第一篇：會務流程指南

會務流程指南

會務工作千頭萬緒、環(huán)節(jié)眾多，稍有不慎就可能發(fā)生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務工作流程，可使繁雜的會務工作簡潔、明了、高效。

謀劃會前準備

會前準備是做好會務工作的基礎(chǔ)和前提，應精細地統(tǒng)籌好會議的整個進程和每一個環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生的問題超前謀劃。

（一）制訂方案

會議方案是組織會議的總安排，主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內(nèi)容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強，并須報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審定。會議方案確定后，主辦部門要召集各有關(guān)部門召開會務工作協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)各部門按照方案要求落實各自職責。

（二）明確任務

在會議籌備階段，主要有以下任務：

1．起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內(nèi)容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯(lián)系人姓名和電話等。會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時間、地點要明確，時間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產(chǎn)生混淆的詞匯：會議地點要準確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。

2．下發(fā)會議通知。會議通知有電話、短（微）信、書面及內(nèi)網(wǎng)郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時使用多種。下發(fā)通知一定要注意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信發(fā)布。二是負責，必須確保會議通知及時送達參會者。對于書面通知，要制作簽收登記表，對每一份通知的發(fā)出都要簽字確認。通過電子郵件發(fā)送，要采取保留回執(zhí)發(fā)送方式。采用短信、微信方式發(fā)送，應要求接收者及時回復。

3．落實參會人員。統(tǒng)計匯總會議請假人員名單，必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對，確保沒有出入，并打印紙質(zhì)請假人員名單及時向參會領(lǐng)導或會議主持人報告。

4．協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導。根據(jù)會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領(lǐng)導出席會議。著重向領(lǐng)導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領(lǐng)導會議時間。

5．預訂會議室。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會議室管理服務部門聯(lián)系，預訂會議室，并請物業(yè)服務人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導牌。

6．編印會議須知。對于全省業(yè)務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內(nèi)容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項等。

7．制作會議證件。根據(jù)會議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結(jié)合會議主題和內(nèi)容，遵循美觀大方、經(jīng)濟適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。

8．會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置?？傮w要求是規(guī)范和諧、莊重大方，并與會議主題和內(nèi)容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心，集中體現(xiàn)了整個會議的格調(diào)和氛圍，是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質(zhì)、臺上就座人數(shù)、方便領(lǐng)導出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設施調(diào)試。主要有音響、燈光、投影設備。根據(jù)會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進行備份，確保萬無一失。檢查會場內(nèi)照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預演一次，并視需要及時調(diào)節(jié)燈光。

9.制作、擺放桌簽。根據(jù)最終確定的參會人員名單，制作桌簽；要認真核對全場桌簽，防止遺漏、重復和出現(xiàn)錯別字。依據(jù)文明禮儀手冊等規(guī)范合理安排與會人員會場座次。桌簽擺放完成后要及時制作會場座位圖，打印后放置會場方便查閱。

10．組織調(diào)度會議用車。視會議需要借用或租用車輛，并安排專人負責車輛調(diào)度，對乘車人員進行統(tǒng)計、清點，防止遲到、遺漏，車輛較多時還要對車輛編號、分組，以方便調(diào)度。

11．安排新聞報道。需要新聞報道的會議，要提前聯(lián)系宣傳部門或新聞單位，在會場安排好新聞宣傳人員專座，并協(xié)調(diào)銜接。

12．分發(fā)會議材料。會議材料要列表登記，發(fā)放時要逐一登記，要做到不漏一份、不少一人?？梢砸暻闆r在會前通知參會單位（人員）派人提前領(lǐng)取，也可以在會場簽到時一并發(fā)放，或是提前放置到參會人員座位上。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，整齊擺放，確保不出差錯。對于涉密文件，要嚴格按照相關(guān)保密規(guī)定編號登記，及時收回或提醒按保密規(guī)定流轉(zhuǎn)、保存，防止泄密。

（三）分工落實

擬訂好會議方案，根據(jù)方案分解任務后，要協(xié)調(diào)分工，明確責任人，規(guī)定各任務完成時限，做好分工落實，并在會議開始前做一次全面自查，確保萬無一失。

