第一篇：會(huì)議組織流程

會(huì)議組織流程圖
相關(guān)負(fù)責(zé)人 綜合部 參會(huì)人員

確定會(huì)議主題

安排議事日程

確定參會(huì)人選

安排會(huì)議場(chǎng)所

發(fā)布會(huì)議信息 確定參加

主持會(huì)議 準(zhǔn)備參會(huì)材料

形成決議 整理會(huì)議記錄

審批 下發(fā)會(huì)議紀(jì)要 執(zhí)行

信息存檔

一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作 會(huì)議分為：大、中、小 大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表 中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主 小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表 如何組織大型的會(huì)議呢？ 絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂(lè)、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：、前期的籌備：
1.1 會(huì)前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反饋 1.1.2 先說(shuō)通知，方式有： 書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議； 口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）???注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒(méi)有通知到呀?。┧裕峦ㄖ欢ㄒ碌饺?！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記 錄、查閱?！昂媚X子不如個(gè)爛筆頭！” 1.1.3 準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料： 設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處，講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）會(huì)議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。橫幅（會(huì)議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：

1、主持人

2、講話人

3、發(fā)言人是誰(shuí)？

4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰(shuí)？ 一定要書面的第一、第二、三、四…… 時(shí)間……某某作什么…某某做什么…… 如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以委托 講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。如有發(fā)言人必須要挑選、是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、推薦后，我們 再排查！排查內(nèi)容：

1、發(fā)言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行 選好后再安排召集所有發(fā)言人開(kāi)會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰(shuí)發(fā)言、

發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核！1.3 會(huì)場(chǎng)的布置 1.3.1 會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）、1.3.2 主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的 衛(wèi)生、椅子

一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作

會(huì)議分為：大、中、小

大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表

中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主

小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表

如何組織大型的會(huì)議呢？

絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂(lè)、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：

1.1 會(huì)前通知：

有2大工作：一是通知，二是反饋

1.1.2 先說(shuō)通知，方式有：

書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議；

口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。

內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）

???注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒(méi)有通知到呀?。┧裕峦ㄖ欢ㄒ碌饺?！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記錄、查閱。“好腦子不如個(gè)爛筆頭！”

1.1.3準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料：

設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處，講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）

會(huì)議日程安排表

鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）

簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。

橫幅（會(huì)議的題目，大約提前3-5天制作）

1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：

1、主持人

2、講話人

3、發(fā)言人是誰(shuí)？

4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰(shuí)？

一定要書面的第一、第二、三、四……

時(shí)間……某某作什么…某某做什么……

如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以委托

講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。

另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。

如有發(fā)言人必須要挑選、是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、推薦后，我們?cè)倥挪椋?/p>

排查內(nèi)容：

1、發(fā)言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行

選好后再安排召集所有發(fā)言人開(kāi)會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰(shuí)發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核！

1.3會(huì)場(chǎng)的布置

1.3.1會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）、1.3.2主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購(gòu)用？怎樣安排？是多個(gè)分店（部門）的來(lái)的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。

1.3.3給與會(huì)代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。

1.3.4懸掛橫幅

1.3.5非常重要的會(huì)議，請(qǐng)速記員。

1.3.6國(guó)際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。

1.4現(xiàn)場(chǎng)的安排：要求參會(huì)者提前10分鐘入場(chǎng)，1、在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競(jìng)崗的人坐在那里？旁聽(tīng)的人坐那里？

2、安排誰(shuí)服務(wù)？應(yīng)該注意什么？

3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員，會(huì)場(chǎng)都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上）

4、如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì)前是否進(jìn)行過(guò)演練？

二、會(huì)議中：

問(wèn)題往往出現(xiàn)在會(huì)議中！

如：空調(diào)的溫度問(wèn)題（作為主導(dǎo)會(huì)議方必須全程關(guān)注，溫度是否過(guò)高、過(guò)低），會(huì)場(chǎng)的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！

出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負(fù)責(zé)！

因?yàn)槌赡耆俗钊菀资艿酵饨绲母蓴_！所以，溫度非常重要！

案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領(lǐng)帶，聽(tīng)課的人都著夏裝，結(jié)果，未結(jié)束，人員就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特?zé)岬沫h(huán)境下一段時(shí)間，人就不能聚精會(huì)神！切記！

服務(wù)人員：

1、著裝（因?yàn)槌v話人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。

2、動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重！

沖水不能沖著對(duì)方，針對(duì)沖水的動(dòng)作，要進(jìn)行分解：要拿起杯子，不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。

給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn)入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)（如市長(zhǎng)或更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。

沖水的服務(wù)人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會(huì)場(chǎng)參與者的目光主持人也要避免少走動(dòng)，如有特急的事情，可以通過(guò)寫紙條的形式來(lái)傳遞。

上面是會(huì)議的組織及注意事項(xiàng)，有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。

下面說(shuō)一下培訓(xùn)：

一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放置在地上，這能反映出企業(yè)服務(wù)細(xì)節(jié)的水平！

二、前期的工作：

1、調(diào)研

2、確定培訓(xùn)公司

3、與培訓(xùn)公司溝通 溝通是一個(gè)詳細(xì)的過(guò)程：1）老師是誰(shuí)？幾位？幾點(diǎn)到？怎樣到？2）課程的安排：6小時(shí)還是7小時(shí)？還是7.5個(gè)小時(shí)(一般在6—7個(gè)小時(shí))，課程從幾點(diǎn)開(kāi)始？上午幾個(gè)小時(shí)？下午幾個(gè)？中間怎樣安排休息？休息多長(zhǎng)時(shí)間？休息幾次？3）講師來(lái)時(shí)：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環(huán)節(jié)要向上級(jí)主管匯報(bào)）

