第一篇：畢業(yè)生檔案管理說明1

畢業(yè)生檔案管理說明

各畢業(yè)生：

人事檔案與人事調(diào)動、職業(yè)發(fā)展和維權(quán)等息息相關(guān)，主要用于確定工齡、學歷、工資等。畢業(yè)生個人檔案是人事檔案的重要組成部分，主要材料包括：畢業(yè)生讀大學之前中學時期的有關(guān)材料、大學入學或?qū)W籍證明材料、畢業(yè)生登記表、黨群關(guān)系材料、入學及畢業(yè)體格檢查表、大學學習成績單、《報到證》存根等。

人事檔案是個人的重要資料，應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定妥善保管。一般來說畢業(yè)生的檔案會保存在用人單位，但目前私營單位并沒有專門保管的部門，故大多數(shù)畢業(yè)生會選擇在人才交流中心托管。

我校為畢業(yè)生的檔案管理推薦三種方式，請畢業(yè)生根據(jù)個人情況自行選擇：

1．學校代管。即學校為所有畢業(yè)生代管檔案。畢業(yè)生離校后一年內(nèi)檔案由招生就業(yè)處管理，一年后轉(zhuǎn)入學校檔案室管理，暫不收取管理服務(wù)費。畢業(yè)生憑單位出具的接收檔案證明到學校辦理調(diào)檔手續(xù)。檔案在學校管理期間，所有的轉(zhuǎn)正定級、工齡核定與計算和檔案工資調(diào)整手續(xù)等都不能啟動。

★畢業(yè)生沒有選擇人事代理，即默認為由學校代管。

2．省人事廳人才中心人事代理。我校畢業(yè)生在畢業(yè)離校時暫未落實工作單位，或已落實工作單位但用人單位暫時無法接收畢業(yè)生戶口、檔案等關(guān)系的，根據(jù)本人向人才中心申請，可將戶口、檔案、組織關(guān)系等轉(zhuǎn)入省人事廳人才中心管理。人事代理可提供人事管理相關(guān)服務(wù),即辦理轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、考評技術(shù)職稱、辦理在職流動人員關(guān)系接轉(zhuǎn)手續(xù)、代辦員工社會保險及住房公積金、調(diào)整檔案工資等。省人事廳人才中心是我省人事代理的主要機構(gòu)之一，畢業(yè)生如選擇省人事廳人才中心人事代理，則需服務(wù)費240元/人〃年。

★辦理畢業(yè)生離校手續(xù)期間，省人事廳人才中心會在招生就業(yè)處現(xiàn)場辦理相關(guān)手續(xù)，畢業(yè)生可現(xiàn)場咨詢。

3．省教育廳大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心托管。省就業(yè)指導中心可為畢業(yè)生辦理兩年免費的檔案托管服務(wù)。兩年后，省就業(yè)指導中心不再免費托管檔案，畢業(yè)生必須選擇與湖南省人才流動服務(wù)中心簽訂《人事代理合同書》或按照檔案調(diào)遣原則調(diào)離檔案。如選擇人事代理，代理檔案一項收費為120元/年，檔案、戶籍一并代理收費為240元/年。（注：可單獨辦理檔案托管，但不能單獨辦理戶籍托管。）

★畢業(yè)生可在學校招生就業(yè)處咨詢，并一并辦理登記手續(xù)。涉及到檔案管理轉(zhuǎn)段的問題，務(wù)必牢記免費管理為兩年，到時需與省教育廳大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心再次簽訂代管協(xié)議。

招生就業(yè)處

2012年6月

第二篇：畢業(yè)生檔案管理及轉(zhuǎn)寄說明

畢業(yè)生檔案整理及轉(zhuǎn)寄說明

一、檔案整理：

1、畢業(yè)生檔案的材料包括：新生錄取材料、畢業(yè)生登記表、學業(yè)成績報告單、實踐學習登記表、獎勵處分證明、入黨（團）志愿書、學位授予證明和體檢證明等。

