行政教務(wù)工作細(xì)則

一、前臺(tái)文員的重要性

前臺(tái)文員崗位在培訓(xùn)學(xué)校中發(fā)揮舉足輕重的作用，是學(xué)校的第一張臉，代表學(xué)校的整體形象，又是給予家長(zhǎng)的第一印象，直接影響家長(zhǎng)對(duì)學(xué)校的評(píng)價(jià)以及家長(zhǎng)是否愿意為孩子報(bào)讀繳費(fèi)。

二、前臺(tái)文員的基本素質(zhì)

1、親和力：不受個(gè)人情緒影響，能始終面帶微笑，富有耐心，給人精干利索的形象；

2、敏感性：對(duì)形跡可疑的人、競(jìng)爭(zhēng)同行探子、教師思想動(dòng)態(tài)以及學(xué)生、家長(zhǎng)的消極情緒、言語(yǔ)能夠及時(shí)覺(jué)察、防范；

3、立場(chǎng)性：思想與學(xué)校利益保持高度統(tǒng)一，善識(shí)時(shí)務(wù)；

4、尺度性：說(shuō)話、做事有分寸，善于將原則性和靈活性有效統(tǒng)一；

5、執(zhí)行力：做事講究效率，行動(dòng)力強(qiáng)，當(dāng)日事、當(dāng)日畢；

6、條理性：分得清事情的輕重緩急，善于歸類、歸納、總結(jié)；

三、工作原則

職業(yè)風(fēng)格：大方、得體；微笑、親切；耐心、負(fù)責(zé)；激情、敬業(yè)

工作要求：認(rèn)真踏實(shí)、知行合一、提前謀劃、及時(shí)執(zhí)行、認(rèn)真落實(shí)

注意事項(xiàng)：再煩，不忘微笑；再苦，不忘堅(jiān)持；再急，注意語(yǔ)氣

四、工作內(nèi)容及操作規(guī)范

1、每日7:00~21:00必須保持手機(jī)開(kāi)機(jī)狀態(tài)，隨時(shí)負(fù)責(zé)接聽(tīng)來(lái)電；

2、簡(jiǎn)要咨詢介紹，做好基本信息登記，力邀上門(mén)考察、試聽(tīng)測(cè)試；

來(lái)訪接待

1、熱情、禮貌接待及歡送來(lái)訪家長(zhǎng)、學(xué)生，主動(dòng)詢問(wèn)，耐心解答，樂(lè)于傾聽(tīng)，善于捕捉家長(zhǎng)的關(guān)注點(diǎn)；

2、說(shuō)話謹(jǐn)慎、自然，始終注意微笑和語(yǔ)氣，邊想邊說(shuō)，切忌搶著說(shuō)；

3、根據(jù)學(xué)生年級(jí)、基礎(chǔ)等因素，做好試聽(tīng)、測(cè)試安排，促成最終報(bào)名；

4、熟知熟記各個(gè)項(xiàng)目課程的詳細(xì)介紹，當(dāng)期招生計(jì)劃及具體上課安排等信息，必須做到脫口而出，對(duì)答如流；

5、盡可能熟悉學(xué)生及家長(zhǎng)詳細(xì)情況，以便更好與家長(zhǎng)溝通，促成家長(zhǎng)報(bào)名或續(xù)讀；

報(bào)名繳費(fèi)

1、能夠順利安排班級(jí)的學(xué)生，配合財(cái)務(wù)人員做好收費(fèi)協(xié)助工作，包含開(kāi)具收據(jù)、發(fā)放教材及簽訂管理制度等；

2、經(jīng)財(cái)務(wù)出納授權(quán)臨時(shí)收費(fèi)，必須于當(dāng)日下班前做好財(cái)務(wù)交接，嚴(yán)禁將所收錢(qián)幣帶回家；

3、未經(jīng)財(cái)務(wù)出納授權(quán)，嚴(yán)禁私自收費(fèi)或接觸任何錢(qián)幣；

信息處理

1、每周對(duì)來(lái)電及來(lái)訪的家長(zhǎng)及學(xué)生做好信息登記以及分類處理；

2、做好正式學(xué)員的花名冊(cè)造表及信息錄入，信息必須詳細(xì)完整、準(zhǔn)確無(wú)誤；

3、對(duì)于尚未報(bào)名的準(zhǔn)學(xué)員，必須做好編班登記，以便順利報(bào)讀；

4、對(duì)于未報(bào)名的意向?qū)W員，做好情況記錄及后期跟蹤，最終促成報(bào)名；

5、根據(jù)行政主管的布置，及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)學(xué)校的其它信息分類處理；

實(shí)物管理

教材器材

1、接收教材或器材的到貨，必須對(duì)其數(shù)量及質(zhì)量逐一檢查，對(duì)于存在數(shù)量短缺或明顯質(zhì)量問(wèn)題的教材、器材及時(shí)做好登記，并在收貨后一周內(nèi)上報(bào)行政主管；