第二天講課的內(nèi)容是那些？有什么疑惑？誤區(qū)是什么？

座談：如果安排座談（交流）有誰(shuí)來(lái)參加？怎樣座談組織？

服務(wù)意識(shí)：講師的飲食習(xí)慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要注意花了錢還做不好的誤區(qū)！（把所有人作為一個(gè)人來(lái)對(duì)待是錯(cuò)誤的?。?/p>

講師必須要尊重！

有的講師習(xí)慣在授課時(shí)喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準(zhǔn)備好，如果和咖啡，我們要根據(jù)其身份來(lái)選擇不同檔次的咖啡

主持人：從始至終要注重：一旦出現(xiàn)問(wèn)題，第一個(gè)快速反應(yīng)的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要?。≡谝还?jié)課程結(jié)束時(shí)，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)注意在中間休息快到時(shí)間的時(shí)候要主持：“請(qǐng)外面（室外）的人員回到位子上來(lái)，課程（會(huì)議馬上開(kāi)始）”。

在中間結(jié)束時(shí)主持人要先帶動(dòng)鼓掌，再主持感謝詞！

主持人：在介紹時(shí)，應(yīng)先拋出幾個(gè)現(xiàn)在存在的問(wèn)題，我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn)，培訓(xùn)的目的是什么？然后再重點(diǎn)介紹老師。

中午或晚上的就餐：選擇對(duì)應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

組織會(huì)議的時(shí)候不可能是一個(gè)部門全部完成，是需要其他部門來(lái)協(xié)調(diào)的，但必須有一個(gè)部門主導(dǎo)，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協(xié)調(diào)、互助，主導(dǎo)的部門主管必須作到細(xì)致、周到。

事先要考慮問(wèn)題，如果出現(xiàn)怎么辦？

其他的一些問(wèn)題：

1、在會(huì)議（培訓(xùn)）課見(jiàn)休息的時(shí)候，參會(huì)人不能按時(shí)返回怎么辦？

答：這需要我們?cè)谄綍r(shí)的會(huì)議中留意這些問(wèn)題，要注意會(huì)議中的這些問(wèn)題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？

方法：

1、制定會(huì)議管理制度

2、下一次會(huì)議時(shí)提前強(qiáng)調(diào)

例如：手機(jī)鈴聲的問(wèn)題和中間休息不能按時(shí)返回是一樣的，在主持時(shí)提前強(qiáng)調(diào)要記錄好，對(duì)于到晚的如何處理？對(duì)手機(jī)鈴聲如何處理？對(duì)于一而再出現(xiàn)的問(wèn)題，也可以強(qiáng)調(diào)，如果不按規(guī)定，我們對(duì)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)或在下課時(shí)讓其上臺(tái)表演節(jié)目。如果還不行那就直接納入個(gè)人的考核

不要強(qiáng)調(diào)了的事情還犯，就是要改正！

注意：會(huì)議前最好進(jìn)行點(diǎn)名，我們可以了解到人數(shù)、實(shí)際人數(shù)、未到人數(shù)、未到的原因

2、中間休息的時(shí)間可否放音樂(lè)？

答：當(dāng)然可以，但要注意幾個(gè)問(wèn)題

1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂(lè)，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲

2、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_(kāi)會(huì)大腦都容易類，在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲勞感

3、在快開(kāi)始前1-2分鐘關(guān)掉音樂(lè)，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入座。

3、如何作好與老師之間的禮儀或者說(shuō)尺度？

答：在講師來(lái)之前要先了解講師的資歷、職務(wù)，然后有對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提前預(yù)定，是否有早餐？如果沒(méi)有，怎樣安排并告知客人？

另外，在課間、在路上，我們都要進(jìn)行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚，有時(shí)候，我們只需要一個(gè)電話、一句話就可以解決的要馬上辦理

4、對(duì)于會(huì)場(chǎng)中有電話鈴聲、接打電話的問(wèn)題如何解決？

答：在會(huì)議中、授課中，參會(huì)者有人直接接打電話，能反映出一個(gè)企業(yè)的管理水平和個(gè)人的素質(zhì)，我們要求大家在會(huì)議中把手機(jī)調(diào)整到靜音狀態(tài)，而不強(qiáng)行說(shuō)必須關(guān)機(jī)（極特殊情況除外），因?yàn)槲覀兪瞧髽I(yè)，以經(jīng)營(yíng)為主，不是黨政部門，如果是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管或者非常重要的事情（人物）打來(lái)電話，可以選擇到會(huì)場(chǎng)外面接打。

在前面我們也談到，如何會(huì)議中的手機(jī)鈴聲或其他違紀(jì)的一直是某幾個(gè)人，那么我們可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)說(shuō)：“在前幾次的會(huì)議時(shí)我們一再?gòu)?qiáng)調(diào)……但還是出現(xiàn)了……（幾種現(xiàn)象），那么各店、各部門的負(fù)責(zé)人看一下是誰(shuí)的手機(jī)響了？這樣，我們請(qǐng)他們到前臺(tái)來(lái)表演個(gè)節(jié)目或者……”