2、通過畢業(yè)生資格審查后，畢業(yè)生檔案由所在院（系）整理、核對、造冊、封簽，統(tǒng)一交學校招生就業(yè)處在封簽上蓋章后根據(jù)不同就業(yè)形式轉(zhuǎn)遞或留存。

二、檔案轉(zhuǎn)遞

省內(nèi)：省內(nèi)畢業(yè)生檔案詳細地址

1、已通過簽定就業(yè)協(xié)議書落實用人單位，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄至報到證所注單位。

2、已通過簽訂其他就業(yè)文本落實用人單位，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄至生源地盟市教育局。

3、未落實就業(yè)單位的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄至生源地盟市教育局。

4、不愿在生源地盟市教育局落檔，根據(jù)本人意愿到當?shù)馗咝氯瞬攀袌鲩_具調(diào)檔函，院系憑調(diào)檔函就業(yè)指導中心統(tǒng)一辦理人才交流中心畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄手續(xù)。

5、三支一扶、西部計劃檔案回盟市教育局。不愿回生源地由本人去高新市場開調(diào)檔函保留在。

省外：省外畢業(yè)生檔案詳細地址

1.已通過簽定就業(yè)協(xié)議書落實用人單位，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄至報到證所注單位。

2、已通過簽訂其他就業(yè)文本落實用人單位，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄至生源地省主管部門。北京市：北京市人事局大中專畢業(yè)生就業(yè)處

安徽?。喊不帐〈笾袑．厴I(yè)生就業(yè)指導中心

福建?。海◣煼额悾└＝ㄊ〗逃瞬欧?wù)中心（非師范）福建省公務(wù)員局

甘肅省：甘肅省大中專畢業(yè)生擇業(yè)指導中心

河北?。海◣煼额悾┖颖笔〗逃龔d學生處（非師范）河北省人事廳人才流動開發(fā)處 河南?。汉幽鲜〈笾袑W校學生信息咨詢與就業(yè)指導服務(wù)中心

湖南?。汉鲜〈笾袑W校學生信息咨詢與就業(yè)指導中心

吉林?。杭指叩葘W校畢業(yè)生就業(yè)指導中心

遼寧省：遼寧省高等學校畢業(yè)生就業(yè)指導中心

山東?。荷綎|省教育廳學生處

山西?。荷轿魇「咝．厴I(yè)生就業(yè)指導中心

陜西省：陜西省高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)中心

四川?。核拇ㄊ∑胀ǜ叩葘W校學生信息咨詢與就業(yè)指導服務(wù)中心

云南?。涸颇鲜〗逃龔d學生工作處

江西省：江西省高等院校畢業(yè)生就業(yè)工作辦公室

浙江?。赫憬「咝．厴I(yè)生就業(yè)指導服務(wù)中心

貴州省：貴州省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心

廣西區(qū)：廣西大學生就業(yè)服務(wù)中心

湖北?。汉笔「叩葘W校畢業(yè)生就業(yè)指導服務(wù)中心

黑龍江：黑龍江省教育廳學生處

重慶市：重慶市大學中專畢業(yè)生就業(yè)指導服務(wù)中心

青海省：青海省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心

第三篇：學校檔案管理說明范文

學校檔案管理說明

一．學校檔案分類

1．文書檔案——分黨支部、工會、辦公室、教導處、總務(wù)處、團委；

2．教學和教師業(yè)績檔案——分學籍檔案（按分類）和教師業(yè)績檔案；

3．基建、設(shè)備檔案——按建設(shè)項目、設(shè)備型號分類；

4．會計檔案——按分類；

5．聲像、實物檔案——按分類。

二．文件材料的形成與歸檔

1．凡是在學校各項工作、活動中形成的具有查考利用價值的各種文件材料均應(yīng)歸檔，歸檔范圍（見附件）。

2．歸檔的文件材料應(yīng)當字跡清楚，書寫工整，簽署完備。禁用鉛筆、圓珠筆、純蘭、紅墨水、復寫紙書寫、審批公文。3．歸檔的文件材料力求完整齊全，按照規(guī)范要求，整理立卷，做到分類清楚、組卷合理、保管期限準確、標題簡明確切、結(jié)構(gòu)完整、排列系統(tǒng)、編目清晰、裝訂結(jié)實，便于保管和利用。

