第一篇：兼職檔案員培訓(xùn)教程(新)

兼職檔案員培訓(xùn)教程

一、有關(guān)概念

1、檔案

《檔案法》：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2、高等學(xué)校檔案

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）：是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

*文件與檔案的關(guān)系——文件是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它不包括傳播知識(shí)、信息的出版物，也不包括已被保存起來(lái)的歷史記錄，是與“圖書(shū)”、“檔案”并列的概念。檔案和文件既有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。

*文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件（3個(gè)）——辦理完畢的

有一定查考利用價(jià)值的 按一定程序集中保存的

3、檔案工作

是人們圍繞檔案實(shí)體和信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。其具體內(nèi)容包括很多方面，從工作程序的角度一般分

為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供利用和編輯研究等8個(gè)環(huán)節(jié)。

*檔案業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系——各環(huán)節(jié)有自己不同的工作內(nèi)容和任務(wù)，相互促進(jìn)、相互制約，組成相對(duì)穩(wěn)定的有機(jī)整體，其中利用是目的，其它7個(gè)環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)和前提。

*對(duì)于部門兼職檔案員來(lái)說(shuō)，主要是進(jìn)行文件材料的收集、整理、歸檔工作，為學(xué)校檔案工作奠定基礎(chǔ)。

4、歸檔及歸檔制度

各部門將工作中形成并已處理完畢的文件材料整理立巻，定期移交給檔案管理部門集中保存，稱為“歸檔”。在我國(guó)，“歸檔”已成為黨和國(guó)家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度，就是歸檔制度。歸檔制度的內(nèi)容包括三個(gè)方面：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。

歸檔范圍——學(xué)校根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定,制定了《金陵科技學(xué)院檔案歸檔范圍》,并根據(jù)工作內(nèi)容的變化適時(shí)調(diào)整。

在我校，凡是反映學(xué)校工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶等特殊載體材料）均屬歸檔范圍。

今年根據(jù)國(guó)家新近修訂的文件：①國(guó)家檔案局2006年頒發(fā)的8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》②教育部與國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》修訂了我校的《各部門歸檔范圍》。

歸檔時(shí)間——根據(jù)學(xué)校工作的實(shí)際，分兩段歸檔：教學(xué)類檔案當(dāng)年12月底之前完成歸檔；非教學(xué)類檔案在第二年4月底前完成歸檔。

注意：這里歸檔時(shí)間是指各部門立卷、移交時(shí)間，最遲4月底前完成移交。而不是4月底才開(kāi)始整理材料。

在這兩個(gè)時(shí)間內(nèi)，有許多事情要做：文件材料收集后要整理，對(duì)不合格材料要重新制作，對(duì)缺損材料要補(bǔ);材料在正式立卷前要送檔案館審核，對(duì)提出的問(wèn)題要及時(shí)解決;然后才正式立卷移交。所以要抓緊時(shí)間，不要等到４月底才開(kāi)始工作。

歸檔要求——應(yīng)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整；文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，使之系統(tǒng)有序；歸檔文件在技術(shù)加工上應(yīng)符合有關(guān)要求；歸檔文件要按一定次序系統(tǒng)排列，編寫(xiě)順序號(hào)，編制文件目錄等。

二、各部門為什么要向檔案管理部門歸檔？

1、從法制講，《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條規(guī)定： 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

２、從檔案的形成講：文件產(chǎn)生在各職能管理（業(yè)務(wù)）部門，必須通過(guò)歸檔將文件轉(zhuǎn)為檔案，歸入檔案管理部門。

３、從檔案的作用講：

檔案是教職工辛勤勞動(dòng)的結(jié)果，是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄。它反映了學(xué)校的辦學(xué)軌跡，是我們了解學(xué)校歷史的途徑，是解決問(wèn)題的依據(jù)，更是規(guī)劃未來(lái)的依據(jù)。

檔案維系著學(xué)校的昨天、今天和明天。為了學(xué)校的發(fā)展，各職能管理（業(yè)務(wù)）部門應(yīng)向檔案管理部門歸檔。

三、兼職檔案人員崗位職責(zé)：

1、根據(jù)本院（部）、部門文件材料的形成規(guī)律，做好收集、積累、整理、保管工作，保證歸檔材料的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2、按照校檔案館的要求，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，按時(shí)向檔案館移交。

