第一篇：二級(jí)秘書(shū)復(fù)習(xí)要點(diǎn)

1.會(huì)議策劃方案包括：（1）會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的策劃。（2）會(huì)議議題的策劃（3）會(huì)議性質(zhì)、參加對(duì)象、規(guī)模與方式的策劃。（4）會(huì)議預(yù)算的策劃。（5）會(huì)議名稱的策劃（6）會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)的策劃。（7）發(fā)言人與發(fā)言方式的策劃。（8）議程、日程、程序的策劃。（9）會(huì)議公關(guān)和宣傳的策劃。

2.會(huì)議策劃方案的制定方法包括：（1）確立會(huì)議目標(biāo)的價(jià)值評(píng)價(jià)法。（2）確定會(huì)議名稱的特征覆蓋法。（3）確立中心議題的集思廣益法。（4）確定與會(huì)人員的相關(guān)性判定法。（5）安排會(huì)議時(shí)間的注重效率法。（6）選擇會(huì)議地點(diǎn)要素平衡法。（7）會(huì)議宣傳和公關(guān)策劃的多種方法。

3.確定會(huì)議名稱的特征覆蓋法的內(nèi)容有：（1）揭示會(huì)議主題特征。（2）揭示會(huì)議主辦者特征。

（3）揭示會(huì)議功能特征。（4）揭示會(huì)議與與會(huì)人員特征。（5）揭示會(huì)議出席范圍特征。（6）揭示會(huì)議時(shí)間和屆次特征。（7）揭示會(huì)議地點(diǎn)特征。（8）揭示會(huì)議方式特征。（9）揭示會(huì)議方式特征。

4.會(huì)議策劃方案制定的原則：（1）關(guān)于會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的原則。a.提出的目標(biāo)和任務(wù)要切實(shí)。b.處理好目標(biāo)層次之間的關(guān)系。（2）關(guān)于會(huì)議議題的原則。a.策劃方案要高度重視議題的安排。b.處理好主題和一般性議題的關(guān)系。（3）時(shí)機(jī)原則；需要原則；成本和效率原則；協(xié)調(diào)原則；合法規(guī)范原則；（4）關(guān)于會(huì)議編組的原則。a.組的數(shù)量要適中。b.會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)盡可能分散到各組，參加各組的討論。c.指派組織能力和協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任組長(zhǎng)或召集人。

5.會(huì)議策劃方案的制定程序：會(huì)議策劃立項(xiàng)——立項(xiàng)后的可行性研究——關(guān)于策劃方案的論證——制定策劃方案的實(shí)施進(jìn)度表。

6.會(huì)議籌備方案的構(gòu)成要素：（1）確定會(huì)議的主題與議題。（2）確定會(huì)議的名稱。（3）確定會(huì)議的議程。（4）確定會(huì)議的時(shí)間與日期。（5）確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具。（6）確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。（7）確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作。（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排。（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)和人員分工。

7.會(huì)議籌備方案的審核方法：（1）全面審核法。（2）重點(diǎn)審核法。（3）會(huì)議審核法。

8.會(huì)議籌備方案的審核程序：參與草擬的人員和部門(mén)進(jìn)行單獨(dú)審核或集體會(huì)審——主管秘書(shū)審核——主管領(lǐng)導(dǎo)的終審或領(lǐng)導(dǎo)集體的會(huì)審。

9.會(huì)議工作人員的培訓(xùn)程序：根據(jù)需求調(diào)研——確定受訓(xùn)者類型——建立培訓(xùn)目標(biāo)、方式——制定可行性培訓(xùn)計(jì)劃——上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施培訓(xùn)方案——評(píng)估培訓(xùn)效果。

10.主持會(huì)議的基本要領(lǐng)：（1）營(yíng)造和諧氣氛（2）按照議程進(jìn)行（3）正確總結(jié)討論內(nèi)容（4）引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言（5）尊重少數(shù)人的意見(jiàn)（6）減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯與討論

（7）保持中立態(tài)度

11.主持會(huì)議的方法有：（1）詳細(xì)準(zhǔn)備主持人行動(dòng)計(jì)劃（2）采取有效手段控制會(huì)場(chǎng)氣氛

12.提高會(huì)議效率的7種方法：限時(shí)表決法；限定前提法；單向討論法；反向討論法；自由交流法；典型引路法；頭腦風(fēng)暴法

13.會(huì)議表決的主要形式：公開(kāi)表決與秘密表決；一人一票制、加權(quán)表決制、普遍多數(shù)制、特別多數(shù)制、一致同意制

14.企業(yè)取得職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系認(rèn)證資格的條件包括：（1）嚴(yán)格遵守國(guó)家勞動(dòng)安全衛(wèi)生規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)（2）傷亡事故和職業(yè)病發(fā)生率低于同行業(yè)水平（3）實(shí)施職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系3個(gè)月以上（4）履行不斷改善職業(yè)安全衛(wèi)生狀況的承諾.15.安全生產(chǎn)責(zé)任制包括：（1）企業(yè)要把安全生產(chǎn)工作納入企業(yè)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，要有計(jì)劃地增加安全投資。（2）企業(yè)的法定代表人是安全生產(chǎn)的第一責(zé)任人（3）企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者有向員工進(jìn)行安全教育的責(zé)任。

16.如何提高團(tuán)隊(duì)的士氣：（1）有一個(gè)良好的工作環(huán)境（2）讓隊(duì)員了解團(tuán)隊(duì)的使命（3）努力的目標(biāo)相同（4）記住每個(gè)隊(duì)員是獨(dú)立的個(gè)體（5）創(chuàng)立團(tuán)隊(duì)識(shí)別系統(tǒng)（6）分享成果（7）

確保團(tuán)隊(duì)正面氣氛（8）秘書(shū)的作用

17.實(shí)施團(tuán)隊(duì)管理的方法：(1)制定團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)（2）分配工作任務(wù)（3）保持上級(jí)部門(mén)與團(tuán)隊(duì)之間的信息溝通交流（4）積極開(kāi)展有益的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)（5）團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)在建設(shè)、發(fā)展和管理團(tuán)隊(duì)中的關(guān)鍵作用

18.團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任包括：（1）安排工作和任務(wù)時(shí)必須考慮到每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員（2）提供和保證團(tuán)隊(duì)成員有完成目標(biāo)所需要的設(shè)備和資源（3）關(guān)心和重視團(tuán)隊(duì)中所有成員，要與每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員建立良好的工作關(guān)系（4）能經(jīng)常安排時(shí)間與團(tuán)隊(duì)成員溝通交流他們所關(guān)心的問(wèn)題

（5）平等、公正地對(duì)待團(tuán)隊(duì)成員（6）能代表團(tuán)隊(duì)向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或管理者提出團(tuán)隊(duì)的需要和要求（7）要承擔(dān)起自己的責(zé)任，按計(jì)劃有效地執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的工作任務(wù)，并按最終期期限完成（8）向團(tuán)隊(duì)成員做出的任何承諾必須兌現(xiàn)（9）要善于激勵(lì)和支持團(tuán)隊(duì)成員的積極性，及時(shí)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的表現(xiàn)和成績(jī)給予表?yè)P(yáng)和鼓勵(lì)（10）當(dāng)團(tuán)隊(duì)工作出現(xiàn)問(wèn)題或挫折時(shí)，能公平和謹(jǐn)慎地對(duì)待團(tuán)隊(duì)成員，并以恰當(dāng)?shù)姆绞教幚砣撕褪拢?1）熱愛(ài)自己的團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的崗位，并能調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員熱愛(ài)團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)的工作（12）要確定完成團(tuán)隊(duì)任務(wù)的最終期限，要有明確的完成日期。

19.陪同工作的要求：（1）工作要主動(dòng)（2）辦事要信息（3）說(shuō)話要謹(jǐn)慎（4）不要幫倒忙

20.陪同工作的準(zhǔn)備包括：思想準(zhǔn)備、組織準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備、物資準(zhǔn)備

21.如何實(shí)施陪同工作：（1）做好組織安排（2）主動(dòng)提出建議（3）及時(shí)同單位聯(lián)系（4）處理好日常事務(wù)

22.調(diào)查研究的主要類型：（1）普遍調(diào)查法（2）典型調(diào)查法（3）抽樣調(diào)查法（4）個(gè)別調(diào)查法（5）實(shí)地調(diào)查法（6）召開(kāi)調(diào)查會(huì)

23.調(diào)查研究的一般方法：座談會(huì)、民意測(cè)驗(yàn)、個(gè)別訪問(wèn)、問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、專家論證、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查、查閱文獻(xiàn)資料、電話調(diào)查、經(jīng)常性調(diào)查

24.調(diào)查研究的一般程序：準(zhǔn)備階段——調(diào)查階段——研究階段——形成結(jié)論

25.安排實(shí)施開(kāi)放參觀活動(dòng)的操作流程為：準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子——放映視聽(tīng)材料——觀看模型——引導(dǎo)觀摩實(shí)物——中途休息服務(wù)-贈(zèng)送紀(jì)念品——征求意見(jiàn)

26.開(kāi)放參觀活動(dòng)中接待服務(wù)要求：（1）來(lái)賓到達(dá)后熱情引導(dǎo)接待（2）放映視聽(tīng)資料時(shí)認(rèn)真解說(shuō)（3）參觀過(guò)程中為來(lái)賓做向?qū)В?）做好招待來(lái)賓的餐飲服務(wù)（5）耐心解答來(lái)賓提出的各種問(wèn)題（6）做好歡送工作

27.宴請(qǐng)的形式：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、冷餐會(huì)、茶會(huì)、工作進(jìn)餐

28.宴請(qǐng)活動(dòng)的流程：迎賓——入席——致辭——就餐與交流

29.簽字儀式前的準(zhǔn)備工作：（1）選好簽字地點(diǎn)（2）確定簽字日期（3）簽字廳的布置（4）在簽字桌上事先放好待簽的合同文本及簽字筆、吸墨器等簽字所用文具（5）與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國(guó)旗（6）準(zhǔn)備好酒水和雙方的簽字文本和簽字筆（7）選派兩個(gè)助簽人員和若干禮儀小姐（8）通知有關(guān)方面人員出席儀式

30.簽字儀式的程序：（1）請(qǐng)雙方人員進(jìn)入簽字廳（2）簽字人員入座，客右主左（3）其他領(lǐng)導(dǎo)各按順序在己方簽字人座位后面站立排好（4）助簽人員分別在己方主簽人外側(cè)協(xié)助翻文本，指明簽字處，協(xié)助交換文本，簽兩次字后再交換文本各自保存（5）禮儀小姐送上香檳酒或其他紅酒，主客雙方干杯互相祝賀（6）雙方簡(jiǎn)短致辭后合影留念

31.開(kāi)業(yè)典禮前的準(zhǔn)備：（1）做好輿論宣傳工作（2）做好來(lái)賓邀請(qǐng)工作（3）發(fā)放請(qǐng)柬（4）做好場(chǎng)地布置工作（5）做好接待服務(wù)工作（6）做好禮品饋贈(zèng)工作

32.開(kāi)業(yè)典禮的程序：迎賓；典禮開(kāi)始；致賀詞；致答詞；揭幕；參觀；迎接首批顧客

33.信息發(fā)布會(huì)后的工作：（1）了解新聞界的反應(yīng)（2）整理保存會(huì)議資料（3）酌情采取補(bǔ)救措施

33.股東年會(huì)：是股份制企業(yè)為處理企業(yè)重大事務(wù)而定期舉辦的一種公關(guān)專題活動(dòng)

34.股東年會(huì)的程序：向記名股東發(fā)出召集通知；向無(wú)記名股東發(fā)出召集公告；時(shí)間、地點(diǎn)的變更；確定股東會(huì)議主席；對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行表決

35.展覽會(huì)的準(zhǔn)備：（1）確定展覽活動(dòng)的主題、目的（2）確定參展單位、參展項(xiàng)目和展覽的類型（3）選擇展覽場(chǎng)地（4）培訓(xùn)工作人員（5）布置展覽大廳（6）做好與新聞媒介的聯(lián)絡(luò)工作（7）做好展覽活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算（8）運(yùn)用展覽技巧，把展覽活動(dòng)辦得生動(dòng)活潑，新穎別致（9）準(zhǔn)備展覽會(huì)的輔助設(shè)備和相關(guān)服務(wù)

36.商務(wù)談判的原則：合作互利、利益均沾

37.如何制定商務(wù)談判計(jì)劃：（1）確定談判主題和目標(biāo)（2）設(shè)計(jì)談判議程

38.招商活動(dòng)的基本形式：（1）鏈條式招商（2）組團(tuán)招商（3）小分隊(duì)招商（4）拜訪招商（5）中介招商（6）以商引商（7）網(wǎng)絡(luò)招商（8）會(huì)展招商

39.信息決策服務(wù)程序：（1）了解決策信息的來(lái)源（2）熟悉輔助決策的信息工作方法（3）決策前的信息超前服務(wù)（4）決策中的信息跟蹤服務(wù)（5）決策后的信息反饋服務(wù)

40.可行性報(bào)告主體內(nèi)容包括：（1）前言（2）承辦企業(yè)和科研單位的現(xiàn)有條件及基本情況（3）需求預(yù)測(cè)和擬建規(guī)模（4）資源、原材料、燃料及公用設(shè)施情況（5）建設(shè)條件和選址方案（6）設(shè)計(jì)方案（7）環(huán)境條件及環(huán)境保護(hù)（8）企業(yè)組織、勞動(dòng)定員和人員培訓(xùn)設(shè)想（9）實(shí)施進(jìn)度的建議（10）投資估算和資金籌措（11）社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)

41.檔案管理制度有哪些：（1）檔案管理辦法（2）文件材料歸檔辦法（3）檔案鑒定工作制度（4）檔案保管制度（5）檔案借閱制度（6）檔案保密制度（7）檔案人員崗位責(zé)任制度（8）檔案庫(kù)房管理制度

42.檔案管理制度制定的要求：(1)制定檔案管理制度的基本原則是合法性、適用性、系統(tǒng)性、操作性（2）要熟悉檔案工作業(yè)務(wù)內(nèi)容（3）要熟悉檔案工作各環(huán)節(jié)的具體要求

第二篇：打印綠本秘書(shū)復(fù)習(xí)要點(diǎn)

秘書(shū)四級(jí)復(fù)習(xí)要點(diǎn)

第一章 第一節(jié)

一、擬定會(huì)議議程、日程

會(huì)議議程：是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排。

會(huì)議日程：根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

1、會(huì)議議程的內(nèi)容：開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議； 閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容：根據(jù)議程逐日做出具體安排。

3、會(huì)議議程和日程的作用：與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。議程是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

4、會(huì)議議程的制定程序

（1）明確目標(biāo)和參加者

（2）安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

（3）確定每一項(xiàng)議程（4）決定會(huì)議討論形式：

① 典型的會(huì)議形式：自由討論式

② 頭腦風(fēng)暴式

③ 團(tuán)隊(duì)列名方法

④ 小型團(tuán)隊(duì)（5）決定會(huì)議決策的方式

5、會(huì)議日程的編制方法；

（1）制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

（2）制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。多采用表格形式。

（3）宣布議程。

（4）盡量將同類性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起。（5）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