細化會中服務

會中工作是指從會議報到至會議結(jié)束這段時間的工作。會中工作無小事，周到、細致是做好會中服務工作的基本要求。會中服務工作繁雜瑣碎，情況不斷發(fā)生變化，一定要注重細節(jié)，精細周密。

（一）組織會議報到

會議報到工作主要包括人員身份確認、報到登記、根據(jù)會議要求發(fā)放資料、提醒注意事項等。要做到迅速準確、熱情周到、耐心細致、井然有序。

（二）做好會議簽到

安排專人打印簽到表放置會場，提醒到會人員簽到，并做好到會人員清點、登記工作，實時掌握人員到會情況，并視情況電話督促參會人員及時到會。會議開始后要統(tǒng)計匯總到會人數(shù)，登記遲到、缺席人員名單。

（三）維護會場秩序

會議召開期間，要安排專人現(xiàn)場值班，維護好會場內(nèi)外秩序。一是實時監(jiān)測會場音響、燈光等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。二是及時提醒、制止會場內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動、接聽電話等不遵守紀律行為，同時防止無關(guān)人員進入會場。三是提醒會場服務人員適時供應茶水。四是遇到特殊情況需要向主席臺上領(lǐng)導或會議主持人匯報時，要采用合適方式靈活處理，努力減少對會議的干擾和影響。

會后總結(jié)要實

會后工作是會務工作的重要組成部分，是保證會議質(zhì)量、達成會議效果的重要環(huán)節(jié)。通過會后工作總結(jié)會務組織的經(jīng)驗、教訓，推進會議精神的貫徹落實，以進一步優(yōu)化會務工作機制，提升會議效果。

（一）返程服務

協(xié)調(diào)組織好參會人員會后服務，必要時協(xié)助聯(lián)系交通工具或幫助訂票，對個別因工作需要暫留的人員，在食宿方面要妥善安排。

（二）材料歸檔

會后要及時將會議方案、通知、簡報、發(fā)言材料、領(lǐng)導講話、音像資料等相關(guān)資料收集齊全，按規(guī)定整理歸檔，以備查考。同時，要按照保密相關(guān)要求，對需回收的會議材料逐份清點、登記回收。根據(jù)需要發(fā)布會議簡報或信息、起草編發(fā)會議紀要，印發(fā)領(lǐng)導講話等。

（三）會后總結(jié)

每次會議結(jié)束后，要及時、客觀、準確地做好總結(jié)。系統(tǒng)梳理、分析會務工作成功經(jīng)驗及存在的問題、不足。尤其要注意收集整理參會人員對會議的意見、建議，為以后進一步改進會務工作提供借鑒。同時要將會議決定事項辦理情況列入督查督辦工作中，確保會議精神及時落實。

做好會務工作除了在程序上力求盡善盡美外，還要求辦會人員不斷提升自身素質(zhì)。

一是統(tǒng)籌全局的意識。會務工作任務重、要求高、涉及面廣，需要會務人員牢固樹立全局意識，從全局的高度統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好參會各部門、會務各環(huán)節(jié)的銜接和工作落實，謀劃好每一細節(jié)，確保會務組織周到、高效、有序。

二是靈活應變的能力。會務工作不可預期因素多，需要會務人員樹立應變意識，提升應變能力，處變不驚、處變不亂，及時妥善處置好各種臨時突發(fā)情況，保證會議圓滿成功。

三是認真負責的品質(zhì)。會務工作瑣細、繁重，涉及環(huán)節(jié)多，出現(xiàn)任何一點小的差錯都可能造成很大的影響，因此會務人員必須具有高度的責任心，充分發(fā)揮積極性和主動性，盡心盡責，搭臺補位，把握好每一環(huán)節(jié)，做好每一細節(jié)，這樣才能使會務有條不紊，順利完成。

第二篇：會務安排流程

會務安排流程

會務一般分為三個階段，會前準備、會間服務、會后處理(一)會前準備階段。（例會和小型會議不安排食宿，適當簡化）

1、制定會議方案。

對會議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會期、議題、日程安排、經(jīng)費預算、組織領(lǐng)導等拿出意見，提交領(lǐng)導討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據(jù)。如作變動，需及時請示報告，不可自作主張，隨意改變方案。

