第一篇：事業(yè)單位檔案管理存在的問題與建議

提到檔案和檔案管理工作很多人都覺得并不陌生，但是一些人簡(jiǎn)單的以為檔案管理工作就是把相關(guān)的紙質(zhì)材料放進(jìn)檔案袋中便萬(wàn)事大吉，殊不知檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)嚴(yán)肅又細(xì)致的工作，有著極其苛刻的規(guī)則和程序，只有在檔案管理工作中遵循這些規(guī)則和程序，才有可能把檔案管理這項(xiàng)工作做好。調(diào)查顯示，雖然我國(guó)在逐年加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，但就目前狀況而言，由于受到各種因素的影響，事業(yè)單位檔案管理仍存在著諸多問題。

一、歸檔材料不重視、不明確

首先，檔案整理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)工作很多情況下不被重視，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)這項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案整理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和保管，不具有重要意義，只要不丟失、不泄密，上級(jí)檢查能混過關(guān)就行了，因此導(dǎo)致檔案管理工作在事業(yè)單位變得異常消極和被動(dòng)，難以高質(zhì)量的服務(wù)事業(yè)單位建設(shè)。

其次，事業(yè)單位每年會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料或涉及到工作人員或涉及到單位本身，但并非所有的這些材料都要?dú)w檔，試想一下，若所有的文件都一絲不落的整理歸檔，這必將是一項(xiàng)巨大的工程，其中一些無(wú)關(guān)緊要的材料，就是在浪費(fèi)人力物力。很多單位尤其在檔案管理的鑒定工作流程中材料歸檔范圍把握不準(zhǔn)確的問題尤為突出。

二、檔案管理工作人員不具備檔案管理能力，甚至存在人手不足的問題

通常來講任何一個(gè)事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的檔案管理部門，有相應(yīng)的檔案管理人員，但部分單位的檔案管理人員不具備專業(yè)水準(zhǔn)，缺乏后期培訓(xùn)，對(duì)于工作的內(nèi)容處于一種模糊的狀態(tài)，并不能完全勝任檔案管理工作；甚至有的事業(yè)單位只安排一名工作人員來做這項(xiàng)工作，這就使得材料雖然放入檔案盒中但無(wú)法得到及時(shí)的整理歸檔，可想而知，工作的效果會(huì)大打折扣，更不要說對(duì)事業(yè)單位的整體發(fā)展做出貢獻(xiàn)了。

三、檔案材料制作不符合規(guī)定

為了檔案保存和閱覽的方便，我國(guó)對(duì)檔案中材料的分類、排放次序甚至修整和裝訂都做出了較為明確的規(guī)定，但是，很多事業(yè)單位不按照規(guī)定來制作檔案材料，一方面導(dǎo)致材料本身不美觀且受到了不同程度的毀損，另一方面，對(duì)工作中查閱材料造成不便。

四、檔案存放地太過隨意

為了加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜、防蟲蛀的地方，一些事業(yè)單位將檔案室設(shè)在陰暗潮濕的一樓倉(cāng)庫(kù)，無(wú)防盜窗、無(wú)鐵門，顯然不利于檔案的保管，還有一些單位缺乏硬件設(shè)備，檔案隨意堆積，從而造成材料的毀損和滅失。

五、檔案的保密性不夠重視

我國(guó)檔案法明確規(guī)定，任何人禁止偽造或涂改自己檔案中的信息，檔案必須做到保密。現(xiàn)實(shí)情況卻不容樂觀，很多事業(yè)單位的工作人員可以隨意翻看自己檔案甚至進(jìn)行涂改，檔案管理工作人員卻不予以阻止，毫無(wú)保密性可言。

針對(duì)以上檔案管理中出現(xiàn)的問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極找到相應(yīng)的解決方法并付諸到實(shí)際行動(dòng)中來，作為事業(yè)單位檔案管理人員，本人建議從以下幾點(diǎn)著手：

六、加大對(duì)檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的每一個(gè)工作人員，需要得到大家的重視和配合。特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該以身作則，遇到檔案管理人員不專業(yè)或者不足的情形時(shí)，要及時(shí)配備；檔案管理制度不完善時(shí)，要盡快做出調(diào)整。

七、加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)性的培養(yǎng)

任何工作都不是一成不變的，檔案的整理工作在不斷地做著調(diào)整，檔案的分類，修整，裝訂格式都會(huì)相應(yīng)做出變化，因此檔案管理工作人員需要定期培訓(xùn)以適應(yīng)工作中的變化。

八、檔案材料整理規(guī)范化

為保證檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效地提供利用，對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整，主要包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱，對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。

九、配置適宜保存檔案的專門庫(kù)房和必要的設(shè)施

檔案質(zhì)量的好壞直接依賴于它的保存設(shè)施，為了使檔案處于一種安全合適的儲(chǔ)存環(huán)境，就需要做好檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立專門的檔案庫(kù)，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，做到防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲。為了使一些電子信息和數(shù)據(jù)能夠完整的保存，還應(yīng)當(dāng)配備計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的技術(shù)管理人員。