3、對(duì)自存檔案或暫不移交的檔案材料，加強(qiáng)管理，積極提供利用。

4、積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作有關(guān)法律、法規(guī)和專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，做好院（部）、部門檔案工作。

四、兼職檔案員如何開(kāi)展工作

兼職檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作有關(guān)文件，領(lǐng)會(huì)文件精神和工作要求，了解本部門檔案歸檔范圍，遇到問(wèn)題一定要向部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持。第一步

準(zhǔn)備工作

1、編制文件立卷類目

什么叫文件立卷類目——立卷類目是一個(gè)比較具體的立卷計(jì)劃。它是在一年的實(shí)際文件材料還沒(méi)有形成前，根據(jù)部門工作的規(guī)律和本年度的的工作計(jì)劃，按照立卷的原則與方法，擬制出的本年度文件分類歸卷?xiàng)l目。

兼職檔案員在學(xué)年初或自然年度的年初，根據(jù)本部門年度工作計(jì)劃、總結(jié)、年度工作目標(biāo)和網(wǎng)頁(yè)新聞所提供的部門工作情況，掌握本部門一年的工作內(nèi)容，根據(jù)《各部門歸檔范圍》的要求，預(yù)先擬寫(xiě)出文件立卷類目。

立卷類目擬好后，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審定。然后打印送本部門具體工作的承辦人，要求他們按照立卷類目中的條款做好平時(shí)文件材料積累工作，以便于立卷歸檔。

*注意：a、編制立卷類目時(shí)，要考慮收集的文件材料必須對(duì)學(xué)校有保存利用價(jià)值，能夠反映本部門職能活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

b、事先編制的立卷類目難免會(huì)與實(shí)際形成的文件有出入，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時(shí)歸卷過(guò)程中，根據(jù)文件的實(shí)際情況，隨時(shí)進(jìn)行修改或增補(bǔ)。每年年終或次年年初，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合下一個(gè)年度的工作計(jì)劃，對(duì)類目進(jìn)行一次全面的調(diào)整與修改，以備下一年度使用。

第二步

平時(shí)歸卷

做好平時(shí)歸卷工作，是加強(qiáng)對(duì)文件的日常管理，防止散失堆積，方便部門利用，并為年終案卷的整理歸檔打好基礎(chǔ)。具體方法：

兼職檔案員指導(dǎo)每一項(xiàng)工作的承辦人按照立卷類目，為每一個(gè)條款準(zhǔn)備一個(gè)卷盒或檔案袋，并將條款號(hào)和條款名稱抄寫(xiě)在卷脊或卷面上，卷盒或檔案袋按條款號(hào)依次分類排放，以便隨時(shí)歸入和查找文件。承辦人員將工作中辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，及時(shí)歸入卷盒（袋）；對(duì)于已經(jīng)歸卷的文件，應(yīng)該定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)歸卷不適當(dāng)?shù)囊S時(shí)調(diào)整；

1、本部門形成的發(fā)文，可以在文件正本發(fā)出時(shí)，同時(shí)將定稿和印制的文件存本歸入指定的卷盒或卷袋；

2、本部門收到的文件可以根據(jù)文件登記號(hào)，結(jié)合催辦工作，在文件辦完清退后按號(hào)入卷；

3、科研工作、基建工作給每一個(gè)課題、項(xiàng)目編一個(gè)號(hào)，有材料形成或收到有關(guān)材料時(shí)及時(shí)歸入；

*注意：a、文件歸卷之前，要注意檢查文書(shū)處理程序是否完成，處理的來(lái)龍去脈是否注明；頁(yè)數(shù)、附件等是否齊全完整；承辦中形成的電子文件是否歸檔。遇有不明之處應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)有關(guān)承辦人，然后將文件按案卷類目對(duì)號(hào)入座，歸入卷盒（袋）。借閱歸還的文件，亦應(yīng)隨時(shí)銷帳歸卷。對(duì)于不須立卷歸檔的文件材料，可以另放。

b、收集文件時(shí)，要特別注意帳外文件的收集，力求將各種文件收集齊全，不要遺漏；

帳內(nèi)文件：經(jīng)過(guò)收發(fā)文簿登記的文件。

帳外文件：各種規(guī)章制度；會(huì)議記錄（紀(jì)要）；會(huì)議文件；計(jì)劃、總結(jié)；登記表；調(diào)查報(bào)告；合同；工作人員從外單位帶回的會(huì)議材料；領(lǐng)導(dǎo)人講話；照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等聲像材料。

