第一篇：郵件注意事項(xiàng)

發(fā)郵件要注意什么

發(fā)郵件要注意什么

一.正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email.3.而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門(mén)排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要 還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

二.主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3?? 最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫(xiě)了反而累贅。

4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“*！”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

三.關(guān)于稱呼與問(wèn)候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫(xiě)。2.Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫(xiě)。

結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards，中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。

俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

四.正文 1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語(yǔ)氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀?！班]件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 ：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書(shū)，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在－：）

五.附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) 4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用 6.如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，六.語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。

2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體

七.中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過(guò)大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情；也不要過(guò)小，費(fèi)神又傷眼睛。

八.結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。1.簽名信息不宜過(guò)多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。2.不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

十.回復(fù)技巧 1.及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。

對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。

如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了

如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情.如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！6.主動(dòng)控制郵件的來(lái)往

為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。

給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件，要記住三點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)希望何時(shí)何地你都要尊重他，領(lǐng)導(dǎo)永遠(yuǎn)比你忙，領(lǐng)導(dǎo)永遠(yuǎn)比你聰明。

身為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，用的最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡(jiǎn)單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個(gè)批示XXX, pls.follow.簡(jiǎn)單明了。

有些事情你無(wú)法或者說(shuō)超出你的權(quán)限，你不能做決定的，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)信息。最忌諱的不是什么都不寫(xiě)的原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫(xiě)個(gè)FYI(for your information)，領(lǐng)導(dǎo)不是你的下屬，F(xiàn)YI的語(yǔ)勢(shì)卻是平等的或者是從上到下的。和領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)郵件的要點(diǎn)不外乎幾種：

一、匯報(bào)工作。

郵件正文需要提綱挈領(lǐng)，如果你一定要把自己做的事情事無(wú)巨細(xì)，請(qǐng)?jiān)诟郊飳?xiě)。要知道領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間遠(yuǎn)比你的寶貴。

二、請(qǐng)求批示。

寫(xiě)清楚什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，還需要補(bǔ)充背景資料，切忌自以為領(lǐng)導(dǎo)什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)比你笨，至少不要表現(xiàn)出來(lái)。更重要的一條是不要只提出問(wèn)題不提出解決方案。這個(gè)需要一點(diǎn)技巧，匯報(bào)了一個(gè)問(wèn)題，然后委婉的說(shuō)自己的看法，最后的決定卻是領(lǐng)導(dǎo)的。一個(gè)懂得解決問(wèn)題的才是manager，只會(huì)反映問(wèn)題的不過(guò)是staff而已。

三、轉(zhuǎn)發(fā)資料

可能你做了什么報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)忽然需要調(diào)用，你發(fā)過(guò)去，最重要的就是寫(xiě)清楚主題。如果要諂媚一點(diǎn)，還可以打印好拿過(guò)去方便領(lǐng)導(dǎo)看。但電子版發(fā)過(guò)去更好。再次強(qiáng)調(diào)主題的重要性，有的文件都存檔的，以后查找就是按主題搜索。領(lǐng)導(dǎo)的信息存儲(chǔ)量更大，沒(méi)有一個(gè)正確的主題是很不職業(yè)的。

第二篇：英文郵件注意事項(xiàng)

英語(yǔ)電子郵件發(fā)送程序有很多的縮寫(xiě)

“Reply to all”表示你的郵件將發(fā)送給每一個(gè)收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內(nèi)，“cc”(carbon copy)部分是指郵件發(fā)給你指定的人，而“bcc”部分你可以悄悄的發(fā)送郵件而不讓其他的人知道– b的意思是“blind”（掩藏的）。

如果有人要你“forward”一封郵件，他們意思是要你通過(guò)轉(zhuǎn)發(fā)的功能發(fā)送郵件，有時(shí)侯簡(jiǎn)寫(xiě)成“fw.”