6、會(huì)議議程和日程的區(qū)別：

議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。

日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。

7、正確處理會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

1、會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求：（06年11月）考慮的因素：

（1）交通便利。

（2）會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

（3）場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配制。（4）場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

（5）應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所。（6）場(chǎng)地租借的成本必須合理。

2、會(huì)議酒店的類型劃分：

按類型分：商務(wù)型、度假型。

按地點(diǎn)分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）會(huì)議目的與形態(tài)

（2）實(shí)質(zhì)上的需求、與會(huì)者的期望（3）列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單：

所在地區(qū)情況

會(huì)場(chǎng)的環(huán)境

會(huì)議地點(diǎn)的設(shè)施

會(huì)議管理 會(huì)前籌備

（4）確定會(huì)議場(chǎng)地

隨意抽查的內(nèi)容：一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間、一個(gè)套房的設(shè)備。（5）對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)

★ 隨意抽查一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間和一個(gè)套房的設(shè)備。（06年11月）（6）簽訂書(shū)面合同 合同應(yīng)包括的細(xì)節(jié)：

① 確定全部會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。

② 確定保證的客房間數(shù)。

③ 確定有旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)。

④ 說(shuō)明特殊設(shè)備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務(wù)或設(shè)施,并明確開(kāi)支怎樣負(fù)擔(dān)。⑤ 確定預(yù)定和開(kāi)票手續(xù),包括組織方為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。⑥ 列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。

⑦ 指定可以取消預(yù)定而不向參會(huì)單位收費(fèi)的一段時(shí)間或作后期限。

4、廣泛收集會(huì)議地點(diǎn)的信息

(1)會(huì)見(jiàn)能作決策的人,有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

(2)只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀。

(3)不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。(4)不要帶家屬同行參觀。

(5)要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至。(6)要考慮另外一兩家酒店作為備選。

5、實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求：

（1）莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（06年11月）

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次

3、工做程序：

（1）會(huì)場(chǎng)整體布局安排：

確定會(huì)場(chǎng)形式；

合理拜訪桌椅；

布置附屬性設(shè)備?！?聲像布置的內(nèi)容。（06年11月）（2）主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排：

主席臺(tái)：（06年11月）

① 依職務(wù)高低和選舉的結(jié)果安排座次。

② 為工作便利，會(huì)議主持人有時(shí)需要在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

③ 主席臺(tái)的座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室，休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證證件上標(biāo)明。④ 在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

其他人員座次：（06年11月）

① 小型會(huì)場(chǎng)：

一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門(mén)的位置。② 中大型會(huì)場(chǎng)：橫排法、豎排法、左后排列法

四、發(fā)布會(huì)議信息

1、會(huì)議信息的類型

2、工作程序

（1）傳遞會(huì)議通知信息

（2）分發(fā)傳遞會(huì)議文件： 環(huán)節(jié)：準(zhǔn)備、登記、附清退目錄、封裝、發(fā)出。（06年11月）

★ 簽到時(shí)發(fā)出的主要文件。（06年11月）（3）溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

3、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

4、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

5、發(fā)布會(huì)議信息的程序：

收集、篩選、加工、報(bào)送審核、發(fā)布

6、媒體的類型：

地方媒體、全國(guó)性媒體、會(huì)議組織者自有媒體、發(fā)言人或參會(huì)者家鄉(xiāng)的地方媒體。

五、安排會(huì)議食宿

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。（2）大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，照顧南北不同口味。（3）秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺上。（4）席位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖。

2、會(huì)議住宿的常識(shí)：

（1）要提前編制分配方案；

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要考慮地區(qū)集中，便于討論。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn) 的房間要作出合理 分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

3、安排會(huì)議餐飲：

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。（6）事先準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開(kāi)會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

4、安排會(huì)議住宿

安排會(huì)議住宿方式的最簡(jiǎn)單方法是由與會(huì)者自己安排住宿。

5、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。

6、會(huì)議房間的分配

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

1、會(huì)議嘉賓的類型：

組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員

企業(yè)的重要客戶和各種利益方

社會(huì)名流和影視明星 對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）首先確定嘉賓的名單，并事先確認(rèn)能否出席；

（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則，邀請(qǐng)他們參加，以免遺漏。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。

3、工作程序：

（1）研究邀請(qǐng)嘉賓名單。

（2）擬發(fā)請(qǐng)柬。（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式開(kāi)始之前，要再次與嘉賓 聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

4、會(huì)議嘉賓的安全和保衛(wèi)

職責(zé)： 應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者；防范火災(zāi)；熟知會(huì)場(chǎng)的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)?？只胖芯S持秩序；向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況；監(jiān)督裝卸會(huì)議用品，防止與會(huì)議有關(guān)的財(cái)產(chǎn)或展品被盜；會(huì)議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。（06年11月）

檢查：確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防設(shè)施齊全有效；確保會(huì)場(chǎng)的防竊聽(tīng)裝置靈敏高效；確保會(huì)場(chǎng)的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài)；檢查進(jìn)出會(huì)場(chǎng)的人員的身份，禁止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。

5、會(huì)議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

1、會(huì)議資料的類型：來(lái)賓資料、會(huì)務(wù)資料、溝通資料

2、會(huì)議用品的類型：必備用品、特殊用品

3、工作程序

（1）準(zhǔn)備會(huì)議資料

來(lái)賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證

會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議和協(xié)議合同以及相關(guān)資料。

（2）準(zhǔn)備會(huì)議用品

4、處理會(huì)議臨時(shí)產(chǎn)生的文件：由臨時(shí)動(dòng)議產(chǎn)生的提案記錄、決議等。

5、選擇會(huì)議用品及會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)該注意的問(wèn)題

（1）樹(shù)立全局觀念，搞好綜合平衡。

（2）經(jīng)濟(jì)適用，合理先進(jìn)。

（3）嚴(yán)格根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，量入為出。

（4）注意輕重緩急，精打細(xì)算。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書(shū)禮儀。會(huì)議的請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、通知等文書(shū)在格式、稱謂、語(yǔ)言上都應(yīng)遵守相關(guān)禮儀要求。

（2）迎送禮儀。無(wú)論是參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會(huì)人員都應(yīng)該熱情接待和周到服務(wù)。一般應(yīng)在會(huì)前組成一個(gè)會(huì)務(wù)組，專門(mén)處理有關(guān)問(wèn)題。

（3）參會(huì)禮儀。要遵守會(huì)議紀(jì)律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過(guò)規(guī)定時(shí)間。（4）服務(wù)禮儀。在會(huì)議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語(yǔ)，使用禮貌用語(yǔ)。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

5、工作程序：

（1）選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（2）分解工作程序

（3）培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（4）準(zhǔn)備服裝用具

（5）禮儀執(zhí)行

九、檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備是否正常

1、工作程序

（1）確定工作人員的職責(zé)

（2）預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽(tīng)設(shè)備

2、遠(yuǎn)程會(huì)議視聽(tīng)設(shè)備的檢查

3、會(huì)議視聽(tīng)設(shè)備的保管（注意）

（1）電源及連線

（2）散熱

（3）清潔

第二節(jié) 會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容：

（1）值班電話記錄

（2）值班接待記錄

（3）值班日記

（4）作好信息傳遞。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度

（2）明確值班工作任務(wù)

（3）編制會(huì)議值班表

3、編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

（2）會(huì)議值班人員姓名。（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（6）標(biāo)明人員 缺勤的備用方案或替班人員姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則：

（1）會(huì)議要求實(shí)事求是。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯(cuò)或失誤。（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）要隨時(shí)收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握會(huì)議的效果提供參考。

（7）會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要為召開(kāi)媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況，回答記者的提問(wèn)。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容：

（1）由會(huì)議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開(kāi)期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)布消息。（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開(kāi)記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

3、工作程序

（1）媒體人員登記。

（2）為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料。（3）安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)。

（4）安排媒體溝通會(huì)。

4、注意事項(xiàng)

（1）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道。

（2）匯總新聞媒體的各種報(bào)道。

三、做好會(huì)議記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

1、為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作。

2、會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述、與會(huì)者姓名、缺席者請(qǐng)假條、宣讀上次會(huì)議記錄、有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題、通訊情況、一般事務(wù)、其他事務(wù)、下次會(huì)議日期、主席簽名。

3、會(huì)議記錄：標(biāo)題＋正文＋尾部

4、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

（1）內(nèi)容：反映會(huì)議情況，交流會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。（2）結(jié)構(gòu)：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾

5、會(huì)議記錄的要求：

（1）快速。

（2）真實(shí)性：準(zhǔn)確、清楚、突出重點(diǎn)。

（3）資料性要求。

6、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求

（1）真實(shí)準(zhǔn)確；

（2）短小精悍；（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)；

（4）生動(dòng)活潑。

四、收集會(huì)議信息

1、會(huì)議信息的分類

2、收集會(huì)議信息的要求：齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效。

3、提供會(huì)議信息服務(wù)

4、收集會(huì)議信息的程序

（1）確定會(huì)議信息的搜集范圍。（2）選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

（3）確定搜集會(huì)議信息的方法。

5、會(huì)議信息的作用：

（1）利用信息保證會(huì)議的順利進(jìn)行。

（2）利用信息進(jìn)行會(huì)議溝通。（3）利用信息進(jìn)行催辦。

（4）利用信息為決策服務(wù)。（5）利用信息為商務(wù)活動(dòng)服務(wù)。

（6）利用會(huì)議信息進(jìn)行宣傳。

五、反饋會(huì)議信息

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容

（1）會(huì)前信息

（2）會(huì)中信息

（3）會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時(shí)、適量、適度。

3、工作程序

（1）布置會(huì)議信息收集工作。

（2）會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。（3）建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

（4）做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。（5）抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

4、會(huì)議信息的反饋時(shí)機(jī)

（1）在會(huì)議工作進(jìn)展順利時(shí)反饋。

（2）在會(huì)議工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)反饋。（3）在會(huì)議工作處于停滯時(shí)反饋。

5、選擇會(huì)議信息的反饋形式：正面指導(dǎo)反饋、建設(shè)性反饋。

6、會(huì)議信息的反饋方式：口頭、書(shū)面、會(huì)議

第三節(jié) 會(huì)后落實(shí)

一、會(huì)議文件資料收集整理的要求

1、收集會(huì)議文件資料的要求和內(nèi)容（06年11月專業(yè)能力卷）（1）要求：

① 確定會(huì)議文件資料的收集范圍。

② 收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。

③ 選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

④ 收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。⑤ 要注意保密。

2、會(huì)議文件的立卷歸檔： ★ 歸檔范圍（06年11月）

3、工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記—向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況—甄別整理、分類歸卷—卷內(nèi)文件的排列—卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目 — 填寫(xiě)卷內(nèi)文件的備考表—案卷標(biāo)題的擬制—填案卷封面—移交給檔案室—清理、銷毀不再利用的紙張

4、整理會(huì)議文字記錄

（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。

（2）善于對(duì)講話中的不足之處進(jìn)行補(bǔ)正。

（3）加強(qiáng)寫(xiě)作訓(xùn)練，提高協(xié)作水平。

5、整理會(huì)議錄音：刪除、增加、修改、送審。

6、清理文件

7、案卷移交須辦移交手續(xù)

8、正確區(qū)分會(huì)議文件保管期限

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

1、整理、編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)打印成交。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員或歸檔保存。

3、會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)。

4、會(huì)議紀(jì)要工作程序：

完善會(huì)議記錄—起草、編寫(xiě)會(huì)議記錄—確定印發(fā)范圍—接收者確認(rèn)—領(lǐng)導(dǎo)簽字— 印成文—印制、分發(fā)或歸檔保存

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

1、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法

2、會(huì)議付費(fèi)的要求：

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

3、結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用的程序：通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)—清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票—核實(shí)發(fā)票—填寫(xiě)報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面—請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字—到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷—與相關(guān)部門(mén)及人員結(jié)清費(fèi)用

4、會(huì)議成本

直接會(huì)議費(fèi)用=會(huì)場(chǎng)租用及布置費(fèi)+會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)+會(huì)議郵電通訊費(fèi)+會(huì)議培訓(xùn)費(fèi)+會(huì)議交通參觀費(fèi)+會(huì)議食宿費(fèi)+會(huì)議資料費(fèi)+會(huì)議宣傳交際費(fèi)+紀(jì)念品購(gòu)置費(fèi)+水電費(fèi)+其他符合規(guī)定的雜支費(fèi)等

5、會(huì)議財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵循的原則：

（1）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。

（2）量入為出，收支平衡。

（3）精打細(xì)算，例行節(jié)約。

四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神

1、會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)

要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、到位（06年11月）

2、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度

（1）明確催辦人員。

（2）健全登記制度。

（3）建立匯報(bào)制度。

3、會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋：

反饋的原則：迅速及時(shí)、真實(shí)準(zhǔn)確、要對(duì)堵塞言路、阻止反饋的言行認(rèn)真對(duì)待和處理。

打

4、催辦的方式：發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦、約請(qǐng)承辦部門(mén)來(lái)人匯報(bào)

5、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序：

會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)—會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度—會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋

6、注意事項(xiàng)，需注意以下兩類問(wèn)題：

（1）綜合性的，需由多部門(mén)共同辦理的工作事項(xiàng)。（2）部門(mén)職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。

7、會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)的作用

8、傳達(dá)落實(shí)的要求

（1）迅速果斷，保證質(zhì)量。

（2）忠實(shí)決策，不打折扣。（3）解放思想，創(chuàng)造性地落實(shí)。

9、傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施：

傳達(dá)動(dòng)員、分解任務(wù)、互相溝通、操作控制、效益考核。

第二章 事物管理

第一節(jié)

接待

一、制定接待工作計(jì)劃：

*秘書(shū)必須能根據(jù)來(lái)防者得身份確定接待規(guī)格。

1、接待規(guī)格：*（1）高規(guī)格接待；

（2）對(duì)等接待

（3）低規(guī)格接待

2、接待規(guī)格的確定（06年11月）X（1）對(duì)方與我方的關(guān)系。

（2）一些突然變化的影響。（3）對(duì)以前接待過(guò)的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。

3、接待計(jì)劃的主要內(nèi)容：*（1）確定接待規(guī)格。

（2）日程安排。

（3）經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（4）工作人員。

4、工作程序：

（1）了解掌握背景資料。（了解來(lái)訪目的）

（2）草擬接待計(jì)劃。（主要陪同人員；主要工作人員；住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；宴請(qǐng)地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；會(huì)見(jiàn)、會(huì)談地點(diǎn)、參與人員；參觀游覽地點(diǎn)、陪同人員。）

（3）與本單位相關(guān)部門(mén)溝通情況。

（4）與來(lái)訪者溝通情況。（5）報(bào)請(qǐng)上司審批。

二、安排迎送來(lái)訪團(tuán)體：

*根據(jù)來(lái)訪團(tuán)隊(duì)的人數(shù)和接待規(guī)格來(lái)確定用車。

1、用車的禮節(jié)常識(shí)（座次見(jiàn)97頁(yè)圖）。（06年11月）

2、團(tuán)體見(jiàn)面禮節(jié)常識(shí)。

工作程序：1迎接來(lái)訪團(tuán)體的方法：*（(1)制作牌子；(2)準(zhǔn)備花束；）(3)主陪人在賓館等候，派副職或辦公室主任帶人到機(jī)場(chǎng)、車站迎接。(4)主陪人親自到機(jī)場(chǎng)或車站迎接，這對(duì)來(lái)訪者是表示了非常重視。