2、必須做好教材或器材的入庫(kù)登記，裝箱裝袋及分類存放，以便隨時(shí)使用；

3、根據(jù)各校區(qū)實(shí)際需求，必須做好教材或器材的出庫(kù)登記，并于開(kāi)課前2日內(nèi)分配至各校區(qū)；

4、每月底清點(diǎn)教材或器材庫(kù)存數(shù)量，查看破損情況，并認(rèn)真記錄，嚴(yán)禁賬實(shí)不符，教材或器材遺失；

辦公用品

1、結(jié)合教師反映及學(xué)校實(shí)際，制定并上報(bào)辦公用品購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃至行政主管審批；

2、根據(jù)上級(jí)主管安排，必須及時(shí)做好辦公用品的購(gòu)買(mǎi)，并認(rèn)真檢查，確保無(wú)明顯質(zhì)量問(wèn)題；

3、做好辦公用品入庫(kù)登記及分類存放，方便隨時(shí)使用；

4、根據(jù)行政主管的布置要求，做好辦公用品的分發(fā)及出庫(kù)使用登記，嚴(yán)禁賬實(shí)不符，用品遺失；

鑰匙管理

1、做好辦公柜子的分配、回收及鑰匙管理，根據(jù)需要配好備用鑰匙，鑰匙必須妥善保管；

2、做好教室的鑰匙管理，根據(jù)需要負(fù)責(zé)開(kāi)、關(guān)教室門(mén)窗及電器設(shè)備；

日常教務(wù)

學(xué)生編班

1、提前給老生編班，原則上時(shí)間段不變，特殊情況適當(dāng)調(diào)整，但不能一味縱容家長(zhǎng)，造成教師間矛盾；

2、根據(jù)開(kāi)班計(jì)劃、現(xiàn)有班級(jí)缺額信息，結(jié)合學(xué)生測(cè)試結(jié)果以及空閑時(shí)段，對(duì)準(zhǔn)學(xué)員及意向?qū)W員進(jìn)行編班，并及時(shí)與家長(zhǎng)做好溝通、確認(rèn)；

3、開(kāi)學(xué)前3日，提交學(xué)生編班總表至行政主管審核，批準(zhǔn)后發(fā)放班級(jí)分表至各任課教師，作為教師熟悉學(xué)生姓名及領(lǐng)取教材的依據(jù)；

4、制作正式版的學(xué)校課程表，經(jīng)行政主管審核無(wú)誤后，按照要求進(jìn)行限量打印，并于開(kāi)學(xué)前3日內(nèi)分發(fā)至各校區(qū)進(jìn)行張貼；

教師排課

1、根據(jù)行政主管的課程分配，參考班級(jí)數(shù)、教師數(shù)、教室數(shù)以及課程數(shù)等變量進(jìn)行排課，尤其注意考慮教室電源、設(shè)備、座位數(shù)等情況；

2、盡量遵循“同教師同課程，同一天同校區(qū)”上課的原則，特殊情況下教師可以跨課程、跨校區(qū)上課；

3、開(kāi)學(xué)前3日，提交教師課程總表至行政主管，審核后發(fā)放教師分表至各任課教師；

公告通知

1、根據(jù)行政主管/教學(xué)總監(jiān)的布置，制作符合要求的公告材料，必須確保公告內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤；

2、按照公告欄的布置思路，打印好公告材料，整潔、美觀、醒目地進(jìn)行張貼展示；

3、根據(jù)工作要求，必須及時(shí)、準(zhǔn)確地做好對(duì)學(xué)生及家長(zhǎng)的通知事宜，做到不漏人不漏項(xiàng)；

4、新生通知、個(gè)別通知、緊急通知以及家長(zhǎng)會(huì)通知原則上采取電話的方式，通知時(shí)做到要點(diǎn)明確、思路清晰；特殊情況下可采取短信通知，但必須提前1-2天，并且確保短信內(nèi)容精練、準(zhǔn)確，不產(chǎn)生任何歧義，沒(méi)有錯(cuò)別字；

5、對(duì)于暫時(shí)不能入讀上課的學(xué)生，必須致電家長(zhǎng)，說(shuō)明清楚情況；

6、根據(jù)上級(jí)布置，必須及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)學(xué)校的各項(xiàng)通知事宜；

打印復(fù)印

1、根據(jù)行政主管的思路意圖，編輯相應(yīng)的文檔資料，制作符合工作需要的表格及圖表；

2、根據(jù)上級(jí)工作布置，按時(shí)按量地打印或復(fù)印相應(yīng)的表格及資料備用；

3、打印時(shí)節(jié)約使用紙張，堅(jiān)持雙面打印或使用反面紙打印，嚴(yán)禁打印、復(fù)印私人材料或與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容；