或者：“……圓滿結(jié)束，但還有問(wèn)題……那些部門……希望下一次不要出現(xiàn)類似的問(wèn)題”

5、對(duì)會(huì)議中的溫度如何進(jìn)行控制和把握？

答：對(duì)于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個(gè)大學(xué)問(wèn)。老師來(lái)之前我們要作好交流，我們當(dāng)?shù)氐臏囟扔卸嗌伲坷蠋煹姆検欠衽c參會(huì)人員的服飾及溫度相符？會(huì)議中是否溫度過(guò)高（低）？如何控制？是否需要輔助材料？（如增加電風(fēng)扇、電暖氣）

6、倒（沖）水的過(guò)程中還要注意什么問(wèn)題？

答：

1、整個(gè)會(huì)議的過(guò)程中要保證有飲用水。

2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。

3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。

7、關(guān)于課間與老師交流時(shí)要注意什么？

答：課間要主動(dòng)與老師交流，應(yīng)針對(duì)工作中的問(wèn)題、老師講課不理解的問(wèn)題進(jìn)行，但要注意幾點(diǎn)：

1、看老師的勞累程度

2、整個(gè)會(huì)議中是否留有單獨(dú)交流的時(shí)間

另外，我們公司培訓(xùn)制度中也有規(guī)定，在外參加公開(kāi)課程時(shí)，要將我們的同時(shí)盡量分開(kāi)住宿，與咨詢公司（或高校）要求安排國(guó)內(nèi)的大公司或和同性質(zhì)的大公司的高管安排在一起，因?yàn)槊恳淮螀⒓油庥?xùn)就必須帶著問(wèn)題，在吃飯的時(shí)候，我們也提倡分開(kāi)來(lái)座，大家在一起，有很多交流的機(jī)會(huì)。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”參加一個(gè)課程，因?yàn)槔蠋煂?duì)我們企業(yè)的培訓(xùn)比較熟，就舉例提了一下我們的做法，結(jié)果在中間休息的時(shí)候，我還沒(méi)有站起來(lái)就有很多企業(yè)的老總過(guò)來(lái)交流、咨詢、換名片，當(dāng)時(shí)我就很受啟發(fā)。

第二篇：會(huì)議組織流程規(guī)定

會(huì)議組織流程規(guī)定

一、集團(tuán)會(huì)議類型

人力行政中心行政部組織會(huì)議分別為集團(tuán)高管會(huì)議、工作會(huì)議、月度工作會(huì)議、周工作會(huì)議、部門會(huì)議、及臨時(shí)性會(huì)議。

1、集團(tuán)高管會(huì)議由總裁辦負(fù)責(zé)并記錄，行政部通知、保障及協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)人總裁辦主任。

2、工作會(huì)議由總裁辦牽頭，人力行政中心主辦及通知、記錄、保障，負(fù)責(zé)人人力行政中心總監(jiān)。

3、月度工作會(huì)議由人力行政中心行政部主辦，并做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人人力行政中心總監(jiān)助理。

4、周工作會(huì)議由人力行政中心行政部經(jīng)辦，并做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人人力行政中心行政部經(jīng)理。

5、部門工作會(huì)議由體系主管經(jīng)辦、后勤主管保障，做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人體系主管。

6、其他臨時(shí)性會(huì)議參照參會(huì)人員級(jí)別分別由各層級(jí)負(fù)責(zé)人經(jīng)辦，并做好會(huì)議保障。

二、會(huì)前準(zhǔn)備

1、確定會(huì)議議題。

根據(jù)管理需要和領(lǐng)導(dǎo)安排，確需要通過(guò)會(huì)議解決和傳達(dá)，精簡(jiǎn)會(huì)議參加人員，同時(shí)要明確會(huì)議的議題和主旨。

2、制定會(huì)務(wù)方案。

根據(jù)確定的會(huì)議議題，人力行政中心行政部（以下簡(jiǎn)稱行政部）制定會(huì)議組織的會(huì)務(wù)方案，一般包括以下要素：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議程序。

（1）時(shí)間：要明確到時(shí)間點(diǎn)，詳細(xì)標(biāo)示出上午、下午或晚上，必要時(shí)標(biāo)示出星期幾。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地點(diǎn)：要明確標(biāo)示出樓座和會(huì)議室名稱。比如：四樓基金公司會(huì)議室。

（3）參加人員：要明確標(biāo)示出參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人員名單；其他參會(huì)人員較多時(shí)，指出參會(huì)人員范圍和人數(shù)。

（4）準(zhǔn)備方案：根據(jù)會(huì)議需要，進(jìn)行會(huì)議室落實(shí)，人員通知、物品準(zhǔn)備等工作。詳見(jiàn)下列的會(huì)議準(zhǔn)備。

3、責(zé)任到崗

根據(jù)會(huì)議要求，行政部要把會(huì)議涉及到各個(gè)事項(xiàng)，責(zé)任分解落實(shí)到崗到人，行政部經(jīng)理對(duì)進(jìn)行過(guò)程控制，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)問(wèn)題。需要部門負(fù)責(zé)人解決的，要及時(shí)匯報(bào)，避免誤事。

（1）提前預(yù)約，提前落實(shí)會(huì)議室，看是否與確定的時(shí)間相沖突，否則及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（2）會(huì)議通知。