十、強(qiáng)化檔案的保密性

檔案管理工作人員在此項(xiàng)工作上應(yīng)當(dāng)持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，做到盡職盡責(zé)，杜絕出現(xiàn)隨意翻看、涂改檔案的情形，對(duì)非檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)向其做好檔案保密的宣傳工作，每個(gè)人都能做到自覺遵守要求。

結(jié) 語(yǔ)

總之，事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，必須引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的重視，對(duì)于工作中遇到的問題，要及時(shí)想辦法解決，對(duì)于工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤也要及時(shí)糾正，在配備基本硬件設(shè)施的同時(shí)努力完善適合本單位的科學(xué)的檔案管理制度。

第二篇：事業(yè)單位檔案管理存在的問題

【摘要】檔案是一種非常重要的具有較權(quán)威信息的資源。檔案管理的好壞關(guān)系到一個(gè)單位的工作能否正常運(yùn)行。事業(yè)單位生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)的有效數(shù)據(jù)和資料就是來自完善的檔案管理。在人員調(diào)動(dòng)和職務(wù)安排過程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理存在的問題越來越明顯。本研究就我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并就相關(guān)問題提出了建議，期望能為事業(yè)單位相關(guān)檔案管理部門提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題

一、前言

作為非盈利目的的事業(yè)單位，是利用國(guó)家資產(chǎn)為社會(huì)進(jìn)行相關(guān)服務(wù)的組織。事業(yè)單位工作中檔案管理占較大比例。只有將各項(xiàng)相關(guān)的檔案工作做好，才能最大限度的發(fā)揮事業(yè)單位應(yīng)有的功能，才能讓事業(yè)單位在工作上有條有序地開展，才能提高工作效率。但現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理工作問題層出不窮，所以重視檔案管理工作十分必要。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問題

（一）檔案管理過程中造假問題嚴(yán)重

事業(yè)單位中人事檔案管理造假問題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問題，當(dāng)事人為了具有某一項(xiàng)資格而進(jìn)行各種手段的造假，比如將年齡進(jìn)行改動(dòng)，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責(zé)任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒有仔細(xì)整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過程中數(shù)目完整，就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)的單位將丟失的檔案重新填寫的現(xiàn)象，重新填寫會(huì)使部分檔案本應(yīng)該具有的內(nèi)容被改寫或漏寫，從而檔案內(nèi)容不具有真實(shí)性。有些學(xué)校以及單位為了自身利益，故意改寫相關(guān)檔案內(nèi)容使其失去真實(shí)性。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的辦學(xué)機(jī)構(gòu)為自己收益好，在沒有經(jīng)過相關(guān)內(nèi)容考核的情況下高價(jià)出售學(xué)歷以及學(xué)位證書，影響人事檔案內(nèi)容真實(shí)有效性。

（二）檔案管理不夠信息現(xiàn)代化

信息現(xiàn)代化是將檔案資料與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，最大限度發(fā)揮其潛在信息價(jià)值。由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現(xiàn)代化水平較低。多數(shù)事業(yè)單位的檔案室是之前用過的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡(jiǎn)單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對(duì)易燃物的防火意識(shí)不強(qiáng)，檔案室缺少相關(guān)的防火裝置及滅火器，如果發(fā)生火災(zāi)，所存放檔案將不復(fù)存在。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)為是簡(jiǎn)單的存檔和調(diào)動(dòng)，但是這種觀念嚴(yán)重降低了檔案的有效利用率。在實(shí)際檔案管理工作中，收集相關(guān)資料，并對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理和保管，同時(shí)對(duì)相關(guān)資料的真實(shí)性進(jìn)行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實(shí)際情況中檔案的服務(wù)意識(shí)淡薄，檔案工作一直停留在人工手動(dòng)管理的層面。事業(yè)單位檔案的管理過程中缺少相關(guān)電子設(shè)備，沒有建立相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)檔案庫(kù)，所以一旦紙質(zhì)版檔案丟失，將會(huì)使得整個(gè)相關(guān)資料遺失，從而影響到相關(guān)工作的開展。檔案管理不夠信息現(xiàn)代化使得人工查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大降低了工作效率。

（三）檔案管理人員相關(guān)素質(zhì)較差

檔案管理工作并不是將紙質(zhì)資料裝袋后放置于相應(yīng)的位置，檔案工作有相當(dāng)學(xué)問的，需要有關(guān)工作人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，其中較強(qiáng)的工作責(zé)任感是檔案管理員應(yīng)該具有的最基本的素質(zhì)，職業(yè)道德也是一個(gè)合格的管理員必須具備的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員不能與時(shí)俱進(jìn)，在一定程度上不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求。許多事業(yè)單位檔案管理員的錄用沒有專業(yè)限制，并且事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有重視檔案管理需要專業(yè)人員來做，有的事業(yè)單位還會(huì)讓年齡較大且已經(jīng)退休的職工進(jìn)行檔案管理工作，因此事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)較低，專業(yè)性不強(qiáng)，從而在一定程度上嚴(yán)重影響檔案的有效利用和合理管理。