2、拿出會務工作實施計劃。

主要籌辦人員對本次會議所需的各項準備工作，按內(nèi)容或承辦部門歸類，按時間順序排隊，列出共有多少項工作，每項工作擬由哪個部門或個人負責，以及各項工作的基本要求、完成的時限等。這樣做可以使分管會務的領(lǐng)導和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。

3、組織召開協(xié)調(diào)會議。

較大型會議會務任務重，服務保障的部門多，要根據(jù)需要，組成會務工作組，召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會。召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會的主要內(nèi)容是：傳達或印發(fā)會議方案，明確各組或各人的任務，研究和補充《會務工作實施計劃》，協(xié)調(diào)一些交叉和難度較大的工作，有針對性地提出要求，明確分工，責任到組到人。

3、印發(fā)會議通知。

召開會議的基本問題確定以后，要盡快發(fā)出會議通知，給參加會議的人員留出準備時間。會議通知一般包括“八要素”：即會名、主要內(nèi)容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報告與會人員名單，要不要報告報到時需接站的人數(shù)及所乘坐車次，以及有問題如何聯(lián)系等。

4、印制會議票證。（大中型會議）

對正式出席會議的人員要發(fā)給出席證，列席會議的人員要發(fā)給列席證，會議工作人員要發(fā)給工作證，進行選舉等其他重要會議，還可印制使用印有座號的座次證，密級較高、進出住所需嚴格控制的會議，還要印制車輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨認。會議各種票證應于會議報到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報到時核發(fā)，座次證一般在舉行全體會議之前臨時分發(fā)。如會場有條件擺座簽，最好用擺設座簽的方法取代座次證。

5、準備會議用品。

本著勤儉節(jié)約的原則，按照會議方案中的預算，為與會人員購置文具、茶歇等會議用品。文具一般包括文件包(袋)、筆、本等。茶歇可根據(jù)給出的預算按照個人分配。表彰會議還要購買獎品等。如果會議有選舉任務，要提前準備選票、票箱、監(jiān)票和計票人胸簽及計票所需物品。

6、會議用品申請流程

根據(jù)方案中的預算提出需求，要求要寫明總費用標準以及與會人員的每人標準，遞交聯(lián)絡函，先交由部門負責人簽字，部門負責人同意之后交由行政負責人統(tǒng)一采購。

7、印制與會人員和工作人員名冊。

8、印制《會議須知》。

《會議須知》一般包括6個方面的內(nèi)容：即日程安排、會議編組、作息時間、會務組等會議工作人員的電話號碼、注意事項。會議編組主要根據(jù)會議的任務確定，可以按部門劃分，每組要確定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、醫(yī)療、交通和通信4個方面。會議方案確定后，要把會議人員、伙食標準及其他服務保障要求及時通知接會的酒店。

10、設置會場。

設置會場主要包括懸掛會標、擺放背景、排定座次、架設并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準的要及時請示。另外，對會場的供電、供暖(冷)、音響等設備要全面了解，如無把握，應有應急方案。

11、做好接站準備。

依據(jù)與會人員報到時所乘車次，列清什么時間、接哪個車次的哪些人、什么車去接、由誰負責等，發(fā)給有關(guān)人員按表抓落實。

(二)會間服務階段。會議從報到之日起。會議召開期間要根據(jù)實際需要，做好以下8項工作。

1、組織好會議報到。

提前安排接站人員和車輛，及時去機場、車站迎候，把參加會議的人員接往會議住處。確定專人，在開會通知指定的報到地點和報到時間內(nèi)堅守崗位，保證自行到會的人員及時得到安排。對一些臨時情況，如與會人員所帶司機或親屬朋友等需安排食宿的，報到處要及時掌握，并向上級匯報，得到指示之后妥善安排。

2、會場組織工作。

每次舉行全體或分組會議時，會務工作人員都要提前進入會場，首先檢查會場設置和設備，然后協(xié)助會議主持人做好下列工作：組織與會人員入場、就座；清點并報告到會人數(shù)，掌握和隨時通知有關(guān)人員調(diào)控會場音響、溫度、照明等；督促服務人員及時送水、倒水；組織會間休息和散會退場；做好其他特殊情況的應急處理，保證大會有條不紊地順利進行。如會議臨時動議需要調(diào)整議程，增減議題，擴大或縮小與會人員范圍等，也需要隨時進行調(diào)度，作出適當安排。