2.Use the Right Greeting:盡管用“Hey”作為寫(xiě)給朋友的電子郵件開(kāi)場(chǎng)白沒(méi)有任何問(wèn)題，但是最好不要用這種方式來(lái)給一個(gè)潛在的商務(wù)伙伴這樣寫(xiě)信。另一方面，使用非常正式的傳統(tǒng)開(kāi)場(chǎng)白“Dear Sir” 也已經(jīng)越來(lái)越過(guò)時(shí)了。最好是寫(xiě)“Dear Mr./ Ms.” 然后那個(gè)人的姓。如果你們一起工作的話，那就寫(xiě)他們的名字也沒(méi)有關(guān)系。（例如“Dear John”）。

3.Keep it Short and Clear:其他種類的語(yǔ)言可能需要用精美的詞匯和復(fù)雜的句法來(lái)顯示你的聰明才智和教育，而寫(xiě)英語(yǔ)郵件你只需用一種清晰且有條理的方式。在郵件的第一段清楚的表明你寫(xiě)信的目的并條理清晰，每一段都有中心句。使用類似“first, second, next, and finally”的詞引導(dǎo)讀者你將表述一個(gè)新的觀點(diǎn)。你不需在郵件中包括所有的詳細(xì)內(nèi)容。你可以用象“If you have any other questions please feel free to contact me,”這樣的短語(yǔ)來(lái)結(jié)束郵件，這樣一來(lái)讓讀者有更多的機(jī)會(huì)詢問(wèn)更多的信息。

4.Be polite and tactful:在你寫(xiě)郵件時(shí)盡量清晰的陳述所寫(xiě)的內(nèi)容，到底是郵寄鞋子的費(fèi)用折扣還是一次工作面試，最好不要用象 “I want.”的詞表示要求，“I would like”顯得更尊重對(duì)方，并且“I am interested in”是提出請(qǐng)求建議或?qū)で笠庖?jiàn)的好選擇。

5.電子郵件正確結(jié)尾： “I am looking forward to your reply,” “Thank you,”或者“Sincerely”都是給收信人留下好印象的結(jié)尾方式。

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。

How are you? 你好嗎?

How is the project going on? 項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎?

2.Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建議我們今晚九點(diǎn)半和Brown小聚一下,你和Ben有沒(méi)有空?

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討論一下。

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十號(hào)(周三),老時(shí)間,開(kāi)會(huì)。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。

3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議

Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.謝謝你,希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議!

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做?

What do you think about this?

這個(gè)你怎么想?

Feel free to give your comments.請(qǐng)隨意提出您的建議。

Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。

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Please contact me if you have any questions.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please let me know if you have any question on this.有任何問(wèn)題,歡迎和我聯(lián)系。

Your comments and suggestions are welcome!

歡迎您的評(píng)論和建議!

Please let me know what you think?

歡迎您的評(píng)論和建議!

Do you have any idea about this?

對(duì)于這個(gè)您有什么建議嗎?

It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。

4.Give feedback 意見(jiàn)反饋

Please see comments below.請(qǐng)看下面的評(píng)論。

My answers are in blue below.我的回答已標(biāo)藍(lán)。

I add some comments to the document for your reference.我就文檔添加了一些備注,僅供參考。

5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。

Attached please find today’s meeting notes.今天的會(huì)議記錄在附件里。

Attach is the design document, please review it.設(shè)計(jì)文檔在附件里,請(qǐng)?jiān)u閱。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個(gè)人特征方面的信息請(qǐng)見(jiàn)附件。

6.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我們要完成的任務(wù):1…….2…….Some known issues in this release:1…….2…….聲明中涉及的一些問(wèn)題:1…….2…….Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策,做出如下考慮:1…….2…….Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….以下是對(duì)你們團(tuán)隊(duì)的一些問(wèn)題:1…….2…….The current status is as following: 1……

2……

目前數(shù)據(jù)如下: 1……

2……

Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提請(qǐng)注意:1…….2…….7.Raise question 提出問(wèn)題

I have some questions about the report XX-XXX

我對(duì)XX-XXX報(bào)告有一些疑問(wèn)。

For the assignment ABC, I have the following questions:…

就ABC協(xié)議,我有以下幾個(gè)問(wèn)題:……

8.Proposal 提議

For the next step of platform implementation, I am proposing…

關(guān)于平臺(tái)啟動(dòng)的下一步計(jì)劃,我有一個(gè)提議……

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建議我們就一周項(xiàng)目開(kāi)一個(gè)電話會(huì)議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue……

Achievo團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對(duì)突出問(wèn)題采用A辦法。

9.Thanks note 感謝信

Thank you so much for the cooperation感謝你的合作!

