行政文員崗位說明書

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審核：

批準(zhǔn)：

一、崗位信息

崗位名稱

行政文員

所屬部門名稱

綜合管理部

編制日期

工作時(shí)段

白班

任職者

簽字

直接上級崗位

綜合管理部經(jīng)理

直接上級姓名

簽字

二、崗位目的科學(xué)合理地進(jìn)行行政管理，保證公司行政事務(wù)順暢；保證各類文檔準(zhǔn)確及時(shí)打印，重要資料的完整保存，辦公用品的合理補(bǔ)充和發(fā)放，會議服務(wù)熱情周到，公司電話、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)通暢，樹立良好的企業(yè)形象；充分利用后勤資源，做好后勤服務(wù)，讓員工有良好的住宿和生活環(huán)境。

三、基本任職資格要求

知識

學(xué)歷與專業(yè)

大專以上學(xué)歷，行政管理、文秘或相關(guān)專業(yè)。

專業(yè)知識

行政管理的基本知識，掌握相應(yīng)的文書撰寫與處理能力、人際關(guān)系、接待、禮儀服務(wù)知識、具有良好的職業(yè)意識。

資格證書

無

經(jīng)驗(yàn)

工作經(jīng)驗(yàn)

2年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。

技能

要求

專業(yè)技能

交際溝通;統(tǒng)計(jì)分析;公文寫作過硬的知識底蘊(yùn)、較強(qiáng)的應(yīng)變及接受能力、文書的撰寫、傳遞、存檔、思維敏捷、思路清晰。

管理技能

組織協(xié)調(diào)能力;人際溝通能力;良好的服務(wù)態(tài)度

通用技能

計(jì)算機(jī)(office辦公軟件的應(yīng)用)；公文寫作

四、職責(zé)范圍

序號

職責(zé)范圍

職責(zé)權(quán)限

績效衡量/

考核標(biāo)準(zhǔn)

l

負(fù)責(zé)公司各類證照的登記、批文、年審及保管等工作，保障公司正常運(yùn)作；

l

負(fù)責(zé)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電腦、空調(diào)等辦公設(shè)施的使用管理；

l

協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)完成與政府職能部門、外部各機(jī)構(gòu)的溝通及辦理相關(guān)事項(xiàng)；

l

協(xié)助完成公司各類招待事務(wù)，包括來訪客人的接待、會議安排、住宿、交通、用餐的預(yù)訂工作；

l

負(fù)責(zé)公司工作簡報(bào)及管理會議紀(jì)要的整理工作；

l

負(fù)責(zé)公司或部門公文的起草工作；

l

協(xié)助公司負(fù)責(zé)企業(yè)形象的宣傳、維護(hù)工作及定期更新宣傳欄；

l

負(fù)責(zé)公司報(bào)刊、雜志的征訂及發(fā)放工作；辦公類表單的印制與發(fā)放管理工作；車輛通行證的辦理；

l

協(xié)助監(jiān)督行政用車的使用管理；

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協(xié)助擬定部門月資金計(jì)劃的安排、申報(bào)，落實(shí)付款計(jì)劃；

l

負(fù)責(zé)辦公用品、勞保用品、工作服及員工福利用品的采購申請及發(fā)放管理；

l

協(xié)助監(jiān)督辦公綜合樓、廠區(qū)清潔及公司綠化維護(hù)；

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協(xié)助監(jiān)督食堂管理制度的落實(shí)，督促食堂人員貫徹執(zhí)行食堂制度；負(fù)責(zé)食堂班組的值班安排和考勤工作，做好伙食補(bǔ)貼表，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批后交與財(cái)務(wù)，協(xié)助對食堂人員工作情況進(jìn)行考核評估；

l

協(xié)助監(jiān)督保安管理，督促保安員貫徹執(zhí)行門衛(wèi)制度；負(fù)責(zé)保安隊(duì)的值班安排和考勤管理；檢查保安治安巡邏工作及各項(xiàng)工作記錄，協(xié)助對保安人員工作情況進(jìn)行考核評估；

l

負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)督辦事項(xiàng)的督促完成工作。

執(zhí)行/組織/協(xié)助

管理層評價(jià)

部門經(jīng)理評價(jià)

員工滿意度

來訪人員評價(jià)

檔案的完整性及整潔性

電話及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理

l

負(fù)責(zé)電話及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，保證系統(tǒng)的暢通；

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處理有關(guān)電話增設(shè)報(bào)裝、內(nèi)部移動(dòng)電話網(wǎng)絡(luò)的入網(wǎng)、退網(wǎng)等事宜。

執(zhí)行

部門經(jīng)理評價(jià)

員工滿意度

固定資產(chǎn)管理

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負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的實(shí)物管理、調(diào)撥、報(bào)廢手續(xù)辦理，每半年進(jìn)行一次盤點(diǎn)。

執(zhí)行

固定資產(chǎn)的保全性、記錄的完整性

員工宿舍管理

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監(jiān)督、落實(shí)宿舍管理制度；

l

宿舍水電帳目管理；

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定期組織開展宿舍衛(wèi)生檢查評比及宿舍用電安全檢查。

實(shí)施/參與

準(zhǔn)確性、及時(shí)性

其他工作

l

及時(shí)完成部門領(lǐng)導(dǎo)交給的其他工作。

執(zhí)行

及時(shí)性

工作環(huán)境與勞動(dòng)保護(hù)說明：例：有粉塵、噪音污染和傷亡風(fēng)險(xiǎn)，需配備安全頭盔、防護(hù)眼罩、耳塞、袖套、手套、勞保鞋上崗