第一篇：行政公文中命令

行政公文中的命令

導(dǎo)讀：我根據(jù)大家的需要整理了一份關(guān)于《行政公文中的命令》的內(nèi)容，具體內(nèi)容：基本內(nèi)容是什么?大家知道最新的范文格式是怎樣的嗎?下文是，歡迎閱讀!模板一各村黨支部、村委會，各中小學(xué)校：在 xx-xx 學(xué)年的教育教學(xué)工作中，我鎮(zhèn)教育系統(tǒng)全體教...基本內(nèi)容是什么?大家知道最新的范文格式是怎樣的嗎?下文是，歡迎閱讀!

模板一

各村黨支部、村委會，各中小學(xué)校：

在 xx-xx 學(xué)年的教育教學(xué)工作中，我鎮(zhèn)教育系統(tǒng)全體教職工在縣教體局、鎮(zhèn)黨委政府及社會各界的關(guān)心支持下，認(rèn)真貫徹黨的十七大精神，努力實踐“三個代表”重要思想，以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)攬全局，全面貫徹教育方針，堅持面向全體學(xué)生，積極實施素質(zhì)教育，按照國家規(guī)定開齊、開足各種課程，培養(yǎng)良好的校風(fēng)、教風(fēng)和學(xué)風(fēng);積極推進(jìn)課程改革和評價制度改革，減輕學(xué)生課業(yè)負(fù)擔(dān)，圓滿完成普及九年義務(wù)教育的目標(biāo)任務(wù)，中小學(xué)入學(xué)率、年鞏固率分別達(dá)到國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上;辦學(xué)行為和招生行為規(guī)范，依法治教成效明顯，在市、縣綜合性督導(dǎo)評估中成績突出，占全縣第二名;堅持德育為首全面發(fā)展的理念，使德育工作制度化、經(jīng)?；?學(xué)校管理規(guī)范有序，教育教學(xué)成績突出。為此，鎮(zhèn)黨委、政府決定對教育系統(tǒng)通令嘉獎，獎金 xx0 元。

希望全鎮(zhèn)中小學(xué)全體教職工再接再勵，戒驕戒躁，進(jìn)一步弘揚(yáng)無私奉獻(xiàn)

精神，愛崗敬業(yè)，開拓進(jìn)取，努力開創(chuàng)教育工作新局面，為推動全鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)持續(xù)快速發(fā)展和社會的文明進(jìn)步做出新的貢獻(xiàn)。

***鎮(zhèn)人民政府

***年*月*日

模板二

中華人民共和國主席令(第 59 號)

《全國人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于修改的決定》已由中華人民共和國第九屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十四次會議于 xx 年 10 月 27 日通過，現(xiàn)予公布，自 xx 年 12 月 1 日起施行。

中華人民共和國主席 xxx

xx 年 10 月 27 日

模板三

縣、區(qū)人民政府，市政府各部門，各有關(guān)單位：

xx 年，市消防支隊深入貫徹科學(xué)發(fā)展觀，忠實踐行 xx“三句話”總要求，緊緊圍繞全市中心工作，以人民滿意為根本標(biāo)準(zhǔn)，團(tuán)結(jié)拼搏，創(chuàng)新進(jìn)取，無私奉獻(xiàn)，積極提升部隊?wèi)?zhàn)斗力，不斷提高執(zhí)法服務(wù)質(zhì)量，全面清剿火災(zāi)隱患，廣泛開展消防宣傳教育，城市綜合應(yīng)急救援能力不斷提升，為保障我市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人民群眾安居樂業(yè)作出了突出貢獻(xiàn)。全市全年火災(zāi)形勢始終保持高度平穩(wěn)，未發(fā)生亡人火災(zāi)和較大以上火災(zāi)事故。部隊被公安部消防局評為“全國安全工作先進(jìn)支隊”，被省消防總隊評為“xx 年先進(jìn)支隊”。為表彰先進(jìn)，市政府決定，對取得優(yōu)異成績的市消防支隊予以通令嘉獎。