①擬定通知。題目要明確會(huì)議議題，關(guān)于召開(kāi)××××的通知，首先發(fā)送郵件至各參會(huì)人員郵箱。明確會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議目的、內(nèi)容、程序，便于參會(huì)人員準(zhǔn)備相關(guān)資料。

②參會(huì)告知。通過(guò)短信通知到參會(huì)本人，參照“會(huì)議通知”內(nèi)容但要注意簡(jiǎn)潔明了，并注明“聯(lián)系人、聯(lián)系方式、收到請(qǐng)回復(fù)”，上午召開(kāi)的會(huì)議，前天下午下班前短信提醒；下午召開(kāi)的會(huì)議，當(dāng)日上午上班后提醒；晚上召開(kāi)的會(huì)議，當(dāng)日下午上班后

提醒，提前核實(shí)通訊錄及人員姓名和號(hào)碼，并做好人員名單標(biāo)示，防止內(nèi)容及人員遺漏、偏差。

③參會(huì)確認(rèn)。在短信通知后電話確認(rèn)是否收到會(huì)議告知短信及郵件，提醒參會(huì)準(zhǔn)備相關(guān)資料。

④變動(dòng)通知。如出現(xiàn)會(huì)議和人員變動(dòng)，采取電話和短信的方式，及時(shí)給予告知。

（3）會(huì)場(chǎng)布置。

①桌椅擺放。根據(jù)會(huì)議需要，提前要進(jìn)行桌椅擺放，公司領(lǐng)導(dǎo)和預(yù)知發(fā)言席要擺放和試用話筒。公司領(lǐng)導(dǎo)參加的，要擺放桌簽，確保會(huì)議秩序。

②準(zhǔn)備茶水。公司領(lǐng)導(dǎo)參加、預(yù)計(jì)會(huì)議一個(gè)小時(shí)以上的，要求準(zhǔn)備茶水，其余人員可準(zhǔn)備礦泉水。根據(jù)會(huì)議需要和領(lǐng)導(dǎo)指示準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)。

（4）整理資料。

①根據(jù)需要，收集與會(huì)議有關(guān)的信息和資料，②會(huì)議所需資料原則上要提前發(fā)放，不易提前發(fā)放的可會(huì)前擺放到相關(guān)人員的桌牌位置處。

二、會(huì)時(shí)安排。

1、組織簽到。

根據(jù)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場(chǎng)，簽到時(shí)要在會(huì)議室外或門口，同時(shí)發(fā)放相關(guān)資料和表格，主要公司領(lǐng)導(dǎo)劃到既可。對(duì)遲到或未到會(huì)人員做出標(biāo)示，會(huì)后落實(shí)并提出考核意見(jiàn)。會(huì)議時(shí)間將到1-2分鐘時(shí)，組織簽到人將人員到會(huì)情況匯報(bào)給會(huì)議主持人，由會(huì)議主持人征詢主要領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，決定是否開(kāi)始會(huì)議。

2、會(huì)議組織

主持人根據(jù)會(huì)議議程主持會(huì)議，需要臨時(shí)要求其他人員參會(huì)時(shí)，服務(wù)人員及時(shí)聯(lián)系并通知。

3、會(huì)議服務(wù)

提醒會(huì)議服務(wù)人員及時(shí)倒水。倒水頻次要遵循先緊后松的原則辦理，其它根據(jù)會(huì)議要求和領(lǐng)導(dǎo)需要，積極做好相關(guān)服務(wù)。

4、做好記錄

指派專人做好會(huì)議記錄，防止會(huì)議安排的事項(xiàng)遺漏，必要時(shí)做好會(huì)議錄音。

三、會(huì)后工作

1、收集資料

根據(jù)會(huì)議要求，收集整理會(huì)議上所用資料及相關(guān)表格，確保人員離場(chǎng)秩序。

2、整理會(huì)場(chǎng)

根據(jù)要求，收集整理相關(guān)物品：橫幅和桌牌收集，話筒退出電池，桌椅歸位，衛(wèi)生清掃，滅燈斷電。

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議結(jié)束后，兩天之內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后上網(wǎng)發(fā)布或傳閱。

4、事項(xiàng)落實(shí)

根據(jù)會(huì)議紀(jì)要要求，進(jìn)行會(huì)議確定事項(xiàng)的落實(shí)工作，并按期反饋落實(shí)情況，確保會(huì)議精神貫徹落實(shí)到位。

四、月度工作會(huì)議要求

1、每月20日以電子郵件形式發(fā)送收集工作計(jì)劃及總結(jié)的通知，并短信提醒交付時(shí)間，電話聯(lián)系確認(rèn)。

（1）電子郵件通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事大家好：現(xiàn)通知你本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃與人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，感謝您的支持，祝工作愉快！

（2）短信通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事：請(qǐng)你于本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃到人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，收到請(qǐng)回復(fù)，謝謝！

2、每月25日--28日收集工作計(jì)劃及上會(huì)資料并校對(duì)文字，調(diào)整格式，28日確定會(huì)議議程。3、28日--31日確認(rèn)參會(huì)人員是否到會(huì)，如特殊原因不能按時(shí)參會(huì)者需向相關(guān)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假并在行政部報(bào)備。