2送別來(lái)訪團(tuán)體的方法:下榻賓館話別；到機(jī)場(chǎng)送別或代替送別。

三、安排來(lái)訪者食宿、交通、行程

1、中餐禮節(jié)常識(shí)（1）餐具使用禮節(jié)：

筷子：

① 夾菜時(shí)，不可用筷子在盤(pán)子里挑挑撿撿，只應(yīng)該在靠近自己子的一邊夾。（06年11月）

② 夾菜時(shí)，筷子上不可有飯粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③ 不要把菜從盤(pán)子里直接夾入口中，應(yīng)先放入自己的盤(pán)或碗里，然后在送入口中。④ 不要把筷子架在公用的菜盤(pán)上，可架在筷架或自己的盤(pán)子上。

⑤ 不要用自己的筷子為客人夾菜。

⑥ 談話時(shí)，不要拿著筷子比比劃劃。

席間禮儀：主不動(dòng)，客不食；不拿餐具的手要扶著自己的碗或盤(pán)子···（101頁(yè)）關(guān)于敬酒的禮儀。

2、工作程序：

（1）了解情況。

（2）確定餐飲、住宿、用車標(biāo)準(zhǔn)。（接，送餐）（3）預(yù)定餐廳、住宿房間。（接待來(lái)訪團(tuán)隊(duì) 注意：〈時(shí)間和地點(diǎn)事先確定；宴請(qǐng)的人員事先確定；宴請(qǐng)的桌次，座次事先確定；菜單事先確定；發(fā)請(qǐng)?zhí)??！殿A(yù)訂住宿房間〈考慮：交通是否方便；檔次是否合適；環(huán)境是否安靜優(yōu)雅〉）

（4）根據(jù)對(duì)方要求調(diào)整方案。

四、安排來(lái)訪者的參觀、娛樂(lè)活動(dòng)

1、明確參觀目的

2、明了參觀內(nèi)容：滿足基本要求；不會(huì)影響正常的工作及生產(chǎn)；不會(huì)泄露核心機(jī)密

3、不同娛樂(lè)活動(dòng)的特點(diǎn)與適應(yīng)對(duì)象：

游覽活動(dòng)：人文景觀和自然景觀（選擇合適的景點(diǎn)）了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況； 要熟悉將要游覽的地方。娛樂(lè)活動(dòng)：觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目（06年11月）

4、參觀、娛樂(lè)的相關(guān)禮節(jié)

（1）觀看各類文藝節(jié)目時(shí)，不要遲到；（06年11月）

（2）無(wú)論在參觀、游覽還是觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩、議論；（3）著裝應(yīng)該根據(jù)場(chǎng)合調(diào)整。

5、工作程序X（1）初步確定內(nèi)容

（2）征求對(duì)方意見(jiàn)

（3）修改、確定方案

（4）實(shí)施方案

第二節(jié) 辦公環(huán)境管理

一、合理布置辦公室

1、布置辦公室的基本要求：

（1）采用一大間辦公室。

（2）使用同樣大小桌子。（3）使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。

（4）將通常有許多外賓來(lái)訪的部門(mén)置于入口處。

（5）將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。（6）應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。

（7）主管坐位應(yīng)位于員工作為之后方。

（8）自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。（9）裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。（10）常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近。

2、布置辦公室的三大原則：（06年11月）（1）有利于溝通

（2）便于監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督的特點(diǎn)：內(nèi)部監(jiān)督是一種日常監(jiān)督；具有雙重和多維監(jiān)督的特點(diǎn)；是一種內(nèi)部力量的約束。內(nèi)部的最大特點(diǎn)和有效性取決于內(nèi)部的紀(jì)律約束，自覺(jué)程度，每個(gè)人在考評(píng)中的參與程度和參與的自覺(jué)性。

（3）協(xié)調(diào)、舒適（辦公室布置的一項(xiàng)基本準(zhǔn)則）

人際關(guān)系的協(xié)調(diào)有以下表現(xiàn)和要求：連續(xù)性；協(xié)同性；和諧。

3、辦公室布置的具體要求

(1)辦公室的排列應(yīng)按照直線對(duì)稱的原則和工作程序的順序，其路線以最接近直線為佳，防止逆流與交叉。不可面對(duì)面。

（2）各座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人。

（3）領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督。（4）光線應(yīng)來(lái)自左方，以保護(hù)視力。

（5）常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。（6）電話最好是５平方米空間范圍一部。

4、工作程序x（1）對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門(mén)及員工間的關(guān)系，以次為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

（2）列表將各部門(mén)的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。

（3）根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。（5）對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議。

二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境

辦公環(huán)境中常見(jiàn)的有礙健康和安全的隱患（113頁(yè)）

健康，安全辦公環(huán)境的基本要求（114頁(yè)）

1、工作程序：X（1）確定安全檢查周期、定期檢查。

（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即報(bào)告、排除，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)。（3）發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決。

2、注意事項(xiàng)

上崗前應(yīng)了解的辦公場(chǎng)所的安全規(guī)定 安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別

第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理

一、管理印章和介紹信

秘書(shū)部門(mén)掌管的印章：?jiǎn)挝挥≌拢粏挝活I(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章；秘書(shū)部門(mén)的公章。**單位印章的作用：標(biāo)志作用；權(quán)威；法律；憑證。

1、印章的種類

(1)正式印章

(2)套印章

(3)鋼印

(4)領(lǐng)導(dǎo)人簽名章

(5)專用章 **

2、印章的樣式

(1)印章的質(zhì)料

(2)形狀

(3)印文

(4)圖案

(5)尺寸規(guī)格

3、印章的管理與使用要求

（1）專人負(fù)責(zé)（06年11月）

（2）確保安全

（3）防止污損

4、介紹信的使用要求：要經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫(xiě)清楚，與存根一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。具有介紹和證明雙重作用。

印章頒布與啟用的要點(diǎn)：實(shí)行雙人同行制；立即交辦公室責(zé)任人拆封檢練，制定專人保管；要將印模和啟用日期報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)。

5、印章的刻制程序：X 上級(jí)正式機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)—制發(fā)單位開(kāi)具公函— 附章樣到公安部門(mén)辦理登記—公安部門(mén)指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時(shí)間

— 發(fā)出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗(yàn)—專人保管

6、印章的使用程序：X 申請(qǐng)用印

正確用印

用印登記

7、注意事項(xiàng)X（1）印章的停用與繳銷

銷毀舊公章要登記造冊(cè)，要經(jīng)上司批準(zhǔn)，要有兩人監(jiān)督。（06年11月）

（2）介紹信的管理

① 要有專人負(fù)責(zé)管理。

② 介紹信的保管應(yīng)同印章保管一樣，牢固加鎖，隨用隨開(kāi)。

③ 管理介紹信的人員在使用介紹信時(shí)，要在存根上加以記載，涉及重要事項(xiàng)的要請(qǐng)批準(zhǔn)人在介紹信存根上簽字。

④ 對(duì)于開(kāi)出后未用的介紹信，管理人員應(yīng)及時(shí)催回，粘貼在存根上。

⑤ 介紹信持有者若將介紹信丟失，應(yīng)及時(shí) 報(bào)告單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人，并告知介紹信管理人員。

（3）介紹信的使用

8、用印要謹(jǐn)慎

二、安排值班工作

值班日記：外來(lái)的信函，電報(bào)···

1、值班工作的任務(wù)與要求：

(1)辦理上司交辦的事項(xiàng)。

(2)上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外。

(3)認(rèn)真處理來(lái)函來(lái)電。(4)負(fù)責(zé)接待工作。

(5)掌握上司的外出活動(dòng)情況。

(6)協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。

2、值班工作規(guī)范X（1）堅(jiān)守值班崗位。

(2)認(rèn)真處理事務(wù)。

(3)做好值班記錄。(4)熱情接待來(lái)訪。

(5)加強(qiáng)安全保衛(wèi)。

3、工作程序：X 制定值班制度與值班規(guī)定—編制值班安排表—通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表—值班人員做值班記錄—重大事件做值班報(bào)告—值班結(jié)束交接班

4、注意事項(xiàng)X（1）值班實(shí)務(wù)處理的方法與技巧

建立健全公務(wù)接洽制度： 崗位責(zé)任制度、登記記錄制度（06年11月）

（2）值班內(nèi)容的記錄（06年11月）

值班日志

值班報(bào)告

來(lái)人登記與接待記錄

電話記錄

處理值班電話

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷手續(xù)X

1、零用現(xiàn)金的管理要求（06年11月）

（1）應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫(kù)”。（2）保管備用金，應(yīng)把辦公室的開(kāi)支紀(jì)錄下來(lái)，以便了解辦公開(kāi)支的情況，也可以作為資料存查。

2、報(bào)銷手續(xù)的要求： 提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，要嚴(yán)格按照公司的有關(guān)規(guī)定履行報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷要及時(shí)。

四、安排上司的差旅事務(wù)

1、差旅準(zhǔn)備的要求

（1）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇。（2）準(zhǔn)備定票是一定要查用最新的時(shí)刻表。（3）訂房、訂票時(shí)要考慮上司的個(gè)人愛(ài)好和習(xí)慣。

（4）平時(shí)注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識(shí)，以確保工作的順利進(jìn)行。

2、制定旅程計(jì)劃表X

3、零用現(xiàn)金的管理：X

通常由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由秘書(shū)保管和支出的現(xiàn)金。

4、制定商務(wù)旅行計(jì)劃(139-140頁(yè))

5、制定旅程表（日期，時(shí)間，地點(diǎn)，交通工具，具體事項(xiàng)，備注。）

X6、準(zhǔn)備上司在不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱

X7、辦理出國(guó)手續(xù)（06年11月）辦理簽證：重點(diǎn)（142）

8、秘書(shū)在上司出行前應(yīng)落實(shí)的工作內(nèi)容

（1）審查選定最佳旅程表。

（2）了解外匯信息，辦理兌換外幣。（3）準(zhǔn)備隨身用品。（4）準(zhǔn)備文件。（5）轉(zhuǎn)被相關(guān)證件。

6）做好旅行安排。（7）注意時(shí)差問(wèn)題。

（8）收集所到國(guó)的背景資料。上司回來(lái)后秘書(shū)的工作（144-145）

9、秘書(shū)在上司外出旅行時(shí)的工作：

檢查上司遺漏的東西。

抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)。

電話的處理。

五、完成上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)

*

1、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)：（06年11月）

廣泛性

臨時(shí)性

具體性

緊迫性

上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍：文書(shū)工作事項(xiàng)；會(huì)務(wù)工作事項(xiàng)；信訪工作事項(xiàng)；信息工作事項(xiàng)；調(diào)研工作事項(xiàng)；督查工作事項(xiàng)。*

2、辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則（1）積極主動(dòng)，千方百計(jì)

（2）既要符合政策，又要靈活變通（3）件件有著落，事事有回音

3、文字記錄工作(方法和技巧)：要點(diǎn)記錄法、詳細(xì)記錄法、常用速記法、筆記與錄音并用法（靈活，便捷，能夠優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；費(fèi)時(shí)，費(fèi)事，分散記錄注意力）。

4、文字記錄的要求X

5、文字記錄的程序：

準(zhǔn)備記錄工具—認(rèn)真聽(tīng)、快速記—補(bǔ)充—修改—管理—請(qǐng)上司確認(rèn)記錄(1準(zhǔn)備好筆和紙2認(rèn)真傾聽(tīng)，快速記錄3及時(shí)補(bǔ)充和修改，認(rèn)真整理記錄)

6、注意事項(xiàng)

（1）上司講話記錄。

（2）上司日常工作部署的記錄。*(3),辦理上司交辦事項(xiàng)應(yīng)注意的問(wèn)題（態(tài)度要好，原則化，一視同仁）。

(4)整理記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)。

六、管理時(shí)間，提高工作效率

1、時(shí)間管理的內(nèi)容

*秘書(shū)進(jìn)行有效地時(shí)間管理是協(xié)助上司合理有效地利用時(shí)間的需要，也是秘書(shū)提高自身工作效率的要求。

2、個(gè)人時(shí)間管理的技巧：

ABCD 法：

A

重而急

B 重而不急

C 急而不重

D 不重不急 為了有效利用工作時(shí)間，秘書(shū)應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)？（154）

X3、工作時(shí)間表的內(nèi)容與編寫(xiě)要求

X

4、工作日至的內(nèi)容與編寫(xiě)要求

X5、其他時(shí)間管理的工具：效率手冊(cè)、時(shí)間表、待辦文件夾、墻上計(jì)劃板、商務(wù)通、值班表、“在不在”布告板等。X6、工作程序：

（1）編制工作時(shí)間表

（2）編制、管理工作日志

7、秘書(shū)辦事的學(xué)問(wèn)：

（1）如何辦好上司交辦事項(xiàng) *（1接受工作的三要素：內(nèi)容；時(shí)限；要求。2優(yōu)化辦事成果：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小。3三形式：?jiǎn)我晦k事；交叉辦事；穿

插辦事。4三標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量；速度；影響。5三注意：不失真；不吹噓；不邀利）

（2）如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)（注意：精心準(zhǔn)備，提出合理建議；講究方法，選擇適當(dāng)形式；注重程序，堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)辦；提高藝術(shù)，優(yōu)化請(qǐng)辦效果；以緩應(yīng)急，避免緊張出錯(cuò)）第四節(jié)

一、訂購(gòu)、接收、管理辦公用品

1、庫(kù)存控制：（1）作用X（2）定義：最大庫(kù)存量：是為防止物品超量存儲(chǔ)而保存該物品的最大數(shù)量，最小庫(kù)存量：是以防物品全部消耗完而保存的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量

再訂貨量：也稱重新訂貨線，這是提醒購(gòu)買者庫(kù)存需要重新訂購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。

*重新訂購(gòu)線=日用量x運(yùn)送時(shí)間+最小庫(kù)存量

X2、庫(kù)存控制卡：項(xiàng)目、單位、庫(kù)存參考號(hào)、最大庫(kù)存量、再訂貨量、最小庫(kù)存量、日期、接收、發(fā)放、余額。

3、工作程序：

*（1）選擇供應(yīng)商(價(jià)格和費(fèi)用；質(zhì)量和交貨；服務(wù)和位置；安全和可靠性)*（2）選擇訂購(gòu)方式（直接去商店；電話訂購(gòu)；傳真訂購(gòu)；網(wǎng)上訂購(gòu)）

保留一張購(gòu)貨訂單

（3）辦理進(jìn)貨手續(xù)（168）（4）保管（保管應(yīng)采取的措施：（06年11月）

① 儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖。② 各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽。③ 新物品置于舊物品的下面或后面。④ 體積大、分量重的物品放在最下面。⑤ 小的物品、常用的物品應(yīng)放在較大物品的前面。⑥ 儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)，房間保持干燥。

⑦ 儲(chǔ)藏辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明，以便容易找到物品。X4、庫(kù)存監(jiān)督