希望市消防支隊珍惜榮譽(yù)，再接再厲，再創(chuàng)佳績。全市各級、各部門、各單位要以市消防支隊為榜樣，團(tuán)結(jié)拼搏，努力工作，為實現(xiàn)我市“xx”經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展目標(biāo)，構(gòu)筑“四個之城”作出新的更大貢獻(xiàn)。

z 市人民政府

二○一二年三月十四日

第二篇：公文中的數(shù)字

一、總的原則

凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，特別是當(dāng)所表示的數(shù)目比較精確時，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。遇特殊情形，可以靈活變通，但應(yīng)力求保持相對統(tǒng)一。

二、要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字的情況

(一)公歷世紀(jì)、年代、年、月、日和時刻均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份要寫全數(shù)，不能簡化、省略。

例如：公元前18世紀(jì)；20世紀(jì)80年代；2006年12月31日；13時40分50秒；2007年。

(二)計數(shù)與計量和統(tǒng)計表中的數(shù)值。如正負(fù)整數(shù)、分?jǐn)?shù)、小數(shù)、百分比、比例等必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

例如：20；-25；1/15；1.26；12％；2：4。

(三)代號、代碼和序號。部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號均應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。

例如：鄂財[2007]19號文件；37／38次特別快車；期刊號CNll一1000／D；郵發(fā)代號37—1；95號汽油；HP-5100型打印機(jī)。

(四)引文標(biāo)注中版次、卷次、頁碼、除古籍應(yīng)與所據(jù)版本一致外，一般均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

例如：江澤民的《科學(xué)的本質(zhì)就是創(chuàng)新》一文，見《江澤民文選》第3卷，人民出版社2006年8月第1版，第101頁。

三、要求使用漢字的情況

(一)公文中作為定型的詞、詞組、慣例語、縮略語、具有修辭色彩的詞語中作為詞素須使用漢字。

例如：一律；一方面；十滴水；四氧化三鐵；第四季度；八國聯(lián)軍；第三世界；八九不離十；相差十萬八千里。

(二)概數(shù)和約數(shù)

1、鄰近的兩個數(shù)字，并列連用表示慨?dāng)?shù)時，應(yīng)使用漢字，并且兩個數(shù)字之間不能用頓號“、”隔開。

例如：三四天；五六米；七八十歲；一二百套。

2、帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)，必須使用漢字。

例如：十幾天；幾十年；一百幾十次；幾十萬分之一。

(三)整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，也可以用漢字，但要注意照顧到上下文的統(tǒng)一。

例如：一個人；四本書；六輛車；讀了十遍；八個百分點

(四)含有月日，簡稱表示事件、節(jié)日和其他意義的詞組須使用漢字。

例如：七七事變；五一國際勞動節(jié)；“三農(nóng)”問題；十六大。

(五)星期幾一律用漢字。

例如：星期一；星期五。

(六)公文中成文日期和部分結(jié)構(gòu)序數(shù)須使用漢字。

四、可以靈活變通掌握使用的情況

使用阿拉伯?dāng)?shù)字或漢字?jǐn)?shù)字，有的情形選擇是唯一而確定的，有的如遇特殊情形，為避免歧解，也可以靈活變通使用。

(一)用“多、余、左右、上下、約”等字表示的約數(shù)一般使用漢字。但如果公文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計和比較意義的數(shù)字，其中既有精確數(shù)字，也有約數(shù)時，為保持公文局部體例上的統(tǒng)一，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

例1：會計學(xué)會舉行全國性評獎十余次．獲獎作品有一千多件。學(xué)會吸收了四千名會員，其中三分之一是有成就的中青年。另外，在三十個省、自治區(qū)、直轄市還設(shè)有分會。

例2：省金融學(xué)會召開課題調(diào)研交流會7次，共收到課題調(diào)研文章800余篇，其中有200多篇獲獎。

(二)標(biāo)題涉及數(shù)字時，可以根據(jù)版面實際需要和可能，靈活掌握使用阿拉伯和漢字?jǐn)?shù)字。

五、其他需要注意的問題

(一)尾數(shù)有多個零的整數(shù)值的寫法，可改寫為以萬、億作單位。

例如：345000000可寫成34500萬或3．45億，但不能寫成3億4千5百萬。

(二)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的數(shù)值不能斷開移行。

(三)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示數(shù)值的范圍時，使用連接號“—”或波浪式連接號“~”。