檢查的重點(diǎn)：

?請(qǐng)示、報(bào)告有無(wú)落款單位、落款時(shí)間、公章。?協(xié)議、管理制度等有沒(méi)有簽字蓋章。

?是否有請(qǐng)示、沒(méi)有批復(fù)，或有批復(fù)、沒(méi)有請(qǐng)示。?是否只有定稿沒(méi)有原稿或只有原稿沒(méi)有定稿。?是否缺少附件。

?發(fā)文稿紙上有沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、批示。?是否用已使用過(guò)的廢紙反面打印歸檔文件。?是否將不屬于歸檔范圍的材料放入。

第三步

文件材料整理、立卷工作

1、年終調(diào)整定卷

在正式立卷之前，需對(duì)平時(shí)積累、歸卷的文件材料進(jìn)行一次全面的檢查調(diào)整，然后確定組卷。檢查的方法和注意的問(wèn)題：

a、兼職檔案員進(jìn)行一次清理，檢查立卷類目各條款是否完全涵蓋了所有工作。特別注意突發(fā)性、臨時(shí)性工作。

b、如果到歸檔時(shí)工作尚未完成，則應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)年度立卷類目。c、檢查同一條款中的文件，是否屬于同一項(xiàng)工作，工作中產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之間的聯(lián)系。

d、歸入的文件是否齊全完整：相應(yīng)產(chǎn)生的電子文件是否歸入；多余的重份文件應(yīng)剔除。檢查歸檔的文件材料有無(wú)加蓋公章，要簽名的欄目有無(wú)漏簽，附件是否齊全。

2、組卷

a、組卷整理的基本原則：

遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)考慮保存期限。

b、組卷的方法：

（1）分年度：將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。

? 一般情況下文件材料歸入其形成年度，不同年度的文件應(yīng)分開(kāi)；

? 統(tǒng)計(jì)報(bào)表歸入文件內(nèi)容針對(duì)的年度；

? 長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一年；

? 跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一年；

? 跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開(kāi)幕的年度； ? 法規(guī)性文件歸入公布和批準(zhǔn)年度； ? 按學(xué)年處理的文件歸入學(xué)年度；

? 科研、基建、設(shè)備項(xiàng)目分別歸入鑒定、竣工、購(gòu)進(jìn)年度； ? 重大活動(dòng)的文件材料歸入結(jié)束年度。

（2）分問(wèn)題：將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

l管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，按單一問(wèn)題組合； l會(huì)議文件，按會(huì)議的屆次組合，一會(huì)一卷或一會(huì)數(shù)卷； l非訴訟案件材料，按立案問(wèn)題組合,一案一卷或一案數(shù)卷； l工作計(jì)劃、總結(jié)等，按責(zé)任者或名稱組合； l統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)等按名稱組合； l簡(jiǎn)報(bào)按名稱、期號(hào)組合；

l科研、基建、設(shè)備的項(xiàng)目檔案，按項(xiàng)目組合，管理性和結(jié)論性的文件材料組成卷后放在各卷之首，其余材料可按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷；

l不同類別的文件材料，必須分別排列組合。

（3）分期限：將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

? 各部門在整理歸檔材料時(shí)，可參考《各部門歸檔范圍》，先將文件材料按永久、長(zhǎng)期、短期分開(kāi)，再結(jié)合問(wèn)題進(jìn)行立卷。

? 如果歸檔材料較少，只能組一卷，則不再分卷，所組成的案卷保管期限從長(zhǎng)。

? 只對(duì)本部門的工作有短期參考價(jià)值文件材料，留本部門保存，不向檔案館移交。

c、卷內(nèi)文件排列：

經(jīng)過(guò)年終調(diào)整定卷后，每個(gè)案卷里面的文件，需要進(jìn)行系統(tǒng)化的排列，體現(xiàn)出一定的條理，以便于利用。排列的方法可以視每個(gè)案卷的具體情況而定，按文號(hào)順序、重要程度或時(shí)間順序排列。