Thanks for the information

謝謝您提供的信息!

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.對(duì)如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。

Thanks for your attention!

謝謝關(guān)心!

Your kind assistance on this are very much appreciated.我們對(duì)您的協(xié)助表示感謝。

Really appreciate your help!

非常感謝您的幫助!

10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!

對(duì)造成的誤解我真誠(chéng)道歉!

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問(wèn),但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。/via

現(xiàn)在的貿(mào)易合作講究迅速快捷，于是產(chǎn)生了電子商務(wù)，e-business。而電子商務(wù)的其中一個(gè)重要的實(shí)現(xiàn)途徑就是電子郵件e-mail了。

相關(guān)詞匯：

Attachment 附件

Junk mail 垃圾郵件

CC-Carbon Copy 抄送

BCC-Blind Carbon Copy 暗抄送

I want to set up an-mail account.我想申請(qǐng)個(gè)電子郵件帳戶。

What’s wrong with my e-mail? It can’t get through.出什么問(wèn)題了？我的郵件怎么發(fā)不出去了？

Could you please check the e-mail for me?

能幫我查收一下郵件么？

The e-mail you sent yesterday was returned as undeliverable.Maybe you should check the address.你昨天發(fā)的郵件被退回來(lái)了。你是不是應(yīng)當(dāng)查查地址是否正確。

英文書(shū)信四大類常用語(yǔ)

一、開(kāi)首語(yǔ)

Pardon me, though a stranger to you personally, for taking liberty to address you these few lines.As I have not heard of you for long, I feel anxious.I must apologize for not having written to you previously.Please pardon my long in writing to you.Pardon me for neglect when you honored me with a visit the other day.Having mislaid your address, I have not been able to reply sooner.Your letter of the 4th this month was duly received.I have the pleasure to tell you that.I have just received your kind letter.Your kind letter of Saturday arrived this morning.二、結(jié)束語(yǔ)

Please notify me soon.Looking forward to a prompt reply.Please do not fail to write to me.I shall feel obliged by a reply at your earliest convenience.I look for your answer in a few days.Let me hear if you receive the parcel safely.As the season grows colder, I hope you will take good care of yourself.With kind regards to your family.Please give my compliments to your family.Pray give my best remembrances to Mr.Brown.My parents ask also to add their best thanks to mine.Adieu till then.Thanking you for the past favour.I think you for the trouble you have taken.Hoping you will have a pleasant trip.Wishing you a pleasant journey.The help you sent is sincerely valued.三、社交用語(yǔ)

The bearer of this letter, Mr.Chen, professor of...,(an esteemed friend of mine), is desirous of being introduced to your acquaintance.I am very grateful for your kindness in permitting me to...I respectfully acknowledge your note and will wait upon you as proposed.Should an interview be desired, I shall be happy to call at any hour you may appoint.I have some important business matter to communicate to you.Anything further will be discussed when we meet.I regret that a prior engagement will prevent me from a tending.I think you for your kind entertainment last evening.I shall have great pleasure in accepting your invitation.Accept my thanks for our handsome present.四、祝愿語(yǔ)

I wish you a happy New Year.Pray accept my best and sincerest wishes for the New Year.Presenting the compliments of the season with every good wish.恭賀佳節(jié)

Pray allow me to congratulate your most heartily on your success in your examination.I am glad to hear that you were appointed..., on which I congratulate you most heartily.I congratulate you upon your success.I wish you still further success.

