行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

存在的問(wèn)題及對(duì)策建議思考

隨著信息技術(shù)和行政事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展需要，信息技術(shù)與行政事業(yè)單位檔案管理工作相互融合，成為未來(lái)檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向，信息技術(shù)的滲透也為行政事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的改革要求。因此，加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化，來(lái)提高當(dāng)前人事檔案管理工作的效能與質(zhì)量迫在眉睫，因此行政事業(yè)單位必須有效利用和開(kāi)發(fā)當(dāng)前各類信息管理技術(shù)，不斷推進(jìn)技術(shù)與管理工作的相互融合，從而有效滿足當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展需要。當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理的信息化所面對(duì)的難題是多元的，不僅需要解決技術(shù)上的問(wèn)題，同時(shí)還應(yīng)解決制度和人才引進(jìn)的問(wèn)題。因此。探討和分析行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及分析其策略，具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

一、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，主要是采取紙質(zhì)檔案管理的辦法，而面對(duì)當(dāng)前各類數(shù)據(jù)增多的背景下，采用傳統(tǒng)檔案的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理的工作現(xiàn)實(shí)，需要具體表現(xiàn)為檔案整理以及檔案分類等各項(xiàng)工作難度加大和效率降低。不僅如此，由于檔案的統(tǒng)籌和管理難度增加，同時(shí)也造成了對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的利用以及分析的難度也加大，此外傳統(tǒng)檔案的管理模式也面臨著檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)和保管的問(wèn)題，由于傳統(tǒng)檔案管理模式出現(xiàn)的各類問(wèn)題和弊端，對(duì)于現(xiàn)在行政事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和難題，因此討論和分析行政事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，具有一定的必要性和現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理必須結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的需要，不斷提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率，增加對(duì)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌和利用，而實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理的信息化，則是優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式的必要性途徑，不僅如此，在引入技術(shù)的基礎(chǔ)上，提高檔案管理人員的管理素質(zhì)和管理水平也是促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的必要過(guò)程，從而才能夠更好地開(kāi)發(fā)和利用行政事業(yè)單位各類人事檔案管理數(shù)據(jù)為行政事業(yè)單位進(jìn)一步優(yōu)化和完善檔案管理體系和制度奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

（一）缺乏現(xiàn)代化人事檔案管理意識(shí)

與行政事業(yè)單位其他各項(xiàng)工作相比，人事檔案管理工作受到其工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)的制約，造成該類工作容易被忽視。但行政事業(yè)單位人事檔案管理工作作為事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的必要性工作，如果缺乏現(xiàn)代化的人事檔案管理意識(shí)，造成事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的丟失以及損壞等情況的發(fā)生，則在一定程度上能造成人事單位人才的流失等其他各類損失。據(jù)調(diào)查顯示當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理意識(shí)依舊停留在初級(jí)階段，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)僅僅將人事檔案管理工作視為各類資料的收集和整理的保存工作，認(rèn)為人事檔案管理職員的職能僅僅在于對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)入和查詢的范疇上，人事檔案管理的底線僅僅包含不對(duì)各類文件造成損壞和遺漏，因此由于受到就有的人事檔案管理模式的制約，造成當(dāng)前人事檔案管理工作滯后，行政事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展，更無(wú)法促進(jìn)當(dāng)前行政事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化。因此行政事業(yè)單位必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際來(lái)不斷優(yōu)化事業(yè)單位管理制度和強(qiáng)化行政事業(yè)單位現(xiàn)代化管理意識(shí)，數(shù)作為推動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑，從而不斷推進(jìn)行政事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，為人事檔案管理工作營(yíng)造一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境和發(fā)展氛圍。

