第一篇：秘書復(fù)習(xí)

1.辦公室具體職責(zé)：“三辦”，辦文、辦會、辦事

2.秘書工作的性質(zhì)：輔助性、綜合性、政策性、機(jī)要性、事務(wù)性

3.秘書工作的作用：助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用、督查作用、信息作用、窗口作用、保障作用、橋梁作用

4.秘書工作的宗旨：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門和所轄地區(qū)或下級單位服務(wù)、為人民群眾服務(wù)

5.秘書工作的原則：守法遵紀(jì)、求真務(wù)實、超前服務(wù)、服從大局、團(tuán)結(jié)協(xié)作、聯(lián)系群眾

6.秘書工作的基本要求：主動、高效、準(zhǔn)確、保密

領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

第一章調(diào)查研究

1.調(diào)查：指通過各種途徑，運用各種方式方法，有計劃、有目的地了解事物真實情況。

研究：指對調(diào)查材料進(jìn)行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的思維加工，以獲得對客觀事物本質(zhì)和規(guī)律的認(rèn)識。

調(diào)查是研究的前提和基礎(chǔ)，研究是調(diào)查的發(fā)展和深化。

調(diào)查研究：指通過一定的途徑和方法，對特定客觀事物進(jìn)行有意識的探索與把握，從而獲得規(guī)律性認(rèn)識的活動過程。

2.分類：

調(diào)查目的：基礎(chǔ)性調(diào)查研究、政策性、經(jīng)驗性、專案性、經(jīng)營性、素材性、科研性 涉及對象范圍：普查、抽樣調(diào)查、典型調(diào)查、個案調(diào)查

內(nèi)容項目：專項調(diào)查、綜合、多項

3.原則：實事求是，必須做到不唯上，不唯書，不唯眾，不唯己，要唯實。

4.意義：是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行科學(xué)決策的前提，是貫徹執(zhí)行國家方針政策的必要步驟，是解決

具體問題的重要方法。

在秘書工作中的重要地位：是秘書部門發(fā)揮參謀助手作用的重要途徑，是秘書部門獲取可靠信息的主要渠道，是秘書部門做好其他工作的前提條件。

5.程序：

準(zhǔn)備階段：確定調(diào)查研究的課題和具體目的，確定調(diào)查對象和范圍，組織、思想和技術(shù)上的準(zhǔn)備，擬定調(diào)查提綱，設(shè)計、印制調(diào)查表格、問卷等。

調(diào)查階段：調(diào)查點聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行正式調(diào)查做好調(diào)查材料的收集、整理工作。

研究階段：在調(diào)查活動基本結(jié)束后對調(diào)查材料進(jìn)行綜合研究，運用歸納和演繹、分類和比較、分析與綜合等各種方法，從質(zhì)和量兩個方面對調(diào)查材料進(jìn)行思維加工。

總結(jié)階段：撰寫調(diào)查研究報告，輸出調(diào)研信息，調(diào)研活動總結(jié)，調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化。

6.調(diào)查方法：現(xiàn)場觀察、個別訪談、開調(diào)查會、問卷調(diào)查、統(tǒng)計調(diào)查、專家認(rèn)證

7.研究方法：歸納和演繹、比較和分類、分析和綜合、定量研究和定性研究、系統(tǒng)研究

方法

第二章 信息工作

1.秘書部門的信息工作即對領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作來說有用的新的信息。

2.特征：可增長性、可傳遞性、可分享性、可貯存性、時效性

3.種類：直接信息和間接信息，動態(tài)信息和靜態(tài)信息，無記錄信息和有記錄信息，政治信

息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、科技信息

4.作用：為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息根據(jù)，為科學(xué)管理提供良好的條件，是秘書部門做好

其他工作的重要保證。

5.要求：準(zhǔn)確完整、及時高效、適用適量

6.程序：收集、篩選、分類、加工、輸出和反饋、貯存

第三章 參謀咨詢

1.主動出主意叫“參謀”，在領(lǐng)導(dǎo)詢問時提供意見就叫做“咨詢”。

2.領(lǐng)導(dǎo)決策中的參謀咨詢：發(fā)現(xiàn)存在問題中的參謀咨詢，確定決策目標(biāo)中的參謀咨詢，擬

定備選方案中的參謀咨詢，選擇確定方案中的參謀咨詢，實施完善方案中的參謀咨詢。

3.日常工作中的參謀咨詢：其他“領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)”工作中的參謀咨詢（調(diào)查研究，信息工

作，協(xié)調(diào)和督查工作，議案、建議和提案工作、文字工作），秘書常規(guī)業(yè)務(wù)中的參謀咨詢（文書工作、會務(wù)工作、信訪工作），機(jī)關(guān)日常事務(wù)中的參謀咨詢（領(lǐng)導(dǎo)日程安排，其他事務(wù)性工作），對職能部門工作的參謀咨詢。

第四章 協(xié)調(diào)工作

1.秘書部門協(xié)調(diào)工作包括兩層含義：為領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)工作當(dāng)好參謀和助手，提供全方位的服

務(wù)；在自己的職能范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下獨立進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。

2.分類：縱向協(xié)調(diào)和橫向協(xié)調(diào)，內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)調(diào)，程序性協(xié)調(diào)和非程序性協(xié)調(diào)，宏觀

協(xié)調(diào)和微觀協(xié)調(diào)

3.意義：統(tǒng)一思想行動，保證政令暢通；形成系統(tǒng)合力，提高工作效率；理順各方關(guān)系，化解內(nèi)部矛盾

4.原則：調(diào)查研究、服從全局、平等協(xié)商、分級負(fù)責(zé)、目標(biāo)適度、統(tǒng)一協(xié)調(diào)

5.內(nèi)容：政策協(xié)調(diào)、利益協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、行動協(xié)調(diào)、事務(wù)協(xié)調(diào)

6.程序：調(diào)研分析、擬定方案、具體實施、評估總結(jié)

7.方法：文件會簽法、會議座談法、信息交流法、組織協(xié)調(diào)法、個別溝通法

8.講究藝術(shù)：原則性和靈活性結(jié)合，冷處理和熱處理并用，硬措施和軟措施配合，心理學(xué)

和修辭學(xué)兼用

第五章 督查工作

1.秘書督查工作是特定的職能部門為了執(zhí)行落實上級的工作安排而使用的工作手段。

2.種類：直接督查和間接督查，普遍督查和重點督查，分級督查和歸口督查，分階督查和

連續(xù)督查

3.意義：是實現(xiàn)決策目標(biāo)的重要手段，是克服官僚主義的重要措施，是獲取信息反饋的重

要渠道

4.原則：領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、秘書督辦，實事求是、尊重客觀，歸口管理、分級負(fù)責(zé)，注重實效、講究時效

5.內(nèi)容：決策督查（對領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重要決策或工作部署貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行督促檢查）、專

項督查（對領(lǐng)導(dǎo)批示、交辦事項的辦理情況進(jìn)行督促檢查）

6.程序：立項、交辦、承辦、催辦、反饋

7.方法：領(lǐng)導(dǎo)督查與專業(yè)隊伍督查結(jié)合法，自辦轉(zhuǎn)辦與組織協(xié)辦結(jié)合法，催辦與幫辦結(jié)合法，督查與調(diào)研結(jié)合法

第六章 議案、建議和提案工作

1.意義：是國家機(jī)關(guān)尊重人民群眾民主權(quán)利的重要體現(xiàn)，是密切行政、司法機(jī)關(guān)與人民群

眾關(guān)系的重要渠道，是接受人民群眾監(jiān)督、推動行政、司法工作的有力手段，是國家機(jī)關(guān)工作人員為人民服務(wù)、對人民負(fù)責(zé)的具體體現(xiàn)。

2.原則：堅持調(diào)查研究，堅持實事求是，堅持群眾路線

3.具體要求：正確對待建議、提案本身存在的問題；各承辦單位要主動承擔(dān)責(zé)任，互相配

合，不能互相推諉；承辦單位要加強(qiáng)同建議人、提案人的聯(lián)系；對每項建議和提案都要認(rèn)真寫好答復(fù)意見

4.秘書的工作：起草視察通知；制發(fā)必要的表格；搞好視察組織安排工作，寫出視察情況

報告；根據(jù)議案、提案原案的情況，與有關(guān)單位通氣，以便預(yù)先做好答復(fù)議案的準(zhǔn)備

5.辦理：交辦、承辦、催辦、答復(fù)、審查、查復(fù)、總結(jié)和報告、立卷和歸檔

第七章 文字工作

1.秘書文字工作包括文稿撰擬和文字記錄。

2.意義：秘書部門發(fā)揮參謀作用的重要途徑，秘書部門做好其他工作的前提條件，秘書人

員增長才干、展示才華的最好機(jī)會

3.特點：寫作活動的受動性，思維形式的抽象性，表達(dá)方式的綜合性，成文過程的程序性

4.文稿撰擬分類：各種法定公文、其他通用文書、商務(wù)文書和公關(guān)禮儀類文書、領(lǐng)導(dǎo)講話

稿、新聞報道和媒體署名文章

5.質(zhì)量要求：準(zhǔn)確反映領(lǐng)導(dǎo)意圖，內(nèi)容符合法律政策，觀點明確、邏輯嚴(yán)密，內(nèi)容實在、篇幅簡短，語言規(guī)范、行文得體

6.撰擬方式：秘書個人撰擬，小組集體撰擬，職能部門代擬

7.過程：文稿起草前的準(zhǔn)備，初稿的撰擬，文本的檢查和修改，文稿的審核、簽發(fā)和定稿

8.文字記錄要求：備好筆、紙等記錄工具，以備隨時記錄；培養(yǎng)傾聽和判斷能力，快速作

出記錄；及時補(bǔ)充和修改，認(rèn)真整理記錄

9.方法：要點記錄法、詳細(xì)記錄法、文字記錄與錄音、錄像技術(shù)并用法

秘書常規(guī)業(yè)務(wù)

第八章 文書工作

1.公文：國家機(jī)關(guān)或合法組織在公務(wù)活動中形成、按照規(guī)定程序制發(fā)和辦理的具有法定效

力和規(guī)范體式的文書。

2.任務(wù)：科學(xué)地、高效地處理公務(wù)文書，以保證機(jī)關(guān)工作精確、高速運轉(zhuǎn)。

3.核心內(nèi)容：公文處理，包括公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有

序的工作。

4.基本要求：及時、準(zhǔn)確、安全

5.公文處理程序：發(fā)文處理（草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)合、繕印用印、登記分發(fā)），收文處

理（簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦）

第九章 檔案工作

1.檔案三要素：社會活動的原始記錄，具有一定的物質(zhì)形態(tài)，具有考察使用價值

2.作用：憑證、參考

3.原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用

4.基本任務(wù)：對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門的文書歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；負(fù)責(zé)管理本

機(jī)關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累史料；根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的管理體制，制定相應(yīng)的檔案工作制度、條列，并負(fù)責(zé)對所屬地區(qū)或下級單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；貫徹執(zhí)行保衛(wèi)、保密制度，確保檔案盒檔案機(jī)密的安全。

5.機(jī)關(guān)檔案工作管理程序：檔案的收集，檔案的整理，檔案的鑒定，檔案的保管，檔案的統(tǒng)計，檔案的利用，檔案的移交

第十章 資料工作

1.資料工作是指充分掌握和有效利用資料，為需要者提供資料服務(wù)工作。

2.作用：為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考，為秘書擬文撰稿和其他工作提供材料和參考，為機(jī)

關(guān)其他工作提供資料服務(wù)或咨詢服務(wù)

3.特點：廣泛性和選擇性相結(jié)合，經(jīng)常性和突擊性相結(jié)合，強(qiáng)調(diào)資料服務(wù)的主動性

4.資料收集：原則（完整、準(zhǔn)確、定向、及時），方法（留存、購買訂閱、交換、網(wǎng)絡(luò)搜

尋、復(fù)印剪貼、摘記）

5.秘書個人資料積累必要性：個人資料具有針對性強(qiáng)、使用方便、查找迅速的優(yōu)點；秘書

根據(jù)自己的工作分工和個人特點，有計劃地積累資料，有利于提高工作的效率和質(zhì)量，有利于提高自身的知識水平和業(yè)務(wù)能力。

6.秘書個人資料積累方法：建立個人的小書庫，利用電腦貯存資料，筆記本分類摘抄，資

料袋累積資料，利用卡片積累資料

第十一章 會務(wù)工作

1.會務(wù)工作：指直接為舉行集會和召開會議服務(wù)的工作。

2.會議構(gòu)成要素：會議名稱、會議時間、會議地點、會議人員、會議的議題和議程、會議的方式、會議的結(jié)果

3.會議種類：大型、中型、小型會議，決策性、非決策性會議，綜合性、專業(yè)性、專題性、一事一議會議

4.會風(fēng)：人們在會議中表現(xiàn)出來的風(fēng)氣和習(xí)慣，它是思想作風(fēng)和工作作風(fēng)在會議上的表現(xiàn)，包括人們對待會議的態(tài)度和在會議中的表現(xiàn)。會風(fēng)直接關(guān)系到會議的效用和效率。

5.會風(fēng)不正的表現(xiàn)：會議過多過濫，會議時間過長，會議規(guī)模過大，過分講究物質(zhì)條件

6.端正會風(fēng)措施：嚴(yán)格控制會議數(shù)量，嚴(yán)格控制會議時間，嚴(yán)格控制會議規(guī)模，嚴(yán)格控制

會議預(yù)算，充分做好會前準(zhǔn)備、提高會議管理水平。

7.會前準(zhǔn)備：制定會議預(yù)案、編定會務(wù)工作程序表、準(zhǔn)備會議文件材料、發(fā)出會議通知、落實后勤服務(wù)、布置會場、印制有關(guān)票證、接待報到

8.會間服務(wù)：簽到、統(tǒng)計到會人數(shù)，安排會議發(fā)言，會議記錄，編印會議簡報，起草、修

改會議文件準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言，會間后勤服務(wù)

9.會后處理：會后文字工作，會議文書材料的收集和歸檔，會議后勤服務(wù)的善后工作，會

務(wù)工作總結(jié)

第十二章 信訪工作

1.特點：客觀性、廣泛性、復(fù)雜性、現(xiàn)實性、負(fù)反饋性

2.信訪工作：指處理人民群眾來信、來電和接待人民群眾來訪的工作

3.意義：保證公民行使民主監(jiān)督權(quán)力的必要形式，了解社會情況獲取反饋信息的重要途徑，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或社會組織密切聯(lián)系群眾的橋梁，協(xié)調(diào)各方關(guān)系、維護(hù)社會安定的必要手段。

4.職責(zé)：受理、交辦、轉(zhuǎn)送信訪人提出的信訪事項；承辦上級和本級人民政府交由處理的信訪事項；協(xié)調(diào)處理重要信訪事項；督促檢查信訪事項的處理；研究、分析信訪情況，開展調(diào)查研究，及時向本級人民政府提出完善政策和改進(jìn)工作的建議。

5.原則：按法規(guī)和政策辦事的原則，實事求是、加強(qiáng)調(diào)查研究的原則，堅持思想教育、維

護(hù)法制的原則，分級管理、歸口辦理的原則，件件有著落、事事有結(jié)果的原則

6.程序：來信處理（拆封、閱讀、登記、轉(zhuǎn)辦、立案交辦、回復(fù)），來訪接待（熱情接待、仔細(xì)登記、認(rèn)真接談并詳細(xì)記錄、酌情處理、立案交辦和回復(fù)），群眾來電，信訪案件（立案、轉(zhuǎn)辦、承辦查處、催辦、結(jié)案）

第十三章 保密工作

1.保密工作：就是為達(dá)到“保密”目的所采取的一切手段和措施。

2.特點：政治性、相對性、群眾性、隱蔽性

3.意義：關(guān)系到國家的安全和利益，關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，關(guān)系到機(jī)關(guān)工作能否正常

運轉(zhuǎn)

4.重點環(huán)節(jié)：文件保密、會議保密、通訊和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息保密、經(jīng)濟(jì)和科技情報保密、新聞出版保密、領(lǐng)導(dǎo)個人信息保密