三、對(duì)事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對(duì)于檔案管理中人事檔案造假問題突出的情況，事業(yè)單位要依據(jù)相應(yīng)的造假手段，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。做好和事業(yè)單位檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，通過宣傳提高相關(guān)人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當(dāng)事人意識(shí)到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當(dāng)手段造假需要負(fù)相關(guān)法律責(zé)任?！稒n案法》規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行造假的行為，相關(guān)行政部門可采取各種處罰措施，對(duì)于情節(jié)十分嚴(yán)重且構(gòu)成犯罪時(shí)要將當(dāng)事人移送司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。對(duì)檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，堅(jiān)決抵制靠關(guān)系、靠金錢來弄虛作假進(jìn)行檔案?jìng)卧臁?/p>

（二）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理

現(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式?；ヂ?lián)網(wǎng)具有高效率，高儲(chǔ)存量，低成本以及查詢與管理方便等特點(diǎn)。面對(duì)相關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)力度不足的情況下，應(yīng)當(dāng)將互聯(lián)網(wǎng)辦公結(jié)合到檔案管理中，建立健全相關(guān)檔案管理設(shè)備，大力發(fā)展相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時(shí)提高了相關(guān)人員的辦公效率，同時(shí)信息化管理不需要實(shí)體空間，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案管理不是簡(jiǎn)單地工作，要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，隨著信息現(xiàn)代化的進(jìn)程，檔案管理工作對(duì)相關(guān)管理人員提出了新技能的要求。所以要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)技能的培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)其掌握情況進(jìn)行考核，做到擇優(yōu)錄用的原則。優(yōu)秀而又專業(yè)的檔案管理人員能提升事業(yè)單位的辦公綜合效率，能讓事業(yè)單位更好為社會(huì)服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位不同于其他單位，事業(yè)單位的檔案管理更應(yīng)有更嚴(yán)格的管理規(guī)定。目前事業(yè)單位檔案管理問題突出。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息化水平較高的現(xiàn)代社會(huì)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，從突出問題入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)用先進(jìn)的管理手段，才能將檔案管理工作做到最好。

第三篇：檔案管理工作中存在的問題與建議

電子檔案管理工作中存在的問題與建議

近年來,隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,成熟的信息及電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案管理中。在這種情況下,一種新型的檔案形式--電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。

電子檔案管理是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。由于電子檔案具有機(jī)讀性、檔案信息存儲(chǔ)的高密度性、檔案信息的數(shù)字化性等特點(diǎn)，不但使檔案的存儲(chǔ)載體面臨重大挑戰(zhàn)，而且賦予了檔案工作新的特征和內(nèi)涵。

一、電子檔案管理過程中的問題

（一）電子檔案自身的安全性問題。

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體,這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）面對(duì)電子檔案的沖擊，紙質(zhì)檔案的處理問題。在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實(shí)、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運(yùn)行方式，因此絕對(duì)不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。

（三）辦公自動(dòng)化與電子檔案管理無(wú)縫結(jié)合。在新的辦公模式下，辦公自動(dòng)化慢慢站主導(dǎo)地位，每天處理的公文數(shù)量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢(shì)，但在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然應(yīng)以紙質(zhì)文件為主。由于設(shè)計(jì)和開發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得電子檔案系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能無(wú)縫結(jié)合，電子文件歸檔相對(duì)滯后，即使歸檔后文件的準(zhǔn)確性也無(wú)法保證。

（四）對(duì)電子檔案管理人員提出了新挑戰(zhàn)。

電子檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的矛盾。文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學(xué)科范圍。使檔案工作成為一門集計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性的學(xué)科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時(shí)還要掌握其他相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)記錄得以長(zhǎng)期保存。目前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，知識(shí)面較窄，特別是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、等相關(guān)知識(shí)幾乎一片空白，面對(duì)新的需要顯得難以適應(yīng)、無(wú)所適從，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

二、電子檔案管理過程中的建議

（一）加強(qiáng)電子檔案的保管。

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度,并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)等條件。

（二）做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。

備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。備份對(duì)象主要為文書、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的文件，最好實(shí)行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

（三）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。

通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權(quán)限。安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進(jìn)技術(shù)手段,保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限,并對(duì)所利用的電子檔案進(jìn)行全程監(jiān)控并自動(dòng)記錄,防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

（四）對(duì)文件進(jìn)行安全監(jiān)控。在一般電腦系統(tǒng)中，文件內(nèi)容若有任何改變，電腦并不會(huì)加以記錄，因此更改文件的動(dòng)作會(huì)不留痕跡，這使得事件發(fā)生后，追查毫無(wú)線索。因此有不要讓電腦詳細(xì)記錄在存取電子文件時(shí)候留下的所有異動(dòng)記錄。