例如：1990年一2006年；10元~50元；200米-500米。

(四)“一”和“兩”的用法不同。

1、讀數(shù)目字時用“二”，例如：“一二三

四、零點二(0．2)、三分之二”；用作序數(shù)時，應(yīng)當(dāng)用“一”，例如：“第二、二姐、二次大戰(zhàn)”。

2、在與量詞連用時應(yīng)當(dāng)用“兩”，例如：“兩本書、兩個月、兩次”；表示雙方用“兩”，例如：“兩便、兩可、兩全其美”；表示約數(shù)或不確定的數(shù)字用“兩”，例如：“過兩天再說、他真有兩下子、我跟你說兩句話”；在新的度量衡單位前一股用“兩”，例如：“兩噸、兩公里”；在“半、千、萬、億”前多用“兩”，例如：“兩半、兩千、兩萬、兩億”。

(五)“翻番”和“倍數(shù)”的用法。

1、數(shù)量成倍的增加時用“翻番”。

例如：點鈔速度翻番；地稅收入十年翻了兩番。

2、在用數(shù)字對比時，絕對數(shù)增加較多、差別較大時常用倍數(shù)，減少或降低時不能用倍數(shù)，而是用“百分之幾”的提法。

例如：我國的行政管理費在過去的25年里增長了8.7倍；2005年鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政編制比改革前減少20％；2002年財政對教育投人比1995年降低12％。

(六)弄懂“百分率、百分比、百分?jǐn)?shù)、百分點”的概念

1、百分率指一個數(shù)占另—個數(shù)的百分之幾或某一部分占整體的百分之幾。

例如：2／5用百分率表示是40％。

2、百分比是用百分率表示的兩個數(shù)的比例關(guān)系。

例如：某班50名學(xué)生中有20名是女生，這一班中女生所占的百分比就是40％。

3、百分?jǐn)?shù)是指分母為100的分?jǐn)?shù)，通常用百分號來表示的數(shù)字。

例如：12％；98％。

4、百分點指以百分?jǐn)?shù)形式表示的不同時期相對指標(biāo)變動幅度，百分之一為一個百分點。

例如：同上年相比，不良貸款率減少三個百分點。

(七)公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，要段落分明，前后一致。要求第一層為“一”，第二層為“(一）”，第三層為“1”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。個別情況也有使用拉丁字母A、B、C和羅馬數(shù)字I、Ⅱ、Ⅲ序數(shù)的。還有的不使用序數(shù),而在各層標(biāo)題中用不同的字體或字號居中排列。

第三篇：公文中附件的格式

公文中附件的格式

附件

指附屬于公文正文的其他公文、圖表、名單等材料。公文附件是公文正文內(nèi)容的組成部分，其作用在于補(bǔ)充和完善公文正文的內(nèi)容，與正文具有同等效力。附件應(yīng)在正文下空 1行左空2字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（例：“附件：1．×××××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂，以方便查閱，如不能與正文一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)識附件，以防止附件散亂、丟失。

附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”

置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。附件名稱長需要回行時，應(yīng)當(dāng)與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。

例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用“附”,十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。

擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。

公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。

第四篇：公文中易誤用的標(biāo)點

附件１

公文中易誤用的標(biāo)點

1．在一些題序后面誤用了頓號。

例如：第一、第二、首先、其次、等等，頓號（、）應(yīng)改為逗號（，）。

（一）、（二）、（三）、（1）、（2）、（3）、①、②、③、等等，這些序號既然用了括號，就不能再加頓號及其他標(biāo)點。1、2、3、A、B、C、a、b、c、等等，阿拉伯?dāng)?shù)字和拉丁字母作序號時后面不用頓號，應(yīng)該用下腳圓點號“．”（只有中文數(shù)字序號后面才使用頓號如“一、二、三、等”）。

2．冒號“:” 誤為比號“︰”。

3．破折號誤為兩個一字線“——”或一個化學(xué)單鍵號“—”，破折號應(yīng)為“——”。把“——”改為“——”的方法是：將其刷黑再選擇成黑體，兩個一字線就連在一起了。

4．表示數(shù)量范圍的數(shù)字之間誤用了一字線“—”或半字線“-”，應(yīng)該用浪紋線“～”，2～3天，20～30人，等等。浪紋線“～”可在插入菜單中的特殊符號里查找，也可在新羅馬字體下按