5.保密工作實務(wù)：健全保密制度，開展保密教育，進(jìn)行保密檢查，處理失密事件 第十四章 網(wǎng)站管理

1.網(wǎng)站管理制度：分級管理制度，專人管理制度和崗位責(zé)任制度，保密制度，信息審查制

度

第十五章 談判事務(wù)

1． 談判：雙方或多方為了消除分歧、改善關(guān)系或滿足各自利益需要，就某些共同關(guān)心的事

項進(jìn)行相互磋商的一種社會活動。

2． 構(gòu)成要素：談判主體、談判內(nèi)容、談判目的、談判結(jié)果

3． 原則：客觀性原則、求同存異原則、公平競爭原則、互利原則

4． 程序：準(zhǔn)備（收集談判信息，確定談判目標(biāo)，安排和審議談判議程，設(shè)計談判對策，組

織談判班子，選擇和安排談判地點），談判（開局、磋商、拍板），完成（擬定談判協(xié)議，協(xié)議的正式簽字，談判工作總結(jié)）

5． 合同：基本內(nèi)容（標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價款酬金及結(jié)算方式、履行的期限地點和方式、違約責(zé)任），格式（標(biāo)題、雙方當(dāng)事人名稱、正文、結(jié)尾）

第十六章 公關(guān)工作

1． 公共關(guān)系：一個社會組織用傳播手段使自身與公眾相互了解、相互適應(yīng)、達(dá)到和諧的一

種管理職能。

主體：社會組織，客體：公眾，手段：傳播，目標(biāo)：和諧，性質(zhì)：管理

2． 原則：以事實為基礎(chǔ)，以公眾研究為依據(jù)，以公眾利益為出發(fā)點，以全員公關(guān)為保證

3． 公共關(guān)系工作程序：形象調(diào)查、活動策劃、策動傳播、評估結(jié)果

4． 公關(guān)意識：指將公共關(guān)系的基本原則化為自覺習(xí)慣和行為規(guī)范所形成的思想意識。包括

形象意識、公眾意識、互惠意識、真誠意識、溝通意識、長遠(yuǎn)意識

5． 秘書職業(yè)形象：指秘書在工作中的職業(yè)精神、執(zhí)業(yè)水平、文化素養(yǎng)、服務(wù)態(tài)度、舉止禮

儀等方面的綜合表現(xiàn)在公眾心目中留下的印象，是社會對秘書個人或群體的整體判斷和綜合評價。

內(nèi)在形象：職業(yè)精神、文化素養(yǎng)、職業(yè)能力

外在形象：衣著裝扮優(yōu)雅得體，待人接物誠懇熱情，言語行為文明端莊，社交活動禮貌守信

機(jī)關(guān)日常事務(wù)

第十七章 日程安排和時間管理

1.日程安排：指秘書部門協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)對下一階段領(lǐng)導(dǎo)所要進(jìn)行的工作按時間順序作出合理的計劃，并通過一系列服務(wù)使計劃得以順利實施的工作。

2.領(lǐng)導(dǎo)日程安排的意義：有利于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)地利用時間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作水平；有利于秘書做

好輔助性工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)；有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門協(xié)調(diào)行動，提高機(jī)關(guān)工作效率。

3.注意事項：注重實效，不搞形式主義；注意張弛相間，勞逸結(jié)合；要留有充分的機(jī)動時

間；要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見；要注意保守秘密。

第十八章 隨從工作

1.隨從工作：就是為領(lǐng)導(dǎo)人到單位所在地之外從事公務(wù)活動提供各方面服務(wù)。

2.意義：可以提高領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動的效率，有利于樹立組織的公關(guān)形象，有利于鍛煉秘書的才干

3.特點：單兵作戰(zhàn)素質(zhì)要求高，時限性強(qiáng)勞動強(qiáng)度大，環(huán)境陌生未知因素多

4.要求：考慮周到，反應(yīng)靈活；服務(wù)主動，辦事細(xì)心；說話謹(jǐn)慎，行為檢點

5.準(zhǔn)備：明確公務(wù)旅行的任務(wù)和行程，旅行日程表安排，具體準(zhǔn)備（落實交通和賓館，旅

費，公務(wù)活動的材料，旅行用品）

6.期間和返回后的服務(wù)：時間管理和交通安排，熱情接待來訪客人，保持良好的通信聯(lián)系，注意領(lǐng)導(dǎo)的安全和健康，處理外出公務(wù)活動的資料，結(jié)算旅差費用

第十九章 通信聯(lián)絡(luò)

1.向外打電話：準(zhǔn)備（準(zhǔn)備通話提綱，了解使用方法，查核對方號碼），程序（正確撥號，主動自報家門，準(zhǔn)確陳述內(nèi)容，耐心解答疑問，禮貌告別對方）

2.找對方領(lǐng)導(dǎo)通話：與對方接話人友好協(xié)商，以恭敬的語氣與對方領(lǐng)導(dǎo)通話

3.接電話：準(zhǔn)備記錄電話，迅速摘機(jī)呼答，主動自報家門，明辨對方身份，聽記對方陳述，及時提出疑問，復(fù)述來話內(nèi)容，禮貌告別對方

4.電話內(nèi)容處理：整理電話記錄，重要電話專門處理

5.處理打給領(lǐng)導(dǎo)的電話：辨別來電的重要程度，掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)性與工作安排，回話時

靈活機(jī)動

6.注意事項：要做好準(zhǔn)備，要認(rèn)真記錄，態(tài)度要和氣、要多用禮貌用語，口齒要清楚、速

度要適中，要注意安全保密，打電話時姿態(tài)要端正

第二十章 接待和禮儀

1.接待：是指社會組織對公務(wù)活動中的來訪者進(jìn)行迎送、接洽和招待活動，是社會組織人

員相互交往的方式。

2.特征：廣泛性、禮儀性、務(wù)實性

3.基本要素：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務(wù)、接待方式

4.原則：熱情周到、平等尊重、節(jié)儉適度、安全保密

5.程序：接受任務(wù)、安排接站及食宿、看望并商議活動日程、組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會見、活動日

程實施、送別

第二十一章 值班和突發(fā)事件處理

1.值班任務(wù)：承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種事務(wù)，負(fù)責(zé)工作接待和群眾來訪，負(fù)責(zé)收轉(zhuǎn)電話和收存

郵件，處理急文急事，負(fù)責(zé)治安防范工作

2.值班制度：值班室崗位負(fù)責(zé)責(zé)任制，交接班制，請示報告制

3.值班要求：忠于職守、細(xì)心謹(jǐn)慎、熱情接待、注意保密、做好值班記錄

第二十二章 其他日常事務(wù)

1.印章種類：單位公章、領(lǐng)導(dǎo)人名章、各種專用章

2.信證管理

3.機(jī)關(guān)后勤保障：環(huán)境管理（機(jī)關(guān)庭院的衛(wèi)生和綠化，辦公室布置，辦公樓管理，機(jī)關(guān)大

門、禮堂、會議室管理），辦公資源管理（采購和發(fā)放，調(diào)配和管理）

4.車輛管理：車輛配置、車輛調(diào)度、司機(jī)的管理和教育

第二篇：【秘書總復(fù)習(xí)】范文

一、會議方案的擬訂

（一）會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內(nèi)容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間性和地點。（5）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經(jīng)費預(yù)算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

2.會議籌備方案的作用:(1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）確保會議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行 3.電話會議及視頻會議（1）電話會議交流信息的特點

1）電話會議:①方便靈活，準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

③為了提高電話會議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。

2）電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進(jìn)行，具體要求如下：1準(zhǔn)確發(fā)出開會信息；2認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料；3合理安排會場信息傳輸設(shè)備；4按時接通電話；5互相能報出席情況；6做好會議記錄。（2）視頻會議

1）視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。2）視頻會議信息工作的要求

由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，踏踏實實做好會務(wù)工作。具體要求有：1 發(fā)出開會信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳輸設(shè)備；5做好會議準(zhǔn)備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。

4.遠(yuǎn)程會議籌備方案的優(yōu)點:遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點。5.會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求

會務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求。具體要求如下：（1）要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。（2）會務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

（二）會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會

分成籌備小組

形成籌備方案

領(lǐng)導(dǎo)審核方案。

二、會務(wù)籌備概述

（一）會務(wù)籌備概述

1.會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容:（1）會議準(zhǔn)備是否充分;（2）會議期間能否排除各種干擾;（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備（4）文件材料的準(zhǔn)備情況;（5）會場布置情況的檢查;（6）會議保衛(wèi)工作的檢查;（7）檢查的其他內(nèi)容

2.會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式:務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會議工作人員匯報。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會形式。

3.會務(wù)籌備情況的檢查的方法:務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報;（2）會前現(xiàn)場的檢查

（二）會務(wù)籌備的程序

1.開會檢查的程序:如對會議的準(zhǔn)備情況以匯報會的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)包括：(1)會議籌備機(jī)構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結(jié)果以書面報告的形式上報領(lǐng)導(dǎo)?。?）會議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知。（3）召開籌備檢查協(xié)調(diào)會，聽取匯報，并會上現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調(diào)和問題。（4）匯報會后要以電話、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實。

2.現(xiàn)場檢查的程序:（1）先制定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關(guān)籌備部門.2）將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項目逐一現(xiàn)場核對，對達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)確項目都要有明確的記錄。（4）對未達(dá)到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關(guān)籌備部門予以糾正。

三、審核會議文件夾概述:

1.會議文件的類型,2.會議文件審核的內(nèi)容:(1)審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性(2)會議文件的具體內(nèi)容3.會議文件審核的方法:(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專用術(shù)語名詞較少的定稿。

（二）會議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書就文件內(nèi)容進(jìn)行自審，使會議文件在初始期就能嚴(yán)格把關(guān)。（2）由主管乞討書進(jìn)行會議文件夾初審。（3）如會議文件夾的內(nèi)容涉及的部門較多，要進(jìn)行必要的會審。（4）在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)者或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。

四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議的有關(guān)事宜

（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議概述

1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則有：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。2.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的方法:(1)定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報告;(2)由會議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報會議的情況;(3)領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會議;(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進(jìn)展情況的小型展覽向領(lǐng)導(dǎo)者匯報工作。

3.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機(jī):第一，會議籌備階段；第二，會中階段；第三，會后階段。

（二）與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會議有關(guān)事宜的工作程序

與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會議有關(guān)事宜的程序如下：(1)明確會議的目標(biāo);(2)明確溝通會議有關(guān)事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的籌備情況及進(jìn)展，同時應(yīng)講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領(lǐng)導(dǎo)。

五、擬訂會議的應(yīng)急方案概述

1.會議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題;(2)出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員

2.會議應(yīng)急方案的作用:(1)會議應(yīng)急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)，提高會議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問題出現(xiàn)時，能夠有回旋余地。

3.會議應(yīng)急方案特點:1.有的放矢；2.預(yù)防為主；3.留有余地。

4.會議應(yīng)急方案實施的原則:1思想上充分重視；2在人、財、物方面要措施到位；3在實施的過程中要堅持定期檢查。

5.處理會議突發(fā)事件的方法:1處理人員問題；2處理場地問題；3處理設(shè)備問題；4處理資料問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。

（二）會議應(yīng)急方案的工作程序預(yù)測情況

準(zhǔn)備應(yīng)對備選方案

討論會議緊急情況

確定會議應(yīng)急方案。

一、會議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求

（一）基礎(chǔ)知識

1.會議總結(jié)的目的具體來講主要有以下幾點：（1）檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況。（2）檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不斷改進(jìn)會議的組織服務(wù)工作。（4）獎懲相關(guān)人員，并要妥善解決會議的遣留問題。

2.會議總結(jié)的內(nèi)容:總結(jié)內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（二）會議總結(jié)的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿→向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論→總結(jié)定稿→印發(fā) →歸檔 →組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。

二、會議評估工作的內(nèi)容和要求

（一）基礎(chǔ)知識

1.會議評估工作的內(nèi)容:（1）構(gòu)成有效會議的要素

一個有效會議應(yīng)該具有清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r間、合適的地點、恰當(dāng)?shù)谋匾?、順暢緊湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會人員、參會人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。

（2）影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結(jié)為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；3會議責(zé)任分工。

2.會議評估的標(biāo)準(zhǔn):（1）是否達(dá)到目標(biāo)。（2）會議時間性評估。（3）與會人員參與會議狀態(tài)與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進(jìn)的意見或建議。（4）會議服務(wù)評估。會議服務(wù)是否到位，會議中的合作精神如何。（5）會議實際費用支出、會議成本評估。（6）再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項。3.會議評估工作的方法和要求

（1）會議評估工作的方法”1.評估方法可以在會議結(jié)束時以意見調(diào)查的方式進(jìn)行。2.告知與會人員有義務(wù)一同提高會議質(zhì)量。

（2）會議評估工作要求:會議評估力求科學(xué)、高效。最好在確定了會議目的的早期策劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。

（二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的主要因素

設(shè)計會議效果評估表

匯總評估結(jié)果。

（三）注意事項

會議結(jié)束后，應(yīng)注意避免以下情況：（1）欠缺會議記錄。（2）對決議實不力。（3）不對會議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)。（4）不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組。（5）與會人員對會議感到不滿。

一、確定涉外禮次序

（一）基礎(chǔ)知識

1.涉外接待的原則和要求

（1）涉外接待的原則:與國內(nèi)禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內(nèi)外有別；4尊重個人；5女士優(yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。

2.禮賓次序:在商務(wù)交往的具體實踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國際會議或體育比賽。（2）依照來賓的具體身份與職務(wù)的高低來排列先后次序。適用于正式的政務(wù)、高務(wù)、科技、學(xué)術(shù)、軍事交住。（3）依照來賓抵達(dá)的具體時間早晚來排列其先后次序。適用于：1當(dāng)各國大使同時參加派駐國的某項活動時；2在非正式的涉外活動中亦可采用此種排列方法。（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規(guī)模的國際性的招商會、展示會和博覽會。（5）不排列。當(dāng)上述方法難以應(yīng)用時，便可采用這種排列方法。

（二）禮賓次序確定步驟1.確定禮賓次序方案;2.提前通知有關(guān)各方;3.按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

二、安排涉外迎送儀式

（一）基礎(chǔ)知識1.涉外迎送儀式的要求（1）發(fā)出邀請:一般由東道國先發(fā)出邀請，邀請一般采用書面形式，被邀請者在接到邀請函后，應(yīng)及時給予答復(fù)，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。(2）準(zhǔn)備工作:在外賓抵達(dá)前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作：1搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況；2了解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達(dá)時，由適當(dāng)?shù)娜藛T前往機(jī)場、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項禮儀程序和活動。

2.著裝要求:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。

（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:1.確定迎候人員;2.準(zhǔn)備迎賓的物品;3.見面講究禮節(jié);4.送行前的拜訪;5.安排送行儀式

三、安排涉外會見會談和拜訪

（一）基礎(chǔ)知識

1.涉外會見會談要求:安排會見、會談的時，對秘書的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準(zhǔn)備工作要落實到位。3）會談會見時要做好記錄，對客人提出、領(lǐng)導(dǎo)許諾的問題，會后應(yīng)負(fù)責(zé)落實，做好后繼工作。

2.拜訪的要求:(1）拜訪由秘書先電話聯(lián)系對方的秘書和隨員，雙方商定時間。(2)由東道主帶領(lǐng)員前去對方下榻的賓館,到達(dá)后應(yīng)該在大堂里打電話通知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次見面, 可以不送禮物.(二)會見、會談的工作程序

會見、會談的工作程序如下圖所示。（圖略）

四、涉外宴請的常識

（一）基礎(chǔ)知識

1.涉外宴請的原則:（1）宴請環(huán)境十分重要，應(yīng)該選雅致、安靜的地方.（2）點菜時不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請的人要講究個人衛(wèi)生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚宴。

2.西餐禮儀:我方宴請是中餐，來賓回請很有可能是西餐，所以應(yīng)該了解一些的基本的西餐禮儀。

（二）注意事項:（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時一定注意控制自己說話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。