二、數(shù)碼相機(jī)的使用

*

1、數(shù)碼相機(jī)的工作原理：CCD 170頁(yè) *

2、數(shù)碼相機(jī)與傳統(tǒng)相機(jī)的區(qū)別（1）感光不同。

（2）存儲(chǔ)介質(zhì)不同。

（3）圖像質(zhì)量不同。

（4）輸入輸出方式不同。*

3、數(shù)碼相機(jī)的性能指標(biāo)（06年11月）

（1）分辨率

（2）光學(xué)與數(shù)碼變焦

（3）鏡頭

（4）測(cè)光系統(tǒng)（5）相當(dāng)感光度

（6）圖像存儲(chǔ)格式（06年11月）

（7）存儲(chǔ)卡

（8）光學(xué)取景器

（9）LCD 顯示屏

（10）閃光燈

（11）電池（12）連接方式（13）白平衡

（14）色彩位數(shù)（06年11月）

（15）連續(xù)拍攝 *

4、操作步驟

（1）拍攝照片。

（2）連接數(shù)碼相機(jī)與計(jì)算機(jī)。（3）將圖片文件導(dǎo)入計(jì)算機(jī)。

（4）編輯圖片。

*

5、注意事項(xiàng)：

（1）數(shù)碼相機(jī)不適宜拍攝自然風(fēng)光。

（2）拍攝時(shí)要盡量靠近被攝體。（3）取景要準(zhǔn)確。

（4）在逆光拍攝時(shí)要使用閃光燈進(jìn)行補(bǔ)光。*

6、保養(yǎng)：

（1）清洗（06年11月）

（2）防熱防寒

（3）防水、防霉、防沙

（4）旅行保護(hù)

（5）相機(jī)保藏

辦公用品與設(shè)備的使用和管理

三、掃描儀的使用

1、*工作原理：它把輸入的圖像劃分成若干個(gè)點(diǎn)，變成一個(gè)點(diǎn)陣圖形，通過(guò)對(duì)點(diǎn)陣圖的掃描，依次獲得這些點(diǎn)的灰度值或色彩編碼值。

2、種類和作用：X 按顏色分：黑白、彩色

按掃描方式 分：手持式、平臺(tái)式、滾筒式；

3、選購(gòu)常識(shí)：（06年11月）X 分辨率

色彩位數(shù)

接口類型

4、操作步驟* 安裝：硬件連接、安裝掃描儀驅(qū)動(dòng)程度、安裝掃描軟件 掃描圖像 掃描文字

5、注意事項(xiàng)：（06年11月）*（1）不要忘記鎖定掃描儀。

（2）注意掃描儀的清潔。

（3）不要帶電接插掃描儀。

（4）注意更新掃描儀驅(qū)動(dòng)程序。

（5）不要使用太高的分辨率。

（6）不要讓掃描儀工作在震動(dòng)的環(huán)境中。（7）不要頻繁開(kāi)關(guān)掃描儀。

5、掃描儀常見(jiàn)故障及其解決方案（06年11月）X

四、光盤(pán)刻錄機(jī)的使用*

1、原理

2、分類：CD-R和CD-RW（06年11月）

3、主要性能指標(biāo)：數(shù)據(jù)傳輸速度、緩存容量、兼容性（06年11月）*

4、操作步驟：

（1）連接光盤(pán)刻錄機(jī)與計(jì)算機(jī)。

（2）光盤(pán)刻錄機(jī)驅(qū)動(dòng)程序與刻錄軟件的安裝。制作數(shù)據(jù)光盤(pán)?！?刻錄機(jī)在讀盤(pán)性能方面并不是很好。（06年11月）85、注意事項(xiàng)：

（1）安裝時(shí)注意散熱（06年11月）

（2）保持清潔

（3）避免刻錄機(jī)長(zhǎng)時(shí)間工作（4）刻盤(pán)過(guò)程中的注意事項(xiàng)

（5）及時(shí)取出盤(pán)片

*

6、盤(pán)片的選擇

188頁(yè) *

五、投影儀的使用

1、相關(guān)知識(shí)：

（1）分辨率

（2）亮度

（3）對(duì)比度

（4）帶寬（06年11月）（5）均勻度

（6）燈泡的類型和壽命

（7）接口配置 *

2、操作步驟：

（1）安放投影儀

（2）連接投影儀與電腦

（3）接通電源，設(shè)置好輸出方式（4）對(duì)焦

（5）設(shè)置分辨率

（6）關(guān)閉投影儀

X3、注意事項(xiàng)

（1）保持投影儀鏡頭的清潔。

（2）投影過(guò)程中不能用鏡頭蓋遮擋畫(huà)面。

（3）不要關(guān)機(jī)后立即斷電。

（4）不要帶電插拔電纜。

（5）不要頻繁開(kāi)關(guān)機(jī)。*

4、投影儀常見(jiàn)簡(jiǎn)單故障

（1）投影儀RGB端口無(wú)輸入信號(hào)

（2）投影儀有信息輸入，但無(wú)圖像（3）投影儀圖像偏色

*

六、攝像機(jī)的使用

1、攝像機(jī)概述

★ 數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)。（06年11月）

2、數(shù)碼記錄原理 *

3、操作步驟：

開(kāi)機(jī)—裝錄像帶—拍攝—回放檢查—關(guān)機(jī) *

4、注意事項(xiàng)

（1）日常維護(hù)

（2）鏡頭的維護(hù)

（3）磁頭的保護(hù)

（4）磁帶

（5）電池 *

5、基本的攝像技巧

198頁(yè) *

6、DV數(shù)碼采集方法

199頁(yè)

第五節(jié) 信息管理

一、信息的收集

1、信息的含義：信息是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。

2、*信息的特征：客觀性（基本特征）、時(shí)效性、可塑性、共享性（區(qū)別于一般物質(zhì)的顯著特征）、依附性、傳遞性、無(wú)限性

3、信息的種類

4、信息工作的程序：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋、利用

5、信息收集的渠道：大眾媒介、圖書(shū)館、聯(lián)機(jī)信息檢索渠道、供應(yīng)商和客戶、貿(mào)易交流渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道、關(guān)系渠道、調(diào)查渠道

6、信息收集的范圍：收集企業(yè)信息，國(guó)際市場(chǎng)信息，客服信息，貿(mào)易信息，國(guó)際金融信息，法律政策信息，交際活動(dòng)信息

7、*信息收集的要求：價(jià)值性、時(shí)效性、層次性、針對(duì)性、全面性

8、工作程序X（1）明確信息收集范圍

（2）熟悉信息來(lái)源

（3）選擇信息的收集方法：觀察法、閱讀法、詢問(wèn)法、問(wèn)卷法、網(wǎng)絡(luò)法、交換法、購(gòu)置法 觀察法：人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物，獲取信息。（06年11月）（4）查找信息

9、注意事項(xiàng)X（1）收集各種形態(tài)的信息

（2）建立通訊聯(lián)系索引卡

（3）信息收集要有超前性(超前性，預(yù)見(jiàn)性，指導(dǎo)性，預(yù)測(cè)性)10，信息的作用：信息是決策的基礎(chǔ)，管理的核心，是實(shí)現(xiàn)計(jì)劃控制的前提，辦事事務(wù)的依據(jù)，可以提高競(jìng)爭(zhēng)力。

二、信息的篩選X

1、信息篩選的含義

2、辦公室常備的信息資料

了解

3、閱讀篩選信息資料的方法（留意標(biāo)題；復(fù)印，裁剪；摘記；標(biāo)記說(shuō)明）

4、信息篩選的要求 X5、工作程序：

（1）看來(lái)源

（2）看標(biāo)題

（3）看正文

（4）決定取舍

6、注意事項(xiàng)

三、信息的分類

1、信息分類的含義

*

2、信息分類的方法：字母分類法、地區(qū)分類法、主題分類法、數(shù)字分類法、時(shí)間分類法（06年11月）

3、信息分類的要求

4、工作程序

（1）熟悉信息內(nèi)容

（2）選擇分類方法

（3）辨類

（4）歸類 X5、注意事項(xiàng)：

（1）利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別

（2）建立交叉參照卡

四、信息的校核

1、信息校核的含義

2、信息校核的范圍

*

3、信息校核的要求

（1）校核要以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。

（2）要排除主觀因素的干擾。X4、工作程序

（1）確定校核的內(nèi)容

（2）選擇校核的方法：溯源法、比較法、核對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。（06年11月）

（3）核實(shí)、分析信息

（4）作出判斷

五、信息的傳遞

*

1、信息傳遞的方向：內(nèi)向、外向

*

2、信息傳遞的要素：信源、信道、信宿（06年11月）

3、工作程序

（1）確定傳遞信息的內(nèi)容（2）*選擇并確定傳遞信息的形式。(信件；備忘錄；報(bào)告；通知；指示；新聞稿；企業(yè)內(nèi)部刊物；傳閱單；新聞發(fā)布會(huì)；聲明；直接郵件)（3）確定傳遞信息的方法。（語(yǔ)言傳遞；文字傳遞；電訊傳遞；可視化輔助傳遞）★ 折線圖的定義。（06年11月）（4）進(jìn)行信息傳遞。（5）確認(rèn)信息傳遞質(zhì)量。

六、信息的存儲(chǔ)

1、信息存儲(chǔ)的載體：（06年11月）紙質(zhì)載體

磁性載體：軟盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)、縮微品

2、信息存儲(chǔ)的裝具與設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜、文件架

3、信息存儲(chǔ)管理系統(tǒng)（信息集中管理系統(tǒng)；信息分散管理系統(tǒng)；信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)）

4、信息存儲(chǔ)的要求

5、工作程序：

登記（總括登記，個(gè)別登記）、編碼（順序編碼，分組編碼）、排列（時(shí)序，來(lái)源內(nèi)容）、保存、保管

★ 個(gè)別登記的定義。（06年11月）

6、信息存儲(chǔ)的意義

第三章 文書(shū)擬寫(xiě)與處理 第一節(jié) 文書(shū)的擬寫(xiě)

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的概念：批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)，印發(fā)公文的通知，統(tǒng)稱為批轉(zhuǎn)性通知。批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知是復(fù)合體公文，所謂復(fù)合，一是指通知本身，另一指被批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)，印文的公文。

被轉(zhuǎn)發(fā)的通知不叫復(fù)合。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文屬于廣義的公文。

被批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)，印發(fā)的文件大多是公文。

2、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的類型

批轉(zhuǎn)通知（批轉(zhuǎn)下級(jí)）

轉(zhuǎn)發(fā)通知（轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，其重點(diǎn)在于轉(zhuǎn)）

印發(fā)通知（本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制定的）

3、擬寫(xiě)要點(diǎn)

批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)文件原文 標(biāo)題：批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)+原發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

印發(fā)通知標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種 正文：批語(yǔ)（轉(zhuǎn)發(fā)語(yǔ)，按語(yǔ)）+轉(zhuǎn)發(fā)（印發(fā)）（+意義+執(zhí)行要求）

4、注意事項(xiàng)：*附帶文件，盡管位于正件后的附件位置，但它們不屬于“正件”，而不是“附件”，因此在正文下行不必標(biāo)注“附件”及“附件名稱”。

二、報(bào)告批轉(zhuǎn)，1、*報(bào)告的概念：是匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的公文。

2、報(bào)告的特點(diǎn)：匯報(bào)性、陳述性、3、報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

（1）性質(zhì)要求不同（報(bào)告為匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問(wèn)所用。請(qǐng)示則是為了某一問(wèn)題請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批示或批準(zhǔn)的公文，請(qǐng)示機(jī)關(guān)必定等待上級(jí)機(jī)關(guān)的明確答復(fù)。）

（2）行文時(shí)限不同。

4、報(bào)告的類型：匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)

5、*注意事項(xiàng)：

（1）報(bào)告事項(xiàng)真實(shí)

（2）報(bào)告時(shí)間及時(shí)

（3）報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（難免耽誤工作）

三、請(qǐng)示

1、*概念：是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文。凡屬本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的問(wèn)題，或上級(jí)機(jī)關(guān)以往中明確的問(wèn)題，應(yīng)不在請(qǐng)示之列。

2、特點(diǎn)

（1）一文一事

（2）請(qǐng)批對(duì)應(yīng)（一請(qǐng)示，一批復(fù)）

（3）事前行文（不可先斬后奏）

3、請(qǐng)示的類型

（1）求示性請(qǐng)示（政策，請(qǐng)示）

（2）求批性請(qǐng)示

4、擬寫(xiě)要點(diǎn)：

請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由（不可少）+文種

正文：發(fā)文緣由+請(qǐng)示事項(xiàng)（是請(qǐng)示正文的核心，可行性，可操作性）+結(jié)尾（當(dāng)否，請(qǐng)批示。以上要求，請(qǐng)予審批。妥否，請(qǐng)批復(fù)）*在成文日期下一行居左2字，加圓括號(hào)注明發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系人的姓名和電話號(hào)碼。

5、注意事項(xiàng)

（1）主送一個(gè)機(jī)關(guān)

*（2）逐級(jí)請(qǐng)示

245頁(yè)

*（3）語(yǔ)氣宜溫和謙恭

四、問(wèn)答函

1、概念：是不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問(wèn)題進(jìn)行詢問(wèn)或答復(fù)的函

2、問(wèn)答涵的類型

（1）詢問(wèn)函（2）答復(fù)函

2、看例文：246-247頁(yè)

3、詢問(wèn)函與答復(fù)函的結(jié)構(gòu)：247頁(yè) 標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

4、注意事項(xiàng)：

（1）單位間交往的問(wèn)答函應(yīng)采用“信函式格式”行文。（2）單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。

五、簡(jiǎn)報(bào)

1、概念：簡(jiǎn)報(bào)是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書(shū)，也叫“動(dòng)態(tài)”、“簡(jiǎn)訊”、“摘報(bào)”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。

2、特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新、實(shí)

3、簡(jiǎn)報(bào)的類型：（06年11月）

工作簡(jiǎn)報(bào)

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)

4、擬寫(xiě)要點(diǎn)

結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾

報(bào)核：（按語(yǔ)）+標(biāo)題+導(dǎo)語(yǔ)+主題+結(jié)尾

*注意事項(xiàng)：簡(jiǎn)報(bào)一般應(yīng)限制在1000字以內(nèi)，最長(zhǎng)不要超過(guò)2000字；內(nèi)容真實(shí)，準(zhǔn)確，典型；針對(duì)性，指導(dǎo)性強(qiáng)；一事一報(bào)，切忌面面俱到。

六、意向書(shū)

1、概念：意向書(shū)是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約，達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書(shū)。

2、特點(diǎn)：

（1）協(xié)商性

（2）靈活性

（3）簡(jiǎn)略性

3、意向書(shū)的類型：X 加工承攬意向書(shū)、建設(shè)工程承包意向書(shū)、貨物運(yùn)輸意向書(shū)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)意向書(shū)、科技協(xié)作意向書(shū)。

X4、意向書(shū)的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

5、注意事項(xiàng)：

（1）語(yǔ)言準(zhǔn)確，表達(dá)清楚

（2）忠實(shí)于洽談內(nèi)容

七、訂貨單

1、訂貨單的概念：訂購(gòu)產(chǎn)品和貨物的單據(jù)