排列方法：

l 同一件文件材料，按正件在前，附件在后； l 正本在前，定稿在后；

l 結(jié)論、決定、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后排列； l 批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

l 校內(nèi)發(fā)文：正文——發(fā)文稿紙——原稿； l 其他文件材料按文號(hào)或時(shí)間順序排列。

d、送檔案館審核、整改

在卷內(nèi)文件排列好，編號(hào)之前，一定要送檔案館審核，對(duì)檔案館反饋的問(wèn)題要及時(shí)整改，解決不了的問(wèn)題要寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)要簽字。

e、卷內(nèi)文件的編號(hào)

卷內(nèi)文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化排列后，要以編號(hào)來(lái)固定文件的排列順序，便于對(duì)照卷內(nèi)文件目錄查閱文件，便于統(tǒng)計(jì)文件的張數(shù)或件數(shù)。編號(hào)位置在：正面為文件的右下角，反面為文件的左下角，凡有內(nèi)容的文件每頁(yè)編一個(gè)號(hào)。

f、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表

l卷內(nèi)文件目錄——是放在卷首的詳細(xì)目錄，逐份登記卷內(nèi)的文件，便于查閱，并有利于卷內(nèi)文件的完整。

l順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫(xiě)的序號(hào)；

l收發(fā)文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，如：“國(guó)發(fā)[2004]8號(hào)”，其中[2004]不得簡(jiǎn)寫(xiě)成[04]；

l文件作者：形成文件部門或?qū)ξ募?fù)有責(zé)任的署名者； 標(biāo)題：即文件標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄，無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文l件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“（）號(hào)”，例：標(biāo)題為“請(qǐng)示”的文件，應(yīng)概括出主要內(nèi)容寫(xiě)為“（關(guān)于設(shè)備專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的）請(qǐng)示”；

l文件日期：文件的形成時(shí)間，例： 1998.02.01；

所在張?zhí)枺壕韮?nèi)每份文件起始之頁(yè)的編號(hào)，最后一份文件應(yīng)填l起止頁(yè)號(hào)；

l備注：要說(shuō)明卷內(nèi)文件特殊情況的文字。

備考表——卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后，用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況。

l本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。一般情況下不用填寫(xiě)。情況說(shuō)明可以手工填寫(xiě)，也可用計(jì)算機(jī)打印。

l立卷人：由完成本卷立卷工作的兼職檔案員簽名。檢查人：由部門檔案工作負(fù)責(zé)人簽名。立卷時(shí)間：由兼職檔案員填寫(xiě)立卷的時(shí)間。ll*注意：簽字部分必須用鋼筆或簽字筆填寫(xiě)。第四步

移交

辦理交接手續(xù)，將立好的案卷移交檔案館。

第五步

部門自存檔案的管理

部門對(duì)于自存檔案資料也應(yīng)組卷，要有裝具和固定的存放地點(diǎn)，有詳細(xì)的目錄，要落實(shí)人員的管理責(zé)任，以便于管理和利用。

各機(jī)關(guān)職能部門在做好歸檔工作以后，對(duì)于工作中常用的檔案材料要留存副本或復(fù)印件；另外要做好二級(jí)存檔文件材料的立卷、保管工作。

各院、部要做好二級(jí)存檔文件材料的立卷、保管工作。因?yàn)榇罅康慕虒W(xué)過(guò)程材料產(chǎn)生在院、部，根據(jù)歸檔范圍這些材料是不進(jìn)校檔案館的。

結(jié)束語(yǔ)

立卷歸檔既是文書(shū)處理及業(yè)務(wù)管理工作的終結(jié)，又是檔案管理工作的開(kāi)端，是保障學(xué)校檔案齊全、完整和有效利用的重要環(huán)節(jié)。我們將繼續(xù)推進(jìn)部門立卷制度，希望各位同志繼續(xù)努力，與檔案館加強(qiáng)聯(lián)系和溝通,為學(xué)校的發(fā)展,按時(shí)保質(zhì)保量地完成今年的立卷歸檔工作。使我校檔案歸檔工作步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

文件材料的整理方法：老方法稱作三孔一線裝訂法；新方法可以理解為以件為單位的三角袋套裝法，這也就是全國(guó)現(xiàn)在較為通行的方法，我們采用的就是這后一種方法。按照這種方法進(jìn)行歸檔文件整理，就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。以件為單位，就是要求以每份文件為一件：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件（請(qǐng)示與批復(fù)為一件）。

第二篇：兼職檔案員職責(zé)

兼職檔案員職責(zé)