三．各類檔案的歸檔時間

l．文書檔案于次年6月底前歸檔；

2．教學檔案和教師業(yè)績檔案于本學結(jié)束后歸檔；

3．基建、設(shè)備檔案于項目（成果）鑒定后3個月內(nèi)歸檔； 4．會計檔案立卷后暫由財務(wù)部門保管一年后歸檔；

5．聲像、實物檔案于制作（獲得）后3個月內(nèi)歸檔。

四．檔案的管理與提供利用

1．學校檔案室應(yīng)當制定檔案分類方案和編號辦法，做好檔案的接收、排架工作。

2．資料管理員應(yīng)確保檔案安全，并定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

3．學校成立檔案鑒定小組，做好檔案鑒定工作，嚴格檔案銷毀制度。

4．各處室應(yīng)協(xié)助做好檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)力求準確、可靠。

5．資料管理員變動時，必須做好檔案移交工作，辦理檔案交接手續(xù)。

6．資料管理員應(yīng)熟悉檔案庫存情況，根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具，編寫檔案參考資料，積極、主動地開發(fā)利用檔案信息，為學校各項工作服務(wù)。

附件：學校文件材料歸檔范圍及保管期限表

類別序號歸檔范圍保管期限

文

書

檔

案 1 上級機關(guān)（含業(yè)務(wù)主管部門）下發(fā)的需要學校貫徹執(zhí)行的各項工作的決定、條例、辦法、規(guī)定、指示、批復、通知、會議主要文件等 針對本校的 永久 業(yè)務(wù)指導的 長期 一般的 短期 本校黨、工、團組織工作計劃、總結(jié)和重要會議的工作報告、匯報等文件材料 永久或長期 本校黨支部發(fā)展黨員、評優(yōu)等工作意見、結(jié)果、批復及黨、團、工干部名冊，會議記錄等文件材料 永久

本校在各項工作中形成的決議、決定、工作計劃、總結(jié)、重要的工作報告、匯報，請示、批復 永久或長期 5 本校制定的黨務(wù)、行政管理制度、崗位責任制等文件材料 長期 本校行政會議或校長會議記錄 永久 本校重大活動(運動會、聯(lián)歡會等)材料 永久或長期 8 上級領(lǐng)導來校視察，檢查工作中形成的材料、照片及本校專項工作的調(diào)查、檢查、普查材料 永久或長期 本校外事活動中形成的有關(guān)材料(包括合同、協(xié)議書、照片等)長期 各類報刊登載有關(guān)本校情況的通報、報道等 長期 11 本校安全、保衛(wèi)工作及重大事故的處理情況等有關(guān)材料 長期 本校評選各種先進集體、先進個人等材料 永久 13 反映本校成績的榮譽證書，有紀念憑證作用的實 物，校刊及學校等級認定等材料 永久 本校關(guān)于機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用印章等請示、批復和報告 永久 本校教職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、職稱評定的報告、批復、通知 長期 本校教職工名冊、履歷表及勞工報表 永久 本校人員調(diào)動、離退休、傷亡、撫恤，勞保福利報告、批復、通知 長期 本校離退休人員名冊、改變待遇審批表本校人員調(diào)動、離退休、傷亡、撫恤，勞保福利報告、批復、通知 長期 19 本校教職工申請離職、辭職等材料 長期 本校征地、房地產(chǎn)權(quán)、界址、協(xié)議書、批復、契約等 永久本校財產(chǎn)物資等清單、移交清冊及其有關(guān)的協(xié)議合同等憑證 永久 本校財產(chǎn)物資等公物管理、使用制度辦法等文件材料 長期 上級教育、財政部門下達本校的經(jīng)費、基建指標等文件 永久 24 本校財務(wù)管理制度、辦法等文件材料 長期 25 本校教職工工資花名冊 長期 本校開展勤工儉學、實踐基地等文件材料 長期 27 本校接受群眾來信、來訪及處理情況 短期