（二）缺乏系統(tǒng)的人事檔案管理制度

除了應(yīng)樹(shù)立現(xiàn)代化的人事檔案管理意識(shí)，要有效推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的穩(wěn)步化發(fā)展，必須通過(guò)建立健全人事檔案管理制度作為其發(fā)展的重要支撐。行政事業(yè)單位檔案管理工作不僅僅是簡(jiǎn)單的檔案資料收集和統(tǒng)籌工作，還涉及人事檔案的調(diào)動(dòng)、整理和分析等各類內(nèi)容，如果缺乏對(duì)其中任意環(huán)節(jié)的忽視，則容易對(duì)行政事業(yè)單位的負(fù)面工作造成負(fù)面影響。譬如對(duì)于人事檔案調(diào)動(dòng)制度而言，如果因制度不健全而造成人事檔案及其相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失或缺失，這既對(duì)調(diào)動(dòng)人員造成一定的心理困擾，同時(shí)也不利于企業(yè)的長(zhǎng)期進(jìn)步與發(fā)展。又比如如果企業(yè)人事檔案開(kāi)發(fā)和管理制度缺失，員工對(duì)于企業(yè)沒(méi)有歸屬感，從而在一定程度上會(huì)造成企業(yè)的人才流失，從而人事檔案管理制度，對(duì)于引進(jìn)和培養(yǎng)事業(yè)單位人才具有重要意義和地位。

（三）缺乏專業(yè)的人事檔案管理人才

行政事業(yè)單位的各項(xiàng)工作的開(kāi)展離不開(kāi)核心人才，行政事業(yè)單位人事檔案管理工作，同樣需要具備專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)的人事檔案管理人才。當(dāng)前要推動(dòng)人事檔案管理工作步入信息化和便捷化，必須有效挖掘和開(kāi)發(fā)行政事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的人才，這是推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)性步驟和必須突破的首要障礙。據(jù)研究顯示，由于存在部分行政事業(yè)單位依舊停留于傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理工作的模式，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏自我創(chuàng)新和自我優(yōu)化意識(shí)，對(duì)于各類行政事業(yè)單位，檔案信息的管理流程和信息化技術(shù)手段的應(yīng)用都比較生疏，也無(wú)法獨(dú)立化操作各類信息化技術(shù)和設(shè)備，并且還存在部分職能人員不具備正確的工作態(tài)度和工作意識(shí)，不僅無(wú)法按照要求完成行政事業(yè)單位檔案管理工作，還對(duì)順利開(kāi)展行政事業(yè)單位檔案管理造成一定的阻礙，從而造成當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理信息化步伐滯緩，無(wú)法有效落實(shí)對(duì)于檔案管理工作的各項(xiàng)政策和要求。因此引進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作人才，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的效率化和便捷化，以及促進(jìn)行政事業(yè)單位其他各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展具有一定重要性。

三、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)途徑分析

（一）樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)

只有加強(qiáng)了管理者對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的重要意識(shí)，才能進(jìn)一步加強(qiáng)各類職員對(duì)于行政事業(yè)單位檔案管理工作的重視。因此，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要充分重視行政事業(yè)單位檔案管理工作，要有效把握當(dāng)前檔案管理工作的信息化發(fā)展趨勢(shì)，了解和把握外部市場(chǎng)的發(fā)展環(huán)境。不僅如此，應(yīng)通過(guò)設(shè)備和資金的投入，為事業(yè)單位人事檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)的資金保障和技術(shù)保障。此外還應(yīng)重視，對(duì)于行政事業(yè)單位檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，在加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重視的基礎(chǔ)上，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，才能從根本上為檔案管理工作信息化奠定堅(jiān)實(shí)的人才力量和人才基礎(chǔ)。總而言之，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，把握好檔案管理工作的每個(gè)流程，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)和檔案管理的各項(xiàng)要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)管理模式的現(xiàn)代化和信息化，不僅如此，還要增加人事檔案管理工作的服務(wù)性，能夠?yàn)槿w職員以及企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展做好數(shù)據(jù)和信息的服務(wù)工作。