3、會議主持詞的撰寫。

主持詞有時由材料組負責，有時由會務組負責。即使由材料組負責，會務工作人員也要及時了解掌握。會議安排的變動、學習討論的重點、傳達貫徹的意見等，一般是通過首長的會議主持詞來公布和明確的。尤其是會議進行選舉或表決等事項，會議主持詞實際等于會議的“腳本”，會務工作人員必須熟悉主持詞，才能協(xié)助主持人順利完成會議預定議程。

4、做好會議記錄。

要確定專人做好會議記錄，包括全體會議記錄和分組討論情況匯報會記錄。全體會議記錄的要求是：沒有印發(fā)材料的要分別依據(jù)重要程度做詳細記錄或摘記大意與要點；已印發(fā)材料的，要著重記錄講話人作出發(fā)揮、增補或解釋的地方，作為已印發(fā)材料的補充留存。重要報告、講話要錄音、錄像。領(lǐng)導人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音整理出講話稿。會議記錄要使用專用的會議記錄本，力求真實、準確、完整，不遺漏主要觀點，不改變講話原意，有爭議之處也要照實記錄，客觀地反映會議的內(nèi)容和進程，為日后查考提供依據(jù)。

5、現(xiàn)場參觀組織工作。

事先要派員察看現(xiàn)場，與被參觀單位商定現(xiàn)場會開法和參觀路線，提前做好各項準備?，F(xiàn)場距離較遠、需乘坐車輛時，要按組定車、編排車號、做好乘車組織工作和行車安全保衛(wèi)工作。參觀時，會務工作人員要分工把口，加強聯(lián)絡協(xié)調(diào)，統(tǒng)一指揮調(diào)度，維持好參觀秩序。

6、會議簡報編印工作。

有的會議為使領(lǐng)導成員與參加會議的人員之間和各組之間能互通情報，交流情況，給領(lǐng)導主持和指導會議提供依據(jù)和參考，要編印會議簡報，由材料組或會務組編印分發(fā)。編印簡報的一般要求是：標題要醒目，內(nèi)容要精煉，篇幅要簡短，印發(fā)要及時。

7、會議材料回收工作。

會議印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在會議結(jié)束前應予以回收，以防發(fā)生失泄密事故。對因特殊情況而缺交、漏交的，會后仍要跟蹤回收，不留死角。尤其對新聞單位或其他臨時赴會借閱文件的人員，發(fā)文時一定要登記和交代清楚，他們離會時及時回收。

8、做好與會人員的返程服務工作。

會務組應在會議結(jié)束前知悉返程需要住宿安排的人數(shù)，早作安排。需乘火車的，要提前2至3天征詢車次，是否需要預購車票，并分別按乘車時間編組，做好送站安排等。在這項工作中，最關(guān)鍵的是抓好安全，應在會議結(jié)束時，通過主持會議的領(lǐng)導強調(diào)返程安全問題，嚴格不開夜車、不開快車等規(guī)定。

(三)會議善后階段。會議結(jié)束，會務工作不能同時結(jié)束，還要繼續(xù)做好會議的善后工作。會議善后工作主要有以下4項：

1、做好財務結(jié)算。

會議結(jié)束后，會務組要及時與酒店有關(guān)人員一起，核算住房、伙食等費用，并盡快結(jié)算外圍賬目。對凡屬已列入會議預算或預算外開支應納入會議報銷的經(jīng)費，都要作出處置，不要有遺留的問題。

2、做好會務工作總結(jié)。

會務工作基本完成后，大會秘書處應及時召集全體會務工作人員進行總結(jié)，肯定成績，指出問題，找出經(jīng)驗教訓，并對表現(xiàn)好的人員進行表揚。

3、會議文件材料的合訂留存。

會議形成的一切文件材料，包括主持詞和發(fā)言記錄等，在會間都要注意收集，會后要系統(tǒng)排列，裝訂成冊，留作資料，一般應裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。