4、對(duì)打印或復(fù)印的表格、試卷、資料等做好登記，分類存放，方便隨時(shí)調(diào)用；

5、必須做好打印或復(fù)印記錄，登記清楚時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、數(shù)量、方式以及經(jīng)辦人等信息；

文檔管理

1、根據(jù)行政主管的布置，對(duì)教師、學(xué)生以及學(xué)校的電子及文本資料進(jìn)行整理歸檔；

2、負(fù)責(zé)學(xué)校網(wǎng)站維護(hù)，必須定期發(fā)布學(xué)校最新通知公告、手打、編輯優(yōu)秀稿件、文檔及圖片資料等；

3、根據(jù)上級(jí)主管的布置，按時(shí)發(fā)放及回收各種表格、問(wèn)卷及資料等；

4、已經(jīng)圓滿結(jié)束課程的班級(jí)及時(shí)進(jìn)行資料回收，未結(jié)束課程的班級(jí)，必須做好跟蹤、回收工作，直至全部有效收回；

5、整理當(dāng)期各種資料，必須分類歸檔、有序存放，做好相應(yīng)記錄；

組織籌備

1、根據(jù)行政主管的安排，準(zhǔn)備好單頁(yè)廣告、海報(bào)、展板等宣傳媒介，做好校內(nèi)外宣傳；

2、根據(jù)宣傳組織方案，做好人員分配，并提前通知到每位參與人員；

3、負(fù)責(zé)會(huì)議的通知與組織，做好會(huì)議記錄，并根據(jù)主管的布置，必須做好相應(yīng)工作的跟蹤落實(shí)；

4、根據(jù)各班級(jí)課程進(jìn)度情況，必須于第12周做好家長(zhǎng)會(huì)召開(kāi)時(shí)間、教室安排等具體事宜，確保參會(huì)家長(zhǎng)有序入場(chǎng)；

5、根據(jù)行政主管的布置，做好學(xué)校其它各項(xiàng)活動(dòng)的組織籌備工作；

收集統(tǒng)計(jì)

1、收集各中小學(xué)校開(kāi)學(xué)報(bào)到、放假拿成績(jī)及家長(zhǎng)會(huì)召開(kāi)的具體時(shí)間，統(tǒng)計(jì)后上報(bào)行政主管；

2、收集學(xué)生家長(zhǎng)的實(shí)際需求及意見(jiàn)建議，及時(shí)統(tǒng)計(jì)后上報(bào)行政主管；

3、統(tǒng)計(jì)上周缺勤學(xué)生名單，必須認(rèn)真、如實(shí)謄寫(xiě)到《補(bǔ)課銷(xiāo)號(hào)臺(tái)賬》；

4、每月底清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)各校區(qū)的教材存放情況及在讀學(xué)生人數(shù)，于下月3號(hào)前上報(bào)行政主管；

5、留心家長(zhǎng)及學(xué)生的消極反應(yīng)，收集一切有用信息，及時(shí)反饋給任課教師，并協(xié)助任課教師做好相應(yīng)溝通；

6、做好教師考勤統(tǒng)計(jì)，每月6日前必須打印好上月《教師考勤表》，并如實(shí)填充完畢，交各教師簽字確認(rèn)后收回；

7、做好教師課時(shí)統(tǒng)計(jì)，每月6日前必須組織教師計(jì)算完上月課酬，《課酬核算表》及《考核工資表》核查無(wú)誤后送交至行政主管復(fù)審；

8、每期前3講必須對(duì)新開(kāi)班繳費(fèi)情況進(jìn)行清查，整理欠費(fèi)學(xué)生名單，并提醒、跟蹤繳費(fèi)；

9、每期第5講前必須對(duì)《學(xué)生管理制度》簽訂情況統(tǒng)計(jì)清查、落實(shí)未簽學(xué)生名單，并跟蹤直至無(wú)人漏簽；

10、校區(qū)課程結(jié)束前1周內(nèi)統(tǒng)計(jì)未結(jié)束課程的班級(jí)、剩余課時(shí)、教師臨時(shí)上課安排等信息，匯總后提交至行政主管；

11、校區(qū)課程結(jié)束后1周內(nèi)必須核查教師各項(xiàng)教學(xué)資料的填寫(xiě)、整理情況，并及時(shí)組織教師進(jìn)行更正；

12、學(xué)期結(jié)束后2周及下期開(kāi)學(xué)3周內(nèi)必須做好校區(qū)續(xù)讀率、報(bào)名繳費(fèi)人數(shù)等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)上報(bào)；

13、根據(jù)行政主管的布置，及時(shí)、準(zhǔn)確完成學(xué)校其他信息的統(tǒng)計(jì)匯總；