（五）處理好檔案管理的投入問題。

電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接受、處理、存儲(chǔ)和利用，就必須又相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代環(huán)境下的檔案工作的自覺投入超出以前一倍以上甚至幾倍。

（六）采取“雙軌制”歸檔法。

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。

（七）盡快完成對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。

紙質(zhì)檔案電子化可以改善檔案管理工作，才能盡快適應(yīng)信息時(shí)代的要求。因此需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描實(shí)現(xiàn)原文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（八）做好對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子檔案無(wú)縫集成的開發(fā)工作。

使電子文件能及時(shí)歸檔，增強(qiáng)文件利用的時(shí)效性。要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。

（九）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。隨著檔案信息進(jìn)程推進(jìn)和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強(qiáng)化保密意識(shí)、加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、機(jī)房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理的維護(hù)工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要。同時(shí)電子檔案管理作為檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的新生事物，注定了它的發(fā)展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創(chuàng)新，才能探索出一條新時(shí)期電子檔案管理工作發(fā)展的新路子，取得新的成果。

總之，電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，檔案工作要適應(yīng)未來的工作環(huán)境迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開始加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理問題的研究和創(chuàng)新，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，以適應(yīng)未來對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

第四篇：新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對(duì)策建議思考

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

及對(duì)策建議思考

隨著社會(huì)的進(jìn)步，諸如經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的各種發(fā)展。在這種情況下，公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展也有更高的要求，需要進(jìn)行改革以面對(duì)特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務(wù)之一。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務(wù)還沒有趕上時(shí)代的發(fā)展，因此，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)工作，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作。我們需要改革和創(chuàng)新，要與時(shí)俱進(jìn)。

事業(yè)單位的文件管理是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中的重要系統(tǒng)，它包括事業(yè)單位的發(fā)展過程和相關(guān)功能的演進(jìn)，是最可靠的記錄。它對(duì)機(jī)構(gòu)是不可見的。信息時(shí)代的到來反映了公共機(jī)構(gòu)管理的缺陷。沒有管理利益，我們就無(wú)法很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進(jìn)行必要的改革和創(chuàng)新。只有這樣，機(jī)構(gòu)單位才能在未來發(fā)展。

一、存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動(dòng)狀態(tài)

長(zhǎng)期以來，公共機(jī)構(gòu)的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動(dòng)管理的狀態(tài)。這種情況使工作人員始終不知道特別是數(shù)據(jù)收集的重要性。在相關(guān)的文件管理機(jī)制不完整的情況下，許多有價(jià)值的信息將無(wú)法正確處理和存儲(chǔ)。對(duì)數(shù)據(jù)收集工作的跟蹤不足會(huì)導(dǎo)致直接分發(fā)已歸檔的文件數(shù)據(jù)，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。

（二）檔案管理技術(shù)不足

由于信息時(shí)代的影響，許多公共機(jī)構(gòu)都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統(tǒng)的文件管理方法仍然存在。這是因?yàn)楣芾韱T不接受電子文件管理的新事物并且沒有接受專門的培訓(xùn)，并且似乎推遲了實(shí)際使用，并且無(wú)法展示電子文件管理的優(yōu)點(diǎn)。管理技術(shù)水平仍然較低。

（三）檔案管理缺乏專門的負(fù)責(zé)人

公共機(jī)構(gòu)中的文件管理是一項(xiàng)分散的任務(wù)，并且由于沒有專門的部門或負(fù)責(zé)人，因此通常是另一部門的兼職工作，這是兼職情況，對(duì)管理文件系統(tǒng)沒有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業(yè)知識(shí)，另一方面缺乏專業(yè)的文件管理技能，這直接導(dǎo)致效率低下的文件管理任務(wù)，從而影響整體文件管理的質(zhì)量。

（四）對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足

實(shí)際上，科學(xué)的檔案管理可以大大提高公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展速度和工作效率，但是由于其固有的知識(shí)，公共機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期以來一直能夠?qū)⑵渌泄ぷ骷性跇I(yè)務(wù)服務(wù)上。它是他們沒有從事相關(guān)工作所需的知識(shí)，也不了解文件管理的重要性?；趯?duì)文件管理工作的理解，大多數(shù)公共機(jī)構(gòu)的工作人員都認(rèn)為文件管理不能給部門帶來直接的好處。因此，這種獨(dú)特的概念和誤解導(dǎo)致了公共部門在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒有監(jiān)督和執(zhí)行的情況下，文件管理器實(shí)際上并沒有按照文件管理的相關(guān)規(guī)則來收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財(cái)產(chǎn)、材料等缺乏可靠的保護(hù)，這限制了檔案管理的發(fā)展。

（五）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

文件管理是一項(xiàng)專業(yè)而系統(tǒng)的管理任務(wù)，需要具備文件管理方面的專業(yè)知識(shí)，但基本素質(zhì)是謹(jǐn)慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機(jī)構(gòu)中的檔案管理員推遲了工作，或者是因?yàn)樗麄兓旧嫌卸鄠€(gè)工作，或者是因?yàn)樗麄兊男剿艿停谶@種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經(jīng)驗(yàn)和其他人教的基本工作方法，而沒有專門的文件管理知識(shí)，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過程。