1、學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》和《保密法》，提高干部、職工的檔案工作意識(shí)、保密觀念和利用檔案服務(wù)于機(jī)關(guān)工作的自覺(jué)性。

2、負(fù)責(zé)本園各部門檔案資料的收集、整理工作，按規(guī)定時(shí)間和程序向檔案室移交符合質(zhì)量要求的檔案。

3、協(xié)助檔案室做好檔案資料的分類、立卷工作。

第三篇：兼職檔案員崗位職責(zé)

一、熱愛(ài)本職工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉部門專業(yè)工作，不斷提高管理水平。

二、努力按照檔案工作的規(guī)定，做好各類文件材料的形成，積累、立卷、保管工作，保證案卷質(zhì)量，維護(hù)文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、按照檔案管理規(guī)定，提出保管期限，劃出密級(jí)，當(dāng)年的文件材料，在次年的上半年內(nèi)及時(shí)向綜合檔案室移交。

四、認(rèn)真做好各部門各類文件的利用與保密工作。

五、積極參加檔案工作會(huì)議及學(xué)習(xí)、交流等活動(dòng)。

六、聲像檔案在各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理、附上文字說(shuō)明；向綜合檔案室移交。

七、檔案工作列入兼職檔案員年終考核內(nèi)容，并作為晉升和評(píng)先進(jìn)的依據(jù)之一。

第四篇：文書(shū)檔案管理(兼職檔案員)

文書(shū)檔案管理

一、檔案的基本概述

1、檔案的定義：

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和公民個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的有一定保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它包括收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議記錄、電話記錄、技術(shù)文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。

文書(shū)檔案是指本企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

2、檔案歷史時(shí)期的劃分。

（1）、舊政權(quán)檔案：指中華人民共和國(guó)成立前的歷代封建王朝、中華民國(guó)時(shí)期的檔案。

（2）、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運(yùn)動(dòng)至1949年中華人民共和國(guó)成立的整個(gè)新民主革命時(shí)期形成的檔案。

（3）、建國(guó)后檔案：中華人民共和國(guó)成立以后形成的檔案。

3、檔案全宗。

全宗指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的有機(jī)整體，它是檔案部門對(duì)社會(huì)組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。集團(tuán)公司本級(jí)有2個(gè)全宗號(hào)，2002年以前形成的檔案全宗號(hào)是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號(hào)是2〃7。

4、立檔單位的概念。

立檔單位也叫全宗構(gòu)成者，也就是形成全宗的單位或個(gè)人。

5、檔案工作的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等八項(xiàng)工作，通常稱為檔案工作的八項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

6、檔案工作的基本原則。

檔案法第五條明確規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用。

7、檔案工作人員的基本要求。

一是要求每個(gè)檔案工作者必須具備必要的科學(xué)文化知識(shí)。必須加強(qiáng)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業(yè)務(wù)基本功；二是要求檔案工作人員必須樹(shù)立全心全意為機(jī)關(guān)工作、為基層工作、為施工生產(chǎn)服務(wù)的思想，積極、熱情、主動(dòng)、細(xì)致地搞好檔案利用工作，積極為各項(xiàng)工作創(chuàng)造條件；三是要求檔案工作者加強(qiáng)黨性觀念，堅(jiān)持歷史唯物主義，堅(jiān)持實(shí)事求是，保護(hù)檔案的真實(shí)面貌，切實(shí)做好檔案的保密、保管工作。

二、名詞解釋（文件材料著錄時(shí)需用）

1、全宗代號(hào)：同一全宗代號(hào)的流水號(hào)，例2002年的全宗代號(hào)1，2003年的全宗代號(hào)為2，以此類推。

2、全宗單位名稱：中鐵十七局集團(tuán)有限公司

3、責(zé)任者：集團(tuán)公司機(jī)關(guān)責(zé)任者分五類，中鐵十七局集團(tuán)有限公司黨委、中鐵十七局集團(tuán)有限公司、中鐵十七局集團(tuán)有限公司紀(jì)委、中鐵十七局集團(tuán)有限公司工會(huì)、中鐵十七局集團(tuán)有限公司團(tuán)委，工程項(xiàng)目等臨時(shí)機(jī)構(gòu)責(zé)任者就是工程項(xiàng)目規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