30%定金

2、訂貨單的特點(diǎn)：

協(xié)約性

嚴(yán)肅性

3、擬寫(xiě)要點(diǎn)：

一般結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

正文：買賣雙方信息；訂貨信息；配送方式及配送地點(diǎn)信息；支付方式及銀行賬戶；買方的意見(jiàn)和要求。

成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字

4、注意事項(xiàng)：

（1）制作訂貨單應(yīng)注明有效期限

（2）注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。金額巨大的大宗貨物交易，不宜用訂貨單，要考慮簽訂訂貨合同。

八、商品說(shuō)明書(shū)

1、商品說(shuō)明書(shū)的概念

2、商品說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容和特點(diǎn)

（1）真實(shí)性

（2）科學(xué)性

（3）條理性

（4）通俗性

3、擬寫(xiě)要點(diǎn)（1）簡(jiǎn)單商品說(shuō)明書(shū) *標(biāo)題+正文+落款

（2）復(fù)雜商品說(shuō)明書(shū)

*封面+目錄+概述+正文+封底

4、注意事項(xiàng)：*（1）如實(shí)介紹、真實(shí)可信]

（2）抓住特征，突出個(gè)性（3）語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，通俗明了

（4）設(shè)計(jì)新穎，美觀大方

第二節(jié) 收發(fā)文處理

一、繕印文書(shū)

1、文書(shū)繕印的含義：對(duì)文章進(jìn)行謄抄繕寫(xiě)和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作（06年11月）

2、要求*（1）文字準(zhǔn)確，字跡工整清晰

（2）符合規(guī)定體式，頁(yè)面美觀大方（3）不隨意改動(dòng)原稿

（4）裝訂齊整牢固

（5）注意保密

繕印以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的分?jǐn)?shù)為準(zhǔn)。違反了規(guī)定，也浪費(fèi)了紙張。

3、工作程序：

（1）確定印刷的文書(shū)

（2）確定印制格式

（3）完成印制

（4）交付印制的文書(shū)

4、注意事項(xiàng)：

繕印應(yīng)建立登記制度，登記文書(shū)名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時(shí)間、印制人姓名等項(xiàng)目

二、校對(duì)文書(shū)

1、含義：校對(duì)是根據(jù)定稿對(duì)文件校樣進(jìn)行核對(duì)校正X

2、文書(shū)校對(duì)的內(nèi)容：

（1）校訂清樣上的錯(cuò)字、漏字、多字。

（2）規(guī)范字體、字號(hào)。

（3）檢查版式、標(biāo)題是否端正，頁(yè)碼是否連貫，行、字距離是否勻稱，版面是否美觀。（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計(jì)量單位、專業(yè)術(shù)語(yǔ)是否有誤。（5）檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無(wú)需調(diào)整和改版之處。

3、要求：X（1）把握原則，仔細(xì)校對(duì)。

（2）認(rèn)真仔細(xì)、一絲不茍。

（3）校對(duì)文稿時(shí)正確使用校對(duì)符號(hào)。（4）校對(duì)一般要進(jìn)行一校、二校、三校3個(gè)校次。

4、工作程序

（1）準(zhǔn)備好原稿和校樣。

*（2）選定校對(duì)方法。(看校；對(duì)校；讀校；折校)

（3）核對(duì)校正。（看校；對(duì)校；讀校；折校）

5、注意事項(xiàng)

（1）注意對(duì)同音異體、字形相近的字的核查。

（2）注意對(duì)數(shù)字、人名、地名的核查。（3）校出的錯(cuò)漏，要以規(guī)定的符號(hào)標(biāo)明。

三、用印

四、傳閱文書(shū)

1、文書(shū)傳閱的含義：在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。X

2、要求：

（1）迅速、準(zhǔn)確地將文書(shū)送達(dá)閱文人。

（2）文書(shū)的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工。（3）傳閱的順序是由管理層到一般人員。

由保安部，辦公室，宣傳部協(xié)助開(kāi)展安全保衛(wèi)工作

3、工作程序X（1）確定傳閱對(duì)象

（2）選擇傳閱方式（06年11月）

（3）傳遞文書(shū)

（4）履行傳閱手續(xù)

（5）檢查清理文件

4、注意事項(xiàng)*（1）嚴(yán)格傳閱范圍

（2）嚴(yán)禁文件橫傳

（3）控文件運(yùn)行

第三節(jié) 文檔管理

一、檔案的分類

1、檔案的分類的含義：按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。（06年11月）X

2、常用的檔案分類方法**（1）分類法（06年11月）

（2）組織機(jī)構(gòu)分類法

（3）問(wèn)題分類法

*

3、檔案分類方法的結(jié)合運(yùn)用（—組織機(jī)構(gòu)分類法；—問(wèn)題分類法;組織機(jī)構(gòu)—分類法；問(wèn)題—分類法）

4、檔案分類的要求X（1）正確判定檔案文件所隸屬。（06年11月）

（2）正確判斷檔案文件所屬機(jī)構(gòu)。*示例分析：269頁(yè)

5、工作程序*（1）了解文件形成情況

（2）分析檔案形成單位情況

（3）選擇檔案分類方法（4）文件歸類

6、注意事項(xiàng)

二、檔案檢索工具的編制

1、檔案檢索工具的內(nèi)容

（1）檔案信息存儲(chǔ)

（2）信息檢查

2、檔案檢索工具的含義：揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。

3、檔案檢索工具的類型：歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、任命索引、全宗指南（06年11月）

271頁(yè)示例

4、工作程序

（1）選擇檢索工具

（2）分析檔案的內(nèi)容

（3）形成檔案條目（4）構(gòu)成檢索工具

5、注意事項(xiàng)：X（1）檢索工具有書(shū)本式檢索工具、卡片式檢索工具。

（2）為了滿足多方面的利用需求，應(yīng)編制不同功能的檢索工具。

三、檔案的鑒定

1、檔案鑒定工作的內(nèi)容：按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。（06年11月）

2、檔案保管期限：X 永久

長(zhǎng)期：16—50年

短期：15年以下

273頁(yè)示例分析

3、檔案鑒定工作的要求X（1）逐件、逐頁(yè)閱讀檔案內(nèi)容。

（2）綜合分析文件的各方面特征。（3）結(jié)合檔案的需求判定檔案價(jià)值。

4、工作程序：X（1）判斷文件是否需要保存。

（2）分析檔案價(jià)值。

（3）確定文件的保管期限。

（4）對(duì)保管的檔案進(jìn)行復(fù)審。

5、注意事項(xiàng)X（1）經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

（2）對(duì)要銷毀的檔案要編制銷毀清冊(cè)。

6、檔案鑒定的意義X

7、檔案鑒定的原則：X 從整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。

四、檔案庫(kù)房及存儲(chǔ)檔案的管理

*275頁(yè)示例

1、檔案保管工作的含義與內(nèi)容

2、檔案保管工作的要求X（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵。

（2）保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生。

3、工作程序X（1）了解檔案庫(kù)房的編號(hào)。

（2）熟悉檔案柜價(jià)的擺放與編號(hào)。

（3）調(diào)節(jié)保管場(chǎng)所的溫濕度。

（4）進(jìn)行衛(wèi)生、安全檢查。（5）進(jìn)行檔案流動(dòng)中的保護(hù)。

4、注意事項(xiàng)：X（1）庫(kù)房布局的安排

（2）建立檔案保管制度

第三篇：國(guó)家企業(yè)文化師(二級(jí))復(fù)習(xí)要點(diǎn)

《企業(yè)文化師》復(fù)習(xí)重點(diǎn)、難點(diǎn)

第一章 企業(yè)文化調(diào)研

第一節(jié) 調(diào)研計(jì)劃制定

1.企業(yè)文化調(diào)研是企業(yè)文化建設(shè)基礎(chǔ)性和先導(dǎo)性工作，也是企業(yè)文化師的本質(zhì)性和基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作。P

12.確定調(diào)研的基本內(nèi)容：掌握企業(yè)基本現(xiàn)狀，了解員工思想動(dòng)態(tài)。

3.企業(yè)文化建設(shè)、企業(yè)文化的提升和跨越是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它的策劃與構(gòu)架都應(yīng)放在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的層面上。從以下幾個(gè)方面去掌握企業(yè)基本現(xiàn)狀：企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，企業(yè)組織構(gòu)建

4.企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略包括；企業(yè)使命、愿景和戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)總體戰(zhàn)略，企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，企業(yè)核心能力。

（1）企業(yè)使命、愿景和戰(zhàn)略目標(biāo)：企業(yè)使命，就是企業(yè)對(duì)其存在的根本理由和目的的描述，包括當(dāng)前的產(chǎn)品的業(yè)務(wù)選擇、目標(biāo)顧客定位以及滿足客戶需求的方法3個(gè)方面。

（2）企業(yè)總體戰(zhàn)略：按照態(tài)勢(shì)可以劃分為維持、增長(zhǎng)與收縮戰(zhàn)略。在不同的戰(zhàn)略態(tài)勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)有不同的主導(dǎo)文化價(jià)值觀，來(lái)支持企業(yè)戰(zhàn)略的執(zhí)行。

（3）企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略：又稱業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，總成本領(lǐng)先戰(zhàn)略、差異化戰(zhàn)略、專一化戰(zhàn)略是3種通用的戰(zhàn)略制

定思路。

（4）企業(yè)核心能力，概況為：產(chǎn)品技術(shù)能力、對(duì)用戶需求理解能力、分銷渠道能力和制造能力。我國(guó)

“文化力研究第一人”賈春峰教授：未來(lái)企業(yè)戰(zhàn)略將更加緊密與企業(yè)文化融為一體。P

25.企業(yè)組織構(gòu)建：組織（行政）結(jié)構(gòu)圖，部門(mén)職責(zé)說(shuō)明，業(yè)務(wù)流程圖.P

3（1）組織結(jié)構(gòu)圖3個(gè)維度：復(fù)雜性、正規(guī)化、集權(quán)化。P

36.了解員工思想動(dòng)態(tài)：?jiǎn)T工隊(duì)伍構(gòu)成，管理層思想動(dòng)態(tài)，員工思想動(dòng)態(tài)P3

（1）員工隊(duì)伍構(gòu)成了企業(yè)最根本的生產(chǎn)力P3

7．企業(yè)文化可分為物質(zhì)文化、行為文化、制度文化和精神文化4個(gè)層面，其中精神文化是形成其他層面的思想基礎(chǔ)和導(dǎo)向動(dòng)力，是企業(yè)文化的精髓和靈魂。P

48.調(diào)研內(nèi)容包括：企業(yè)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域和發(fā)展戰(zhàn)略，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人修養(yǎng)和風(fēng)范，企業(yè)員工的素質(zhì)及需求特點(diǎn)，企業(yè)優(yōu)良傳統(tǒng)及成功經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)現(xiàn)有文化理念及適應(yīng)性，面臨的主要矛盾，所處地理環(huán)境。P

5（1）企業(yè)文化建設(shè)基本程序：調(diào)研總結(jié)，定格設(shè)計(jì)，宣傳推廣和完善提升4個(gè)階段。P6

9.企業(yè)文化調(diào)研基本方法：訪談法、座談法、問(wèn)卷法和觀察法。P7

（1）文獻(xiàn)調(diào)研法特點(diǎn)：歷史性，無(wú)反應(yīng)性，間接性。P7

（2）摘取信息的一般程序和方法：迅速瀏覽，認(rèn)真篩選，仔細(xì)閱讀，及時(shí)記錄。P7

（3）文獻(xiàn)調(diào)研優(yōu)點(diǎn)：可以超越時(shí)空條件的限制；比口頭信息更加真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠；方便、自由，受外界因素干擾??；效率高，花費(fèi)少。P8

（4）訪問(wèn)調(diào)研法：也稱訪談法，分直接訪問(wèn)，間接訪問(wèn)，一般訪問(wèn)和特殊訪問(wèn)。P8

（5）問(wèn)卷調(diào)研法：?jiǎn)柧硪话惆ㄇ把浴⒅黧w和結(jié)語(yǔ)。P9

10.企業(yè)現(xiàn)狀與常態(tài)調(diào)研：性企業(yè)文化調(diào)研，階段性企業(yè)文化調(diào)研，隨機(jī)性企業(yè)文化調(diào)研。P10

（1）性企業(yè)文化調(diào)研：主要任務(wù)是調(diào)研了解員工思想狀態(tài)和本企業(yè)文化計(jì)劃執(zhí)行情況，研究分析工作成果及存在問(wèn)題，為規(guī)劃制定第二年企業(yè)文化計(jì)劃做好準(zhǔn)備。P10

11.轉(zhuǎn)型期文化調(diào)研要注意問(wèn)題：調(diào)研目標(biāo)要尖銳而集中，適時(shí)而果斷提出調(diào)研建議，注意文化變革特性的調(diào)研。P1

112.有力的組織領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)文化調(diào)研得以順利有序開(kāi)展的必要保障。P1

3第二節(jié) 調(diào)研計(jì)劃實(shí)施

1.調(diào)研計(jì)劃進(jìn)入決策，決策方法有：頭腦風(fēng)暴法，德?tīng)柗品?，異地思考法。P17

2．調(diào)研活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理包括幾方面：經(jīng)費(fèi)的獲取，資金占用的情況，活動(dòng)營(yíng)運(yùn)成本分析。P18

3.經(jīng)費(fèi)管理原則：適度原則，真是原則，效益原則。P18

4.調(diào)研隊(duì)伍組成整體結(jié)構(gòu)：組織結(jié)構(gòu)，知識(shí)結(jié)構(gòu)，能力結(jié)構(gòu)，年齡結(jié)構(gòu)。P19

5.調(diào)研方案一般包括：調(diào)研目的，調(diào)研內(nèi)容，范圍，時(shí)間，對(duì)象，方法，組織，經(jīng)費(fèi)，安排。P19

6.調(diào)研提綱遵循原則：強(qiáng)調(diào)實(shí)用性，注意時(shí)效性，重視經(jīng)濟(jì)性，掌握一定彈性。P20

7.調(diào)研工具：文案類，音像類，電子媒介類，網(wǎng)絡(luò)類。P2

28．執(zhí)行調(diào)研計(jì)劃主要包括：搜集，處理和分析數(shù)據(jù)資料。P26

9.會(huì)議通知和材料準(zhǔn)備：必須明確通知以會(huì)者會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議目的；與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對(duì)會(huì)議作出哪些貢獻(xiàn)；會(huì)前向全體與會(huì)者提供書(shū)面背景材料；會(huì)議場(chǎng)所必須有適當(dāng)設(shè)備，會(huì)議大小適宜。P28

（1）組織會(huì)議最困難部分之一是確定一個(gè)時(shí)間，以適合全體以會(huì)者。P28

第三節(jié) 調(diào)研資料分析

1.分析調(diào)研資料的方法有2種：框架類分析，個(gè)案類分析。

（1）框架類分析：分別對(duì)企業(yè)文化現(xiàn)狀分析，對(duì)員工價(jià)值觀分析，以及對(duì)員工行為取向的分析。P

322.企業(yè)在不斷發(fā)展過(guò)程中會(huì)呈現(xiàn)不同的導(dǎo)向：創(chuàng)業(yè)導(dǎo)向——目標(biāo)導(dǎo)向——規(guī)則導(dǎo)向——支持導(dǎo)向——高層次的創(chuàng)新導(dǎo)向。P32

3.個(gè)案分析主要從部門(mén)狀況和職工心態(tài)著手。P3

44.企業(yè)文化調(diào)研報(bào)告是企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程的核心內(nèi)容，主要通過(guò)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和分析問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的建議方案。P3