4、提前半天調(diào)正文件資料是否可以順利播放。

5、擔(dān)保公司負(fù)責(zé)人會(huì)前安排會(huì)議服務(wù)人員，做好后勤工作。

6、會(huì)后工作計(jì)劃收集、打印、確認(rèn)簽字。

五、責(zé)任與考核

會(huì)議責(zé)任人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程方案、會(huì)議室及人員通知落實(shí)、會(huì)議安排準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)要及會(huì)后事項(xiàng)落實(shí)。不按規(guī)范組織會(huì)議，出現(xiàn)失誤扣責(zé)任人50元～100元。會(huì)議確定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦不到位扣責(zé)任人100元～200元。

人力行政中心 2014年5月8日

第三篇：組織大型會(huì)議流程

針對(duì)我以后經(jīng)常組織大型會(huì)議，根據(jù)這次培訓(xùn)班經(jīng)驗(yàn)總結(jié)有關(guān)流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負(fù)責(zé)人：臨場(chǎng)負(fù)責(zé)突發(fā)事情，檢查監(jiān)督各項(xiàng)分工的進(jìn)行。

2、確定會(huì)場(chǎng)布置負(fù)責(zé)人：

（１）會(huì)標(biāo)：會(huì)議名稱。字體規(guī)范、排列整齊、粘貼結(jié)實(shí)、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺(tái)牌：主席臺(tái)就坐安排。臺(tái)下就坐安排。臺(tái)牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺(tái)后放翠綠花草②主席臺(tái)前放３排鮮花③臺(tái)下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺(tái)按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺(tái)下擺放一次性口杯。

（５）音響準(zhǔn)備：專業(yè)人員提前對(duì)會(huì)場(chǎng)音響效果、燈光進(jìn)行全面測(cè)試，確保燈光、音響、投影儀設(shè)備正常。投影儀和電腦務(wù)必調(diào)試好。并且留有專人保證整個(gè)培訓(xùn)過(guò)程完整進(jìn)行。

（６）桌椅及室內(nèi)衛(wèi)生：會(huì)場(chǎng)桌椅要擺放整齊，衛(wèi)生要打掃干凈。

3、確定材料負(fù)責(zé)人：

（１）會(huì)議指南，人手一份。講義材料準(zhǔn)備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領(lǐng)導(dǎo)講話。人手一份。

（３）會(huì)議主持詞。包括會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后講話稿。

（４）其他參會(huì)人員發(fā)言材料。

（５）會(huì)議材料袋若干。

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議議程等相關(guān)材料務(wù)必于會(huì)議召開(kāi)前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無(wú)錯(cuò)別字。

4、確定會(huì)場(chǎng)服務(wù)負(fù)責(zé)人：

（１）簽到發(fā)材料。簽到時(shí)告訴與會(huì)者座次。

（２）茶水。安排若干名服務(wù)人員倒水，保證會(huì)議供水充足。

（３）空調(diào)。根據(jù)天氣情況開(kāi)放，但要事先調(diào)試好。

（４）提出會(huì)議紀(jì)律要求

（5）會(huì)議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負(fù)責(zé)人：

（1）用餐編組（地區(qū)式、課題式、自定式）

（2）專家、領(lǐng)導(dǎo)用餐

（3）備用數(shù)量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數(shù)

（6）宴請(qǐng)的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負(fù)責(zé)人：

（1）賓館業(yè)務(wù)接洽：

（1）接待能力符合會(huì)議要求

（2）會(huì)議相關(guān)設(shè)施考察一遍、（3）食宿收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標(biāo)準(zhǔn)

（6）會(huì)議室標(biāo)準(zhǔn)

（7）付費(fèi)結(jié)帳事宜：

（8）結(jié)算方式

餐：按餐卷，注意人數(shù)提前確定，或者按照餐券收費(fèi)

按桌，或者每個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)確定

宿：按實(shí)際、按預(yù)定，退房時(shí)間允許延遲2個(gè)小時(shí)

（9）熱水供應(yīng)

（10）娛樂(lè)活動(dòng)

（11）出現(xiàn)超員情況的應(yīng)對(duì)方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領(lǐng)導(dǎo)特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

7、做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算

（1）餐費(fèi)

（2）宿費(fèi)

（3）資料費(fèi)

（4）會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)

（5）交通費(fèi)

（6）房間內(nèi)水果、洗漱用品標(biāo)準(zhǔn)

（7）專家費(fèi)用（食宿費(fèi)、交通費(fèi)、講課費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)）

（8）會(huì)務(wù)補(bǔ)助費(fèi)

（9）通訊費(fèi)

（10）不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)

8、專家、領(lǐng)導(dǎo)等安排

（1）確定專職人員服務(wù)。全程跟蹤，聽(tīng)課、用餐、休息等要全程陪同，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隨時(shí)解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規(guī)格安排

（4）支付講課費(fèi)、交通費(fèi)

（5）交通安排（包括機(jī)票訂購(gòu)、幾點(diǎn)送往）

（6）活動(dòng)安排（非報(bào)告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環(huán)境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負(fù)責(zé)任人分頭準(zhǔn)備各自工作，及時(shí)向總負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)程，完畢后制作會(huì)議指南。

2、進(jìn)行中：各負(fù)責(zé)人分頭進(jìn)行各自工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能解決現(xiàn)場(chǎng)解決，不能解決要拿出方案立即向總負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