4、保管期限代號(hào)：代號(hào)1代表永久，代號(hào)2代表30年（長(zhǎng)期），代號(hào)3代表10年（短期）

5、目錄號(hào)：集團(tuán)公司機(jī)關(guān)各職能部門的目錄號(hào)是部門代號(hào)++保管期限代號(hào)，例集團(tuán)公司企管部，其部門代號(hào)為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號(hào)為5—2009—2。工程項(xiàng)目部等臨時(shí)機(jī)構(gòu)的目錄號(hào)是機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱+保管期限代號(hào)。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號(hào)為鄭西指—2；保管期限為10年的案卷其目錄號(hào)為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號(hào)為鄭西指—1。

6、檔案號(hào)：目錄號(hào)+案卷流水號(hào)

7、張數(shù)：每一件歸檔文件的總張數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數(shù)計(jì)算。

8、：歸檔文件的所屬，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

9、立卷部門：指文件的組卷部門。

10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。

三、文書(shū)處理與平時(shí)立卷。

1、文書(shū)處理與檔案工作的關(guān)系

文書(shū)處理與檔案工作既有區(qū)別，又有聯(lián)系，是不可分割的統(tǒng)一體。文書(shū)處理是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書(shū)處理的必然歸宿；文書(shū)處理是現(xiàn)行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。

2、文書(shū)處理及歸檔程序

（1）收文辦理過(guò)程：收文、登記分發(fā)、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。（2）發(fā)文辦理過(guò)程：擬稿、核稿、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)、立卷、移交歸檔。

（3）文件轉(zhuǎn)化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研。

3、文書(shū)處理工作的基本要求是：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全（保密），并且要把好文書(shū)處理工作的“四關(guān)”：一是把好發(fā)文關(guān)；二是把好收文關(guān)；三是把好文件收集關(guān)；四是把好平時(shí)立卷關(guān)。

4、平時(shí)立卷。

（1）從文件材料處理程序來(lái)說(shuō)，文件材料的平時(shí)立卷屬于它的終端環(huán)節(jié)，而從檔案工作來(lái)說(shuō)，文件材料的平時(shí)立卷又是積累檔案的開(kāi)端。（2）對(duì)歸檔的文件要做到“四個(gè)清楚”、“十個(gè)完整”、“二個(gè)檢查”?！八膫€(gè)清楚”指發(fā)文清楚、收文清楚、領(lǐng)導(dǎo)手中文件清楚、業(yè)務(wù)部門的文件清楚；“十個(gè)完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請(qǐng)示件與批復(fù)件完整、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件完整、賬內(nèi)件與賬外件完整；“二個(gè)檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。

四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時(shí)間。

1、文件材料的歸檔范圍（詳見(jiàn)附表）。也可參照公司辦[2009]147號(hào)文件。

2、文件材料的歸檔時(shí)間。

（1）附表中有特殊要求的按注明的時(shí)間歸檔。

（2）所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時(shí)歸檔。

（3）紙質(zhì)文件材料。集團(tuán)公司機(jī)關(guān)形成的紙質(zhì)文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項(xiàng)目部形成的紙質(zhì)文件材料在移交竣工資料時(shí)一并交回。

五、文件材料歸檔要求。

1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。

2、歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、模糊不清或破損的應(yīng)予修復(fù)。

3、歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。

4、歸檔的本級(jí)文件（紅頭文件、函件）必須是蓋有公章的正本。其定稿發(fā)文稿紙（首頁(yè)）必須有單位領(lǐng)導(dǎo)的簽字，必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水進(jìn)行書(shū)寫(xiě)和簽批，計(jì)算機(jī)生成部分使用噴墨或激光打印機(jī)打印，應(yīng)歸有修改痕跡的最后定稿，末頁(yè)落款處加蓋公章。正本的發(fā)文時(shí)間必須與定稿首頁(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)時(shí)間一致，若不一致要在備注項(xiàng)說(shuō)明。

5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。

6、歸檔的外文材料（含少數(shù)民族文字材料）應(yīng)與中文翻譯件一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出文件材料標(biāo)題后歸檔。

7、各種會(huì)議記錄必須采用統(tǒng)一的活頁(yè)會(huì)議記錄用紙，一次會(huì)議記錄作為一份文件歸檔。

8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。紅頭文件因編研需要?dú)w檔二份。

9、兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

10、上級(jí)或外單位的文件，呈（傳）閱單作為文件的一部分附在文件的末頁(yè)一并歸檔。

11、文件材料統(tǒng)一使用不銹鋼釘書(shū)針裝訂，不再用縫紉機(jī)進(jìn)行裝訂。

六、文件材料的移交。

1、集團(tuán)公司機(jī)關(guān)的本級(jí)行文（紅頭文件）由文書(shū)科兼職檔案員移交，函件、上級(jí)來(lái)文或外來(lái)文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。