（六）檔案管理手段不科學(xué)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的文件管理系統(tǒng)開始在公共機(jī)構(gòu)中得到廣泛使用。但是，在加速使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的同時(shí)，各種公共機(jī)構(gòu)不允許同步發(fā)展電子文件管理來容納電子文件管理專業(yè)人員，計(jì)算機(jī)，軟件和文件管理任務(wù)。硬件設(shè)備不足，無(wú)法運(yùn)行。該系統(tǒng)缺乏實(shí)際文件管理的科學(xué)性質(zhì)，因?yàn)樽鳂I(yè)的文件管理器不知道如何應(yīng)用它，并且許多高級(jí)系統(tǒng)沒有得到充分有效的使用。

二、改革內(nèi)容

公共機(jī)構(gòu)的檔案管理必須遵循某些系統(tǒng)建設(shè)原則。換句話說，您需要明確職責(zé)，增強(qiáng)靈活和標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)，并專注于動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面。

（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)

當(dāng)前，典型的數(shù)字技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，掃描技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)，通過數(shù)字技術(shù)將文件信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件信息可以有效地更新信息數(shù)據(jù)。作為公共機(jī)構(gòu)的重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效地創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)單位的社會(huì)效益。

（二）體系化檔案管理模式的建設(shè)

公共部門中檔案管理的信息化是一個(gè)系統(tǒng)的過程，這與傳統(tǒng)的檔案管理模型不同，傳統(tǒng)的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門集成和集成以及內(nèi)部流程集成?；跀?shù)據(jù)集成技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)制，數(shù)據(jù)融合技術(shù)等，我們有效地增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的多功能性和兼容性。

（三）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，每個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一條信息，并且缺乏交互性。該機(jī)構(gòu)的檔案管理信息管理系統(tǒng)增強(qiáng)了信息的交互性，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量和優(yōu)化系統(tǒng)具有積極的作用。

三、改革創(chuàng)新的措施

在新情況下，公共部門檔案管理實(shí)踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴(yán)重影響了公共部門檔案管理實(shí)踐的發(fā)展以及公共部門機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期發(fā)展。它也會(huì)產(chǎn)生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機(jī)構(gòu)文件。根據(jù)行政工作的要求，進(jìn)行相應(yīng)的改革，運(yùn)用新技術(shù)，新觀念，完善事業(yè)單位檔案管理制度，使事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮作用。

（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度

檔案業(yè)務(wù)是機(jī)構(gòu)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)。為了使機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期運(yùn)作，有可能顯著提高整體運(yùn)作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。代理商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動(dòng)的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監(jiān)視單位負(fù)責(zé)人，員工以及各種工作流程，以進(jìn)行后續(xù)工作評(píng)估，決策和補(bǔ)救。實(shí)施提供了重要依據(jù)。該機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機(jī)構(gòu)高級(jí)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。我們需要不斷增強(qiáng)我們的責(zé)任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善自己的工作，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。

（二）利用信息管理手段來擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容

信息時(shí)代的到來為公共機(jī)構(gòu)的管理帶來了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機(jī)構(gòu)必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，充分利用信息管理方法，對(duì)檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新?；谛畔⒌臋n案管理需要由信息技術(shù)管理的完整的基于信息的管理。這可以通過幾種方式來完成。用于文件管理任務(wù)的服務(wù)模式，為每個(gè)實(shí)施鏈接制定詳細(xì)的計(jì)劃，在總體方向上制定實(shí)施計(jì)劃，并確保根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行文件管理服務(wù)任務(wù)。設(shè)立專門網(wǎng)站該網(wǎng)站旨在使公共機(jī)構(gòu)的文件管理能夠?yàn)槿藗兲峁┓奖憧旖莸姆?wù)。確切地說，公共機(jī)構(gòu)通過本網(wǎng)站向公眾提供相關(guān)服務(wù)。特別是，查詢相關(guān)檔案和材料更加方便快捷，通過有效提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率，我們提供了支持社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。建立電子文件管理系統(tǒng)，以數(shù)字方式收集和整理文件。這不僅可以及時(shí)收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時(shí)地運(yùn)行，從而提供適當(dāng)?shù)奈募?shù)據(jù)存儲(chǔ)和共享。

（三）重視檔案管理人才的培養(yǎng)