55.調(diào)研報(bào)告包括：開(kāi)篇部分，主體部分，附錄部分。P35

（1）開(kāi)篇部分包括：封面，題目，目錄和摘要。P35

|（2）摘要是調(diào)研報(bào)告中最重要的內(nèi)容，是整個(gè)報(bào)告的精華。摘要一般包括3方面：調(diào)研目的，問(wèn)題的描述，處理問(wèn)題的途徑、所采用的方案設(shè)計(jì)。P36

6.報(bào)告正文是調(diào)研報(bào)告的主體部分，一般包括引言、調(diào)研方案設(shè)計(jì)、調(diào)研實(shí)施、數(shù)據(jù)分析、調(diào)研結(jié)果、局限性及必要說(shuō)明、結(jié)論和建議等幾部分。P36

（1）引言：?jiǎn)栴}的背景，問(wèn)題的表述，處理問(wèn)題的基本途徑。P36

7.調(diào)研報(bào)告特點(diǎn)：是調(diào)查研究的直接產(chǎn)物，有較強(qiáng)的針對(duì)性和目的性，內(nèi)容要絕對(duì)真實(shí)。P38

8.調(diào)研報(bào)告遵循原則：調(diào)理清晰，論據(jù)充分，結(jié)論簡(jiǎn)潔。P39

9.對(duì)經(jīng)驗(yàn)材料精選思維加工，需要運(yùn)用比較法，分析法與綜合法。P40

10.探索現(xiàn)象間因果聯(lián)系的方法，包括求同法，求異法和求同求異法并用，共變法，剩余法。P

4111.調(diào)研報(bào)告類型可分為：描述性調(diào)研報(bào)告，解釋性調(diào)研報(bào)告，預(yù)測(cè)性調(diào)研報(bào)告。P4

212.撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告注意問(wèn)題：要敘述結(jié)合，點(diǎn)面結(jié)合，實(shí)事求是。P4

3第二章 企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃

第一節(jié) 企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃制定

1、企業(yè)文化建設(shè)導(dǎo)入的重要時(shí)機(jī)：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者明確提出進(jìn)行企業(yè)文化建設(shè)；企業(yè)高層發(fā)生重大人事變更；企業(yè)開(kāi)展重大慶典活動(dòng)；企業(yè)產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)發(fā)生重大轉(zhuǎn)變；企業(yè)戰(zhàn)略進(jìn)行重大調(diào)整；企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境發(fā)生重大變革；企業(yè)發(fā)展受到嚴(yán)重阻礙；企業(yè)遇到突如其來(lái)的危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)。（P46）

2、企業(yè)文化建設(shè)的一般原則有：適時(shí)性、實(shí)用性、前瞻性。（P47）

3、企業(yè)文化建議主要內(nèi)容：目標(biāo)（通過(guò)企業(yè)文化建設(shè)使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理得到提高）；內(nèi)容（理念設(shè)計(jì)、宣傳落實(shí)、評(píng)價(jià)診斷、完善提高）；方法（調(diào)查訪談、領(lǐng)導(dǎo)示范、培訓(xùn)教育、輿論導(dǎo)向、規(guī)范行為、尋找“英雄”、激勵(lì)創(chuàng)新、“制造”事件、架“連心橋”、公關(guān)傳播、禮儀規(guī)范等）。傳播形式（辯論比賽、討論會(huì)、文化娛樂(lè)、體育競(jìng)賽、慶典紀(jì)念、參觀旅游、員工生日活動(dòng)、員工工藝活動(dòng)和社區(qū)聯(lián)誼活動(dòng)等）；時(shí)間及建設(shè)步驟。（P48）

（1）文化傳播的載體有：企業(yè)文化手冊(cè)、企業(yè)報(bào)刊、企業(yè)網(wǎng)絡(luò)、企業(yè)內(nèi)部電視臺(tái)、廣播電臺(tái)、企業(yè)宣傳欄、墻報(bào)、企業(yè)標(biāo)語(yǔ)、掛圖、企業(yè)手冊(cè)、企業(yè)專題片、企業(yè)之歌等。P49

（2）生產(chǎn)型企業(yè)員工人多素質(zhì)低，適合企業(yè)宣傳欄、墻報(bào)、企業(yè)標(biāo)語(yǔ)、掛圖、企業(yè)之歌等淺顯易懂方式；研發(fā)型企業(yè)適合 企業(yè)文化手冊(cè)、企業(yè)報(bào)刊、企業(yè)網(wǎng)絡(luò)等方式。P504、企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃的內(nèi)容主要包括5方面：企業(yè)文化現(xiàn)狀與環(huán)境因素分析；企業(yè)文化發(fā)展戰(zhàn)略與指導(dǎo)思想；企業(yè)文化發(fā)展目標(biāo)；企業(yè)文化三至五年內(nèi)的發(fā)展重點(diǎn)與實(shí)施計(jì)劃；企業(yè)文化規(guī)劃實(shí)施的組織、政策保障以及需要說(shuō)明的其他內(nèi)容等。（P50）

5、企業(yè)文化建設(shè)資源：人力資源、財(cái)務(wù)資源、信息資源。豐富的信息資源是開(kāi)展文化建設(shè)得重要基礎(chǔ)，企業(yè)文化建設(shè)中信息資源在很大程度上決定了企業(yè)員工對(duì)企業(yè)價(jià)值觀的認(rèn)同與內(nèi)化。P526、

第四篇：2018年二級(jí)建造師市政工程復(fù)習(xí)要點(diǎn)(一)

2018年二級(jí)建造師市政工程復(fù)習(xí)要點(diǎn)

（一）1、城鎮(zhèn)道路分為快速路、主干路、次干路和支路四個(gè)等級(jí)。

2、快速路車速60-100km/h必須設(shè)分隔帶。

3、高級(jí)路面：水泥混凝土的設(shè)計(jì)年限為30年，瀝青混凝土、瀝青碎石的設(shè)計(jì)限為15年。

4、柔性路面：彎沉變形大，抗彎強(qiáng)度小，破壞取決于極限垂直變形和彎拉應(yīng)變;剛性路面：彎拉強(qiáng)度大，彎沉變形小，破壞取決于極限彎拉強(qiáng)度。

5、高等級(jí)路面可包括磨耗層，面層上層，面層下層，或稱上面層，中面層，下面層。

6、墊層要求其水穩(wěn)定性必須要好。

7、粗粒式瀝青混凝土在二層或在層面層的下面層;砂粒式瀝青混凝土在自行車道與人行車道的面層。

8、瀝青混合料由瀝青、粗骨料、細(xì)骨料、填充料組成。

9、瀝青結(jié)構(gòu)組成分為三類：密實(shí)懸浮結(jié)構(gòu)，骨架空隙結(jié)構(gòu)，骨架密實(shí)結(jié)構(gòu)。10.城鎮(zhèn)道路不宜使用煤瀝青。

11、普通瀝青混合料即AC型瀝青混合料，適用于城鎮(zhèn)次干道、輔路或人行道等場(chǎng)所。

12、改性瀝青混合料面層適用城鎮(zhèn)快速路，主干路。

13、水泥混凝土路面基層的寬度施工時(shí)每側(cè)至少寬出300mm(小型機(jī)具)、500mm(軌模式攤鋪機(jī)施工)、650mm(滑模式攤鋪機(jī)施工)

14、水泥混凝土路面面層板分為普通(素)混凝土板，碾壓混凝土板，連續(xù)配筋混凝土板，預(yù)應(yīng)力混凝土和鋼筋混凝土板，常采用較多的是普通混凝土板。

15、水泥混凝土路面混凝土彎拉強(qiáng)度以28d齡期的水泥混凝土彎拉強(qiáng)度控制面層混凝土的強(qiáng)度。

16、水泥混凝土路面縱向接縫應(yīng)設(shè)置拉桿，橫向縫應(yīng)加設(shè)傳力桿，在鄰近橋梁或其他固定構(gòu)筑物處，板厚改變處，小半徑平曲線等處，應(yīng)設(shè)置脹縫。

17、重力式擋土墻，依靠墻體自重抵擋土壓力作用，衡重式擋墻上墻利用衡重臺(tái)上填土的下壓作用和全墻重心的后移增加墻體穩(wěn)定。

18、三種土壓力中，主動(dòng)土壓力最小，靜止土壓力其次，被動(dòng)土壓力最大，位移也最大。

19、新建的地下管線施工必須遵循：先地下，后地上，先深后淺。

20、路基填土不行使用腐殖土，生活垃圾土，淤泥，凍土塊或鹽漬土。

21、填方段當(dāng)?shù)孛嫫露榷赣?：5時(shí)，需修成臺(tái)階形式，每層臺(tái)階高度不宜大于300mm，寬度不應(yīng)小于1.0m.22、根據(jù)測(cè)量中心線樁和下坡腳樁，分層填土，壓實(shí)。

23、碾壓應(yīng)先輕后重，最后采用不小于12t級(jí)的壓路機(jī)。

24、填方高度內(nèi)的管涵頂面填土500mm以上才能用壓路機(jī)碾壓。

25、挖方根據(jù)測(cè)量中線和邊樁開(kāi)挖。

26、質(zhì)量檢查與驗(yàn)收：主控項(xiàng)目為壓實(shí)度和彎沉值，一般項(xiàng)目有路基允許偏差和路床、路堤邊坡等要求。

27、路基填料強(qiáng)度CBR中路床最小強(qiáng)度為8%。

28、填土應(yīng)分層進(jìn)行，路基填土寬度應(yīng)比設(shè)計(jì)寬度寬500mm。

29、路基試驗(yàn)的的有：確定路基預(yù)演量值，合理選用壓實(shí)機(jī)具，按壓實(shí)度要求，確定壓實(shí)遍數(shù)，確定路基寬度內(nèi)每層虛鋪厚度。

30、土質(zhì)路基壓實(shí)原則：先輕后重，先靜后振，先低后高，先慢后快，輪跡重疊，壓路機(jī)最快速度不宜超過(guò)4km/h。

31、土質(zhì)路基壓實(shí)質(zhì)量檢查主要檢查各層壓實(shí)度和彎沉值。

32、不良土質(zhì)路基按作用機(jī)理可分：土質(zhì)改良，土的置換，土的補(bǔ)強(qiáng)。

33、常用的基層材料：石灰穩(wěn)定土類基層，禁止用于高等級(jí)路面的基層，只能用作高級(jí)路面的底基層;水泥穩(wěn)定土基層，具有良好的板體性，只用作高級(jí)路面的底基層;石灰工具廢渣穩(wěn)定土基層，只能做底基層(區(qū)別基層);二灰穩(wěn)定粒料可用于高等級(jí)路面的基層與底基層。

34、城鎮(zhèn)道路基層混合料每層最大壓實(shí)厚度為200mm，且不宜小于100mm;壓實(shí)時(shí)，應(yīng)采用先輕型，后重型壓路機(jī)碾壓;禁止用薄層貼補(bǔ)的方法進(jìn)行找平;混合料養(yǎng)護(hù)期為7~14d。

35、土工合成材料具有加筋，防護(hù)，過(guò)濾，排水，隔離等功能。

36、瀝青混合料面層不得在雨、雪天氣及環(huán)境最高溫度低于5度時(shí)施工。

37、攤鋪機(jī)必須緩慢，均勻，連續(xù)不間斷的攤鋪;嚴(yán)格控制初壓、復(fù)壓、終壓。

38、碾壓時(shí)應(yīng)將壓路機(jī)的驅(qū)動(dòng)輪面向攤鋪機(jī)從外側(cè)向中心碾壓，在超高路段和坡道上則由低處向高處進(jìn)行碾壓;密級(jí)配瀝青混合料復(fù)壓宜優(yōu)先采用重型輪胎壓路機(jī)進(jìn)行碾壓。

39、為防止瀝青混合料粘輪，嚴(yán)禁刷柴油，亦可向碾輪嘖淋添加少量表面活性劑的霧狀水。

40、熱拌瀝青混合料路面待溫度低于50度后，方可開(kāi)放交通。

41、改性瀝青混合料生產(chǎn)溫度應(yīng)根據(jù)改性瀝青品種、黏度、氣候條件，鋪裝層的厚度確定，當(dāng)采用列表以外的聚合物或天然瀝青改性瀝青時(shí)，生產(chǎn)溫度由試驗(yàn)確定。

42、改性瀝青混合料最高溫度(廢棄溫度)為195度;宜用履帶式攤鋪機(jī)，攤鋪溫度不低于160度，攤鋪系數(shù)應(yīng)通過(guò)實(shí)驗(yàn)取得，一般情況下改性瀝青混合料的壓實(shí)系數(shù)在1.05左右。

43、攤鋪機(jī)應(yīng)采用自動(dòng)找平方式，壓實(shí)與成型應(yīng)做到，初壓開(kāi)始溫度不低于150度，終了溫度不低于90度，攤鋪后應(yīng)緊跟碾壓，保持較短的初壓區(qū)段，從路外側(cè)向中心碾壓，在超高路段則由低向高碾壓，在坡道上應(yīng)將驅(qū)動(dòng)輪從低處向高處碾壓。

44、水泥混凝土路面的混凝土配合比應(yīng)同時(shí)滿足彎拉強(qiáng)度，工作性，耐久性三項(xiàng)指標(biāo)要求。

45、水泥混凝土路面攤鋪時(shí)，上層混凝土的攤鋪應(yīng)在下層混凝土初凝前完成，且下層厚度宜為總厚的3/5;脹縫應(yīng)與路面中心線垂直，縫壁必須垂直，縫寬必須一致，縫中不得連漿，縫上部灌填縫料，下部安裝脹縫板和傳力桿。

46、水泥混凝土路面橫向縮縫采用切縫機(jī)施工，宜在水泥混凝土強(qiáng)度達(dá)到設(shè)計(jì)強(qiáng)度25%-30%時(shí)進(jìn)行，寬度控制在4-6mm，切縫深度：設(shè)傳力桿時(shí)，不應(yīng)小于面層厚度的1/3，且不得小于70mm，不設(shè)傳力桿時(shí)，不應(yīng)小于面層厚度的1/4，且不應(yīng)小于60mm;常溫施工時(shí)縫料宜與板面平，冬期施工時(shí)縫料應(yīng)填為凹液面，中心宜低于板面1-2mm。

47、混凝土路面養(yǎng)護(hù)時(shí)間應(yīng)根據(jù)混凝土彎拉強(qiáng)度來(lái)定，不宜小于設(shè)計(jì)彎拉強(qiáng)度的80*，一般宜為14-21d;當(dāng)混凝土達(dá)到設(shè)計(jì)彎拉強(qiáng)度40%以后，可允許行人通過(guò)，混凝土完全達(dá)到設(shè)計(jì)彎拉強(qiáng)度后，方可開(kāi)放交通。

城市橋梁工程

48、橋梁五大部分：橋跨結(jié)構(gòu)(上部結(jié)構(gòu))，支座系統(tǒng)，下部結(jié)構(gòu) ：橋墩、橋臺(tái)、墩臺(tái)基礎(chǔ)。

49、梁式橋是一種在豎向荷載作用下無(wú)水平反力的結(jié)構(gòu)，梁內(nèi)產(chǎn)生的彎矩最大;拱式橋的承重結(jié)構(gòu)以受壓為主;剛架橋在豎向荷載作用下，梁部主要受彎，其受力狀態(tài)介于梁橋和拱橋之間。