4、會務用品的歸還和整理。

每次會議結(jié)束后，對一些常用的會議用品，借來的應立即歸還，自置的應加以整理，以便下次再借或再用。

第三篇：會務組織工作流程

會務組織工作流程

一、擬寫會議電報

包括會議主題、會議時間、會議召開地點、參加人員、日程安排、報到地點、呈辦公室領(lǐng)導審閱、呈主管領(lǐng)導簽發(fā)

二、會務準備

（一）編制會序冊 1.會議須知 2.會議議程安排

3.會議代表食宿安排，住宿房間、就餐位置、會場座位

4.核對與會人員名單(二)會場布置 1.懸掛會標

2.根據(jù)需要，擺放鮮花 3.檢查音響、照明等設備

4.按排名確定領(lǐng)導主席臺入座位置，并擺放姓名牌 5.按會序冊確定的位置擺放與會人員的姓名牌(三)就餐安排

1.提前督促后勤中心提供就餐菜單交領(lǐng)導審查 2.根據(jù)會議代表、工作人員、民族習慣合理劃分就餐座位安排

(四)召開會議工作人員協(xié)調(diào)會，明確分工 1.安排與會人員報到 2.提前到會場組織與會代表就座，維護會場秩序 3.安排與會人員就餐，并隨時掌握會議進度，做好與會代表用餐準備

4.做好文藝晚會等各種娛樂活動組織

5.根據(jù)會議需要，安排有關(guān)領(lǐng)導同志看望與會代表 6.提前征詢與會代表意見，預訂返程車票或作好返程安排。

7.按照會議要求，安排與會人員留影記念

8.做好與會代表返程，安排有關(guān)領(lǐng)導或工作人員送行

三、后勤保障

1.與后勤中心聯(lián)系，提前對房間管道、線路進行檢查與維護,做好會議期間水、電的供應

2.根據(jù)會議要求，做好車型、車種、數(shù)量的準備，并確保車輛狀態(tài)良好

3.根據(jù)代表的身份和抵達（返程）的日期、地點，安排有關(guān)領(lǐng)導或工作人員到車站接（送）車

第四篇：會務接待流程

會務接待流程

一、會務工作總體思路

（一）任務分解：將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質(zhì)量。

（二）責任到人：每項任務均有專人負責。

（三）周密計劃：每項任務均須制訂周密的工作計劃。

（四）逐項落實：計劃的每個環(huán)節(jié)、步驟均須嚴格落實。

二、會前準備

（一）成立會務組

1.會務組組長：總體負責。

2.文秘材料小組：負責組織、收集、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結(jié)起草。

3.后勤保障小組：負責會議的會場、吃飯、住宿（煙、酒水、飲料、水果等）等后勤保障事宜。

備注：任務分解后形成《會務接待方案》。

（二）明確會議概況

1.全體辦會人員應明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容：

（1）會議主題

（2）級別與規(guī)模

（3）參會人員（與會人員的姓名、單位、職務）

（4）會期與日程安排（會議日期、天數(shù)、議程、活動安排等）

注：日程安排形成會務指南。

（5）會議經(jīng)費申批：根據(jù)會議概況，按照神東電力公司本部有關(guān)標準預算會議經(jīng)費，簽報領(lǐng)導批準。

（三）下發(fā)會議通知、登記代表名單

1.責任人：文秘材料小組。

2.責任：在落實以上各項工作后，起草會議通知、報領(lǐng)導批準后下發(fā)或以其他形式通知各參會單位。通知內(nèi)容應包括：

（1）會議主題

（2）參會人員

（3）會期安排

（4）會議地點與聯(lián)系電話

（5）會務組聯(lián)系人與聯(lián)系電話

（6）報到日期

（7）有關(guān)事項（如要求自帶有關(guān)材料、物品等）

（8）會議回執(zhí)（附表2）

（9）會址交通導引

3.落實：會議通知以傳真（可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達各參會單位。

會議通知下發(fā)后，會務組聯(lián)系人負責按會議回執(zhí)登記報名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登記內(nèi)容應包括：