代理商應(yīng)注意檔案管理?？梢哉f，檔案管理是機(jī)構(gòu)發(fā)展的最基本部分。應(yīng)注意檔案管理的水平，因?yàn)樗鼤?huì)影響整個(gè)機(jī)構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量。代理商只有充分了解文件管理對(duì)各種任務(wù)的影響，才能更好地管理文件管理。這里設(shè)置了專門的文件管理部門，以組織和存檔整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)生成的所有數(shù)據(jù)。公共授權(quán)文件管理任務(wù)必須由專業(yè)人員執(zhí)行。也就是說，您必須退出其他部門人員的兼職文件管理模式。準(zhǔn)確地說，該機(jī)構(gòu)應(yīng)注意檔案管理員的相關(guān)培訓(xùn)，因?yàn)闄n案管理員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。機(jī)構(gòu)在選擇檔案管理人員時(shí)要注意工作態(tài)度，有意識(shí)地引導(dǎo)他們規(guī)范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對(duì)應(yīng)的崗位管理制度，確保在科學(xué)指導(dǎo)下完成所有檔案管理工作。該機(jī)構(gòu)將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，實(shí)際上將提高專業(yè)水平，并使用各種信息技術(shù)使該機(jī)構(gòu)的檔案館管理更加規(guī)范和科學(xué)?？隙ㄊ怯行У卮龠M(jìn)了在公共機(jī)構(gòu)中使用文件管理服務(wù)的過程。

（四）完善檔案管理方法

公共事業(yè)單位檔案管理改革的目的不僅在于實(shí)施，還在于改變管理方式，特別是各部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要起領(lǐng)導(dǎo)作用，遵守嚴(yán)格的規(guī)章制度，實(shí)行檔案管理。應(yīng)該加強(qiáng)。管理員管理嚴(yán)格地處理文件管理任務(wù)。在檔案管理部門，員工具有服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，積極執(zhí)行檔案管理，為需要檔案服務(wù)的人員提供熱情周到的服務(wù)，并結(jié)合了最新的信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。信息化應(yīng)該集成到日常文件管理中。相關(guān)工作人員需要具有計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和文件管理知識(shí)，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進(jìn)技術(shù)。

（五）提高檔案信息利用率

公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作的順利開展離不開各種制度的完善和支持。每個(gè)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)都是基于科學(xué)發(fā)展觀的。需要傳統(tǒng)的檔案管理模型來提高檔案信息的利用率。做出改變并創(chuàng)新。完善的文件管理機(jī)制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應(yīng)公共部門的長(zhǎng)期發(fā)展，并確保所有公共部門信息的完整性。改善文件管理系統(tǒng)并非一朝一夕的事。要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)和事業(yè)單位的發(fā)展，將改革與完善結(jié)合起來。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩(wěn)運(yùn)行緊密相關(guān)。公共機(jī)構(gòu)文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應(yīng)被完全忽略，這不僅是為了保護(hù)文件存儲(chǔ)，而且是為了保護(hù)文件服務(wù)。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關(guān)步驟為社會(huì)提供檔案資源服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，時(shí)代的飛速發(fā)展影響了事業(yè)單位檔案管理模式，改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端。創(chuàng)新管理機(jī)構(gòu)的檔案管理模式，結(jié)合新的管理技術(shù)，在新的形勢(shì)下需要從管理員的角度進(jìn)行改變。進(jìn)行了公共機(jī)構(gòu)文件管理的創(chuàng)新工作，強(qiáng)調(diào)了重要性，有效地提高了文件管理的效率。

第五篇：現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對(duì)策建議思考

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題

及對(duì)策建議思考

經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展都有對(duì)應(yīng)的記錄資料，即我們常言的“檔案”，其不管是對(duì)機(jī)關(guān)單位、企業(yè)單位都是一種不可多得的寶貴資源。事業(yè)單位在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中擁有重要作用，其對(duì)于檔案管理有必要予以重視，需要加強(qiáng)科學(xué)規(guī)劃，使檔案得到積極的開發(fā)利用，使事業(yè)單位在這些檔案協(xié)助下更加健康發(fā)展。如今事業(yè)單位改革繼續(xù)深入，檔案管理工作也迎來了挑戰(zhàn)，有必要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范管理，讓事業(yè)單位充分利用這個(gè)特殊的資源。

一、事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案管理工作需單位內(nèi)部各部門展開檔案編輯以及歸納，涉及到各部門的工作總結(jié)、計(jì)劃、相關(guān)文件、報(bào)告文檔、人事檔案等材料。按照規(guī)定，檔案管理有既定的程序，并且需在制度監(jiān)督下操作，為提升檔案管理效率和規(guī)范化，必須建立完善的管理機(jī)制，讓各部門在檔案管理工作中獲得有效的指導(dǎo)、約束以及規(guī)范。需要事業(yè)單位檔案管理明確兩個(gè)層次

：本單位是一級(jí)事業(yè)單位，可保存本單位檔案資料；本單位為二級(jí)事業(yè)單位，一些重要檔案則需更專業(yè)服務(wù)部門負(fù)責(zé)。結(jié)合事業(yè)單位本身等級(jí)來形成檔案借閱管理制度，確保事業(yè)單位各部門相關(guān)工作順利開展。事業(yè)單位檔案管理部門要面對(duì)不同業(yè)務(wù)部門的檔案，需將檔案分門別類進(jìn)行區(qū)分、整理和保管，讓具體程序符合規(guī)范要求，并定期對(duì)不同檔案展開整理和檢查，要杜絕檔案的丟失、損失、篡改。