五、饋贈禮品的要求

（一）基礎(chǔ)知識

1.各國的禁忌:各國、各民族在都有自己獨特禮節(jié)和習(xí)俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方的習(xí)俗，很可能就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。所以應(yīng)該對各國的忌諱有基本的了解。

2.饋贈禮品的禮節(jié):①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。

（二）選擇禮品的注意事項:在選擇禮品的時候，需要考慮這樣幾個因素: 1.與受禮者的關(guān)系;2.明確送禮的原因;3.了解受禮者的特點;4.經(jīng)濟(jì)方面的限定

一、正確選擇辦公的模式

（一）基礎(chǔ)知識:1.辦公模式的種類:一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠(yuǎn)程工作；③虛擬辦公室；④臨時辦公桌；⑤彈性時間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項目團(tuán)隊。

2.導(dǎo)致辦公模式變化的原因:（1）辦公場地的費用過高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。（2）城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。（3）高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場所也能相互溝通。（4）企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項目就不需聘用長期的正式員工。5）企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本。（6）一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。（7）在寬松的社會環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實施多種模式的工作方式。

（二）選擇不同辦公模式的工作程序:（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題（是否人工成本過高？是否有增加臨時用工的需求？是否有可以不在公司場地完成工作任務(wù)？是否有相當(dāng)數(shù)量的職工熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)？）（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式.（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度。4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式。（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失。

二、合理進(jìn)行辦公室布局

（一）基礎(chǔ)知識

1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。（2）封閉式辦公室。

2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于員工的工作分配。（3）有利于工作順利完成。

3.不同辦公室布局的設(shè)計要求

（1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費用經(jīng)常按每平方米計算。空間越大，費用越高。

（2）開放式和封閉式辦公室

1）開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的組合。開放式辦公室具有如下特點：①不設(shè)個人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來確定位置。

2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動的各種因素，如下員、業(yè)務(wù)特點、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關(guān)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

（二）設(shè)計不同形式辦公室的工作程序

1.分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對辦公效率的影響。4）需要設(shè)備及家具量的多少。2.設(shè)計平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)意見修改設(shè)計,完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開時，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。4.注意采光、溫度和通風(fēng)

一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作

（一）基礎(chǔ)知識:改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替換；④合并；⑤精簡。

（二）工作程序: 無論是復(fù)雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個基本步驟：定義→評價→分析→改進(jìn)→實施

（三）工作流程分析改進(jìn)的基本步驟: 工作流程分析與改進(jìn)的目的可以簡要地概括為需要回答的3個問題：①我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）？②應(yīng)在何處（改進(jìn)的目標(biāo)）？③如何到達(dá)該處（改進(jìn)的方法）？

二、處理突發(fā)事件

（一）基礎(chǔ)知識

1.突發(fā)事件的種類:可能出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災(zāi)；②傷害；③疾??；④炸彈威脅或恐慌。2.處理突發(fā)事件的原則:（1）快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展;（2）以人為本，保護(hù)公眾利益;（3）公開透明，真誠面對公眾;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點；③事故涉及的人員；④事故的證人；⑤事故過程的概述；⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報告表記錄在事故報告表上的信息主要有：（1）完成表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)。（3）發(fā)生事故的日期、地點。（4）事故的細(xì)節(jié)及對事故的看法，（5）進(jìn)行的急救行動和醫(yī)療處理的情況，包括由誰進(jìn)行。（6）必要時還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。（7）填寫表格的人員簽名和日期。

（二）處理突發(fā)事件的工作程序

1.突發(fā)事件的預(yù)防措施:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。（3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來測試編寫的程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對行動。（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況，如有報警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護(hù)。

2.突發(fā)事件的應(yīng)對措施是：（1）準(zhǔn)備清除的書面緊急情況處理程序。（2）用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序。（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)。（6）保證工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員。（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理情況。（8）保證定期檢查和更新設(shè)備。

3.處理突發(fā)事件的工作流程:（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護(hù)好現(xiàn)場;（2）查找問題的原因;（3）成立臨時指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開新聞發(fā)布會

三、完成督促檢查工作

（一）基礎(chǔ)知識

1.督查工作的內(nèi)容:（1）上級領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督查的事項。（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹落實情況。（3）本單位的中心工作、重要會議及文件決定事項的貫徹落實情況。（4）新聞媒體和重要客戶對本單位的批評、建議的答復(fù)與處理情況。（5）人大代表、政協(xié)委員以及職代會、股東會的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下級單位請示事項的答復(fù)與辦理情況，以及基層請求上級機(jī)關(guān)幫助解決問題的辦理情況。（7）秘書在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議列入專項督查，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項。

2.秘書督查工作的特點有：復(fù)雜性，原則性，時限性和權(quán)威性。

3．督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實原則；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則。

1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；（2）電話督查；（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調(diào)研督查。

（一）工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦→立項→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。

（二）注意事項

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應(yīng)當(dāng)遵循一定的規(guī)律和方法，但也有其自身的特點和工作方式。一般來說有如下方法：(1)與信息工作相結(jié)合;(2)與調(diào)查研究相結(jié)合;(3)堅持歸口辦理，分級負(fù)責(zé);(4)堅持結(jié)報反饋制度

2.督查工作的注意事項有：（1）實事求是；（2）授權(quán)督查；（3）時限要求；（4）辦實事；(5)謙虛謹(jǐn)慎。

一、制定工作計劃

（一）基礎(chǔ)知識

1.辦公室工作計劃的種類

（1）按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標(biāo)型計劃、規(guī)劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。

2.制定工作計劃的方法:

（1）根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項項列出本團(tuán)隊要完成的所有任務(wù)?？梢允褂脤ｉT制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項寫下。

（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按ABCD法則（參見四級秘書），先做重而急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標(biāo)記 出任務(wù)完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。

（4）列出完成每一項任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息，包括人力、物力、財力等。

（5）明確完成每一項任務(wù)的各個階段指標(biāo)和估算的時間要求。

（6）指明每一項任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

（7）從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。

（8）明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。

（9）明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。

3.計劃的內(nèi)容與要求:行動計劃或計劃表必須指明所管理的項目或團(tuán)隊工作的其他一些重要方面，具體包括：

(1)每一項任務(wù)的具體目標(biāo)。(2)每一項任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。(3)每一項任務(wù)所需的資源。(4)每一項任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。(5)在計劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。

（二）制定工作計劃的工作順序

1.制定工作計劃的程序

估量機(jī)會→確定目標(biāo)→確定計劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分計劃→編制預(yù)算。

2.編制常見的工作計劃:常的工作計劃中都要指明一段時期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團(tuán)隊的現(xiàn)實狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。

五、確定承辦期限

（一）基礎(chǔ)知識

1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復(fù)時間規(guī)定，許多企業(yè)都對行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費的時間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。

2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對時效性制定的規(guī)則，是在時效性上指導(dǎo)人們行動的標(biāo)準(zhǔn)，它要求人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽(yù)和效率。

（二）制定承辦期限對頂?shù)墓ぷ鞒绦?/p>

(1)調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定。(2)時間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。(3)確定同一任務(wù)的不同承辦周期。(4)確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。

六、對辦公室工作進(jìn)行評估

（一）基礎(chǔ)知識

1.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機(jī)構(gòu)的建制.(3)促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任.(4)有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

2.工作質(zhì)量評估的要求:(1)目標(biāo)不宜過多。(2)目標(biāo)之間要相互協(xié)調(diào)。

（二）評估工作程序

1.對辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理:(1)建立一套完整的目標(biāo)體系;(2)確定目標(biāo)(3)組織實施(4)檢查評估

2.對辦公室工作進(jìn)行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運用科學(xué)方法（如預(yù)測、概率估算、實測、預(yù)定動作世間法等）對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理方法。

3.對辦公室工作進(jìn)行評估:目標(biāo)必須是明確并可以考核的。包括：（1）數(shù)量目標(biāo)評估；（2）質(zhì)量目標(biāo)評估。

一、辦公用品與設(shè)備的采購程序

（一）基礎(chǔ)知識

1.獲得設(shè)備使用權(quán)的方式:獲得設(shè)備使用權(quán)主要有兩種方式：一種是購買；一種是租用。

2.政府采購:我國政府采購的主要方式有五種,即公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。

（二）采購工作程序:1.提出購買申請;2.審批，落實經(jīng)費;3.招標(biāo)，選擇供應(yīng)商;4.簽訂供貨合同;5.貨物入庫;6.支付貨款

二、采購預(yù)算方案的制定

（一）基礎(chǔ)知識

采購預(yù)算方案制定的原則有：（1）真實性原則；（2）重點性原則；（3）目標(biāo)相關(guān)性原則；（4）經(jīng)濟(jì)合理性原則。

（二）制定采購預(yù)算方案的工作程序

1.確定預(yù)算的核算基數(shù);2.進(jìn)行市場調(diào)研;3.確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格;4.編寫預(yù)算方案;5.征求意見，完善方案

（三）預(yù)算方法:在具體的預(yù)算編制過程中，有兩種預(yù)算方法可供選擇:1.傳統(tǒng)預(yù)算法;2.零基預(yù)算法

三、調(diào)配辦公資源

（一）基礎(chǔ)知識

1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。

2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理地調(diào)配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

（二）調(diào)配辦公資源的工作程序:無論是使用人工還是計算機(jī)，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：

(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點、功能情況等。(2)對單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對不同資源進(jìn)行分類管理。(3)對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況。(4)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

一、文書的審核

是對文件草稿從內(nèi)容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書審核的要求:1.審核中發(fā)現(xiàn)的問題必須逐一糾正。2.一般性問題可以直接修改。3.需做較大的改動、可附上具體修改日期，退回擬稿人或承辦部門共同協(xié)商。

（三）審核文書的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書的內(nèi)容;4.檢查文字內(nèi)容;5.檢查文件體式6.檢查文書在處理程序上是否妥善完備

二、文書的擬辦

（一）文書的擬辦的含義:文書擬辦是針對文件的辦理提出初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時參考。

（二）文書擬辦的要求:1.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門的負(fù)責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況。3.熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定。4.擬辦意見要符合政策規(guī)定和實際情況。5.擬辦意見力求準(zhǔn)確、及時、簡潔。

（三）文書擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書內(nèi)容3.提出擬辦意見

三、文書的承辦

（一）文書承辦的含義

文書承辦是按時文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，結(jié)合工作的實際情況，具體算是文件的工作。

（二）文書承辦的要求:1.認(rèn)真領(lǐng)會擬辦、批辦意見。2.文書的承辦要區(qū)分輕重緩急。3.來文內(nèi)容涉及以前的收文，要杳找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考。4.對于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書，應(yīng)及時清理，并將有關(guān)情況及時說明。5.要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。

（三）文書承辦的工作步驟:1.了解文書內(nèi)容;2.研究批辦意見;3.進(jìn)行具體辦理

四、文書的催辦

（一）文書催辦的含義

催辦是對文書辦理情況的督促和檢查，以便使承辦按照文書的時限要求及時處理。

（二）文書催辦的要求:1.催辦中發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報。2.要填寫催辦記錄。

（三）文書催辦的工作程序:1.確定催辦的范圍;2.確定催辦的方法3.進(jìn)行催辦

一、檔案利用(一)檔案利用的含義

檔案利用工作是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（二）檔案利用的要求:1.依法開展利用工作。2.主動、及時開展利用工作。3.不斷完善檔案服務(wù)方式和手段。4.掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據(jù)此開展檔案利用。

（三）檔案利用的工作程序

1.熟悉庫藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參考材料的編號

（一）檔案參考材料的含義

檔案參考資料是檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。

（二）檔案參考資料

檔案參考資料編寫要做到真實、準(zhǔn)確、實用，注意檔案的保密性；問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝煉，概括性強(qiáng)。

（三）編寫檔案參考資料的工作程序

1.確定編寫檔案參考資料的種類;2.收集檔案材料;3.進(jìn)行編寫

三、電子檔案管理

（一）電子檔案的含義:電子檔案是在計算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（二）電子檔案的特點有：①非人工識讀性；②對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性；③信息的可變性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

（三）電子檔案的種類

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文件；②數(shù)據(jù)文件；③圖形文件；④圖像文件；⑤聲音文件；⑥多媒體文件；⑦命令文件。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文件；②支持性文件；③輔助性、工具性文件。3.按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計算機(jī)輔助設(shè)計和制造中產(chǎn)生的文件。

4.按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計算機(jī)直接產(chǎn)生的文件、對傳統(tǒng)文件用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備處理后生成的文件。

（四）電子檔案管理的要求有：①真實性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。

第三篇：秘書英語復(fù)習(xí)

1.選擇題：30分，題量15個，要求：選擇適當(dāng)?shù)拇钆洌?2.選詞填句子，20分，題目10個，要求，適當(dāng)改變詞形；

3.閱讀理解題：30分，共3篇文章，題量15個，題型有閱讀文章判斷正誤和選擇；

4.寫作：20分，按照寫作要求和提供的信息，要求信息完整、書寫清晰、格式正確；一個題20分；

Unit 1-2

Secretary job introduction and job application 1.Rank of the secretary秘書等級 1.1 secretary typist

附屬一位或者數(shù)位主管，以速記和打字為主要工作； 1.2 Junior secretary

即助理秘書，輔佐主要秘書，成為高級秘書的過渡型； 1.3 private secretary/confidential secretary

是經(jīng)理、主任級的man-to-man秘書，可委任以部分重要工作，對工作需要有高度的了解和判斷；

1.4 executive secretary

屬于總負(fù)責(zé)人或主管，有極大的權(quán)力，須有高度的知識，能力，判斷力和豐富的經(jīng)驗，大都是經(jīng)驗豐富，年齡較大的小姐或者女士居于其位。

1.Secretary of ：數(shù)人當(dāng)中的一個

2.Secretary to: 專屬秘書，權(quán)限大，薪水高。2.公司名稱縮寫的含義和用法

1.Co.是company 通稱,可以指 Limited Company,縮寫為：

Co.Ltd.2.corporation:美國公司名稱,相當(dāng)于limited company, 3.firm:兩人以上的合股企業(yè),不能用語公司名稱當(dāng)中,可以說this firm, our firm.4.美國/加拿大的公司名稱常用incorporated,縮寫為： Inc.Section 2: important words and phrases 1.normal Speed of the typist：

180 wpm 2.Resume /CV 簡 歷

3.做會議記錄 take minutes 4.CV = Curriculum Vitae 簡歷

5.申請工作時必須有一份簡歷。In applying for a job，a copy of resume is a must.6.隨函附上我的簡歷一份.Enclosed is a copy of my curriculum vitae.7.特寫信了解貴公司是否有秘書職位的空缺.I’m writing to ask if you have a vacancy for secretary.8.讀了貴公司今天刊登在《中國日報》上的招聘廣告，本人特來應(yīng)聘秘書一職。

In reply to your ad in today’s China Daily，I am writing to apply for the position of secretary.9.根據(jù)今天早上的《上海日報》，你們在招聘一名經(jīng)驗豐富/辦事迅速的秘書，本人相信能勝任此職，特來信應(yīng)聘。

According to this morning’s Shanghai Daily, you want a experienced, efficient secretary, I feel I can fill that position.10.英語秘書招聘翻譯

10.1 Good English skills required.要求英語良好.10.2 University graduate majored in secretary.要求大學(xué)秘書專業(yè)畢業(yè).10.3 Spanish is preferred.最好會西班牙語.10.4 Applicant 應(yīng)試人/面試人/求職者 10.5 Application letters求職信 10.6 on behalf of

Section 3: application letter translation

P95.2 類似題型熟悉

Unit 3 How does a secretary work at the office

1.和同事相處之道：How to get well with your boss and colleagues? Acceptance Cooperation Tact Fairness 2.Meeting the Office Staff Principle of introduction:

a person holding a less prestigious position is introduced to a person holding a more prodigious position, whether male or female.Unit 4 Reception 1.辦公室接待典型用語: 1.1 May I have your name? Can I have your name ,please? 請問您貴姓？/請問您尊姓大名？

1.2 What company are you from?

請問您代表哪家公司？

1.3 He has been looking forward to your arrival/ has been expecting you, please follow me.他在恭候您的光臨，請隨我來。1.4 make the appointment: I am calling to confirm that Mr,Li can not ____the appointment tomorrow.A.make B.makes C.made D.Making 1.5 I am alwayls looking forward to ___you.A.see B.seeing C.saw D.sees 2.Handling complaint: 2.1 I have a complaint to make.我有事要投訴。

2.2 make a complaint.3.Pick someone up at the airport 3.1 How many articles of luggage do you have?你帶了多少件行李? 3.2 他正在出差,不能親自來接你了.He is on a business trip, and can not come to pick you up in person.3.3 The General Manager asked me to come here in his place to pick you up.總經(jīng)理讓我代表他來接您.4.商務(wù)用餐常用詞句

4.1 I now propose a toast to the friendship between our two people.現(xiàn)在,我提議為我們兩國人民的友誼干杯!4.2 我非常高興能為我們的貴賓舉辦這次宴會。

I’m very happy to host the dinner in honor of our distinguished guests.4.3我們今天能與英國客人歡聚一堂,感到非常高興.我們加深了互相了解,為今后合作打下了堅實基礎(chǔ).希望你們在中國停留愉快!干杯!