當(dāng)發(fā)現(xiàn)有不妥，要向總負(fù)責(zé)人二次表達(dá)不同意見(jiàn)。

（1）早餐時(shí)間

（2）上午會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容、主講人、主持人

（3）中餐時(shí)間

（4）主講人、領(lǐng)導(dǎo)休息

（5）下午會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容、主講人、主持人

（6）晚餐時(shí)間

（7）餐后活動(dòng)安排

（8）休息時(shí)間

（9）返程票定購(gòu)、發(fā)放

（10）離會(huì)時(shí)間

（11）交通介紹，賓館位置及聯(lián)系電話

第四篇：組織會(huì)議的流程和細(xì)節(jié)(原創(chuàng))

組織會(huì)議的流程和細(xì)節(jié)（原創(chuàng)）

我們是一個(gè)會(huì)議大國(guó)，幾乎每天都在大大小小的開(kāi)會(huì)，但是辦好會(huì)議很不容易，特別是細(xì)節(jié)問(wèn)題很容易忽視。開(kāi)會(huì)目的不是組織會(huì)議的人員所要考慮的，組織人員只是負(fù)責(zé)把會(huì)議辦的圓滿，這比會(huì)議的內(nèi)容更重要。成功的會(huì)議就是要做到有序、高雅，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓參會(huì)人員舒心。結(jié)合多年參加會(huì)議和組織會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，整理出一些基本流程和細(xì)節(jié)，以備組織會(huì)議參考。

一、制定會(huì)議方案

1.明確會(huì)議的內(nèi)容、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議日程

2.特別是要組建籌備會(huì)議人員的分工

一般為會(huì)務(wù)組、材料組、秘書組、宣傳組

會(huì)務(wù)組：要提前考察會(huì)場(chǎng)，包括住宿、大會(huì)議室、小會(huì)議室、用餐環(huán)境、交通狀況

材料組：起草領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議主持詞、經(jīng)驗(yàn)交流發(fā)言稿的把關(guān)、致詞、祝酒詞等、整理講話錄音、印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話、秘書組：起草會(huì)議通知、會(huì)議指南、落實(shí)參會(huì)人員、收集會(huì)議回執(zhí)、安排會(huì)場(chǎng)布置、制作桌簽、座次表、聯(lián)系照相合影。

宣傳組：負(fù)責(zé)聯(lián)系新聞媒體，起草會(huì)議通稿，編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，落實(shí)攝影、錄像。

3.會(huì)議組織必須確定一人總體把握督促各項(xiàng)工作的進(jìn)度、到位程度以及情況發(fā)生變化時(shí)及時(shí)調(diào)整方案

二、前期考察工作

（一）考察酒店：現(xiàn)在會(huì)議一般在酒店開(kāi)，必須實(shí)地考察，了解酒店的檔次、接待能力和合作能力。

4.住宿條件，床位數(shù)能否滿足參會(huì)有人緣和辦會(huì)人員的住宿，房間必須干凈整潔，設(shè)備齊全。有可上網(wǎng)的電腦最好，現(xiàn)代人已離不開(kāi)電腦和網(wǎng)絡(luò)。

5.會(huì)場(chǎng)情況，會(huì)場(chǎng)大小，座位數(shù)、桌子數(shù)，進(jìn)出是否方便，主席臺(tái)的座位數(shù)，是否有小會(huì)議室供分組討論用。

6.所需費(fèi)用、財(cái)務(wù)流程，開(kāi)會(huì)必須根據(jù)經(jīng)費(fèi)寬裕程度組織，了結(jié)酒店的收費(fèi)情況很重要。另外，會(huì)議上難免有一些支出需要現(xiàn)金，也要了解酒店是否能夠提供方便，預(yù)借現(xiàn)金。

7.酒店服務(wù)，酒店的商務(wù)部是否能夠提供打印、訂票、日用品的購(gòu)買等服務(wù)，以及結(jié)算辦法。

8.用餐情況，用餐場(chǎng)地距離住宿和開(kāi)會(huì)地不能太遠(yuǎn)，必須大氣、高雅，能夠提供自助餐和桌餐，有宴請(qǐng)必須提供主桌、桌簽、擴(kuò)音設(shè)備等。

9.休閑娛樂(lè)，會(huì)議期間如果要豐富代表的生活，就要安排唱歌等活動(dòng)，要了解包間大小、費(fèi)用，是否健康。

（二）考察現(xiàn)場(chǎng)：這一點(diǎn)主要是針對(duì)一些帶有現(xiàn)場(chǎng)性質(zhì)的會(huì)議，現(xiàn)場(chǎng)要有可參觀的價(jià)值和條件。

10.必須根據(jù)時(shí)間和路途確定現(xiàn)場(chǎng)的個(gè)數(shù)，每個(gè)現(xiàn)場(chǎng)要有自己的特點(diǎn)和代表性，不能千篇一律。

11.現(xiàn)場(chǎng)必須做好迎接參觀的準(zhǔn)備，參觀內(nèi)容的呈現(xiàn)方式、參觀的路線，迎接方式、歡送方式，講解員，擴(kuò)音設(shè)備。

12.現(xiàn)場(chǎng)要提供一份情況介紹，包括簡(jiǎn)介、特色。

三、會(huì)議準(zhǔn)備

（一）通知會(huì)議

13.起草會(huì)議通知，要明確會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間地點(diǎn)、參加人員，這是常規(guī)。

14.會(huì)議通知細(xì)節(jié)之處有6點(diǎn)：是否要求參會(huì)人員準(zhǔn)備發(fā)言、表演等，是否接站送站、是否收取會(huì)議費(fèi)、是否要求給會(huì)議提供材料、食宿和交通費(fèi)用、是否安排隨行人員的食宿。