（二）完善事業(yè)單位的檔案管理制度

要有效完善和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度，必須結(jié)合行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作，需要來(lái)細(xì)化檔案管理工作的各個(gè)流程，不斷明確管理主體的責(zé)任。而在完善行政事業(yè)單位檔案管理制度的過(guò)程中，要結(jié)合檔案管理工作信息化需要而進(jìn)行制度的完善和優(yōu)化，從而有效保證檔案管理工作的落實(shí)，增強(qiáng)和提高行政事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的水平。不僅如此，還要在此基礎(chǔ)上，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式中不符合企業(yè)發(fā)展需求的部分，進(jìn)行改革和優(yōu)化，以不斷適應(yīng)當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理的新要求和新形勢(shì)，從而有效增強(qiáng)和提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的效率，切實(shí)保障單位內(nèi)部人員的各類權(quán)益，為企業(yè)內(nèi)部各類職員提供更多更優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)服務(wù)。

（三）培養(yǎng)和引進(jìn)檔案管理人才

要提升行政事業(yè)單位的人事檔案管理效能和水平，不僅需要完善檔案管理制度和增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，還應(yīng)重視檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。而在引進(jìn)檔案管理人才的過(guò)程中，要始終堅(jiān)持內(nèi)部培育原則和引進(jìn)結(jié)合原則。行政事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理工作發(fā)展需要，為檔案管理人才提供一個(gè)廣泛的溝通和交流平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培育，從而不斷提高檔案管理人才的管理意識(shí)和管理能力，從而優(yōu)化其檔案管理工作的技術(shù)和手段，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效能的提高。對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)，不僅應(yīng)涉及專業(yè)技術(shù)層面，同時(shí)還應(yīng)包含職業(yè)道德素養(yǎng)方面，通過(guò)強(qiáng)化企業(yè)職能意識(shí)和道德意識(shí)，幫助人們?nèi)藛T樹(shù)立起正確的工作態(tài)度，從而切實(shí)維護(hù)行政事業(yè)單位內(nèi)部各類人員的權(quán)益。不僅如此，還要培養(yǎng)檔案管理人才的服務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)，作為檔案管理部門，其日常工作不僅涉及對(duì)于各類文檔和資料的整理和應(yīng)用，同時(shí)也包含提供數(shù)據(jù)服務(wù)等各項(xiàng)服務(wù)性工作，為企業(yè)發(fā)展和人才培養(yǎng)等各類工作奠定堅(jiān)實(shí)的檔案基礎(chǔ)。除了培養(yǎng)檔案，管理人才還應(yīng)引進(jìn)外部檔案管理人才，從而不斷提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素養(yǎng)和整體水平，行政事業(yè)單位能夠吸納具有專業(yè)背景和管理經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才，為企業(yè)的檔案管理工作做好人員支撐和人員保障工作。

四、結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位的人事檔案是職能人員的信息載體，通過(guò)人事檔案的各項(xiàng)資料，可以有效獲知和把握服務(wù)對(duì)象的發(fā)展軌跡和發(fā)展歷史，并且能夠結(jié)合其歷史資料預(yù)測(cè)其未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向。檔案不僅在人類歷史發(fā)展以及社會(huì)管理中占有重要的位置，同樣對(duì)于行政事業(yè)單位而言也具有重要的意義。當(dāng)前隨著生產(chǎn)力和技術(shù)的進(jìn)步，行政事業(yè)單位的人事檔案管理工作模式也面臨著新的改革，當(dāng)前檔案的形式以及類型的多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，行政事業(yè)單位必須結(jié)合外部變化形式和內(nèi)部發(fā)展需要進(jìn)行人事檔案管理結(jié)構(gòu)和管理體系的改革，從而有效推動(dòng)檔案管理工作的信息化和便捷化。在實(shí)施改革過(guò)程中要從制度、技術(shù)以及人員三個(gè)方面全面推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步，從而為企業(yè)不斷挖掘和利用各類人才以及了解人才變動(dòng)的軌跡和歷史做好數(shù)據(jù)統(tǒng)籌準(zhǔn)備工作，不斷推動(dòng)當(dāng)前人事檔案管理工作的信息化，以滿足當(dāng)前行政事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展客觀需要。