Shift+～。

5．省略號（……）誤用為（……），省略號形狀按規(guī)定應(yīng)該

為六個連點，還有在省略號前后保留了頓號、逗號、分號的也不對。

如：雄偉莊嚴(yán)的人民大會堂，是首都最著名的建筑之一，……。(省略號前后的標(biāo)點符號應(yīng)該刪去)

６．阿拉伯?dāng)?shù)字表示時間時，小時與分鐘之間應(yīng)當(dāng)使用英文冒號，如6:00、23:00，不能使用中文冒號，如6：00、23：00，也不能用比號（︰）。

7．公文的編號應(yīng)該用“??”不能用“［］”，如甘教語發(fā)?2008?3號。

第五篇：公文中的語用原則體現(xiàn)

“禮貌原則”與“合作原則”是語用學(xué)的兩個最基本的原則，是我們交流思想，傳遞信息時需要遵守的基本原則。公文是傳達(dá)政令、溝通信息、推動公務(wù)活動開展的重要工具，為了準(zhǔn)確地傳達(dá)政令，有效地溝通信息，公文的撰寫就需要遵循特定的語用原則。本文試圖從行政公文語篇的生成角度入手，探討其中“禮貌原則”與“合作原則”的運用。

首

先請看下面一份商洽函：

**日報社關(guān)于青年記者業(yè)務(wù)進(jìn)修的函

**大學(xué)教務(wù)處負(fù)責(zé)同志：

您好！

現(xiàn)有一事，煩請你校給予解決。你校是知名高校，尤其是新聞專業(yè)，更是享譽(yù)全國。因此，我社曾于去年準(zhǔn)備派記者到你校學(xué)習(xí)，但由于力量不足，未能實現(xiàn)?，F(xiàn)根據(jù)國家有關(guān)部門關(guān)于盡快提高新聞工作者的素質(zhì)的有關(guān)精神和上級要求，我社為了提高青年記者的業(yè)務(wù)能力，我們克服暫時困難，決定從現(xiàn)有記者中抽出12名青年記者，到你校新聞系記者進(jìn)修班脫產(chǎn)進(jìn)修一年，時間從2006年2月1日開始，到2007年1月31日結(jié)束。有關(guān)進(jìn)修費用按上級有關(guān)文件規(guī)定繳納。如你校能同意，不僅是對新聞事業(yè)的大力支持，也是對我社工作的鼎力相助。對此，我們將不勝感激。希盡快函告我們。

此致

敬禮！

**日報社人事處（章）

二○○五年十月二十日

這份商洽函的內(nèi)容雖然明白，但在語言運用上存在很大問題，違背了禮貌原則和合作原則，影響了商洽函的效用，具體分析詳見下文。

一、禮貌原則

禮貌原則是語用學(xué)所研究的內(nèi)容之一。禮貌體現(xiàn)出人們對他人“面子”的意識，在語用學(xué)中，“面子”被稱其為自身的公眾形象。

萊可夫(lakoff)主要從“面子”維護(hù)觀來對其進(jìn)行了深入的探討。她描述了以下兩種不同的說話人可以遵守的禮貌原則：

1.不要強(qiáng)求于人。它一般適合于交際雙方權(quán)利和地位不均等的場合。遵守這一原則的說話人會盡量避免使聽話人去做不情愿做的事情，要么采用征求對方意見或者表示道歉的形式，要么改變自己的表達(dá)方式，運用恰當(dāng)?shù)恼Z氣。例如上文的商洽函中“現(xiàn)有一事，煩請你校給予解決”，“決定從現(xiàn)有記者中抽出12名青年記者，到你校新聞系記者進(jìn)修班脫產(chǎn)進(jìn)修一年”，“希盡快函告我們”中的“解決”、“決定”、“盡快”等詞語都有強(qiáng)行之意，命令對方，而無商量征詢的口氣，也沒有尊重對方的誠意。再如“要”字在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中用得相當(dāng)普遍，特別是在“指示”、“通知”、“決議”、“決定”、“會議紀(jì)要”等指令周知性公文中，運用較多。盡管出現(xiàn)的形式不同，但多是作為虛詞使用，表示希望、提醒、命令或要求人們?nèi)プ瞿臣拢扇∧稠椥袆?。但是，在報告、請示等上行文文種中，一般不宜隨便用“要”字。在一篇公文中有這樣一段話：