2、各工程項(xiàng)目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、移交。

3、兼職檔案員在移交紙質(zhì)的歸檔文件材料時(shí)，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時(shí)要編制“移交清冊(cè)”一式兩份，并對(duì)歸檔文件材料中的特殊情況編寫(xiě)移交說(shuō)明。交接雙方認(rèn)真核對(duì)后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊(cè)及歸檔文件目錄樣式詳見(jiàn)《中鐵十七局檔案管理辦法》附件18、19、22。在軟件里進(jìn)行過(guò)錄入的，移交清冊(cè)可自動(dòng)生成，不必重新編制。

七、歸檔文件材料保管期限（詳見(jiàn)公司辦[2009]147號(hào)文）。

歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準(zhǔn)確鑒定保管期限，請(qǐng)各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據(jù)本部門工作需要?jiǎng)澐直９芷谙?，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據(jù)公司辦[2009]147號(hào)文按“就長(zhǎng)不就短”的原則重新鑒定保管期限。

八、文書(shū)檔案的借閱。

1、借閱本部門形成的檔案無(wú)須批準(zhǔn)。

2、借閱其他部門形成的檔案須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權(quán)限向本單位分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批。

4、黨委會(huì)及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的會(huì)議記錄只限形成部門借閱。

5、無(wú)特殊需要不借出原件。

第五篇：兼職檔案員基本職責(zé)

兼職檔案員基本職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校檔案工作的規(guī)章 度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。

二、負(fù)責(zé)本部門各種資料的收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)工作，保證歸檔的文件材料系統(tǒng)完整、準(zhǔn)確。

三、接受綜合檔案室對(duì)本部門立卷工作的督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保質(zhì)按時(shí)完成歸檔任務(wù)，做到標(biāo)題明確，材料系統(tǒng)完整，字跡工整。

四、參加涉及本部門的，已超期檔案的鑒定、銷毀工作。

五、積極支持和配合綜合檔案室檔案人員業(yè)務(wù)工作，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高業(yè)務(wù)能力。

兼職檔案員工作職責(zé)

一、結(jié)合本部門的工作實(shí)際，積極向有關(guān)人員宣傳檔案工作的意義和作用，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行學(xué)院的檔案工作規(guī)章制度。

二、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，主動(dòng)接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)反映有關(guān)人員對(duì)學(xué)院檔案工作的建議和要求。

三、負(fù)責(zé)上級(jí)及本部門的文件材料的收集、保管、整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

四、堅(jiān)持平時(shí)預(yù)立卷制度，即根據(jù)本部門不同種類文件材料形成的特征，制定案卷類目。平時(shí)應(yīng)注意合理分類存放，便于利用及按時(shí)立卷移交綜合檔案室。

五、歸檔案卷應(yīng)做到組卷合理，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄填寫(xiě)清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

六、立卷時(shí)應(yīng)注意去掉文件中的金屬物，用蠟線裝訂，裝訂好的檔案材料要求整整潔。

七、如調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)辦理文件材料的交接手續(xù)。

崗位職責(zé)范本-檔案管理員

崗位名稱：檔案管理員

直接上級(jí)：文秘科科長(zhǎng)

工作目標(biāo)：負(fù)責(zé)公司的檔案的管理工作

權(quán)力和責(zé)任：

1．負(fù)責(zé)收集公司分散在各個(gè)部門和個(gè)人手中的文件、資料集中起來(lái)，經(jīng)過(guò)整理、立卷、當(dāng)檔保存；

2．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限；

3．負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時(shí)以表冊(cè)、數(shù)字形

式，進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)；

4．負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全；

5．負(fù)責(zé)編輯檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等； 6．負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度；

7．遵守國(guó)家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程； 8．做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)； 9．熟悉計(jì)算機(jī)的使用；

崗位要求：

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)； 3．工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；

參加會(huì)議：

1．參加每周一次的工作會(huì)議； 2．參加每月一次的管理工作評(píng)比會(huì)； 3．參加公司召開(kāi)的職工大會(huì)。