第三篇：寫(xiě)郵件注意事項(xiàng)

職場(chǎng)郵件的十大忌諱，你犯了嗎？

每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來(lái)，但是跟基數(shù)相比，寫(xiě)得很符合職業(yè)規(guī)范的卻寥寥無(wú)幾，甚至有的人完不成工作、達(dá)不成合作、以致造成誤解卻不知道什么原因。

基于多年在職場(chǎng)的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了受歡迎郵件的寫(xiě)法，供大家參考。

一忌不稱呼

不少人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是“你應(yīng)該知道我是誰(shuí)”；有的至多用個(gè)“你好”，這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是：如果對(duì)方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。

二忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。

通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給別人降級(jí)。例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

三忌回復(fù)所有人

通常只需要答復(fù)發(fā)件人，很少有需要全部回復(fù)的情況，盡管對(duì)方可能同時(shí)發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來(lái)的不必要麻煩，用“回復(fù)”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實(shí)際需要有選擇性地寫(xiě)上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對(duì)一處理；這與表?yè)P(yáng)當(dāng)眾，批評(píng)不當(dāng)眾是一個(gè)道理。當(dāng)然，那種利用便利的往來(lái)郵件打嘴仗的行為只能影響個(gè)人形象。

發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對(duì)方隨意點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫(xiě)上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部

經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時(shí)收到郵件的還有哪些人，同時(shí)避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

四忌把老板列為收件人之一

常見(jiàn)人們寫(xiě)信，幾個(gè)收信人中，自己的老板是其中一位，這通常會(huì)被老板認(rèn)為不太尊重他。

如果是寫(xiě)給老板的信，則需要單獨(dú)寫(xiě)給他，無(wú)須抄送其他人。當(dāng)然，更不能寫(xiě)給老板的同時(shí)，抄送其他人。我曾在不少培訓(xùn)的場(chǎng)合問(wèn)過(guò)學(xué)員，如果他們是老板收到類似的信會(huì)有什么反應(yīng)，他們認(rèn)為有不被信任的感覺(jué)，甚至有威脅的味道。

如果需要老板了解某個(gè)相關(guān)的事項(xiàng)，則致他人的同時(shí)，抄送給老板比較妥當(dāng)。例如需要就一個(gè)提案征求大家的建議，則可以寫(xiě)給大家抄送老板；若需要同時(shí)征求老板的意見(jiàn)，則需單獨(dú)寫(xiě)給老板，或在抄送的同時(shí)，在正文中單獨(dú)寫(xiě)一段“請(qǐng)老板指教”的話。

五忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。

最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

有內(nèi)外之別時(shí)，以客為先。

六忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫(xiě)第二段；如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。

當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。

七忌重點(diǎn)不突出

現(xiàn)在的職場(chǎng)壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個(gè)完整的郵件。所以寫(xiě)信人可以把最核心的詞用突出標(biāo)識(shí)加以強(qiáng)調(diào)，包括加粗、增大字號(hào)或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍(lán)色，只有相當(dāng)于海報(bào)作用時(shí)才可以適當(dāng)用彩色。

郵件的標(biāo)題至關(guān)重要，要行動(dòng)性很強(qiáng)，只用核心詞，去掉虛詞。與行動(dòng)、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】?jī)?nèi)，然后再寫(xiě)具體內(nèi)容，例如標(biāo)題可寫(xiě)為“【請(qǐng)9日前確認(rèn)】xx會(huì)議日程”。

八忌不感謝

有些人沒(méi)有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。

九忌多重結(jié)束語(yǔ)

常見(jiàn)不少人在信的結(jié)尾同時(shí)寫(xiě)上幾種問(wèn)候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫(xiě)best regards,all the best,have a nice day）。其實(shí)，一句最恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)語(yǔ)即可。

有時(shí)候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問(wèn)候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細(xì)檢查，否則會(huì)給人留下粗心的印象。

避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問(wèn)候語(yǔ)，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因?yàn)榇蠖鄷r(shí)候的問(wèn)候是因人而異的。

