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物資采購審計管理辦法

第一章

總則

第一條

為了強化公司物資管理，規(guī)范物資采購行為，控制物資采購價格，在保證質量的前提下降低采購成本，維護公司的合法權益，特制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于公司所屬各部門及子公司所需物資的采購管理，包括：

1、新店建設自采物資。

2、老店更新改造自采物資。

3、車展所需廣告物料、禮品。

4、日常市場廣宣所需物料、禮品。

5、精品加改裝所需零配件。

6、日常辦公用品購置。

7、其他領導安排需要審計的物資采購及相關事項。

第三條

審計范圍包括物資采購計劃（預算）的編制、審批、招標采購、委托加工、驗證、付款等物資采購工作的全過程。

必要時還應跟蹤審計物料的使用效果及回收物料的保管、使用情況。

第二章

審計內容

第四條

物資采購的分類管理，需要編制物資招標采購計劃（預算）的，其計劃的編制和管理。

第五條

物資采購合同的合法性、嚴密性、合同條款履行的可行性、完整性等。

第六條

物資采購價格是否合理。

第七條

需要招標采購的物資，其招標采購的方式、方法及程序等。

第八條

物資運輸特別是重要物資的運輸管理。

第三章

審計要點

第九條

物資招標采購計劃（預算）審計要點：

1、需要編制物資采購計劃（預算）的，其手續(xù)是否完備，有無無計劃采購和盲目采購現象。

2、市場廣宣物料的采購是否符合分類管理要求，耐用類物料（桁架、拱門、注水旗等）是否由公司集中采購管理使用，子公司一般只采購消耗性市場廣宣物料。

3、工程臨時急需物資的采購是否編制臨時采購計劃。

第十條

物資招標采購審計要點：

1、投標方資格、條件審查。

2、耐用性市場廣宣物料、大宗物資的招標采購是否執(zhí)行了公司集中采購管理制度；投標單位是否在三家及以上。

3、招標采購過程是否做到了公開、公平、公正。

第十一條

物資采購價格審計要點：

1、物資采購價格是否合理，是否與同期市場平均價格水平相吻合，有無價格過高的情況。

2、是否建立了供應商報價資料庫。

3、是否按公司財務部門規(guī)定的結算時間結算。

第十二條

物資采購合同審計要點：

1、物資采購合同簽約雙方資格及名稱。

2、合同條款中是否明確注明產品名稱、注冊商標與標號、生產廠家、產品規(guī)格、型號、等級及包裝標準等。

3、產品質量要求、技術標準。有國家標準或行業(yè)標準的，明確注明執(zhí)行國家標準或行業(yè)標準，沒有國家標準或行業(yè)標準的，由雙方協(xié)商簽訂，在條款中應寫明執(zhí)行何種標準。實行抽樣檢驗質量的產品，在合同中應規(guī)定抽樣標準、方法、比例等，經安裝運行才能發(fā)現內在質量缺陷的產品，合同中應具體約定提出質量異議的條件和時間。

4、技術資料，包括樣品、圖紙等。

5、產品數量和計量單位，按法定計量單位執(zhí)行。

6、產品的交貨單位、交貨方法、運輸方式、到貨地點、接貨單位或提貨單位、交貨期限，在合同中應予以明確。

7、驗收標準、方法和期限。驗收方法可采用數量清點和質量檢驗的方式，對質檢出現問題的處理方法應明確規(guī)定。

8、交貨方式和地點。

9、交付定金、預付款數額及時間。質保時間及留作質保金的比例。

10、發(fā)票類型、結算方式及時間。

11、違約責任，應明確當事人雙方或一方有違約行為時，責任承擔的方式和標準。

12、解決合同糾紛的方式。

第十三條

物資運輸特別是重要物資運輸審計要點：

1、運輸企業(yè)資質審查。

2、物資運輸的可行性研究及費用的審查。

3、物資運輸合同的審查。

第四章

審計程序

第十四條

公司部門和子公司單件或單筆3000元以上的物資采購一般應事前向審計部報送預算。結算時經審計部審計。

一般應于完成時或每月5日前完成上月的物資資料整理匯總，每月8日前完成審核流程。

第十五條

物資采購審計屬常規(guī)審計項目，采取網上審計和書面審計兩種方式，審計完結直接簽署意見。

公司部門和子公司的物資采購以網上辦公系統(tǒng)（ＯＡ）審核為主，將經有關人員（經辦人、子公司部門經理、子公司總經理、集團業(yè)務部門等）審核簽字后的資料電子圖片傳到網上辦公系統(tǒng)（ＯＡ），走網上審核流程。

金額較大或首次進行的物資采購業(yè)務，應先走完紙質資料的審核傳遞流程，再走網上辦公系統(tǒng)（OA）審核流程。

第十六條

公司招標采購物資或確定固定的供應商，審計部派員全過程參與；招標采購的物資在付款前必須經審計簽證后，財務部門方能辦理付款(入賬)手續(xù)。

第五章

審計方法

第十七條

對物資采購管理中的重大合同，簽約前采用網上或就地審計方式。審計人員參加有關會議，搜集資料，取證查詢，審核分析，對合同草本內容、條款提出修改意見。

第十八條

對較重要的物資采購可采用資料查閱、現場盤查、網上查詢等調查分析法，分析掌握物資采購情況，提出審計意見或建議。

第十九條對一般物資采購以送達審計方法為主，必要時采用就地審計，可運用審閱、比較、分析等方法。

第六章

審計職權與責任

第二十條

應送交審計部審簽的合同和發(fā)票，應送審而未送的；或雖經審計，但未按審計意見執(zhí)行的，給公司造成經濟損失的，根據有關規(guī)定對責任部門和有關人員進行處罰。

第二十一條

經審計發(fā)現利用職權進行違法違紀活動的，建議給予相應處分，情節(jié)嚴重構成犯罪的，移交司法機關處理。

第二十二條

物資采購合同一經訂立，即具有法律效力，審計部要督促合同承辦部門建立合同履行情況、檢查考核制度，解決合同履行中出現的重大問題，并對合同執(zhí)行情況進行跟蹤審計。

第二十三條

凡違反本辦法，經審計部提出，有關部門不得簽章，財務部門不予付款。

第七章

附則

第二十四條

市場廣宣所需物料制作費、新車運費等，參照本辦法執(zhí)行。

第二十五條

本辦法由審計部起草并負責解釋。

第二十六條

本辦法自公布之日起執(zhí)行。

二〇一五年五月十四日