15.必須要求參會(huì)人員按時(shí)間報(bào)回執(zhí)，包括姓名、性別、民族、單位和職務(wù)、聯(lián)系方式，其他要求如是否需要住單間、是否需要接站，是否訂機(jī)票和火車票，是否安排旅游，如果是少數(shù)民族，飲食有沒(méi)有特殊要求。

16.發(fā)出會(huì)議通知，必須確保被通知人收到通知。

（二）材料準(zhǔn)備

17.起草領(lǐng)導(dǎo)講話，這是會(huì)議的核心內(nèi)容，必須高度重視，提前做好，確定有幾位領(lǐng)導(dǎo)講話，側(cè)重點(diǎn)如何把握。講話起草要征求講話人的意見(jiàn)，并提前交給講話人。

18.會(huì)議所發(fā)材料，經(jīng)驗(yàn)交流的材料應(yīng)該包括發(fā)言的材料和書面交流的材料。是否有近期需要傳達(dá)的重要文件，是否有需要討論文件內(nèi)容，是否有贈(zèng)送的資料。

19.還需起草的文字材料，包括主持詞、總結(jié)講話、致詞、祝酒詞等。

（三）會(huì)務(wù)準(zhǔn)備

20.需要準(zhǔn)備幾個(gè)事情，制作會(huì)議橫幅、宣傳標(biāo)語(yǔ)、桌簽。

要通知新聞媒體按時(shí)到會(huì)，知道會(huì)議安排，給記者提供新聞通稿。

21.準(zhǔn)備材料袋，里面至少包括會(huì)議指南或會(huì)議日程、會(huì)議材料、代表證、餐票，最好有一個(gè)目錄也放在里面。

22.會(huì)議報(bào)到，至少安排三個(gè)人，一個(gè)人負(fù)責(zé)登記，分房間，一個(gè)負(fù)責(zé)發(fā)資料，一個(gè)預(yù)備輪換休息。如果收費(fèi)還要另安排兩人。報(bào)到冊(cè)一定要填寫清楚，以備制作通訊錄。

23.需要制作五個(gè)清單，一是最好提前把房間分配好；二是提前安排用餐的座位，餐桌要編號(hào)；三是開(kāi)會(huì)的座次表，以便每個(gè)人對(duì)號(hào)入座；四是討論分組表，每個(gè)人知道自己參加哪一個(gè)組的討論（分組表要有討論的會(huì)議室、召集人、聯(lián)絡(luò)員）；五是合影照相的位置表。

24.會(huì)場(chǎng)布置，必須要有專門人負(fù)責(zé)布置會(huì)場(chǎng)，包括8個(gè)細(xì)節(jié)，橫幅的懸掛，主席臺(tái)座位的排列及桌簽的擺放，會(huì)

場(chǎng)桌簽的擺放，發(fā)言席的位置，音響要調(diào)試好，會(huì)場(chǎng)裝飾用的花盆、花籃。要準(zhǔn)備兩支錄音筆，做好領(lǐng)導(dǎo)講話錄音。是否準(zhǔn)備投影提前考慮并調(diào)試好，服務(wù)員按時(shí)到位。

25.安排領(lǐng)導(dǎo)房間，領(lǐng)導(dǎo)住的房間要提前去看，環(huán)境是否安靜，是否有沙發(fā)（給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的地方），要擺放鮮花、水果、洗漱用品，會(huì)議日程，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排表。

26.用餐準(zhǔn)備，去餐廳的引路牌，餐廳桌子的擺放和編號(hào)，音響要提前調(diào)試。如果自助餐，特別是早飯，不能讓領(lǐng)導(dǎo)去擠，要安排包間及陪領(lǐng)導(dǎo)吃飯的人。

四、開(kāi)會(huì)

會(huì)場(chǎng)的氣氛對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的情緒影響很大，也是檢驗(yàn)會(huì)議組織是否有序的重要環(huán)節(jié)，必須達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)滿意的目的。

27.會(huì)前安排，會(huì)務(wù)人員要督促參會(huì)人員按時(shí)提前到會(huì)場(chǎng)，如果有座次就可對(duì)號(hào)入座，否則要盡量讓參會(huì)人員靠前坐，顯得會(huì)場(chǎng)有氣氛，（開(kāi)會(huì)不愿坐到前面去，這是中國(guó)人的毛?。瑳](méi)到的參會(huì)人員要及時(shí)把他的牌子撤掉，不能讓空在那里。要提前要求參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)、不要來(lái)回走動(dòng)。

28.要準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)會(huì)前休息室，休息室要有服務(wù)人員，會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備好要邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)上主席臺(tái)就做。

29.領(lǐng)導(dǎo)的講話要提前備一份，以備領(lǐng)導(dǎo)忘記。年齡大的領(lǐng)導(dǎo)講話最好用大號(hào)字印。

30.把錄音筆放在主席臺(tái)桌子上，打開(kāi)。

31.必須要有人招呼領(lǐng)導(dǎo)的司機(jī)，否則他們不滿意會(huì)傳給領(lǐng)導(dǎo)。必須有人招呼記者。

會(huì)議開(kāi)始后會(huì)務(wù)工作的一大半就完成了，可以享受自己勞動(dòng)的成果了，但是要坐在會(huì)場(chǎng)認(rèn)真聽(tīng)會(huì)。

