得，要根據(jù)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個(gè)層次：

2.1 短期目標(biāo)

以檔案實(shí)物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計(jì)算機(jī)編目為手段，實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標(biāo)

在短期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理。

2.3 遠(yuǎn)期目標(biāo)

在中長期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)的大部分內(nèi)容，如檔案數(shù)字化正在進(jìn)行，檔案檢索編目已經(jīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，經(jīng)過授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標(biāo)應(yīng)該是以上述中長期目標(biāo)為主。

3．公司檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 以檔案信息資源開發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準(zhǔn)備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞提供利用來設(shè)計(jì)、來開展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運(yùn)行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當(dāng)然這里說的以開發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來說，知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權(quán)限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)、信息資源的準(zhǔn)備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項(xiàng)目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項(xiàng)目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項(xiàng)目。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認(rèn)工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫。

3.4 階段性建設(shè)，逐步實(shí)施的原則。

要實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化的目標(biāo)，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時(shí)間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)，制度改

革、流程再造，系統(tǒng)論證、運(yùn)行、評價(jià)，信息資源準(zhǔn)備，都需要分階段，逐步實(shí)施。

4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2004年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項(xiàng)核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點(diǎn)也不一樣。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程來看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍、信息安全保障，都有一定的認(rèn)識與經(jīng)驗(yàn)積累。

對于當(dāng)前的中冶南方來說，檔案信息化建設(shè)更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側(cè)重點(diǎn)應(yīng)該從檔案實(shí)體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發(fā)檔案文件中蘊(yùn)含的顯性信息知識，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設(shè)

4.1.1 實(shí)物檔案的數(shù)字化

本公司在長期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營工作中有著很高的參考價(jià)值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價(jià)值在于它的參考價(jià)值，從這個(gè)利用目的出發(fā)，對于那些參考價(jià)值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項(xiàng)目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時(shí)間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實(shí)現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3)文書檔案

文書檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項(xiàng)目全部合同-商務(wù)合同-獲獎(jiǎng)證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時(shí)間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個(gè)人相關(guān)證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經(jīng)過多年的努力，基本上達(dá)到了電子文件100%的收集率。對于設(shè)計(jì)外委、設(shè)計(jì)分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進(jìn)行設(shè)計(jì)文件無紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計(jì)，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進(jìn)行。通過電子簽名，系統(tǒng)授權(quán)，IT標(biāo)準(zhǔn)化檢查，檔案合規(guī)性檢查等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)無紙化流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、打印、發(fā)出。

對于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動歸檔，實(shí)現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實(shí)物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時(shí)間、地點(diǎn)。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識進(jìn)行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個(gè)完善的檔案知識庫。

1)技術(shù)專題匯編

在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號的形式，對每項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點(diǎn)都應(yīng)該有評述，在本企業(yè)不同項(xiàng)目中應(yīng)用的歷史，包括不同項(xiàng)目中的應(yīng)用評價(jià)，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項(xiàng)技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項(xiàng)目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。比如關(guān)于煉鋼工程中應(yīng)用的鋼水罐的技術(shù)專題匯編，就可以概述鋼水罐的發(fā)展史、最新鋼水罐技術(shù)，本企業(yè)在各項(xiàng)工程中應(yīng)用的鋼水罐種類、技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用評價(jià)，歷史上本企業(yè)查詢、參考、復(fù)用最多的鋼水罐的檔案，本企業(yè)最近最新設(shè)計(jì)的鋼水罐的有關(guān)情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊(yùn)含在檔案信息中的管理知識信息進(jìn)行提取。通過系統(tǒng)對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(shí)(圖紙量)、修改信息、參與人、設(shè)計(jì)人、修改人、參加專業(yè)等，可形成項(xiàng)目信息知識庫，為工程項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)管理提供服務(wù)。

3)通過利用反饋機(jī)制形成檔案知識庫

相對于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進(jìn)行主動服務(wù)。針對各專業(yè)設(shè)計(jì)人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務(wù)，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設(shè)計(jì)人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設(shè)計(jì)人員親身體會形成檔案知識利用知識庫。可以將設(shè)計(jì)人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導(dǎo)航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統(tǒng)之間的聯(lián)系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項(xiàng)目管理信息、設(shè)計(jì)信息、人員信息有機(jī)的聯(lián)系起來。通過檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個(gè)入口進(jìn)入，就可以遍歷整個(gè)檔案知識庫，增加學(xué)習(xí)的效果。

4.2 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

通過了解檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，我們對于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)有了方向，明確了應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的側(cè)重點(diǎn)。系統(tǒng)開發(fā)過程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個(gè)方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設(shè)除了關(guān)于資源的數(shù)字化和利用信息化外，更主要地是要進(jìn)行流程再造。通過流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結(jié)果信息的收集(紙質(zhì)或電子檔案)，更要重視檔案產(chǎn)生過程信息、檔案來源信息的收集?；谶@些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結(jié)合起來

2)圖紙檔案信息管理與項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)結(jié)合起來

3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來

4.2.2信息安全保障建設(shè)

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經(jīng)營的企業(yè)來說。知識產(chǎn)權(quán)是企業(yè)的生命線，知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)是公司得以在市場上領(lǐng)先的關(guān)鍵所在。

檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。

1)通過技術(shù)類別、保密級別、特殊項(xiàng)目、檔案類型等多種方式對檔案信息進(jìn)行分級。

2)通過部門、專業(yè)、人員、項(xiàng)目等多種角色對人員進(jìn)行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實(shí)現(xiàn)對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國哲學(xué)中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業(yè)務(wù)流程中去，在流程過程中進(jìn)行檔案信息收集，進(jìn)行知識管理。

1)從傳統(tǒng)的實(shí)體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發(fā)展到參與全公司業(yè)務(wù)范圍的知識管理

參考文獻(xiàn)：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會記憶-中國首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》，中國人民大學(xué)出版社

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的知識化管理》，《機(jī)電兵般檔案》2007年第1期

第四篇：檔案信息化建設(shè)管理

【關(guān)鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強(qiáng)。本文僅就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關(guān)鍵詞］ 信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會各項(xiàng)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是社會的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個(gè)方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實(shí)從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個(gè)新的臺階。

第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要增強(qiáng)檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作?

根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),我們應(yīng)該遵循:“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè):

第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設(shè),檔案館館藏建設(shè),檢索工具建設(shè),規(guī)章制度建設(shè),專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案,提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲,即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí),要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案,對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體,盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化,信息存儲數(shù)字化,信息采集實(shí)時(shí)化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作要在未來社會中占據(jù)一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。

運(yùn)用信息工具的能力，這是信息時(shí)代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計(jì)算機(jī)理論知識和運(yùn)用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深?yuàn)W的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］沈運(yùn)青．提高檔案意識發(fā)展檔案事業(yè)［Ｊ］．龍巖師專學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)第15卷第2期.［2］段春梅.淺談檔案工作服務(wù)創(chuàng)新［Ｊ］．北京檔案，2004，5．

第五篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點(diǎn)

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項(xiàng)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會以后，檔案對人類認(rèn)識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說就是：檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個(gè)過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個(gè)方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識

和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實(shí)行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標(biāo)識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期