（1）單位

（2）姓名

（3）職務

（4）性別

（5）民族

（6）到達航班與到達時間

（7）是否要求接站

登錄工作應盡早完成，并在此基礎(chǔ)上制訂《會務接待指南》。

（四）選定會議地點

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：聯(lián)系幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實地考察、比較。應調(diào)查的項目包括：

（1）價格（客房、會場及其他服務項目的價位）

（2）設施（客房、會議室、休閑設施、環(huán)境等）房間有無網(wǎng)線、是否含早餐

（3）服務（辦會經(jīng)驗、餐飲質(zhì)量、服務態(tài)度等）

（4）交通（便利與否）

（5）當期有無接待能力

3.落實：綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價原則選取一家，簽報或口頭匯報領(lǐng)導批準。領(lǐng)導批準后，立即完成以下工作：

（1）與賓館確認各主要服務項目的收費標準與折扣

（2）根據(jù)會議預算在財務借款

（五）準備會議材料、用品

1.責任人：兩組分工協(xié)作。

2.材料內(nèi)容：會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式上會材料外，還應包括：

（1）會議代表名單（附房間號）

（2）日程安排，各項活動地點及注意事項等

3.會議用品：會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：

（1）會場條幅（或現(xiàn)場LED顯示器）

（2）會議代表證

（3）與會領(lǐng)導桌簽

（4）文件袋、筆記本、筆

（5）錄音筆、照相機、攝像機

（6）便攜機、打印機及紙張、投影儀（根據(jù)需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發(fā)）

（8）藥箱（備常用藥品）

（9）現(xiàn)場安全帽的準備

（六）餐飲安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：與酒店緊密協(xié)調(diào)，盡早落實以下工作：

（1）吃飯人數(shù)

（2）包間預定

（3）煙、酒水準備

（4）飯后車輛安排

（七）會場安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，或在辦公區(qū)域準備，盡早落實以下工作：

會議室

領(lǐng)導臨時休息室

各次分會的會場布局，包括：大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光攝影、攝像負責人、投影儀

（八）文體活動安排

會后去周邊旅游景點應按實際時間安排。

（九）房間安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：

房間內(nèi)水果、煙、礦泉水擺放。

三、會中服務

（一）接站

（二）簽到

1.在正式報到前日，應完成以下工作：

（1）將分裝好會議材料的文件袋放至會議室或賓館

（2）統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間鑰匙

（3）花卉、水果等分發(fā)到各房間

2.簽到工作包括以下環(huán)節(jié)：

（1）在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設置歡迎引領(lǐng)標牌）

（2）在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到

（3）確認返程日期及訂票

四、會后收尾

（一）退房、送站

（二）紀念品的發(fā)放

第五篇：會務流程安排

山西晉淘天下會務接待方案

背景

隨著電子商務行業(yè)的迅猛發(fā)展，晉淘天下晉商學院針對全社會電商人才極度匱乏的狀況，而重點推出普及型電商人才培訓服務。將淘寶大學強大的師資隊伍和公司多年實踐相結(jié)合，使客戶迅速入門電商，熟悉電商規(guī)則，迅速提高能力，避免走彎路，減少無謂投入。電子商務相關(guān)政府單位工作人員、企業(yè)和個人通過代培委培、集中授課等多種形式參加培訓，為其提供專業(yè)的電商理論、管理能力及實操技能培訓，為更多的企業(yè)和個人從事電子商務提供強有力的人才保障。

一、會議前期準備

（一）會議人數(shù)和會務資料準備

1、確定會議人數(shù)，準備學員資料。

根據(jù)人數(shù)提前準備或印刷會議的資料?！纠纾汗ぷ髯C、學員證、手提袋、筆、本、學員手冊、淘寶和本公司宣傳冊（里面加上這幾天課程時間等安排）等】（所有資料需定制，加上公司的logo以及設計。能更好的體現(xiàn)標準化，同時起到宣傳作用）