We are very happy that we can get together with English guests.We deepened our mutual understanding and laid a solid foundation for our future corporation.Wish you a happy stay in China!Cheers!4.4 現(xiàn)在我提議：為我們的東道主以及中國人民的健康，為我們的個人關(guān)系和商務(wù)關(guān)系的增強(qiáng)，為我們下次的來訪和你們訪問我國，干杯!Now I should like to propose a toast to the health of our host and the health of the Chinese people, to our growing personal as well as commercial ties, to our next visit to your beautiful country, and you to ours!4.5祝酒答謝辭

翻譯練習(xí)

The three months I’ve spent here have been one of the most unforgettable experience I have ever had in my life.我在這里的三個月時間是我此生最難忘的經(jīng)歷之一。

Everyone I’ve met in China has been so kind that I’ve really felt quite at home all the time.我在中國遇見的每個人都對我如此有好，我真的感覺非常自在。5.Invitation letters and card 5.1 words and expressions 5.1 回執(zhí)/敬賜回音

R.S.V.P.5.2 On behalf of Mr.Henry, it is my great pleasure to invite you to our ten year ceremony.我代表亨利先生誠懇地邀請您參加我們公司的十周年慶典。5.3 邀請信和請柬請參照單元文本資料,注 意格式和慣用句.January 27th,2010 Dear Mr.Roberts，To celebrate the 20th anniversary of Shanghai Electronic Corporation, we are holding a dinner party at the Shanghai Hotel from 7:00 to 10:00 p.m.on Saturday February 16.You are cordially invited to the party so that we can express our sincere appreciation to you for the generous support you have extended to us for many years.Many top executives of Chinese and American hardware and software producers will attend the party.I believe that this party will offer you an excellent opportunity to get acquainted with each other.I do hope that you will be able to join us on this occasion.Could you send us your confirmation by February 10?

Yours sincerely

Shanghai Corporation 請柬慣用格式

INVITATION

Mr.and Mrs.John Smith-----------主人姓名

request the pleasure of

Mr.and Mrs.Robert Hamilton’s-------客人姓名

company at dinner--------------活動內(nèi)容

on Tuesday, April the third-----------日期

at seven o’clock p.m.------------

-----時間

International Hotel----------

----地點

R.S.V.P.兵

Tel:028-3337979 6.Exercise P105.2 熟悉類似題型 Unit 5 office automation 1.words and expressions: 1.1 office suppliers辦公用品

1.2 clips回形針

1.3 fax machine傳真機(jī)

1.4 手提電腦Laptop

1.5 網(wǎng)上沖浪Surf the net

1.6 a green hand新手 1.7 安裝程序Set up procedures

1.8 surface mail/ first class mail平郵 1.9 Registered letter 掛號信 1.10 對話練習(xí)P35.3 2.Note and announcement 便條/通知

3.2.1 我公司已將總部遷到上海浦東大道15號,特此告知.4.Notice is hereby given that our headquarters is moved to 15 Pudong Avenue, Shanghai.2.2 我方已在上述地址開設(shè)了總代理行,特此奉告.We have the honor to inform you that we have opened a house of General Agency at the above address.2.3 我公司搬到遠(yuǎn)洋商務(wù)大廈以后,電話和傳真號不變.After moving into the Ocean Plaza（太平洋大廈）, we will continue to use the present telephone number and fax number.2.4 我公司的籃球隊與ABC公司籃球隊的友誼賽定于本周六下午5點在體育館舉行.歡迎觀看助威.There will be a friendly competition between ABC company’s basketball team and ours on Saturday at 5:00 p.m.in the company’s stadium.Welcome everybody to watch the game and cheer for our team.Unit 6 telephone handling 1.words and expressions: 1.1 Schedule/diary日程表

1.2 Keep one’s appointment赴約

1.3 打電話給他的秘書，約個時間.Phone his secretary and make an appointment.1.4 他今天沒時間,定在明天行嗎? He’s full booked/tied up/busy/not free/occupied today.Shall we make it tomorrow? 1.5 get through/put somebody through

用電話聯(lián)系上/接通（電話）1.6 請給我接會計部

Connect me with the Accounting Department, please.1.7 There is no one here by that name

這兒沒有這個人。

2.room/ticket/table reserve 3.reserve a room預(yù)定房間

deluxe room豪華間

non-stop直達(dá) first class頭等艙

economy class經(jīng)濟(jì)艙

2.6 The restaurant is booked up over the Christmas period.這家餐館圣誕節(jié)期間的餐桌全部訂滿.2.7 garden view room 園景房

2.8 room with an ocean view 海景房 2.9 seat/aisle seat/window seat 硬席/靠通道的座位/靠窗座位

2.10 cushion berth 軟臥

2.11 One-way/a round way ticket

單程/雙程票

2.12 What’s the fare to New York, economy class? 去紐約的經(jīng)濟(jì)艙機(jī)票是多少錢? P116.2熟悉類似題型 P126.2同上 Unit 7 meeting 1.words and expressions The meeting was called to order at 11 a.m.by Mr.Michael.上午11點邁克爾先生宣布會議開始.1.2 Agenda 會議議程

1.3 minutes會議記錄

2.會議通知寫作:范本,另參見文本資料舉例

3.A board meeting to discuss the questions of budgetary control and some other items is to be held on Tuesday,Oct.10,2010,at 2:30 p.m.4.All the directors and those concerned are requested to meet at the board room of the Head Office on time.寫作要求: 1.信息完整，2.書寫工整,3.格式正確,4.語法正確 3.會議提示型備忘錄: Memo 1.Heading（抬頭）：name of the company； 2.Date；

3.To（收件人）：name of the letter receiver（including the title or section）； 4.From（發(fā)件人）

Memo To: all the staff From: Mr.Smith, the General Manager Date: April 1st,2012 Subject: quarter production report meeting A meeting will be held on April 1st in the conference room A ,and all the staff are requested to attend the meeting.If you plan to come, please inform us before April 8th.I.Vocabulary and structure 模擬習(xí)題

1.The GM asked me to meet you __.3.I’m always look forward to ____ you soon.A.in person

A.meeting B.in his person B.met C.in persons C.meets D.in personnel D.be met 2.We need some office ___.4.Do you like first class or ___class.A.supplies A.economic B.supply B.economics C.supplying C.economy D.supplyed D.econometric 5.Please order a dinner ____the name of Mr.hosting the dinner in our honor.Henry.A.at A.on B.in B.in C.of C.of D.From D.With 11.Taking ____is the major task of a secretary.6.University graduate is a ____.A.minute A.must B.minutes B.need C.point C.should D.Points D.Needs 12.It’s __to you that you are the meeting 7.He can not ___the appointment.chairperson.A.keep A.of B.get B.up C.go to C.for D.Made D.With

13.In applying ___a job, a good command of 9.I’d like to keep a standard room for him for December 14th to 17th.English is a must.A.reserve A.for B.reserved B.with C.reserving C.of D.Preserved D.From 8.A check is ______ herewith.15.Always try to pick up the phone within A.enclosed ___Rings.B.enclose A.three C.encloses B.one D.Enclosing C.two 10.First of all ,___the name of my colleagues D.Four present here, I wish to thank Mr.Hoffman for V.writing 1.要求:信息完整,格式正確, 2.主要范圍memo, invitation card, meeting notice 等.

第四篇：秘書三級復(fù)習(xí)材料

禮賓次序常用的5種方法

待，互相尊重

1.依照來賓的具體身份和職務(wù)高②依法辦事：國際間交往合作.都要低來排列順序。依法而行.既遵守我國法律.也遵守2按字母順序排列。

對方國家的法律

3依照來賓到達(dá)現(xiàn)場的具體時間③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既早晚來排列 要保守國家機(jī)密，也要保守本單位4依照來賓告知東道主自己到訪的機(jī)密。的時間的先后排列

④了解國際交往的基本禮儀：即見5不排列即不分先后

面禮儀、談話、身體語言、餐飲等涉外禮賓的準(zhǔn)備工作。

等

1.搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基新聞發(fā)布會的注意事項。

本情況。

1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機(jī)。2.注意先弄清楚外賓的飲食愛2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。好、宗教信仰和其他生活習(xí)慣。

2.確定會議主持人，精選發(fā)人4.3.擬定來賓訪問日程。處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)4.安排食宿

變措施。

涉外會見、會談的程序。

慶典活動組織工作重點。

1.提前約定。1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準(zhǔn)備。2.通知對方有關(guān)事項。3.選擇最佳時機(jī)。4.邀請嘉賓光臨。3.準(zhǔn)備工作.5.編排活動程序。6 安排其他活4.迎接客人

動。7.善后工作處理。

4.會見、會談

開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點。6.送別客人

1開放式：有利于溝通 節(jié)省辦公接待計劃與安排

空間 辦公設(shè)備共享。難保機(jī)密 干

1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：

擾大 無私人空間

（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；2.封閉式：有利于安全保密 集中（3）經(jīng)費列支。

注意力 保護(hù)隱私。難交流 費用高

2、人員安排中計劃中應(yīng)寫明； 選擇不同辦公模式的方法

（1）主要陪同人員；（2）主要工1.認(rèn)真分析現(xiàn)有工作模式存在的作人員；

問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)（3）住宿地點、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；缺點。

（4）宴請時間、地點、標(biāo)準(zhǔn)、人3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的數(shù)

辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。

（5）會見、會談地點、人數(shù)、參5.確定新的分配制度。

與人員。

辦公模式發(fā)生變化的原因

3、日程安排計劃：

1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變（1）日期、時間、地點；（2）活人們的聯(lián)系不受地理位置限制，不動內(nèi)容；（3）陪同人員。

再辦公場所也能進(jìn)行工作。

4、接待經(jīng)費計劃（列支）；

2.企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費用，（1）工作經(jīng)費；（2）餐飲費；（3）又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)

住宿費；（4）交通費；

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦（5）參觀費；（6）其他不可預(yù)見公室面積，以最小投入得最好效益 費用。

4.大中城市交通狀況使人們尋找進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求

新的工作模式。①.不卑不亢：不論來自哪個國家.5.人們思想觀念的變化，不再拘于所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 統(tǒng)一指揮

上又更大的自主性和靈活性。2.快速反應(yīng) 控制事態(tài)發(fā)展 7.人們希望最大限度的發(fā)揮自己3以人為本 保護(hù)公眾利益 的才干，多干事情多得報酬。4公開透明 面對公眾。

8.人事制度的改革，必須打破“鐵突發(fā)事件的報告和記錄的必要性飯碗”，用多種方式激勵員工的工及其兩表內(nèi)容

作積極性。

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)

制定計劃的作用。

2.作為安全教育的案例資料

1指明辦公室工作所起的作用及3.便于應(yīng)對各種賠償案件

所處的地位

內(nèi)容：1.《事故情況記錄表》：事2.指明組織為實現(xiàn)自己的目標(biāo)而

故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人確定

員，事故過程。證人的主攻位置，所擁有的人、物、財

2.《工傷情況報告表》：事故發(fā)生力部署的根據(jù)

日期、時間、地點，涉及人員基本3.指明組織的活動方針和范圍保情況，事故過程細(xì)節(jié)，救治過程，證行動目標(biāo)一致 醫(yī)療處理情況，證明人

4指明事務(wù)順序先后安排

辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點及5是一種主要控制手段和數(shù)量化其采購程序

財政計劃

1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資計劃工作主要內(nèi)容

產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過1每一項工作的起始時間、階段時

高。設(shè)備難更新。

間和最終期限

2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并2.每一項任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。

能被獲得的利潤補(bǔ)償。租用協(xié)議包1.每一項任務(wù)所需費用和其他資括維護(hù)修理。

源

便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費4.每一項任務(wù)所承擔(dān)的人員及負(fù)用過高。提前終止合同會有很高賠責(zé)人。

償。

5.每一項任務(wù)完成情況的檢查和采購程序：提出購買申請 審批落監(jiān)督。

實費用 選擇供應(yīng)商 簽訂供貨合安全檢查的主要內(nèi)容及原則

同 貨物驗收入庫 支

付貨款。

1.對可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學(xué)正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)預(yù)測分析及時及早預(yù)報

商須考慮的因素

2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠1.價格和費用

道深入了解有關(guān)信息，掌握動向

⑴比較不同供應(yīng)商的要價：初次洽

3.對以前發(fā)生的事件進(jìn)行總結(jié)，制談的價格

定防范措施。

⑵降低價格方法，如批量購買，節(jié)4.對預(yù)測的突發(fā)事件制定應(yīng)急方日削價或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公案

用品供貨商

5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于⑶購買后還要考慮費用的支出，醒目位置

如：占用空間費用，存儲物品報廢，6.進(jìn)行對突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，存儲過多占用資金

掌握必要的知識與技能

2.質(zhì)量和交貨

7.配備相關(guān)設(shè)備和資源 ⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇8.定期檢查維護(hù)更新設(shè)備和資源，不合格物品的供應(yīng)商

使之處于良好備用狀態(tài)。

⑶比較供應(yīng)商交貨的時間⑷供應(yīng)

原則：

制作BY：?常逍遙?