事業(yè)單位作為檔案直接形成、管理、存檔的部門，需針對(duì)每項(xiàng)工作的材料形成科學(xué)記錄，使檔案信息資源得到擴(kuò)充。在向各部門提供相應(yīng)資料信息查詢服務(wù)，確保高質(zhì)量完成工作。事業(yè)單位加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，有利于促進(jìn)檔案管理合法合規(guī)，增加事業(yè)單位檔案管理嚴(yán)密性和科學(xué)性。事業(yè)單位要有較高的檔案管理意識(shí)，使檔案管理及時(shí)收集各種信息、數(shù)據(jù)、檔案、文件等，確保相關(guān)資料得以保存，為其他部門借閱、查閱檔案提供服務(wù)。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的相關(guān)問題

（一）缺乏相關(guān)工作部門的重視

個(gè)別事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作存在缺乏重視、不規(guī)范操作檔案資料等現(xiàn)象，導(dǎo)致發(fā)生借閱檔案資料后不返還的情況，這是由于管理人員缺乏監(jiān)督、跟蹤意識(shí)，沒有正視檔案的回收、檢查工作，導(dǎo)致材料流失、損毀、殘缺。這也顯示出我國(guó)事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，不管是專門機(jī)構(gòu)集中管理，還是事業(yè)單位自我管理，都缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范。

（二）相關(guān)借閱查閱程序不完善

有的事業(yè)單位和群眾間存在檔案資料查詢業(yè)務(wù)時(shí)，部分單位監(jiān)管工作不完善，主要涉及機(jī)密的文件借閱程序簡(jiǎn)單，導(dǎo)致這類文件容易被借閱、后續(xù)跟蹤、丟失或泄密等問題。如果借閱、檔案分級(jí)管理沒有相關(guān)制度，或?qū)χ贫葓?zhí)行得不夠徹底，就算是遵循了查閱、借閱制度，但因?yàn)榉旨?jí)不科學(xué)也一樣會(huì)導(dǎo)致核心機(jī)密泄露。另外，還存在內(nèi)部借閱時(shí)手續(xù)繁復(fù)，反而導(dǎo)致材料利用率低下。

（三）檔案管理模式落后

部分事業(yè)單位檔案室的硬件水平低，多是采用人工記錄以及分檔等處理，效率低下且不利于監(jiān)管。有的事業(yè)單位建立了對(duì)應(yīng)管理制度，卻在實(shí)際操作中管理方法缺乏規(guī)范，例如組卷、組織沿革分類、檔案保管等不夠規(guī)范和完善。有的事業(yè)單位甚至存在銷毀檔案時(shí)沒有按法定程序進(jìn)行，缺乏鑒定環(huán)節(jié)，結(jié)果導(dǎo)致重要檔案損毀。有的事業(yè)單位雖然引入計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)等電子信息管理工具，但缺乏良好的信息系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息化管理水平不足，管理效益仍然較低。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的策略

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善軟硬件配置

檔案管理意識(shí)增強(qiáng)需從頂層設(shè)計(jì)抓起，然后明確具體的管理制度、要求，在事業(yè)單位相關(guān)工作得以貫徹，將其和年中、年末考核關(guān)聯(lián)，以此來提升各部門對(duì)檔案管理的重視程度。特別是技術(shù)型事業(yè)單位，檔案管中因?yàn)樯娅C部門多，只是通過檔案管理制度不能滿足要求，還要組織各業(yè)務(wù)部門檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升他們的檔案工作意識(shí)及技術(shù)水平。同時(shí)，端正工作意識(shí)，養(yǎng)成正確的檔案資料管理習(xí)慣，提升相關(guān)資料再利用價(jià)值。另外，需要檔案管理部門聯(lián)合單位領(lǐng)導(dǎo)，以單位重要會(huì)議方式傳達(dá)管理意識(shí)，并結(jié)合正反面案例進(jìn)行教育，指出不符合規(guī)定行為予以批評(píng)，對(duì)合理合法行為給予肯定，引導(dǎo)各部門形成規(guī)劃化、信息化操作，提升管理水平。完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，建立相應(yīng)的制度，更要從事業(yè)單位檔案管理體制入手，這樣才能確保軟硬件設(shè)施真正地可以植入到具體工作開展中。為確保每個(gè)科室、部門能夠按規(guī)操作，順利完成組卷、整理、編目等的程序，需要結(jié)合檔案管理需求，明確系統(tǒng)的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，配置好計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)施，完成軟硬件配置，同時(shí)滿足檔案管理“八防”設(shè)備、庫(kù)房等需求。現(xiàn)如今信息化管理成為各行各業(yè)的數(shù)據(jù)管理基本選擇，利用信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)對(duì)檔案資源予以處理，促進(jìn)檔案管理更加系統(tǒng)、科學(xué)、便捷。