2、制作人員簽到表。

3、票務的準備。（現(xiàn)場簽到收費或提前收費）

5、確定好會議場地和價錢。并根據(jù)酒店的情況確定好學員的住房費用（自費）和方式。提前安排好講師的吃住問題。

4、A、會議橫幅的制定和懸掛。（標語、主題都可）

B、噴繪、展架、廣告牌等廣告的制作和擺放。

5、提前兩天安排好拍攝人員和拍攝器材。（攝影和攝像）

6、與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。

（二）會議主題、時間、場地

1、主題：根據(jù)不同級別（初、中、高）和課程待定

2、時間：待定

3、場地：當?shù)亟煌ū憷?、物美價廉的酒店（待定）

（三）會場布置（1）簽到臺（一個）

設立在大廳（2）指示牌（兩個）

一個放于酒店門口，一個放于會議室門口。（3）會議設備、設施的準備。

A、確保投影儀、話筒音響燈光照明的正常使用。

B、若有【主席臺】考慮花擺裝飾，在主席臺、主持人發(fā)言桌前放置鮮花，以營造優(yōu)美的環(huán)境氛圍。另外，酒店大廳門口或會議室兩側(cè)可放花籃。

C、會場可備用熱水提供或礦泉水的準備。（從成本考慮最好是熱水）D、白板、白板、板擦的備用。（可以提前詢問講師是否需要）E、根據(jù)人數(shù)確定好桌椅的擺放。（4）會議的水牌準備好。

二、會議流程

1、提前一天的下午14:00時開始設立簽到服務臺，準備好會務接待。負責學員簽到，發(fā)放資料，學員證、房間安排。

2、安排專門人員負責講師的接待和吃住。

3、會議門口安排接待人員（2個）負責入場秩序、會場服務、給予會議人員幫助以及應對現(xiàn)場問題。（參會人員應該提前20分鐘入場）

4、會議時間：上午08:00-12:00；下午14:00-18:00。（中場各休息半小時）（具體時間方案可按實際情況改動）

5、按照會議的大小若需要，安排主持人在會議開場對講師進行介紹、對會場秩序進行宣布、適當活躍現(xiàn)場氣氛。會議結(jié)束后，負責說明會議的其他安排，及時通知給每一個會議人員。

6、如需會議用餐，與酒店聯(lián)系好用餐問題，則提前發(fā)放餐券給會員。（每天晚上發(fā)放一次，謹防丟失等不必要的問題）

備注：講師與課程確定之后，再出具體流程方案。（時間、地點、課程、人員安排）

三、人員安排

（一）領(lǐng)導小組：

組

長：xx

負責本次會議的全面領(lǐng)導和總指揮。

副組長：xx|

負責會議策劃、會場布置及會務工作。

（二）分組及工作職責：

1、策劃布置組：

成員：xx、xx

工作任務：a 負責完成會議策劃方案的擬寫；

b負責協(xié)助和完成會議現(xiàn)場的布

置及會議結(jié)束后的現(xiàn)場撤除工作；

c負責活動全程攝像、攝影和合影；

2、會務組：

成員：xx、xx

工作任務：a 負責各種物資的采購和準備；

b 負責酒店聯(lián)系及參會人員，住宿、飲食安排；

c負責會議室安排；

d負責講師人員的接待和陪同；

e負責參會人員接送；

f負責各種資料的準備、裝袋和發(fā)放；

g負責對各工作組工作的協(xié)調(diào)、檢查和考核；

四、費用預算

? 會議廳費

x x元 ? 講師食住行費、講課費

x x元 ? 工作人員費用（食、?。?/p>

x x元 ? 制作廣告費

x x元 ? 資料制作費

x x元 ? 水費

x x元 ? 不可預計費用

x x元

共計：XXX元

五、注意事項

1、各組工作人員必須嚴格按籌備工作計劃的 進度要求推進工作；

2、市場督查負責督促各工作組的工作按時完成；

3、會議期間公司人員必須統(tǒng)一著裝，佩帶工作牌；

4、會議期間公司人員必須提前到達現(xiàn)場，不得遲到、早退和無故缺席。

六、會議后續(xù)工作

1、安排講師、與會者有序離開會場。

2、會場和文件資料整理，出一份會議總結(jié)報告。

3、費用報銷。

4、如需要可以安排與會人員參加旅游。（特色旅游增進大家之間的聯(lián)系、需額外付費）

會務組

2015年3月15日