教

學

及

教

師

業(yè)

績

檔

案 1 上級教育主管部門下達的教學任務(wù)、課程設(shè)置、教學安排、教學管理、政治思想工作等文件材料 針對本校的 永久 一般參考性的 短期 本校教學質(zhì)量評估結(jié)論、教學計劃、總結(jié)、課程總表、教研活動安排表等 永久 本校教改方案、觀摩教學教案、教師備課方案 短期 4 本校制定的各種教學制度、辦法、規(guī)定、校歷及教育管理辦法 長期 本校自編校本教材、講義、典型教案、習題集等 長期 6 本校各科試卷(空白)及答案、評分標準、試卷分析、學科考試成績統(tǒng)計及成績分析 長期 本校新生入學成績統(tǒng)計表、期末檢測考、中考成績統(tǒng)計表、成績匯總表 長期

本校學生開展社會調(diào)查、義務(wù)勞動、夏令營等活動的通知、安排、總結(jié) 短期 本校學生體育達標、體質(zhì)健康的綜合材料，參加各級體育比賽成績、獎杯、獎旗、獎狀、證書 長期 本校學生參加社會上組織的各種競賽活動的獲獎名單及獲獎作品 長期 本校三好生、優(yōu)秀班干、團干部、先進集體及各方面獲獎名單及典型材料 長期 本校畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、信息反饋的材料 長期 13 本校教師基本情況登記，鑒定、教師考勤、任課等匯總材料 長期

本校教師培訓，進修、專業(yè)考核、考試以及外出講學、參加學術(shù)活動等材料 長期 教師講授公開課、觀摩課的教案、自編講義、教材或典型教案教材 長期 教師業(yè)務(wù)工作材料及個人教學經(jīng)驗總結(jié)等材料 長期 17 教師個人教改科研內(nèi)容及其成果、教學成果等材料 長期 教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定等材料 永久 教師受表彰、獎勵、處分等材料 永久 20 教師在各種刊物和學術(shù)會上發(fā)表、翻譯的論文、文章、論著、作品及有關(guān)專家評價材料 長期 本校新生報到注冊名冊、學生花名冊、學生人數(shù)統(tǒng)計表、成績冊、學籍卡 長期 本校學生學籍變動：休學、退學、留級、復學、轉(zhuǎn)學、輟學、開除學籍等材料 長期

本校學生畢業(yè)名冊、統(tǒng)計表、畢業(yè)證、結(jié)業(yè)證存根、歷屆同學錄及照片 永久

學生個人檔案 永久

基建、設(shè)備 檔 案

本校負責組織的科研課題(項目)活動所產(chǎn)生的成果材料、證書 永久 本?；ㄆ矫鎴D、規(guī)劃圖、紅線圖、建筑物地上、地下管道設(shè)計、施工、竣工驗收的文字材料、圖紙、工程概、預決算 永久 本校各種貴重教學儀器、模型的說明書、圖紙、合格證書、操作規(guī)程、安裝調(diào)試報告、維修記錄、預、決算 長期 4 本校校辦農(nóng)場的土壤分析、品種栽培試驗、田問管理記錄、動、植物保護的圖表、標本等技術(shù)文件材料 長期

會 計 檔 案本校決算報表 永久 本校預算會計年報表、會計憑證 15年現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳 25年總賬、分類賬、明細賬 15年 工資清冊、獎學金、助學金等材料 長期會計移交清冊 15年會計檔案銷毀清冊 永久

聲像 檔案 本校在教學、科研等活動中產(chǎn)生的照片、錄音帶錄像帶、幻燈片 長期學校歷年榮獲的各種獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、證書等照片本校在黨政管理活動中產(chǎn)生的聲像材料.