當(dāng)前，我們正著重解決商業(yè)、服務(wù)業(yè)人員對待顧客“冷、頂、撞、推”，甚至打罵顧客的不良傾向。要繼續(xù)搞好以遵守社會主義商業(yè)道德為主要內(nèi)容的職工脫產(chǎn)輪訓(xùn)……要積極推進(jìn)零售商業(yè)、服務(wù)業(yè)的改革……要建立包括經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量在內(nèi)的考核制度……要對文明商店、文明個人，除給予榮譽(yù)，進(jìn)行表彰……要進(jìn)一步發(fā)展集體、個體商業(yè)網(wǎng)點……要努力改善服務(wù)設(shè)施……要積極發(fā)揮顧客和當(dāng)?shù)厝罕姷谋O(jiān)督作用……同時，要采取積極的態(tài)度……

這段話看起來像是“指示”，是上級向下級布置工作，提出要求。而實際上是下級向上級和一些兄弟單位作匯報。造成這種不得體的原因關(guān)鍵在于一系列“要”字用得不切合身份，讓人感覺是一種必須、應(yīng)該、一定等命令式的語氣。

香港政府布政司公務(wù)員訓(xùn)練處編印的《公文的修辭技巧》中指出:“我們要因應(yīng)文體需要、讀者身份及撰文目的來選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣。一般來說，告示、警告或條例性文字的語氣較肅穆。但在日常公文中，我們宜采用較溫和的語氣，顧及讀者的感受。因此語氣不宜過分強(qiáng)硬，措詞也不宜激烈?！睖睾偷恼Z氣和顧及讀者的感受準(zhǔn)則決定著香港特區(qū)政府常用中文公文語用中同一手段選擇的標(biāo)準(zhǔn)，亦使之顯示出不同于一般中文公文語用要求的獨特的語言風(fēng)格。這正是禮貌原則在香港特區(qū)政府常用中文公文中的生動體現(xiàn)。

還有，諸如請示性的公文，結(jié)尾處的“是否可行，請批示”、“妥否，請批示”等語句，發(fā)文主體所希望的是批“妥”而不是批“否”，批“是”而不是批“否”。后面的“否”只是一種虛念，前面才是實意，是行文的目的所在。這種句式不僅僅是公文的一種程式語，使文字顯得精練，更重要的是它尊重了閱文者，沒有強(qiáng)迫命令的語氣。

2.給對方留有余地。它一般適合于交際雙方權(quán)利和地位均等的場合，交際雙方的社交關(guān)系不是那么密切。一般而言，如果說話者希望勸說聽話人做某事，當(dāng)他說話

時會采取一些方式以便于給聽話人留下考慮的時間，到底是接受還是拒絕，同時也給自己留下回旋的余地。在函件中常常使用一些表示寬容諒解、測度假設(shè)之詞，其目的就在于尊重對方，給對方留有余地。例如一封催款函件：

貴方于200×年×月×日訂購**節(jié)能燈管60箱，貨款金額合計1.5萬元，發(fā)票號為** ** ×。想是貴公司交易繁忙，致生延誤，故致函提醒，敬請執(zhí)行結(jié)算為荷。

作為處理公共事務(wù)的公文，表述應(yīng)該清楚明白，但現(xiàn)實情況是復(fù)雜的，因而對一些問題的闡述應(yīng)掌握分寸，留有一定的余地，以便具體審批或執(zhí)行的單位部門能夠按照公文提出的原則或精神，結(jié)合各單位的具體情況，靈活處理各種各樣的實際問題，避免出現(xiàn)一刀切的情況。要做到這一點，常借助模糊詞語。我們看下面一段例文：

對于企業(yè)管理混亂、產(chǎn)品質(zhì)量長期低劣、用戶意見很大的企業(yè)，應(yīng)限期改進(jìn)，必要時停產(chǎn)整頓，并根據(jù)不同情況，酌情減發(fā)領(lǐng)導(dǎo)干部的工資，停發(fā)職工獎金，直到產(chǎn)品達(dá)到合格為止。