50、橋分為上承式、下承式、中承式橋。

51、鋼筋要進(jìn)行力學(xué)性能試驗(yàn)，當(dāng)要代換時(shí)，由原設(shè)計(jì)單位作變更設(shè)計(jì)。

52、鋼筋彎制前應(yīng)先調(diào)直，鋼筋宜優(yōu)先選用機(jī)械方法調(diào)直，采用冷拉法調(diào)直時(shí)，HPB300鋼筋冷拉率不得大于2%，HRB335鋼筋冷拉率不得大于1%。

53、鋼筋連接應(yīng)優(yōu)先選擇閃光對(duì)焊;當(dāng)普通混凝土中鋼筋直徑等于或小于22mm時(shí)，在無(wú)焊條件時(shí)，可采用綁扎連接，但受拉構(gòu)件的主鋼筋不得采用綁扎連接;鋼筋骨架和鋼筋網(wǎng)片的交叉點(diǎn)焊宜采用電陰點(diǎn)焊;鋼筋與鋼板的T形連接時(shí)應(yīng)采用埋弧壓力焊或電弧焊。

54、鋼筋接頭末端至鋼筋彎起點(diǎn)的距離不得小于鋼筋直徑的10倍;施工中鋼筋受力分不清受接，受壓的，按受拉辦理。

55、鋼筋的混凝土保護(hù)層厚度，普通鋼筋和預(yù)應(yīng)力筋最小混凝土保護(hù)層厚度不得小于鋼筋公稱直徑，后張法構(gòu)件預(yù)應(yīng)力直線形鋼筋不得小于其管道直徑的1/2。

56、混凝土施工時(shí)對(duì)骨料的含水率的檢測(cè)，每一工作班不應(yīng)小于一次。

57、混凝土攪拌時(shí)間是混凝土拌合時(shí)的重要控制參數(shù)。

58、混凝土拌合物的坍落度應(yīng)在攪拌地點(diǎn)和澆筑地點(diǎn)分別隨機(jī)進(jìn)行取樣檢測(cè)，每一個(gè)工作班或每一單元結(jié)構(gòu)物不應(yīng)少于兩次，評(píng)定時(shí)應(yīng)以澆筑點(diǎn)的測(cè)值為準(zhǔn)，在檢測(cè)坍落度時(shí)，還應(yīng)觀察混凝土拌合物的黏聚性和保水性。

59、嚴(yán)禁在運(yùn)輸混凝土過(guò)程中向混凝土拌合物中加水。

60、混凝土澆筑在原混凝土面上澆筑新混凝土?xí)r，相接面應(yīng)鑿毛，并清洗干凈。

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第五篇：【秘書(shū)總復(fù)習(xí)】范文

一、會(huì)議方案的擬訂

（一）會(huì)議籌備方案的概述:1.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容:會(huì)議籌備方案包括如下幾個(gè)組成部分:（1）確定會(huì)議的主題與議題。（2）確定會(huì)議的名稱。（3）確定會(huì)議和議程。（4）確定會(huì)議的時(shí)間性和地點(diǎn)。（5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（6）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。（7）確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排。（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

2.會(huì)議籌備方案的作用:(1）確保會(huì)議的周密組織（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）確保會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行 3.電話會(huì)議及視頻會(huì)議（1）電話會(huì)議交流信息的特點(diǎn)

1）電話會(huì)議:①方便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流；缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

③為了提高電話會(huì)議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。

2）電話會(huì)議信息工作要的要求:電話會(huì)議要按照一定的工作程序和工作要點(diǎn)進(jìn)行，具體要求如下：1準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息；2認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料；3合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備；4按時(shí)接通電話；5互相能報(bào)出席情況；6做好會(huì)議記錄。（2）視頻會(huì)議

1）視頻會(huì)議的特點(diǎn):①聲音和圖像同時(shí)傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。④交流效果較好。⑤視頻會(huì)議的交流不夠深入廣泛。2）視頻會(huì)議信息工作的要求

由于視頻會(huì)議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，踏踏實(shí)實(shí)做好會(huì)務(wù)工作。具體要求有：1 發(fā)出開(kāi)會(huì)信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會(huì)場(chǎng)；4置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備；5做好會(huì)議準(zhǔn)備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。

4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的優(yōu)點(diǎn):遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。5.會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求

會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要指定會(huì)議組織部門(mén)和人員落實(shí)。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門(mén)需明確各息的任務(wù)和要求。具體要求如下：（1）要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍。（2）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

（二）會(huì)議籌備方案和制定程序會(huì)議籌備方案的制定程序?yàn)椋航M建會(huì)議籌備委員會(huì)

分成籌備小組

形成籌備方案

領(lǐng)導(dǎo)審核方案。

二、會(huì)務(wù)籌備概述

（一）會(huì)務(wù)籌備概述

1.會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容:（1）會(huì)議準(zhǔn)備是否充分;（2）會(huì)議期間能否排除各種干擾;（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備（4）文件材料的準(zhǔn)備情況;（5）會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查;（6）會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查;（7）檢查的其他內(nèi)容

2.會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式:務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過(guò)三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議工作人員匯報(bào)。第一，書(shū)面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會(huì)形式。

3.會(huì)務(wù)籌備情況的檢查的方法:務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào);（2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)的檢查

（二）會(huì)務(wù)籌備的程序

1.開(kāi)會(huì)檢查的程序:如對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況以匯報(bào)會(huì)的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)包括：(1)會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書(shū)面報(bào)告的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)?。?）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知。（3）召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取匯報(bào)，并會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決各種需要協(xié)調(diào)和問(wèn)題。（4）匯報(bào)會(huì)后要以電話、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)。

2.現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序:（1）先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門(mén).2）將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)確項(xiàng)目都要有明確的記錄。（4）對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見(jiàn)，并以電話、文件或會(huì)議廳等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門(mén)予以糾正。

三、審核會(huì)議文件夾概述:

1.會(huì)議文件的類型,2.會(huì)議文件審核的內(nèi)容:(1)審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性(2)會(huì)議文件的具體內(nèi)容3.會(huì)議文件審核的方法:(1)對(duì)校法，適用于定稿上改動(dòng)較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動(dòng)不多的文件。讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專用術(shù)語(yǔ)名詞較少的定稿。

（二）會(huì)議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書(shū)就文件內(nèi)容進(jìn)行自審，使會(huì)議文件在初始期就能嚴(yán)格把關(guān)。（2）由主管乞討書(shū)進(jìn)行會(huì)議文件夾初審。（3）如會(huì)議文件夾的內(nèi)容涉及的部門(mén)較多，要進(jìn)行必要的會(huì)審。（4）在會(huì)議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)者或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。

四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜

（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議概述

1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則有：（1）時(shí)間生原則；（2）及時(shí)原則；（3）全面原則。2.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法:(1)定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面報(bào)告;(2)由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的情況;(3)領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議;(4)其他途徑，例如，通過(guò)舉辦會(huì)議工作進(jìn)展情況的小型展覽向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)工作。

3.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī):第一，會(huì)議籌備階段；第二，會(huì)中階段；第三，會(huì)后階段。

（二）與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的工作程序

與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的程序如下：(1)明確會(huì)議的目標(biāo);(2)明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過(guò)程的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員。(4)確定溝通過(guò)程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和難題。(6)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。(7)將記錄通過(guò)某種方法送給領(lǐng)導(dǎo)。

五、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案概述

1.會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題;(2)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員

2.會(huì)議應(yīng)急方案的作用:(1)會(huì)議應(yīng)急方案可使會(huì)議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)，提高會(huì)議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會(huì)如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會(huì)議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，能夠有回旋余地。

3.會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn):1.有的放矢；2.預(yù)防為主；3.留有余地。

4.會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則:1思想上充分重視；2在人、財(cái)、物方面要措施到位；3在實(shí)施的過(guò)程中要堅(jiān)持定期檢查。

5.處理會(huì)議突發(fā)事件的方法:1處理人員問(wèn)題；2處理場(chǎng)地問(wèn)題；3處理設(shè)備問(wèn)題；4處理資料問(wèn)題5處理健康與安全問(wèn)題；6處理行為問(wèn)題。

（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序預(yù)測(cè)情況

準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案

討論會(huì)議緊急情況

確定會(huì)議應(yīng)急方案。

一、會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議總結(jié)的目的具體來(lái)講主要有以下幾點(diǎn)：（1）檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。（2）檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗(yàn)，找出不足，從而明確今后搞好同類型會(huì)議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不斷改進(jìn)會(huì)議的組織服務(wù)工作。（4）獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，并要妥善解決會(huì)議的遣留問(wèn)題。

2.會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容:總結(jié)內(nèi)容包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（二）會(huì)議總結(jié)的工作程序?yàn)椋簩?duì)會(huì)議征詢意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿→向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論→總結(jié)定稿→印發(fā) →歸檔 →組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。

二、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容和要求

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容:（1）構(gòu)成有效會(huì)議的要素

一個(gè)有效會(huì)議應(yīng)該具有清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、合適的地點(diǎn)、恰當(dāng)?shù)谋匾浴㈨槙尘o湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會(huì)人員、參會(huì)人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。

（2）影響會(huì)議效率的主要原因:影響會(huì)議效率的因素很多，主要可以歸結(jié)為三個(gè)方面：1會(huì)議的必要性；2會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；3會(huì)議責(zé)任分工。

2.會(huì)議評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn):（1）是否達(dá)到目標(biāo)。（2）會(huì)議時(shí)間性評(píng)估。（3）與會(huì)人員參與會(huì)議狀態(tài)與收獲；對(duì)會(huì)議的滿意程度與理由；提出改進(jìn)的意見(jiàn)或建議。（4）會(huì)議服務(wù)評(píng)估。會(huì)議服務(wù)是否到位，會(huì)議中的合作精神如何。（5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估。（6）再度召開(kāi)同樣的會(huì)議時(shí)，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng)。3.會(huì)議評(píng)估工作的方法和要求

（1）會(huì)議評(píng)估工作的方法”1.評(píng)估方法可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)以意見(jiàn)調(diào)查的方式進(jìn)行。2.告知與會(huì)人員有義務(wù)一同提高會(huì)議質(zhì)量。

（2）會(huì)議評(píng)估工作要求:會(huì)議評(píng)估力求科學(xué)、高效。最好在確定了會(huì)議目的的早期策劃階段就高計(jì)一份問(wèn)卷。要避免與會(huì)人員的反感。

（二）會(huì)議效果評(píng)估的工作程序”會(huì)議效果評(píng)估的基本程序?yàn)椋悍治鲇绊憰?huì)議效果的主要因素

設(shè)計(jì)會(huì)議效果評(píng)估表

匯總評(píng)估結(jié)果。

（三）注意事項(xiàng)

會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)注意避免以下情況：（1）欠缺會(huì)議記錄。（2）對(duì)決議實(shí)不力。（3）不對(duì)會(huì)議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)。（4）不解散已完成任務(wù)的委員會(huì)或工作小組。（5）與會(huì)人員對(duì)會(huì)議感到不滿。

一、確定涉外禮次序

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外接待的原則和要求

（1）涉外接待的原則:與國(guó)內(nèi)禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內(nèi)外有別；4尊重個(gè)人；5女士?jī)?yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。

2.禮賓次序:在商務(wù)交往的具體實(shí)踐中，禮賓次序共有如下五種常見(jiàn)的排列方法：（1）依照來(lái)賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國(guó)際會(huì)議或體育比賽。（2）依照來(lái)賓的具體身份與職務(wù)的高低來(lái)排列先后次序。適用于正式的政務(wù)、高務(wù)、科技、學(xué)術(shù)、軍事交住。（3）依照來(lái)賓抵達(dá)的具體時(shí)間早晚來(lái)排列其先后次序。適用于：1當(dāng)各國(guó)大使同時(shí)參加派駐國(guó)的某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)；2在非正式的涉外活動(dòng)中亦可采用此種排列方法。（4）依照來(lái)賓告知東道主自己決定到訪的具體時(shí)間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規(guī)模的國(guó)際性的招商會(huì)、展示會(huì)和博覽會(huì)。（5）不排列。當(dāng)上述方法難以應(yīng)用時(shí)，便可采用這種排列方法。

（二）禮賓次序確定步驟1.確定禮賓次序方案;2.提前通知有關(guān)各方;3.按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序

二、安排涉外迎送儀式

（一）基礎(chǔ)知識(shí)1.涉外迎送儀式的要求（1）發(fā)出邀請(qǐng):一般由東道國(guó)先發(fā)出邀請(qǐng)，邀請(qǐng)一般采用書(shū)面形式，被邀請(qǐng)者在接到邀請(qǐng)函后，應(yīng)及時(shí)給予答復(fù)，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。(2）準(zhǔn)備工作:在外賓抵達(dá)前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作：1搞清楚來(lái)訪外賓或代表團(tuán)的基本情況；2了解外賓的飲食愛(ài)好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時(shí)還可向?qū)Ψ剿饕獊?lái)訪者血型資料；3擬訂來(lái)賓訪問(wèn)日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達(dá)時(shí)，由適當(dāng)?shù)娜藛T前往機(jī)場(chǎng)、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項(xiàng)禮儀程序和活動(dòng)。

2.著裝要求:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。

（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:1.確定迎候人員;2.準(zhǔn)備迎賓的物品;3.見(jiàn)面講究禮節(jié);4.送行前的拜訪;5.安排送行儀式

三、安排涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談和拜訪

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談要求:安排會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的時(shí)，對(duì)秘書(shū)的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準(zhǔn)備工作要落實(shí)到位。3）會(huì)談會(huì)見(jiàn)時(shí)要做好記錄，對(duì)客人提出、領(lǐng)導(dǎo)許諾的問(wèn)題，會(huì)后應(yīng)負(fù)責(zé)落實(shí)，做好后繼工作。

2.拜訪的要求:(1）拜訪由秘書(shū)先電話聯(lián)系對(duì)方的秘書(shū)和隨員，雙方商定時(shí)間。(2)由東道主帶領(lǐng)員前去對(duì)方下榻的賓館,到達(dá)后應(yīng)該在大堂里打電話通知對(duì)方,不要直接上樓去敲對(duì)方的門(mén).(3)初次見(jiàn)面, 可以不送禮物.(二)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的工作程序

會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的工作程序如下圖所示。（圖略）

四、涉外宴請(qǐng)的常識(shí)

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外宴請(qǐng)的原則:（1）宴請(qǐng)環(huán)境十分重要，應(yīng)該選雅致、安靜的地方.（2）點(diǎn)菜時(shí)不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來(lái)的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請(qǐng)的人要講究個(gè)人衛(wèi)生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚宴。

2.西餐禮儀:我方宴請(qǐng)是中餐，來(lái)賓回請(qǐng)很有可能是西餐，所以應(yīng)該了解一些的基本的西餐禮儀。

（二）注意事項(xiàng):（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時(shí)一定注意控制自己說(shuō)話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。

五、饋贈(zèng)禮品的要求

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.各國(guó)的禁忌:各國(guó)、各民族在都有自己獨(dú)特禮節(jié)和習(xí)俗。在對(duì)外交往中送禮如果不考慮對(duì)方的習(xí)俗，很可能就觸犯了對(duì)方的禁忌，引起對(duì)方的反感。所以應(yīng)該對(duì)各國(guó)的忌諱有基本的了解。