十忌不署名

不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者“不用那么客氣”，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。

發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。

署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。

以上的一些規(guī)則同樣適用于寫(xiě)短信，例如要稱呼對(duì)方、要署名，要一次性地站在對(duì)方角度寫(xiě)清楚具體內(nèi)容（最常用的恐怕是見(jiàn)面具體地點(diǎn)、周圍明顯建筑物、聯(lián)絡(luò)人及電話等）。

第四篇：郵件投遞注意事項(xiàng)

電子郵件投遞注意事項(xiàng)

1.郵件標(biāo)題

越是要求不高的崗位，應(yīng)聘者越多，很多時(shí)候HR是挑著看簡(jiǎn)歷的，哪個(gè)標(biāo)題寫(xiě)得好，他就決定先看哪個(gè)，所以標(biāo)題怎么寫(xiě)至關(guān)重要！

要學(xué)會(huì)使用關(guān)鍵詞，讓別人第一眼就看到你的優(yōu)勢(shì)。最好的簡(jiǎn)歷標(biāo)題，如應(yīng)聘銷售崗位的“X年崗位經(jīng)驗(yàn)誠(chéng)心求職XXX部門(mén)XXX崗位姓名 139XXXXXX”；應(yīng)屆畢業(yè)生可以寫(xiě)成“XX大學(xué)XX專業(yè)應(yīng)聘XX崗位姓名 139XXXXXX”；次一點(diǎn)的簡(jiǎn)歷標(biāo)題“應(yīng)聘XXX崗位”；最次的簡(jiǎn)歷標(biāo)題“求職”。你知道嗎，HR往往把應(yīng)聘同樣職位的簡(jiǎn)歷放在一個(gè)單獨(dú)收件箱，然后告訴助理通知這個(gè)收件箱里的人面試，如果只寫(xiě)“求職”，沒(méi)有職位，很可能在通知面試的時(shí)候被漏掉。

2.附件或正文

由于HR的信箱里塞滿了各種來(lái)信，通常會(huì)設(shè)置垃圾郵件的自動(dòng)分類，其中，以附件形式發(fā)送的簡(jiǎn)歷往往會(huì)被誤當(dāng)成病毒或垃圾郵件。所以除非對(duì)方有明確要求，否則你一律以正文的形式發(fā)送簡(jiǎn)歷，想同時(shí)寄照片、已有作品等東西時(shí)也是一樣，把它粘貼到郵件正文里就行了。不要因?yàn)楹?jiǎn)歷模板很漂亮，就有些“舍不得”。粘貼過(guò)來(lái)后，如果圖片尺寸、表格大小出現(xiàn)比例失調(diào)的情況，你就調(diào)整一下。調(diào)整后如果不確定是否美觀，你可以先發(fā)到自己其他郵箱里，查收一下，看一下效果。把效果調(diào)到最佳后再發(fā)給招聘單位。

如果是對(duì)方要求以附件形式發(fā)送，郵件正文里也不要什么都不寫(xiě)。一封簡(jiǎn)短、誠(chéng)懇的求職信能夠增加簡(jiǎn)歷被閱讀的幾率。沒(méi)有求職信也至少有幾句簡(jiǎn)短的問(wèn)候語(yǔ)，例如：“尊敬的人事部經(jīng)理：我很欣賞貴公司的XXXXXXX(企業(yè)文化)，我一直從事JAVA方面的項(xiàng)目，專注JAVA項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，擁有1年中型項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，很強(qiáng)的代碼規(guī)范能力……下面是我的簡(jiǎn)歷，請(qǐng)查收！”這樣會(huì)讓你和別人不同。

簡(jiǎn)歷的結(jié)束語(yǔ)很重要，說(shuō)實(shí)話，不要說(shuō)應(yīng)屆生，很多工作1、2年的人，連發(fā)工作郵件的簽名怎么寫(xiě)都不知道。建議可以寫(xiě)“靜候佳音、祝您心情愉快。落款XXX，聯(lián)系方式，日期(要寫(xiě)日期哦，HR看人看細(xì)節(jié)的)”。