好累~！

商能說到，做到，有誠信，很可靠

完善方案

3.服務(wù)和位置

如所提供的訂購方式

⑵供應(yīng)商所在地點方便聯(lián)絡(luò)和交貨

4.安全和可靠性

⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單2內(nèi)容：預(yù)算的項目名稱 目標(biāo) 需算的依據(jù) 支付預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)

政府采購主要方式

發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用

遠(yuǎn)程會議籌備方案特點

（1）遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時間和金1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠(yuǎn)程會議要提前下發(fā)材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

3）設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面⑴比較為客戶提供服務(wù)是否方便，要的辦公資源 采用預(yù)算方法 測公開招標(biāo) 邀請招標(biāo) 競爭性談判 工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護(hù) 露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高單一來源 詢價 國務(wù)院政府采購監(jiān)督機(jī)構(gòu)認(rèn)定的其他方式

合理調(diào)配和利用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用等

逐項作出調(diào)配計劃，計劃要又預(yù)見⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上性和合理性，并注意在工作中不斷的信譽(yù)度，如為客戶保密的可靠性 調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點物申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是: 品的使用對工作性質(zhì)重要的部門

1、申請人提交費用申請報告或填實行傾斜政策。

寫費用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費2.建立辦公資源運行檔案（購買信的人員、時間、用途、金額等情況，息 維修合同 操作指南 所有資源并親自簽字。情況列表 基本信息 日志記錄和

2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確故障登記）

定的授權(quán)人審核同意，并簽字批3.管理辦公資源的注意事項（及時準(zhǔn)。

更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費用設(shè)備 掌握人員流動情況）申請報告或費用申請表提交財務(wù)會議籌備

部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種1作用：了解會務(wù)工作的全局 加情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標(biāo)實現(xiàn)

工作。

2特點：全面性和具體性 計劃性

4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使明確性

用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)?原則：嚴(yán)格時間 事項明確 會議方索取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫必要 的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名實際用途相符。

稱 會議議程 時間和日期 地點

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)需要設(shè)備和工具 會議文件會議人票附在“出差報銷單”后面，并親自員組成及人數(shù) 與會人員的組成簽字提交出納部門，由出納部門把會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況會議籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限

進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付會議應(yīng)急方案的內(nèi)容 的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人方可返還現(xiàn)金。

員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料

6、如果事實商務(wù)工作時，計劃的問題 健康與安全問題

費用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向與會者情緒問題 與會者返程問題有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到許可和批準(zhǔn)行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時后，超出的部分才可得到報銷。

工作人員的責(zé)任

制定采購預(yù)算方案的程序和內(nèi)容

3.處理會議中意外事件的方法：同1程序：確定預(yù)算基數(shù) 調(diào)研 確定上

采購的產(chǎn)品 編寫預(yù)算方案 修改組織電話會議的方法

錄音帶做永久記錄、而且交流更加示意圖。

直接、簡短的優(yōu)點。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，（2）遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公牌。

司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信5）準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條信服務(wù)公司：會議日期、會議起止和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。時間、會議參加人數(shù)、與會者的電6）安排接待、服務(wù)人員。配備精話號碼、主持人姓名等。

通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培（3）會議程序、議程及其他材料訓(xùn)，回答與會者的提問。

必須提前寄給與會者，以便他們有7）遠(yuǎn)程會議要加強(qiáng)對設(shè)備的檢查 時間準(zhǔn)備會議討論。

會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容

（4）遠(yuǎn)程會議籌備方案中要有專1協(xié)調(diào)會議召開的時間地點出席人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備是否齊

人員列席人員

全和正常，擺放是否符合要求。

2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項 會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

3協(xié)調(diào)會議議題 1會議準(zhǔn)備工作是否充分2文件材4協(xié)調(diào)會議紀(jì)要

料的準(zhǔn)備3會議布置情況4禮儀接5協(xié)調(diào)會議決定事項的落實

待人員的準(zhǔn)備5環(huán)境條件與用品推進(jìn)會議進(jìn)程的方法的準(zhǔn)備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其1了解會議主題和議題 他內(nèi)容

2嚴(yán)格遵守會議時間

做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有3主題明確4鼓勵和引導(dǎo)與會者 兩種：

5消除交流故障抵制不和諧因素（1）聽取會議籌備人員的匯報

6合理安排議題 1）聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的7掌握會議休息的時機(jī) 調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決8適時結(jié)束會議

問題。

會議經(jīng)費使用的方法

2）會議籌備人員對匯報材料的準(zhǔn)1以節(jié)約為原則，需要開支的項目備要側(cè)重困難和問題，注重實效。

要盡量列的詳細(xì)具體 3）選擇合適的匯報時間。

2向會議籌備委員會的領(lǐng)導(dǎo)人提4）對會議籌備情況匯報的重點是出申請并按照審批權(quán)層層審批 籌備中的問題。因此，匯報之后要3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財務(wù)部門提取現(xiàn)抓緊催辦和落實。

金或填寫支票

（2）會前現(xiàn)場檢查

制作BY：?常逍遙?

好累~！

4支出會議經(jīng)費

開支標(biāo)準(zhǔn)和報銷的這種財務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。

會議總結(jié)的目的

1檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況 2檢查各小組分工執(zhí)行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進(jìn)個人

5妥善解決會議遺留的問題

高效率會議的決定因素

（3）編碼的兩種方法：

順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼；

②分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類

提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案作用有：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

（1）組建會議籌備委員會

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案

2、會務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會議準(zhǔn)備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

4、擬訂會議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員。

（1）預(yù)測不可預(yù)知的情況

（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對的備選方案

（3）討論會議緊急情況

5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后1會議召開的必要性 利用工作

2經(jīng)過精心準(zhǔn)備 2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔3地點選擇適中 案外借 制發(fā)檔案復(fù)制本 提供咨4形式多樣化 詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案5嚴(yán)格執(zhí)行了會議的各項議程 展覽

6與會者經(jīng)過認(rèn)真確認(rèn)和專心挑編寫大事記的工作步驟和注意事選 項

7嚴(yán)格開會、散會時間 1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件8會議作出的決定事項

和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)9會議經(jīng)費支出合理 生的一些大事和要事，接下來了10會議服務(wù)熱情周到

解編寫大事記的注意事項，如材料信息利用的要求 真實編寫時突出大事不要漏要點1信息利用要給組織帶來效益 拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性2信息利用要對社會環(huán)境和公眾和條理性，簡明扼要。寫完之后要負(fù)責(zé)。不能損害社會環(huán)境和公眾利讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后益 將其制作成展板，供客閱覽了解使3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，用。同時要將該大事記放在公司的遵守知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法參考資料里，以后逐年編寫。

規(guī)

2.大事記主要由大事記記述和時登記 間組成。大事記述是大事記的核心（1）登記的含義：登記即建立信部分，通過許多重大事件的記述，息的完整記錄。

反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事（2）登記分為兩種類型；

的合理選擇是撰寫著部分之一。大①總括登記，對存儲信息按批分類事時間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不登記；

用模糊的字詞。而且對每件大事均②個別登記，按信息存儲順序逐件寫明某年某月某日，爾后再按大事登記。

發(fā)生的時間順序進(jìn)行排列。（3）登記形式有兩種：卡片式登會議管理

記、薄冊式登記。

1、會議籌備方案的擬訂

編碼：

內(nèi)容包括：確定會議的主題和議（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示題、名稱、議程、時間和地點、所出信息的組成方式及關(guān)系。

需的設(shè)備和工具、會議文件的范圍（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的以及文印或復(fù)制工作、與會代表的信息；選擇最佳的編碼方法；確定組成、經(jīng)費預(yù)算、住宿和餐飲安排、數(shù)碼的位數(shù)

會議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機(jī)構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查

2）會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知

3）召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題

4）匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實

（2）現(xiàn)場檢查的程序

1）指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點

2）制作檢查單，以便記錄和匯總 3）按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄

4）對未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否

經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進(jìn)行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準(zhǔn)確。

（1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審

（2）主觀秘書進(jìn)行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)

行會審

（4）確定會議應(yīng)急方案

5、提示會議按計劃進(jìn)行

是根據(jù)會議目標(biāo)的需要，在會議進(jìn)行過程中創(chuàng)造與會議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護(hù)會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準(zhǔn)時宣布開會

（3）有效引導(dǎo)議題

6、處理會議突發(fā)事件的程序

（1）向領(lǐng)導(dǎo)報告

（2）啟動會議應(yīng)急方案

（3）實施應(yīng)急方案

（4）必要時向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通）

7、會議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

（2）向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論

（3）總結(jié)定稿

（4）印發(fā)

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)

制作BY：?常逍遙?

好累~！

事務(wù)管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方

（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

辦公條件的要求

（2）設(shè)計平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

（2）彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，（4）采光、溫度和通風(fēng)

更好的安排工作時間，提高效率。

9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

缺點：難以監(jiān)督員工

（3）遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

（1）定義一個需要加以分析和改進(jìn)的流程

（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對該流程進(jìn)行評價

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)

（4）虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準(zhǔn)備迎賓的物品

（3）見面講究禮節(jié)

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。

（1）約定

（2）通知對方有關(guān)事項

（3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準(zhǔn)備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內(nèi)容

2）如果決定接受邀請并已答復(fù)主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準(zhǔn)時赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

8）進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復(fù)

（2）冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)

空間和辦公用品的耗費，信息能夠（4）根據(jù)以上分析提出可行的改存儲、歸檔和通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)進(jìn)方案

送。缺點：難以控制任務(wù)和信息的（5）實施改進(jìn)方案

質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安

10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程

全保密。

（1）確定問題

（5）兼職工作。優(yōu)點：兼職人員（2）分析有關(guān)資料

可控制自己的工作時間和多份工（3）確定造成問題的可能的原因

作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：（4）提出可能的解決方案

控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工

11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

作量及報酬。

發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然（6）定期合同制。優(yōu)點：能靈活發(fā)生的，并帶來危險，需要立即采聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動取應(yīng)對措施，盡力控制。主要有火力，效率高。缺點：難以控制員工

災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

（1）以書面形式確定緊急情況處（7）交替工作。優(yōu)點：能激勵工理程序

作人員。缺點：交接不當(dāng)，會出現(xiàn)（2）根據(jù)書面程序，對所有工作工作混亂。

人員進(jìn)行培訓(xùn)

（8）臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員該如何疏散和急救員的姓名

工缺乏歸屬感，不能得到充足的信

（4）實行緊急情況模擬演練

息，降低工作效率，也難于被管理。

（5）明確各級管理人員在緊急情

7、選擇辦公模式的工作程序

況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源臨的問題

以隨時處理緊急情況

（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新（7）保證定期檢查和更新設(shè)備

型辦公模式

12、突發(fā)事件的應(yīng)對措施

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理（1）準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分理程序

配制度

（2）用這些程序培訓(xùn)所有人員

（4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，（3）在可利用的地方清楚地顯示

逐步推廣新模式

有關(guān)緊急程序

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新（4）實行緊急情況模擬演練來測模式，評估啟用新模式的得失

試編寫的程序

8、設(shè)計辦公室的工作程序

（5）明確員工在緊急情況下的職

（1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于

制作BY：?常逍遙?

好累~！

責(zé)

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員

（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設(shè)備

13、處理突發(fā)事件的流程

（9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理

16、制定工作計劃的程序

（1）估量機(jī)會

（2）確定計劃工作的目標(biāo)

（3）確定計劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車

依據(jù)。

（1）明確目標(biāo)

輛、會議室、日常用品、圖書等。（2）選擇信息反饋的方法

辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保（5）評價各種備選方案

護(hù)好現(xiàn)場

（6）選擇方案

（2）查找問題的原因

（7）擬訂分計劃

（3）成立臨時指揮中心

（8）編制預(yù)算

（4）控制源頭，釜底抽薪

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

（5）召開新聞發(fā)布會

企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后

14、上司交辦事項督查的程序

處理并回復(fù)的時間規(guī)定

直接為上司服務(wù)、為實施上司的決（1）調(diào)查本單位或組織在行政管策和實現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行理工作方面有哪些行為需要做出的一項工作

時間期限的規(guī)定

（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)（2）時間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)

承催辦

（3）確定同一任務(wù)的不同承辦周（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員期

具體承辦

（4）確定同一任務(wù)緊急情況不同（3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親的承辦周期

自承辦

18、辦公室工作評估的程序

（4）轉(zhuǎn)交辦的事項要及時催辦

實質(zhì)上就是對辦公室工作進(jìn)行目（5）督辦人員要對轉(zhuǎn)交辦事項深標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，入的檢查

明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員（6）上司交辦事項辦理完畢

工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)（7）辦結(jié)回告

督工作。

（8）對辦結(jié)回告進(jìn)行審查評估

（1）建立一套完整的目標(biāo)體系

（9）立卷和歸檔

（2）制定目標(biāo)

15、制定工作計劃的方法

（3）組織實施

（1）根據(jù)要求列出本團(tuán)隊要完成（4）檢查和評估的所有任務(wù)

19、辦公用品與設(shè)備的采購程序（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任（1）提出購買申請

務(wù)

（2）審批，落實經(jīng)費

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)（3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商

記出任務(wù)完成的先后順序

（4）簽訂供貨合同

（4）列出完成每項任務(wù)所需的資（5）貨物入庫

源和相關(guān)信息

（6）支付貨款

（5）明確完成各項任務(wù)的每個階20、制定采購預(yù)算方案程序

段指標(biāo)和估算的時間要求

（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)

（6）指明每項任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或（2）進(jìn)行市場調(diào)研

承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人

（3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號（7）推算各階段工作完成時間并價格

填入計劃表

（4）編寫預(yù)算方案

（8）確保計劃順利實施

（5）征求意見，完善方案

（1）了解本單位所有辦公資源的文書處理與擬寫

基本情況

1、文書審核的工作程序

（2）對本單位所有辦公資源進(jìn)行對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的分類管理

全面檢查和修正工作。

（3）對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用（1）明確審核范圍

情況

（2）確定是否需要行文

（4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

（3）審核文書內(nèi)容

22、信息開發(fā)的主要形式

（4）檢查文字表達(dá)

對信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、（5）檢查文件體式

概括提煉，以獲得高層次信息的過（6）檢查文書在處理程序上是否程。

妥善完備

（1）剪報

2、檔案利用的工作程序

（2）索引

是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用（3）目錄編制

者的檔案需求的工作。

（4）文摘

（1）熟悉庫藏

（5）信息資料冊

（2）分析利用需求

（6）簡訊

（3）選擇檔案利用方式

（7）調(diào)查報告

（4）獲取檔案

23、信息開發(fā)的程序

（5）提供檔案

（1）確定主題

3、電子檔案管理的工作程序

（2）分析信息材料

在計算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考（3）選擇信息開發(fā)方法

利用價值的社會活動的原始記錄。（4）選擇開發(fā)信息的形式

（1）電子檔案的收集積累

（5）形成信息產(chǎn)品

（2）電子檔案的歸檔

24、信息利用的工作程序

（3）電子檔案的保管

通過有效的方式將信息提供給利（4）電子檔案的利用

用者，實現(xiàn)信息的價值，具有周期

4、文書擬寫

性、經(jīng)常性、廣泛性和實效性特點。

通告、通報、決定、請示批復(fù)函、（1）熟悉信息的內(nèi)容

招標(biāo)書、投標(biāo)書、計劃、總結(jié)、述（2）確定利用需求

職報告、講話稿、市場調(diào)查報告

（3）確定信息利用服務(wù)的途徑

以上文種重在記住結(jié)構(gòu)、常用語，（4）獲取信息

到時會寫。（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

會議籌備方案的擬訂 將信息使用過程中產(chǎn)生的效應(yīng)及內(nèi)容：1確定會議的主題和議題2活動中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收名稱3議程4時間和地點5所需的集、再處理、再傳遞的過程。目的設(shè)備和工具6會議文件的范圍以是檢查輸出信息的真實性；對信息及文印或復(fù)制工作7與會代表的傳遞進(jìn)行檢驗與調(diào)整；為決策提供

制作BY：?常逍遙?

