當(dāng)前檔案資料管理存在的問題及

對策建議思考

隨著房地產(chǎn)市場日益活躍，土地房產(chǎn)權(quán)屬檔案的使用頻率大幅提升，老百姓對政府保存房產(chǎn)權(quán)屬檔案效果要求日趨提升，希望產(chǎn)權(quán)登記信息實時保持完整性和現(xiàn)勢性。先進的計算機技術(shù)如何與創(chuàng)新的現(xiàn)代管理理念相結(jié)合，提高房地產(chǎn)檔案的管理效率，成為目前亟需認真探討解決的課題。

近年來，房地產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，為準(zhǔn)確和迅速處理該行業(yè)信息，房地產(chǎn)數(shù)字檔案應(yīng)運而生，同時檔案的管理數(shù)字化也隨著社會的發(fā)展，發(fā)揮了越來越大的作用。然而由于日常交易活動中出現(xiàn)了大量電子數(shù)據(jù)，對原始檔案收集的流程缺乏長遠目光，使電子文檔得不到有效地管理，大大降低了信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用。如何提高檔案管理信息化程度，提升房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的利用價值，成為檔案工作者日常工作需要思考的問題。

一、檔案資料管理現(xiàn)存的不足

鑒于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案登記的跨度較長，各個年份對收集群眾提供資料的要求不一樣，管理檔案的工作人員知識水平和業(yè)務(wù)能力存在差異，造成權(quán)屬檔案的管理效果不理想，在實際工作中，存在一些普遍性問題。

（一）權(quán)屬檔案的保存介質(zhì)質(zhì)量有待提高

房地產(chǎn)歷史資料是唯一證明房產(chǎn)權(quán)屬的資料，但受國家經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展和政府部門認知能力的影響，檔案的保存介質(zhì)質(zhì)量良莠不齊，檔案的抗風(fēng)險能力較低，群眾提供的資料在若干年后會出現(xiàn)資料模糊不清的情況，嚴(yán)重影響了房產(chǎn)轉(zhuǎn)讓環(huán)節(jié)的順利進行。

（二）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的時代特征明顯

由于檔案收集正值我國經(jīng)濟發(fā)展的初始階段，各種政策處于起步階段，大家都是摸著石頭過河。不同的歷史時期，歸集的檔案明細存在很大的差別，當(dāng)檔案從原始資料過渡到電子數(shù)據(jù)時，因數(shù)據(jù)導(dǎo)入時沒有規(guī)范的書寫規(guī)則，導(dǎo)致在新的資料證明表上信息顯示不全面、不精準(zhǔn)。如某些信息明顯與房產(chǎn)證反映的信息不一致，本為自建房，證明表上房屋取得方式為購買；或者房屋取得方式直接為空；或者本為商住區(qū)分的房產(chǎn)，附注上沒注明等。

（三）房地產(chǎn)檔案歸集不齊全，留存資料與實際狀態(tài)不全部吻合檔案的歸集工作沒有滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致檔案難以收集齊全。如土地用途為商住或住宅的均表述為“城鎮(zhèn)住宅用地”，房屋用途為商住或住宅的均表述為“住宅”，容易誤導(dǎo)二手房交易時納稅人及稅務(wù)人員對適用稅率的判斷。

（四）歸檔時間較長

隨著房價的活躍變動，導(dǎo)致房產(chǎn)的流轉(zhuǎn)速度加速，群眾往往剛?cè)〉卯a(chǎn)權(quán)證就馬上轉(zhuǎn)讓，但往往等1個月都無法打印業(yè)主的房產(chǎn)檔案基本信息。

（五）數(shù)據(jù)格式或數(shù)據(jù)坐標(biāo)不符合要求

相關(guān)部門提供入庫數(shù)據(jù)坐標(biāo)為WGS84坐標(biāo)或者數(shù)據(jù)格式為Dwg格式，不符合規(guī)范要求，難以直接轉(zhuǎn)換入庫。

二、檔案保管存在的風(fēng)險

（一）房地產(chǎn)檔案受時代發(fā)展的制約和工作要求的影響，儲存的安全性和效果普遍不足。

雖然在保存過程中設(shè)立如檔案架、檔案柜、檔案室等措施，并由專人管理，但在防火和抗震方面則顯得非常薄弱，一旦遇到天災(zāi)人禍，檔案保存的完整性就令人非常擔(dān)憂。

（二）房地產(chǎn)檔案信息化給管理部門提供了可靠的保證，大大節(jié)省了人力和物力，但計算機信息系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)連通后，自身存在的漏洞風(fēng)險就會大幅度提升。

不法分子往往通過竊取信息、發(fā)布病毒等手段來破壞相關(guān)系統(tǒng)的儲存數(shù)據(jù)，設(shè)備的安全性給信息安全和完整性帶來威脅。

（三）能否留住復(fù)合型人才是房地產(chǎn)檔案信息化的難點。

日常的檔案收集、錄入、管理、調(diào)用、分析及維護工作需要素質(zhì)較好的人才，如果工作人員因為自身水平導(dǎo)致操作錯誤，進而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實性，將導(dǎo)致不可彌補的損失。因此，在檔案信息化的建設(shè)過程中，需要精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，才能使房地產(chǎn)檔案部門真正開展檔案信息化建設(shè)。