例文中“限期”、“必要時”、“酌情”等模糊詞語的恰當(dāng)運用，使公文內(nèi)容既有原則性，又有靈活性，給收文單位執(zhí)行文件留有一定余地。

二、合作原則

在所有的語言交際活動中為了達(dá)到特定的目標(biāo)，說話人和聽話人之間存在著一種默契，一種雙方都應(yīng)遵守的原則。這條原則及其四條準(zhǔn)則(量的準(zhǔn)則、質(zhì)的準(zhǔn)則、關(guān)系準(zhǔn)則、方式準(zhǔn)則)首先被美國哲學(xué)家格萊斯(grice)提出，他認(rèn)為“我們的交談通常不是由一串不相關(guān)的話語組成的，否則就會不合情理。它們通常是合作舉動，至少有一個彼此都接受的方向?！睋Q句話說，我們好像遵循了這樣的原則:“使你所說的話，在其所發(fā)生的階段，符合你所參與的交談的公認(rèn)目標(biāo)和方向?！?grice,h.p.1975:logic and conversation)這個原則叫合作原則。

1.量的準(zhǔn)則

量的準(zhǔn)則，要求表達(dá)者提供的信息量正好滿足當(dāng)前交談的需要，所說的話不要多于需要的信息。公文語言表達(dá)中，信息量要充足、適當(dāng)，同時排除冗余信息。應(yīng)觀點明確，中心突出，簡明扼要。請看一則國際商務(wù)發(fā)盤信函：

茲發(fā)盤中國松香ww級鐵桶裝1000公噸，7/8月裝船，每公噸550英鎊，cfr倫敦凈價，付款條件是不可撤銷即期信用證。上述發(fā)盤10日復(fù)到有效。

這則商務(wù)信函可謂簡潔明了，精確達(dá)意，商品品名、規(guī)格、包裝、數(shù)量、裝運期、價格、支付方式及付款期限等信息缺一不可，在文字安排上真正做到了“益一字則文贅，損一字則意闕”。

公文語言表達(dá)要排除冗余信息，開門見山，不枝不蔓，否則會影響主題的表達(dá)。例文商洽函中“現(xiàn)有一事，煩請你校給予解決”畫蛇添足，純屬多余；“你校是知名高校，尤其是新聞專業(yè)，更是享譽(yù)全國”恭維吹捧，偏離主題；“因此，我社曾于去年準(zhǔn)備派記者到你校學(xué)習(xí)，但由于力量不足，未能實現(xiàn)”交代過去，言不對題；“根據(jù)國家有關(guān)部門關(guān)于盡快提高新聞工作者的素質(zhì)的有關(guān)精神和上級要求”，“我們克服暫時困難”敘述報社內(nèi)部事情，于對方毫無關(guān)系。這些語句表達(dá)的信息都是多余的，贅余的信息岔開了商洽的主題，模糊了商洽的問題，影響了函件的效用。這份商洽函僅需幾十個字就能夠規(guī)范得體，簡潔明了地講清問題：

我社為了提高青年記者的業(yè)務(wù)能力，擬選派12名青年記者到貴校新聞系記者進(jìn)修班脫產(chǎn)進(jìn)修一年，時間約為2006年2月至2007年1月。進(jìn)修期間的各種費用均按貴校規(guī)定繳納。如蒙同意，我社即派人赴貴校洽談有關(guān)事宜。期盼得到貴校的大力支持。請研究函復(fù)。

當(dāng)然，信息量不足，也影響主題的表達(dá)。例如：有一篇請示《**市稅務(wù)局關(guān)于擴(kuò)建資金的請示》，用了一大段文字解釋急需擴(kuò)建的原因，又用了一段文字解釋目前解決擴(kuò)建資金的難度，而對申請撥款和具體的撥款數(shù)目卻只字不提，請示最核心的內(nèi)容——“請示的事項”寫得不夠具體詳細(xì)，不能讓人明白。所以這篇公文是失敗的。

2.質(zhì)的準(zhǔn)則

質(zhì)的準(zhǔn)則，要求表達(dá)者說的話要力求真實。尤其是不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據(jù)的話。在公文語言表達(dá)中，運用“質(zhì)的準(zhǔn)則”，就是力求真實準(zhǔn)確，摒棄虛假模糊，保證事實材料的真實性和語言表達(dá)的準(zhǔn)確性。材料真實是公文的生命，唯有真實才能使受文機(jī)關(guān)了解真實情況，掌握真實信息。早在太平天國《戒浮文巧言諭》一文中就提出，公文應(yīng)“實敘其事，從某年月日以來，以何地何人證據(jù)，一一敘明，語語確鑿，不得一詞妖艷，毋庸半字虛浮”?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》也明確規(guī)定擬定公文要“情況確實，觀點明確”。