好累~！

組成8經(jīng)費預(yù)算9住宿和餐飲安排務(wù)公司：（會議日期、會議起止時理出整改和修訂意見并予以糾正 人員；檢查溝通所用各類文件資※新聞發(fā)布會的注意事項1確定

料；向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議籌備情況和進(jìn)展；聽取領(lǐng)導(dǎo)指示；將記錄送給領(lǐng)10會議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。間、會議參加人數(shù)、與會者的電話作用：確保會議的周密組織、服務(wù)號碼、主持人姓名等。3會議程序、新聞主題，選擇發(fā)布良機(jī)2挑選媒質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的議程及其他材料必須提前寄給與意圖得以貫徹執(zhí)行。會者，以便他們有時間準(zhǔn)備會議討電話會議（適用于規(guī)模不大辦公論）4遠(yuǎn)程會議籌備方案中要有專地點相對集中的企業(yè)）交流信息人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備是否齊的特點 1方便靈活準(zhǔn)備時間短回全和正常擺放是否符合要求 復(fù)迅速是電子通信會議中花費最會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求：會務(wù)機(jī)構(gòu)分少的，更能激發(fā)創(chuàng)造性思維容易修工主要指定會議組織部門和人員正自己的特點2缺少身體語言，難落實.會務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門需明確各以進(jìn)行互動交流缺少文本難以傳息的任務(wù)和要求.具體要求:1要根遞大量細(xì)節(jié)信息3為了提高電話據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊會議的效率可搭配使用其他通信伍2會務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到方式4適用于分公司不遠(yuǎn)規(guī)模不人3加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通

大的企業(yè) 會議籌備方案的制定程序1組建電話會議信息工作要求 1準(zhǔn)確發(fā)會議籌備委員會 2分成籌備小組出開會信息，說明是否設(shè)分會場 3形成籌備方案 4領(lǐng)導(dǎo)審核方案 強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時到會2認(rèn)真發(fā)放會議書檢查會務(wù)籌備情況檢查內(nèi)容：會議面信息材料3合理安排會場信息準(zhǔn)備是否充分、會議期間能否排除傳輸設(shè)備4按時接通電話5互相通各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、報出席情況6做好會議記錄 文件材料的準(zhǔn)備情況、會場布置情視頻會議 特點1實現(xiàn)了聲音圖像況的檢查、會議保衛(wèi)工作檢查以及同時傳送 打破了空間的限制2節(jié)其他。

省時間費用3交流效果好4局限初方法 1聽取會議籌備人員的匯報始準(zhǔn)備時間較長投入成本高沒用（聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)前期調(diào)查；面對面的互動效果交流不夠深入對匯報材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和廣泛 要求1發(fā)出開會信息2分發(fā)問題；匯報時間正當(dāng)；對薄弱環(huán)節(jié)文件信息資料3布置會場4設(shè)置于及時調(diào)整加強(qiáng)）2會前現(xiàn)場檢查:檢查會場信息傳輸設(shè)備5做好會確保所有事項條理清晰；注意氣議信息準(zhǔn)備6采用先集中后分散味；樹立入場登記臺；佩戴徽章名的形式7匯總情況信息 牌；準(zhǔn)備接待休息室.檢查結(jié)果※組織視頻會議的方法1視頻會的形式:書面.口頭.協(xié)調(diào)會 議的會場2 做好會場布置工作 配檢查會議籌備情況的工作程序:備和檢查設(shè)備3設(shè)備維護(hù)4為減少開會檢查的程序1會議籌備機(jī)構(gòu)租用通信線路的時間5 節(jié)約費用

對會議準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查 2遠(yuǎn)程會議籌備方案特點 1遠(yuǎn)程會會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報會的時間議具有節(jié)省時間和金錢,能與電話和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知 3召開服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題 4記錄,且交流更加直接,簡短的優(yōu)匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予點。以催辦和落實.現(xiàn)場檢查的程序12遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時,應(yīng)預(yù)指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場先了解提供電信會議服務(wù)公司的檢查的重點并通知有關(guān)籌備部門服務(wù)業(yè)務(wù),并提前一周與電信會議2制作檢查單，以便記錄和匯總3服務(wù)公司預(yù)約,明確提出自己的要按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核求,并提前將下列內(nèi)容告訴電信服對并明確記錄4對未達(dá)要求的整

介單位、落實宴請范圍3確定會議導(dǎo)。

注意事項 1對領(lǐng)導(dǎo)的指主持人，精選發(fā)人4處理好應(yīng)回避示和雙方討論的結(jié)果盡快落實部的問題制定各種應(yīng)變措施 署2堅持與會議主管領(lǐng)導(dǎo)保持定※慶典活動組織工作重點1.前期期溝通并將落實情況及時向領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究 2.精心策劃準(zhǔn)備3.選擇反饋3在會前會中會后不同時期最佳時機(jī)4.邀請嘉賓光臨5編排溝通中要突出各自的重點 活動程序6 安排其他活動7善后會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

工作處理

1.會議中可能出現(xiàn)的問題：人員問對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正 1首先題 場地 設(shè)備 資料 健康與安全 分析問題的性質(zhì)和范圍確定其對與會者情緒 與會者返程 行為 2.會議的質(zhì)量的影響程度 2找出產(chǎn)明確問題出現(xiàn)時負(fù)責(zé)解決的會議生問題的原因?qū)ふ医鉀Q問題的方工作人員 3.處理會議突發(fā)事件的法3在人財物方面為糾正偏差做方法：同上

好相應(yīng)準(zhǔn)備4責(zé)任到人抓緊落實會議應(yīng)急方案的工作程序：1預(yù)測將糾正結(jié)果通報

情況 2準(zhǔn)備應(yīng)對備選方案3討論會議文件審核內(nèi)容與工作程序:會議緊急情況 4確定會議應(yīng)急方內(nèi)容：1審核會議文件的準(zhǔn)確性和

案

注意事項：住宿安排要妥善、完整性2具體內(nèi)容（審核會議文件餐飲服務(wù)要周到、醫(yī)療衛(wèi)生工作要與會議主題的關(guān)系，審核會議文件有備無患、交通保障應(yīng)落實到位、是否存在與國家和組織的方針、政會議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)定可靠策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議迅速、娛樂生活要豐富多彩、會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實

值班要制度健全，人員要堅守崗位 際相符，提交會議討論的文件是否提示會議按計劃進(jìn)行：原則：認(rèn)進(jìn)行了會商，審核會議文件是否做真傾聽，最少限度打斷談話；樹立到了中心突出、觀點明確、條理分自信心，確信自己能對任何沖突產(chǎn)明、事實準(zhǔn)確）

生積極影響；消除交流障礙；強(qiáng)調(diào)工作程序1起草該文件的秘書就問題；使用精湛的人際交流技巧。內(nèi)容進(jìn)行自審 2主觀秘書進(jìn)行工作程序1了解議題和議程2準(zhǔn)時初審 3如內(nèi)容涉及部門較多，要宣布開會3有效引導(dǎo)議題（會議進(jìn)行會審 4審核修改后主要領(lǐng)導(dǎo)開始前明確開始和結(jié)束的時間保或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

證及時開會散會；議題開始前，規(guī)與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)會議事宜1原則：定討論范圍并保證平等發(fā)言；

議題時間性原則、及時性原則、全面性結(jié)束后簡單總結(jié)并宣布結(jié)束。）原則。2方法:定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書會議經(jīng)費的監(jiān)督方法：報告和會面報告；有會議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)議、授權(quán)與自我控制、質(zhì)量、損益口頭匯報；領(lǐng)導(dǎo)親自參加會議，其平衡表、比率分析、審核時要逐項他途徑3程序：明確會議目標(biāo)：明細(xì)審。會議經(jīng)費使用的程序:1申確會議領(lǐng)導(dǎo)與各小組的任務(wù)；明確請經(jīng)費2主管領(lǐng)導(dǎo)審批3財務(wù)部審會議涉及范圍；會議工作所要求的批4財務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫支質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；會議要達(dá)到的階段性目票5經(jīng)費支出6審核會議經(jīng)費支出 標(biāo)；制定目標(biāo)時留出意外情況時處理會中突發(fā)事件1類型：人員問間；明確溝通會議有關(guān)事宜的方法題，健康與安全，處理行為2程序：

和途徑：確定溝通的時間地點與會

制作BY：?常逍遙?

好累~！

對會議中出現(xiàn)的突發(fā)事件及時向領(lǐng)導(dǎo)報告；啟動會議應(yīng)急方案的各項措施；調(diào)動會議有關(guān)人員及時進(jìn)行補(bǔ)救和處理；必要時向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請求支援；處理好突發(fā)事件的善后工作 3注意事項：1責(zé)任分工：綜合管理，統(tǒng)籌安排；增強(qiáng)責(zé)任意識；加強(qiáng)崗位責(zé)任制。2突發(fā)事件與規(guī)章制度：應(yīng)急方案的定期檢查制度；突發(fā)事件的第一時間報告制度；各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)議的要素（目標(biāo)清晰，適當(dāng)時間地點形式，緊湊的議程，準(zhǔn)確的信息傳遞，周密的前期準(zhǔn)備合理內(nèi)容安排）2影響會議效率的主要因素（會議必要性；會議前期準(zhǔn)備工作

行儀式

安排涉外會談的要求:充分了解雙方情況；準(zhǔn)備工作要落實到位；會談會見要做好記錄，問題要落實.拜訪要求：拜訪前線電話聯(lián)系；到

增加了組織監(jiān)督.管理和控制工作人員工作的難度,同事之間交流減少,減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系2彈性時間:優(yōu):時間靈活,更好的安排工作時間,提高效率.缺：難監(jiān)督員工3遠(yuǎn)程工作.優(yōu)：減少總部辦公空間的開銷,工作時間更靈活.缺：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度4虛擬辦公.優(yōu)：減少工作空間和辦公用品的耗費,信息能夠存儲、歸檔和通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送.的質(zhì)量；會議責(zé)任分工；會議的多，達(dá)賓館大廳通知對方；初次見面可長，大，高，支出超標(biāo)、浪費驚人，不送禮物。

準(zhǔn)備不充分質(zhì)量不高，組織不當(dāng)。會見會談工作程序：1約定2通知3會議評估標(biāo)準(zhǔn)：目標(biāo)（是否達(dá)成，對方有關(guān)事項3準(zhǔn)備工作：背景資主持人的準(zhǔn)備，發(fā)言者發(fā)言是否引

料，會見場所布置，人員安排4起共鳴，會議形式地點是否合適，迎接客人5會見會談6送別客人 制度；值班工作責(zé)任到人制度 資料是否及時），會議時間評估，會議總結(jié)工作 1目的 目標(biāo)實現(xiàn)與會人員參與會議的狀態(tài)和收獲，情況 小組執(zhí)行情況 總結(jié)經(jīng)驗教會議服務(wù)評估，會議實際費用、成訓(xùn) 獎懲人員解決遺留問題 2內(nèi)本支出、再度召開時繼續(xù)推進(jìn)與維容：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、持的事項。與會代表人數(shù)、主要議題,參加會會議評估工作程序：分析影響會議議的上級領(lǐng)導(dǎo)人,會議的主持者,效果的因素、設(shè)計會議效果評估領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點,對會議的表、匯總評估結(jié)果。注意事項：基本評價和貫徹要求,會議的決議避免欠缺會議記錄，落實不力，得情況及今后的工作任務(wù)布置等。3失進(jìn)行總結(jié)，不解散已完成任務(wù)的程序：對會議征詢意見，擬就工作工作組；與會人員對會議不滿?？偨Y(jié)稿 ；向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論；高效率會議的決定因素：會議要開總結(jié)定稿；印發(fā)；歸檔；組織全體的短；安排較多的活動使會議獲最工作人員進(jìn)行總結(jié)4方法：座談會 大價值；特別注意選擇地點；對與表彰會 書面總結(jié) 會人員名單要精益求精；請公關(guān)公※中型以上的會議結(jié)束后，大會秘司籌辦時應(yīng)多看多問；對某會議承書處要組織全體工作人員進(jìn)行總辦公司的工作感到滿意時可考慮結(jié)，如有的領(lǐng)導(dǎo)有具體要求，就需長期合作；討價還價。

要在開號總結(jié)會的基礎(chǔ)上寫出書涉外接待原則：不卑不亢、依法辦面的會務(wù)工作總結(jié)，并交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事、內(nèi)外有別、尊重個人、女士優(yōu)審閱后作為大會的文件材料連同先、入鄉(xiāng)隨俗。禮賓次序:1國家地會議記錄會議簡報會議文件等一區(qū)名稱的拉丁字母2具體身份職并作為完整的卷宗歸入檔案，對于務(wù)高低3抵達(dá)時間4告知東道主自重要的會議秘書可以在會議結(jié)束己決定到訪的具體時間5不排列 前印發(fā)一份問卷或會議組織評估禮賓次序確定步驟1確定禮賓次表，以對會議的成效進(jìn)行打分，所序方案2提前通知有關(guān)各方3按禮涉及的方面包括明確的會議目的賓次序排列座次、名次、出場次序 完成任務(wù)會場以及時間的安排等涉外迎送儀式要求：1發(fā)出邀請2內(nèi)容要求會議工作總結(jié)要依據(jù)崗準(zhǔn)備工作：清楚來訪者的基本情位責(zé)任制和工作任務(wù)的內(nèi)容逐條況；外賓飲食愛好宗教禁忌等；擬檢查；切實回顧和檢查會議工作中定訪問日程；安排食宿3善始善終 好的方面和存在的問題；有理有著裝要求：穿正裝

據(jù)，實事求是；會議的總結(jié)贏一分安排涉外迎送工作程序

1確定為二，激勵為主。迎候人員2準(zhǔn)備迎賓的物品3見面會議評估工作內(nèi)容：1構(gòu)成有效會講究禮節(jié)4送行前的拜訪5安排送

涉外宴請的原則：宴請環(huán)境要雅致缺：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量,安靜，點菜注意個人飲食習(xí)慣或因難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保宗教信仰而來的忌諱，菜肴要有地密5兼職工作:優(yōu):兼職人員可控制方特色，參加宴請的人要講究個人

自己的工作時間和多份工作,充分

衛(wèi)生、衣裝干凈得體、女士要化妝、發(fā)揮自己的專長.缺:控制和監(jiān)督員不穿白天的工作裝

工較難,難以控制工作量及報酬6選擇禮品的注意事項: 1與受禮者定期合同制.優(yōu):能靈活聘到優(yōu)秀人的關(guān)系2明確送禮的原因3了解受員,這些人工作有動力,效率高.缺:禮者的特點4經(jīng)濟(jì)方面的限定 難以控制員工對企業(yè)的忠誠,缺乏辦公模式發(fā)生變化的原因:1辦公工作保障7交替工作:優(yōu):能激勵工場地的費用過高，企業(yè)都想方設(shè)法作人員.缺:交接不當(dāng)，會出現(xiàn)工作壓縮辦公室的面積，讓最小的面積混亂8臨時辦公桌.優(yōu):節(jié)省資金也創(chuàng)造最高的利益2城市中日益嚴(yán)節(jié)省員工的時間.缺:員工缺乏歸屬重的交通擁擠問題和上班的高峰感,不能得到充足的信息,降低工作時段的困難，使人們在工作模式上效率,也難于被管理。

重新安排3高科技的發(fā)展，尤其是選擇辦公模式的工作程序1深入通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題加方便，不在辦公場所也能相互溝2根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型通4企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈辦公模式3根據(jù)新的模式要求制活地聘用人力資源，如一些短期項定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)目就不需聘用長期的正式員工5合的分配制度4先在部分部門實企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷行取得經(jīng)驗,逐步推廣新模式 5不壓縮工資費、管理費、旅差費等人斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式,評工成本6一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)估啟用新模式的得失

行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變辦公室布局：開放,封閉式 作用:7在寬松的社會環(huán)境中，人們希望形成有效率的工作流程；有利于員最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工工作分配；有利于工作順利完成 工作，也需要不同企業(yè)實施多種模設(shè)計辦公室的工作程序1分析不式的工作方式

同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的不同辦公模式的特點

要求:面積、空間大小,人員流通的1在家辦公:優(yōu):節(jié)省辦公室空間和頻率,聲音對辦公效率的影響,需要資金,節(jié)省花費的時間,更靈活的管設(shè)備及家具量的多少2設(shè)計平面理自己的時間,減少交通的擁擠,污圖:指定專人或委托他人設(shè)計平面染和費用.缺:需計算機(jī)和電話以保圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)

持聯(lián)系,有的缺乏適宜的辦公環(huán)境,制作BY：?常逍遙?