五、后勤保障

32.安排合影必須提前擺好座次，以免到時(shí)互相推讓。最好準(zhǔn)備專業(yè)的合影梯臺(tái)架，一般樓前的臺(tái)階上效果不好。

33.餐廳要有人專門負(fù)責(zé)，提前上好涼菜，準(zhǔn)備好餐桌編號(hào)，準(zhǔn)備好音響。

34.用餐的敬酒活動(dòng)要文明、和諧，限制喝酒，避免有人喝多了，這時(shí)吝惜一點(diǎn)也無(wú)所謂。

35.如果有唱歌的娛樂(lè)活動(dòng)，要安排一兩個(gè)專業(yè)一點(diǎn)的節(jié)目，最好有一個(gè)主持人，以免混亂局面。

36.安排代表離會(huì)，盡量不要拖延退房時(shí)間。

六、會(huì)后工作

37.整理領(lǐng)導(dǎo)講話，要印發(fā)。

38.編發(fā)會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)，通報(bào)會(huì)議情況。

39.制作會(huì)議的展板，展示開(kāi)會(huì)的情況。

每次會(huì)議內(nèi)容不同，可能組織形式不同，但是大同小異，而且這些細(xì)節(jié)也是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，需要不斷補(bǔ)充和完善，希望大家能提供更多的細(xì)節(jié)。

第五篇：會(huì)議組織流程及注意事項(xiàng)（xiexiebang推薦）

會(huì)議組織注意事項(xiàng)

但若人數(shù)眾多，則最好是將與會(huì)者分成若干 小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合 討論。

2、正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌，在 會(huì)議開(kāi)始前排好坐席及銘牌。

3、對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)將會(huì)議資料袋在會(huì)議前擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或者開(kāi)視頻會(huì)議時(shí)，要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。

5、注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實(shí)際情況調(diào)整好。

6、會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。

7、除非是較長(zhǎng)的會(huì)議(超過(guò)一個(gè)半小時(shí)的會(huì)議)，否則盡量不要提供茶點(diǎn)，以 防與會(huì)者分心。

8、會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）。

9、橫幅（會(huì)議的題目、大小、大約提前 3-5 天制作）。

10、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接 放置在地上，這能反映出服務(wù)細(xì)節(jié)的水平。安排（（五）現(xiàn)場(chǎng)安排（人員入場(chǎng)時(shí)）、現(xiàn)場(chǎng)安排 人員入場(chǎng)時(shí)）

1、會(huì)議開(kāi)始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對(duì)參會(huì)人員簽到； 在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐？坐到什么地 方？例如：競(jìng)崗的人坐在那里？旁聽(tīng)的人坐那里？

2、會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員簽到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員。

3、講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）

4、會(huì)議日程安排表

5、鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）

6、空調(diào)的溫度問(wèn)題，如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效，這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！

7、出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負(fù)責(zé)！

二、會(huì)議中

（一）會(huì)議記錄

1、安排好專職的會(huì)議記錄員，對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記錄（特別是討論性 質(zhì)的會(huì)議），記錄內(nèi)容會(huì)后留底。

2、安排專人攝影（攝像、錄音），會(huì)后留底。

（二）會(huì)議服務(wù)

1、安排專人（會(huì)議組織人員或物業(yè)人員）負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。

2、舉辦大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí)，安排專人負(fù)責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、投影 儀、視頻設(shè)備等。

3、著裝（因?yàn)槌v話人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響；動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重！

4、主持人也要避免少走動(dòng)，如有特急的事情，可以通過(guò)寫紙條的形式來(lái)傳 遞。

（三）倒茶

1、外面的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)你們單位，那外面的領(lǐng)導(dǎo)就是客人，倒茶的時(shí)候要先給客 人

倒茶，然后在給自己?jiǎn)挝坏念I(lǐng)導(dǎo)倒茶；給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn) 入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)（如市長(zhǎng)或更高級(jí)的 領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。

2、倒茶的順序要按照職務(wù)的高低，比如說(shuō)參加會(huì)議的有單位董事長(zhǎng)、總經(jīng) 理、副總經(jīng)理，那你就應(yīng)該先給董事長(zhǎng)倒茶，然后在是總經(jīng)理，在輪到副總經(jīng)理。

3、切記一點(diǎn)，倒茶不能倒?jié)M，這個(gè)是很忌諱的，倒?jié)M了有驅(qū)客的嫌疑。

4、沖水不能沖著對(duì)方，針對(duì)沖水的動(dòng)作，要進(jìn)行分解：要拿起杯子，不要 對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。

5、沖水的服務(wù)人員最好只安排 1 人，可以避免太多的吸引會(huì)場(chǎng)參與者的目 光。

6、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。

（四）其他

1、參會(huì)人員就坐后提醒全部參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)成靜音。

2、會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，可適當(dāng)安排中途休息時(shí)間。

三、會(huì)議后

（一）整理會(huì)議記錄

1、整理好會(huì)議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進(jìn)行備案。

2、完成會(huì)議總結(jié)材料，材料內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議議程各項(xiàng)內(nèi)容、主要人員發(fā) 言材料、會(huì)議討論內(nèi)容和總結(jié)性結(jié)論。

3、整理完成會(huì)議總結(jié)材料后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，將審批通過(guò)的材料分發(fā)至各參會(huì) 人員遵照?qǐng)?zhí)行。

3、重要會(huì)議結(jié)束后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會(huì)議相關(guān)新聞。