公文表達(dá)用詞要準(zhǔn)確，少用模糊性語言，比如《××局關(guān)于購買小轎車問題的批復(fù)》：“……目前我局財政非常緊張。關(guān)于你公司購買小轎車的問題，你們酌情辦理，實在急需就買一輛，不很急需就緩一緩?！边@里除了公文語言運用不得體（不莊重）外，就是用詞模糊，怎么“酌情”辦理，批復(fù)意見不鮮明，不便于執(zhí)行。

3.關(guān)系準(zhǔn)則

公文語言運用遵守關(guān)系準(zhǔn)則主要體現(xiàn)在遣詞造句和謀篇布局方面，語言組織、結(jié)構(gòu)安排都要與內(nèi)容表達(dá)相關(guān)聯(lián)。公文語言表達(dá)要按照不同的文種類型，結(jié)合表達(dá)的目的和要求，緊緊圍繞公文的內(nèi)容組織語言，并且表達(dá)的話語要互相關(guān)聯(lián)。

比如協(xié)議書：“雙方于×年×月×日至×日在×市經(jīng)過友好協(xié)商，在平等互利的原則下，就合作投資創(chuàng)辦出租汽車公司事宜，達(dá)成如下協(xié)議：……”以下達(dá)成協(xié)議的幾條，如公司定名、性質(zhì)、董事會成員、利潤分配、共同遵循的法律法規(guī)等各項條款，都與創(chuàng)辦出租汽車公司這個協(xié)議的主要目的密切相關(guān)，缺一不可，所提供的信息既適量又相關(guān)。一篇優(yōu)秀的公文，其語言表達(dá)與主題的關(guān)聯(lián)性越大，閱讀者需要做的推理就越少，就越容易理解；反之，關(guān)聯(lián)性越小，閱讀者需要做的推理就越多，就越不容易理解，這樣就影響公文執(zhí)行的效率，公文也就失去了效力。

另外，公文語篇內(nèi)容板塊的安排也要求具有內(nèi)在的邏輯相關(guān)性，語篇內(nèi)容組織編排具有連貫性，信息板塊之間是有機(jī)銜接的。行政公文語篇的結(jié)構(gòu)方式在長期運用發(fā)展中，逐漸形成了相對固定的體式，按“闡明發(fā)文目的、緣由、依據(jù)——展開具體事項——尾語”三段式完成信息組接。

4.方式準(zhǔn)則

方式準(zhǔn)則要求表達(dá)者清楚明白地說出要說的話，要簡練有序，避免晦澀歧義。正如葉圣陶先生所說的：“公文不一定要好文章，可是必須寫得一清二楚，十分明確，句穩(wěn)詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說的是什么?！惫囊M可能寫得簡而得要，這也正是消極修辭的具體體現(xiàn)，公文語言要求做到意義明確，倫次通順，詞句平勻，安排穩(wěn)密。要避免使用夸張、雙關(guān)、婉曲、反語、諷喻等積極修辭手段，否則容易造成表意不準(zhǔn)，歧義別解。盡管造成歧義的原因很多，但由此帶來的影響都一樣，損害了公文的表意，危害較大。例如：

你校《關(guān)于裝修招待所問題的請示》收悉，經(jīng)研究，不同意你校擬定的裝修方案，其理由主要是目前擬定的裝修標(biāo)準(zhǔn)偏低。請參照國際五星級飯店總統(tǒng)套間的裝修標(biāo)準(zhǔn)對這一方案作出修訂后再行請示。

這里濫用修辭格，文件對一個縣處級招待所準(zhǔn)備超標(biāo)準(zhǔn)裝修的問題，沒有正面批評，而是用了一個“反語”的修辭格，通過旁敲側(cè)擊、諷喻等間接表達(dá)了作者的意思，如此表達(dá)方式的使用不僅破壞了公文所特別需要的鄭重嚴(yán)肅的色彩，而且給閱文者以過寬的聯(lián)想余地。使其或者真的不明所以，或者可以借此故意曲解。

綜上所述，在公文語篇的生成過程中，如果能夠很好地貫徹“禮貌原則”與“合作原則”，就能使公文更加規(guī)范，更有效力。