第四篇：畢業(yè)生檔案管理規(guī)定

大中專畢業(yè)生檔案管理規(guī)定

（907、908、909、1016室用）

1、認真貫徹國家有關(guān)的法律、法規(guī)和組織人事工作的政策、規(guī)定，嚴格審查畢業(yè)生檔案，嚴把入學資格審查、在校表現(xiàn)和畢業(yè)資格審查關(guān)。

2、檔案材料審查主要內(nèi)容：（1）高考考生資料；

（2）學生入學登記表（學?？梢宰孕杏喼疲唬?）選拔、保送學生登記表；

（4）畢業(yè)生登記表（高校畢業(yè)生登記表由國家教育部統(tǒng)一印制,中專畢業(yè)生登記表由省教育廳統(tǒng)一印制）；

（5）畢業(yè)生就業(yè)通知書；

（6）入黨（團）材料，加入民主黨派材料；（7）在校期間獎勵、表彰以及懲處決定；（8）學年鑒定表；

（9）學生在校期間成績表；

（10）學生在校期間參加各種社會實踐活動獲得的由實習單位或?qū)W校頒發(fā)的考評證書及學校證明；

（11）研究生學位申請表、研究生畢業(yè)論文評閱意見表；（12）其他可供組織參考的有保存價值的材料

3、檔案審閱由檔案審查人員專職負責，檔案齊全要及時進行登記并簽字。

4、對于缺少原件的材料，一般不得用復印件代替原件，確實需要存檔的必須加蓋原出具材料單位公章。

5、檔案材料的接收必須通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿?，接收的檔案要逐一核對并進行。

6、轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案必須詳細登記，由單位統(tǒng)一領(lǐng)取并逐一簽字。

7、檔案工作人員要忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關(guān)、保守秘密、積極主動、認真負責地做好畢業(yè)生檔案材料的收發(fā)、審核和登記。

8、加強檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)，做好畢業(yè)生檔案的防火、防盜、防潮工作，保證畢業(yè)生檔案安全。

9、對檔案工作人員違反本規(guī)定，涂改、偽造畢業(yè)生檔案材料的要追究責任，嚴肅查處。

第五篇：畢業(yè)生應(yīng)重視檔案管理

畢業(yè)生應(yīng)重視檔案管理

——煙臺市華宇人力資源有限公司

一、檔案的作用：

真正能證明你學習、工作經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料、工齡、工資定級資料等。這些都是原始材料，不可復制，而且按國家規(guī)定，檔案不能由個人保管。專家建議：畢業(yè)生切勿忽視自己的檔案管理，免得給將來的生活和工作帶來不必要的麻煩。

1、檔案與工齡：

? 很多大學生畢業(yè)后，沒有及時辦理參加工作手續(xù)（即檔案托管），工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

2、檔案與福利：

? 畢業(yè)生在個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造（如出國、考研）、考公務(wù)員、當兵等事關(guān)個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

3、檔案與因公出國政審：

? 因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進行整治審查，如果檔案材料不全，政審機構(gòu)就會拒絕審查。

4、補辦檔案與原始材料：

? 雖然現(xiàn)在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，勢必造成一定損失。

二、檔案管理的方式：

1、檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地的地市級人事局接收。

? 適合對象：比較適合準備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生。? 優(yōu)點：在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便。

? 缺點：如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。

2、檔案由人力資源公司代理。

? 適合對象：適合檔案沒地方落的所有畢業(yè)生。

? 優(yōu)點：解決了畢業(yè)生后顧之憂，許多實際問題都可由托管公司代辦手續(xù)。