三、房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息化管理方法

（一）推進新技術(shù)應(yīng)用，提升權(quán)屬檔案安全性

檔案館主要歸集檔案類型有土地房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案、房地產(chǎn)抵押（注銷）、查封（解封）、預(yù)告（注銷）、預(yù)告抵押（注銷）、招標(biāo)拍賣檔案、權(quán)屬確認檔案、照片、文書等。在如此大量的原始資料面前，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。目前，檔案管理系統(tǒng)所有檔案數(shù)據(jù)都存放于同一數(shù)據(jù)庫中，隨著檔案數(shù)量的不斷增長，如何保證信息的安全成了重中之重的工作。因此，必須保證暢通的網(wǎng)絡(luò)、穩(wěn)定的系統(tǒng)、定期更新防火墻，存儲設(shè)備需要不斷的拷貝和更新，盡量降低面臨著客觀侵害行為和主觀漏洞的風(fēng)險。公開選拔優(yōu)秀的計算機技術(shù)人員，開發(fā)有核心技術(shù)的檔案應(yīng)用系統(tǒng)，最大限度地做好外部網(wǎng)絡(luò)病毒的防范，保護檔案資料安全。設(shè)立兩套信息檔案數(shù)據(jù)庫并分開保存，一套為生產(chǎn)系統(tǒng)，另一套為備份系統(tǒng)，每天對兩套系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的完整備份，大力推進“二維碼”技術(shù)應(yīng)用到日常的檔案管理中，提升數(shù)據(jù)的安全性。

（二）完善數(shù)據(jù)共享流程

數(shù)據(jù)共享是信息系統(tǒng)建設(shè)過程中面臨的棘手問題，這個問題解決得不好，就會造成互相孤立、無法形成有效的信息流、無法產(chǎn)生預(yù)期的收益甚至導(dǎo)致重復(fù)投資，造成社會資源的巨大浪費。

（三）整合功能、統(tǒng)一接口

調(diào)整系統(tǒng)目前的子系統(tǒng)設(shè)計，將數(shù)據(jù)生產(chǎn)與數(shù)據(jù)消費分離開來，提供明確和安全的功能接口，消除系統(tǒng)安全隱患，實現(xiàn)系統(tǒng)的可擴展設(shè)計。所有數(shù)據(jù)資源集中管理、集中維護、分開使用，通過相關(guān)特征進行關(guān)聯(lián)和體現(xiàn)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的動態(tài)互訪。

（四）完善本地查詢模塊

開通網(wǎng)上自助查詢，使群眾在通過系統(tǒng)允許后查詢部分檔案資料，同時開通檔案查詢打印功能。對因管理權(quán)限設(shè)置需由工作人員查詢的，可下放到各鎮(zhèn)區(qū)的自然資源分局按權(quán)限辦理。通過開放的系統(tǒng)，有助于工作人員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，及時糾正和完善，不斷提升檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和實用性。盡量減少人工出具證明的過程，防止工作人員因失誤而出錯了證明導(dǎo)致各類情況出現(xiàn)。

（五）完善權(quán)屬檔案搜索功能

由于房地產(chǎn)交易頻率日益加大，導(dǎo)致檔案的流轉(zhuǎn)材料更新加快，為保證檔案交易信息與產(chǎn)權(quán)現(xiàn)狀資料的同步變動，需建立高效的房地產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)，提高搜索效率。另外，由于各級法院、自然資源局、稅務(wù)局等部門的業(yè)務(wù)要求差異，對檔案信息需求也不相同。因此，必須提升系統(tǒng)的檢索功能，將房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)鍵要素作為搜索點，編制各種檢索工具，實現(xiàn)高速檢索，直接查詢電子信息以及打印掃描圖像。

（六）完善檔案數(shù)據(jù)運用系統(tǒng)

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息不僅為群眾服務(wù)，而且也需為政府部門決策提供科學(xué)的依據(jù)。因此，需建立房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)運用系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對各地的房產(chǎn)交易數(shù)據(jù)進行收集整理和分析，從而對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢作出準(zhǔn)確的判斷，為政府及時運用相關(guān)調(diào)控手段，落實中央的房屋政策，達到科學(xué)決策、規(guī)避風(fēng)險的目的。

四、提升檔案現(xiàn)代化管理的措施

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，全力保障檔案信息化建設(shè)的順利開展

明確分管領(lǐng)導(dǎo)，加強對日常檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，為推進信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。

（二）加強工作人員素質(zhì)選用，提升檔案業(yè)務(wù)水平

制定檔案風(fēng)險評估機制，對房地產(chǎn)權(quán)屬資料保存的各類情況做好風(fēng)險評估，針對不同風(fēng)險制定不同的防范措施。其次提高管理人員業(yè)務(wù)能力，房地產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)管理的綜合反映。因此，必須聘用管理專業(yè)和網(wǎng)絡(luò)維護專業(yè)人才，打造一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍。加大工作人員日常業(yè)務(wù)知識水平的學(xué)習(xí)，其中包含計算機運用操作知識的提高，以適應(yīng)現(xiàn)代社會不斷提升的需求。

（三）優(yōu)化管理制度

按照數(shù)字檔案建設(shè)相關(guān)指南要求，建立一套與檔案法律法規(guī)相配套的內(nèi)部管理制度，進一步規(guī)范房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作，并推動檔案工作的規(guī)范化、制度化。建立績效考核制度，調(diào)動檔案管理人員的積極性。按照檔案資料一體化的原則，對紙質(zhì)資料、電子文檔資料的收集、歸檔、管理、利用作具體的規(guī)定，引導(dǎo)檔案管理的科學(xué)化。