3.信件投遞

對(duì)于特別中意的公司，可以采用信件投遞紙質(zhì)版的簡(jiǎn)歷。紙質(zhì)版的簡(jiǎn)歷最好用電腦打印稿，不要使用效果不佳的復(fù)印稿。打印要確保整潔，一般的噴墨打印機(jī)打印出來(lái)的文件遇上水后字跡就會(huì)變花而導(dǎo)致看不清，就是沒(méi)有水時(shí)間長(zhǎng)了字跡顏色也容易揮發(fā)變淡，激光的打印機(jī)就不會(huì)。應(yīng)聘一般職位，紙張選用A4的70-80g的普通打印紙為佳。應(yīng)聘廣告、設(shè)計(jì)類職位的個(gè)性化簡(jiǎn)歷，可以使用彩色打印，選用160g的專用噴墨紙或者剛古紙，如果更好些，還可以使用印刷用的250g銅版紙，效果比一般的紙質(zhì)輸出好并且與眾不同。

如果你的字寫(xiě)非常漂亮，可以附上一封簡(jiǎn)短的手寫(xiě)求職信。但注意信紙不要過(guò)于花哨，也不要使用其他公司、酒店的紙張，選擇質(zhì)地較好的沒(méi)有抬頭的信紙，應(yīng)屆畢業(yè)生用帶有自己學(xué)校名稱的信紙都是可以的。

4.讓你的郵件永遠(yuǎn)在最前面

你要知道每天人事經(jīng)理看求職者郵箱，他們其實(shí)是很懶的，100多頁(yè)簡(jiǎn)歷郵件他們最多只看前5頁(yè)！你現(xiàn)在應(yīng)該知道為什么你的求職簡(jiǎn)歷永遠(yuǎn)沒(méi)有回應(yīng)！

所以發(fā)郵件到企業(yè)指定的郵箱時(shí)，怎樣才能讓你的郵件永遠(yuǎn)排在最前面，讓人事經(jīng)理每次打開(kāi)郵箱都首先看到你的郵件？只要在發(fā)郵件前，把電腦系統(tǒng)的日期改為一個(gè)將來(lái)的日期，如2012年，因?yàn)榇蠖噜]箱都是默認(rèn)把郵件按日期排序，所以你的郵件起碼要到2012年以后才會(huì)被排在后面！

5.投遞后幾個(gè)要點(diǎn)要注意

一般來(lái)講，求職者投遞簡(jiǎn)歷后，企業(yè)會(huì)再給適合面試的求職者打電話約面試。所以求職者在遞交簡(jiǎn)歷后一定要保持電話暢通，而且要知道自己究竟給哪家企業(yè)投遞了簡(jiǎn)歷。

畢竟投簡(jiǎn)歷只是一個(gè)開(kāi)始，并不代表投過(guò)去這個(gè)位置就是你的了。如果投過(guò)去一段時(shí)間沒(méi)有得到回復(fù)，那也應(yīng)該記住自己給哪家公司投過(guò)簡(jiǎn)歷。

如果你十分中意某個(gè)企業(yè)或者崗位，但是在投遞簡(jiǎn)歷后一段時(shí)間內(nèi)都沒(méi)有接到面試電話，怎么辦？業(yè)內(nèi)人士不建議求職者給企業(yè)打電話，原因很簡(jiǎn)單：如果你的條件合適，企業(yè)就會(huì)給面試機(jī)會(huì)，否則你就不會(huì)接到面試通知。但是如果你

真的十分想得到一個(gè)清楚的答復(fù)，那么建議在招聘的有效時(shí)間即將結(jié)束時(shí)打電話詢問(wèn)。

第五篇：寫(xiě)郵件注意事項(xiàng)

waimao_oa@163.com

撰寫(xiě)郵件的注意事項(xiàng)