好累~！

意見修改設(shè)計,完善辦公室的功能面形式確定的緊急情況處理程序,3選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受公室空間已經(jīng)分配和分開時,辦公傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行怖活動時具體處理程序2用上述裝飾4注意采光、溫度和通風(fēng) 緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作程序: 人員,如健康、安全培訓(xùn)、急救培定義→評價→分析→改進(jìn)→實施: 訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)3張貼顯1定義一個需要加以分析和改進(jìn)示有關(guān)的緊急程序,在可利用的地的流程2評價確定衡量流程的關(guān)方顯示相應(yīng)得布告,讓所有人員了鍵指標(biāo)并對該流程進(jìn)行評價3分解有情況發(fā)生該如何疏散和急救析尋找所存在問題和差距的原因員的姓名4實行緊急情況模擬演4改進(jìn)根據(jù)以上分析提出可行的練,如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演改進(jìn)方案5實施改進(jìn)方案 6建議習(xí)來測試編寫的程序是否合適,并使用改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程

指導(dǎo)員工的應(yīng)對行動5明確各級注意項：1工作流程應(yīng)不受組織性管理人員在緊急情況下所負(fù)的任質(zhì)或功能性結(jié)構(gòu)的束縛，工作在其務(wù)和職責(zé),一旦有情況,由他們擔(dān)當(dāng)進(jìn)行之處就地完成不擴(kuò)展至整個處理6保證配備相關(guān)的設(shè)備和資組織2流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人源以隨時處理緊急情況,如有報警來負(fù)責(zé)3流程要與其他流程以及裝置、滅火器、急救包等7保證定客戶需求適當(dāng)結(jié)合4各項流程既期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急相互獨立又在整體上嚴(yán)密不漏避救包、報警裝置的定期檢查和維護(hù) 免了重復(fù)工作及不必要的協(xié)調(diào)工突發(fā)事件的應(yīng)對措施：1準(zhǔn)備清楚作5流程本身要有不斷改善的空的書面緊急情況處理程序2用這間和彈性6復(fù)檢次數(shù)越少越理想 些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人處理突發(fā)事件的原則.1快速反應(yīng)，員3在可利用的地方清楚地顯示控制事態(tài)發(fā)展2以人為本，保護(hù)公有關(guān)緊急程序4實行緊急情況模眾利益3公開透明，真誠面對公眾擬演練來測試編寫的程序5明確4重塑形象，置之死地而后生 員工在緊急情況下的職責(zé)6保證突發(fā)事件的報告和記錄的必要性工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)及其兩表內(nèi)容

必要性：1作為事的人員7保證配備相關(guān)的設(shè)備和故處理的一依據(jù)2作為安全教育資源以隨時處理情況8保證定期的案例資料3便于應(yīng)對各種賠償檢查和更新設(shè)備

處理突發(fā)案件 內(nèi)容《事故情況記錄表》:事件的工作流程：及早發(fā)現(xiàn)馬上報事故日期;事故地點;事故涉及的告并保護(hù)好現(xiàn)場；查找問題的原人員;事故的證人;事故過程的概因；成立臨時指揮中心；控制源頭述;填寫事故記錄薄的人員簽名.釜底抽薪；召開新聞發(fā)布會?！豆ぷ髑闆r報告表》:完成表格人※安全檢查 內(nèi)容1.對可預(yù)見的自員的姓名、身份;事故涉及人員的然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測分析及時及姓名、出生日期、住址、職務(wù);發(fā)早預(yù)報 2.對可能發(fā)生的人為事故生事故的日期、地點;事故的細(xì)節(jié)要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握及對事故的看法;進(jìn)行的急救行動動向 3.對以前發(fā)生的事件進(jìn)行總和醫(yī)療處理的情況,包括由誰進(jìn)行;結(jié)，制定防范措施。4.對預(yù)測的突必要時還要記錄事故證人的姓名發(fā)事件制定應(yīng)急方案 5.將應(yīng)急方和職務(wù);填寫表格的人員簽名和日案或應(yīng)急程序公示于醒目位置 6.期 進(jìn)行對突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌突發(fā)事件的預(yù)防應(yīng)對措施1以書握必要的知識與技能7.配備相關(guān)

設(shè)備和資源8.定期檢查維護(hù)更新法則,先做重而急的任務(wù),再做重而設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀不急的任務(wù),后做急而不重的工作,態(tài)。

安排好工作的優(yōu)先次序3按照工督查工作的內(nèi)容:1上級領(lǐng)導(dǎo)和本作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字單位上司批示進(jìn)行督查的事項2編號標(biāo)記出任務(wù)完成時間的前后上級直屬單位的重要工作部署與順序,對需要花時間的工作留出充重要會議精神的貫徹落實情況3足的時間量4列出完成每一項任本單位的中心工作、重要會議及文務(wù)所需的資源和相關(guān)信息,包括人件決定事項的貫徹落實情況4新力、物力、財力等5明確完成每一聞媒體和重要客戶對本單位的批項任務(wù)的各個階段指標(biāo)和估算的評、建議的答復(fù)與處理情況5人大時間要求6指明每一項任務(wù)的負(fù)代表、政協(xié)委員以及職代會、股東責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人7從會的議案、提案和建議的辦理情況最終完成的時間期限向前推算各6下級單位請示事項的答復(fù)與辦階段工作應(yīng)在何時完成,確定后,逐理情況，以及基層請求上級機(jī)關(guān)幫項將其填入計劃表中8明確工作助解決問題的辦理情況7秘書在進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議告,何時報告,確保計劃的順利實施列入專項督查，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重9明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如要事項.特點:復(fù)雜性，原則性，時何監(jiān)督和管理

限性和權(quán)威性

計劃內(nèi)容與要求1每一項任務(wù)的原則:實事求是，主動性，分層次具體目標(biāo)2每一項任務(wù)的數(shù)量要

落實，時效性，督查與幫辦結(jié)合。求和質(zhì)量要求3每一項任務(wù)所需方法:書面,電話,專項,會議,調(diào)研.程的資源4每一項任務(wù)所分配的負(fù)序:交辦,立項,登記,辦結(jié)回告,審核,責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人5在立卷,歸檔.注意事項:查辦、催辦技計劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工巧:1與信息工作相結(jié)合2與調(diào)查作進(jìn)展和質(zhì)量

研究相結(jié)合3堅持歸口辦理,分級制定計劃與實施計劃注意問題：負(fù)責(zé)4堅持結(jié)報反饋制度.督查工實事求是,善于授權(quán)明確分工定期作注意事項:實事求是、授權(quán)督查、檢查所需資源是否滿足,及時與同

辦實事、謙虛謹(jǐn)慎

事溝通進(jìn)展問題,在實施計劃中應(yīng)※辦公室工作計劃: 作用 1指明監(jiān)控發(fā)現(xiàn)問題及時應(yīng)變

辦公室工作所起的作用及所處的制定工作計劃的程序:估量機(jī)會,地位2.指明組織為實現(xiàn)自己的目確定目標(biāo),確定計劃工作的前提條標(biāo)而確定的主攻位置，所擁有的件,擬定可行方案評價備選方案,選人、物、財力部署的根據(jù)3.指明組擇方案,擬定分計劃,編制預(yù)算 織的活動方針和范圍保證行動目注意事項:所有的子計劃、部門計標(biāo)一致4指明事務(wù)順序先后安排5劃、派生計劃必須與組織的總目標(biāo)是一種主要控制手段和數(shù)量化財一致,有助于組織總目標(biāo)實現(xiàn);短期政計劃

計劃要與長期計劃相結(jié)合,短期要制定工作計劃的方法1根據(jù)組織有助于長期

確定的工作目標(biāo)和期限要求,一項確定承辦期限的工作程序: 1調(diào)查項列出本團(tuán)隊要完成的所有任務(wù).本單位或組織在行政管理工作方可以使用專門制作好的人物表格,面有哪些行為需要做出時限規(guī)定將要做的工作內(nèi)容列出,也可以將2時間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)3確定統(tǒng)一任工作任務(wù)逐項寫下2區(qū)別重要的務(wù)不同的承辦周期4確定統(tǒng)一緊

任務(wù)和緊急的任務(wù),通常按ABCD

制作BY：?常逍遙?

好累~！

急情況下不同承辦周期

辦公室工作評估：意義：提高了管理工作的效率;明確了組織機(jī)構(gòu)的建制;促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任;有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作 要求：組織或團(tuán)隊的目標(biāo)具有多樣性但不可過多；各部門之間相互支持.辦公室工作評估工作程序: 1對辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理:建立一套完慮與原有設(shè)備的匹配關(guān)系；事先安簽字提交出納部門，由出納部門把事項+尾語）+落款+成文日期 通報:標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文[發(fā)文緣由+通報事項+分析+（決定）+期

類型:表彰 批評 傳達(dá)通報 決定:標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（發(fā)文緣由+決定事項+要求）+（+附件）落款+成文日期

請批批答函:標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文排好要購置的設(shè)備所放置的位置，先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況要安全可靠且有利于工作流程的進(jìn)行；慎重選擇供應(yīng)商，對不同的供應(yīng)商要在各個方面進(jìn)行認(rèn)真的比較；預(yù)算方案的編制要注意征求

進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付方可返還現(xiàn)金。

信息開發(fā):主要形式：一次信息開的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，號召要求]（+附件）+落款+成文日各方面的意見，方案應(yīng)切實可行?！?發(fā):剪報,信息資料冊,二次:索引,目調(diào)配辦公資源的工作程序: 1了解錄,編制文摘,三次:簡訊,調(diào)查報告,本單位所有辦公資源的基本情況，檔案參考材料 工作程序:1確定主整的目標(biāo)體系;確定目標(biāo);組織實包括名稱、放置的地點、功能情況施;檢查評估2對辦公室工作進(jìn)行等2對單位所有辦公資源進(jìn)行分量化管理3對辦公室工作進(jìn)行評類，對不同資源進(jìn)行分類管理3估:數(shù)量目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)評估 對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況獲得辦公用品及設(shè)備使用權(quán)的方(設(shè)備的購買信息,保修信息,維護(hù)式及其優(yōu)缺點: 合同,操作指南,基本信息, 所有設(shè)1購買:優(yōu)點:設(shè)備歸購買者所有.使備情況列表,日志記錄和故障登用方便.缺點:一次付款費用較高.記)4定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

過了保修期后需額外支出維修及注意事項：必須對單位所有的辦公護(hù)理費用.設(shè)備還可能很快過時 資源進(jìn)行建檔,能迅速找到需要的2租用:優(yōu):最初投入費用低,并可以資源;要注意及時更新記錄能真實由不斷獲得的利潤進(jìn)行補(bǔ)償.一般的反映目前的實際使用狀況;注意租用協(xié)議都包括維護(hù)和修理的費按規(guī)定清退辦公用品;辦公用品的用.便于更新?lián)Q代.缺:租期較長時領(lǐng)用更換要依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,特支出費用較多甚至超過購買的費殊情況要有書面報告；公司員工的用.提前終止合同違約金將會很高 流動影響著辦公資源的調(diào)配與利政府采購的主要方式： 用,應(yīng)隨時掌握員工的變化信息

公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)詢價、單一來源等 商考慮的因素:價格和費用 質(zhì)量和辦公室用品與設(shè)備采購的工作程交貨 服務(wù)和位置 安全和可靠性 序：1提出購買申請2審批、落實※申請費用以及報銷結(jié)算的步驟經(jīng)費3招標(biāo)、選擇供應(yīng)商4簽訂供是:1申請人提交費用申請報告或貨合同5貨物入庫6支付貨款 填寫費用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)采購預(yù)算方案制定的原則：真實性費的人員、時間、用途、金額等情原則、重點性原則、目標(biāo)相關(guān)原則、況，并親自簽字。2該報告或該表經(jīng)濟(jì)合理性原則。必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核編制采購預(yù)算的工作程序：1確定同意，并簽字批準(zhǔn)。3一種情況是預(yù)算的核算基數(shù)2進(jìn)行市場調(diào)研3將獲得批準(zhǔn)的費用申請報告或費確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票4編寫預(yù)算方案（：進(jìn)行科學(xué)的可或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請行性論證 提出效益目標(biāo)、技術(shù)標(biāo)人墊付，完成商務(wù)工作。4在進(jìn)行準(zhǔn)、動用的公共資源、支出標(biāo)準(zhǔn)和商務(wù)工作中,無論是使用支票,還是測算依據(jù)）5征求意見、完善方案。使用現(xiàn)金,都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的【注意事項：編制預(yù)算方案要實事發(fā)票,其內(nèi)容中填寫的時間、項目、求是；根據(jù)單位實際工作需要選配費用等應(yīng)與使用者實際用途相符。合適的產(chǎn)品；要購置的用品或設(shè)備5商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票必須是當(dāng)前或與其所必需的并考附在“出差報銷單”后面，并親自

題2分析信息材料3選擇信息開發(fā)（發(fā)文緣由+函事項+尾語）+落款方法4選擇開發(fā)信息的形式5形成+成文日期

信息產(chǎn)品

計劃:標(biāo)題+正文（前言+主體+結(jié)信息開發(fā)的要求:注重調(diào)查研究,尾）+尾部

通過各種渠道全面及時獲取信息,總結(jié):標(biāo)題+正文（前言+主體+結(jié)充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng),運用尾）+尾部

信息開發(fā)技巧,加強(qiáng)對信息的加注意事項:1樹立正確的指導(dǎo)思想2工、綜合分析、提煉和概括,開發(fā)堅持實事求是3總結(jié)出規(guī)律性的出有特色、利用價值大、可信度高東西4分清主次、突出重點5語言的信息.簡明、準(zhǔn)確

信息編寫的類型:動態(tài) 建議 經(jīng)驗 述職報告:標(biāo)題+稱謂+正文（開頭+

問題 預(yù)測型

主體+結(jié)尾）+落款+成文日期

注

信息利用:特點:周期性 經(jīng)常性 意：事實求是;突出特點;語言簡潔 廣泛性 實效性

講話稿:開頭+主體+結(jié)尾

要求:1遵守信息法規(guī)2維護(hù)信息特點:1.內(nèi)容針對性強(qiáng)2.語言評議安全3最大限度地滿足信息需求通俗3.交流具有互動性

4注意對日常信息的積累 市場調(diào)查報告:標(biāo)題+前言+正文工作程序:1熟悉信息的內(nèi)容2確(情況部分+預(yù)測部分+建議部分)+定利用需求確定服務(wù)途徑(信息檢尾部

特點：1.針對性2.真實性索服務(wù),信息加工服務(wù),定題查詢服3.典型性4.時效性

務(wù) 信息咨詢服務(wù),網(wǎng)絡(luò)信息服招標(biāo)書:標(biāo)題+正文（前言+主體+務(wù))3獲取信息4提供信息 結(jié)尾）+尾部

特點:明確性、信息利用的意義：有利與實現(xiàn)信息競爭性、具體性、規(guī)范性 的價值，促進(jìn)管理水平提高；有利投標(biāo)書:標(biāo)題+正文（送達(dá)單位+引于信息的增值和信息資源共享；有言+主體+ 結(jié)尾）+尾部

注意事利于提高決策的成功率。

項:1.明確招標(biāo)要求2.實事求是,不

信息反饋:形式:正反 縱向橫向 可弄虛作假3.語言簡潔,語氣謙和.前后.要求:要準(zhǔn)確真實,盡量縮短文書審核: 要求:1審核中發(fā)現(xiàn)的信息反饋時間,要廣泛全面,多信問題必須逐一糾正2一般性問題源、多通道反映

可以直接修改3需做較大的改動、工作程序：1明確目標(biāo)2選擇信息可附上具體修改日期，退回擬稿人反饋的方法（系列型反饋,廣角型或承辦部門共同協(xié)商

工作-,連續(xù)型-）3獲取反饋信息4加工

程序:1明確審核范圍2確定是否分析-5傳遞-6利用-需要行文3審核文書的內(nèi)容4檢查 文字內(nèi)容5檢查文件體式6檢查文文書擬寫

書在處理程序上是否妥善完備

通告:標(biāo)題+正文（發(fā)文緣由+通告

制作BY：?常逍遙?