2.饋贈(zèng)禮品的禮節(jié):①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。

（二）選擇禮品的注意事項(xiàng):在選擇禮品的時(shí)候，需要考慮這樣幾個(gè)因素: 1.與受禮者的關(guān)系;2.明確送禮的原因;3.了解受禮者的特點(diǎn);4.經(jīng)濟(jì)方面的限定

一、正確選擇辦公的模式

（一）基礎(chǔ)知識(shí):1.辦公模式的種類:一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠(yuǎn)程工作；③虛擬辦公室；④臨時(shí)辦公桌；⑤彈性時(shí)間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

2.導(dǎo)致辦公模式變化的原因:（1）辦公場(chǎng)地的費(fèi)用過(guò)高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。（2）城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問(wèn)題和上班的高峰時(shí)段的困難，使人們?cè)诠ぷ髂Ｊ缴现匦掳才?。?）高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場(chǎng)所也能相互溝通。（4）企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項(xiàng)目就不需聘用長(zhǎng)期的正式員工。5）企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工成本。（6）一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。（7）在寬松的社會(huì)環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實(shí)施多種模式的工作方式。

（二）選擇不同辦公模式的工作程序:（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題（是否人工成本過(guò)高？是否有增加臨時(shí)用工的需求？是否有可以不在公司場(chǎng)地完成工作任務(wù)？是否有相當(dāng)數(shù)量的職工熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)？）（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式.（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度。4）先在部分部門(mén)實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式。（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失。

二、合理進(jìn)行辦公室布局

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來(lái)間隔辦公空間：（1）開(kāi)放式辦公室。（2）封閉式辦公室。

2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于員工的工作分配。（3）有利于工作順利完成。

3.不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求

（1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費(fèi)用經(jīng)常按每平方米計(jì)算?？臻g越大，費(fèi)用越高。

（2）開(kāi)放式和封閉式辦公室

1）開(kāi)放式辦公室:開(kāi)放式辦公室是大的空間，包含單個(gè)工作位置的組合。開(kāi)放式辦公室具有如下特點(diǎn)：①不設(shè)個(gè)人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級(jí)別主要不用辦公位置來(lái)確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來(lái)確定位置。

2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個(gè)相對(duì)獨(dú)立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計(jì)原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種因素，如下員、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關(guān)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

（二）設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序

1.分析不同部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對(duì)辦公效率的影響。4）需要設(shè)備及家具量的多少。2.設(shè)計(jì)平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計(jì)平面圖,并證詢各使用部門(mén)的意見(jiàn),根據(jù)意見(jiàn)修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開(kāi)時(shí)，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。4.注意采光、溫度和通風(fēng)

一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作

（一）基礎(chǔ)知識(shí):改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替換；④合并；⑤精簡(jiǎn)。

（二）工作程序: 無(wú)論是復(fù)雜流程還是簡(jiǎn)單流程，都包括以下幾個(gè)基本步驟：定義→評(píng)價(jià)→分析→改進(jìn)→實(shí)施

（三）工作流程分析改進(jìn)的基本步驟: 工作流程分析與改進(jìn)的目的可以簡(jiǎn)要地概括為需要回答的3個(gè)問(wèn)題：①我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）？②應(yīng)在何處（改進(jìn)的目標(biāo)）？③如何到達(dá)該處（改進(jìn)的方法）？

二、處理突發(fā)事件

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.突發(fā)事件的種類:可能出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災(zāi)；②傷害；③疾??；④炸彈威脅或恐慌。2.處理突發(fā)事件的原則:（1）快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展;（2）以人為本，保護(hù)公眾利益;（3）公開(kāi)透明，真誠(chéng)面對(duì)公眾;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點(diǎn)；③事故涉及的人員；④事故的證人；⑤事故過(guò)程的概述；⑥填寫(xiě)事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報(bào)告表記錄在事故報(bào)告表上的信息主要有：（1）完成表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)。（3）發(fā)生事故的日期、地點(diǎn)。（4）事故的細(xì)節(jié)及對(duì)事故的看法，（5）進(jìn)行的急救行動(dòng)和醫(yī)療處理的情況，包括由誰(shuí)進(jìn)行。（6）必要時(shí)還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。（7）填寫(xiě)表格的人員簽名和日期。

（二）處理突發(fā)事件的工作程序

1.突發(fā)事件的預(yù)防措施:（1）以書(shū)面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)時(shí)具體處理程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。（3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實(shí)行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對(duì)行動(dòng)。（5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況，如有報(bào)警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報(bào)警裝置的定期檢查和維護(hù)。

2.突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施是：（1）準(zhǔn)備清除的書(shū)面緊急情況處理程序。（2）用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序。（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)。（6）保證工作場(chǎng)所受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員。（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理情況。（8）保證定期檢查和更新設(shè)備。

3.處理突發(fā)事件的工作流程:（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng);（2）查找問(wèn)題的原因;（3）成立臨時(shí)指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)

三、完成督促檢查工作

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.督查工作的內(nèi)容:（1）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督查的事項(xiàng)。（2）上級(jí)直屬單位的重要工作部署與重要會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況。（3）本單位的中心工作、重要會(huì)議及文件決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況。（4）新聞媒體和重要客戶對(duì)本單位的批評(píng)、建議的答復(fù)與處理情況。（5）人大代表、政協(xié)委員以及職代會(huì)、股東會(huì)的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)與辦理情況，以及基層請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決問(wèn)題的辦理情況。（7）秘書(shū)在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議列入專項(xiàng)督查，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項(xiàng)。

2.秘書(shū)督查工作的特點(diǎn)有：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性。

3．督查工作的原則有：（1）實(shí)事求是的原則；（2）主動(dòng)性的原則；（3）分層次落實(shí)原則；（4）時(shí)效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則。

1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書(shū)面督查；（2）電話督查；（3）專項(xiàng)督查；（4）會(huì)議督查；（5）調(diào)研督查。

（一）工作程序:上司交辦事項(xiàng)督查的程序?yàn)椋航晦k→立項(xiàng)→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。

（二）注意事項(xiàng)

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應(yīng)當(dāng)遵循一定的規(guī)律和方法，但也有其自身的特點(diǎn)和工作方式。一般來(lái)說(shuō)有如下方法：(1)與信息工作相結(jié)合;(2)與調(diào)查研究相結(jié)合;(3)堅(jiān)持歸口辦理，分級(jí)負(fù)責(zé);(4)堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度

2.督查工作的注意事項(xiàng)有：（1）實(shí)事求是；（2）授權(quán)督查；（3）時(shí)限要求；（4）辦實(shí)事；(5)謙虛謹(jǐn)慎。

一、制定工作計(jì)劃

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室工作計(jì)劃的種類

（1）按照時(shí)間序列，辦公室工作計(jì)劃可以分為長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計(jì)劃、目標(biāo)型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、方法型計(jì)劃、程序型計(jì)劃五種類型。

2.制定工作計(jì)劃的方法:

（1）根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)?？梢允褂脤ｉT(mén)制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項(xiàng)寫(xiě)下。

（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按ABCD法則（參見(jiàn)四級(jí)秘書(shū)），先做重而急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記 出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序，對(duì)需要花時(shí)間的工作留出充足的時(shí)間量。

（4）列出完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息，包括人力、物力、財(cái)力等。

（5）明確完成每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求。

（6）指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

（7）從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時(shí)完成，確定后，逐項(xiàng)將其填入計(jì)劃表中。

（8）明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問(wèn)題向誰(shuí)報(bào)告，何時(shí)報(bào)告，確保計(jì)劃的順利實(shí)施。

（9）明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。

3.計(jì)劃的內(nèi)容與要求:行動(dòng)計(jì)劃或計(jì)劃表必須指明所管理的項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)工作的其他一些重要方面，具體包括：

(1)每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)。(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源。(4)每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。(5)在計(jì)劃的文件中還寫(xiě)明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。

（二）制定工作計(jì)劃的工作順序

1.制定工作計(jì)劃的程序

估量機(jī)會(huì)→確定目標(biāo)→確定計(jì)劃工作的前提條件→擬定可行方案→評(píng)價(jià)備選方案→選擇方案→擬定分計(jì)劃→編制預(yù)算。

2.編制常見(jiàn)的工作計(jì)劃:常的工作計(jì)劃中都要指明一段時(shí)期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時(shí)做，由誰(shuí)做等具體問(wèn)題，它是在為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)實(shí)狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。

五、確定承辦期限

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問(wèn)題后處理并回復(fù)時(shí)間規(guī)定，許多企業(yè)都對(duì)行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費(fèi)的時(shí)間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。

2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對(duì)時(shí)效性制定的規(guī)則，是在時(shí)效性上指導(dǎo)人們行動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)，它要求人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽(yù)和效率。

（二）制定承辦期限對(duì)頂?shù)墓ぷ鞒绦?/p>

(1)調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定。(2)時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。(3)確定同一任務(wù)的不同承辦周期。(4)確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。

六、對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室工作評(píng)估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機(jī)構(gòu)的建制.(3)促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任.(4)有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

2.工作質(zhì)量評(píng)估的要求:(1)目標(biāo)不宜過(guò)多。(2)目標(biāo)之間要相互協(xié)調(diào)。

（二）評(píng)估工作程序

1.對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理:(1)建立一套完整的目標(biāo)體系;(2)確定目標(biāo)(3)組織實(shí)施(4)檢查評(píng)估

2.對(duì)辦公室工作進(jìn)行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開(kāi)展工作過(guò)程中，運(yùn)用科學(xué)方法（如預(yù)測(cè)、概率估算、實(shí)測(cè)、預(yù)定動(dòng)作世間法等）對(duì)各個(gè)工作項(xiàng)目做出工作定額來(lái)實(shí)行定量考核的管理方法。

3.對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估:目標(biāo)必須是明確并可以考核的。包括：（1）數(shù)量目標(biāo)評(píng)估；（2）質(zhì)量目標(biāo)評(píng)估。

一、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.獲得設(shè)備使用權(quán)的方式:獲得設(shè)備使用權(quán)主要有兩種方式：一種是購(gòu)買；一種是租用。

2.政府采購(gòu):我國(guó)政府采購(gòu)的主要方式有五種,即公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源等采購(gòu)方式。

（二）采購(gòu)工作程序:1.提出購(gòu)買申請(qǐng);2.審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi);3.招標(biāo)，選擇供應(yīng)商;4.簽訂供貨合同;5.貨物入庫(kù);6.支付貨款

二、采購(gòu)預(yù)算方案的制定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

采購(gòu)預(yù)算方案制定的原則有：（1）真實(shí)性原則；（2）重點(diǎn)性原則；（3）目標(biāo)相關(guān)性原則；（4）經(jīng)濟(jì)合理性原則。

（二）制定采購(gòu)預(yù)算方案的工作程序

1.確定預(yù)算的核算基數(shù);2.進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研;3.確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格;4.編寫(xiě)預(yù)算方案;5.征求意見(jiàn)，完善方案

（三）預(yù)算方法:在具體的預(yù)算編制過(guò)程中，有兩種預(yù)算方法可供選擇:1.傳統(tǒng)預(yù)算法;2.零基預(yù)算法

三、調(diào)配辦公資源

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會(huì)議室、日常用品、圖書(shū)等。

2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理地調(diào)配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

（二）調(diào)配辦公資源的工作程序:無(wú)論是使用人工還是計(jì)算機(jī)，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：

(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點(diǎn)、功能情況等。(2)對(duì)單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對(duì)不同資源進(jìn)行分類管理。(3)對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況。(4)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

一、文書(shū)的審核

是對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書(shū)審核的要求:1.審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題必須逐一糾正。2.一般性問(wèn)題可以直接修改。3.需做較大的改動(dòng)、可附上具體修改日期，退回?cái)M稿人或承辦部門(mén)共同協(xié)商。

（三）審核文書(shū)的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書(shū)的內(nèi)容;4.檢查文字內(nèi)容;5.檢查文件體式6.檢查文書(shū)在處理程序上是否妥善完備

二、文書(shū)的擬辦

（一）文書(shū)的擬辦的含義:文書(shū)擬辦是針對(duì)文件的辦理提出初步意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)參考。

（二）文書(shū)擬辦的要求:1.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門(mén)的負(fù)責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況。3.熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定。4.擬辦意見(jiàn)要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況。5.擬辦意見(jiàn)力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔。

（三）文書(shū)擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書(shū)內(nèi)容3.提出擬辦意見(jiàn)

三、文書(shū)的承辦

（一）文書(shū)承辦的含義

文書(shū)承辦是按時(shí)文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，結(jié)合工作的實(shí)際情況，具體算是文件的工作。

（二）文書(shū)承辦的要求:1.認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見(jiàn)。2.文書(shū)的承辦要區(qū)分輕重緩急。3.來(lái)文內(nèi)容涉及以前的收文，要杳找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考。4.對(duì)于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)清理，并將有關(guān)情況及時(shí)說(shuō)明。5.要將辦理完畢的文書(shū)與待辦的文書(shū)分別保存。

（三）文書(shū)承辦的工作步驟:1.了解文書(shū)內(nèi)容;2.研究批辦意見(jiàn);3.進(jìn)行具體辦理

四、文書(shū)的催辦

（一）文書(shū)催辦的含義

催辦是對(duì)文書(shū)辦理情況的督促和檢查，以便使承辦按照文書(shū)的時(shí)限要求及時(shí)處理。

（二）文書(shū)催辦的要求:1.催辦中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)。2.要填寫(xiě)催辦記錄。

（三）文書(shū)催辦的工作程序:1.確定催辦的范圍;2.確定催辦的方法3.進(jìn)行催辦

一、檔案利用(一)檔案利用的含義

檔案利用工作是開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（二）檔案利用的要求:1.依法開(kāi)展利用工作。2.主動(dòng)、及時(shí)開(kāi)展利用工作。3.不斷完善檔案服務(wù)方式和手段。4.掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開(kāi)展檔案利用。

（三）檔案利用的工作程序

1.熟悉庫(kù)藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參考材料的編號(hào)

（一）檔案參考材料的含義

檔案參考資料是檔案部門(mén)或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。

（二）檔案參考資料

檔案參考資料編寫(xiě)要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意檔案的保密性；問(wèn)題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝煉，概括性強(qiáng)。

（三）編寫(xiě)檔案參考資料的工作程序

1.確定編寫(xiě)檔案參考資料的種類;2.收集檔案材料;3.進(jìn)行編寫(xiě)

三、電子檔案管理

（一）電子檔案的含義:電子檔案是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。

（二）電子檔案的特點(diǎn)有：①非人工識(shí)讀性；②對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性；③信息的可變性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

（三）電子檔案的種類

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文件；②數(shù)據(jù)文件；③圖形文件；④圖像文件；⑤聲音文件；⑥多媒體文件；⑦命令文件。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文件；②支持性文件；③輔助性、工具性文件。3.按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造中產(chǎn)生的文件。

4.按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計(jì)算機(jī)直接產(chǎn)生的文件、對(duì)傳統(tǒng)文件用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備處理后生成的文件。

（四）電子檔案管理的要求有：①真實(shí)性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。