一、忌不稱呼

不少人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是“你應(yīng)該知道我是誰(shuí)”； 有的至多用個(gè)“你好”，這些都是不禮貌的做法。應(yīng)該是：如果對(duì)方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/女士，當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。

二、忌不分段或字體太小

有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思。如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。

三、忌重點(diǎn)不突出

現(xiàn)在的職場(chǎng)壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個(gè)完整的郵件。所以寫(xiě)信人可以把最核心的詞用突出標(biāo)識(shí)加以強(qiáng)調(diào)，包括加粗、增大字號(hào)或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍(lán)色，只有相當(dāng)于海報(bào)作用時(shí)才可以適當(dāng)用彩色。郵件的標(biāo)題至關(guān)重要，要行動(dòng)性很強(qiáng)，只用核心詞，去掉虛詞。與行動(dòng)、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】?jī)?nèi)，然后再寫(xiě)具體內(nèi)容，例如標(biāo)題可寫(xiě)為“【請(qǐng)9日前確認(rèn)】xx會(huì)議日程”。

四、忌不感謝

有些人沒(méi)有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。

五、忌多重結(jié)束語(yǔ)

常見(jiàn)不少人在信的結(jié)尾同時(shí)寫(xiě)上幾種問(wèn)候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫(xiě)bestregards,allthebest,haveaniceday）。其實(shí)，一句最恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)語(yǔ)即可。

有時(shí)候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問(wèn)候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細(xì)檢查，否則會(huì)給人留下粗心的印象。避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問(wèn)候語(yǔ)，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因?yàn)榇蠖鄷r(shí)候的問(wèn)候是因人而異的。

六、忌不署名

不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者“不用那么客氣”，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。而且,從銷售的角度來(lái)看這對(duì)自己也是一個(gè)宣傳!

七、忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給別人降級(jí)。例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

八、忌回復(fù)所有人

通常只需要答復(fù)發(fā)件人，很少有需要全部回復(fù)的情況，盡管對(duì)方可能同時(shí)發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來(lái)的不必要麻煩，用“回復(fù)”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實(shí)際需要有選擇性地寫(xiě)上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對(duì)一處理；這與表?yè)P(yáng)當(dāng)眾，批評(píng)不當(dāng)眾是一個(gè)道理。當(dāng)然，那種利用便利的往來(lái)郵件打嘴仗的行為只能影響個(gè)人形象。發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對(duì)方隨意點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫(xiě)上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時(shí)收到郵件的還有哪些人，同時(shí)避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

九、把上級(jí)的上級(jí)列為收件人之一

收件人：郵件的送達(dá)人，事情的具體經(jīng)辦人。

抄送人：1）主管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)經(jīng)理及部門(mén)同事（業(yè)務(wù)相關(guān)抄送）。

2）郵件收件人的直接領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。3）其他相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人

常見(jiàn)人們寫(xiě)信，幾個(gè)收信人中，自己的上級(jí)的上級(jí)是其中一位，這通常會(huì)被上級(jí)的上級(jí)認(rèn)為不太尊重他。如果是寫(xiě)給上級(jí)的上級(jí)的信，則需要單獨(dú)寫(xiě)給他，無(wú)須抄送其他人。當(dāng)然，更不能寫(xiě)給上級(jí)的上級(jí)的同時(shí)，抄送其他人。

如果需要上級(jí)的上級(jí)了解某個(gè)相關(guān)的事項(xiàng)，則致他人的同時(shí)，抄送給上級(jí)的上級(jí)比較妥當(dāng)。例如需要就一個(gè)提案征求大家的建議，則可以寫(xiě)給大家，抄送上級(jí)的上級(jí)；若需要同時(shí)征求上級(jí)的上級(jí)的意見(jiàn)，則需單獨(dú)寫(xiě)給上級(jí)的上級(jí)，或在抄送的同時(shí)，在正文中單獨(dú)寫(xiě)一段“請(qǐng)指教”的話。

十、忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。有內(nèi)外之別時(shí)，以客為先。