好累~！

文書擬辦:要求:1熟悉有關(guān)政策和求:真實性 完整性 可讀性。

出行，可能還有其他人員）注意：規(guī)定2熟悉本單位各部門的負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作程序:1.電子做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案:范圍及業(yè)務(wù)情況3熟悉辦文程序檔案的收集積累2-歸檔3-保管4-包括意圖和目的，出訪時間、地點和有關(guān)規(guī)定4擬辦意見要符合政利用：（電子閱覽室閱覽,復(fù)制,出借,和路線，費用情況和簡單要求等。策規(guī)定和實際情況5擬辦意見力在線利用）

準(zhǔn)備好后要想上司匯報。召開全體求準(zhǔn)確、及時、簡潔.注意事項:1可采用雙套制歸檔2出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。工作程序:1.明確擬辦范圍2.閱讀歸檔時要進(jìn)行技術(shù)鑒定3維護(hù)電有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事 文書內(nèi)容3.提出擬辦意見 子檔案信息的安全 注意：秘書有無做到換位思考；耐文書承辦:要求:1認(rèn)真領(lǐng)會擬辦、關(guān)于錄像答題技巧：

心傾聽；秘書有無做到日常接待，批辦意見2文書的承辦要區(qū)分輕一般：（1）看秘書的著裝，看是否如倒水等；如果對方著急，秘書不重緩急3來文內(nèi)容涉及以前的收著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待文,要杳找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承信函要分類放置（3）在打電話時，過程中要注意保密工作；與對方說辦復(fù)文的參考4對于已經(jīng)承辦和注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴處理完畢的文書，應(yīng)及時清理,并話②要用禮貌用語，如您好等③上你??的電話和地址”，即在未經(jīng)將有關(guān)情況及時說明5要將辦理班時間不得占用電話聊天（4）保領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電完畢的文書與待辦的文書分別保密：①不能對好朋友泄密②不能為話和地址。對方提出一些要求，秘存.工作程序:1.了解文書內(nèi)容了炫耀，泄密③不能因為老板吵書要向上級請示；若上級正在開會2.研究批辦意見3.進(jìn)行具體辦理

你，賭氣泄密

或接待他人，秘書不能直接進(jìn)去向文書催辦：要求：1催辦中發(fā)現(xiàn)問關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式：迎客:領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)題要及時匯報2填寫催辦記錄單 秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會議室導(dǎo)叫出來匯報。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情工作程序:1確定催辦的范圍2確等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字

況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何定催辦方法(電話,發(fā)函,登門,約請廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長桌，決定。承辦部門來人匯報)3進(jìn)行催辦 注桌布應(yīng)為綠色；實現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字

意:對領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的、緊急文書用具：如合同文本、簽字筆、吸墨（帶※的為補(bǔ)充內(nèi)容，課本進(jìn)行重點催辦 器等；桌上要擺放雙方國旗；入座中沒有）

檔案利用:要求:1依法開展利用工座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；作2主動、及時開展利用工作3其他隨從人員的位置要注意；合同不斷完善檔案服務(wù)方式和手段4第一次交換由助簽人完成，第二次掌握本單位近期的重點工作、重大交換由簽字人完成；到最后要照相活動，據(jù)此開展檔案利用

留念，注意站的位置；共飲香檳酒工作程序:1熟悉庫藏2分析利用互相慶祝；最后談話要注意：不談需求3選擇利用方式：（閱覽室提政治、宗教；不問婚否；身子預(yù)言：供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復(fù)制注意OK在不同國家的意思不同。本 制發(fā)檔案證明 提供咨詢服務(wù) 關(guān)于宴請:注意：場地的選擇；點印發(fā)目錄 檔案展覽）4獲取檔案5菜時要注意對方有無忌口；迎客的提供檔案 方式；入座的順序;關(guān)于在宴請的檔案參考材料:編寫程序:1確定檔過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；案參考資料的種類（大事記 組織可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和沿革 統(tǒng)計數(shù)字匯集 會議簡介 科投標(biāo)，注意其日期；秘書要為上司技成果簡介 企業(yè)年鑒 企業(yè)史志）準(zhǔn)備好信息資料；電話保密工作；2收集檔案材料3進(jìn)行編寫 會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司電子檔案:特點:1非人工可識讀性日志時，若上司日志發(fā)生變化，則2對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性3信應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己息的可變性4信息與載體的可分的日志，然后提醒上司日志已變離性5信息的可供性6多種信息載化，最后通知對方，并致歉.體的集成性

電子檔案管理的要有關(guān)商務(wù)旅行：（秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起

制作BY：?常逍遙?好累~！10

第五篇：涉外秘書復(fù)習(xí)重點

秘書學(xué)復(fù)習(xí)重點

題型大致為：名詞釋義、簡答、案例分析。

一、涉外秘書的修養(yǎng):

1.心境：心境是一種微弱而持久的情緒狀態(tài)，它是情感內(nèi)擴(kuò)散的結(jié)果，是某段時間內(nèi)人的心情。心境雖然較為微弱平靜，但具有很強(qiáng)的感染作用，直接影響著秘書的行為。涉外秘書在積極的心境下，會精神振作，富有生氣，積極主動地展開工作；在消極的心境下，則會憂郁悲觀，嚴(yán)重抑制能力的發(fā)揮。

2.激情：激情是一種突然爆發(fā)的短暫而強(qiáng)烈的情緒狀態(tài)，如狂喜、暴怒、痛苦、絕望、恐怖等。激情具有十分明顯的外部行為特征，往往是由于客觀實際與人的需要之間發(fā)生突然而劇烈的矛盾所產(chǎn)生的。

3.應(yīng)激：應(yīng)激是在出乎意料的緊張情況下所產(chǎn)生的情緒狀態(tài)。處在應(yīng)激狀態(tài)可以改變有機(jī)體的激活水平，使心率、血壓、腺體分泌、呼吸系統(tǒng)等發(fā)生顯著改變，引起高度的應(yīng)激化。

二、情商（可能案例分析用的上）

情商通?？删唧w劃分為四個方面的能力，即：

1.情緒的支持、評估和表達(dá)能力

2.思維過程中的情緒促進(jìn)和引導(dǎo)能力

3.理解和分析情緒，并從中獲得情緒知識的能力

4.對情緒進(jìn)行成熟調(diào)節(jié)的能力

情商是衡量一個人控制自己情緒能力的一個商數(shù)，是一個人對情緒的自我認(rèn)識、自我控制、自我鞭策以及對他人情緒的認(rèn)識和反應(yīng)能力。

對于秘書工作這而言，較高的情商修養(yǎng)十分必要。因為在秘書的職業(yè)活動和人生實踐中，遇到的困難、壓力、曲折和挫折會更多，這不僅需要較高的智商水平，更需要良好的情商的推動力和溶解力，以控制有害情緒的侵?jǐn)_，調(diào)諧人際關(guān)系，提高對社會生活和職業(yè)環(huán)境的適應(yīng)能力，促進(jìn)身心的健康發(fā)展，更好地實現(xiàn)自己的職能。

三、涉外秘書進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑

1.自我控制。人都有其主觀能動性，都有不同程度的自我意識和自控能力。涉外秘書要清楚意識到自己氣質(zhì)的優(yōu)勢和缺陷，按照社會性要求對自己的生物性有目的的調(diào)節(jié)和改造，努力使自己的氣質(zhì)符合涉外秘書活動的需要。

2.職業(yè)影響。涉外秘書的氣質(zhì)主要是由后天的社會生活養(yǎng)成的，什么樣的環(huán)境，往往會養(yǎng)成什么樣的氣質(zhì)。因此，涉外秘書要積極投身到豐富生動的職業(yè)生活中去，在不斷的實踐中錘煉和塑造自己的氣質(zhì)。

3.行為相反。針對自己氣質(zhì)中的弱項，有意識地尋找與之相反的工作，有目的的改造自己的氣質(zhì)。如膽汁質(zhì)的涉外秘書，其弱點就是暴躁魯莽，那就可以多找一些謄寫文稿、立卷編目、練習(xí)書法等平凡細(xì)致的工作去做。黏液質(zhì)的涉外秘書需要克服其反應(yīng)遲緩的弱點，應(yīng)該多做

些實地調(diào)查、對外聯(lián)絡(luò)、出差旅行等需要動作敏捷的工作。這種行為相反的方法，如果能持之以恒地加以運用，會收到十分明顯的效果。

四、秘書的職業(yè)性格

涉外秘書的社會地位、工作性質(zhì)和職業(yè)特點，決定了他們有與其他職業(yè)不同的性格特點。這些特征主要包括以下幾個方面：

1.意志堅強(qiáng)

2.誠實謙虛

3.靈活應(yīng)變

4.幽默

5.寬容、合作

五、在影響涉外秘書心理健康的諸多因素中，以下幾種應(yīng)予以特別指出：（涉外秘書在心理上需要面對的現(xiàn)實或情商修養(yǎng)的重要性）

1.負(fù)擔(dān)過重

2.輿論壓力

3.關(guān)系復(fù)雜六、一個心理健康的涉外秘書應(yīng)該具有以下主要標(biāo)志——這也是對秘書心理健康提出的基本要求：

1.要有正確的自我意識

2.要有良好的智力和適應(yīng)力

3.要有開朗的心境

4.要有統(tǒng)一的人格

5.要有和諧的人際關(guān)系

七、心理障礙

心理障礙是影響個體正常行為和活動效能的心理因素和心理狀態(tài)。在涉外秘書活動中，有以下常見的心理障礙，應(yīng)該及時察覺和調(diào)節(jié)：

1.嫉妒

2.焦慮：焦慮是個體對環(huán)境即將出現(xiàn)的變故或需要作出的努力，在主觀上引起緊張和一種不愉快的期待情緒，包括自尊心的的損傷，自信心的喪失，失敗感，愧疚感，以及相互交織的不安、憂慮、甚至恐慌的情緒狀態(tài)。

3.急躁：急躁是神經(jīng)系統(tǒng)的一種興奮和沖動狀態(tài)，也是涉外秘書常見的心理障礙之一，尤其容易發(fā)生在青年秘書身上。如有的青年秘書辦事，一陣興頭上來就馬上動手，既無準(zhǔn)備，也無計劃。這種急躁情緒既有害于秘書職業(yè)性格的塑造，也不利于做好秘書工作。涉外秘書客服急躁情緒的主要方法是遇事冷靜。

4.厭煩：厭煩是心理疲勞的一種情緒表現(xiàn)。心理健康學(xué)認(rèn)為，厭煩是腐蝕心靈的蛀蟲，一個

人如果長期地懨懨地?zé)o生氣，沒完沒了地感到精神疲倦，興味索然，精疲力竭，最終會導(dǎo)致生命活力的喪失，嚴(yán)重者甚至?xí)a(chǎn)生輕生等極端行為。涉外秘書若為厭煩所困，就會缺乏工作熱情，注意力分散，工作效率降低。

5.自傲和自卑：二者在形式上是完全相反的心理狀態(tài)，但在實質(zhì)上，則都是由于不能正確認(rèn)識和對待自己而造成的心理失調(diào)。前者是因把自己看的過高，形成了自傲心理；后者則是銀把自己看的過低，形成了自卑心理。

八、秘書的職業(yè)特點

1.他是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，處于領(lǐng)導(dǎo)近身，頻繁接觸領(lǐng)導(dǎo)者，能給予領(lǐng)導(dǎo)者以不同程度的影響；2.經(jīng)授權(quán)能代表領(lǐng)導(dǎo)者形式一定權(quán)力，能在某種程度上成為領(lǐng)導(dǎo)者權(quán)力和一直的延伸和體現(xiàn)；3.工作涉及面廣，接觸秘密事宜的數(shù)量大、層次高；4.秘書還是培養(yǎng)和造就領(lǐng)導(dǎo)者的一個重要來源，很多領(lǐng)導(dǎo)人有從事秘書工作的經(jīng)歷；5.秘書工作綜合性強(qiáng)、事務(wù)性強(qiáng)、淺隱性強(qiáng)，不僅需要較高的工作能力，而且需要不計名利、忘我獻(xiàn)身和甘當(dāng)綠葉的精神境界。

九、“幕德”

清代和近代的師爺是較為典型的秘書職業(yè)，他們也極為重視“幕德”。當(dāng)時的幕德主要包括：1.盡心、盡言。2.正心、潔守。3.儉用。4.虛心。5.勤事。

十、涉外秘書的職業(yè)道德范疇（職業(yè)道德的規(guī)范）

1.忠誠

2.守信

3.勤奮

4.嚴(yán)謹(jǐn)

5.保密

6.廉潔

十一、涉外秘書的角色意識

1.角色意識：是指一個人在社會群體中對自己所處地位和由地位所規(guī)定的的社會責(zé)任的感知與認(rèn)識，以及自己對周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。角色意識具有主觀性，有著統(tǒng)御角色心理活動的特殊功能。具體包括：一是高度的責(zé)任意識，二是正確的服務(wù)意識，三是積極的參與意識，四是清醒的原則意識，五是強(qiáng)烈的公關(guān)意識。、2.角色：角色原是戲劇、電影創(chuàng)作中的一個專門用語，指演員在表演中依據(jù)劇本所扮演的某一特定的人物。角色是和一定的社會位置相聯(lián)系的行為模式，是在一定的社會關(guān)系中占有某一社會地位的人應(yīng)有的行為表現(xiàn)。角色與社會地位不可分割，角色是地位的表現(xiàn)形式。角色是一種權(quán)利與義務(wù)的結(jié)合，角色的權(quán)利是從角色的義務(wù)中體現(xiàn)出來的。

3.角色行為:角色行為是指擔(dān)任某一社會角色的人根據(jù)社會或團(tuán)體成員的期待，按照角色的特定要求所表現(xiàn)出來的實際行為。凡擔(dān)當(dāng)某一角色而又沒有相應(yīng)的角色行為或偏離了角色行為的，可以稱之為“角色失真”。

4.角色規(guī)范：角色規(guī)范是社會組織對其成員行為的規(guī)定，是成員在工作中應(yīng)該達(dá)到的組織期望的行為模式。這是評價角色行為的標(biāo)準(zhǔn)，是一種特殊的團(tuán)體規(guī)范，一個在一定社會關(guān)系中占有某一地位的人，其行為表現(xiàn)如何，一個重要的評價尺度就是角色規(guī)范。

十二、涉外秘書交往中應(yīng)克服的心理障礙

1.不了解交往對象

2.害羞

3.孤僻

4.角色固著：

5.過慮：輕易的就將別人看成可疑的而加以提防，就會阻礙正常交往的發(fā)展。交往中的感情是雙方面的，一方對別人懷疑、隱藏，另一方也就很難敞開心扉、開誠布公。過慮的另一種表現(xiàn)就是唯求知交，而不愿廣泛結(jié)友。

6.封閉

十三、涉外秘書處理人際關(guān)系的方法

1.感情投資法，即指對交往對象要舍得投入真摯的感情，以贏得對方的感情，從而建立起良好的人際關(guān)系。

2.求同存異法，即對雙方存在的差異要客觀地分析，正確地加以對待。本著“求大同、存小異”的原則，不必過分強(qiáng)求對方與自己一致。

3.角色互換法。一方面設(shè)身處地地為交往對象著想，另一方面要以要求別人對待自己的方式去對待別人。

4.心理吸引法，即通過提高交往者的素質(zhì)修養(yǎng)，使自己創(chuàng)造出一種心理“磁場”，使人們在接近到這種心理“磁場”時被其所吸引。

十四、秘書工作與公共關(guān)系

秘書與公關(guān)，在國外是兩個分別獨立的職業(yè)，各有其特定職責(zé)和作用。但在目前的我國，兩者卻又許多想通之處，能夠巧妙而自然地融合在一起：

1.從職能上看，溝通協(xié)調(diào)組織與各方面的關(guān)系，是公關(guān)部門的基本職責(zé)，也是秘書中介作用和協(xié)調(diào)功能的具體表現(xiàn)。從管理角度上看，兩者都是管理控制體系中的重要內(nèi)容，只是秘書側(cè)重于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行內(nèi)部行政管理，而公共關(guān)系則著眼于樹立組織的良好形象，搞好與外部公眾的關(guān)系。

2.從機(jī)構(gòu)上看，目前我國大多數(shù)社會組織并未設(shè)公關(guān)部門，而是將公關(guān)活動交由秘書部門承擔(dān)。秘書部門為位于組織機(jī)構(gòu)中上上下下、里里外外溝通的樞紐和橋梁，了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，掌握大量的內(nèi)外部信息，更便于做好這項工作。

3.從性質(zhì)作用上看，秘書與公關(guān)部門都是領(lǐng)導(dǎo)在管理和經(jīng)營活動中的助手與參謀，都是領(lǐng)導(dǎo)與內(nèi)部公眾、外部公眾的夠榮聯(lián)系的橋梁中介，都有別于職能部門、業(yè)務(wù)部門而具有綜合輔助的特征。

4.從工作方式上，兩者都以信息為基礎(chǔ)，注重調(diào)查研究，提供決策依據(jù)，協(xié)助決策的貫徹實施。只是秘書側(cè)重于辦文、辦會、辦事的內(nèi)部行政管理渠道，公共關(guān)系側(cè)重于大眾傳播和人際傳播罷了。

5.從人員素質(zhì)要求上看，兩類從業(yè)人員亦有諸多相通相近之處。如：注重品德修養(yǎng)，尊重組織和公共利益；講究禮儀；都要有管理學(xué)、心理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)等知識基礎(chǔ)；都要具有較強(qiáng)的寫作能力和口語表達(dá)能力，具有調(diào)查研究、綜合分析、對外聯(lián)絡(luò)、組織會議和干練的辦事能力。