（二）調(diào)整管控方式，確保管理者權(quán)責(zé)到位

改變過去的管理控制方式，首先要對(duì)管理者或整個(gè)檔案管理部門建立科學(xué)制度，權(quán)責(zé)得到約束，避免管理漏洞。例如在水利、水文科技檔案管理中，需各業(yè)務(wù)部門擁有檔案利用思想，在推進(jìn)項(xiàng)目開展時(shí)，圍繞檔案形成積極的采集、整理工作，定期對(duì)資料進(jìn)行驗(yàn)收和歸檔。同時(shí)，將資料按照規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量分級(jí)、區(qū)分檔案時(shí)間及套數(shù)等操作以后予以交付，從始至終都符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。管理者權(quán)責(zé)到位，需要明確其崗位勝任能力，確保其擁有相應(yīng)技術(shù)水準(zhǔn)，正確處理檔案。為做到權(quán)責(zé)明確，建議將檔案管理流程確定下來，每個(gè)環(huán)節(jié)有專人負(fù)責(zé)，讓上下環(huán)節(jié)相扣同時(shí)做到彼此監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)良好溝通。根據(jù)《檔案管理辦法》《檔案法》相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案管理工作崗位進(jìn)行職能梳理，建立對(duì)應(yīng)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)及考評(píng)制度。另外，檔案管理工作管理者要有對(duì)應(yīng)理念，要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)提升技能，如信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、檔案管理理論等，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提升個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案管理工作保持先進(jìn)性和規(guī)范性。為加強(qiáng)履職能力，人事部門需對(duì)此形成具體考評(píng)機(jī)制，在考評(píng)指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)方面增加檔案管理的工作要求，督促管理者積極提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使檔案管理部門加強(qiáng)彼此磨合，互相合作，從而提高部門運(yùn)作效率。

（三）豐富檔案管理模式，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用成效

目前，檔案登記方式有數(shù)十種，為了提升登記效率，需要選擇登記便捷、有效的方式，確保信息動(dòng)態(tài)更新，使有價(jià)值的檔案能夠被積極關(guān)注和利用。在過程中能積極地發(fā)現(xiàn)問題，然后征集相關(guān)部門建議，將信息技術(shù)融入到信息分類處理、歸檔、保存當(dāng)中。將信息技術(shù)融入到實(shí)際工作，目的為了讓各環(huán)節(jié)工作清晰、有效，同時(shí)使各部門檔案工作能夠彼此呼應(yīng)。在進(jìn)入信息技術(shù)之時(shí)，需要充分結(jié)合事業(yè)單位檔案管理規(guī)定，具體構(gòu)建科學(xué)合理網(wǎng)絡(luò)鏈接，使錄入、分級(jí)、管理、利用等有條不紊，提高管理效果效率。特殊的檔案需要以年代、專業(yè)、單位機(jī)構(gòu)、領(lǐng)域作為維度進(jìn)行有效編號(hào)處理。智慧檔案館技術(shù)的融入，提高了事業(yè)單位檔案管理效率，提高了檔案利用價(jià)值，使檔案管理中容易存在的死角、盲區(qū)得以規(guī)避，降低了檔案管理員工作量。通過其作用提升了借閱環(huán)節(jié)的登記、監(jiān)控水平，可以精準(zhǔn)鎖定檔案所在部門或者哪一個(gè)主體手中，可以及時(shí)繳回，減少了檔案丟失、損毀幾率。

（四）加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，需要檔案管理者擁有相應(yīng)的意識(shí)，而且可以形成對(duì)應(yīng)的技術(shù)，使信息化管理軟硬件融入工作中，并形成良好的維護(hù)，確保檔案得到安全保護(hù)，該加密加密，該備份備份。以水利單位為例，通過舉辦水利工程檔案展覽、講座以及教育培訓(xùn)等，有效提升相應(yīng)管理人員的信息化管理意識(shí)。比如在某市進(jìn)行水利檔案管理，為了使檔案被保存和科學(xué)合理利用，開展信息化檔案管理培訓(xùn)工作，科學(xué)規(guī)范對(duì)圖像、文字、工程圖等進(jìn)行分類管理。另外，需要對(duì)檔案管理工作形成專門部門架構(gòu)，使檔案管理信息化建設(shè)得以推進(jìn)，也提升工作人員的積極性。建立完善檔案審批、評(píng)估、查閱、保密等程序，在完整架構(gòu)下開展具體的檔案管理工作，促使各部門形成良好的檔案管理體系，增強(qiáng)檔案的規(guī)范管理。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來說，事業(yè)單位發(fā)展水平和檔案規(guī)范化管理程度有一定關(guān)聯(lián)，故此對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理是有必要的。實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化管理需要檔案管理部門以及具體的負(fù)責(zé)人擁有足夠的檔案管理意識(shí)，能夠掌握具體管理技術(shù)，擁有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，講究制度按照制度執(zhí)行，避免檔案管理的混亂。其中需要建立借閱制度和流程，建立檔案分級(jí)管理模式，此外，正確保護(hù)和利用檔案，更需要積極地實(shí)現(xiàn)信息化管理，確保管理的高效化。